Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing

Membuat data entry (laporan keluar-masuk barang).

Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang (inventory, material,
dll.).
Membuat form-form yang dapat mempermudah dan menggambarkan
tentang kondisi barang dan inventaris perusahaan.
Membuat database staff dan supplier.
Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan
ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai
data untuk menyeleksi supplier.
Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan
pengeluaran tersebut.
Merekap data entry berdasarkan kriteria dan departemen masing-masing.
Melakukan inventory pada setiap barang, terutama yang menjadi inventaris
perusahaan.
Melakukan arsip data dengan rutin dan tertata rapi.
Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara
sistematis dan terkontrol (FIFO).
Melakukan pemilihan atau seleksi rekanan pengadaan barang dan jasa sesuai
dengan kriteria perusahaan.
Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran
operasional perusahaan.
Memastikan kesediaan barang dan material setiap harinya melalui
mekanisme audit atau control stock, dll.
Mengirimkan laporan ke manajer operasional.
Meminta persetujuan manajer terlebih dahulu sebelum membuat,
mendistribusikan dan mensosialisasikan form dan peraturan yang dibuat ke
masing-masing departemen.
Menerima dan menseleksi setiap barang yang disorder sesuai dengan
standart yang berlaku.
Menerima dan mereview surat pernyataan barang dari seluruh bagian baik
yang harian maupun yang bulanan.
Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan dengan anggaran dana atau
kebutuhan.
Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan adminitrasi.
Handover Priority

Check orderan All Departement

Check barang jika Supplier datang
Double check
Receiving
Arsip Data Report data
Input Spoil & Wasted dilakukan per
Input Lost & Breakage minggu
Input Daily Maret List & Inventory
Pengajuan Dana 2 hari sebelum dana habis

Formulir formulir dalam administrasi gudang antara lain:

1. Permintaan Pembelian (Purchases Request).

2. Tally Sheet.
3. Receiving report.
4. Packing List.
5. Delivery Receipt.
6. Delivery Note.
7. Transfer note & IPTN ( Inter Project Transfer Note).
8. Kartu Gudang /Kartu Stock /Bin Card (Stock Card).
9. M I C S (Monthly Inventory Control Sheet).
10.Bukti Penerimaan Barang ( Retur Jual).
11.Bukti pengembalian barang ( Retur beli).
12.Form Barang rusak ( Demages /Spoil good).
13.Laporan Mutasi Persediaan.

Note :

Laporan jatuh tempo dilakukan 1 minggu sebelum jatuh

tempo.

Cost Pembelanjaan kurang dari 35%. WAJIB