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TESIS
POR
EN EL GRADO ACADMICO DE
LICENCIADO
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Introduccin. I
CAPTULO I
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL
1.1. Sector Pblico. 1
1.1.1. Antecedentes del Sector Pblico. 1
1.1.2. Definicin de Sector Pblico. 2
1.1.3. Integracin de las instituciones que forman el
Sector Pblico. 4
1.1.4. Integracin de las instituciones autnomas no
empresariales del Sector Pblico. 5
1.2. Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala..... 6
1.2.1. Antecedentes de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala.. 6
1.2.2. Definicin de Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala. 6
1.2.3. Deporte Federado. 7
1.2.4. Atribuciones de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG).. 7
1.2.5. Integracin de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG).. 9
1.2.6. rganos de la Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala (CDAG)... 11
1.3. Federaciones Deportivas Nacionales.. 11
1.3.1. rganos de una Federacin Deportiva Nacional.. 12
1.4. Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala.... 14
1.4.1. Antecedentes.. 14
1.4.2. Misin... 16
1.4.3. Visin.... 16
1.5. Marco Legal. 16
1.5.1. Decreto 4-2012 Libro II, Reformas a la Ley del Impuesto
al Valor Agregado... 16
1.5.2. Ley y Reglamento de Timbres Fiscales y
de Papel Sellado... 17
1.5.3. Ley de Actualizacin Tributaria 17
1.5.4. Ley de Contrataciones del Estado... 17
1.5.5. Ley Orgnica del Presupuesto. 19
CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS
2.1. Definicin. 20
2.2. Clasificacin. 21
2.2.1. Clasificacin contable del rubro de
propiedad, planta y equipo... 21
2.2.2. Clasificacin presupuestaria por objeto del gasto. 23
2.3. Costos de los activos fijos. 26
2.4. Depreciacin de los activos fijos.. 26
2.4.1. Mtodo de depreciacin de lnea recta... 28
2.5. Adquisicin de los activos fijos 30
2.6. Procedimiento para dar de baja activos fijos
por una institucin estatal. 32
2.6.1. Por traslado a otra dependencia.. 32
2.6.2. Por obsolescencia de bienes imposible de reparacin 32
2.6.3. En caso de prdida, faltante o extravo.. 33
2.6.4. Por terremoto, incendios fortuitos o inundaciones 33
2.6.5. Por atentado terrorista, incendio provocado u
otro hecho similar 33
2.6.6. Por venta y/o permuta de bienes que contengan metal... 34
2.6.7. Por muerte de animales. 35
2.6.8. Por sustitucin de bienes deteriorados por nuevos,
traslado y venta en embajadas y consulados 35
2.6.9. Por bienes fungibles registrados indebidamente.. 36
2.6.10. Baja de bienes inmuebles. 36
CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
3.1. Definicin. 41
3.2. Objetivos.. 42
3.3. Alcance. 43
3.4. Tipos de control interno. 44
3.5. Principios del control interno. 46
3.5.1. Aplicables a la estructura orgnica.. 46
3.5.2. Aplicables a los sistemas contables integrados 47
3.5.3. Aplicables a la administracin del personal 48
3.6. Elementos del control interno... 49
3.6.1. El ambiente de control... 50
3.6.2. Evaluacin de riesgos 52
3.6.3. Los sistemas integrados contables y de informacin... 53
3.6.4. Las actividades de control. 55
3.6.5. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura
de control. 57
3.7. Normas Generales de Control Interno Gubernamental... 58
3.7.1. Normas de Aplicacin General. 58
3.7.2. Normas aplicables a los Sistemas de Administracin
General.... 60
3.7.3. Normas Aplicables a la Administracin del Personal 61
3.7.4. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad
Integrada Gubernamental. 61
3.8. Mtodos para evaluar el Sistema de Control Interno 61
3.9. Normas de Auditora Gubernamental.. 68
3.9.1. Objetivos de las Normas de Auditora Gubernamental.... 68
3.9.2. Caractersticas de las Normas de Auditora
Gubernamental 69
3.9.3. Normas Personales 70
3.9.4. Normas para la Planificacin de la Auditora
Gubernamental 70
3.9.5. Nomas Ejecucin de la Auditora Gubernamental 70
3.9.6. Normas para la Comunicacin de Resultados.. 71
3.9.7. Normas para el Aseguramiento de la Calidad... 72
3.10. Auditora Interna Gubernamental. 72
3.10.1. Definicin de Auditora Interna. 72
3.10.2. Proceso de Auditora en el Sector Gubernamental...... 73
3.11. Control de Inventarios en las Instituciones
Gubernamentales... 74
3.11.1. Libro de Inventarios 74
3.11.2. Tarjetas de Responsabilidad 75
3.11.3. Codificacin de bienes.. 76
3.11.4. Presentacin de informacin anual. 77
CAPTULO IV (CASO PRCTICO)
CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS
DE UNA FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL
Una de las dificultades que presenta ste rubro es el uso de los activos para
fines distintos a los que motivaron su adquisicin, as mismo su correcta
administracin, esto debido a que las instituciones estatales se rigen por
procesos establecidos, tanto para la adquisicin como para las bajas de activos
correspondientes. Para el registro y control de los activos fijos las instituciones
estatales deben seguir los lineamientos establecidos por la Contralora General
de Cuentas. El control interno en las instituciones estatales es un proceso
efectuado por el cuerpo colegiado ms alto como el Consejo de Administracin
y/o el Directorio, sin embargo, la gerencia y el personal de una entidad,
participan en el cumplimiento del mismo, ste es un proceso diseado para dar
una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales.
I
estatal sean evaluados por un departamento de auditora interna con personal
altamente profesional, independiente y objetivo, que deber establecer una
metodologa que permita la correcta evaluacin del control interno establecido.
Los objetivos que se lograron con la investigacin son: indicar las leyes, normas
y procedimientos que aplican al rea de activos fijos, indicar todos los registros
que se deben llevar en el rea, dar a conocer los elementos del Control Interno
Gubernamental aplicables al rea, elaborar la planeacin de la auditora, evaluar
el control interno existente en la entidad, elaborar un informe con hallazgos y
proponer las recomendaciones correspondientes.
II
la respectiva planeacin y ejecucin del trabajo as como el informe de auditora
correspondiente.
III
CAPTULO I
2
Con el fin de cumplir con el artculo 1 de la Constitucin Poltica de la Repblica
de Guatemala mencionado anteriormente, se crean las instituciones estatales,
de manera que se puedan cubrir las necesidades de la poblacin.
Una de las formas en que el estado vela por el desarrollo integral de la persona
es fomentando el deporte, esto ayuda a desarrollar las capacidades fsicas y
mentales de las personas a la vez que se disminuye la delincuencia.
3
1.1.3. Integracin de las instituciones que forman el Sector Pblico
4
1.1.4. Integracin de las instituciones autnomas no empresariales del
Sector Pblico
Entidades Autnomas No
Consejo Nacional de Adopciones
Empresariales
Confederacin Deportiva
Autnoma de Guatemala
5
1.2. Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala
6
patrimonio propio, quedando exonerados de toda clase de impuestos y
atributos. (1)
7
b. Autorizar y organizar la celebracin de competencias internacionales en el
pas y la participacin del deporte federado fuera del mismo, cuando no
se trate de actividades, eventos o programas auspiciados y avalados por
el Movimiento Olmpico.
8
h. Establecer dentro de su jurisdiccin los objetivos y las metas para el
deporte federado y coadyuvar en su realizacin.
a. Federaciones
9
Federacin Nacional de Ftbol de Guatemala.
Federacin Nacional de Gimnasia de Guatemala.
Federacin Nacional de Judo de Guatemala.
Federacin Nacional de Karate Do de Guatemala.
Federacin Nacional de Levantamiento de Pesas de Guatemala.
Federacin Nacional de Levantamiento de Potencia de Guatemala.
Federacin Nacional de Luchas de Guatemala.
Federacin Nacional de Motociclismo de Guatemala.
Federacin Nacional de Natacin, Clavados, Nado Sincronizado, Polo
Acutico de Guatemala.
Federacin Nacional de Patinaje sobre Ruedas de Guatemala.
Federacin Nacional de Remo y Canotaje de Guatemala.
Federacin Nacional de Taekwondo Do de Guatemala.
Federacin Nacional de Tenis de Campo de Guatemala.
Federacin Nacional de Tenis de Mesa de Guatemala.
Federacin Nacional de Tiro Deportivo de Guatemala.
Federacin Nacional de Triatln de Guatemala.
Federacin Nacional de Voleibol de Guatemala. (17)
b. Asociaciones
10
Asociacin Nacional de Pesca Deportiva.
Asociacin Nacional de Polo.
Asociacin Nacional de Raquetbol.
Asociacin Nacional de Softbol.
Asociacin Nacional de Squash.
Asociacin Nacional de Surf.
Asociacin Nacional de Tae Kwon Do.
Asociacin Nacional de Tiro con Arco.
Asociacin Nacional de Tiro con Armas de Caza.
Asociacin Nacional de Vuelo Libre. (17)
a. Asamblea General
b. Comit Ejecutivo
c. Gerencia
d. Comisin de Fiscalizacin Administrativo Contable
e. Tribunal de Honor
f. Tribunal Electoral
11
personalidad jurdica, patrimonio propio, su domicilio en el departamento de
Guatemala, y su sede en la ciudad capital, stas ejercen su autoridad en toda la
Repblica, en forma directa o por delegacin hecha a las asociaciones
deportivas departamentales o asociaciones deportivas municipales de su
deporte. (5)
a. Asamblea General
b. Comit Ejecutivo
Presidente
Secretario
12
Tesorero
Vocal Primero
Vocal Segundo
c. rgano Disciplinario
Es el facultado para conocer las faltas en las que incurran sus afiliados y se
conforma con los siguientes miembros: (17)
Presidente
Secretario
Vocal
Vocal Suplente
d. Comisin Tcnico-Deportiva
13
Organigrama de una Federacin Deportiva Nacional
ASAMBLEA GENERAL
Comisin
rgano
COMIT EJECUTIVO Tcnico
Diciplinario
Deportiva
Gerencia
Coordinacin de
Contabilidad Direccin Tcnica Asociaciones y
Divulgacin
1.4.1. Antecedentes
14
organizado por la mencionada Sociedad y por el Club Guatemala, centro de las
clases altas de la sociedad guatemalteca.
En noviembre de 1930 por primera vez se jug un Match Internacional entre dos
pases de Centro Amrica: Guatemala vrs. El Salvador y fue ganado por
Guatemala con el resultado de 17.5 puntos contra 7.5 puntos.
15
1.4.2. Misin
1.4.3. Visin
16
1.5.2. Ley y Reglamento de Timbres Fiscales y de Papel Sellado
El artculo 8 inciso a) del libro primero establece que las rentas que obtengan
los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas, autnomas (8) se
encuentran exentas de dicho impuesto. Estas entidades deben de inscribirse
como contribuyentes en calidad de exentos y para cumplir con las obligaciones
que como responsables tengan ante la Administracin Tributaria.
a. Compra Directa
Cuando una entidad adquiere bienes y una solo persona puede cubrir dichos
bienes, siempre y cuando stos no excedan el valor de Q. 90,000.00 se realiza
17
por medio de compra directa, sin embargo debe publicar en el Sistema de
Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado
GUATECOMPRAS que es un sistema que se utiliza para publicar ofertas e
invitacin a ofertar por parte de las entidades del estado, en el caso de la
compra directa debe de publicarse como mnimo el detalle del bien o servicio
contratado, el nombre o razn social del proveedor adjudicado, y el monto
adjudicado.
b. Proceso de Cotizacin
c. Proceso de Licitacin
Cuando el precio de los bienes exceda de Q.900, 000.00 se realiza por medio de
Licitacin Pblica, es este caso la entidad debe elaborar los siguientes
documentos: bases de licitacin, especificaciones generales, especificaciones
tcnicas, disposiciones especiales y planos de construccin cuando se trate de
obras.
Las publicaciones de ste proceso tambin se realiza por medio del sistema de
GUATECOMPRAS, y una vez en el diario oficial.
18
En los tres casos anteriores las entidades del Estado podrn solicitar ofertas
an si no cuentan con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los
pagos. Para la adjudicacin definitiva y firma del contrato, si requerirn la
existencia de partida y crditos presupuestarios que garanticen los recursos
necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecucin a ser realizados
en el ejercicio fiscal correspondiente. (4)
19
CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS
2.1. Definicin
Los activos fijos son bienes tangibles que tienen por objeto:
2.2. Clasificacin
Las instituciones del Estado clasifican contablemente los rubros que integran la
propiedad planta y equipo para su correspondiente registro, en el libro de
inventarios de la entidad, a continuacin se muestra la clasificacin de ste
rubro.
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NOMENCLATURA CONTABLE DE ACTIVOS QUE INTEGRAN EL REA DE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO PARA LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
MAYOR Subcuenta Subcuenta DESCRIPCIN
1 2
123 00 00 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1231 00 00 Propiedad planta y equipo en
operacin
1231 01 00 Edificios e Instalaciones
1232 00 00 Maquinaria y Equipo
1232 01 00 De Produccin
1232 02 00 Maquinaria y Equipo de Construccin
1232 03 00 De oficina y muebles
1232 04 00 Medico-Sanitario y de laboratorio
1232 05 00 Educacional, Cultural y Recreativo
1232 06 00 De Transporte, Traccin y Elevacin
1232 07 00 De comunicaciones
1232 08 00 Herramientas
1233 00 00 Tierras y Terrenos
1234 00 00 Construcciones en proceso
1234 01 00 Construcciones en proceso de uso
comn
1234 02 00 Construcciones en proceso de uso no
comn
1234 03 00 Construcciones Militares
1235 00 00 Equipo militar y de seguridad
1236 00 00 Animales
1237 00 00 Otros Activos Fijos
Fuente: Catlogo bsico de cuentas de la Contabilidad Gubernamental.
22
2.2.2. Clasificacin presupuestaria por objeto del gasto
23
sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que
de ellos se hace, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a
depreciacin. Incluye asimismo, las adiciones y reparaciones extraordinarias
realizadas por contrato y la adquisicin de activos intangibles. (20:180)
Las adiciones comprenden: las adiciones propiamente dichas, las mejoras a los
equipos que aumentan notablemente su valor corriente, las reparaciones
extraordinarias, que aumentan el valor corriente de los equipos y prolongan
notablemente su duracin prevista (considerando su mantenimiento y
reparaciones menores adecuadas), tal como en el caso de reposicin de piezas
importantes de mquinas, motores, etc., equivalentes a una reconstruccin
parcial. Las pequeas reparaciones y adiciones no se consideran en este grupo.
24
GRUPO SUBGRUPO RENGLN CONCEPTO
323 Equipo mdico-sanitario y de laboratorio
324 Equipo educacional, cultural y recreativo
325 Equipo de transporte
326 Equipo para comunicaciones
Maquinaria y equipo para la
327 construccin
328 Equipo de cmputo
329 Otras maquinarias y equipos
33 Construcciones por Contrato
Construcciones de bienes nacionales de
331 uso comn
Construcciones de bienes nacionales de
332 uso no comn
333 Construcciones militares
34 Equipo Militar y de Seguridad
341 Equipo militar y de seguridad
Libros, Revistas y Otros Elementos
35 Coleccionables
Libros, revistas y otros elementos
351 coleccionables
36 Obras de Arte
361 Obras de arte
37 Animales
371 Animales
38 Activos Intangibles
381 Activos intangibles
Fuente: Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de
Guatemala.
25
2.3. Costos de los activos fijos
Conforme pasa el tiempo los activos pierden su valor, debido al uso que se les
da, esto puede ser por deterioro natural u obsolescencia tcnica, a la vez que
contablemente debe de reducirse su valor en libros o registros contables en la
misma medida que su desgaste, a este registro se le llama depreciacin.
26
Es necesario que las entidades del Sector Pblico No Financiero de Guatemala
registren en las cuentas apropiadas, bajo los criterios tcnicamente definidos y
uniformes, las depreciaciones y amortizaciones de los activos a manera de
reflejar en los Estados Financieros Estatales, los valores razonables de los
activos, de conformidad con la vida til de los mismos. (19:1)
27
Para determinar su vida til, deben considerarse los factores siguientes:
28
las entidades del Sector Pblico han solicitado a dicha Direccin autorizacin de
porcentajes de depreciacin, de acuerdo a bases tcnicas aplicados a sus
activos. Esta Direccin ha autorizado porcentajes de depreciacin as:
DESCRIPCIN Porcentaje de
depreciacin anual
Edificios e Instalaciones
Edificios 5
Instalaciones 5
Maquinaria y Equipo
De produccin 15
De Construccin 15
De Oficinas y Muebles 20
Mdico-Sanitario y de Laboratorio 10
Educacional, Cultural y recreativo 10
De transporte, Traccin y Elevacin 20
De comunicaciones 20
Herramientas
Equipo de Alojamiento 20
Equipo de Ingeniera, Topogrfico y Dibujo 20
Mobiliario y Equipo Domstico 20
Equipo Elctrico y de iluminacin 20
Equipo de Mantenimiento y Aseo 20
Equipo de Servicio 20
Equipo Contra Incendio 20
Equipo de Salvamento 20
29
DESCRIPCIN Porcentaje de
depreciacin anual
Equipo de Almacenes 20
Equipo de Bodega 20
Equipo de Proteccin 20
Libros, Revistas y Otros Elementos Coleccionables 20
Equipo de Manipulacin 15
Equipo Militar y de Seguridad 10
Equipo de Computo 25
Otros Activos 20
Las instituciones estatales para poder cumplir con sus objetivos tienen la
necesidad de adquirir activos fijos los cuales contribuirn directa o
indirectamente al cumplimiento de los mismos. Dependiendo de la entidad, as
son los procesos que llevan a cabo para adquirir sus bienes, sin embargo,
generalmente las instituciones siguen el siguiente proceso:
30
c. La mxima autoridad de la dependencia, autoriza la compra mediante
revisin de la documentacin que respalde la cotizacin licitacin
realizada.
31
2.6. Procedimiento para dar de baja activos fijos por una institucin
estatal
Para los casos de baja, por destruccin de bienes inservibles, que no sea
posible reparar o utilizar, se deber suscribir acta describindolos, separando
aquellos que tengan componentes de metal e indicndose su valor registrado.
Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deber solicitar a la
autoridad superior correspondiente, que autorice la continuacin del trmite.
Obtenida la misma, se enviar lo actuado a la Direccin de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que designe un delegado
y solicite la intervencin de un auditor de la Contralora General de Cuentas,
para que procedan a la verificacin, luego de lo cual, se ordenar la destruccin
32
o incineracin de los mismos, suscribindose acta y compulsando copias
certificadas a las dependencias relacionadas. (21)
En este caso, el jefe de la oficina debe suscribir acta haciendo constar los
hechos, identificando con sus caractersticas y valores los bienes perdidos,
faltantes o extraviados, haciendo constar los nombres y apellidos y cargo que
ocupa el funcionario o empleado, bajo cuya responsabilidad directa se
encontraban de acuerdo a la hoja de resguardo. Si se tratase de armas de
fuego, el pago debe realizarse conforme los precios del mercado internacional y
si se opta por la reposicin, debe ser con una de similares caractersticas y
calidad (21) (entindase marca, calibre, alcance efectivo de fuego).
En este caso se procede de manera idntica que el caso anterior y sern las
autoridades judiciales quienes lo dilucidarn o archivarn. En todo caso, el jefe
33
de la oficina donde deben darse las bajas en el inventario, solicitar al tribunal,
certificacin de los autos judiciales y enviarlos al Contralor General de Cuentas,
solicitando las bajas respectivas, adjuntando certificacin del asiento de
inventario. (21)
34
2.6.7. Por muerte de animales
35
2.6.9. Por bienes fungibles registrados indebidamente
Sin embargo, por error o impericia, se hallan registrados dentro del Inventario de
Activos, y para operar la baja debe procederse siguiendo el siguiente orden:
36
b. Certificacin del acta;
37
LEGALIZACIN DE TRASLADOS Y TRANSFERENCIAS DE BIENES MUEBLES
OBJETO DEL PROCESO: Legalizar los traslados de bienes muebles entre instituciones
del Sector Pblico, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por
medio de resoluciones.
BASE LEGAL: Artculo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 Reglamento de Inventario
de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica, 2 y 9 del Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado y 1 literal a) del Acuerdo Gubernativo 1,056-92 Reglamento
de la Ley de Contrataciones del Estado.
Requisitos:
a. Solicitud dirigida a la Direccin de Bienes del Estado.
PROCEDIMIENTO:
DESCRIPCIN DE LA
RESPONSABLE No. TIEMPO
ACTIVIDAD
38
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E
INCINERABLE EN MAL ESTADO
OBJETO DEL PROCESO: Emitir resoluciones para autorizar la coordinacin para
llevar a cabo la destruccin de bienes muebles en mal estado de consistencia
destructible e incinerable en el interior de la repblica y en el departamento de
Guatemala, de las entidades centralizadas, descentralizadas, autnomas que cuenten
con una normativa para el efecto.
39
Fuente: Informacin proporcionada por la Direccin de Bienes del Estado.
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA FERROSA EN MAL ESTADO
BASE LEGAL: Decretos Nos. 103-97 y 57-92, ambos del Congreso de la Repblica
de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 779-98 y sus modificaciones contenidas en
el Acuerdo Gubernativo No.226-2004.
40
CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
3.1. Definicin
3.2. Objetivos
Los objetivos del control interno estn orientados a controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
42
b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y
finanzas, diseados para el control e informacin de los resultados de las
operaciones.
3.3. Alcance
43
Al realizar el diseo e implementacin de controles deben planificarse
adecuadamente, si no puede convertirse en un riesgo que genere costos
adicionales, disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones; es
necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores
e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al benef icio
de implantarlos, la abundancia de estos, al igual que la insuficiencia de los
mismos, genera serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos
perjudiciales para el usuario de los servicios del Estado.
Aunque el control interno es uno solo dentro de las instituciones, ste puede
dividirse de acuerdo a la naturaleza del mismo. El Marco Conceptual de Control
Interno Gubernamental, emitido por la Contralora General de Cuentas, lo
clasifica en:
a. Controles de legalidad
b. Controles de oportunidad
44
c. Controles preventivos
Los controles preventivos ayudan a que se evite la colusin para cometer delitos
contra la administracin pblica.
d. Controles gerenciales
e. Controles detectivos
f. Controles prcticos
g. Controles funcionales
45
h. Controles generales
i. Controles especficos
Son aquellos diseados en el detalle necesario, para cubrir todos los ngulos de
la operacin que se quiere controlar. (12:5)
Los controles internos por su aplicacin, se dividen en tres grandes grupos, que
son:
46
La separacin de funciones, asegura que un mismo servidor no realice
todas las etapas de una operacin, dentro de un mismo proceso, por lo
que se debe separar la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las
operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso.
47
generados por el propio sistema integrado de administracin financiera,
permite el control suficiente sobre la emisin y uso de los mismos;
adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el
seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
48
(SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y la Contralora General de
Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su personal, en
forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo
aprendido.
49
3.6.1. El ambiente de control
Representa a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que
establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el
personal de la organizacin.
50
e. Estructura organizacional
51
i. Influencias externas
a. Objetivos de control
Objetivos de operacin.
Objetivos de informacin financiera, y
Objetivos de cumplimiento de la legislacin.
52
b. Evaluacin de riesgos
c. Manejo de cambios
a. Polticas Contables
stas deben reflejar con claridad, cuando se reconocen los ingresos y egresos,
as como los compromisos del ente pblico, con relacin a los presupuestos
asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema
Integrado de Administracin Financiera.
53
b. Aplicacin de principios contables
d. Registros contables
e. Informacin peridica
54
f. Comunicacin
Deben existir canales de informacin internos como externos los cuales deben
informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar
la toma de decisiones oportunas y confiables, y la evaluacin de la gestin en
todos los niveles institucionales, sectoriales y nacionales. (12:11)
Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se
controlen e informen con base en las necesidades generales y especficas que
se desprenden del contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de
administracin y finanzas. (12:13)
a. Necesidad de controlar
Los datos producidos en las diferentes etapas del proceso, debe documentar
adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado.
b. Necesidad de informar
Est basada en las necesidades que tienen los distintos sectores o niveles
jerrquicos tanto de informar as como de tomar decisiones oportunas con la
informacin proporcionada.
55
c. Sistema integrados de informacin
56
3.6.5. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura de control
a. Actividades de supervisin
b. Evaluaciones independientes
Las evaluaciones deben de realizarse tanto por personal interno como por
personal externo independiente a manera de tener una claridad de la forma en
que los controles se encuentran funcionando.
c. Informe de deficiencias
57
3.7. Normas Generales de Control Interno Gubernamental
58
sistemas, separacin de funciones, tipos de controles, evaluacin del control
interno y archivos.
59
e. Separacin de funciones
Las entidades cuentan con una Unidad de Auditora Interna la cual evala el
ambiente y estructura del control interno de manera continua, y la Contralora
General de Cuentas a su vez evaluar a sta unidad.
60
Los sistemas de administracin general se fundamentan en los conceptos de
centralizacin normativa y descentralizacin operativa, para lo cual la definicin
de las polticas, las normas y procedimientos, se centralizar en la alta direccin
de cada entidad pblica, mientras que la toma de decisiones de la gestin se
realizar lo ms cerca posible de donde se realizan los procesos de produccin
de bienes y servicios.
Para realizar una correcta evaluacin del control interno existen mtodos, estos
ayudan a interpretar lo resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las
cuales tienen como finalidad verificar si se aplican las polticas y procedimientos
establecidos por la administracin de la entidad, para salvaguardar sus activos y
61
para desarrollar sus operaciones con eficiencia, por lo que la evaluacin del
control interno, puede ser desarrollada por los siguientes mtodos:
a. Mtodo descriptivo
P.T. CI 1
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013
62
En el caso anterior el auditor puede comparar las narraciones del personal con
las pruebas aplicadas posteriormente con la finalidad de corroborar la
informacin proporcionada en la entrevista.
b. Mtodo de Cuestionario
c. Es relativamente lento.
63
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ P.T. CI 1
H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. V.R. FECHA: 08-01-2013
Respuestas
No. Pregunta Comentarios
SI No N/A
Se encuentran actualizadas las
1 x
tarjetas de responsabilidad?
Se registran en tarjetas de
2 responsabilidad diferentes los activos x
fijos y los fungibles de la entidad?
Los activos fijos se encuentran a
cargo de las persona que realmente
3 x
los necesitan para realizar su
trabajo?
c. Mtodo de Flujograma
64
Los diagramas de flujo proporcionan una descripcin detallada de cada uno de
los actos que realizan en una fase determinada del trabajo, hasta que es
terminado en un punto.
65
Simbologa para la confeccin de diagramas de flujo adoptados por el
Instituto Americano de Normas Nacionales (ANSI)
66
P.T. CI 1
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013
Preparar un listado de I
1 Bodeguero n
los productos agotados
Se solicita el detalle de i
2 Gerente
productos agotados c
Se cotizan productos en i
3 Dependiente
dos o tres proveedores o
Se traslada detalle de
4 productos agotados y Dependiente
cotizaciones recibidas
Se analizan precios y
5 Gerente
plazos de cotizaciones
Son adecuados los
6 Gerente
precios y plazos?
Se elige el proveedor
7 Gerente
8 Se realiza el pedido
Gerente
Son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecuten
auditoras de carcter interno y externo en todas las entidades del sector pblico
guatemalteco; asimismo, son de observancia general para las firmas privadas de
auditora, profesionales y especialistas de otras disciplinas que participen en el
proceso de la auditora gubernamental.(13:3)
68
gubernamentales en los diferentes niveles del proceso de control del
sector Pblico no Financiero.
1. Normas Personales.
2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.
3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.
4. Normas para la Comunicacin de Resultados.
5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.
69
3.9.3. Normas Personales
70
procedimientos que permitan obtener evidencia, suficiente, competente y
pertinente, para cumplir con los objetivos de cada auditora. (13:8)
a. Forma escrita.
b. Contenido.
c. Discusin.
d. Oportunidad en la entrega del informe.
71
e. Aprobacin, y
f. Presentacin y seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones.
Estas normas aseguran que todos los productos o servicios que brinda la
Contralora General de Cuentas, y las Unidades de Auditora Interna del sector
Gubernamental, hayan sido sometidos a un proceso de control de calidad en
todas sus etapas. (13:16)
a. Polticas de Calidad.
b. Mejoramiento Continuo.
c. Conciencia de Calidad, y
d. Apoyo Externo a la Calidad.
72
3.10.2. Proceso de Auditora en el Sector Gubernamental
a. Planificacin
Las auditoras realizadas por las Unidades de Auditora Interna -UDAI- de las
entidades deben ser planeadas oportunamente, stas deben ser planificadas
con forme el proceso establecido en las Normas de Auditora para el Sector
Gubernamental.
c. Comunicacin de Resultados
73
del mismo, para que el auditado ponga en prctica las recomendaciones para
corregir las debilidades detectadas. (11:12)
d. Control de Calidad
e. Seguimiento de Recomendaciones
74
Este libro se debe estar autorizado por:
Los de todas las oficinas pblicas del departamento de Guatemala, los de las
intendencias departamentales, administraciones de rentas y/o aduanas, y
entidades del departamento de Guatemala, sujetas a fiscalizacin por parte de la
Contralora de Cuentas.
En estas tarjetas se registran en forma detallada los bienes que posea cada
empleado, debe realizarse una separacin de las mismas en tarjeta de
responsabilidad para bienes fijos y fungibles.
75
FEDERACIN NACIONALDE AJEDREZ
10. Av. "A" 25-01, Zona 5
FENAG TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Tarjeta de
Responsabilidad No. 15
Nombre del Responsable: Melvin Larios
Cargo que ocupa: Auxiliar de Contabilidad
Departamento y/o Seccin: Contabilidad
Dependencia: Federacin Nacional de Ajedrez
29 5 2008 El Mueble Feliz,S.A. 345 5 Sillas fijas de tela 1.8-176-01 Q552.00 Q7,757.80
76
3.11.4. Presentacin de informacin anual
77
CAPTULO IV
CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS DE UNA
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL (CASO PRCTICO)
El caso prctico inicia con el nombramiento del auditor para la realizacin del
trabajo:
AUDITORA INTERNA
NOMBRAMIENTO DE AUDITORA INTERNA
UDAI-001-2013JT
Licenciado Osorio:
Los resultados de su actuacin los har constar en papeles de trabajo, actas y/o
informes que suscriba, dictando las medidas de orden tcnico, contable y legal.
79
A continuacin se presenta una breve descripcin de lo que se realizar en el caso
prctico:
80
ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA CONFEDERACIN DEPORTIVA
AUTNOMA DE GUATEMALA (CDAG)
ASAMBLEA GENERAL
Fiscalizacin
Tribunal de
COMIT EJECUTIVO Administrativo
Honor
Contable
Unidad de
Auditora Interna
Gerencia
Asesora
Jurdica
Subgerencia Subgerencia de
Administrativa Administracin
Financiera Deportiva
Comisin
rgano
COMIT EJECUTIVO Tcnico
Diciplinario
Deportiva
Gerencia
Coordinacin de
Contabilidad Direccin Tcnica Asociaciones y
Divulgacin
81
b. Establecimiento de Criterios Tcnicos (Memorando de
Planificacin) y elaboracin del Cronograma de Trabajo
Cartula
Contenido
Antecedentes
Legislacin y dems normas y regulaciones aplicables
Auditabilidad de la entidad
Identificacin de posibles reas crticas
Objetivos de la auditora
Alcance
Criterios para la seleccin de la muestra
Informe de control interno que se presentar
Cronograma de actividades
Recursos
82
4.3. Etapa de Ejecucin del Trabajo en la Federacin Nacional de
Ajedrez de Guatemala
Antes de continuar es necesario indicar que ciertos datos del caso prctico son
ficticios, debido al respeto del principio de confidencialidad hacia la entidad as
mismo por efectos didcticos.
83
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN
PERODO
84
CONTENIDO
Pgina
1. Antecedentes 86
5. Objetivos. 88
6. Alcance 89
8. Cronograma de Actividades 90
85
1. ANTECEDENTES
86
3. Condiciones para auditar el rea de activos fijos
87
5. OBJETIVOS
5.1. Generales
5.2. Especficos
5.2.3. Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las
transacciones.
88
6. ALCANCE
Se revisar lo siguiente:
Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.
89
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
3COMUNICACIN DE RESULTADOS
Elaboracin del 1er. Borrador del
3.1. informe
Discucin del borrador del informe
3.2. con los auditados
Depuracin del 1er. Borrador del
3.3. informe
3.4. Elaboracin del informe preliminar
3.5. Revisin del informe preliminar
3.6. Elaboracin del informe definitivo
3.7. Revisin del informe definitivo
3.8. Aprobacin del informe definitivo
Firma y presentacin del informe
3.9. definitivo
90
8.2. Recursos Humanos y Materiales
8.2.1. Humanos
1 Auditor
1 Supervisor
8.2.2. Materiales
1 Computadora personal
2 Resma de hojas en blanco tamao carta
4 Lapiceros
2 block de notas
9 Folders con fasteners
2 Crayones rojos
4 Lpices
2 Sacapuntas
4 Borradores
91
P.T. IP
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA:10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013
NDICE
PAPELES DE TRABAJO
DESCRIPCIN PT Pgina
CDULA DE MARCAS CM 93
92
93
P.T. PE 1/2
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 04-01-2013
1 DEFINICIN
2 OBJETIVOS
Solicitar informacin y documentacin financiera, legal, manuales, etc.
94
P.T. PE 2/2
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 04-01-2013
PLANIFICACIN ESPECFICA
Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
3.1.2. Durante la visita preliminar:
Obtenga nombre y cargo de los
funcionarios y responsables
IG
con quienes se tendr relacin H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 96)
durante la ejecucin de la
auditora.
Defina con los funcionarios
quien ser la persona que ser
IG
el enlace con el equipo de H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 96)
auditora a travs del
encargado.
De ser posible durante el
tiempo que dure la visita
preliminar, sino, djelo
solicitado por escrito, toda la
RI
informacin y documentacin H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
(pg. 100)
que ser de utilidad para
actualizar el archivo
permanente y para definir el
alcance de la auditora.
Del resultado de la visita
preliminar, prepare un resumen IG
H.O. 04/01/2013 O.R. 07/01/2013
el cual servir de base para el (pg. 96)
Memorndum de Planificacin.
95
P.T. IG
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 10-01-2013
INFORMACIN GENERAL
No. de empleados
Se identific que actualmente existen 25 empleados en la entidad.
96
97
98
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ P.T. CI 3/3
H.P. H.O. FECHA:07-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
R.P. O.R. FECHA: 08-01-2013
3 No existen plizas de seguros que amparen los activos fijos de la entidad, por lo cual
stos se encuentran desprotegidos contra algn robo o siniestro.
4 No existe una nomenclatura adecuada para codificar los activos fijos de la entidad, por
respuesta de la administracin se nos indic que realizan la codificacin por
costumbre, sin embargo se confirmar sto con la evaluacin fsica de los activos
fijos.
5 La persona encargada del rea de activos fijos no recibe capacitaciones con respecto
al uso de sistemas y programas concernientes a las actividades asignadas a sta
rea.
99
P.T. RI
H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
Licenciado Prez:
100
P.T. PA 1/3
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA
1 DEFINICIN
El rea de Activos Fijos es el rea en la cual se ralizan las actividades de registro y
control de los activos fijos que son propiedad de la institucin.
2 OBJETIVOS
2.1 Especficos
Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos de la
entidad.
Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y administrativa.
Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones.
Evaluar el Cumplimiento de la normativa de Control Interno Gubernamental y otras leyes
aplicables al manejo y control de bienes del estado.
3 PROCEDIMIENTOS
3.1 Alcance
Evaluar el control interno en el registro y control de los activos fijos de la institucin.
3.2 Seleccin de la Muestra
Se evaluar lo siguiente:
El expediente laborar del encargado de los activos fijos.
Los procesos de compra ms significativos realizados por la entidad.
El libro fsico autorizado por la Contralora General de cuentas contra el libro de
inventarios del sistema y los activos fijos, eligiendo los bienes al azar.
Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.
Se evaluarn 14 tarjetas de responsabilidad al azar.
La bodega de activos fijos de la Federacin.
Los avisos de alzas enviados a la Direccin de Contabilidad del Estado.
101
P.T. PA 2/3
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA
Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
3.3 Trabajo a Desarrollar
Compruebe la existencia de un
manual descriptor de puestos y A
H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
funciones del personal de la (pg. 106)
Federacin.
Compruebe la segregacin de
A
funciones entre: Adquicin y H.O. 11/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 106)
control de los activos fijos.
102
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. PA 3/3
H.P. H.O. FECHA: 10-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA R.P. O.R. FECHA: 11-01-2013
Hecho Revisado
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Fecha Fecha
por por
Revise si son ingresados a
tarjetas de responsabilidad los G
H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
activos fijos cuando stos son (pg. 115)
adquiridos.
Verifique que se lleve tarjetas
G
de responsabilidad H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 115)
actualizadas.
Corrobore que los activos fijos,
sean utilizados por las
G
personas que los tengan H.O. 15/01/2013 O.R. 17/01/2013
(pg. 115)
cargados en su tarjeta de
responsabilidad.
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 1/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
118
Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como
CI 1/3 y encargado del rea financiera y falta asignacin de responsabilidades al
A (pg. auxiliar de contabilidad.
97 y 106)
Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola
persona ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar
origen a malversaciones.
Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo
proceso al Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos
en el rea en que se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente
de sus labores.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 2/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
119
Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
CI 1/3 presupuestarias.
(Pg. 97)
Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria
correspondiente a la compra de activos fijos, al momento de la
adjudicacin definitiva de una compra de activo fijo, incumpliendo con el
art. 3 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas
presupuestarias para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente
correspondiente.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 3/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada
ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el
120
manejo y custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso
CI 1/3 y C de cauciones o plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se
2/3 y 3/3 eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien."
(Pg. 97,
109 y 110) Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios
la adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.
Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito
en el cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio
adecuado para recuperar parte de ellos.
Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado
a los activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren
respaldados.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. J 4/12
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
121
Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos
CI 1/3 propiedad de la Federacin, porque si stos fueran supervisados se
(Pg. 97) preocupara por la creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.
Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.
Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a un activo fijo,
autorizndola por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar
adecuado de manera que en un futuro se cuente con el significado de
dicha nomenclatura.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 5/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No.
12 Tarjetas de Responsabilidad "para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente,
122
consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas.''
F Causa
(Pg. 114) No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras
para la correcta codificacin.
Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin
inmediata.
Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo
realizar supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que
cuenten con la codificacin plasmada.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 6/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
123
personal."
CI 2/3 Causa
(Pg. 98) El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le
impide participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el
Ministerio de Finanzas Pblicas como la Contralora General de Cuentas.
Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes
contables propios del rea de activos fijos de la entidad.
Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones
realizadas por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio
de Finanzas Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales
de manera que las realice desde la oficina de Contabilidad.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. J 7/12
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
Causa
124
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas
elaboradas por el Comit Ejecutivo.
B
Efecto
(Pg. 107)
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando
que no se pueda deducir responsabilidades directas al momento de
algn delito o falta.
Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto
asignado al personal contratado, as mismo en la elaboracin de puntos
de actas del Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 8/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
ENTIDAD: Federacin Nacional de Ajedrez
TIPO DE AUDITORA: Gubernamental
REA: Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR: Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012
Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del
125
Estado en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada
D 2/2 jefe de oficina bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin
(Pg. 112) fsica del inventario respectivo, a efecto de que est terminado el da 31
de diciembre de cada ao, asentndolo enseguida en el libro destinado
para el efecto, debindose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas
registradas durante el ejercicio, para su correcta actualizacin."
Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del
registro y control de los activos fijos propiedad de la Federacin.
Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el Sistema, no
permite obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la
institucin y en caso de faltante no permite deducir responsabilidades.
Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando
que no existan bienes fungibles entre los fijos.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
P.T. J 9/12
CDULA DE HALLAZGOS H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
126
sistemas para el control y uso de formularios numerados,
independientemente del medio que se utilice para su produccin, sea por
imprenta o por medios informticos."
E
(Pg. 113)
Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de
los activos fijos de la entidad.
Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle
los bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no
poder deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.
Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen
y as puedan tener ms en existencia.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 10/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
Criterio
Segn las Norm as Generales de Control Interno Gubernam ental, s e debe
llevar un es tricto control s obre los activos exis tentes , teniendo com o
objetivo la s alvaguarda de los m is m os , tom ando en cons ideracin
tam bin lo indicado en la Circular No. 3-57 de la Direccin de
127
Contabilidad del Es tado en s u ttulo No.12 Tarjetas de Res pons abilidad
indica "Con el objeto de poder determ inar en cualquier m om ento los
G tiles a cargo de cada em pleado, s e abrirn tarjetas individuales de
(Pg. 115) res pons abilidad, en las cuales deben regis trars e detalladam ente y con
los m is m os datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
res ponde cada funcionario o em pleado pblico".
Causa
La falta de s upervis in de las tarjetas de res pons abilidad realizando tom a
de inventarios de s tas contra lo fs ico y lo regis trado en el libro de
inventarios .
Efecto
Al m om ento de prdida o extravo de algn activo, no s e podr determ inar
al res pons able del m is m o s i no s e cuenta con tarjetas actualizadas .
Recomendacin
Que al m om ento de realizar inventario fs ico s e efecte la actualizacin
com pleta de las tarjetas de res pons abilidad, realizando el cuadre entre
tarjetas de res pons abilidad contra el libro de inventarios y la exis encia
fs ica del m is m o.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 11/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
128
Estado en su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e
Inspectores de Hacienda establece que es necesario que "mantengan en
un local apropiado los bienes inservibles para que puedan ser verificados
H fsicamente en cualquier momento."
(pg. 116)
Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.
Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades
de quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de
algn activo el cual tenga an reparacin.
Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar
especfico para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la
cul se encuentre en un lugar seguro y no tenga acceso personal ajeno al
encargado del rea de activos fijos.
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
P.T. J 12/12
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
H.P. H.O. FECHA:17-01-2013
CDULA DE HALLAZGOS
R.P. O.R. FECHA: 17-01-2013
129
Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
CI 2/3
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los
(pg. 98)
activos fijos.
Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente
por no haber dado de baja los activos fijos inservibles.
Recomendacin
Asesorarse con la Direccin de Bienes del Estado sobre los procesos
que deben seguirse para dar de baja los bienes, as mismo proceder a
dar de baja los activos fijos inservibles lo ms pronto posible de manera
que ste rubro refleje la realidad de la Federacin.
Guatemala, 24 de enero de 2013
Lic.
Oscar Ramrez
Director de Unidad de Auditora Interna
Confederacin Deportiva Autnoma de Guatemala
Presente
Licenciado Ramrez:
Atentamente,
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INFORME DE AUDITORA No.042-2012
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS
I. ANTECEDENTES
En cumplimiento al Nombramiento de Auditora No. UDAI-001-2013JT de fecha
02 de enero del 2013, emitido por el Licenciado Oscar Ramrez, Director de la
Unidad de Auditora Interna -UDAI-, se procedi a practicar la Evaluacin de
Control Interno al rea de Activos Fijos de la Federacin Nacional de Ajedrez.
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III. ALCANCE DE LA AUDITORA REALIZADA
Condicin
No existe segregacin de funciones entre quin cotiza, compra, registra y
controla los activos fijos.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 1.5 La separacin de funciones tiene como objetivo evitar que una
unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operacin.
Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como encargado
del rea financiera y falta de asignacin de responsabilidades al auxiliar de
contabilidad.
Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola persona
ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar origen a
malversaciones.
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Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo proceso al
Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos en el rea en que
se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente de sus labores.
Condicin
No se notifica por escrito a la Junta de Cotizacin Licitacin la existencia de
partida presupuestaria para la adjudicacin definitiva para compra de activos
fijos.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."
Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
presupuestarias.
Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria correspondiente a
la compra de activos fijos, al momento de la adjudicacin definitiva de una
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compra de activo fijo, incumpliendo con el art. 3 de la Ley de Contrataciones del
Estado.
Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas presupuestarias
para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente correspondiente.
3. FALTA DE SEGUROS
Condicin
No existen seguros que amparen los activos fijos de la Federacin, existen
bienes que deben ser amparados por plizas de seguro, entre stos bienes
podemos mencionar los adquiridos 2012, entre ellos estn el vehculo marca
Toyota, modelo 2012 con un valor de Q. 125,000.00 y el edificio del
departamento de Jalapa con un valor de Q. 901,000.00.
Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control
Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada ente pblico,
especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de
valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o plizas de
seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se
asegure la recuperacin del bien."
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Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios la
adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.
Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito en el
cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio adecuado para
recuperar parte de ellos.
Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado a los
activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren respaldados.
Condicin
No existe una nomenclatura en la cual se establezca la codificacin de los
activos fijos as como el significado de dicha codificacin.
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad establece que "para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente, consignados
tales nmeros en inventarios y tarjetas.
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Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos propiedad de
la Federacin, porque si stos fueran supervisados se preocupara por la
creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.
Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.
Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a los activos fijos, autorizndola
por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar adecuado de manera
que en un futuro se cuente con el significado de dicha nomenclatura.
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El tercer cdigo representa la cantidad de bienes cargados a ese puesto en el
caso de que solo haya un archivo seria 01.
Desglose de bienes:
En la siguiente pgina se presenta la nomenclatura que identificar los bienes
muebles de la federacin:
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Comentarios del auditado
Segn lo manifest el Contador General, la codificacin la realizan por
costumbre, le coloca las inciales de la Federacin y un nmero correlativo
consecutivo, debido a que cuando l asumi el puesto no exista una
nomenclatura fsica en la cual se indique el significado de dicha codificacin.
Condicin
Aunque los activos fijos se encuentren codificados por costumbre, an as no se
cuenta con los elementos adecuados de codificacin ya que algunos se
encuentran codificados con papel y goma, otros con marcador y otros con cinta
rotuladora sostenida con cinta adhesiva.
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad "para mayor facilidad en su identificacin, todos los
objetos se numerarn correlativamente, consignados tales nmeros en
inventarios y tarjetas.
Causa
No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras para la
correcta codificacin.
Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin inmediata.
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Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo realizar
supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que cuenten con la
codificacin plasmada.
Condicin
El Contador General como encargado de los activos fijos no recibe la
capacitacin adecuada en la realizacin de procesos, as mismo de programas
contables relacionados con el registro y custodia de los activos fijos.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 3.5 "La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de
promover y respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal."
Causa
El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le impide
participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el Ministerio de Finanzas
Pblicas como la Contralora General de Cuentas.
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Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes contables
propios del rea de activos fijos de la entidad.
Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones realizadas
por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio de Finanzas
Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales de manera que las
realice desde la oficina de Contabilidad.
Condicin
El nombramiento laboral del Contador General no indica el puesto que
desempear dentro de la entidad.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."
Causa
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas elaboradas
por el Comit Ejecutivo.
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Efecto
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando que no
se pueda deducir responsabilidades directas al momento de algn delito o falta.
Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto asignado
al personal contratado, as mismo en la elaboracin el puntos de actas del
Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.
Condicin
Al realizar inventario fsico de los activos fijos se estableci que existen bienes
registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada pero no as en el libro fsico
de inventarios de bienes entre ellos: una computadora marca DELL con un valor
de Q. 7,500.00, dos escritorios secretariales con un valor de Q. 1,700.00 cada
uno y dos sillas ejecutivas con un valor de Q. 800.00 c/u. , as mismo se
determin que an existen bienes fungibles registrados en el libro de inventarios
de bienes, entre ellos: dos sacabocados por un valor de Q. 12.00 c/u, tres saca
grapas con un valor de Q. 2.00 c/u y una cafetera con un valor de Q. 750.00
Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del Estado
en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada jefe de oficina
bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin fsica del inventario
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respectivo, a efecto de que est terminado el da 31 de diciembre de cada ao,
asentndolo enseguida en el libro destinado para el efecto, debindose tomar en
cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su
correcta actualizacin."
Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del registro y
control de los activos fijos propiedad de la Federacin.
Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el sistema, no permite
obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la institucin y en
caso de faltante no permite deducir responsabilidades.
Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando que no
existan bienes fungibles entre los fijos.
Condicin
Al momento de realizar el corte de formas se detect que solo existen 5 tarjetas
de responsabilidad autorizadas por la Contralora General de Cuentas, las
cuales son muy pocas.
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Criterio
Segn lo establece las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.7 "Cada ente pblico debe aplicar procedimientos internos o
regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de
formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su
produccin, sea por imprenta o por medios informticos."
Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de los
activos fijos de la entidad.
Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle los
bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no poder
deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.
Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen y as
puedan tener ms en existencia.
Condicin
Existe desactualizacin en las tarjetas de responsabilidad de algunos empleados
entre ellos la No. 1 de Vctor Prez, la No. 14 de Anahy Lpez, la No. 47 de
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Mario Ochoa, la No. 60 de Cesar Montenegro y la 67 de Manuel Lemus en las
cuales se encuentran bienes que fueron transferidos a bodega por encontrarse
en mal estado y ser necesario realizar el proceso correspondiente de baja.
Criterio
Segn las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, s e debe llevar
un estricto control sobre los activos existentes, teniendo como objetivo la
salvaguarda de los mismos, tomando en consideracin tambin lo indicado en la
Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No.12
Tarjetas de Responsabilidad indica "Con el objeto de poder determinar en
cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas
individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente
y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
responde cada funcionario o empleado pblico".
Causa
La falta de supervisin de las tarjetas de responsabilidad realizando toma de
inventarios de stas contra lo fsico y lo registrado en el libro de inventarios.
Efecto
Al momento de prdida o extravo de algn activo, no se podr determinar al
responsable del mismo si no se cuenta con tarjetas actualizadas.
Recomendacin
Que al momento de realizar inventario fsico se efecte la actualizacin completa
de las tarjetas de responsabilidad, realizando el cuadre entre tarjetas de
responsabilidad contra el libro de inventarios y la existencia fsica del mismo.
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Comentarios del auditado
El Contador General indic que la falta de control se debe a que cuando toman
el inventario fsicamente no se revisan las tarjetas de responsabilidad.
Condicin
Los bienes en mal estado se encuentran en una bodega a la cual tiene acceso
todo el personal debido a que se utiliza para archivo, as mismo stos bienes
son lanzados al piso sin importar si estos tiene o no reparacin .
Criterio
Segn lo establece la circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en
su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e Inspectores de
Hacienda establece que es necesario que "mantengan en un local apropiado los
bienes inservibles para que puedan ser verificados fsicamente en cualquier
momento."
Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.
Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades de
quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de algn activo
el cual tenga an reparacin.
Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar especfico
para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la cual se encuentre en
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un lugar seguro y no tenga acceso personal ajeno al encargado del rea de
activos fijos.
Condicin
No se ha dado de baja a los activos fijos inservibles debido a que el Contador
General desconoce el procedimiento para la realizacin de las bajas.
Criterio
La circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No. 7
Disminuciones o bajas de inventario establece los procedimientos que deben de
seguirse para realizar las bajas del libro de inventarios de los activos fijos.
Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los activos
fijos.
Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente por no
haber dado de baja los activos fijos inservibles.
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Recomendacin
Capacitar al personal de la empresa en los procesos administrativos para la
realizacin actividades que son necesarias en su rea de trabajo.
El Contador General debe seguir el siguiente proceso para realizar las bajas del
activo fijo por obsolescencia e imposible reparacin:
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V. REAS RESPONSABLES
GERENCIA GENERAL
CONTABILIDAD GENERAL
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CONCLUSIONES
1. Las formas que pueden emplearse para salvaguardar los activos fijos de
las Federaciones Deportivas Nacionales son las plizas de seguro,
tarjetas de responsabilidad y codificacin de bienes.
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RECOMENDACIONES
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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9. Contabilidad Gubernamental, Documento de apoyo a la docencia, curso de
Contabilidad Gubernamental, Edicin 2009, Guatemala, 189 pginas.
17. http://www.fenag.org
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18. http://www.onsec.gob.gt
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