Los procesos de capacitacin surgirn desde la iniciativa de establecer

comparaciones entre las competencias reales del personal y las requeridas a travs de
los perfiles establecidos por la institucin. En tal sentido, cada proceso especfico de
capacitacin comenzar despus de que los encargados de los departamentos o
unidades de trabajo hayan logrado identificar las necesidades de formacin de cada
individuo de cara a las competencias exigidas en sus actos, como un propsito
primordial que facilite la obtencin de resultados exitosos y beneficiosos para las
actividades cotidianas desarrolladas por ellos. Para ello se debe seguir un ciclo idneo
de capacitacin, el cual constar de los siguientes pasos:

1. Precisin de las necesidades especficas de capacitacin.

2. Diseo y planificacin de la capacitacin general o especfica.
3. Ejecucin de la capacitacin diseada.
4. Evaluacin de la capacitacin ejecutada.

De igual manera, para garantizar el desarrollo eficaz de la aplicacin de la

formacin en las reas especficas o componentes instruccionales diseados, cada
jefe de departamento tendr la responsabilidad de:

1. Precisar las competencias necesarias a facilitar a cada trabajador, en sus

tareas, que ejerce influencia evidente en los servicios que ofrece a la
institucin.
2. Generar evaluaciones, segn como sea necesario, las competencias del
personal a la hora de ejecutar sus tareas cotidianas, a travs de evaluaciones
de desempeos dispuestas por el rea de recursos humanos de la entidad.
3. Desarrollar las capacitaciones especficas en un esfuerzo coordinado con el
rea de recursos humanos, a fin de cubrir las brechas existentes entre las
competencias reales y las esperadas.

Aunado a lo anterior, tambin se deber considera la gestin eficiente de los

recursos disponibles para generar los procesos de capacitacin a travs de los cursos
o componentes escogidos, que asegure la satisfaccin de las necesidades de
formacin en los individuos.

Tipos de Capacitacin a Considerar

 Capacitacin bsica: formacin fundamental por especializacin, con temas
esenciales necesarios para llevar a cabo algunas tareas especficas. Por ejemplo,
alguna referida a algn programa computacional (Microsoft Office).

Capacitacin avanzada: permitir inicialmente ayudar a concluir con el

proceso de formacin del trabajador en conocimientos de grado elevado, que incluya
una certificacin avanzada en la especializacin donde se desempea. Se incluyen los
temas esenciales y de alta calificacin especfica. Por ejemplo, programas certificados
en liderazgo, manejo de equipos de alto desempeo, gestin de la calidad, entre otros.

Capacitacin de actualizacin: como su naturaleza lo indica, permitir que el

trabajador mantenga sus competencias actualizadas, aprendiendo nuevas tcnicas o
mtodos en las reas de su desempeo. Con ello se atenderan debilidades
encontradas en evaluaciones de rendimiento efectuadas. Por ejemplo: actualizacin
en leyes laborales, clculos de nminas o beneficios de prestaciones sociales, entre
otros.

Capacitacin especializada:se caracterizar por facilitar programas ms

especializados que provean del otorgamiento de titulaciones posteriores a estudios
completos universitarios y permitan ejercer funciones ms slidas sobre la
especializacin estudiada. Por ejemplo: posgrados y maestras.
Capacitacin en el puesto de trabajo: deber ser provista por el jefe de rea
o supervisor directo. Proporcionar la experiencia directa en el ambiente laboral en el
cual est o vaya a estar adscrito el trabajador. El supervisor o jefe de rea deber
contar con las nociones slidas de conocimientos y la capacidad para brindar esta
formacin.

La Deteccin de las Necesidades de Capacitacin

Los propsitos especficos de la deteccin de las necesidades de capacitacin

a emplear por la institucin debern basarse en los siguientes aspectos:

Comparacin de las competencias actuales del trabajador con las necesarias

dentro de su cargo, y as determinar sus requerimientos de formacin.
Anlisis de las anomalas en su desempeo, conocindose sus debilidades a
fortalecer, evitando su recurrencia despus de la formacin efectuada.
 Formar el equipo de trabajo destinado a ejercer el cambio que favorezca la
identificacin y resolucin de los problemas de capacitacin originados a travs
de las evaluaciones de desempeo.
Realizar encuestas de deteccin de necesidades, por medio de un formato
diseado para tal fin. (ver anexo 9).

Definicin de los Requerimientos Reales

Los requerimientos reales en el personal han de ser en funcin a los objetivos

de los cargos que desempean, que incluyen las competencias necesarias para
ejercer sus actividades, e igual los orgenes de los factores o fuentes que afianzan sus
tareas en la institucin, tales como:

1. Cambios en la organizacin, tanto tecnolgicos como administrativos.

2. Informacin referente a necesidades detectadas con anterioridad.
3. Resultados de evaluaciones de desempeo donde se especifique la necesidad
de contar con la preparacin sobre actividades especficas.
4. Antecedentes de cambios de reas, reemplazos, o futuros ascensos.
5. Necesidades de certificacin para mejorar sus competencias.
6. Necesidades de desarrollo profesional que contribuya con los objetivos
departamentales.
7. Cambios en las leyes, reglamentos, normas que afectan el desempeo directo
de las actividades.

Anlisis de las Competencias

Las competencias en el personal debern ser analizadas mediante los

siguientes mtodos o tcnicas probadamente efectivos para conocer el componente
de habilidades, conocimientos, destrezas, aptitudes y talento del mismo:

1. Cuestionarios o entrevistas dirigidos a todo el personal.

2. Observaciones del comportamiento laboral.
3. Reuniones de discusin.
4. Opiniones de expertos en la materia (asesora externa).
5. Revisin de los registros documentales referentes al trabajador, su historial de
desempeo incluido.
 Datos Especficos de las Capacitaciones a Ejecutar

Una vez definidas las necesidades de formacin, los requisitos detallados, se

deben tomar en cuenta los siguientes aspectos para los cursos, programas o
componentes instruccionales especiales que indiquen precisamente la naturaleza de
cada proceso:

1. Propsitos de la formacin.
2. Requisitos previos de los cursos.
3. Resultados a esperar luego de la imparticin de la formacin.
4. Duracin de la formacin.
5. Tipos de formacin a ejecutar.
6. Expectativas a satisfacer en el personal.

Diseo y Planificacin del Proceso de Formacin

Mtodos:Inicialmente el diseo y planificacin de la capacitacin debe contar

con el conocimiento de los mtodos a emplear. Los diferentes mtodos que se podran
utilizar se pueden mencionar a continuacin:

1. Curso de capacitacin mediante una institucin especializada (formal).

2. En el puesto de trabajo (OJT).
3. Capacitacin autnoma.
4. Anlisis de Casos (Terico Prctico).
5. Capacitacin a distancia (internet).

Los encargados de disear los programas de capacitacin debern tener el

conocimiento de los mtodos a seleccionar mediante los criterios especficos que
definirn su puesta en marcha, los cuales se expresan de la siguiente forma:

Fecha y lugar.
Instalaciones apropiadas.
Costo de la capacitacin.
Objetivos.
Resultados esperados.
 Contenido de los cursos.
Grupo de personas a ser capacitad.
Cantidad de participantes.
Duracin de la capacitacin e instruccin.
Mtodos de evaluacin.

Seleccin de los proveedores de formacin: se debern realizar las

actividades necesarias para contactar con los proveedores externos de capacitacin,
con los trmites que implique el desarrollo de las programaciones, modalidades a
cumplir, presupuestacin, y otros aspectos que involucren el desarrollo efectivo de los
eventos a facilitar. Para la capacitacin bsica, avanzada o especializada se debe
priorizar cursos impartidos por especialistas, empresas o personas quedemuestren
bastante experiencia en el tema.

Programacin Anual de la Capacitacin

El desarrollo de la programacin anual de la capacitacin se deber tomar en

cuenta los siguientes elementos:

1. Los objetivos institucionales

2. Los requerimientos de capacitacin Los objetivos intermedios, conducentes y
posteriores;
3. Individuos a ser capacitados.
4. Los mtodos de capacitacin.
5. El contenido de cada componente instruccional.
6. El requerimiento de programacin (fecha y horario), duracin y eventos de
capacitacin especficos,
7. Personal de apoyo a la capacitacin.
8. Requerimientos de financiacin y costos
9. La Evaluacin y medicin de los resultados de la capacitacin, tales como:
Satisfaccin del individuo.
Porcentajes de aprobacin.
Adquisicin por parte del individuo de conocimientos, habilidades y
competencias.
 Satisfaccin del personal que hace las veces de instructor.
Impacto global en virtud del cambio de actitud y aplicacin de lo aprendido.
Procedimientos para el control del proceso de capacitacin (evaluacin del
desempeo en el puesto de trabajo).

Ejecucin de la Capacitacin

Los servicios de capacitacin debern contar con tres etapas que apoyarn la
ejecucin, y se mencionan a continuacin:

Previo a la ejecucin: las actividades de apoyo a la capacitacin antes de la

puesta en marcha de la misma deber implicar lo siguiente:

1. Suministrar toda la informacin pertinente;

2. Instruccin del personal que va a recibir la capacitacin sobre su naturaleza y
la brecha de competencia que se intenta cerrar
3. Suministro del contacto entre el personal que va a recibir la capacitacin.

En el transcurso de la ejecucin: las tareas de apoyo se proveern de la

siguiente forma:

1. Coordinar las herramientas adecuadas de trabajo, equipamiento, y apoyo

logstico (alojamiento, transporte, etc., si se trata de provisin de capacitacin
externa y cuando este previamente acordado entre la institucin y el proveedor
de la capacitacin) para el proveedor y/o el personal a capacitar.
2. Cuando aplique, facilitar al personal bajo capacitacin la oportunidad de poner
en prctica las competencias que se estn desarrollando (a travs de
talleresde anlisis, prcticas supervisadas por un evaluador).

Despus de la ejecucin: de igual manera, la capacitacin ya ejecutada

contar con las siguientes actividades de apoyo:

1. Recepcin de la informacin de retroalimentacin por parte del personal que

termin la capacitacin.
2. Provisin de la informacin de retroinformacin al rea encargada de
formacin.
3. Evaluacin de los resultados del curso.
 Evaluacin de los Resultados Obtenidos en la Capacitacin

Luego de un lapso particular de completacin de la capacitacin por parte del

personal se ha de garantizar a travs de la unidad de recursos humanos de la
institucin la evaluacin del personal, a fin de determinar el nivel de competencias
mejoradas o alcanzadas. Tales evaluaciones pueden desarrollarse mediante dos
modalidades de tiempo:

Corto plazo:retroalimentacininmediata del personal capacitado sobre los

mtodos de capacitacin utilizados, los recursos utilizados y los conocimientos y
habilidades alcanzados como resultado de la instruccin recibida.

Largo plazo: evaluar el rendimiento del personal capacitado en el puesto de

trabajo, y el aumento de productividad pueda ser confirmado.

Por otra parte, el informe de evaluacin de la capacitacin a presentar deber

contener la informacin siguiente:

1. Los requerimientos especficos de instruccin.

2. El criterio de evaluacin y la descripcin del origen de la informacin.
3. Los mtodos de evaluacin empleados y su programacin.
4. El anlisis de la informacin obtenida y la interpretacin de los resultados.
5. La revisin de los costos de capacitacin e instruccin.
6. Acciones a tomar en cuenta para solucionar deficiencias en la capacitacin.
7. Las conclusiones y recomendaciones para mejorar la capacitacin.

En adicin a lo anterior, cuando se detecten no conformidades sobre el proceso

ejecutado, recursos humanos deber establecer las acciones o medidas correctivas
pertinentes a optimizar los resultados futuros de la capacitacin.