2013

Programa de
Capacitacin y Actualizacin
del personal administrativo

avanzado

Unidad Tcnica del Centro de

Formacin y Desarrollo
Indice

MODULO 1. CALCULOS AVANZADOS. ................................................................................................. 3

1 .-Agrupar y Esquema. .................................................................................................................. 3
1.1 Crear y borrar esquema. ..................................................................................................... 3
1.2 Opciones.............................................................................................................................. 6
2 Consolidar.................................................................................................................................... 7
2.1 Qu es una tabla de resumen?.......................................................................................... 7
2.2 Qu es una referencia? ..................................................................................................... 9
2.3 Agregar o Quitar Referencias ............................................................................................ 10
MODULO 2. Anlisis de Datos. .......................................................................................................... 12
3 Encontrar determinados valores. .............................................................................................. 12
3.1 Buscar Objetivo ................................................................................................................. 12
3.2 Solver ................................................................................................................................. 14
3.3 Buscar Objetivo vs Solver .................................................................................................. 16
3.4 Administrador de escenarios ............................................................................................ 17
4 Validacin .................................................................................................................................. 21
4.1 Configuracin y Mensaje ................................................................................................... 21
5 Formato Condicional ................................................................................................................. 24
5.1 Formato con Frmula ........................................................................................................ 26
MODULO. Gestin Avanzada de Datos. ............................................................................................ 28
6 Bases de datos. .......................................................................................................................... 28
6.1 Definicin de base de datos. ............................................................................................. 28
6.2 Filtros Avanzados .............................................................................................................. 28
6.3 Formulario. ........................................................................................................................ 30
6.4 Funciones de Bsqueda..................................................................................................... 33
6.4.1 Bsqueda Vertical ..................................................................................................... 33
6.4.2 Bsqueda Horizonatl ................................................................................................. 37
6.5 Funciones para manejo de bases de datos. ...................................................................... 39
6.6 Tablas dinmicas. .............................................................................................................. 40
 6.6.1 Opciones avanzadas de tablas dinmicas. ................................................................ 40
6.6.2 Realizando ejercicios complejos................................................................................ 40
6.6.3 Elementos calculados ................................................................................................ 57
6.6.4 Ejecutar tablas dinmicas con Query desde otros libros. ......................................... 58
Mdulo 4. Automatizacin de Procesos ........................................................................................... 65
7 Macros ....................................................................................................................................... 65
7.1 Qu son las macros?........................................................................................................ 65
7.2 Grabador de macros.......................................................................................................... 65
7.3 Formas de ejecutar una macro. ........................................................................................ 66
7.4 Introduccin Visual Basic. ................................................................................................. 69
7.4.1 Macro funciones........................................................................................................ 69
7.4.2 Estructuras de control. .............................................................................................. 71
7.4.3 IF ................................................................................................................................ 71
7.4.4 CASE........................................................................................................................... 72
7.4.5 Creacin de un formulario simple. ............................................................................ 73

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 Gua Instruccional del Curso de Microsoft Excel 2007

(Nivel Avanzado)

MODULO 1. CALCULOS AVANZADOS.

1 .-Agrupar y Esquema.
La herramienta agrupar y esquema permite ocultar o mostrar filas o columnas segn los
subtotales que aparecen en la hoja de clculo. Esta herramienta solo puede agrupar hasta
8 niveles de agrupamiento.

Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Un esquema
puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en
el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice de este curso, el cual
contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems est estructurado por
niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de
los puntos contenidos en el tema.

1.1 Crear y borrar esquema.

El primer paso para crear un esquema es abrir el archivo con el que queremos trabajar.
(Debe ser un archivo de Excel) Ahora debemos seleccionar el rango de datos que
queremos agrupar. Debe ser una serie de filas o columnas, no solo un grupo de celdas.

Ahora daremos clic en el men Datos y damos clic en Agrupar

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Para agrupar los datos, haz clic en Agrupar. Para desagruparlos haz clic en
Desagrupar. Notars que aparece una seccin gris al lado de las filas o encima de las
columnas. Esto quiere decir que las filas o columnas estn agrupadas. Puedes hacer clic
en el o el + para ocultar o mostrar las filas o columnas agrupadas.

Para trazar esquemas automticamente, primero determina si tus datos tienen esta
posibilidad. Deben de cumplir con el siguiente criterio:

Tus datos deben haber sido resumidos con frmulas que contienen funciones, como
SUMA o PROMEDIO. Los datos resumidos deben colocarse a un lado de los datos
detallados.

Nota: puede que esta funcin no est activa en archivos compartidos. Deja de compartir
para poder agrupar.

Creacin automtica de esquemas

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto
que se ha organizado los subtotales de cada grupo de tallas (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas)

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin
Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos

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Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda
de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.

Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

La tabla desplegada por completo

Total de venta por talla

Por filas tenemos tres niveles:

La tabla desplegada por completo

Total por bloque de tallas
Total por todas las tallas

Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y +
de cada nivel.

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Borrar un esquema

Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin

Borrar esquema.

Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente

deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer.
As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.

1.2 Opciones
Creacin manual de esquemas

Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas

dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las
filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a
crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de
sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y
seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.

Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha

derecha.

Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha

izquierda.

Ocultar un esquema

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para
volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.

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2 Consolidar.
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Las hojas pueden estar
en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo
que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de
una forma peridica o especfica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podra utilizar una consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de
clculo de gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos ms vendidos de toda
la organizacin.

2.1 Qu es una tabla de resumen?

Una tabla de resumen consiste en una tabla que contiene datos consolidados.

En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posicin o por
categora.

Posicin: Si vas a combinar datos que estn en la misma celda en varios rangos, puedes
consolidar por posicin.

Categora: Si tienes varios rangos con diseos diferentes y vas a combinar datos de filas
o columnas que tengan rtulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes
consolidar por categora.

Configura los datos que va a consolidar.

Asegrate de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna
tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o
columnas en blanco.
Coloca cada rango en una hoja de clculo diferente. Ej: una hoja de clculo
diferente para cada vendedor.
No pongas ningn dato en la hoja de clculo donde vayas a colocar la
consolidacin.

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 Si realizas la consolidacin por posicin, asegrate de que cada rango tiene el
mismo diseo.
Si realizas la consolidacin por categora, asegrate de que los rtulos de las
columnas o filas que deseas combinar tienen idntica ortografa y coincidencia de
maysculas y minsculas.
Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.
Haz clic en la celda superior izquierda del rea donde desees que aparezcan los
datos consolidados.

En el men Datos, haz clic en Consolidar.

Aparece el siguiente cuadro:

En el cuadro Funcin, haz clic en la funcin de resumen que deseas que utilice Microsoft
Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

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Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a
consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a
continuacin, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

Si deseas actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los
datos en cualquiera de los rangos de origen y no ests seguro de si ms tarde desears
incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidacin, activa la casilla de verificacin
Crear vnculos con los datos de origen.

Activa las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados
los rtulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los
rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas
independientes en la consolidacin.

2.2 Qu es una referencia?

Referencias 3D: Referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro.

Especifica un rea fuente para ser agregada a la consolidacin. Puede especificar hasta
255 reas fuente para consolidar. Las hojas de clculo que contienen las reas fuente no
necesitan estar abiertas durante la consolidacin. Aunque puede usar hojas de clculo
que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de
clculo fuente antes de consolidar.

Una definicin de reas fuente puede ser de cualquiera de las siguientes formas.

Use las siguientes formas cuando:

Referencias de celda. Las reas fuente y el rea de destino estn en la misma

hoja de clculo.
Referencias de hoja y de celda. Las reas fuente y el rea de destino estn en
hojas de clculo diferentes.
Referencias de libro, de hoja y de celda. Las reas fuente y el rea de destino
estn en libros de trabajo diferentes.
Referencias de ruta de acceso completa, de libro, de hoja y de celda. Las reas
fuente y el rea de destino estn en libros de trabajo diferentes en diferentes
ubicaciones en el disco.
Nombre de un rea con nombre. El rea fuente es un rea con nombre.

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Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:

Use esta forma Cuando

Referencias de celdas
Referencias de hojas y celdas
Referencias de libros, hojas y celdas
Referencias de ruta de acceso, libros,
hojas y celdas
Nombre de un rea con nombre
Fuente y destino estn en la misma hoja de
clculo
Fuente y destino estn en hojas de clculo
diferentes
Fuente y destino estn en libros de trabajo
diferentes
Fuente y destino estn en libros de trabajo
diferentes y ubicaciones diferentes en el
disco
El rea fuente es un rea con nombre

Todas las referencias. Enumera todas las referencias de las reas fuente que ha elegido
para la consolidacin.

2.3 Agregar o Quitar Referencias

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Para agregar o quitar referencias deberemos dar clic en Consolidar en la pestaa de
Datos para abrir la siguiente ventana dentro del archivo donde hemos consolidado o
donde queremos consolidar los datos.

Una vez abierta la ventana aparecern las referencias existentes en el cuadro Todas las
referencias si queremos quitar alguna solo deberemos der clic sobre la referencia y dar
clic en Eliminar.

O si queremos agregar una referencia deberemos seleccionar su ubicacin en el cuadro

de texto de Referencia.

Y daremos clic en el botn Agregar para agregar la referencia a nuestra tabla

consolidada.

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MODULO 2. Anlisis de Datos.

3 Encontrar determinados valores.

Una situacin que se nos plantea algunas veces es la de resolver un problema hacia
atrs, esto es, encontrar el valor que debemos dar a una celda para lograr que otra, cuyo
valor depende de la primera, alcance determinado valor objetivo.

Otra situacin que interesa es conocer cmo afecta el cambio de uno o varios datos a uno
o ms resultados. Se trata de responder a la pregunta qu pasa si? Cada conjunto de
datos que aplicamos al modelo constituye un escenario y queremos calcular los
resultados del modelo en los diferentes escenarios.

En muchas situaciones de la vida real se nos plantean problemas de optimizacin.

Disponemos de unos recursos limitados y tratamos de sacarles el mayor fruto posible: qu
solucin da el mximo beneficio o produce el mnimo gasto.

3.1 Buscar Objetivo

Cuando en una frmula no es fcil, o no es posible, despejar una variable para resolver el
problema inverso Qu valor de la variable produce tal resultado? todos hemos utilizado,
alguna vez, el mtodo prueba y error. Probamos con diferentes valores del dato hasta
logar el resultado deseado.

El comando Datos >Anlisis Y si > Buscar objetivo encuentra la mayora de las veces el
valor que debe tener una celda, dato inicial, para alcanzar determinado resultado, valor
objetivo, en otra celda. Necesariamente la celda dato inicial, cuyo valor queremos
determinar, debe contener un valor, no puede ser una frmula, y la celda objetivo debe
contener una frmula cuyo valor vara con el dato inicial.

En algunos casos el proceso de bsqueda de objetivo puede concluir que no hay ningn
valor del dato inicial que de cmo resultado el valor objetivo propuesto. En otras
ocasiones puede ocurrir que el valor logrado para el dato inicial sea absurdo.

NOTA: La caracterstica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada

variable.

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Cuando deseamos cambiar el valor de una celda que contiene una frmula, podemos
hacerlo variando el valor de la celda que tiene referencia a esta frmula. Esto lo podemos
hacer automticamente con el comando Buscar objetivo de la cinta Datos de la opcin
Anlisis y si.

Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente caja de dilogo:

Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda especfica hasta que una
frmula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado.

En Definir la celda se especifica la celda que debe contener una frmula para la cual se
desea encontrar una solucin. Puede escribirse una referencia de celda o un nombre en
este cuadro. Con el valor contiene el nuevo valor al que se desea llegar. Cambiando la
celda determina la celda cuyo valor cambia a fin de lograr el resultado deseado. La
frmula para la cual se desea encontrar una solucin debe referirse, directa o
indirectamente, a esta celda. Aqu tambin puede ingresarse una referencia de celda o un
nombre.

Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

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Deseamos saber el tipo de inters del prestamo necesario para alcanzar su objetivo:

Al aceptar los valores, aparece la siguiente caja de dilogo y el nuevo inters es de

7.02%.

3.2 Solver
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos
Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar
sometido a restricciones. Si la dependencia es lineal, es en realidad el problema
matemtico de Programacin Lineal.

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Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:

Se trata de nuestro restaurant y requerimos comprar ciertos artculos para nuestra cocina,
dichos productos se enlistan en la siguiente tabla as como los costos de cada uno de
ellos. Con solver buscamos saber cuntas unidades debemos comprar cumpliendo las
siguientes restricciones:

Veamos los datos en la tabla siguiente:

Abre la ficha de Datos y busca la entrada a Solver en el extremo derecho.

Obtendrs esta ventana para concretar tus opciones. Estudia bien la forma de hacerlo

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Pulsamos Resolver. Elegimos Utilizar la solucin de Solver y y podemos ver que la
solucin es:

NOTA: La herramienta Solver de Excel tambin resuelve casos no lineales, e incluso con
el uso de logaritmos, exponenciales o funciones trigonomtricas.

3.3 Buscar Objetivo vs Solver

La diferencia principal entre Solver y Buscar objetivo, es la posibilidad que nos ofrece
Solver para agregar Condicionales o inecuaciones a nuestro Sistema de ecuaciones
planteado. Recordemos que cuando hablamos de Buscar objetivo, dijimos que lo que
realmente estbamos planteando era la solucin a una ecuacin.

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Solver, como herramienta ms completa que es, nos ofrece la posibilidad de incluir a
nuestro sistema de ecuaciones todas las restricciones (y por tanto nuevas inecuaciones)
que pueda necesitar nuestro modelo planteado.

3.4 Administrador de escenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede

sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores como escenarios en una hoja de clculo y luego pasar de un escenario a otro
para ver los distintos resultados.

Si hay varias personas que tienen informacin especfica que desea usar en escenarios,
puede recopilar la informacin en libros diferentes y posteriormente combinar los
escenarios de los distintos libros en uno solo.

Una vez que tenga todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen
de escenario que incluya la informacin de todos los escenarios.

Los escenarios forman parte de un conjunto de comandos llamados herramientas de

anlisis Y si. Al usar escenarios, usted realiza un anlisis Y si.

El anlisis Y si es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver
cmo los cambios afectan al resultado de las frmulas de la hoja de clculo. Puede usar
escenarios para crear y guardar diferentes conjuntos de valores y pasar de uno a otro.

Tambin puede crear un informe resumen de escenario que combine todos los escenarios
en una hoja de clculo. Por ejemplo, puede crear varios escenarios de presupuesto que
comparen diferentes niveles de ingresos y gastos posibles y luego crear un informe que le
permita comparar los escenarios en paralelo.

Tipos de anlisis Y si En Excel, existen tres tipos de herramientas de anlisis Y si:

escenarios, tablas de datos y bsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos
toman conjuntos de valores de entrada y proyectan hacia adelante para determinar
posibles resultados. La bsqueda de objetivo, a diferencia de los escenarios y las tablas
de datos, toma un resultado y proyecta hacia atrs para determinar posibles valores de
entrada que produzcan ese resultado.

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Los escenarios, al igual que las tablas de datos, le ayudan a explorar un conjunto de
resultados posibles. A diferencia de las tablas de datos, se pueden combinar los
escenarios de varias hojas de clculo o libros diferentes. Los escenarios facilitan la
recopilacin de datos acerca de posibles resultados de varios orgenes y luego combinan
los datos.

Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables. Si desea analizar ms de 32

valores y esos valores representan slo una o dos variables, puede usar tablas de datos.
Si bien una tabla de datos se limita a slo una o dos variables (una para la celda de
entrada de la fila y una para la celda de entrada de la columna), sta puede incluir tantos
valores variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un mximo de 32
valores diferentes pero puede crear tantos escenarios como desee.

Antes de crear un escenario, ya debe tener un conjunto de valores inicial en la hoja de

clculo. Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer ms fcilmente,
tambin debe pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios.

Tenemos los siguientes datos en Excel:

Hagamos click en la "Ficha Datos", despus en el botn "Anlisis Y si" (que hay dentro del
grupo"Herramientas de datos") y despus en "Administrador de escenarios".
Obtendremos el cuadro de dilogo:

Hacemos click en "Agregar" e introducimos en el siguiente cuadro de dilogo que emerge,

los siguientes datos y referencias:

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Aceptamos y obtenemos el siguiente cuadro:

Ahora repetimos los pasos para generar el escenario Pesimista y Optimista.

Ahora ya tenemos todos los escenarios configurados, slo nos queda seleccionar el
deseado en el panel "Escenarios" y hacer click en el botn "Mostrar". Podremos ver cmo
se introducen automticamente en las 5 celdas los datos de nuestro supuesto y todo
queda recalculado segn el escenario elegido.

Debemos apreciar que cuando hacemos clik en "Mostrar" el cuadro de dilogo no

desaparece. Esto es para que podamos cambiar entre escenarios ms rpidamente y
poder apreciar los cambios con ms facilidad.

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En el cuadro de dilogo anterior ("Administrador de escenarios"), vemos que existe un
botn llamado "Resumen..." que al hacer click sobre l obtenemos el siguiente cuadro,
donde debemos seleccionar en el campo "Celdas de resultado:", el rango de celdas que
consideramos como resultados importantes para nosotros y cuyo resultado para cada
escenario, nos gustara saber (vemos abajo que se han seleccionado arbitrariamente
como rango de celdas importantes, las que reflejan el beneficio en porcentaje respecto de
las ventas):

Si hacemos click en "Aceptar", obtenemos un cuadro - resumen que es totalmente

modificable (y no se actualiza al volver a cambiar los datos en la tabla sobre la que hemos
aplicado los escenarios). Una vez cambiamos las celdas en las que obtenemos resultados
irrelevantes para nosotros, podemos obtener un interesante resumen como este:

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4 Validacin

La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica
tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos
muestre una lista de los productos a elegir.

O tambin se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. Por ejemplo, que Excel nos
muestre un mensaje de error cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros
deseados.

En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

4.1 Configuracin y Mensaje

Creamos una tabla en Excel como se muestra en la siguiente figura:

Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el
men con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14.

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En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo men con
tres opciones:

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las celdas
a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn tienen datos que
estn fuera de estos rangos.

Borrar crculos de validacin: Simplemente deja de mostrar los crculos del punto anterior.

Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega un men como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 pestaas:

Configuracin: En la cual configuramos qu valores estn permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando
se selecciona la celda con la validacin.
Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los
permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.

Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta
condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

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Configuracin.

Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles.

Seleccionamos la opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la
que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos
disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validacin en otras celdas).

Mensajes de error

Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual

indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)

Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos

Mensaje de error: El producto no est dado de alta.

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5 Formato Condicional

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.

Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha

Inicio tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica
de los valores numricos en las propias celdas.

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar. Como ver en la siguiente figura su rango de celdas ofrece la misma informacin
que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
identificar la informacin numrica global.

Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores
que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.

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Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.

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5.1 Formato con Frmula

Tenemos dos celdas con nmeros y una tercera con una letra. Si la tercera columna tiene
una letra, entonces los dos valores anteriores quedan en negro.

Sin embargo, si la tercera celda NO tiene letra, los datos de las dos columnas anteriores
deben marcarse en rojo, tal como se muestra en la siguiente figura.

Tenemos entonces que los valores de las columnas A y B cambian de color, pero estn
sujetos al valor de la columna C.

Para resolver esto utilizaremos el Formato Condicional y dos funciones que no hemos
visto hasta entonces: NO y ES TEXTO.

Ya los nombres de las funciones les ir dando idea de qu pienso hacer: Dar color rojo a
los datos de las columnas A y B cuando NO ES TEXTO la columna C.

Para hacer esto en Excel, debemos proceder de la siguiente manera:

Seleccionamos el rango de las celdas a las cuales queremos aplicar el formato

condicional. En nuestro caso, es el rango A1 a B5.

Vamos a Formato Condicional y seleccionamos Nueva regla

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En el nuevo Men, elegimos Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar
formato.

En el recuadro inferior, debemos ingresar la frmula que se debe cumplir para aplicar la
regla. Es donde utilizaremos las dos funciones mencionadas al inicio del post: NO y
ESTEXTO.

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A continuacin seleccionamos Formato y determinamos el formato que queremos
darle a los nmeros. En este caso, seleccion simplemente Negrita y color Rojo.

MODULO. Gestin Avanzada de Datos.

6 Bases de datos.
Las bases de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con informacin que est organizada
como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la
primera fila tiene los ttulos de cada columna.

6.1 Definicin de base de datos.

Una Base de Datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos organizados en
filas o registros, en los cuales la primera fila contiene los ttulos de las columnas (nombres
de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. . Estas funciones nos
permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los
criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas
condiciones.

6.2 Filtros Avanzados

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios
aspectos importantes.

Muestra el cuadro de dilogo Filtro avanzado en vez del men de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de

clculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza

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el rango de criterios independiente del cuadro de dilogo Filtro avanzado como el origen
de los criterios avanzados.

Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los
siguientes procedimientos

Utiliza el signo igual para escribir texto o un valor

Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula cuando se escribe texto o
un valor en una celda, Excel evala lo escrito; no obstante, esto puede provocar
resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de comparacin de igualdad
para texto o un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas
apropiadas del rango de criterios:

=''=entrada''

En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base
de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros
y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada
columna.

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Nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba el rtulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las
comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna,
2 para la segunda y as sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede

utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un
rtulo de columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda
especificar una condicin de columna.

6.3 Formulario.
Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas y son de
mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de informacin. Podemos
comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.

Formulario de datos

Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX

Formularios de usuario de VBA

Formularios de datos

Excel puede generar automticamente un formulario de datos integrado para el rango

(rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o
no adyacentes.) o la tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que
se almacena en registros (filas) y campos (columnas).). El formulario de datos muestra
todos los encabezados de columna como etiquetas en un nico cuadro de dilogo. Cada
etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario puede escribir
los datos para cada columna, hasta un mximo de 32 columnas. En un formulario de
datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegacin o, segn el
contenido de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una frmula
(frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de
una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).), su resultado se muestra en el formulario de datos, pero no puede
cambiar la frmula mediante dicho formulario.

Pgina | 30
Ejemplo:

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario .

Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos

aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botn Office
> Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de
Comandos que no estn en la cinta de opciones.

Seleccionamos el rango que deseamos modificar a travs del formulario y damos clic en
el botn de formulario que agregamos en la barra de acceso rpido.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Pgina | 31
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar
las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla
Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un
registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior
y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para
introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la
columna de botones aparece la palabra Criterios.

Pgina | 32
6.4 Funciones de Bsqueda
La funcin BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y
como resultado nos devolver el valor correspondiente del rango de resultados que
especifiquemos. La funcin BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma
matricial.

6.4.1 Bsqueda Vertical

La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos,
es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la
bsqueda dentro de un directorio telefnico.

Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio
telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces
obtener el nmero correcto.

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente

manera:

Pgina | 33
Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de
nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben
identificar de manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna
Nombre servir como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos
en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una
columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que
la tabla de bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de

la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia
a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y
minsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde
se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre una

coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que indiquemos
en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos
obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.

Pgina | 34
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una
bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que
se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda
que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente
para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV:

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:

En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.

En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la funcin:

=BUSCARV(E1,
Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada
la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,
Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me
devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la
columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer
una bsqueda exacta del nombre.

Pgina | 35
 =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el
resultado automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin BUSCARV
regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla

obtendremos un error de tipo #REF!

Pgina | 36
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un
error de tipo #VALOR!

Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no

encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

6.4.2 Bsqueda Horizonatl

La funcin BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que
ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta funcin es
similar, en cierto sentido, a la funcin BUSCARV.

Cuando utilizar la funcin BUSCARH

Debemos utilizar la funcin BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se

encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la funcin BUSCARV
realiza la bsqueda en una columna.

La funcin BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Pgina | 37
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.

Indicador_filas (obligatorio): El nmero de fila que contiene el valor que regresar la

funcin.

Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la funcin BUSCARH no encuentra el valor que est siendo buscado regresar el valor
de error #N/A.

Ejemplo de la funcin BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la informacin de los artculos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los ltimos meses. Como ttulo de columnas estn los nombres de los
vendedores y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello
puedo utilizar la funcin BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es Paco porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo

argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A)
porque no me interesa dicha informacin.

El tercer argumento es el nmero de fila que deseo que la funcin BUSCARH regrese
como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes
de febrero es la fila nmero 3.

Pgina | 38
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una
coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta frmula es el siguiente:

Si quisiera busca la informacin del mismo mes para Luis, entonces la funcin cambiar
de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril,
entonces la funcin sera la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la funcin BUSCARH nos permite hacer una bsqueda en una fila
(bsqueda horizontal) y encontrar fcilmente el valor requerido.

6.5 Funciones para manejo de bases de datos.

Pgina | 39
 Funcin Descripcin
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la base de datos
BDCONTARA Cuenta el nmero de celdas no vacas de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un nico registro que cumple los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar en funcin de la poblacin total de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDSUMA Agrega los nmeros de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la poblacin total de entradas seleccionadas de la base de datos

6.6 Tablas dinmicas.

Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.

6.6.1 Opciones avanzadas de tablas dinmicas.

Creacin de un informe de tablas dinmicas

Selecciona la opcin Datos | Informes de tablas y grficos dinmicos en tu Libro Excel.

Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del informe.

6.6.2 Realizando ejercicios complejos

El primer paso es elegir desde dnde obtenemos los datos. Hay varias opciones:

Pgina | 40
Lista o base de datos de Microsoft Excel.

A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinmica o
de grfico dinmico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo
(nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente.

Origen de datos externo.

Crea el informe o grfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de

datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de
65536 registros, que es el mximo permitido por Excel en una nica hoja. Con esta opcin
podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase, etc.

Varios rangos de consolidacin.

Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos (grupos
de datos) de una hoja de clculo de Microsoft Excel.

Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.

Puedes crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe
de tabla dinmica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria cuando
quieres trabajar sobre datos ya procesados antes en otro informe.

Tipos de informes a crear

Pgina | 41
Tienes a tu disposicin dos tipos de informes a crear: un informe o un grfico dinmico.
Estas opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso
(Observa la figura anterior).

Creacin de un informe a partir de una lista o base de datos Excel

Lo primero que te pide el asistente es el rango de datos del cual queremos obtener el
informe de tablas dinmicas.

Por defecto selecciona el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento.

Puedes cambiarla con el botn , o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren
los datos con el botn Examinar.

Diseo del informe

Finalmente, debes indicar dnde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una hoja
de clculo nueva, aunque se le puede indicar en que hoja lo quieres.

En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Disear el informe y establecer

opciones generales del mismo.

Si pulsas sobre la opcin Diseo, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se
te abre la ventana de diseo, que es la que ves a continuacin:

Pgina | 42
A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que
se calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que quieres
clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el asistente,
directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja
directamente con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente.

En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas.
Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de
los registros que hay para cada tipo.

El resultado de este diseo sera el siguiente informe:

Pgina | 43
Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del
informe de tabla dinmica, en la que puedes establecer mltiples opciones diferentes en
funcin de los resultados que quieras obtener.

Barra de herramientas Tabla dinmica

Cuando se trabaja con la tabla dinmica, se activa automticamente la barra de

herramientas Tabla dinmica, a no ser que la hayas desactivado explcitamente [1]. Esta

Pgina | 44
barra de herramientas est compuesta por un men desde el que se pueden acceder a
opciones avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma
rpida a las opciones ms comunes

Moviendo o aadiendo campos

El sistema es muy flexible: Para cambiar un campo de posicin slo tienes que arrastrar
su nombre desde un lado al otro para que automticamente se reestructure la tabla con la
nueva informacin. En el ejemplo, si el campo sexo est en cabecera, pero quieres que

est en el lado, slo pulsa el ratn sobre el campo y arrstralo hasta la nueva
posicin. Al moverlo el icono ir cambiando para mostrar si lo estamos colocando en la
pgina, en la cabecera, en el lado, en el rea de datos, o fuera de la tabla.

Si quieres aadir un campo nuevo lo tienes que hacer desde la lista de campos, que
aparece al colocarte sobre cualquier celda del informe de tabla dinmica. Si no aparece la
lista de campos que ves en la imagen de la derecha es porque no est seleccionada la
opcin en la barra de botones Tabla dinmica. El botn para activar o desactivar esta
ventana es el ltimo de la derecha.

Hay dos formas de aadir campos al informe, una es arrastrndolo sobre el informe y
otras es seleccionando en la caja combinada de la parte inferior el rea donde quieres
aadir el campo y a continuacin pulsar en el botn Agregar a.

Si aades un campo en el rea de pgina aparece una celda con el nombre del campo y a
continuacin una caja combinada con todos los valores posibles para el campo mas uno
ms con el total. Esto sirve para que seleccionando cada uno de los valores del campo
puedas filtrar el informe por l.

Tambin puedes aadir mltiples campos en cada una de las reas. Si aades varios
campos en alguna de las dimensiones de clasificacin [2] se mostrar un campo a
continuacin del otro, lo que te permite cambiar el orden entre uno y otro arrastrndolos.
Por ejemplo, se puede filtrar por el sexo y a continuacin por el estado civil o viceversa.

Pgina | 45
Tambin puedes aadir campos al rea de datos. E incluso puedes aadir varias veces el
mismo campo, para obtener distintos clculos (promedio, mximo, mnimo, suma, conteo,
etc.)

Mostrar los elementos individuales

En cualquier momento puedes consultar los elementos individuales que corresponden con
cada una de las celdas del informe de tabla dinmica. Para ello, slo tienes que hacer
doble click sobre cualquiera de las casillas y se crear una nueva hoja dentro del
cuaderno activo con los elementos que correspondan.

Cambiar literales de los valores de cada campo

A veces, los campos que usas para la clasificacin no tienen contenidos suficientemente
claros y conviene cambiarlos por otros mas sencillos de entender.

Para ello, slo selecciona la casilla donde se encuentra el literal que quieres cambiar y
modifcalo como haras con cualquier celda en una hoja Excel: Se actualizarn todas las
casillas donde estuviese este texto anteriormente, incluso en los totales.

En la ilustracin siguiente puedes ver un ejemplo en el que se sustituyen los literales del
campo sexo para que muestre Hombres y Mujeres en vez de 1 y 6. En esta ilustracin
tambin puedes ver como se muestran dos variables en la cabecera y por supuesto como
se han cambiado los literales del sexo en los totales.

Pgina | 46
Filtrar los valores a mostrar

En ocasiones el informe es muy grande y resulta difcil ver la informacin de forma rpida.

En estos casos, lo ms sencillo es filtrar la informacin que realmente te interesa ver.

Para ello, pulsa en la flecha hacia abajo que hay junto al nombre del campo. Entonces
se despliega una ventana con los valores para que elijas los que quieres que aparezcan.

De esta forma, puedes conseguir un resultado como el siguiente:

Pgina | 47
Otra forma de ocultar cualquier bloque de informacin es seleccionar la celda que qiueres
y con el botn derecho del ratn escoger la opcin ocultar.

Configuracin de campo

Si tienes marcado un campo en la ventana de seleccin de campos o directamente en el

informe de tabla dinmica, puedes configurar este campo pulsando el botn de la barra de
tareas o tecleando el botn derecho sobre el nombre de campo y seleccionando la opcin
Configuracin de campo.

Configuracin de un campo de clasificacin

Los campos de clasificacin son los que tu eliges para organizar los resultados. Esta
ventana te permite cambiar el nombre con el que se representa el campo, como puedes
ver en el ejemplo.

Pgina | 48
Adems se puede cambiar la forma de calcular los subtotales cuando tenemos varios
valores para el campo elegido. Lo vers mas claro en el ejemplo:

El resultado de lo que acabas de ver ser una tabla como esta:

Si pulsas en el botn Avanzado, aparece otra ventana, con mas opciones de

configuracin.

Pgina | 49
Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes
dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio).

Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)

Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao

inmanejable.

La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.

Pgina | 50
Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes
dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio).

Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)

Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao

inmanejable.

La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.

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Como puedes ver, ahora es mucho mas manejable. Observa que el campo ANONA lo
muestra en negrita para que notes que est filtrado.

Pgina | 52
Configuracin de una variable de datos

Cuando trabajas con una variable de datos, adems de cambiar el nombre del campo,
puedes establecer como quieres calcular los valores. No olvides que, si la variable con la
que ests operando no numrica, slo se puede contar las repeticiones del valor (cuenta)
que tienes en los datos.

An as, si pulsas sobre el botn de opciones aparecen nuevas posibilidades.

S en el ejemplo eliges mostrar los datos en forma de porcentaje del total, nos ensea el
porcentaje que supone la cuenta de estos registros con respecto al total de todos ellos. El
resultado sera as:

Pgina | 53
En el momento que aades un campo numrico al informe, ya podrs utilizar otras
operaciones diferentes como la suma, el mximo, el mnimo, etc.

Las opciones avanzadas que veas antes con el conteo de registros, se vuelven mucho
ms tiles. Por ejemplo, si incluyes el campo ao pero en formato numrico, tienes
opciones mucho mas potentes, como el clculo de la diferencia entre este elemento con
los de la anterior seccin.

Esto sirve, para analizar cmo vara el promedio del ao de nacimiento, en funcin de la
seccin en que nos encontramos. Observa el resultado.

Como puedes ver en la tabla, la primera de las secciones aparece sin datos, mientras que
las otras dos muestran que la segunda es mucho mayor que la primera, y que la tercera, a
su vez, es un poco mayor que la segunda.

Mostrar y ocultar detalle

Pgina | 54
En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son
significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.

Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar
detalle que encontrars en la barra de herramientas de Tabla dinmica.

Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.

Por ejemplo, indcale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los
hombres, pero s el de las mujeres.

Generar un nuevo campo agrupando valores

A veces hay campos con muchos estados, y realmente slo te interesa analizar las
agrupaciones de los mismos.

Por ejemplo, si sustituyes la variable seccin por la variable edad, el resultado es una
tabla con muchas filas.

Si seleccionas todos los elementos con edad inferior a quince aos y con el botn de la
derecha escoges agrupar como puedes ver en la figura de la derecha, obtienes un nuevo
campo (figura de abajo), que tiene un elemento de valor Grupo1, que agrupa a todos las
edades menores de quince aos.

Luego puedes quitar el campo EDAD1 y quedarte slo con el nuevo campo que has
obtenido.

Con esta opcin, te evitas tener que crear variables desde el principio.

Pgina | 55
Frmulas en tablas dinmicas

Para insertar una frmula o un elemento calculado debes seleccionar la opcin

correspondiente en la barra de herramientas.

Pgina | 56
Campos calculados

Los campos calculados se crean como resultado de una frmula entre campos que ya
existen en tu seleccin.

Por ejemplo, puedes definir el campo meses como resultado de multiplicar el campo ao
por 12. Aqu no aporta mucha informacin, pero si trataras con cantidades monetarias
podras cambiar de euros a dlares o viceversa, podras calcular la cuenta de resultados
en funcin de las prdidas y ganancias, etc.

6.6.3 Elementos calculados

Igual que puedes crear campos calculados, puedes generar elementos calculados, que te
permitan mostrar clculos entre distintos grupos de una variable de clasificacin.

Por ejemplo, en la tabla anterior, puedes crear un nuevo elemento calculado para el
estado civil que sea la diferencia entre solteros y casados.

Pgina | 57
Estas opciones son tambin mas tiles con variables de carcter econmico, porque
puedes calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma,
pero fijar que en un determinado mes se calcula de otra forma.

6.6.4 Ejecutar tablas dinmicas con Query desde otros libros.

Tenemos una hoja en un cuaderno de Excel con los siguientes datos

En otra hoja tenemos estos datos

Pgina | 58
Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de ambas hojas en una sola hoja, como
esta:

No podemos hacerlo con DatosConsolidar o con Tablas Dinmicas. Una posibilidad es

agregar el campo Cliente en la segunda hoja usando la funcin BUSCARV basndonos
en el nmero de factura.

Este mtodo se vuelve muy ineficiente cuando tenemos que manejar una gran cantidad
de datos. No slo que BUSCARV puede ser muy lenta cuando hacemos una bsqueda
exacta sino que tambin tendramos que estar actualizando las frmulas cada vez que
agregamos datos.

En esta nota mostraremos un mtodo mucho ms eficiente usando un programa adjunto

de Excel, y poco conocido, el MS Query, sobre el cual ya hemos escrito en el pasado.

Pgina | 59
Supongamos que las hojas que hemos mostrada ms arriba se encuentran en el
cuaderno Datos.xls.

Empezamos por abrir un cuaderno en blanco y en este cuaderno abrimos el men Datos-
Obtener Datos externos-Nueva consulta de base de datos

En el dilogo que se abre elegimos la opcin Excel Files

Ubicamos la carpeta donde guardamos el archivo (en nuestro caso Datos.xls) y elegimos
el archivo.

Pgina | 60
 En el dilogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro cuaderno

Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos que
la opcin Tablas del sistema est seleccionada. Para hacer esto apretamos el botn
Opciones

Pgina | 61
Nuestro objetivo es agregar los campos Fecha y Cliente a la hoja Ventas. Apretamos el
signo + de Facturas para ver los campos, y elegimos Fecha y Cliente.

Ahora sealamos la tabla Ventas y pasamos todos los campos apretando la flecha
correspondiente.

Pgina | 62
MsQuery nos pide que creemos un vnculo entre ambas tablas (unin). Haremos esto ms
adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos

Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las tablas
de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos todos los datos
de ambas tablas. Como podrn comprobar, en esta tabla hay 90 registros. Esto se debe a
que no hemos creado ningn vnculo especfico entre las dos tablas y por lo tanto se
crean registros redundantes.

Existen distintos tipo de vnculos entre tablas. Quienes tengan conocimientos de SQL,
podrn resolver el caso fcilmente. Para quien no conozca SQL, MS Query ofrece un
asistente, que es lo que emplearemos en este ejemplo.

En el men de MS Query elegimos Tablas-Uniones.

En la ventana de dilogo del asistente nos aseguramos que en Izquierda y Derecha figure
el campo Factura, en una ventanilla el campo de la tabla Facturas y en la otra l de
Ventas. Elegimos la opcin 3 de las opciones de unin (Left Outer Join, en SQL).

Apretamos Agregar y luego Cerrar. A continuacin apretamos el botn de Ejecutar

consulta ahora.

El resultado es la tabla que estamos buscando. Ntese la forma grfica en la que MS

Query indica el tipo de unin que hemos creado entre las tablas.

Pgina | 63
Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un dilogo donde podemos elegir
desde que celda importar los datos. Existen varias opciones que son visibles al apretar los
botones Propiedades y Modificar consulta, y que invito a que investiguen por vuestra
cuenta.

Al apretar Aceptar Excel importa los datos a la hoja.

Como ven, Excel tambin pone la barra de comandos Datos Externos. Esta barra nos
permite renovar los datos, con el icono "!" y tambin editar la consulta. Una de las grandes
ventajas de este mtodo es que Excel guarda un vnculo con las tablas de datos lo que
nos permite actualizar con comodidad y eficiencia la hoja de Excel cada vez que
cambiemos o agreguemos datos en las tablas de origen.

Pgina | 64
Mdulo 4. Automatizacin de Procesos

7 Macros
7.1 Qu son las macros?
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de
manera que podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que
una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y
que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

7.2 Grabador de macros.

La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es
conveniente planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen
acciones innecesarias mientras se realiza la grabacin. Para utilizar la grabadora de
macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Grabar macro.

Pgina | 65
En el cuadro de texto Nombre de la macro debers colocar el nombre que identificar de
manera nica a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un
mtodo abreviado de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de
teclas especificadas.

La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se

almacenar la macro.

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.

Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento sin
importar el libro de Excel que se est utilizando.

Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente
debes pulsar el botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de
ejecutar las acciones planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para
completar la macro.

7.3 Formas de ejecutar una macro.

Para iniciar la grabacin debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha
Programador lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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Observa cmo he colocado un nombre a la macro y adems he especificado el mtodo
abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botn Aceptar
se iniciar la grabacin..

Para crear una macro introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y
posteriormente aplique un formato especial al texto

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabacin y la macro habr quedado
guardada. Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel
y seleccionar el comando Macros.

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Al pulsar el comando Macros se mostrar la lista de todas las macros existentes y de las
cuales podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se
realizarn todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado
esperado. Por supuesto que si utilizas el mtodo abreviado de teclado de la macro
entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.

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7.4 Introduccin Visual Basic.
Visual Basic es una combinacin de un entorno de programacin integrado denominado
Editor de Visual Basic y del lenguaje de programacin Visual Basic, permitiendo disear y
desarrollar con facilidad programas en Visual Basic. El trmino para aplicaciones hace
referencia al hecho de que el lenguaje de programacin y las herramientas de desarrollo
estn integrados con las aplicaciones de Microsoft office (en este caso Microsoft Excel),
de forma que se puedan desarrollar nuevas funcionalidades y soluciones a medida, con el
uso de estas aplicaciones.

7.4.1 Macro funciones.

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en ingls, es un programa independiente a
Excel pero fuertemente relacionado a l porque es el programa que nos permite escribir
cdigo VBA que estar asociado a las macros.

Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a travs del
botn Visual Basic de la ficha Programador.

El segundo mtodo para abrir este programa es, en mi opinin, el ms sencillo y rpido y
que es a travs del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias
ventanas y barras de herramientas.

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En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto
VBA creado para el libro actual y adems muestra las hojas pertenecientes a ese libro de
Excel. Si por alguna razn no puedes visualizar este mdulo puedes habilitarlo en la
opcin de men Ver y seleccionando la opcin Explorador de proyectos.

El Explorador de proyectos tambin nos ayuda a crear o abrir mdulos de cdigo que se
sern de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de cdigo VBA que vayamos
escribiendo.

Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que
est en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir cdigo
VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Adems,
desde el cdigo VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el
comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro cdigo. Si no puedes
observar esta ventana puedes mostrarla tambin desde el men Ver.

El rea ms grande en blanco es donde escribiremos el cdigo VBA. Es en esa ventana

en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.

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7.4.2 Estructuras de control.

Las estructuras de control se utilizan para controlar el flujo del programa en una rutina o
funcin. Mediante ellas podemos controlar, mediante una condicin, que se ejecute una
determinada lnea o bloque de lneas de cdigo o que no se ejecuten.

7.4.3 IF
Esta estructura permite mediante una condicin, que se ejecute o no se ejecute
determinada tarea o lnea de cdigo.

Por ejemplo supongamos que tenemos en un formulario un control Label con la propiedad
Caption con el valor 50.

If Label1.Caption = "50" Then

msgbox "mi label tiene un valor de 50"
else
msgbox "mi label NO tiene un valor de 50"
end if

Esto traducido al espaol significara lo siguiente:

Si (If) la propiedad caption del label1 que tengo en el formulario es igual (=) a "50"
entonces (Then) que muestre un determinado mensaje, si no (Else) que muestre el otro
mensaje.

En conclusin lo que hace esta estructura es evaluar una condicin, si se cumple, que se
ejecute determinada tarea. si no se cumple, se ejecutar las lneas de cdigo que estn
bajo la clusula Else. Luego tenemos que cerrar la estructura con la palabra end if.

Tenemos que aclarar que no es obligatorio usar If y else juntos en la misma clusula. Por
ejemplo podramos utilizar solo una estructura If sin else. Por ejemplo:

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 Private Sub Command1_Click()
'Si la propiedad caption del Label1 es "Hola" entonces se termina el programa
If Label1.Caption = "Hola" Then
End
End If
'Si no, se prosigue con esta lnea
MsgBox "No se ejecut el bloque If Anterior porque el Caption del control Label1 no era
Hola"
End Sub

Coloca un Label1 y un Command1. En la propiedad caption del Label1 escribe "Hola". Al

ejecutar el programa y presionar el Command1, se termina el programa con la sentencia
End de Visual Basic (End sirve para finalizar completamente la ejecucin de nuestro
programa). En cambio si ahora le cambia el caption al Label1 y volvs a ejecutar el
proyecto, pods ver que la instruccin End no se ejecuta, si no que la pasa por alto y
sigue con las restantes lneas, en este caso ejecuta la funcin MsgBox con el mensaje.

7.4.4 CASE

La estructura Select Case se suele utilizar para evitar el uso de muchas clusulas If y de
esta manera no tener que anidarlas. La clasula Select evala una condicin y las
clusulas case contienen valores, si el valor que contiene la clusula case es igual a la
condicin que se evalu, ejecutar las instrucciones en dicha clusula.

Dim Nombre As String

Nombre = Text1

Select Case Nombre

Case "Jorge"

MsgBox "Se ejecut la clusula case: " & Nombre

Case "Pedro"

MsgBox "Se ejecut la clusula case: " & Nombre

Case "Carolina"

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 MsgBox "Se ejecut la clusula case: " & Nombre

End Select

Esta estructura es muy prctica. En el ejemplo anterior, la clusula Select case contiene
como condicin el valor de la variable llamada Nombre. Esa Variable toma el valor que
tenga un control Text1, entonces buscar en todas las clusulas case, y si encuentra una
igual a la condicin, ejecutar solo las instrucciones de la clusula case que tenga el
mismo valor, por ejemplo si ingresara el nombre "Martn" no se ejecutar ninguna clusula
Case. En cambio si ingreso "Jorge" se ejecutar solo las instrucciones que estn en la
seccin Case "Jorge" y asi...

En el caso anterior solo hemos colocado un valor para cada Case. Si quisieramos colocar
mas valores podramos hacerlo de esta forma:

Private Sub Form_Load()

Dim x As Integer

x = 10 'Le ponemos un valor a x

Select Case x

Case 5, 10
MsgBox "Se ejecut el case que tiene el 5 y el 10"
'Se ejecuta esta seccin

Case 15, 20
'Esto no se ejecuta
Case 25, 30
'Esto tampoco
End Select

End Sub

es decir que podemos listar los valores en los Case separados por comas. En el caso
anterior se ejecutar el case 5, 10 ya que la variable x vale 10.

7.4.5 Creacin de un formulario simple.

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Los formularios en VBA no son ms que un cuadro de dilogo de Excel donde podremos
colocar controles que nos ayudarn a solicitar informacin del usuario. Podremos colocar
cajas de texto, etiquetas, cuadros combinados, botones de comando, etc.

Crear un formulario en Excel

Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde debemos
seleccionar la opcin de men Insertar y posteriormente la opcin UserForm.

Inmediatamente se mostrar un formulario en blanco y de igual manera podrs observar el

Cuadro de herramientas:

Si no ves el Cuadro de herramientas puedes seleccionar el men Ver y la opcin Cuadro

de herramientas.

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Agregar controles al formulario

Para agregar un control al formulario debes seleccionarlo del Cuadro de herramientas y

dibujarlo sobre el formulario. En mi formulario he agregado etiquetas y cuadros de texto
as como un par de botones de comando:

El texto de las etiquetas se modifica en la propiedad llamada Caption. Para realizar este
cambio solamente selecciona el control y se mostrar la ventana de Propiedades donde
podrs hacer la modificacin. De igual manera el texto desplegado en los botones de
comando se modifica en su propiedad Caption.

Cdigo para el botn Cancelar

El botn cancelar cerrar el formulario sin guardar la informacin capturada en ningn

lugar. El cdigo que debemos utilizar es el siguiente:

Private Sub CommandButton2_Click()

Unload Me
End Sub

Para agregar este cdigo puedes hacer doble clic sobre el control. La sentencia Unload
Me cerrar el formulario.

Cdigo para el botn Aceptar

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A diferencia del botn Cancelar, el botn Aceptar colocar los datos de las cajas de texto
en las celdas A1, B1 y C1. El cdigo utilizado es el siguiente:

Private Sub CommandButton1_Click()

Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Hoja1").Range("B1").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Hoja1").Range("C1").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub

Al pulsar el botn Aceptar se transferirn los valores de los controles TextBox hacia las
celdas de la Hoja1.

Botn para abrir formulario

Para facilitar la apertura del formulario puedes colocar un botn ActiveX en la hoja con el
siguiente cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click()

UserForm1.Show
End Sub

Probar el formulario

Damos clic en el botn de formulario, nos abrir una ventana donde ingresaremos los
datos que deseamos capturar, damos clic en aceptar y aparecern ya en nuestra base de
datos.

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