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_ Psimo
_ Malo
_ Regular
_ Bueno
_ Excelente
_ Muy insatisfecho
_ Insatisfecho
_ Satisfecho
_ Muy Satisfecho
Escala de medicin
1 = Psimo
2 = Muy mal.
3 = Mal
4 = Regular
5 = Bien
6 = Muy Bien
7 = Excelente
Tal vez por estos comentarios, los resultados no han sido alentadores,
puesto que muchos de los formatos de medicin del servicio que utilizamos
actualmente en nuestro pas son para que los llene individualmente el
cliente, tales son los casos de hoteles, restaurantes, lineas areas,
aseguradoras, etc.
3. Debido a que otra persona lo orienta, puede preguntar sus dudas y hasta
cuestionar el enfoque de las preguntas, asegurando que las contestar
adecuadamente.
4. Debido a que la empresa interesada en mi opinin, dedica a una persona
para escuchar mi evaluacin, desaparece mi conjetura de que no ser
tomada en cuenta. De no ser as, no invertiran recursos.
3. Debido a que otra persona lo orienta, puede preguntar sus dudas y hasta
cuestionar el enfoque de las preguntas, asegurando que las contestar
adecuadamente.
Actitud
Claro que le sugiero hacer una pregunta abierta sobre su opinin del
servicio o su experiencia, para conocer la ponderacin que le dio a cada
suceso.
Manejo de quejas.
Instalacin.
Mantenimiento.
Reparacin.
Expectativas comparativas
Situacin de la competencia: En el mercado actualmente se
manifiesta una rivalidad entre lasorganizaciones para ganar clientes, por
tanto, toda actividad que desarrolle una entidad debe considerar la manera
de realizarla sus "enemigos" y el servicio postventa no es una excepcin.
Las caractersticas de las actividades posteriores a la venta que desarrolla
una empresa no pueden ser peores que las del servicio que oferta su
competidor.
Para que la instalacin pueda realizarla el propio usuario esta debe ser
sencilla y con pocas operaciones que deben estar claramente orientadas e
ilustradas paso a paso en instrucciones que deben acompaar al producto o
ser facilitadas por el vendedor.
Costes de los fallos, que representan los costes que le generan a los
clientes los fallos que se producen en los productos; es decir, costes en
molestias o en dinero, como pueden ser gastosadicionales, prdidas por
falta de productividad, etctera.
Costes de reparacin
Bajos
Altos
Altos
Muy altos
Servicios a los clientes: Estos son los servicios que se prestan al cliente para
que puedan hacer uso ms efectivo de los productos aumentando as la
percepcin del valor de estos. En este grupo se destacan, como
fundamentales, los procesos de adiestramiento para el uso y el manejo de
quejas.
En realidad las quejas reales son mucho menores que las potenciales y la
empresa debe lograr que cada vez ms las quejas potenciales se conviertan
en reales. Para esto es necesario tener en cuenta factores que inhiben la
manifestacin de las quejas entre los que se pueden mencionar:
PLANEAR:
Cuantitativas.
Son aquellas que pueden ser medidas por una cantidad. Para el caso de los
servicios postventa pueden ser algunas caractersticas cuantitativas el
tiempo de respuesta en el caso de las reparaciones y en el manejo de
quejas, el grado de cumplimiento de un contrato en los mantenimientos, el
tiempo de ejecucin de las instalaciones, el nmero de visitas o llamadas
para solicitar un servicio entre otros.
Cualitativas.
o Estadsticamente.
o Cuantificadamente.
o Objetivos de Calidad.
o Procedimiento de trabajo.
o Control de no conformidades.
o Control de proveedores.
o Plan de mantenimiento.
IMPLEMENTAR:
CONTROLAR:
Identificar desviaciones.
MEJORAR:
Tormenta de ideas .
a. No criticar.
La tentacin
Este es el smil del primero de los diez mandamientos de Dios "Amar a Dios
sobre todas las cosas", en este caso es el cliente a quien debemos tener
presente antes que nada.
A pesar de que muchas veces los clientes solicitan cosas casi imposibles,
con un poco de esfuerzo y ganas de atenderlo muy bien, se puede
conseguir lo que l desea.
Las personas que tienen contacto directo con los clientes tienen una gran
responsabilidad, pueden hacer que un cliente regrese o que jams quiera
volver, ellos hacen la diferencia. Puede que todo "detrs de bambalinas"
funcione a las mil maravillas pero si un dependiente falla, probablemente la
imagen que el cliente se lleve de todo el negocio ser deficiente.
Los empleados propios son "el primer cliente" de una empresa, si no se les
satisface a ellos, cmo pretender satisfacer a los clientes externos, por ello
las polticas de recursos humanos deben ir de la mano de las estrategias de
marketing.
Los equipos de trabajo no slo deben funcionar para detectar fallas o para
plantear soluciones y estrategias, cuando as se requiera, todas las
personas de la organizacin deben estar dispuestas a trabajar en pro de la
satisfaccin del cliente, trtese de una queja, de una peticin o de cualquier
otro asunto.
Amn
El pecado
McClelland establece una relacin directa entre el xito alcanzado por los
pases industrializados y el predominio de la motivacin de logro en sus
gerentes.
Estas personas:
Como refiere Oswalgo Garca (citado por Hirschfeldt, 2003:4) que dentro de
las motivaciones del hombre adulto, hay una que est especialmente ligada
el trabajo productivo y esa explica en buena parte la tendencia del hombre
a utilizar el trabajo como medio para el crecimiento personal y social.
II. Plantea que cuando las necesidades superiores se frustran, las inferiores
volvern, an cuando ya estn satisfechas; o sea que para Alderfer, las
personas se mueven hacia arriba y hacia abajo en la jerarqua de
necesidades en funcin del momento y de las circunstancias.
RTA: Para poder ofrecer una buena atencin al cliente por telfono, lo primero es
contar con los medios bsicos para ello, y son: un telfono para llamar de forma gratuita
(o muy econmica, nada de utilizar un nmero de tarifacin adicional), una persona que
se dedique a esta labor (o ms si es necesario) y una atencin rpida.
Por muy buena que pueda ser la atencin, si el cliente tiene que esperar ms de 15
minutos a que le atienda alguien su enfado ser mayor con la compaa, por eso hay
que poner todos los medios posibles para lograr una rpida y buena atencin.
Y ahora viene la clave, cmo ofrecer una buena atencin al cliente por medio del
telfono?
La sonrisa telefnica es clave, es cierto que una persona no puede ver si sonres o
no pero lo nota por medio del telfono, a travs de l se detectan muchas cosas que
no se podran detectar por email, ni si quiera en persona, esto puede ser una ventaja
ms que un inconveniente porque se debe aprovechar los medios disponibles.
La entonacin de la voz es clave, hay que hablar con simpata, cordialidad, con la
sonrisa telefnica. Una entonacin ni muy baja, que haga que no se escuche, ni muy
alta, que parezca que se grita.
El saludo inicial ha de ser clave, indicar el nombre y la empresa con la que se habla
y una bienvenida que llame la atencin, no es necesario un saludo largo.
Una actitud resolutiva es clave, por eso se ha de mostrar al cliente inters y
capacidad para resolver el problema, consultar toda la informacin que sea necesaria
e indicarle todo lo que puede ser de su inters. Hay que mostrarle que su opinin
cuneta.
La dedicacin ha de ser exclusiva, por eso se debe contar con una persona slo
para esas funciones que tenga un trato de absoluta dedicacin, que se haya
profesionalizado en la tarea y sepa cmo hacerla a la perfeccin.
Controlar las palabras ha de ser clave, sobre todo evitar palabras negativas (crean
mala impresin y se deben cambiar por otras ms positivas) e indicar cada cosa de la
mejor manera para no dar lugar a mala imagen o malas interpretaciones.
Una vez que se recibe informacin del cliente se ha de anotar para saber qu
hacer con ella y buscar soluciones a lo que se espera.
Hay que aprender a tratar con clientes descontentos, porque siempre habr alguno
que llame porque se encuentra insatisfecho por algo, intentando llevarlo todo de la
mejor manera, sin caer en provocaciones e intentando darle soluciones reales (y sin
mentiras).
La despedida final ha de ser cordial, personal y mostrando hasta el ltimo
momento la buena atencin que se ofrece.
2. Claridad del mensaje. Tanto en un mensaje grabado como en una conversacin, record
que no te ven. Por esta razn todo mensaje debeser preciso: eligiendo las palabras,
midiendo la intensidad de la voz, hablando ms lento de lo habitual, pronunciando
correctamente... es decir, siendo claro!
5. Escucha activa. Dej de lado cualquier otra tarea que ests realizando. La idea es descubrir
qu es lo que desea o necesita el que llama.Involucrate activamente en la conversacin.
Cuanto ms sepas y comprendas de las motivaciones e intereses de tu interlocutor, mejor
ser tu respuesta.
6. Notas rpidas. Ten a tu alcance alguna herramienta que te permita anotar todo lo que
consideres relevante (nombres, telfonos, mensajes). Puede ser alguna aplicacin de la
computadora, o simplemente papel y lpiz. Te ayudar a resolver la atencin y tambin a
mantener un registro de llamadas.
8. La "musiquita" Utiliz correctamente las funciones del telfono o central. Si el cliente decide
esperar, la llamada debe colocarse en modo espera. En caso de acompaar la espera con
msica, evit las bulliciosas o con letra: son molestas y no se entienden.
9. Siempre una respuesta. Pocas cosas son tan frustrantes para un cliente que llama que no
encontrar respuestas. Los "llame en otro momento", "intntelo ms tarde" o "no lo puedo
ayudar" pueden ahuyentar en forma permanente a cualquiera. Si lo que desea el cliente no lo
pods resolver en forma personal, busc quien pueda. Si el resultado est a tu alcance pero
no se puede concretar durante la llamada, comprometete y establec un plazo para
resolverlo ("El Sr. XX lo llamar durante la tarde", "Dentro de las prximas 72 hs recibir por
mail la cotizacin", "Puede pasar a buscar su producto a partir de maana"). Si existen
problemas o razones frecuentes de contacto telefnico con clientes puede resultarte el
establecer protocolos o guiones pensados de antemano para guiar a quienes realizan los
llamados.
10."Gracias por su llamada". Termin la comunicacin con amabilidad, dejando una imagen
positiva de la empresa. Que el cliente siempre cuelgue primero; tens que lograr que corte
con la conviccin de que intentaste todo lo posible para resolver su consulta o problema.
E: Y qu les dijo?
C: Nos dijo que el precio de la carta era el de temporada baja y que ahora era temporada
alta, y por eso las cobraban ms caras.
E: Esa no es una buena razn para explicar la subida. Los restaurantes estn obligados
por la ley a respetar los precios que aparecen impresos en la carta. Pidieron ustedes el
libro de reclamaciones?
C: S, pero el camarero, de forma muy maleducada, nos dijo que estaba muy ocupado,
que el restaurante estaba lleno de gente y que no tena tiempo para darnos la carta. Mi
amigo dijo que l no pagara la cuenta si no le dejaban quejarse, pero el camarero dijo
que si no pagbamos las cuenta no nos dejara ir. Yo no quera tener una pelea en mitad
del restaurante, delante de tanta gente, y le dije a mi amigo que pagara y que luego
vendramos aqu a poner una denuncia.
E: Hizo usted muy bien en evitar una escena. Bien, para presentar una denuncia,
necesito que rellene usted este impreso con todos sus datos.
E: Hace falta su nmero de pasaporte. Tambin necesito una copia de la factura del
restaurante. La tiene?
E: Por casualidad no tendra usted tambin una copia de la carta del restaurante para
comparar con la factura?
C: Pues s. Cuando nos bamos a marchar le dije a mi amigo que cogiera una copia de la
carta para poder presentar la denuncia.
E: Esa ha sido una excelente idea. Si es usted tan amable de firmar al final del impreso,
pasar su denuncia. Tambin necesitar su direccin en Espaa y su direccin en su pas
de origen para poder informar a travs de su embajada sobre el desarrollo de su caso. Le
deseo buena suerte y un feliz regreso a su pas.
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