DOCUMENTOS FINANCIEROS

Se entiende por documento financiero aquel en donde se recoge la

instrumentacin de la deuda: son los cheques, pagars, letras, recibos, etc. Los
documentos financieros (financial documents) son las letras de cambio, cheques,
pagars o cualquier otro instrumento anlogo utilizado para obtener el pago

Hay documentos que siempre se deben guardar, por ejemplo, los certificados de
nacimiento o las actas de defuncin, los papeles de adopcin, los registros
acadmicos o militares y las actas de matrimonio.

COMPONENTES DE DOCUMENTOS FINANCIEROS

Pero cuando sus archivos estn que explotan de comprobantes y facturas,

hacer limpieza de los papeles que no necesita facilita la tarea de mantener en
orden aquellos que son importantes.

Declaraciones de impuestos. El Servicio de Rentas Internas seala que debe

conservar sus declaraciones de impuestos durante al menos tres aos. Si usted
omite declarar un 25% o ms de sus ingresos, el IRS puede auditarlo durante un
plazo mximo de seis aos. El IRS indica tambin que usted debe cerciorarse de
los distintos requisitos de su compaa de seguro o de sus acreedores.

Por cmico que parezca, el IRS recomienda conservar registros por tiempo
indeterminado si usted presenta declaraciones fraudulentas.

Inversiones. Conserve las declaraciones del impuesto a las ganancias de

capital y los formularios 1099 que recibe por la renta generada por sus inversiones
durante al menos tres aos, junto con las declaraciones de impuestos.
Tambin necesita conservar los estados de sus cuentas de corretaje gravables
para demostrar si tuvo ganancias o prdidas de capital. Si esos estados no
reflejan el costo de origen, es decir, el valor original de una inversin, conserve las
confirmaciones de sus transacciones a efectos de poder determinar ese costo con
el paso del tiempo. Puede desechar el prospecto y los informes anuales
inmediatamente despus de leerlos.

Cuentas de jubilacin individuales. Si efectu una contribucin no deducible a

una cuenta de jubilacin individual, conserve los registros durante el perodo en el
que la cuenta est abierta para demostrar que ya pag impuestos sobre esos
fondos. En el caso de las cuentas IRA y Roth IRA deducibles, es conveniente
llevar seguimiento de sus contribuciones totales.

Estados de cuenta del plan 401(k). Conserve los estados anuales y los
estados trimestrales correspondientes al ao en curso.

Recibos de sueldo. Una vez que concilie el saldo de sus cuentas bancarias, no
es necesario que conserve los recibos de sueldo. Si tiene previsto solicitar un
prstamo en el corto plazo, es posible que necesite los recibos de los ltimos tres
a seis meses.

Estados de cuentas bancarias. Conserve los estados de sus cuentas

bancarias de los ltimos tres meses si tiene previsto solicitar un prstamo. De lo
contrario, puede desecharlos una vez que los haya conciliado.

Tarjetas de crdito. Conserve los comprobantes de sus compras con tarjeta de

crdito hasta recibir los estados de cuenta y verificar que los cargos imputados
son correctos. Conserve los estados de los tres ltimos meses.

Cheques. Deschelos despus de conciliar el saldo de su cuenta, a no ser que

los necesite para sus declaraciones de impuestos (por ejemplo, gastos deducibles
relacionados con la empresa o contribuciones a entidades benficas).

Prstamos. Conserve el estado de cuenta que refleje el saldo actual y guarde el

comprobante del ltimo pago durante siete aos.
 Plizas de seguro y comprobantes de pago de las primas. Conserve estos
documentos hasta el vencimiento de las plizas.

Registros mdicos. Los estados de cuenta del seguro mdico, las facturas de
profesionales de la salud y los comprobantes de medicamentos con receta y
gastos hospitalarios deben conservarse durante cinco aos desde la fecha en la
que recibi el servicio en cuestin.

Registros relacionados con bienes inmuebles. Conserve los documentos

relativos a la compra, la venta y las mejoras introducidas en el inmueble. Las
mejoras incrementan el costo de origen, lo cual posiblemente puede reducir la
carga impositiva al momento de vender la propiedad.