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Tratamiento contable
Riesgo e
incertidumbre en la
gestin de proyectos
Juan Izquierdo Jimnez
Director Tcnico de SchlumbergerSema informticos
FICHA RESUMEN
El objetivo de la gestin y anlisis de riesgos en los proyectos informticos consiste
en adelantarse a aquellos imprevistos que puedan desviar al proyecto de sus
Autor:
Juan Izquierdo Jimnez metas, para ello es necesario disponer de una herramienta informtica que
Ttulo:
Riesgo e incertidumbre en la gestin de permita cuantificar el riesgo de cada uno de los factores de riesgo que amenazan
proyectos informticos
Fuente:
la implantacin del proyecto informtico con todas sus especificaciones.
Partida Doble, nm. 150, pginas 86 a 95,
diciembre 2003
Localizacin: PD 03.12.07
Riesgo: (del it. Rsico o rischio y este del r. Cls, rizq, lo que depara la
Resumen: providencia). m. Contingencia o proximidad de un dao
El objeto de este artculo trata de hacer una
reflexin sobre la necesidad de la gestin de los
riesgos en los proyectos informticos y cmo 1.- LA GESTIN DE RIESGOS la velocidad de evolucin de los nue-
llevarla a cabo. Despus de introducir los vos sistemas, o bien por la variedad de
conceptos bsicos sobre la gestin de riesgos, 1.1.- Introduccin entornos diferentes que no podan ser
se describe una metodologa para la gestin de dominados por los tcnicos. Sean cua-
H
riesgos comentando las etapas que componen ace una dcada se hablaba les fueren las razones, se pudso de
la misma: planificacin, identificacin, anlisis,
de la crisis del software al ve- manifiesto que haba que buscar medi-
seguimiento y control de riesgos.
Finalmente se introduce un mtodo reducido
rificar que una gran parte de das de gestin que nos permitieran
basado en el PRIAM (Project Risk Identification los grandes proyectos infor- abordar los proyectos informticos con
& Assessment Matrix), mtodo interno en mticos no llegaban a poner- ms seguridad de xito.
SchlumbergerSema para el anlisis y gestin de se nunca en produccin. Las razones
Riesgos en los proyectos informticos, que eran varias. Unas veces eran razones Dos fueron bsicamente las res-
puede servir de base para que cada uno de los
del negocio, ya que la estrategia de las puestas:
lectores pueda desarrollar el suyo propio.
Descriptores ICALI:
empresas variaba a gran ritmo, produ-
Riesgos informticos. Gestin de riesgos. ciendo la obsolescencia de sus requisi- la gestin de los procesos que inter-
Informtica tos iniciales comparados con las nece- venan en el diseo, desarrollo y
sidades al final del proyecto. Otras ve- gestin de los proyectos informti-
ces eran dificultades tcnicas, bien por cos, y
D
ta gestin del riesgo, empecemos a apli- tecnolgico de desarrollo lo antes
car esta teora a los riesgos con efectos posible.
efinimos positivos.
L
vidad que debe estar integrada en el
cacin total al proyecto, buscare- proceso general que cada empresa
mos un jefe de proyecto experi-
mentado del equipo de Asegura-
tiene definido para sus sistemas de in- a gestin de
formacin, y es una parte imprescindi-
miento de la Calidad que siga de
cerca el proyecto, revisando la
ble de la gestin de proyectos, que
puede ser realizada por el jefe de pro-
riesgos en los
gestin, planificacin y control de yecto o por un gestor independiente
proyecto que est realizando el de riesgos. proyectos
jefe de proyecto titular, de forma
que nos de seguridad en la ges-
tin del proyecto y adems vaya-
Vamos a introducir una metodolo- informticos es
ga de Gestin de Riesgos simplificada
mos formando al jefe de proyecto
inexperto.
y basada en la que utilizamos en Sch-
lumbergerSema, y posteriormente expli-
una parte
Salvaguarda 3: Si el equipo de caremos la herramienta que utilizamos
proyecto no tiene experiencia en internamente, que tiene como gran ven- imprescindible de
el entorno tecnolgico y la forma- taja la visualizacin de los resultados de
cin adecuada no es posible por un anlisis y gestin de riesgos en pro- la gestin de
problemas de plazos de entrega, yectos informticos y su seguimiento en
nos aseguramos que un experto
en el entorno tecnolgico del pro-
una representacin polar, tambin lla-
mada representacin Kiviat.
proyectos
yecto efecte un seguimiento de
las tareas que realiza cada
miembro del equipo de proyecto, 2. METODOLOGA DE
de manera que corrija los defec- GESTIN DE RIESGOS
tos de interpretacin y codifica-
cin lo antes posible, asegurando Un esquema clsico del proceso de
la calidad del trabajo y la forma- gestin del riesgo puede ser el que se
cin prctica de los miembros del recoge en la figura 1
equipo.
FIGURA 1
Este sencillo ejemplo, aunque trivial,
nos permite ver que se han buscado
opciones antes de que el proyecto em- Planificacin
piece que permiten minimizar el riesgo de riesgos
en el caso de que esas causas poten-
ciales ocurran. Adems, hemos desa-
rrollado planes de contingencias o de
salvaguardas para minimizar el impacto Identificacin
en el caso de que una causa, por ejem- de riesgos
plo que slo haya disponible un jefe de
proyecto sin la experiencia necesaria
para este proyecto, se materialice.
Anlisis
Esto que hemos desarrollado de de riesgos
forma tan sencilla debe realizarse, so-
bre todo en proyectos complejos o cr-
ticos para nuestras empresas, con un
mtodo cientfico, ya que la improvisa-
Seguimieno y Contol
cin es enemiga de una buena gestin
de riesgos
de proyectos. La gestin de riesgos en
los proyectos informticos es una acti-
L
En los siguientes epgrafes analiza- Breakdown Structure) como una activi-
remos cada una de estas etapas. dad ms del propio proyecto. Al menos
a primera la planificacin debe especificar como
2.1. Etapa 1: Planificacin de mnimo cundo se harn las actividades
la Gestin del Riesgo
etapa, de anlisis de riesgos:
E
Sin embargo, para el mbito que esta- La mayor complejidad reside en el
mos dando a esta reflexin, nos queda- diseo de esta definicin de riesgos en
mos con la primera divisin. los proyectos informticos de la empre- xisten
sa, aunque a veces hay que hacer una
En esta etapa de identificacin de
riesgo, la experiencia en la empresa y
definicin por proyecto informtico tipo,
o incluso por tecnologa. Lo aconsejable
herramientas en
en el entorno de sus proyectos permite es buscar una nica definicin estructu-
empezar el anlisis del riesgo con unas rada de riesgos y condiciones, de forma el mercado que
familias de riesgos, tambin llamados que sea vlida para todo proyecto infor-
Factores de riesgos, y con una serie de mtico pero que pueda personalizarse permiten efectuar
condiciones, eventos o atributos que en cada proyecto. Esto es posible intro-
nos permitirn efectuar una valoracin duciendo los pesos de cada condicin un anlisis y
posterior. Para cada factor de riesgo de riesgo en el propio proyecto. De he-
analizamos qu condiciones de gestin
y tcnicas pueden ayudarnos a identifi-
cho, existen diferentes herramientas en
el mercado que permiten efectuar un
gestin del riesgo
car riesgos. anlisis y gestin del riesgo en proyec-
tos informticos sin ninguna especifici- en proyectos
En informtica, a todos se nos ocu- dad previa.
rren unos factores tpicos de riesgo, co- informticos sin
mo pueden ser: Un ejemplo de lo que estamos bus-
cando, sin desarrollarlo completamente, ninguna
podra ser el que se recoge en la figura
5. Subcontratacin a terceros
Usuarios Estn claramente definidos?
6. Entregas
Son estables?
mbito del proyecto
7. Organizacin del proyecto Dependen de otros requisitos legales?
Requerimientos El sistema debe funcionar 24x24, 7x7?
8. Planificacin y estimacin del
proyecto El sistema es crtico para la empresa y
porlo tanto debe tener recuperacin ante
9. Gestin del proyecto Mtodos y herramientas desastres?
Riesgo Global
10. Mtodos y herramientas en el
proyecto
Entornos de desarrollo,
11. Entornos de desarrollo, de Estn disponibles los perfiles adecuados?
Pruebas y operacin
pruebas y de explotacin Es un equipo con experiencia similar?
12. Equipo humano, formacin y Personal tcnico y Tienen el conocimiento funcional necesario?
experiencia Experiencia
Es un equipo nuevo o ya ha trabajado
en otros proyectos?
13. Aceptaciones parciales y acep-
tacin final Aceptaciones Est motivado el equipo?
E
2.3. Etapa 3: Anlisis del riesgo de cada factor en funcin de los
riesgo riesgos parciales dados por las condi-
n general, ciones, eventos o atributos, la valora-
Si en la etapa anterior hemos identi- cin de la probabilidad de ocurrencia y
ficados los riesgos potenciales que pue- la valoracin de la importancia de su
podemos decir den afectar al proyecto, esta etapa tiene impacto.
como objeto efectuar un anlisis del
U
t en el nivel aceptable para la empre- riesgo segn 16 factores de riesgo, cada
sa, por lo que una base de datos que uno de ellos con unas condiciones que
acumule la experiencia de deteccin de tienen un peso inicial pero que pueden n anlisis
riesgos, planes desarrollados, efectivi- variar segn la tipologa del proyecto.
dad e impacto es vital.
Lgicamente nuestros factores de
del riesgo debe
2.4. Etapa 4: Seguimiento y riesgo, as como los eventos o condicio-
Control de riesgos nes, los pesos y las frmulas de pondera- llegar a valorar
cin y clculo son propios, pero vamos a
En la etapa de planificacin hemos simplificar esta herramienta y a explicarla la importancia
hablado de que el anlisis y la gestin de de forma que pueda servir de ayuda en
riesgos se deben planificar desde el inicio
del proyecto. Y esa planificacin debe re-
el desarrollo de una herramienta similar
por cualquiera de los lectores.
del riesgo,
visarse a lo largo del proyecto de modo
que nos aseguremos que en cualquier Por ejemplo, tomemos uno de los tanto desde el
momento en el que la probabilidad de factores de riesgo como la Gestin del
materializacin del riesgo pueda cambiar mbito del proyecto, es decir, saber si punto de vista
por cualquier causa, el riesgo sean re- los requerimientos estn bien definidos,
evaluado y vuelva a aplicarse el ciclo
completo de anlisis de riesgo. Es a jui-
son estables, entendibles, ...
cualitativo como
cio del jefe de proyecto, o del gestor de En un cuaderno Excel desarrolla-
riesgos, el que la evaluacin del riesgo mos este factor de riesgo como lo que cuantitativo
sea total o slo afecte al factor de riesgo describimos en el cuadro 1
donde han cambiado una o varias condi-
ciones, aunque es evidente que en pro-
yectos complejos o crticos la re-evalua-
cin debe ser completa. al menos suna CUADRO 1
vez durante el proyecto
FACTOR DE RIESGO: MBITO DEL PROYECTO
Otro de los objetivos de esta fase de
seguimiento y control es documentar el
Weighting Risk Notes Weighting Weighted
anlisis de riesgo en ese proyecto y ex-
Factor Risk
tenderlo a los dems proyectos-tipo.
4.1 Is the requirement not formally signed off? h 1 1 1
Hemos partido de una estimacin que
4.2 Is the requirement undocumented? h 0,3 1 0,3
es revisada y al final del proyecto debe-
4.3 Is the requirement incomplete? h 0,45 1 0,45
mos documentar la realidad de forma
4.4 Is the requirement ambiguous (or does it contain
que enriquezca la base de datos de co- the need for judgement on the part of Sema Group
nocimientos del anlisis de riesgo. Ade- or the customer either explicitly or implicitly)? h 0 1 0
ms debemos verificar si los pesos que 4.5 Has the requirement changed without the agreed
hemos dado a cada factor, a cada con- change procedure being followed? h 1 1 1
dicin en cada factor y al peso de cada 4.6 Is a high level of change expected? h 0,2 1 0,2
respuesta, son los correctos o debemos 4.7 Do the external interfaces to the system still need
to be agreed (e.g. screen and report designs)? h 0,33 1 0,33
refinarlos de manera que en la prxima
4.8 Are the deliverables likely to change? m 0,5 0,66 0,33
evaluacin tengamos una anlisis cuan- 4.9 Is there no defined procedure, or precedent, for
titativo ms exacto. contractual change? n 0 0 0
La herramienta de SchlumbergerSema, Peso sobre la afectacin de la condicin segn el proyecto Correspondencia numrica entre
Matriz de Evaluacin e Identificacin de (h=high, m=medium, l=low, n= no aplica h=1, m=0,66, l=0,33, n=0
Riesgos de proyectos, permite calcular el
L
Como podemos observar, es el fac- que el riesgo es moderado, aunque con
tor 4 del riesgo global, y tiene 9 Condi- dos grandes elementos a estudiar: los
a Matriz de ciones, que tienen un peso segn la ex- requerimientos no formalmente especifi-
periencia en nuestros proyectos que cados (4.1) y los cambios no documen-
afecta a la importancia de esa condicin tados de los requerimientos (4.5). Por lo
Evaluacin en el proyecto. tanto, debemos realizar unos planes
que aminoren los efectos negativos de