DIRETRIZES, METODOLOGIA PARA A IMPLANTAO DO PROGRAMA

5 S NO PODER PBLICO

RESUMO

Para a sobrevivncia no atual mundo, que busca sustentabilidade atravs da

responsabilidade social, torna-se fundamental ao setor pblico promover estratgias de polticas

pblicas que incorporem tais conceitos. O Poder Pblico possui importante influncia econmica

de mercado como tambm comportamental, no que tange suas aquisies de insumos atravs de

licitaes, que cada vez mais devem ser norteadas pelos princpios ecolgicos e responsveis.

Desta forma, implementar novas estratgias administrativas que permitam a melhoria

contnua tornou-se indispensvel em todos os segmentos desta sociedade que vive na Era da

Informao. Essas mudanas de padres culturais, exigidas pelos programas de qualidade geram

resistncia por parte de alguns setores das organizaes, este fato, pode ser observado com

clareza, nos setores diretamente envolvidos com a sociedade como um todo.

No caso da administrao pblica, um dos motivos que dificultam a implantao de

programas de qualidade o baixo interesse, resistncia em mudanas nos processos dirios e

quebras de paradigmas, dificultando por consequncia a compreenso dos benefcios advindos ao

assumir novas posturas no ambiente de trabalho e como esta mudana, pode influenciar no bom

desenvolvimento de todas as atividades dentro da repartio de trabalho. Alm de organizar,

limpar, melhorar a sade dos envolvidos, racionalizar de forma benfica utilizao dos meios

disponveis e na auto-disciplina individual, o Programa 5S pode contribuir sobremaneira para o

entendimento destes conceitos e alm disso, esclarecer vantagens para os colaboradores em

questo. Com estes objetivos, busca-se a implantao deste Programa no mbito pblico, cujas

expectativas de resultados sero aqui descritos e discutidos.

1. INTRODUO

Este artigo apresenta um modelo de implantao do Programa 5S na esfera da

Administrao Pblica. Inicialmente sero abordados os princpios dos 5Ss, os benefcios e as

dificuldades da implantao, bem como a importncia da participao de todos os envolvidos

neste processo. Na seqncia, ser apresentada a metodologia para a aplicao deste programa, as

avaliaes das equipes, o monitoramento das atividades, a configurao dos relatrios e as

palestras motivacionais ministradas durante a implantao. Sero demonstrados resultados

referentes a trs meses de aplicao do programa, abordando as questes quanto ao tipo de mo

de obra da organizao, fase inicial de implantao, construtiva, comunicao e relacionamento

dentro do ambiente de trabalho, participao dos colaboradores no programa e mudanas

ocorridas no ambiente de trabalho e no comportamento.

O programa 5S consolidou-se no Japo a partir da dcada de 50. Seu nome provm

das iniciais das palavras: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU E SHITSUKE., as quais

podem ser traduzidas como:

SEIRI Senso de Organizao / Arrumao;

SEITON Senso de Utilizao / Ordenao;

SEISO Senso de Limpeza;

SEIKETSU Senso de Sade / Segurana;

SHITSUKE Senso de Autodisciplina.

 Os 5Ss so interpretados como sensos, primeiramente para manter o nome original

do programa, e ainda para refletir melhor a idia de profunda mudana comportamental

(OSADA, 1992).

O programa mencionado objetiva, a educao, treinamento, e busca a qualidade

atravs de constante aperfeioamento dos detalhes que compem a rotina do dia a dia de trabalho.

Os efeitos dos 5Ss so to abrangentes que se tornam uma prtica fundamental para a obteno e

consolidao do processo educacional de quaisquer atividades. Os conceitos fundamentais do

programa devem ser entendidos, incorporados e praticados por todos os nveis hierrquicos, dos

colaboradores presidncia da casa, visando entre outras metas, evitar desperdcios, melhorar a

imagem do Homem Pblico e da Instituio, alm de garantir um ambiente de trabalho cada

vez mais saudvel (TOLDO,2008).

TOLDO, MARIEZA (2008) sugere que a alta administrao deve demonstrar

comprometimento com a melhoria, antes de solicitar-lhes qualquer tipo de colaborao. Alm do

comprometimento, a alta administrao deve realizar um evento oficial de lanamento do

programa, com a presena das autoridades municipais e convidados, para que todos entendam a

importncia e a seriedade com que o assunto tratado. Implantar o Programa 5S por toda a

organizao uma deciso que cabe somente alta administrao.

No incio da implantao a alta administrao deve os explicar aos envolvidos seus

objetivos e os benefcios da mudana, o suporte da gerncia ao Programa 5S no presente pode

proporcionar muita economia em termos de qualidade, preveno de acidentes e produtividade no

futuro, alm de melhorias no aspecto motivacional dos colaboradores de rgos pblicos.

COSTA & ROSA (1999), salientam tambm o papel essencial da alta administrao e

acrescentam que o programa destina-se a educao contnua, dessa forma, os colaboradores da

empresa podero incorporar novos hbitos e atitudes em seu ambiente de trabalho.

 Uma das dificuldades que as Administraes Pblicas encontram para a implantao

efetiva dos Sistemas de Gesto da Qualidade nas suas reparties a resistncia nos nveis

hierrquicos subordinados. A adeso dos colaboradores s transformaes necessrias ponto

fundamental para que os objetivos do programa sejam alcanados. As deficincias educacionais

da populao no Brasil agravam esse fator.

Segundo Osada (1992), pelo desenvolvimento de cinco conceitos bsicos,

denominado 5Ss, torna-se possvel criao de um ambiente propcio a mudanas de

comportamento e de atitudes das pessoas.

A implantao deste programa nas construtoras tem se mostrado um importante

instrumento a ser explorado no incio dos processos de mudanas, e na introduo de novos

conceitos de gesto, pois possibilita uma ligao eficaz entre a engenharia e os trabalhadores,

ajudando a transmitir de forma simples os conceitos de Qualidade e os procedimentos para a

implantao de Programas de Qualidade mais abrangentes (COSTA & ROSA, 1999).

O Programa 5S na administrao pblica traz benefcios concretos, pois os resultados

so facilmente e rapidamente observados. Alm disso, os conceitos aplicados so simples, o

programa participativo, ou seja, promove o envolvimento de todas as equipes produtivas da

obra. O programa se prope a melhorar a organizao, a limpeza das dependncias, ao mesmo

tempo, provoca a mudana de comportamento dos profissionais com relao cultura do

desperdcio (COSTA & ROSA, 1999).

Dentre os benefcios alcanados com o programa pode-se destacar:

Minimizao da quantidade de materiais utilizados nos afazeres do trabalho;

Maior disponibilidade de espao fsico;

Reduo do desperdcio;
 Economia de tempo;

Reaproveitamento de materiais;

Incentivo do trabalho em equipe;

Melhoria da qualidade do ambiente de trabalho;

Melhoria da organizao e da limpeza ;

Melhoria da imagem poltica;

Certificaes ambientais e Prmios de Qualidade.

2. METODOLOGIA PARA A IMPLANTAO DO PROGRAMA

COSTA & ROSA (1999) prope diretrizes para a elaborao de um plano para a

implantao do programa:

Ter em mente os objetivos gerais e especficos a atingir;

Adquirir conhecimento sobre o assunto por meio de seminrios, cursos, materiais

didticos diversos, visitas a empresas modelos;

Relacionar todas as idias possveis sobre o tema, incluindo as sugestes das

pessoas que sero afetadas pelo mesmo;

Analisar criticamente as idias e eliminar aquelas que no so adequadas s

circunstncias;

Aps definir as aes que devem constar do plano (O Qu), responder s questes

complementares (Quem, Como, Onde, Porque, Quando) e sintetiz-las em planilhas de

avaliaes;
 Definir a forma de avaliao dos resultados, a periodicidade de avaliao e estar certo

de que o sistema de gerenciamento garanta as aes corretivas necessrias;

Esclarecer todos os aspectos complementares em um relatrio;

Prever os custos operacionais;

Estar sempre atento s possveis resistncias execuo do plano, tais como, Os

5Ss no so uma forma de eliminar o desperdcio, eles so um desperdcio de tempo;

Certamente temos coisas mais importantes a fazer com o nosso tempo; Por que estamos

perdendo tempo com os 5Ss?; Aqui vamos ns novamente com todo este alvoroo que

certamente no vai dar em nada;

Explorar todos os fatores que possam favorecer o sucesso do plano.

O primeiro passo, para a implantao do programa corresponde explicao aos

colaboradores dos benefcios que o programa pode trazer para o ambiente de trabalho.

Incio da ao

A descoberta e a surpresa alteram a percepo

Mudana no local de trabalho e nas instalaes

Mudana nas pessoas

Assim iremos:

Dotar os funcionrios da conscincia crtica e responsvel com relao

organizao, arrumao,limpeza, sade; segurana,

Aumentar a auto- estima dos colaboradores,

 Promover a conscientizao e a motivao para a qualidade e produtividade dos

servios;

Promover a participao e o comprometimento de todas as pessoas envolvidas no

processo nas atividades de mudana;

Melhorar a qualidade de vida dos funcionrios em seu ambiente de trabalho;

Melhorar a comunicao e o relacionamento nos setores administrativos;

Propiciar aos operrios, treinamento e desenvolvimento dos conceitos do

programa, com o objetivo de que estes sejam estendidos para o dia-a-dia dos colaboradores fora

de seu ambiente de trabalho;

Prevenir acidentes;

Diminuir tempos improdutivos e aumentar os tempos produtivos;

Incentivar a criatividade e a sugestes de solues prticas entre os colaboradores,

iniciando-os nos conceitos de Responsabilidade Social.

3. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

Inicialmente ser realizado um exame minucioso da situao em se encontravam, isto

porque muitos dos problemas que ocorrem durante a implantao de um Programa de Qualidade

residem em uma avaliao preliminar pobre, ou seja, no demonstrando a real posio em que se

encontram as reparties pblicas.

Para implantao do programa promoveram-se as seguintes atividades:

_ Avaliaes das equipes por meio de cheklist abordando os princpios dos 5Ss;

_ Monitoramento das atividades das equipes;

_ Apresentao dos resultados do programa;

 _ Palestras motivacionais que enfatizam aes corretivas.

3.1 Avaliao das equipes

O objetivo das verificaes avaliar de forma sistemtica cada equipe, assim como

os estgios alcanados em relao a cada S implantado.

3.1.1 Metodologia

Inicialmente os trabalhadores sero divididos em equipes de acordo com os servios

executadode facilitar a avaliao individual dos operrios. Os Cheklists, especficos para cada

S, sero elaborados com base nos princpios dos 5Ss, NR-18 e sugestes do Presidente, bem

extensivo a todos os vereadores Municipais.

A ttulo de exemplo podem-se verificar alguns dos itens abordados nos cheklists:

ORGANIZAO / ARRUMAO

_ Arquivos e equipamentos de escritrio devero estar perfeitamente acondicionados,

organizados e identificados.

UTILIZAO / ORDENAO

_ No dever haver materiais e equipamentos desnecessrios no local de trabalho.

LIMPEZA

_ Aps a concluso dos servios, o pavimento dever ficar perfeitamente limpo e em

condies de uso dos demais;

AUTODISCIPLINA

_ Os colaboradores devero participar das atividades previstas no programa 5S;

 RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAO

Avaliao do comprometimento dos colaboradores para com o programa. Cabe

ressaltar que ser atribudo peso dois aos itens de auto disciplina, o qual ser o foco de nossa

pesquisa acadmica, com o objetivo de transformar maus hbitos e criar bons costumes, atravs

da transparncia do Poder Legislativo, respeito para com o cidado novaodessense, pois, o pilar

principal dos conceitos dos 5Ss a disciplina.

As visitas de nosso grupo de pesquisadores acadmicos sero realizadas

semanalmente, em horrios diferentes, dessa forma evitando-se que os funcionrios

promovessem a organizao e a limpeza apenas durante o processo de avaliao.

Avaliaes das equipes.

4 Discusses e resultados

Aps trs meses de implantao do Programa 5S, verificar-se- o resultado para a

concluso de nossa pesquisa/projeto de Responsabilidade Social.

Ateno aos ndices de comprometimento com os princpios do programa, aferindo se

ocorreu melhora nos servios prestados e realizados, dedicao na execuo das

Segundo Osada (1992), a atitude dos superiores essencial, se eles no levarem a

srio s atividades dos 5Ss, todo o programa ser prejudicado.

4.1 Monitoramento

Para o monitoramento das atividades importante manter os registros, no s das

decises tomadas, mas tambm dos problemas detectados nos servios realizados. Geralmente,
os colaboradores melhoram com relao organizao, ordenao, limpeza e segurana,

acostumam-se ao novo e se esquecem da situao anterior. importante manter a histria de

crescimento profissional, para que os trabalhadores se sintam responsveis pelas mudanas

ocorridas na Administrao.(OSADA,1992).

4.1.2 Metodologia

Os monitoramentos das atividades sero realizados durante as avaliaes das equipes,

promovendo aes corretivas aos colaboradores que no estavam cumprindo os princpios do

programa estabelecidos nos cheklists. Durante as visitas sero realizadas fotos e gravaes do

certo e do errado uma vez que estas so excelente forma de manter os registros. Essas fotografias

e vdeos funcionaro como pontos de referncia para as pessoas envolvidas no programa e

tambm sero usadas para divulgar o progresso nas reunies dos 5Ss.

Ser realizado um trabalho individual com cada funcionrio no s para corrigir os

erros dos 5Ss, como tambm para solucionar os problemas dos operrios no dia a dia de

trabalho.

Com a inteno de melhorar comunicao dentro das sees, sero implantados caixa

de sugestes e um mural informativo. Estas duas ferramentas sero um meio utilizado para

quebrar as barreiras existentes entre a presidncia e os colaboradores, uma vez a Cmara

Municipal divulgar seus objetivos e os colaboradores demonstraro suas insatisfaes,

necessidades e sugestes.

4.1.3 Discusso e resultados

O trabalho corretivo junto aos colaboradores proporcionar uma melhoria acentuada

nas avaliaes das equipes, os colaboradores passaro a assimilar melhor o princpio do programa

sentindo-se orgulhosos por terem contribudo no processo, por terem mudado de hbitos e

construdo um novo ambiente com melhores condies de trabalho.

 A caixa de sugestes e o mural informativo buscaro uma melhoria na comunicao

da administrao com os colaboradores, conforme abordado anteriormente. Vrias melhorias

podero ser implantadas com idias dos prprios colaboradores, demonstrando a capacidade e a

criatividade destes em desenvolver ferramentas capazes de facilitar os procedimentos de

execuo dos servios.

4.1.4 Apresentao dos resultados.

A apresentao dos resultados das avaliaes do local ser necessria para manter as

pessoas conscientes do que est acontecendo e para apontar os problemas antes que eles se

transformem em complicaes maiores.

4.1.5 Metodologia

Os resultados das avaliaes sero apresentados de forma sucinta, clara e objetiva.

Uma primeira forma de apresentao dos resultados ser a utilizao de um quadro de avaliao,

afixado nas dependncias da Cmara Municipal, onde sero colocados os resultados atravs de

grficos informativos.

Uma segunda forma de apresentao dos resultados ser a elaborao de um

Relatrio de Avaliao, que era entregue ao responsvel e ao Presidente, onde sero apresentados

todos erros, acertos, sugestes para melhorar o ambiente de trabalho. Este relatrio baseia-se no

atendimento (sim ou no) em cada item dos cheklists que sero criados para mensurar os itens

atendidos destas listas. Este procedimento ser necessrio para diagnstico de fontes especficas

de gerao de problemas, seja de ordem administrativa ou de ordem individual.

4.1.6 Discusso e resultados

Os relatrios apresentados Cmara Municipal sero utilizados como uma

ferramenta de controle para o andamento do programa, uma vez que este pode identificar as

causas e os efeitos do no cumprimento dos princpios dos 5Ss. As observaes levantadas

durante as visitas sero apresentadas nos relatrios, identificando os locais e os responsveis pelo

no comprometimento do programa. Estas identificaes possibilitaro esclarecer as participantes

os pontos de aes corretivas, alm de garantir uma Organizao mais organizada, limpa e

segura.

Os colaboradores recebero da Cmara Municipal uma premiao simblica pelo

cumprimento das atividades do programa. Esse incentivo motivar e despertar o esprito de

equipe entre os colaboradores para colocar o Programa 5S em prtica o tempo todo, no pelo

valor da premiao, mas sim pelo significado do ttulo recebido no final desta etapa.

5 Palestras motivacionais.

Para que as palestras motivacionais alcancem os seus melhores resultados, cada

pessoa presente dever estar consciente da maneira como seu comportamento afeta os seus

companheiros e o andamento dos trabalhos, sendo que uma boa reunio cria nos presentes um

comprometimento em relao aos resultados a serem obtidos, ou seja:

-Motivao para a continuidade das atividades:

-Sade e higiene.

-Esclarecer a importncia do bem estar fsico do ser humano.

-Produtividade.

-Preservao e conscientizao das aes responsveis sociais.

Para todos os conceitos transmitidos estrutura dos encontros ser formulada em

fases de sensibilizao, estimulao, mobilizao e fechamento, as quais esto apresentadas de

forma mais detalhada a seguir:

A fase de sensibilizao buscar levar o colaborador a participar do processo de

aprendizagem, ou seja, motiv-lo a aprender.

 A fase de estimulao procurar ativar os conhecimentos da experincia de vida e de

trabalho de cada pessoa.

A fase mobilizao buscar valorizar a participao dos colaboradores, conduzindo o

conhecimento que o aluno/graduando tem sobre o tema discutido.

A fase de fechamento representava a sntese do tema abordado por meio de exerccios

e cartazes.

5.1 Discusso e resultados

As palestras valorizaro a participao do colaborador, buscar o seu envolvimento

para que possam expressar suas opinies e seus saberes de prudncia, criando com isso um

ambiente propcio para o aprendizado coletivo. Ao fazer parte do sistema, os colaboradores

sentir-se-o valorizados pela Administrao Pblica, demonstraro um forte desejo de

participao, e respondero de forma positiva e produtiva.

A formao de equipes heterogneas em termos de trocas de conhecimentos e

experincias ser de suma importncia tanto para ns acadmicos como para todos os envolvidos

neste programa de Gesto de Qualidade a ser implantado de forma pioneira neste rgo,

certamente ser extremamente enriquecedor para o desenvolvimento profissional, na medida em

que o colaborador compreender melhor o processo de seu prprio trabalho e as relaes com as

outras atividades. O compartilhamento dessas experincias por meio do dilogo nos encontros

semanais, durante estes quatro meses propostos, possibilitar a transferncia de conhecimentos

entre os participantes de maneira singular, nos quais cada pessoa poder tornar-se hbil em

avaliar e identificar suas limitaes, falhas e qualidades no ambiente de trabalho. Por meio destes

procedimentos simples, os ambos passaro a assumir uma viso crtica dos problemas e

procuraram mudar suas atitudes.

 5. CONSIDERAES FINAIS

Por intermdio do trabalho de implantao do programa em reparties pblicas,

poder verificar-se uma mudana cultural e social, a qual demonstrar uma crescente valorizao

ao aprendizado e ao desenvolvimento humano. Tal mudana aponta para uma postura

organizacional de maior respeito s necessidades humanas, assim como proporciona o

desenvolvimento de competncias e habilidades tcnicas dos seus colaboradores, que se tornaro

mais criativos. Esta mudana cultural demonstra a tentativa da Administrao Pblica Municipal

de se adaptar a um mundo cada vez mais exigente, moderno, responsvel, buscando incentivar

condutas e prticas de respeitos s pessoas e ao meio ambiente, na busca incessante do

crescimento humano de forma responsvel e sustentvel, atravs de prticas eficazes e eficientes,

do seu capital humano e ambiental.

O programa alm de garantir na organizao um ambiente de trabalho melhor, tanto

na comunicao quanto no relacionamento entre os colaboradores, garante assim uma introduo

dos conceitos de qualidade; maior produtividade, reduo do desperdcio, conseqentemente dos

de seus custos.

Para o andamento do programa fundamental que as pessoas estejam motivadas para

as mudanas, uma vez que elas no ocorrem de um momento para outro e, para isso, a

organizao tem que realmente deixar claro quais so os objetivos com relao ao programa.

muito importante que a comunicao entre todos seja eficiente, pois por meio das informaes

sobre o andamento do programa, atravs da abertura de espaos para que todos participem e

exponham suas idias, sem nenhum pr-conceito que poder haver mudanas verdadeiras no

processo de implantao destes conceitos. Verificar-se- o interesse dos colaboradores em

colaborar, verbalizando de forma direta os aspectos favorveis e desfavorveis da sua funo e do

ambiente de trabalho, assim como fazendo comentrios s iniciativas de melhorias introduzidas

na esfera da Administrao Pblica.

O Programa 5S contribui verdadeiramente com a qualidade de vida das pessoas na

organizao e um importante instrumento no incio dos processos de mudanas e na introduo

de novos conceitos de gesto, pois possibilita uma ligao eficaz entre a engenharia e os

trabalhadores, ajudando a transmitir de forma simples os conceitos de Qualidade.

Aguardamos o aval de todos para que tal projeto, de forma pioneira e empreendedora

seja implantado na Cmara Municipal de Nova Odessa.

6. REFERNCIA BIBLIOGRFICA

OSADA, T. Housekeeping, 5S's: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. So Paulo:

IMAM; 1992.212p.

SILVA, J. M. da. 5S O ambiente da Qualidade. 3. ed. Belo Horizonte: Fundao

Christiano Ottoni;

1996. 160 p.

TOLDO, MARIESA. Responsabilidade Social Empresarial; 2008.

www.ethos.org.br Instituto Ethos de Responsabilidade Social