GUA MEDIOAMBIENTAL

IMPLANTACIN DEL SISTEMA

DE GESTIN AMBIENTAL
1. INTRODUCCIN 07

2. QU ES UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL? 09

2.1. Caractersticas bsicas del SGA 10
2.2. Objetivos del SGA 11
2.3. Ventajas de implantar un SGA 11

3. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL 13

3.1. Requisitos generales 14
3.2. La norma ISO 14001 14
3.2.1. Qu es la norma ISO 14001? 14
3.2.2. Requisitos del sistema de gestin medioambiental segn ISO 14001 14
3.3. Evaluacin inicial 15
3.4. Poltica ambiental 15
3.5. Planificacin 16
3.6. Implementacin y operacin 17
3.6.1. Estructura y responsabilidades 17
3.6.2. Formacin, sensibilizacin y competencia profesional 17
3.6.3. Comunicacin 18
3.6.4. Documentacin del Sistema de Gestin Ambiental 18
3.6.5. Control operacional 19
3.6.6. Planes de emergencia y capacidad de respuesta 19
3.7. Verificacin 20
3.7.1. Seguimiento y medicin 20
3.7.2. No Conformidad, Accin Correctora y Accin Preventiva 20
3.7.3. Control de Registros 21
3.7.4. Auditora interna 21
3.8. Revisin por la direccin 21

4. ETAPAS DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL 27

4.1. Poltica ambiental 28
4.2. Planificacin de las acciones ambientales 29
4.3. Implantar las acciones 30
4.4. Controlar el sistema y corregir desviaciones 30
4.5. Auditora interna 31
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
Desde siempre, la especie humana ha interaccionado con el me-
dio y lo ha modificado, los problemas ambientales no son nuevos.
Sin embargo, lo que hace preocupante la situacin actual es la
aceleracin de esas modificaciones, su carcter masivo y sus con-
secuencias universales.
Los problemas ambientales no aparecen independientes unos de
otros, sino que se relacionan entre s. Por ello, podemos hablar de
una autntica crisis ambiental en vez de simples problemas am-
bientales y adems dicha crisis se manifiesta con un carcter global.
Actualmente la idea de medio ambiente se encuentra ligada nti-
mamente a la idea de desarrollo, ms concretamente a la idea de
desarrollo sostenible, que garantice una adecuada calidad de vida
para las generaciones actuales y para las generaciones futuras.
En el CONSEJO DE LA JUVENTUD DE ESPAA (CJE), de una
PGINA 9
forma ms especfica, el trabajo en materia ambiental, est integra-
do en la Comisin Especializada del rea de Educacin Integral.
Las diferentes organizaciones sociales, las Entidades y Consejos
que forman parte del CJE, estn cada vez ms interesados en
alcanzar y demostrar una slida actuacin ambiental, controlan-
do el impacto de sus actividades, materiales y servicios sobre el
medio ambiente, teniendo en cuenta su poltica y objetivos am-
bientales. Lo hacen en el contexto de un aumento general de la
preocupacin de las partes interesadas por las cuestiones am-
bientales, incluyendo el desarrollo sostenible.
Esta gua tiene como finalidad proporcionar a las organizacio-
nes juveniles los elementos para un implantar un Sistema de
Gestin Ambiental efectivo para conseguir sus objetivos am-
bientales, con los consiguientes beneficios no slo para el me-
dio sino tambin sociales e incluso econmicos.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 11

2. QU ES UN
SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL?

SE DENOMINA GESTIN AMBIENTAL

O GESTIN DEL MEDIO AMBIENTE AL
CONJUNTO DE DILIGENCIAS CONDU-
CENTES AL MANEJO DEL SISTEMA
AMBIENTAL.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
Dicho de otro modo e incluyendo el concepto de desarrollo
sostenible, es la estrategia mediante la cual se organizan
las actividades antrpicas que afectan al medio ambiente,
con el fin de lograr una adecuada calidad de vida, previ-
niendo o mitigando los problemas ambientales.
La gestin ambiental, responde al cmo hay que hacer nizacin.
para conseguir lo planteado por el desarrollo sostenible, es
decir, para conseguir un equilibrio adecuado para el desa-
rrollo econmico, crecimiento de la poblacin, uso racional
de los recursos y proteccin y conservacin del entorno. In-
cluye el conjunto de medidas y acciones encaminadas a lo-
grar la mxima racionalizacin en el proceso de la conser-
vacin, defensa, proteccin y mejora del medio ambiente,
basndose en una coordinada informacin multidisciplinar
y en la participacin ciudadana.
Un Sistema de Gestin Ambiental es la parte de la gestin
de una organizacin empleada para desarrollar e imple-
mentar su poltica ambiental (intenciones generales de la
organizacin con respecto al medio ambiente) mediante la
gestin de los aspectos ambientales, es decir, las activida-
des de la organizacin que pueden interaccionar con el me-
dio ambiente. Su implantacin es de carcter voluntario.
2.1. CARACTERSTICAS BSICAS DEL SGA
El Sistema de Gestin Ambiental provee de mtodos docu-
mentales y organizativos que permiten el cumplimiento de
los requisitos legislativos y de los objetivos ambientales y
mantener su cumplimiento a lo largo del tiempo, al tiem-
po que promueve la mejora continua tanto de los aspectos
ambientales como del propio Sistema, mediante un proceso
cclico siguiendo las fases de Planificacin, Implantacin,
Operacin y Verificacin.
El sistema debera estar capacitado para:
Establecer una poltica ambiental adecuada para la orga-
mites y puede implantar el sistema de forma total o par-
Identificar los aspectos ambientales de su actividad. De-
terminar los impactos ambientales significativos que sur-
jan de las actividades, productos y servicios.
Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplica-
bles, as como otros compromisos ambientales adquiridos
por la organizacin.
Fijar los objetivos y metas ambientales, viables, cuantifi-
cables y coherentes con la poltica ambiental.
Establecer programas de trabajo para alcanzar los objeti-
vos y metas.
Planificar el control, seguimiento y auditorias para asegu-
rar que se cumple la poltica y que el sistema sigue siendo
apropiado.
Ser capaz de adaptarse a circunstancias cambiantes.
Una buena gestin ambiental permite:
Reducir los impactos que generan las organizaciones o
entidades.
Reducir los costes de: consumo de energa, agua, materias
empleadas, etc.
Asegurar el cumplimiento de la legislacin ambiental evi-
tando a su vez sanciones.
La organizacin tiene plena libertad para marcar sus l-
cial. Dicha implantacin depender de diversos factores:
Recursos econmicos.
Del tamao de la organizacin y sus caractersticas.
Naturaleza de las actividades que se desarrollen dentro de
la entidad o consejo.
2.2. OBJETIVOS DEL SGA
El objetivo principal consiste en ayudar a que la organi-
zacin cuente con una mejor gestin de sus impactos, as
como a mejorar los resultados ambientales y a mantener
la conformidad prescrita por la reglamentacin aplicable y
otros compromisos ambientales que la organizacin esta-
blezca.
Para ello se establecern peridicamente y de manera do-
cumentada objetivos ambientales que deben ser coherentes
con la poltica ambiental. Estos objetivos deben poder cuan-
tificar el compromiso de mejora continua de los resultados
ambientales durante un perodo de tiempo definido.
El fin ltimo de un Sistema de Gestin Ambiental es el de
mejorar el comportamiento ambiental de la entidad.
PGINA 13
2.3. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SGA
Reconocimiento del compromiso respecto al medio am-
biente.
Mejora de la gestin de los recursos produciendo ahorro
en el consumo de agua, energa y otras materias primas, al
llevar sobre ellos una gestin eficiente.
Disminucin del riesgo de accidentes ambientales y por
tanto, menor afectacin al medio ambiente y ahorro de los
costes derivados.
Conocimiento y cumplimiento de la legislacin ambien-
tal, disminuyendo la posibilidad de recibir sanciones por
incumplimiento de la normativa ambiental.
Mejora de la calidad de los servicios que se puedan prestar
en las entidades y aumento de la eficacia en el desarrollo de
sus actividades gracias a la definicin y documentacin de
procedimientos e instrucciones de trabajo y la adopcin de
medidas correctoras preventivas.
El SGA lleva implcito un trabajo de comunicacin, con-
cienciacin, motivacin y educacin en temas ambientales
en las entidades.
La puesta en funcionamiento del sistema no significa una
reduccin inmediata de los impactos negativos pero su-
pone un gran paso hacia delante en la mejora ambiental
de la entidad.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 15

3. REQUISITOS DEL
SISTEMA DE GESTIN
AMBIENTAL

LO QUE SE PRETENDE CON ESTA GUA, ES LA

IMPLANTACIN DE UNA GESTIN AMBIENTAL
EN LA DINMICA DE LAS ASOCIACIONES JU-
VENILES. CON ELLO, SE PRETENDE QUE PUE-
DA SER INTEGRADA EN SU FUNCIONAMIENTO
HABITUAL PARA QUE SE LOGREN MEJORAS
AMBIENTALES CONTINUAS, Y AS MEJORAR
SU RELACIN CON EL ENTORNO.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
3.1. REQUISITOS GENERALES
Cada organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir
sus lmites, es decir, puede comenzarse por unos objetivos
poco ambiciosos y de fcil cumplimiento (reduccin del
consumo del papel, utilizacin del papel reciclado, reduc-
cin del consumo de agua), que nos proporcionarn una
primera toma de contacto y nos ayudarn a adquirir la expe-
riencia necesaria a la hora de afrontar retos ms complejos.
El grado de detalle y la complejidad del sistema y los re-
cursos destinados al mismo, dependern del tamao de la
organizacin y de la naturaleza de sus actividades.
3.2. LA NORMA ISO 14001
3.2.1. QU ES LA NORMA ISO 14001?
La ISO 14001:2004 es una norma internacionalmente reconoci-
da que especifica los requisitos para la certificacin/registro y/o
autoevaluacin de un sistema de gestin ambiental (SGA). Pue-
de aplicarse para todo tipo de empresas, independientemente
de su tamao y condiciones geogrficas, culturales y sociales.
El objetivo de la presente gua no consiste en aplicar ex-
haustivamente la Norma, ya que no se pretende, en prin-
cipio, conseguir una certificacin por parte de terceros. En
cambio, se propone adaptar el contenido de la Norma para
su aplicacin a las Entidades pertenecientes al Consejo de
la Juventud de Espaa de modo que cada una de ellas pue-
da proceder a su Autoevaluacin ambiental.
3.2.2. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN
MEDIOAMBIENTAL SEGN ISO 14001
Los requisitos generales para el establecimiento de un sis-
tema de gestin ambiental especificados en la norma ISO
14001 se describen en el captulo 4 de dicha norma. Los re-
quisitos que se especifican en dicho captulo son:
Requisitos generales. En los que se establece el compro-
miso de adoptar un SGA, documentarlo y someterlo a un
proceso de mejora continua. Se determina cmo se cumpli-
rn los requisitos de la Norma y el alcance real del SGA. o los resultados de las auditoras del SGA;
Poltica ambiental. Esta norma define poltica ambiental
como la declaracin por parte de la entidad de sus inten-
ciones y principios en relacin con su comportamiento am-
biental general, que proporciona un marco para su actua-
cin y para el establecimiento de sus objetivos y sus metas.
Planificacin. La planificacin del SGA se concreta en
el Programa de Gestin Ambiental. La elaboracin de di-
cho programa debe tener en cuenta, adems de la poltica
ambiental, otros aspectos importantes que influyen en la
actividad empresarial como son la legislacin, compromi-
sos adquiridos, la opinin de las partes interesadas o los
condicionantes tcnicos, operativos y econmicos. De esta
manera se seleccionan los aspectos ambientales ms sig-
nificativos, de los que se extraen los objetivos ambientales
que se esperan cumplir. El PGA debe ser renovado peridi-
camente, por ejemplo una vez al ao.
Implantacin y operacin. Los requisitos de la norma en Una organizacin sin un SGA debera inicialmente estable-
este sentido giran en torno a estructura y responsabilida-
des; formacin, sensibilizacin y competencia profesional;
PGINA 17
comunicacin; documentacin del sistema de gestin am- es considerar todos los aspectos ambientales de la orga-
biental; control de la documentacin; control operacional y nizacin como base para establecer el SGA, con especial
planes de emergencia y capacidad de respuesta. atencin en cuatro reas clave:
Verificacin. Incluye apartados de seguimiento y medi- Identificacin de aspectos ambientales en condiciones
cin, evaluacin del cumplimiento legal, no conformidades, normales y en caso de emergencia.
control de los registros y auditora interna
Identificacin de requisitos legales y otros compromisos
Revisin por la Direccin. Las revisiones deberan in- ambientales.
cluir:
Examen de las prcticas de gestin ambiental ya existentes.
o la revisin de los objetivos, las metas y el Evaluacin de situaciones previas de emergencia y acci-
comportamiento ambiental; dentes.
o el estudio de la continuidad de la adecuacin y
eficacia del SGA en relacin con los cambios que
3.4. POLTICA AMBIENTAL
afectan a las condiciones y a los datos, incluyendo la
necesidad de efectuar cambios a tenor de:
La poltica ambiental, es un documento pblico de intencio-
los cambios de tipo legislativo nes donde se recogen los objetivos principales y principios de
los cambios que afectan a las expectativas y las accin de la organizacin, donde se adquiere el compromiso
exigencias de las partes interesadas; de mejorar de manera continua el comportamiento ambiental.
las modificaciones en las actividades de la entidad;
la experiencia adquirida en virtud de los percances La direccin de la organizacin, de la forma ms participa-
ambientales; tiva posible, debe redactar un documento en el que exprese
comunicaciones recibidas su voluntad de ejercer sus actividades de una manera res-
otros petuosa con el entorno. La poltica ambiental constituir el
marco para establecer y revisar los objetivos ambientales
de la entidad. La poltica debe ser apropiada a la naturaleza,
3.3. REVISIN AMBIENTAL INICIAL
magnitud e impactos ambientales de las actividades desa-
rrolladas, e incluir compromisos explcitos de mejora con-
tinua y de cumplimiento con los requisitos legislativos y
cer su posicin actual en relacin al medio ambiente, por otros compromisos ambientales. Debe estar documentada,
medio de una evaluacin inicial. El propsito de la misma implantada, difundida internamente y puesta a disposicin
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
del pblico. La poltica ambiental es un documento vincu-
lante y debe estar firmado por la Direccin de la entidad.
Documentos: Poltica Ambiental.
Registros: ninguno. Se considerarn registros del SGA las
versiones de la Poltica Ambiental que sean descartadas
por actualizacin.
3.5. PLANIFICACIN
Debido a las actividades normales, productos y servicios de
cualquier organizacin, se generan acciones susceptibles de
producir impactos sobre el ambiente. Estos son los aspectos
ambientales que han de ser identificados. As se obtendrn
datos o aspectos derivados del consumo de materias pri-
mas, del consumo de energa elctrica, del agua, de resi-
duos, de emisiones atmosfricas, etc. Para asumir la eficacia
de nuestro compromiso con el Medio Ambiente, debemos
tener un buen conocimiento de aquellos elementos de nues-
tra actividad que pueda afectarle de manera significativa.
Para identificar los Aspectos ambientales de una forma
sencilla se podra confeccionar un cuestionario o lista de
chequeo, que sirva de gua durante el proceso. Esta herra-
mienta debe ser adaptada para que refleje la naturaleza de
las actividades de la entidad. Se sealarn aquellos aspec-
tos ambientales que puedan tener un impacto significativo
sobre el medio.
Cada organizacin analizar los aspectos ambientales sig-
nificativos que afecten segn su actividad, para lo cual pue-
de basarse en los aspectos de esta lista:
ENERGA:
luz, gas, gasoil, pilas, transportes
MATERIAS PRIMAS:
agua, papel y cartn, toner
RESIDUOS GENERADOS:
vidrio, plsticos, papel y cartn, materia orgnica, meta- ahorro en los jvenes al conocer y asumir las consecuencias
les, textiles, tubos fluorescentes, pilas, toner, productos
de limpieza, equipos elctricos y electrnicos obsoletos
CONTAMINACIN:
ruido, transportes, vertidos lquidos (derrames de tinta,
productos de limpieza)
Se identifican los Requisitos legislativos y otros compromi-
sos ambientales que acten sobre los aspectos ambientales.
Una vez evaluado el estado ambiental inicial, seleccionados
los aspectos ambientales significativos y tenidos en cuenta
los requisitos legislativos se propondrn los Objetivos am-
bientales: cmo mejorar la situacin actual de los aspectos
ambientalmente significativos.
Los objetivos que se propongan deben ser eficaces, coheren-
tes con la poltica marcada y realistas, alcanzables con los
medios existentes y cuantificables siempre que sea posible.
Los objetivos deben quedar vinculados a unos indicadores
que permitan su medicin y seguimiento. Los responsables
de cada objetivo o tarea ambiental especfica se delimitarn
por escrito en la definicin de esos objetivos (p.ej. dentro
del objetivo reduccin de consumo de papel en un 5% la
tarea registro de entrada de papel se puede asignar al res-
ponsable de compras). Tambin se explicitarn los medios
o recursos necesarios para lograr el objetivo.
Con este proceso de deteccin de aspectos ambientales,
requisitos legislativos y de eleccin de objetivos y proce-
dimientos para alcanzarlos, estamos implantando, casi sin
darnos cuenta, un programa de gestin ambiental y ahorro
energtico con el que promover aptitudes y actitudes de
documental la estructura organizativa de la entidad (al me-
reales de su consumo diario y desarrollar soluciones comu-
nes y sencillas para llevar a cabo el ahorro energtico de la
organizacin. Adems cumplimos con la poltica marcada.
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
en el que se detalle cmo se seleccionan los aspectos am-
bientales significativos (a partir de la poltica, de requisitos
legislativos, etc.) y cmo a partir de los aspectos se estable-
cen los objetivos, plazos y responsables. El procedimiento o
los procedimientos, como todos los documentos del SGA, se
actualizarn cuando se crea conveniente. Se requieren asi-
mismo procedimientos que especifiquen la metodologa de
recopilacin y actualizacin de requisitos legislativos aplica-
bles y otros compromisos ambientales. Y al menos un proce-
dimiento para el establecimiento de objetivos ambientales.
Registros: se elaborar peridicamente uno o ms registros
donde se detallen cules son los aspectos significativos de
la entidad, cules los objetivos ambientales a cumplir, sus
plazos y responsables. A medida que se vayan cumpliendo
los plazos se dejar registro del grado de cumplimiento y
las razones del mismo. Los registros de aspectos y objetivos
ambientales deberan renovarse, al menos, anualmente. El
grado de cumplimiento de cada objetivo debe ser revisado
peridicamente. Se realizarn registros con los requisitos
legislativos aplicables, que sern revisados semestralmente.
PGINA 19
3.6. IMPLANTACIN Y OPERACIN
3.6.1. ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES
Es importante que en el SGA queden delimitadas de forma
nos en lo referido al propio sistema) y las responsabilidades
que dentro del mismo tengan las diferentes personas.
Documentos: se elaborar al menos un organigrama de
la entidad, como mnimo con los puestos que tengan fun-
ciones en el SGA (al menos deben estar relacionados la
Direccin y uno o varios responsables del mantenimiento
del SGA). En el mismo documento o de manera anexa se
clarificarn las responsabilidades que con respecto al SGA
tengan las diferentes personas relacionadas. Estos docu-
mentos se actualizarn cuando las personas responsables
y/o sus funciones dentro del SGA cambien.
Registros: al menos una carta que certifique el alcance de
las responsabilidades del encargado del mantenimiento del
SGA, firmada por la Direccin. Asimismo, se redactar por
parte de la direccin una carta en la que se declare de ma-
nera expresa el nombramiento del responsable del SGA.
3.6.2. FORMACIN, SENSIBILIZACIN Y
COMPETENCIA PROFESIONAL
Es importante para que el SGA tenga xito que el perso-
nal cuyas tareas especficas puedan generar impactos sig-
nificativos sobre el medio, tenga una formacin adecuada
sobre como llevar a cabo las mismas. Tambin es de gran
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
importancia la sensibilizacin para que el personal tenga
la suficiente motivacin y sea consciente de su impacto en
el caso de una mala realizacin. Conviene que estn iden-
tificados los conocimientos y la capacitacin necesarios
para alcanzar los objetivos ambientales, tanto la formacin
bsica general como la formacin especfica en el caso de
personas con responsabilidades adicionales (p.ej manejo
de fluorescentes, cartuchos de toner)
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
que describa la formacin que deben recibir las diferentes
personas segn la responsabilidad que ocupen dentro del
SGA. Se recuerda que todo el personal debe recibir una
formacin mnima. En el procedimiento de Formacin se
determinar qu puestos deben recibir los distintos tipos
de formacin, y se describirn con detalle en qu consiste la
formacin recibida (cursos, entrega de guas, campaas de
sensibilizacin mediante correo electrnico, carteles)
Registros: tendrn la consideracin de registros de Forma-
cin del SGA todo cuanto documento acredite que se ha
realizado y recibido la accin formativa correspondiente
(por ejemplo, fichas de asistentes a cursos formativos fir-
madas por el responsable del curso y los asistentes, copias
del correo electrnico de sensibilizacin) as como los do-
cumentos formativos en s (guas de buenas prcticas am-
bientales, cartelera)
3.6.3. COMUNICACIN
El xito del sistema de gestin ambiental depende, en gran
medida, de la comunicacin interna, ya que es necesario
que todos los empleados estn motivados y conozcan per-
fectamente las acciones que deben realizar. La comunica-
cin con los empleados, adems debera ser bidireccional,
con trabajadores alentados a informar de los problemas y
tambin a ser innovadores y hacer sugerencias positivas.
No es raro que una sugerencia de cualquier miembro de la
entidad se traduzca en acciones concretas por parte de los
responsables del SGA. Asimismo se llevar el registro de
las comunicaciones de inters ambiental en sentido descen-
dente. Estas comunicaciones incluyen no solamente las que
se produzcan dentro de la Entidad, sino tambin entre la
Entidad y el exterior, lo que incluye la tramitacin de posi-
bles quejas o sugerencias.
Procedimientos: se establecer al menos un procedimiento
de Comunicaciones en el que se establezca el contenido del
registro de las mismas, tales como origen de la comunica-
cin, destinatarios de la misma, medio de comunicacin, fe-
cha de la misma, un resumen de la misma y si ha originado
algn tipo de respuesta o accin.
Se elaborar un documento adicional en el que se documen-
te la decisin de hacer pblica o no la informacin referida a
los aspectos ambientales significativos. Si la decisin es afir-
mativa, se elaborar dicha comunicacin y se har pblica.
Registro: a actualizar cuando se produzcan comunicacio-
nes relevantes para el SGA, se cumplimentarn los tems
relacionados en el procedimiento de Comunicacin corres-
pondiente.
3.6.4. DOCUMENTACIN DEL SISTEMA
DE GESTIN AMBIENTAL
Es fundamental que los procedimientos que la entidad esta-
blezca para llevar a cabo su gestin ambiental estn debida-
mente documentados. De esta manera se consigue una esta-
bilidad y coherencia internas a la hora de poner en prctica
el SGA, y adems se hace posible que dichos procedimientos
puedan ser fcilmente auditados, revisados y perfeccionados.
Este apartado hace referencia al conjunto de procedimien-
tos y otra documentacin que integre el SGA. Debe mante-
nerse una copia de cada uno de los procedimientos vigen-
tes en todo momento en poder del Responsable del SGA.
Estos procedimientos deben asimismo poder ser consulta-
dos por agentes con inters legtimo, como la Direccin de
la entidad correspondiente. De manera adicional, se guar-
dar una copia de aquellos procedimientos que hayan sido
sustituidos, con el fin de poder apreciar la evolucin del
SGA a lo largo del tiempo. Los procedimientos y registros
del SGA irn identificados con un cdigo nico para cada rios de aceptacin o rechazo y los registros derivados de las
uno de ellos al que se le aadir un marcador de la versin
correspondiente (en caso de actualizacin). Asimismo, los
documentos del SGA deben contener casillas informativas
con el autor del documento, la fecha, revisin firmada por la
Direccin si fuera el caso y una lista de distribucin (perso-
nas a las que se remitir copia del documento).
Procedimientos: todos los procedimientos y otra documen-
tacin relevante del SGA. Se elaborar un procedimiento
especfico sobre la manera de elaborar procedimientos y
registros, su formato y su contenido bsico (ttulo, cdigo,
autor, lista de distribucin, fecha.), as como su aprobacin
y revisin peridica. Se establecer un periodo de tiempo
de conservacin de documentos y registros obsoletos.
Registros: se mantendr actualizado un registro con el
Listado de copias distribuidas de cada procedimiento y re-
gistro del SGA, incluyendo documentacin adicional como
PGINA 21
trpticos y similares. En el listado figurarn el responsable
del envo, el receptor o receptores del mismo, el cdigo
identificativo del documento en su caso, la fecha del envo
y cualesquiera observaciones que pudieran ser necesarias.
3.6.5. CONTROL OPERACIONAL
Para asegurar que las actividades, procesos e instalaciones
de la entidad estn planificadas adecuadamente y que sus
efectos ambientales estn bajo control, se establecen en la
norma requisitos de control operacional para incorporar en
la gestin ambiental. Un procedimiento de control operacio-
nal debe contener la mayor informacin posible sobre el pro-
ceso, como qu, quin, cmo, cundo y donde se desarrolla
la actividad, cmo se va a comprobar la realizacin, los crite-
operaciones de control resultantes. Se deben considerar tan-
to las condiciones normales como las anmalas esperadas.
Procedimientos: todos los procedimientos del SGA
Registros: n/a
3.6.6. PLANES DE EMERGENCIA Y CAPACIDAD
DE RESPUESTA
Una base para la redaccin y puesta en marcha de los pla-
nes de emergencia es el anlisis o la evaluacin de riesgos.
Debe ponerse por escrito un procedimiento de actuacin
en caso de emergencia ambiental, tales como derrames de
lquidos contaminantes, incendios
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
con protocolos de actuacin en casos de emergencia. Se pro-
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
pone la elaboracin de un procedimiento para comprobar la
eficacia de dichos protocolos, resumiendo las acciones to-
madas en caso de emergencia real o simulada (simulacros).
Registros: Manuales de actuacin en caso de emergencia,
fichas de acciones realizadas en casos concretos
3.7. VERIFICACIN
3.7.1. SEGUIMIENTO Y MEDICIN
En la prctica algunas de las actividades de seguimiento
y medicin estn ntimamente ligadas con el control ope-
racional, de hecho, algunos de los controles inherentes al
control operacional suponen la necesidad de tomar medi-
das. Aquellas caractersticas que deberan ser objeto de
medicin son las que constituyan aspectos ambientales
registrados como significativos (ej: consumo de energa
elctrica, cantidades y caractersticas de los residuos ge-
nerados, etc.) y aquellos que as lo especifique la legisla-
cin aplicable.
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
en el que se especifiquen los criterios de seleccin de as-
pectos ambientales para su medicin, el establecimiento
de indicadores ambientales adecuados, le periodicidad de
la toma de datos y su tratamiento con el fin de extraer con-
clusiones. Se propone la elaboracin de un Informe de Con-
sumos con el compendio de todos los indicadores a lo largo
del tiempo para una entidad.
Registros: se realizarn registros peridicos de los indi-
cadores ambientales de aquellos aspectos ambientales su-
jetos a medicin. Con estas fichas de datos se propone la
elaboracin con una periodicidad acordada de un Informe
de Consumo y en su caso otro de Gestin de Residuos.
3.7.2. NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTORA
Y ACCIN PREVENTIVA
Las No Conformidades se dan cuando hay un no cumpli-
miento (por ejemplo, de la legislacin vigente) o cuando no
se obtiene el resultado esperado (por ejemplo, no se cum-
ple un objetivo). Se debe especificar documentalmente en
el SGA a los responsables de realizar la investigacin de
las mismas. Es importante tanto buscar soluciones a las No
Conformidades detectadas (Acciones Correctoras) como
investigar las causas de dicha No Conformidad con el ob-
jeto de prevenir su reaparicin en el futuro. Las No Confor-
midades y las Acciones Correctoras y Preventivas tomadas
deben quedar debidamente registradas.
Procedimientos: debe elaborarse al menos un procedimien-
to para la deteccin y tratamiento de las No Conformidades,
as como la investigacin de sus causas para prevenir su re-
currencia. Tambin deben anotarse las acciones realizadas
para su correccin, el responsable de stas, plazos fijados y
revisin de su eficacia.
Registros: se elaborarn fichas con las No Conformida-
des abiertas que contengan toda la informacin descrita
anteriormente. Asimismo, se aconseja la elaboracin de
un listado de todas las No Conformidades donde queden
anotadas su identificador, su responsable y si estn o no
cerradas (resueltas), as como la fecha de cierre prevista y
cualesquiera otras observaciones que se consideren per-
tinentes.
3.7.3. CONTROL DE REGISTROS
Normalmente los documentos del sistema contendrn re-
ferencias sobre los registros de resultados asociados. Por
ejemplo, existe un procedimiento documentado sobre cmo
tomar nota de los Requisitos legislativos, de manera aso-
ciada existe un registro con los requisitos extractados y
su grado de cumplimiento existe un procedimiento que
explica cmo, quin y cundo anota y resuelve una No Con-
formidad; de manera asociada se llevan registros con las
diferentes No Conformidades registradas y las soluciones
adoptadas... etc.
Procedimientos: se elaborar al menos un procedimiento
en el que se especifique el modo en que los registros sern
identificados, completados y almacenados. Se har constar
adems el tiempo que los registros caducos sern conserva-
dos para referencia, y protegidos en su confidencialidad.
Registros: todos los registros del SGA y en su caso, docu-
mentos adicionales (Guas de buenas prcticas, trpticos
informativos)
3.7.4. AUDITORA INTERNA
A intervalos planificados con anterioridad se realizarn
auditoras internas del SGA para determinar si el manteni-
miento del mismo es adecuado, detectar no conformidades
o posibles mejoras.
Cabe la posibilidad de que la auditora sea realizada por el
personal de la propia entidad o bien por personas de fuera
que hayan sido seleccionados por sta. La decisin relativa
a la frecuencia de las auditoras debera partir de la natura-
PGINA 23
leza que presente la actividad en funcin de sus aspectos
ambientales e impactos en potencia. Como se espera que la
auditora se realice de forma objetiva e imparcial, el respon-
sable del mantenimiento del SGA no debe ser el encargado
de auditarlo.
Procedimientos: se establecern uno o varios procedimien-
tos que incluyan el tratamiento de los criterios de auditora,
su alcance, frecuencia y mtodos utilizados; as como de-
talle de las responsabilidades y los requisitos para planifi-
car y realizar las auditoras, informar sobre los resultados y
mantener los registros asociados.
Registros: se elaborarn, al menos, un Plan de Auditoras
General anual, un Plan de Auditora especfico antes de
cada una y despus un Informe de Auditora con los resul-
tados obtenidos, acciones propuestas, No Conformidades
abiertas, etc.
3.8. REVISIN POR LA DIRECCIN
La Direccin debe tener una participacin activa en el fun-
cionamiento del SGA, no solamente estableciendo unas di-
rectrices bsicas reflejadas en la poltica ambiental, sino re-
visando el sistema completo a intervalos planificados, con
el fin de asegurarse de su conveniencia, adecuacin y efi-
cacia. Estas revisiones deben incluir la evaluacin de opor-
tunidades de mejora y la necesidad de cambios a cualquier
nivel dentro del SGA, incluyendo la poltica ambiental y los
objetivos y metas ambientales.
Procedimiento: el procedimiento para la elaboracin de un
Informe de Revisin por la Direccin debe incluir:
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 25

Los resultados de las auditoras internas

y evaluaciones de cumplimiento con los re-
quisitos y otros requisitos ambientales sus-
critos por la organizacin.

Resumen de las comunicaciones relevan-

tes, incluidas las quejas.

El desempeo ambiental de la organiza-

cin: cuantificacin de los aspectos am-
bientales que muestre la evolucin de los
mismos.

El grado de cumplimiento de los objetivos

y metas.

El estado de las acciones correctivas y pre-

ventivas, notificacin de las no conformida-
des pendientes de solucin y los motivos.

El seguimiento de las acciones resultantes

de las anteriores Revisiones por la Direc-
cin.

Cambios producidos en el SGA desde la

ltima Revisin, incluyendo la evolucin de
los requisitos legales y otros requisitos am-
bientales suscritos, modificaciones motiva-
das de la poltica ambiental y otros cambios
en los objetivos, metas o cualesquiera ele-
mento del SGA coherentes con el compro-
miso de mejora continua.

Recomendaciones para la mejora de los as-

pectos ambientales o del propio SGA.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 27

SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

PLANIFICACIN IMPLANTACIN Y OPERACIN

ASPECTOS E PROGRAMA DE PROGRAMAS

REGISTRO DE ESTRUCTURA Y
IMPACTOS GESTIN DE COMUNICACIN
NORMATIVA RESPONSABILIDADES
AMBIENTALES AMBIENTAL FORMACIN

REVISIN
POLTICA SISTEMA DE
AMBIENTAL
AMBIENTAL REGISTROS
INICIAL

REVISIN POR AUDITORAS CASOS DE NO SEGUIMIENTO PLANES DE CONTROL CONTROL DE

LA DIRECCIN DEL SGA CONFORMIDAD Y MEDICIN EMERGENCIA OPERACIONAL DOCUMENTACIN

VERIFICACIN
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL PGINA 29

4. ETAPAS DE
IMPLANTACIN
DEL SISTEMA DE
GESTIN AMBIENTAL

LA POLTICA ES EL MOTOR PARA LA IMPLAN-

TACIN Y MEJORA DEL SGA.
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
4.1. POLTICA AMBIENTAL
La poltica es el motor para la implantacin y mejora del
SGA y existen una serie de requisitos que debe cumplir.
En principio, debe ser adecuada a los impactos de las acti-
vidades, productos o servicios considerados y fijar el marco
para establecer los objetivos y metas.
La poltica viene definida por la direccin desde el mximo
nivel ejecutivo, (comisin permanente, asamblea ordina-
ria) dependiendo de la estructura vertical u horizontal de
cada asociacin o consejo.
A travs de dicha poltica, la direccin debe impulsar la
accin ambiental en un documento, a modo de declaracin
escrita, en la que se expresar su voluntad de ejercer sus ac-
tividades en defensa del medio ambiente y en concordancia
con la legislacin vigente.
Es importante recordar que la poltica ambiental debe ser
revisada y actualizada peridicamente, esto quiere decir,
que la poltica se documenta, se aplica y se mantiene al da.
Debe revisarse especialmente a medida que los objetivos y
metas se van alcanzando.
Otro punto fundamental, es que debe de ser accesible y comu-
nicarse a todo el personal. Para ello, cada asociacin o con-
sejo dispone de un procedimiento de comunicacin interna.
EJEMPLO DE POLITICA PARA ENTIDADES U
ORGANIZACIONES JUVENILES.
La entidad, organizacin juvenil o Consejo de la Juventud:
..........................................................................
se compromete al cumplimiento de las premisas a conti-
nuacin indicadas que constituyen su poltica ambiental:
Adoptar y aplicar los principios del desarrollo sostenible.
Cumplimiento de la legislacin ambiental vigente, yendo
ms all de lo establecido en la misma mediante el estable-
cimiento de compromisos ambientales adicionales.
Utilizacin racional de los recursos naturales y energti-
cos, procurando una disminucin progresiva de su gasto y
mejorando la eficacia de los procesos productivos. Reducir
el uso de materiales, energa, agua, etc. y siempre que sea
posible usar materiales reciclables.
Informar debidamente a todas las personas de la poltica
ambiental de la entidad, procurando su motivacin e impli-
cacin en la gestin ambiental.
Proporcionar a todo el personal, una formacin conducen-
te a la adquisicin de buenas prcticas de conducta ambien-
tal, mediante cursos formativos y elaboracin de manuales
de buenas prcticas ambientales en el puesto de trabajo as
como buenos hbitos diarios.
Aplicacin de tcnicas de mejora continua, revisin y ac-
tualizacin peridica de esta poltica ambiental.
Seguimiento de un plan de auditoras para comprobar el
cumplimiento de los objetivos y compromisos ambientales.
PGINA 31
Exigir a sus proveedores, contratistas, vendedores, etc., un en la organizacin y gestin y poder establecer finalmente
comportamiento ambiental respetuoso. un SGA con mayor grado de conocimiento.
Implantar un sistema de gestin de almacenes, basado en La revisin ambiental inicial pretende analizar el estado del
el lema Stock Cero, con el fin de minimizar residuos que medio ambiente y la gestin que de ste, se est llevando
puedan generarse por su caducidad o que resultan inser- desde la organizacin.
vibles.
Tendramos que tener en cuenta aspectos como:
Fdo.:............................................................................................................
(Direccin de la entidad, nombre, firma y fecha) 1. Requisitos legales.
2. Determinacin de todos los aspectos ambientales que
tengan un impacto significativo.
4.2. PLANIFICACIN DE LAS ACCIONES
AMBIENTALES
Para ello es de gran utilidad confeccionar una lista de che-
queo donde se analicen los aspectos ambientales relacio-
Ya se ha realizado el balance inicial de la situacin relativa nados con las actividades de la organizacin. Esta lista se
al medio ambiente, que abarca el inventario de los impac- realizar ms adelante y se podr ir actualizando en fun-
tos significativos, los textos reglamentarios, legales y otros cin de las necesidades de la entidad.
que sean de aplicacin, las quejas o solicitudes de las partes
interesadas, los medios econmicos y las tecnologas dis- 3. Una descripcin de los criterios aplicables a la evaluacin
ponibles para el tratamiento de los impactos. de la significacin del impacto ambiental.
Mediante la planificacin se pretende organizar un proceso 4. Un examen de todas las prcticas y procedimientos de
para identificar los aspectos ambientales. gestin ambiental existentes.
Una organizacin deber hacer un primer estudio de su si- 5. Una evaluacin de la informacin obtenida a partir de las
tuacin actual respecto al medio ambiente mediante una investigaciones sobre incidentes previos.
Revisin ambiental inicial.
La amplitud de aplicacin de la Norma depender de factores
La implantacin de un SGA segn la Norma UNE- EN ISO tales como la poltica ambiental, la naturaleza de las activida-
14001 utiliza esta herramienta para conocer la situacin des y servicios y las condiciones en las que opera la entidad.
ambiental actual y sus tendencias y as una vez adquirida
una visin general, poder incidir de una manera planificada Con conocimiento de causa y con este balance como punto
IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
de partida, se procede a elegir una serie de objetivos efi-
caces (coherentes con el compromiso de prevencin de la
contaminacin) y realistas (alcanzables con los medios dis-
ponibles).
Una vez que se establecen los objetivos y se asignan las
metas ambientales, hay que elaborar uno o ms progra-
mas de gestin en los que se describan las funciones,
responsabilidades y competencias relativas al proceso de
alcanzar los objetivos fijados, describiendo tambin los
recursos puestos a su disposicin, as como los plazos fi-
jados para ello.
4.3. IMPLANTAR LAS ACCIONES
El objetivo es la aplicacin, en todos los niveles, del Progra-
ma de Gestin Ambiental, destinado a satisfacer las metas
y objetivos ambientales.
El PGA incluye:
La definicin de las responsabilidades internas afectadas.
La formacin del personal para asegurarse de que aque-
llos que ejerzan una actividad que pueda ser perjudicial o
provocar un impacto significativo para el medio ambiente
dispongan de un grado adecuado de control sobre sus actos.
La sensibilizacin de todo el personal en materia del fun-
cionamiento ambiental.
El control operacional de aquellas actividades que sean
fuente de impactos significativos en el medio ambiente.
El control de la documentacin presentada en el SGA.
La comunicacin interna y externa.
4.4. CONTROLAR EL SISTEMA
Y CORREGIR DESVIACIONES
Algunas organizaciones han realizado auditoras o revi- miento de nuestro centro, buscando las prdidas de energa
siones de manera espontnea para evaluar su comporta-
miento ambiental, lo que sin duda es una accin positiva.
Sin embargo, la eficacia de dicha accin se ve maximizada
cuando se incluye dentro de un sistema de gestin estruc-
turado, al establecer la necesidad de su revisin continua y
su mantenimiento a lo largo del tiempo.
Para asegurar el buen funcionamiento del SGA, es impor-
tante poder medir su funcionamiento, lo que supone:
El seguimiento de las principales caractersticas de las ac
tividades que sean fuentes de impacto significativos en el
medio ambiente.
La evaluacin de la conformidad de los resultados obteni-
dos con respecto a las disposiciones reglamentarias.
La realizacin de auditoras internas del sistema.
El tratamiento de las no conformidades detectadas, la
adopcin de medidas correctoras y preventivas.
El control de los registros relativos al medio ambiente.
PGINA 33
pone utilizar la Gua de Buenas Prcticas para Entidades
4.5. AUDITORA INTERNA asociadas al Consejo de Juventud de Espaa. A partir de
los puntos sealados en la Gua, y de los posibles objetivos
ambientales propuestos, se elaborara un cuestionario tipo
Como vimos en el punto anterior es posible la realizacin checklist que sirviera de orientacin para realizar la revi-
de auditoras ambientales internas de una organizacin sin ambiental. A continuacin se presentaran acciones de
sin necesidad de tener establecido un SGA. Estas ecoau- mejora sobre las deficiencias encontradas.
ditoras consisten en encontrar de modo participativo los
elementos que se han escapado a nuestro control o que pue-
den mejorarse, revisando las infraestructuras y el funciona-
y los causantes de contaminantes.
La auditora interna dentro de un SGA va ms all: es la
evaluacin del estado de las cosas para determinar si las ac-
tividades y resultados relativos al Medio Ambiente satisfa-
cen las disposiciones establecidas, y adems comprobar si
se llevan a cabo y son adecuadas para alcanzar los objetivos
previstos. Se realizar de forma peridica en todo el centro.
En la revisin del nuevo procedimiento de trabajo preten-
demos:
Determinar si el programa se ha implantado y mantenido
correctamente.
Identificar reas y mtodos de posible mejora.
Evaluar la capacidad del proceso de revisin de la gestin
interna para garantizar una adecuacin y eficacia continua.
Como metodologa para la realizacin de una auditora
simple, fuera del SGA, o bien para la realizacin de la Eva-
luacin Inicial previa a la implantacin del SGA, se pro-
 EDITA
EL CONSEJO DE LA
JUVENTUD DE ESPAA
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