Cdigo: GTH-PD-05

PROCESO GESTIN DEL TALENTO

Versin: 4.0
HUMANO
Fecha: Noviembre 19 de 2015
PROCEDIMIENTO VINCULACIN DE
PERSONAL Pgina : 1 de 9

1. Objetivo

Establecer las directrices para el trmite de vinculacin de personal.

2. Alcance

Este procedimiento inicia, para la vinculacin de funcionarios de carrera administrativa, con la revisin
de las listas de elegibles que pblica la Comisin Nacional del Servicio Civil, y para la vinculacin de
funcionarios en provisionalidad, con la revisin de la existencia de cargos vacantes que no ha sido
posible proveer mediante encargo. Finaliza con la vinculacin del funcionario, cuando sea el caso.

3. Definiciones

Certificado de Disponibilidad Presupuestal C.D.P: Es el documento expedido por el jefe de

presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos.

CNSC: Comisin Nacional del servicio Civil.

DAFP: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

OPEC: Oferta Pblica de Empleos de Carrera.

4. Generalidades del procedimiento

Conforme a lo dispuesto en el Artculo 25 de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto 1083 del 26 de

mayo de 2015, proceder la provisin transitoria a travs de nombramiento en provisionalidad, de
manera excepcional y nicamente cuando no fuera posible su provisin a travs de encargo con
servidores pblicos de carrera.

La revisin y la certificacin de cumplimiento de requisitos establecidos en la Constitucin, en la

Ley y el reglamento es competencia exclusiva de la Subdireccin de Gestin del Talento Humano.

Con el objeto de atender los requerimientos de nmina y de ingreso de las novedades al sistema
de seguridad social, se fija como poltica del Ministerio del Trabajo que los funcionarios nuevos
tomen posesin del cargo de lunes a jueves entre el 1 y el 10 de cada mes. Es decir, slo se
podrn efectuar posesiones de nuevos funcionarios durante los primeros diez (10) das calendario
de cada mes. Circular 035 del 30 de agosto de 2012
.
Lo anterior, con el objeto de garantizar su inclusin en nmina.
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5. Descripcin de las actividades

No. Actividad Responsable Registro y/o

documento
1. Revisar si existen vacantes en la planta Tcnico o Profesional Listado de vacantes
de personal. asignado de Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
2. Si la situacin de la vacante corresponde
a empleos de Carrera Administrativa
continua en la actividad N 3, si es
vacante para nombramiento provisional,
continua en la actividad No. 38
NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA (VINCULACIN PERSONAL DE CARRERA
ADMINISTRATIVA)
3. Revisin permanente de la pgina web Tcnico Administrativo Publicacin CNSC
de la CNSC, donde se publica la lista de Grupo Administracin de
elegibles, mediante resolucin. Si es Personal y Carrera
nombramiento por Banco de Listas de Administrativa - Subdireccin
elegibles, contina en la actividad No. 10. de Gestin del Talento
Humano
4. Una vez publicada la lista de elegibles, Tcnico Administrativo Resolucin conformando
se revisan requisitos de los elegibles, en Grupo Administracin de lista de elegibles - CNSC
los cinco das siguientes a la publicacin. Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
5. Se comunica a la Comisin de Personal, Coordinador(a) Grupo Correo electrnico
para la revisin de los elegibles. Administracin de Personal y enviado
Carrera Administrativa -
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
6. Si el(los) elegible(s) no cumple(n) Comisin de Personal o Comunicacin enviada a
algn(os) requisito(s), se comunica a la Tcnico Administrativo la CNSC
CNSC Grupo Administracin de
Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
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Humano
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7. Una vez la CNSC publica firmeza de la Tcnico Administrativo Publicacin CNSC y

lista de elegibles, en la pgina web, se Grupo Administracin de resolucin de
elabora resolucin de nombramiento en Personal y Carrera nombramiento.
perodo de prueba. Si es ms de una Administrativa - Subdireccin
vacante, en diferente ubicacin de Gestin del Talento
geogrfica, continua en la actividad No. Humano
8, en caso contrario, continua en la
actividad No.23
8. Se realiza audiencia pblica de plaza, Tcnico Administrativo Correo electrnico
mediante correo electrnico, con plazo Grupo Administracin de enviado a los elegibles
de tres das, para los elegibles. Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
9. Se elabora informe sobre resultado de Tcnico Administrativo Informe y correos
audiencia de plaza y se enva a la CNSC Grupo Administracin de enviados
y a los elegibles. Personal y Carrera
Pasa a la actividad No. 23 Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
10. Se revisa documentacin de elegibles del Tcnico Administrativo Hoja de vida y soportes
Banco de Listas de Elegibles, para Grupo Administracin de de los elegibles
verificar si cumple con requisitos del Personal y Carrera
cargo Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
11. Si no cumple, se comunica a la CNSC. Si Tcnico Administrativo Comunicacin a la
hay ms elegibles en la lista enviada por Grupo Administracin de CNSC
la CNSC, se solicita autorizacin para Personal y Carrera
nombrar al siguiente. Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
12. Si cumplen requisitos, se enva Tcnico Administrativo Comunicacin
comunicacin para que manifieste inters Grupo Administracin de manifestacin de inters
en el cargo. Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
13. Si es ms de una vacante en diferente Tcnico Administrativo Correo electrnico
ubicacin geogrfica, se hace audiencia Grupo Administracin de enviado a elegibles
de plaza, mediante correo electrnico, Personal y Carrera
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con plazo de tres das para el elegible Administrativa - Subdireccin

de Gestin del Talento
Humano
14. Si l o la elegible no est interesado (a) Tcnico Administrativo Comunicacin a la
en el cargo, se comunica a la CNSC Grupo Administracin de CNSC
Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
15. Si est interesado (a), se elabora Tcnico Administrativo Certificacin
certificacin de cumplimiento de Grupo Administracin de
requisitos, firmada por el Subdirector de Personal y Carrera
Gestin del Talento Humano Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano.
Subdirector de Gestin del
Talento Humano
16. Se solicita CDP al Grupo de Presupuesto Tcnico Administrativo Solicitud
Grupo Administracin de
Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
17. El Grupo de Presupuesto, elabora CDP y Grupo de Presupuesto CDP
remite a la Subdireccin de GTH Subdireccin Administrativa
y Financiera
18. Se remite a la CNSC, la manifestacin de Tcnico Administrativo Remisin a CNSC
inters, la certificacin de cumplimiento y Grupo Administracin de
el CDP, para que autoricen el pago por el Personal y Carrera
uso del Banco listas de elegibles Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
19. La CNSC enva notificacin para recibo Subdirector de Gestin del Notificacin
de la Resolucin que autoriza el pago por Talento Humano -
el uso del Banco de lista de elegibles Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
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20. Con la informacin de la resolucin de Tcnico Administrativo Resolucin

autorizacin de pago, se elabora Grupo Administracin de
resolucin de orden de pago. Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
21. Se remite la resolucin al Grupo de Tcnico Administrativo Comunicacin a Grupo
Presupuesto para expedicin de CDP Grupo Administracin de de Presupuesto
Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
22. Grupo de Tesorera genera Orden de Grupo de Tesorera CDP y correo electrnico
Pago a favor de la CNSC y enva correo Subdireccin Administrativa
electrnico, con el nmero de y Financiera
consignacin, para que la CNSC pueda
hacer retiro bancario.
23. Se elabora resolucin de nombramiento Tcnico Administrativo Resolucin de
en periodo de prueba, en mximo diez Grupo Administracin de nombramiento
das hbiles. Personal y Carrera
A dicha resolucin se adjuntan los Administrativa -
certificados de antecedentes de Subdireccin de Gestin del
Procuradura General de la Nacin, Talento Humano.
Contralora General de la Repblica y
Polica Nacional de Colombia.
COMUNICACIN, ACEPTACION Y POSESION
24. Una vez firmada la resolucin, se Tcnico Administrativo Comunicacin
comunica al elegible o aspirante, Grupo Administracin de
indicndole que tiene diez das hbiles Personal y Carrera
para aceptar o rechazar el Administrativa - Subdireccin
nombramiento. de Gestin del Talento
Humano
25. Si el elegible o aspirante no acepta, o no Tcnico Administrativo Resolucin revocatoria
se comunica, se hace resolucin de Grupo Administracin de de nombramiento y
revocatoria del nombramiento y se le Personal y Carrera comunicacin
comunica a los interesados. Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
26. Si el elegible o aspirante acepta, tiene Tcnico Administrativo Formatos para posesin
diez das hbiles para posesionarse. Se Grupo Administracin de
le remiten por correo electrnico formatos Personal y Carrera
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para la posesin y se le comunica al Administrativa - Subdireccin

Grupo de Capacitacin y Bienestar de Gestin del Talento
Laboral para que programen cita mdica Humano
de ingreso
27. Se programa cita mdica de ingreso, Grupo de Capacitacin y Correo enviado
mediante correo a la Entidad de Salud Bienestar Laboral -
correspondiente Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
28. Si el elegible o aspirante no se Tcnico Administrativo Resolucin revocatoria/
posesiona, porque no se comunica o no Grupo Administracin de comunicacin
acepta posesin, se hace resolucin de Personal y Carrera
revocatoria, y se comunica a los Administrativa - Subdireccin
interesados de Gestin del Talento
Humano
29. El elegible o aspirante puede solicitar por Tcnico Administrativo Prorroga
escrito prrroga para la posesin. Si lo Grupo Administracin de
hace, se estudia el caso y se elabora la Personal y Carrera
prrroga. De conformidad con el Decreto Administrativa - Subdireccin
1083 del 2015 articulo 2.2.5.7.1, se de Gestin del Talento
pueden conceder mximo 90 das de Humano
prrroga.
30. Si no solicita prorroga, se posesiona y se Tcnico Administrativo Formato documentos de
hace acta de posesin, previa revisin de Grupo Administracin de posesin/Acta de
documentacin incluyendo certificado Personal y Carrera posesin
mdico de aptitud laboral, entregado en Administrativa - Subdireccin
la cita mdica de ingreso de Gestin del Talento
Humano
31. Si solicita prorroga y no se posesiona en Tcnico Administrativo Resolucin revocatoria
el trmino estipulado y no ha solicitado Grupo Administracin de de nombramiento y
otra prorroga, dentro de los trminos Personal y Carrera comunicacin
legales, se hace revocatoria y se Administrativa - Subdireccin
comunica al elegible o aspirante e de Gestin del Talento
interesados. Humano
32. Se actualiza o ingresa al SIGEP la hoja Profesional del Grupo de SIGEP actualizado
de vida, previa asignacin de usuario y Nomina - Subdireccin de
clave Gestin del Talento Humano

33. Se revisa en el aplicativo SIGEP la Tcnico Administrativo SIGEP actualizado

informacin y documentacin registrada Grupo Administracin de
por el elegible o aspirante Personal y Carrera
Administrativa - Subdireccin
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34. Si la informacin o documentacin en el Tcnico Administrativo SIGEP actualizado

SIGEP est incompleta o errada, se le Grupo Administracin de
informa al elegible o aspirante para que Personal y Carrera
realice el correctivo necesario. Administrativa - Subdireccin
de Gestin del Talento
Humano
35. Se afilia a Seguridad Social (salud, Tcnico Administrativo Formatos de afiliaciones
pensin, ARL y caja de compensacin) Grupo de Capacitacin y diligenciados/
Bienestar Laboral -
Subdireccin de Gestin del
Talento Humano,
36. Se hace induccin con entrega de CD, Tcnico Administrativo Formato documentacin
firma de formato Cdigo: GTH-PD-05-F- Grupo Administracin de entregada a servidor
05, y funciones. Si el o la servidor(a) Personal y Carrera pblico
pblico (a) es de nivel territorial, se Administrativa - posesionado/memorando
remite mediante memorando al Subdireccin de Gestin del de entrega
Director(a) Territorial, quien se encarga Talento Humano
de entregarlo y hacer firmar el formato y Director(a) Territorial
remitirlo a la Subdireccin de Gestin del
Talento Humano.
Si es de carrera administrativa inicia su
periodo de prueba por seis (6) meses.

37. Cuando se realiza la posesin del (la) El (la) servidor(a) pblico(a) Formato Induccin a
servidor(a) pblico(a) en el nivel central, de los Grupos Servidor Pblico
se procede a efectuar la induccin en pertenecientes a la Posesionado Nivel
cada una de las coordinaciones de los Subdireccin de Gestin del Central
Grupos que pertenecen a la Subdireccin Talento Humano:
de Gestin del Talento Humano. Administracin de
El (la) servidor(a) pblico(a) firma el Personal y Carrera
Formato Induccin a Servidor Pblico Administrativa.
Posesionado Nivel Central, el cual queda Bienestar Laboral y
en la historia laboral. Capacitacin
Registro y Control.
Nmina.
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38. Se verifica la devolucin de formato Tcnico Administrativo Formato firmado

GTH-PD-05-F-05 firmado y memorando Grupo Administracin de documentacin
recibido. Personal y Carrera entregada a servidor
Administrativa - Subdireccin pblico
de Gestin del Talento posesionado/memorando
Humano firma recibido
NOMBRAMIENTO CON CARCTER PROVISIONAL
39. Una vez se ha verificado la existencia de Profesional del Grupo Base de datos Planta de
cargos vacantes que no ha sido posible Administracin de Personal y Personal MinTrabajo
proveerlos mediante encargo, se procede Carrera Administrativa
a realizar estudio para su provisin
transitoria. De conformidad con ley 909
de 2004 articulo 25.
40. Se revisan hojas de vida y se hace el Profesional del Grupo Hoja de vida y formato
respectivo anlisis de requisitos. Si no Administracin de Personal y de revisin y anlisis de
cumple requisitos, se archiva hoja de Carrera Administrativa - hoja de vida
vida Subdireccin de Gestin del
Talento Humano
41. Se proyecta resolucin de nombramiento, Profesional del Grupo Certificacin
a la cual se adjuntan los certificados de Administracin de Personal y cumplimiento requisitos /
antecedentes expedidos por la Carrera Administrativa - Resolucin de
Procuradura General de la Nacin, Subdireccin de Gestin del nombramiento.
Contralora General de la Repblica y Talento Humano
Polica Nacional de Colombia.
Ir al No. 24 COMUNICACIN,
ACEPTACION Y POSESION
Fin

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento y puntos de control

Toda Hoja de vida debe ir acompaada de los siguientes documentos de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 1083 de 2015:

a. Hoja de Vida diligenciada en el formato nico de hoja de vida, establecido por el DAFP.
b. Fotocopia de la cedula de ciudadana
c. Libreta militar (Si es Hombre)
d. Certificaciones de estudio (diplomas, actas de grado, certificaciones, entre otros)
e. Certificaciones Laborales con funciones y tiempo de servicio en cada cargo
f. Formatos anexos
g. Tarjeta profesional, cuando lo exija la ley
h. Certificado medico
i. Certificado de Antecedentes expedido por la Procuradura General de la Nacin
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j. Certificado de Antecedentes Judiciales

k. Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la Contralora General de la Nacin.
l. Certificado de cumplimiento de requisitos mnimos.

Los puntos de control son los siguientes:

NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA

Actividad No.4 - Una vez publicada la lista de elegibles, se debe revisar los requisitos de los elegibles, en
los cinco das siguientes a la publicacin.
Actividad No.5 Se debe comunicar a la Comisin de Personal, para la revisin de los elegibles.
Actividad No.10 Se debe revisar la documentacin de elegibles del Banco de Listas de Elegibles, para
verificar si cumple con requisitos del cargo.

NOMBRAMIENTO PROVISIONAL

Actividad No. 40 Se debe revisar y analizar la hoja de vida del aspirante a cargo en vacancia provisional, para
verificar si cumple requisitos para el cargo.

De tratarse del cargo de Inspector de Trabajo, el Nominador define si es necesario remitirlo al DAFP, para
que le realicen las pruebas de competencias.

7. Anexos:
Formato documentos de posesin Cdigo: GTH-PD-05-F-02
Formato nico de hoja de vida (DAFP)
Formato procesos alimentarios Cdigo: GTH-PD-05-F-03
Formato Solicitud de Afiliacin a Fondos de Pensiones, E.P.S., A.R.L. y Caja de Compensacin
Familiar Cdigo: GTH-PD-05-F-01
Formato verificacin de requisitos Cdigo: GTH-PD-05-F-04
Formato documentacin entregada a Servidor Pblico Posesionado Cdigo: GTH-PD-05-F-05
Formato Induccin a Servidor Pblico Posesionado Nivel Central GTH-F-14