ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL.

Tutor Virtual
Fredy Gmez Izquierdo

Jazbleydi Valencia Quiceno

MODULO 1

GRANADA META
2017
Teniendo en cuenta las lecturas Indicadas anteriormente, as como los
conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es
momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el
momento para identificar y analizar diferentes procesos de un
contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de
archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que
corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea, Tenga en cuenta que la empresa puede ser su
propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o
conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes
aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad
que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo
sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta
llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado

a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea.
La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental,
La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La
disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de
copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias
administrativas y valores documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla

de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase
de documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada empresa
como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida,
vacaciones, primas. Personal de nmina , personal de contrato y la informacin
en medios magntico.

Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste

en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por
contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e
incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico
y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se
maneja informacin muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de
vida con toda su informacin que esto debe es reservado y se tiene una tica
como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comit) En algn momento dado,

todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con
el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o
inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se
haban archivado y conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin
de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el
tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el
acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de
la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos,
soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que
tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco aos, pero
dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva

a cabo a partir de la exploracin de bases de datos, palabras claves, actas,
registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero
para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda
detallada de informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser
claves en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un

gran nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o

hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.
 Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el
segundo contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin
de los archivos.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una
de las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir,
archivo de gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda

la documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las

dependencias de la organizacin. Es decir, es independiente de todo
proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este

depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad
es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de

archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias
que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del
archivo central.

Segn su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en

cada una de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la
organizacin:

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao

actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin
como: historias laborales, resoluciones, contratos y dems documentos
que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.
 Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en

el periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias
se maneja los archivos activos ya que los dems documentos los maneja
en archivo central.

Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una

de sus etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

o Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra

depositada y est sujeta a consulta administrativa por toda la
organizacin.

o Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido

transferidos por diferentes archivos de gestin de cada
dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.

o Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren

desde el archivo central al archivo de conservacin permanente.

o Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad

que se le realice el proceso de archivo.

o Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las

entidades pblicas.

o Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos

que por su valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son
de inters pblico.

o Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a

personas naturales o jurdicas.