ANALIZAR DE UNA LISTA DE DATOS

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Reconocer que es una base de datos.
Ordenar, filtrar y resumir informacin de una base de datos.
Generar, resumir, visualiza y analiza grandes cantidades de datos.
GUA DIDCTICA

Descripcin
Hoy en da todos los datos que se registran dentro de la organizacin constituyen informacin
importante para diversos procesos dentro de las distintas reas de una empresa, Excel es una
aplicacin que nos ofrece varias herramientas para poder crear bases de datos y realizar anlisis de
los mismos para la toma de decisiones. Validando datos, organizndolos, consultando o ya sea
creando resmenes personalizados de los estos.
En esta Unidad hars uso de herramientas que te permitan gestionar eficientemente los datos
e informacin que se generan en una organizacin, lo cual te facilitar las consultas, el anlisis y la
generacin de resumen especficos para la toma de decisiones.
Capacidad
El participante al final de esta unidad, estar en capacidad de realizar validaciones y ordenar de los
datos registrados, lograr realizar consultas, resmenes e informes personalizados en forma de
tablas y grficos.
Actividad
Ordena una base de datos por un solo o varios campos y haciendo uso de listas
personalizadas.
Desarrolla consultas haciendo uso de autofiltros o filtros automticos.
Crea resmenes personalizados, ordenando y agrupndolos por medio de subtotales.
Resume, analiza y genera informes de grandes cantidades de datos usando tablas
dinmicas, grficos dinmicos y Power View.
Obtiene indicadores, creando las condiciones y realizando las operaciones en funcin a la
base de datos.

Evaluacin
En esta Unidad Ud. ser evaluado en:
1. Ordenacin de una base de datos, realizando consultas y creando resmenes personalizados.
2. Generando resmenes e informes con grandes cantidades de datos y obteniendo indicadores
haciendo uso de funciones de base de datos.
ANLISIS DE UNA
LISTA DE DATOS

Qu es una Base de Datos

Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin relacionada entre s,
dividida en campos los cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de
datos.

Los elementos de una base de datos se consiguen detallar como:

Los campos: que son las columnas de la base de datos y contienen siempre un mismo tipo de
informacin.
Los registros: que son las filas de la base de datos y contienen un conjunto de registros
relacionados a un mismo elemento.

CAMPOS

REGISTRO

Ejemplos:

Una base de datos de alumnos de la UCV.

Una base de datos de historias clnicas de un Hospital.
Una base de datos de productos en un Supermercado.
Una base de datos de empleados de una Empresa.

NOTA: Debemos de considerar que Microsoft Excel no es un sistema de administracin de bases de

datos. Es un software de hoja de clculo que almacena informacin en filas y columnas.

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Ordenar Base de datos

Ordenar Datos
En una base de datos, los registros deben ser ordenados frecuentemente, quizs los queramos
ordenar alfabticamente, de mayor a menor, por colores o por conos. En Excel se tiene 2 mtodos
para ordenar datos que describiremos a continuacin.

Ordenacin de Registros por un Campo u Ordenacin Simple

Para realizar un ordenamiento por un campo, por ejemplo ordenar la base de datos anterior por
ciudad, se realiza lo siguiente:
Solucin:
1. Haz clic en alguna celda dentro del campo Ciudad (por ejemplo la celda E7).
2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botn Ordenar de A a Z.

3. Te dars cuenta que los registros ya se ordenaron.

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Ordenacin de Registros por ms de un Campo
En nuestro ejemplo anterior tenemos ordenado la base de datos por Ciudad. Ahora tenemos los
registros agrupados por Ciudad y se encuentran en orden alfabtico.
Para ordenar por ms de un campo, por ejemplo, ordenar la base de datos por Ciudad y luego por
Meses vendidos, se realiza lo siguiente:
Solucin:

1. Haz clic en cualquier celda dentro de la base de datos

2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botn Ordenar.

Clic

3. El resultado ser el siguiente:

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Ordenacin de Registros usando Listas Personalizadas
Suponiendo que deseamos ordenar nuestra base de datos anterior por Ciudad pero el ordenamiento
lo queremos de la siguiente manera: Grandville, Holland y Grand Rapids.
Para ordenar un campo en el cual no se percibe si es de forma ascendente o descendente lo ideal
es usar listas personalizadas de la siguiente manera:

Solucin:

1. Haz clic en cualquier celda dentro de la base de datos

2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botn Ordenar.

Clic

3. En la siguiente que se muestra Usted tendr que digitar en el orden que desea visualizar la lista
de Ciudad:

Digitamos y
pulsamos Agregar

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Filtros automticos o autofiltros

4. Luego pulsamos el botn Aceptar y regresaremos a la ventana anterior, como se muestra a

continuacin:

5. Para finalizar pulsamos el botn Aceptar y el resultado ser el siguiente:

Filtros Automticos o Autofiltros

Cuando manejamos bases de datos es muy usual que realicemos consultas, esto exige que en
muchos casos extraer registros bajo ciertas condiciones.

Los autofiltros permiten seleccionar registros de una base de datos que consigue cumplir con
determinadas condiciones.

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Con la siguiente base de datos, resuelve los siguientes ejercicios.

Aplicando Autofiltros:

1. Haz clic en cualquier celda dentro de la base de datos

2. En la ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el

botn Filtro.

3. En cada campo se activarn las listas desplegables, las cuales nos van a permitir realizar los
filtros.

Ejercicio:

Mostrar los clientes de Per cuyas edades se encuentren entre 24 y 30 aos.

Solucin:

1. Haz clic en la lista desplegable de Pas.

2. En el siguiente cuadro si la lista es extensa digita en este caso el Pas: Per.

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3. Finalmente haz clic en Aceptar.

4. Luego, haz clic en la lista desplegable de Edad.

5. Selecciona Filtros de nmero y Luego la opcin Entre

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6. En la siguiente ventana, establece los criterios como se muestra y a continuacin da clic en

Aceptar

7. Observa el resultado

Ejercicio:

Mostrar los 3 clientes con menos saldo pendiente.

NOTA: Tienes que considerar que cada vez que vayas a realizar una nueva consulta debes de borrar
los filtros dando clic en el botn Borrar.

Solucin:

1. Haz clic en la lista desplegable de Saldo.

2. Selecciona Filtros de nmero y Luego la opcin Diez mejores

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3. En la siguiente ventana, establece los criterios que se muestran. Y haz clic en Aceptar.

4. Observa el resultado.

NOTA: Como podrs observar el resultado arroja ms de 3 clientes, esto es porque hay varios clientes
con el mismo Saldo.

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Subtotales

Subtotales
Cuando tenemos una lista o base de datos grande muchas veces necesitamos crear resmenes
personalizados, Microsoft Excel crea esquemas que logran mostrar y ocultar filas de detalle de cada
subtotal.

Ejercicio:
Calcular la Total y el Mnimo de lo Alcanzado por Ciudad.

Solucin:
1. Lo primero que debes realizar, es ordenar la base de
datos, en nuestro ejercicio es por Ciudad.

2. Si la lista en la que te encuentras posee el nuevo formato de tabla, tendramos que proceder a
convertir la tabla en rango, estando ubicados dentro de la tabla, realizamos lo siguiente:

Ficha Diseo
Grupo Herramientas

Clic

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3. Luego, de la ficha Datos, selecciona la opcin Subtotal del grupo Esquema.

4. En la opcin Para cambio en, selecciona: Ciudad (por el cual se agrup). En Usar funcin,
selecciona Suma (funcin a aplicar). En Agregar subtotal a, activa la casilla Alcanzado (al cual se
aplicar el subtotal), finalmente, haz clic en el botn Aceptar.

5. Repite el Paso 3.
6. En la opcin Para cambio en, selecciona: Ciudad (por el cual se agrup). En Usar funcin,
selecciona Mn. (funcin a aplicar). En Agregar subtotal a, activa la casilla Alcanzado (al cual se
aplicar el subtotal). Se desactiva la opcin Reemplazar subtotales actuales. Finalmente, haz clic
en el botn Aceptar.

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7. El resultado sera el siguiente.

NOTA: Si deseas eliminar un Subtotal, vuelves a la siguiente ventana y en la parte inferior izquierda
est el botn Quitar todos.

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Power View

Informes Power View

Power View es una experiencia interactiva de exploracin, visualizacin y presentacin de datos que
fomenta la elaboracin intuitiva de informes ad hoc.
Power View es una caracterstica de Microsoft Excel 2013 te permite tener informes siempre
presentables: puede examinar los datos y mostrarlos en cualquier momento, porque se trabaja con
datos reales. No necesita obtener una vista previa del informe para ver el aspecto que tiene.

Ventajas:
Excel 2013 permite usar los datos directamente en Excel como base para Power View para Excel.
Power View permite crear rpidamente diversas visualizaciones, desde tablas y matrices,
pasando por grficos circulares, de burbujas y de barras, hasta conjuntos de varios grficos.
Power View proporciona varias maneras de filtrar datos. Se puede mostrar el rea de filtros y
definir los filtros que se aplican a una visualizacin individual o a todas las visualizaciones de una
hoja o de una vista.
Las segmentaciones de datos en Excel permiten comparar y evaluar los datos desde perspectivas
diferentes. Las segmentaciones de Power View son similares.
Power View permite ordenar tablas, matrices, grficos de barras y columnas, y conjuntos de
mltiplos pequeos.
Para mejorar el rendimiento, Power View solo recupera los datos que necesita en un momento
dado para una visualizacin de datos.

Requisitos del sistema para Power View en Excel 2013

Requisitos de Software:
Power View solo est habilitado para usarse en Excel 2013 se instala con Office Professional
Plus 2013.
Los equipos utilizados para crear los informes con Power View deben de cumplir los requisitos
de hardware y software minimos para Office 2013.
Power View requiere Microsoft Silverlight 5.

Requisitos de Hardware:
Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz,
Memoria RAM mnimo 2GB pero se te recomienda que uses 4GB.

Iniciar Power View la primera vez

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La primera vez que inserta una hoja de Power View, Excel le pide que habilite el complemento de
Power View.

Clic

Ejercicio:

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Supongamos que tenemos datos que representan las ventas por trimestre en las distintas lneas de
negocio que tiene una tienda comercial. El jefe del rea comercial desea crear un reporte para mejorar
el proceso de toma de decisiones aplicando inteligencia empresarial.

Solucin:
1. Estando ubicados dentro de la tabla de datos, ir a la ficha Insertar, grupo
Informes presionar el botn Power View.

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2. Podemos notar un panel a lado derecho llamado Campos de Power View, en el cal
desactivaremos los campos Trimestre y Lnea. A la altura de Mosaico Por arrastraremos el campo
Trimestre, teniendo el siguiente resultado.

3. Demos clic en alguna regin en blanco y arrastremos a la seccin CAMPOS tanto Vendedor como
Unidades

4. Repetiremos el paso anterior pero arrastrando los campos Vendedor e

Importe.

5. Teniendo seleccionado la tabla, en la ficha Disear, grupo Cambiar

visualizacin, seleccionamos Grfico de barras, Barra agrupada.

18
 Clic

6. En la siguiente interfaz agregaremos el campo Unidades al grfico.

Clic

7. Ahora crearemos una tabla con los siguientes campos, Departamento, Lnea e Importe.

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8. Teniendo seleccionado la tabla, en la ficha Disear, grupo Cambiar visualizacin,
seleccionamos Mapa.

9. Luego arrastraremos el Campo Departamento a la seccin

UBICACIONES.

10. Agregamos el ttulo: Informe de Ventas y en la ficha Power View, en el grupo Insertar, insertamos
un Cuadro de texto.

Colocamos el siguiente texto:

Elaborado por: rea Comercial

11. En la ficha Power View, grupo Temas seleccionamos el botn Temas y la opcin Theme3 luego
seleccionamos botn Fondo y la opcin Dark1 Degradado vertical.

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12. Observaremos el siguiente resultado.

13. Por ltimo insertaremos 4 segmentaciones: Lnea, Trimestre, Departamento y Vendedor.

Arrastramos cada campo uno a uno y seleccionamos uno y presionamos el botn Segmentacin
de datos y as con todos los campos que arrastremos.

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Tablas y grficos dinmicos

14. El resultado final ser el siguiente.

Tablas y Grficos Dinmicos

Una tabla dinmica es una tabla que se genera en base a una lista o base de datos, que me permitir
resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de clculo o un origen de
datos externos. Un informe de tabla dinmica le permite filtrar los datos necesarios de manera que
se pueda analizar gran cantidad de datos de una forma rpida y sencilla.

Hoy en la actualidad en las empresas es apreciado el uso de la herramienta tablas dinmicas debido
a que nos permitira analizar un gran volumen informacin dentro de la organizacin generando
informes para tomar decisiones crticas para la empresa.

1. Filtros

2. Columnas

4. Valores
3. Filas

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Donde:

Permite seleccionar y filtrar por los elementos de

1 Filtros preferencia. En esta versin se consiguen crear

complementariamente segmentacin de datos.

2 Columnas Permite la distribucin de los campos en columnas.

3 Filas Permite la distribucin de los campos en filas.

Permiten mostrar los valores de datos en forma de resumen,

4 Valores se emplea funciones (Suma, Promedio, Min, Max, entre

otras) y casi siempre se suelen colocar campos numricos.

Ejercicio:

Empleando la Base de datos de Clientes, genere una tabla dinmica que permita analizar la deuda
por trimestre a clientes de la categora A y B pudiendo analizarlos por Pas y Zona.

Solucin:
1. Clic en alguna celda dentro de los datos, en la ficha Insertar,
grupo Tablas haz clic en el botn Tabla Dinmica.

2. Aparecer la siguiente ventana.

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3. Clic en Aceptar y se insertar una nueva hoja mostrndose una Lista de campos de la tabla
dinmica y una regin en donde se plasmar la tabla dinmica.

4. Arrastra los campos Pas y Zona a Filtros, Fecha Ingreso a Filas, Categ a Columnas y Saldo a
Valores.

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5. En la ficha Diseo, grupo Diseo, clic en el botn Diseo de informe y opcin Mostrar en forma
de esquema. Luego en el grupo Estilos de tabla dinmica, selecciona el Estilo de tabla
dinmica medio 7.

6. En el campo Categ, realiza el filtro para tener A y B.

7. Selecciona una celda a la altura del campo Fecha Ingreso, clic derecho Agrupar y clic en
Aceptar.

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8. Observa el resultado.

9. Ahora en la ficha Analizar, grupo Filtrar, clic Insertar Segmentacin de datos y seleccionamos
los campos Zona y Pas.

Clic

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10. Personalizamos los segmentos para mostrarlos de la siguiente manera.

11. Ahora en la ficha Analizar, grupo Filtrar, clic Insertar escala de tiempo y seleccionamos Fecha
Ingreso.

12. Observa el resultado.

Grficos Dinmicos

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Un grfico dinmico es un grfico interactivo que se puede generar a partir de los datos de una tabla
dinmica. Estos dos elementos, tablas y grficos dinmicos, estn asociados y los datos que se filtren
realizarn cambios en ambos elementos.

Ejercicio:
Con el ejercicio anterior genera su grfico
dinmico. Clic

Solucin:
1. En la ficha Analizar, grupo
Herramientas, clic en el botn
Grfico dinmico.

2. Seleccionado el grfico, en la ficha Diseo, grupo Estilos de diseo, clic en Estilo 3. En el grupo
Diseos de grfico, clic en el botn Diseo rpido, seleccionamos Diseo 3. Ahora en la ficha
Analizar, grupo Mostrar u ocultar, clic sobre el botn Botones de campo.

3. Modificamos el ttulo y agregamos etiquetas de datos.

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Funciones de base de datos

4. Puedes observar el resultado.

Funciones de Base de Datos

Si vas a manejar informacin en Excel como base de datos, es sumamente importante que desde el
principio pienses que informacin debe contener, de tal manera que se facilite el obtener informacin
de ella por cualquier mtodo posible.

Las funciones de Base de Datos son aquellas que permiten analizar y realizar clculos en base a
listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en comn:

=Funcin BD(base_de_datos, campo, criterios)

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El argumento base_de_datos es la tabla/lista que contiene los datos; campo es la columna sobre
cuyos datos queremos realizar el clculo y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar
la base de datos.

Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma
estructura: Funcin BD (base_de_datos, campo, criterios).

1 BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero.

2 BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor.

3 BDMAX Obtiene el valor mximo.

4 BDMIN Obtiene el valor mnimo.

5 BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados.

6 BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados.

7 BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados.

Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de

8 BDEXTRAER
seleccin.

9 BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores.

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 10 BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo.

11 BDDESVEST Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores.

12 BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo.

Ejercicio:
Empleando la Base de datos de Productos, mostrada a continuacin, genere un resumen que permita
obtener el precio mximo, mnimo, promedio y total de la marca SONY y adems que nos diga
cuantos productos de dicha marca existen en la Base de Datos.

Solucin:
1. Asignar un nombre a la base de datos, seleccionar desde la celda A6:E117, le colocaremos de
nombre DATOS.
2. En la siguiente hoja realizaremos un cuadro resumen para obtener los datos requeridos. En la
celda D2 y D3 se cre las celdas de criterios necesarias para usar las funciones de base de datos.

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3. Ahora se usar las funciones de base de datos necesarias para obtener los cuatro parmetros
necesarios para el resumen que se solicita.
Para la celda B8, digita lo siguiente: =BDMAX(DATOS,5,D2:D3)
Para la celda C8, digita lo siguiente: =BDMIN(DATOS,5,D2:D3)
Para la celda D8, digita lo siguiente: =BDPROMEDIO(DATOS,5,D2:D3)
Para la celda E8, digita lo siguiente: =BDSUMA(DATOS,5,D2:D3)
Para la celda E11, digita lo siguiente: =BDCONTARA(DATOS,5,D2:D3)

Tomar en cuenta que el argumento campo se est colocando el nmero 5, tomando en cuenta que
en la Base de datos el campo 5 es el campo Precio $.

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