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Tabla de contenido Pgina

Auditora del efectivo y en las inversiones 1

Naturaleza de las cuentas 3
Enfoque del control interno en la Auditora del efectivo y
en las inversiones 4
Planeamiento y desarrollo en el cuestionario de evaluacin del
sistema de control interno 5
Planeamiento y desarrollo en el programa de auditora 7
Arqueo de fondos (efectivo y valores similares) 8
Cheques post-fechados 11
Faltantes y sobrantes 12
Cortes de ingresos y egresos 12
Confirmacin y revisin de las operaciones bancarias 13
Revisin sobre los registros contables 16
Riesgos aplicables a estas cuentas 17
Elaboracin del diagnstico sobre las cuentas del Efectivo
y en las inversiones 19
Conclusin final y organizacin de los Papeles de Trabajo 20
Resumen 21
Bibliografa recomendada 23
Prrafo nexo 23
Autoevaluacin formativa 25

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Copyright1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN

Facultad de Contadura Pblica.
Sistema de Educacin Abierta y a Distancia.
Bogot, D.C.

Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin

por escrito del Presidente de la Fundacin.

La redaccin de este fascculo estuvo a cargo de

ALVARO FONSECA VIVAS.
Bogot, D.C.

Diseo instruccional y orientacin a cargo de

MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseo grfico y diagramacin a cargo de

SANTIAGO BECERRA SAENZ
ORLANDO DIAZ CARDENAS

Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN

Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
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Auditora del efectivo y en

las inversiones
Recordemos el manejo del efectivo para determinar la auditora financiera
que se realizar, entendiendo que el dinero en efectivo es usualmente el
rengln de menor importancia en la relacin con el valor total de los
activos de la compaa, inversiones o de ahorros o en comparacin con
las dems cuentas de los activos circulantes. Sin embargo, el auditor
emplear, en muchas oportunidades, la mayor parte de su tiempo en el
examen de las cuentas que lo componen el monto total del efectivo, como
en los arqueos, el capital de trabajo, dineros por consignar, cheques post-
fechados, fondos especiales, los valores depositados en los Bancos y
Corporaciones bien en moneda nacional como en moneda extranjera.

Al terminar el estudio del presente fascculo, el estudiante:

Determina el objetivo de la auditora financiera en las cuentas del efectivo y

de las inversiones.
Describe las responsabilidades del auditor para verificar los estados
financieros y descubrir errores de importancia, irregularidades y actos ilcitos.
Determina por qu el auditor obtiene garantas al auditar clases de
operaciones y los saldos finales en cuentas.
Prepara los papeles de trabajo para el desarrollo de la auditora financiera en
el efectivo y en las cuentas de inversiones.

En estas cuentas se manejan las transacciones ms usuales en las

operaciones normales de los activos, pasivos, ingresos, egresos, costos y
del patrimonio. Por esta circunstancia, un adecuado examen de dichas
transacciones en efectivo, conduce a estimar una rigurosidad de las
operaciones; asimismo el efectivo es lo ms importante y el ms lquido de

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todos los activos de la compaa, lo que implica que los controles deben
ser los adecuados para prevenir irregularidades en su manejo.

En lo que respecta a las inversiones, stas que se encuentran a corto o

largo plazo, no se identifican con las actividades primordiales del negocio,
sin embargo se manejan y, en un determinado momento, se concentran
para el manejo de la liquidez. Se tienen con fines permanentes para ejercer
cierto grado de control sobre otras compaas, obtener algn beneficio de
inversin, crear fondos con distintos fines, establecer relaciones de
negocios con otras compaas o promover la diversificacin de las
actividades de los negocios, como nos lo manifiestan sus caractersticas:

No existe intencin de ser usadas en conexin directa con las operacio-

nes normales de la compaa.
No existe una intencin de ser usadas para el pago de los pasivos
corrientes.

Lo anterior no significa que para realizar la auditora del efectivo y de las

inversiones, el auditor tenga que efectuar un examen detallado y al centavo
de las transacciones, por las siguientes razones:
No existen problemas en la valuacin de esta cuenta.
El verdadero objetivo para la auditora es el de establecer que las
cuentas de efectivo estn adecuadamente presentadas en los Estados
Financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad general-
mente aceptados y sobre unas bases consecuentes con las del periodo
anterior.

Es necesario que el auditor no descarte la posibilidad de algn manejo

indebido, y enfoque su examen a la bsqueda expresa de desfalcos o de
irregularidades. Este enfoque puede tener su origen, bien en sospecha de
los dueos o de los directores o bien en simple iniciativa del auditor.

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Este objetivo es necesario, cuando el control interno es inadecuado y

conveniente, cuando los directivos de la compaa no aceptan o no
entienden que el examen de los estados Financieros no est encaminado,
exclusivamente, hacia la bsqueda de desfalcos.

2.1

De acuerdo con la actividad de nuestro primer fascculo, quienes escogie-

ron este tema tendrn la oportunidad de ir desarrollando su auditora con
la ayuda de los conceptos recopilados en el mismo. Asimismo, iremos
desarrollndola actividad en cada uno de los fascculos siguientes, para
que los dems estudiantes, puedan orientar esta gua al manejo de sus
reas.
El estudiante debe elaborar el cuestionario de evaluacin del sistema de
control interno (o pruebas de cumplimiento) y el programa de auditora (o
procedimientos de auditora o pruebas sustantivas), teniendo en cuenta el
memorando de planeacin.

Naturaleza de las cuentas

La naturaleza de estas cuentas es dbito, por lo tanto el concepto genrico
de efectivo y de las inversiones comprende, no solamente los billetes y
moneda fiduciarias incluidos en caja (s) y de los saldos de las cuentas de
cheques o de los depsitos a la vista, sino tambin otros valores que son
similares por su fcil disposicin y carencia de la restriccin, an cuando la
compaa no mantenga posesin fsica de los mismos, tales como:

El efectivo o los documentos de cobro o de inmediato para depsito

como son, principalmente, los giros bancarios, cheques, ttulos valores,
monedas nacionales o extranjeras.
Fondos fijos de caja o las cajas menores, fondos de trabajo, fondos
para gastos o de compras menores.
Cheques expedidos por la compaa, pero retenido en la entrega a su
beneficiario. (Estos se consideran como efectivo para los fines de
presentacin de un balance, en virtud de que constituyen fondos de

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propiedad de la compaa en tanto no sean entregados a sus

beneficiarios y, consecuentemente, deber tenerse el cuidado de
verificar que no se den efectos contables por su expedicin).
Se debe encaminar al auditor al examen de inversiones que hacen las
empresas, en acciones, bonos, obligaciones etc., cotizadas o no en
bolsa, para colocar, temporalmente, fondos excedentes de tesorera.
Ocasionalmente pudiera tenerse la intencin de mantener inversin
durante cierto plazo por los rendimientos que estos producen. En
condiciones normales, estos valores pueden realizarse de inmediato.

Enfoque del control interno en la auditora

del efectivo y en las inversiones
Cuando los mecanismos de control no son apropiados, o cuando no se
revisan con frecuencia los establecidos, las posibilidades de irregularida-
des, desfalcos y fraudes en el manejo de efectivo e inversiones son mayo-
res. Los controles son medidas preventivas para que quienes los manejan
se resistan a, o encuentren dificultades para, cometer cualquier clase de
actuaciones ilcitas. Sin embargo, las prdidas con esta clase de activos
son frecuentes, por la liquidez que los caracteriza. En tales condiciones el
auditor no puede ignorar las posibilidades de desfalcos y est obligado a
insistir ante la administracin para que se corrijan y se mejoren las
deficiencias y excepciones de control interno, y a ampliar el alcance de sus
pruebas cuando sea necesario; es por lo tanto importante que el auditor le
d el alcance necesario a sus pruebas y evidencias, para el cuestionario de
evaluacin del sistema de control interno y del programa de auditora en el
rea de efectivo e inversiones.

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Planeamiento y desarrollo en el
cuestionario de evaluacin del sistema de
control interno
El Auditor, al evaluar el control interno vigente, est interesado en determinar
que exista una adecuada segregacin de funciones. Pero tambin est
interesado en que la administracin del efectivo y las inversiones sea eficaz y
que la Gerencia cuente con la informacin oportuna para la planeacin y
ejecucin del uso de estos recursos. Para ello, el auditor, al realizar el
cuestionario de evaluacin del sistema de control interno, debe tener en
cuenta las siguientes medidas de control:

1. Que exista segregacin de funciones entre las personas encargadas de

adquisicin y venta de valores, registro, custodia, cobro de rendimientos,
as como de la comprobacin peridica de su existencia.
2. Los encargados del manejo de efectivo no tengan acceso a los registros
contables y sean los responsables de su custodia.
3. Que existan fondos fijos para pagos, como un medio de evitar la
utilizacin de los valores en los ingresos a caja de efectivo.
4. Se realicen arqueos de caja peridicos en forma sorpresiva.
5. Los egresos sean aprobados por funcionarios autorizados.
6. Que existan controles adecuados para el manejo de los cheques recibi-
dos por correo, consignaciones, fax y otros medios de pago, de acuerdo
con las polticas de la compaa.
7. Los dineros recibidos sean consignados oportunamente y en los mismos
valores recibidos.
8. Que se encuentren debidamente afianzados por seguros de manejo y
que gocen de una cobertura apropiada.
9. Existan lmites en el monto de los pagos en efectivo, para que las eroga-
ciones mayores sean efectuadas con cheque.

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10. Que los valores deben conservarse en un lugar seguro, por ejemplo: en
la caja fuerte, o bien bajo el control y administracin de alguna institucin
especializada en la custodia de dichos valores.
11. Los valores nominativos deben estar a nombre de la compaa.
12. Que se vigile peridicamente su existencia fsica.
13. Los movimientos de compra, venta y gravamen de valores, deben
efectuarse con su debida autorizacin.
14. Que existan controles adecuados que permitan el registro y cobro, en
forma oportuna, de los rendimientos.
15. Se lleven registros adecuados en los cuales consten datos suficientes
para identificar los ttulos, por ejemplo: clase de ttulos, emisor, nmero
de serie, ttulos que lo ampara, costo, cupones, etc.

Para lo anterior es importante que cuando el auditor determine los principa-

les objetivos al examinar estos conceptos, tenga en cuenta:

Cerciorarse que todos los valores propiedad de la compaa se encuen-

tran registrados.
Asegurarse de la existencia fsica de los valores o documentos fsicos que
acrediten su propiedad.
Satisfacerse del correcto registro de los rendimientos utilidades o
prdidas provenientes de estos valores, en los resultados del perodo que
se examina.
Verificar que su registro y valuacin est de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, aplicados consistentemente.
Comprobar la autenticidad (en cantidad y calidad) de los fondos de
efectivo y de los depsitos a la vista, propiedad de la compaa, y que se
encuentren ya sea en su poder, en poder de los bancos, o de terceros, o
bien en trnsito.
Determinar si las divisas extranjeras incluidas en este rubro estn
adecuadamente valuadas.

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Determinar si dentro de este rubro del balance, se presentan todos los

fondos y depsitos disponibles, propiedad de la compaa.
Determinar si estos fondos o depsitos llenan las condiciones de
disponibilidad inmediata y sin restriccin de cualquier ndole en cuanto a
su uso y destino.
Verificar su adecuada presentacin en el balance as como que ste
contenga la debida informacin en casos, tanto de posible restriccin a la
disponibilidad inmediata, como de existencias en importantes monedas
extranjeras.

Planeamiento y desarrollo en el
programa de auditora Las tcnicas y procedi-
mientos de auditora apli-
Como lo hemos estudiado anteriormente, la planeacin del trabajo y la cables al examen de efec-
tivo y bancos a las inver-
aplicacin de los procedimientos de auditora estn sujetos a los rasgos siones en valores, su na-
turaleza, extensin y opor-
que en cada caso, presentan los controles internos; al aplicar los procedi- tunidad, estn condicio-
nados al mayor o menor
mientos conocidos o comunes al trabajo, el auditor simultneamente, prue- grado de confianza que
tenga el auditor en el sis-
ba la validez de las transacciones y evala los controles para formarse un tema de control interno, y
en las caractersticas pe-
juicio profesional sobre el saldo de las cuentas. culiares de la compaa.

Es necesario insistir en que la revisin de estos rubros del balance, como

en general en el desarrollo completo de una auditora de estados financie-
ros, no se tiene como objetivo descubrir fraudes y malos manejos; sin em-
bargo, si se localizan deben informarse al cliente.

Se presenta, a continuacin, una lista enunciativa de sugerencias, ms o

menos limitativas, (pues ser el juicio profesional y responsabilidad del au-
ditor, quien en todo caso delimite), de los principios, procedimientos y tc-
nicas recomendables.

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Arqueo de fondos (efectivo y valores similares)

De acuerdo con el juicio profesional del auditor en los criterios de impor-
tancia relativa y riesgo probable, sobre todo, con el conocimiento previo o
que posteriormente adquiera de la compaa y sus caractersticas peculia-
res de operacin, efectuar una apreciacin de los aspectos relevantes a
tomar en consideracin en el examen de este rubro.

Se pueden observar las siguientes reglas generales al practicar un arqueo:

Las existencias de efectivo podrn estar constituidas por fondos fijos

variables. En ambos casos los arqueos podrn hacerse en cualquier
fecha, dependiendo de la efectividad del control interno.
Se har arqueo o control simultneo en todos los fondos, documentos
y valores realizables.
Durante el recuento siempre debe estar presente el cajero o responsa-
ble de su custodia (Se debern escribir todos los pormenores del ar-
queo).
Los arqueos de efectivo o valores similares deben hacerse de preferen-
cia en forma simultnea a la misma fecha y hora, para evitar cualquier
posible maniobra de cubrirse con el efectivo de los fondos entre si.
Al terminar el arqueo el cajero o responsable, firmar en seal de su
conformidad con el resultado del arqueo.
En caso de no poder concluir los arqueos en el mismo da, debern
guardarse los fondos, para evitar su manejo en cajas selladas por el
propio Auditor o personas que intervinieron en el proceso.
El auditor debe examinar los comprobantes que forman parte del
arqueo.
Los comprobantes soporte de los arqueos deben ser originales, y para
su pago se exigir aprobacin previa.

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Si en los arqueos se incluyen ingresos pendientes de depsito, el

auditor deber examinar posteriormente los documentos o comproban-
tes de depsito expedidos por las instituciones crediticias y cerciorarse
de que hayan sido depositados a ms tardar al da siguiente laborable,
despus de su recepcin o bien indagar las causas de por qu no lo
fueron y su justificacin.
En los casos en que al cierre del ejercicio se encuentren cheques expe-
didos y retenidos por la compaa, a favor de terceros y estos estn en
poder del tesorero, cajero o responsable del fondo, debern conside-
rarse como efectivo propiedad de la compaa a esa fecha, incremen-
tando el saldo de la cuenta bancaria.
Cuando el responsable de estos fondos sea responsable de la custodia
de otros valores tales como: acciones, certificados de depsito a trmi-
no, TES, depsitos de ahorro a trmino, bonos y otros ttulos y docu-
mentos, es responsable que se efecten simultneamente los recuen-
tos de estos ttulos y de los fondos a su cargo.
En cuanto a practicar arqueos por sorpresa, su utilidad es considerable
ms no absoluta, pues como es sabido no se pretende primordialmen-
te encontrar fraudes, sin embargo sirven para verificar el cumplimiento
con el sistema de control interno.
Hay ocasiones en que las circunstancias imposibilitan la prctica de un
arqueo, como es en el caso de fondos de poca importancia para gas-
tos en sucursales o fuera de la ciudad, donde est la matriz o en poder
de funcionarios, agentes viajeros en que por la lejana o el costo adicio-
nal de un viaje no lo justifique. Para estos casos se podrn obtener cer-
tificaciones de los encargados de dichos fondos.
Se recomienda que en aquellos casos en que sea imperativo practicar
el arqueo de un fondo de considerable magnitud, revisar los arqueos
practicados por auditores internos, control interno o por funcionarios de
la compaa y obtener una certificacin por escrito, acerca del importe

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del fondo y de la forma como est constituido a la fecha requerida. Sin

embargo, debe el auditor tener siempre en cuenta la menor seguridad
que obtiene con una certificacin y, por lo tanto, procurar efectuar los
arqueos.
En el recuento fsico de los valores o documentos que acrediten su
propiedad, deben anotarse todos aquellos datos que permitan la plena
identificacin de los ttulos tales como, clase de valor, nmero de serie,
quin lo expide, ttulos que lo amparan, fecha de emisin, fecha de
vencimiento, tasas de inters, pago de dividendos, valor del ttulo, etc.,
que sean necesarios para determinar su razonabilidad en los estados
financieros.
Cuando los valores se encuentren el poder de terceros, ya sea en
custodia, garanta, administracin, etc., y el auditor considere que por
su poca importancia relativa no es necesario arquearlos, puede obtener
confirmacin de los mismos, solicitando los datos necesarios para su
identificacin y conexin con los registros contables.
En las ventas cuidar autorizaciones, determinar la utilidad o prdida en
su venta, tomando en cuenta las estimaciones para baja de valor que
en su caso exista, efectuando la conexin con las cuentas de resultado.
En el caso de la revisin de las compras, ventas u otras transacciones
de valores, se debe vigilar que se hayan cumplido con los requisitos
establecidos por los procedimientos de control interno, implantados
para tal efecto.
En las compras debe cuidarse la autorizacin, verificar su costo de
adquisicin y su razonabilidad a travs de cotizaciones, balances, anli-
sis de crdito, anlisis financiero, etc.
Mediante la tcnica del clculo se debe verificar la correccin aritmtica
de cifras registradas en los libros de contabilidad respecto de los
rendimientos, utilidades, o prdidas de los valores, impuestos reteni-
dos, etc.

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En el pago de los dividendos decretados, verificar el adecuado registro,

su cobro oportuno, as como la revisin del cumplimiento de las dispo-
siciones de carcter fiscal aplicables al respecto.
Con respecto a la valuacin de estas inversiones, el auditor debe acudir
a las informaciones burstiles o, en su defecto, a los estados financie-
ros recientes de las compaas emisoras, preferiblemente dictaminados
por contador pblico.
El auditor debe investigar el efecto de los eventos subsecuentes que
puedan afectar la valuacin de las inversiones, por lo que se recomien-
da la consulta del boletn especfico de eventos subsecuentes, elabora-
do por la bolsa de valores o el ente encargado de ello, para determinar
as la utilidad o prdida en la gestin de la rentabilidad.

Cheques post-fechados
Para algunas compaas quienes ejercen un control contable y administra-
tivo sobre los cheques post-fechados el auditor los abarcar en su arqueo
y efectuar las averiguaciones pertinentes sobre la efectividad de los
controles establecidos, tales como registros, custodia, cobro oportuno, y
expedicin de los recibos de caja; sin embargo, en algunos casos ocurre
que los controles no son adecuados lo que implica la aplicacin de
procedimientos de auditora alternos sobre dichas transacciones.

Una vez analizados, en forma enunciativa, los principales procedimientos

del arqueo, consideraremos otro aspecto importante, que se incluye en el
arqueo o que requiere de un arqueo especial, como son los cheques post-
fechados; el auditor deber estar alerta sobre estas transacciones y tener
en cuenta, que estos cheques no forman parte del saldo de efectivo que
aparece en la cuenta de mayor.

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Faltantes y sobrantes
Cuando el resultado de los arqueos establece diferencias con los saldos
en los libros, tal hecho quedar indicado en la planilla del arqueo; si sta
diferencia no es de importancia en la comparacin con el volumen de
operaciones, tal vez no proceda ningn ajuste y/o reclasificacin. Queda al
buen juicio del auditor, en estas circunstancias, determinar si una diferen-
cia debe tomarse como indicio de irregularidades para ampliar o no sus
investigaciones o dejar al cuidado de la administracin una investigacin
que lo satisfaga.

Cortes de ingresos y egresos

Para el auditor es muy importante determinar claramente las fechas, e in-
clusive horas, en que la compaa har el corte de las operaciones corres-
pondientes a un periodo o ejercicio, como por ejemplo, la ltima entrada
de dinero por venta, cobranzas o remesas, el ltimo cheque expedido en-
tregado o retenido, etc., a fin de que este periodo o ejercicio se vea afecta-
do exactamente por las operaciones que le corresponden y as, se reflejen
adecuadamente en los estados financieros.

Como complemento de la revisin de la caja, bancos y cuentas de inver-

siones, el auditor realiza una prueba selectiva de los comprobantes que
amparan los cheques expedidos o los pagos realizados durante el perodo.
Esta prueba selectiva se puede efectuar utilizando las tcnicas de mues-
treo estadstico o, alternativamente, otros medios igualmente vlidos que le
permitan elaborar una muestra representativa de las transacciones.

Lo anterior indica que, por este medio, el auditor realiza una revisin anal-
tica de las operaciones y, a su vez, prueba el sistema de control interno
contable:

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La aprobacin adecuada por los funcionarios autorizados.

Los pagos deben corresponder a las transacciones, recibidas y aproba-
das por la compaa.
Los servicios y los bienes recibidos y aceptados por la compaa deben
aparecer en los registros contables: entradas a almacn; rdenes de
pago; facturas de los proveedores; comprobantes de pago: cuentas de
cobro entre otros, haciendo el rastreo detallado en cada una de las
operaciones cuando desee establecer la validez de las transacciones.

Por ltimo, al investigar los registros de los ingresos, el auditor efecta

pruebas selectivas y comparar los detalles en las copias de las consigna-
ciones contra los registros en caja, en cuentas de clientes, las ventas, los
pagos a los comisionistas u otros conceptos. Esta prueba est encami-
nada a establecer que los controles sean los adecuados y determinar si los
fondos recibidos son consignados oportunamente, con las custodias y
prevenciones aconsejables en el manejo de los ingresos y de los ttulos
valores.

Confirmacin y revisin de las operaciones

bancarias
La tcnica de la confirmacin debe ser utilizada por el auditor para com-
probar la veracidad de los saldos de las cuentas bancarias y de corpora-
ciones, tanto en moneda nacional como extranjera, (existen modelos de
confirmaciones especiales aprobadas conjuntamente por los entes de con-
trol y las instituciones financieras).

Aunque este saldo se podra establecer al verificar el extracto ban-

cario, las prcticas de la auditora exigen la confirmacin directa
con el banco para establecer su saldo.

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Al establecer la confirmacin autorizada se la prepara en original y copia,

para que el banco devuelva el original, como evidencia de sus informacio-
nes, en las cuales el auditor solicita:

Saldos de obligaciones directas o contingentes.

Saldos de las cuentas corrientes, de ahorros, con la informacin adicio-
nal sobre las condiciones de las mismas.
Instrucciones en poder del banco para el manejo de las cuentas.
Firmas autorizadas
Tipos de operaciones distintas al manejo de cuentas corrientes y de
ahorros.
Copia del extracto por un periodo determinado por el auditor para com-
pletar su examen.
Se debern revisar las conciliaciones bancarias realizadas por el perso-
nal de la compaa o bien preparar las propias cuando a su criterio as
convenga. Las conciliaciones podrn efectuarse a una determinada fe-
cha, o por un periodo determinado, dependiendo de un objetivo o cri-
terio particular del auditor.
Hay que tenerle especial atencin a aquellas partidas importantes,
antiguas no correspondidas ya sea por la compaa o por el banco,
con el objeto de proponer los ajustes y/o reclasificaciones que deban
hacerse para depurar los saldos y mostrar en el balance las cantidades
efectivamente disponibles.
Debe efectuarse un examen del movimiento posterior de aquellas
partidas de conciliacin, que por su importancia, antigedad u otra
circunstancia especial, as lo amerite, el anlisis y comprobacin de las
mismas, la utilizacin de pruebas selectivas o ms profundas, y en
general efectuar investigaciones adicionales, que dependern del
criterio profesional del auditor, a fin de obtener las pruebas suficientes y

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competentes que le proporcionen la certeza moral requerida, para una

razonable correccin de este rubro y de las partidas integrantes.
Los traslados entre cuentas bancarias dentro de la misma compaa o
con sus filiales, deben revisarse por motivos de examen a fin de juzgar
sobre su justificacin y efecto, poniendo atencin especial en las fe-
chas de expedicin de cheques y las fechas en que fueron deposita-
dos.
Cuando sean muy numerosas las cuentas bancarias, el auditor deber
examinar la posibilidad de verificarlas selectivamente. Deber basarse
en la confianza que le inspire el control interno de la compaa y la im-
portancia relativa de las mismas en cuanto a sus movimientos y parti-
das conciliatorias.
Las conciliaciones bancarias se realizan mediante el procedimiento de
prueba de caja o conciliacin cuadrada, que le permite al auditor anali-
zar e indagar la correccin de los movimientos registrados dentro del
perodo; pueden no salir a la luz con la simple conciliacin de los sal-
dos.

Los movimientos de las transacciones segn los libros de conta-

bilidad se conocen y se comprueban, al consultar el libro de ban-
cos o el registro con la cual se controla la cuenta examinada.

El siguiente cuadro muestra, en la primera columna, la situacin en el mes

inmediatamente anterior, con el cual se est cotejando, con los movimien-
tos ocurridos durante el mes que es objeto de la auditora, determinando la
nueva conciliacin en la cuarta columna, cuyo resultado es:

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Descripcin Saldo al Depsitos y Cheques Saldo

31/05/03 Otras transacciones Y Final
$ Otros 30/06/03 $
1.- Saldo de Extracto
190.350 633.750 (667.000) 157.100
2.- Depsitos en trnsito
31/05/03 35.150 (35.150)
30/06/03 57.000 57.000
3.- Cheques pos Cobrar.
31/05/03 (36.250) 35.300 (950)
30/06/03 (11.400) (11.400)
4.- Otras Prdidas
31/05/03 2.950 (2.950)
30/06/03 650 650
Saldo en Libros 192.200 655.600 645.400 202.400

Revisin sobre los registros contables

Aparte de todos los procedimientos descritos en este fascculo, el auditor
debe verificar, mediante pruebas selectivas, las sumas, los traspasos en
los registros de caja, bancos y las cuentas de inversiones; para comple-
mentar sus investigaciones y aprovechar adecuadamente las dems
evidencias (los arqueos, las conciliaciones, las confirmaciones, etc.), es
necesario que efecte un corte de los documentos que sustentan las
operaciones del periodo bajo examen en el cual realizar la auditora.

Este corte consiste en dirigir la investigacin de los ltimos documentos

utilizados, para los recibos de caja, la facturacin, cheques, ttulos valores,
etc.; el auditor, en adicin, examinar las transacciones del periodo ante-
rior y uno posterior al Balance auditado, con el fin de investigar transac-
ciones que puedan desvirtuar la situacin de la caja, de los bancos o de
las cuentas de inversiones, tales como consignaciones, ventas, cheques
girados, cheques recibidos, que hayan sido registrados en la fecha de la
transaccin.

Con procedimientos similares, se deben examinar los registros de caja y

los comprobantes de diario que muestren asientos que llamen la atencin
de los auditores, y que por su naturaleza, tiendan a modificar la situacin

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Fascculo No. 2

de disponibilidad de los fondos, para mejorarlas o mejorar la liquidez en un

momento determinado o cuando sea requerido por la compaa, o incluso
para ser ms certero en el manejo o control del flujo de tesorera.

Riesgos aplicables a estas cuentas

El manejo del riesgo en esta parte de la auditora de los Estados Financieros,
hace referencia a la posibilidad de que los auditores no logren modificar
apropiadamente su opinin cuando estos estn materialmente errados o
cuando los auditores emitan o expresen una opinin no calificada sobre las
operaciones de la caja, bancos y las cuentas de las inversiones, que contie-
nen una desviacin sustancial de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

El riesgo de la auditora se reduce con la reunin de la evidencia: cuando

ms competente sea la evidencia reunida, menor es el riesgo de auditora
asumido. Para cada una de estas cuentas, el riesgo de auditora consiste en
la posibilidad de que:

Los auditores responsables del levantamiento de la evidencia, no detec-

ten el error, lo que se llama riesgo de deteccin.
Se presente un error material, cuya ocurrencia, pueda separarse en los
dos componentes de: riesgo inherente y el riesgo de control.

Una vez se tenga el conocimiento del control interno contable del cliente
sobre las entradas y los desembolsos de las cuentas de fondos y de inversio-
nes, los auditores determinarn sus niveles de cumplimiento de la evaluacin
y de la planeacin del riesgo de control para las afirmaciones sobre las
cuentas de efectivo y de inversiones.

Cuando ya se ha evaluado el riesgo, el auditor, con base en su criterio profe-

sional y de los resultados obtenidos, aumentar la evidencia adicional de la

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17 Fascculo No. 2
 Auditora aplicada
Semestre 7

Fascculo No. 2

efectividad de los controles; para soportar estos niveles evaluados, se

disearn pruebas de control adicionales, de las cuales deben decidir cules
darn como resultado reducciones suficientes en las pruebas de auditora (
pruebas sustantivas), para justificar el tiempo invertido en realizarlas, por
ejemplo:

Cuando un cajero no registra una venta en efectivo y se apropia del

efectivo.
Un auxiliar contable no registre accidentalmente el pago de un documen-
to por cobrar.
Contabilizar las entradas de efectivo con base en informacin incorrecta
sobre la fecha de ingreso.
Sobrestimar las entradas de efectivo en los libros, mediante transfe-
rencias de efectivo entre cuentas bancarias, sin un registro apropiado de
la transferencia, para poder cubrir un desfalco en efectivo.
Mantener el libro de bancos y del diario abiertos en las entradas de efec-
tivo o de los ttulos valores, para contabilizar los ingresos de efectivo del
prximo ao como si hubiesen ocurrido en este.
El auxiliar de contabilidad que tenga acceso a los ingresos del efectivo,
malversa el efectivo cancelado por los clientes y anula los documentos
por cobrar relacionados.
Cuando el cajero malversa los pagos en efectivo de los clientes sobre los
documentos por cobrar, al no ser contabilizadas las entradas en las
cuentas de clientes.
El registro de las entradas de efectivo ficticias.
En los cortes contables, el no-reconocimiento anterior o posterior de los
ingresos en efectivo.
La fecha del registro del efectivo procedente del cobro de las cuentas por
cobrar a los clientes y el pago de los intereses o rendimientos, producto
de las inversiones.

Auditora aplicada
Fascculo No. 2
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Auditora aplicada
Semestre 7

Fascculo No. 2

No determinar el valor de mercado de los ttulos valores y no evaluar los

mtodos de contabilizacin.
No evaluar la adecuada presentacin y revelacin de los ttulos valores en
los Estados Financieros.
No obtener confirmacin de los ttulos valores en poder de otros.
La no-comprobacin de las compras y de las ventas bajo pruebas
selectivas de los ttulos valores durante el ao y verificar el corte.
No inspeccionar los ttulos valores disponibles.
El no realizar la verificacin de procedimientos y efectuar los clculos
independientes de los ingresos por rendimientos.

Elaboracin del diagnstico sobre las

cuentas del efectivo y en las inversiones
El propsito principal de una auditora financiera en el rea de efectivo e in-
versiones, es proporcionar la seguridad a los usuarios de los estados finan-
cieros, de que estos son razonables y confiables. Los auditores no expresan
una opinin sobre los registros contables de los clientes, la investigacin de
los auditores incluye una referencia a los registros de contabilidad del cliente,
pero no se limita a estos. Por lo tanto el diagnstico incluye la observacin
de los resultados, de las pruebas y de las evidencias que incluye, la observa-
cin de los activos tangibles, la inspeccin de documentos como rdenes de
compra, recibos de caja, comprobantes de egreso, manejo de las inver-
siones y contratos.

El auditor, una vez haya concluido todos los procedimientos de cada objetivo
de auditora y de las cuentas de efectivo e inversiones, debe combinar la
informacin obtenida para llegar a la conclusin global, si es que la razona-
bilidad de las cifras de las cuentas de efectivo e inversiones se presentan con
imparcialidad o no; este es un procedimiento muy subjetivo que depende
mucho del criterio personal del auditor.

Auditora aplicada
19 Fascculo No. 2
 Auditora aplicada
Semestre 7

Fascculo No. 2

Conclusin final y organizacin de los

Papeles de Trabajo
Para el manejo de la conclusin final, en la prctica, el auditor continuamente
est cambiando la informacin obtenida a medida que avanza en la audito-
ra. La combinacin final es una recapitulacin al trmino de la auditora. Una
vez que se ha terminado sta, el auditor emite un informe que acompaa a
los estados financieros y a las cuentas de efectivo e inversiones publicados
del cliente.

El informe satisface los requerimientos tcnicos bien definidos que

son afectados por el alcance de la auditora y por la naturaleza de
los hallazgos del mismo.

Con respecto a ordenamiento de los papeles de trabajo, ste se deber

hacer en forma lgica y gil, con el objeto de facilitar la localizacin de
informacin a cualquier persona. Los papeles de trabajo son el expediente
continuo de la auditora y se ordenarn y archivarn por grupos y conceptos,
atendiendo a los datos o a la informacin que contengan. Tambin se tendr,
desde luego, un ordenamiento lgico, modelo de lo cual ser el listado de
las cuentas de las hojas de trabajo (cdulas); si stas estn distribuidas
segn el orden de presentacin de las cuentas en los estados financieros,
ste ser tambin el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el
expediente, por ejemplo:

El ndice general del contenido de los papeles de trabajo.

Copia del informe final de la auditora financiera en las cuentas de efectivo
e inversiones.
Memorando de planeacin de la auditoria en las cuentas de efectivo e
inversiones.

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Fascculo No. 2
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Auditora aplicada
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Fascculo No. 2

Hojas de trabajo de excepciones.

Hojas de trabajo de deficiencias.
Hojas de conclusin.
Cuestionario de evaluacin del sistema de control interno (o pruebas de
cumplimiento).
Programa de auditora (o pruebas sustantivas o procedimientos de au-
ditora).
Hojas de trabajo (cdulas).
Soportes de las pruebas o evidencias del desarrollo del programa de
auditora en las hojas de trabajo.

Al concluir el trabajo de auditora y los papeles de trabajo que sustentan di-

chas conclusiones, el auditor en cada rea de su trabajo, preparar la va ha-
cia la sustentacin de su opinin y sta est sustentada por el trabajo realiza-
do; es decir, el alcance que ha dado a su trabajo; as mismo seala si se ha
cumplido con los objetivos del mismo.

El trabajo de la auditora financiera en las cuentas de efectivo e inversio-

nes, debe realizarse con el cuidado debido y con objetividad. La objeti-
vidad es crucial para el auditor que acta como un testigo especialista; de-
be evitar la toma de una posicin parcial o irracional; mientras la conclu-
sin est libre de prejuicios, el auditor financiero puede aplicar las estra-
tegias para asegurarse que la conclusin se entiende y no ser refutada en
el momento de ser presentado el informe.

Se deben perseguir los principales objetivos, al examinar el rubro del ba-

lance, efectivo caja y bancos e inversiones, para lo siguiente:

Auditora aplicada
21 Fascculo No. 2
 Auditora aplicada
Semestre 7

Fascculo No. 2

Establecer si estos fondos son realmente disponibles y sin restriccin

alguna.
Comprobar que los fondos sean autnticos.
Determinar si las divisas extranjeras estn debidamente valuadas.
Si efectivamente se incluyen en este rubro del balance, todos los
fondos que existen en propiedad de la compaa.
Realizar la verificacin de la adecuada presentacin, como primer ru-
bro del activo disponible dentro del balance, as como que contenga
la suficiente informacin en caso de restricciones a su disponibilidad y
de existencias importantes en moneda extranjera.

Es importante que el auditor evale si existe una segregacin o separacin

entre las funciones de custodia y manejo de fondos y valores, las de
autorizacin de transacciones u operaciones relacionados con ello y las de
registro contable, as mismo, deber revisar si se cumple con las normas
de control aplicables a este rubro del balance.

El control interno sobre los desembolsos de efectivo se logra mejor cuan-

do todas las erogaciones o pagos se efectan mediante cheque o transfe-
rencias electrnicas de fondos bien controladas, excepto para el pago de
los gastos menores a travs de los fondos de caja menor.

Es recomendable para el auditor, la revisin de los principales proce-

dimientos para este rubro de efectivo bancos e inversiones, entre otros:

Los arqueos de efectivo y valores similares.

Cortes de los ingresos y egresos.
Anlisis y comprobacin de movimientos.
Examen de hechos y transacciones posteriores.
Revisin de traslados entre bancos.
Confirmacin y revisin de conciliaciones bancarias.

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Fascculo No. 2
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Semestre 7

Fascculo No. 2

Es importante que en una auditora financiera no tenga est especialmente

encaminada al descubrimiento de fraudes o malos manejos, sin embargo
si se localizan se deben informar al cliente de inmediato.

BLANCO LUNA, Yantel. Manual de auditora y de revisora fiscal. Bogot:

Presenta Impresores, 1987.
CEPEDA, Gustavo. Auditora y Control Interno. Bogot: McGraw Hill, 2000.
COOK, J.W; WINKLE, G.M. Auditora. Mxico: Editorial Interamericana,
1987.
ESTUPIAN Gaitn, Rodrigo. Control Interno y Fraudes. Bogot: Ecoe
Ediciones, 2002.
JCC. Ejercicio profesional normatividad aplicable. Bogot: 2002.
Normas y procedimientos de auditora. Instituto mexicano de contadores.
PEA Bermdez, Jess Mara. Control, Auditora, y Revisora Fiscal.
Bogot: Ecoe Ediciones, 2002.
REYES, Pedro. Auditora de Estados Financieros. Bogot: Grficas Cabrera
e Hijos, 1980.
Whittington, O. Ray Pany, Kurt. Auditora un enfoque integral. Traduccin
de ARANGO, Medina Gladis. Bogot: Mc Graw Hill, 2000.

En el siguiente fascculo estudiaremos el procedimiento a seguir para

realizar la auditora financiera, al rea de propiedades, plantas y equipos,
en el campo del planteamiento del cuestionario de evaluacin del sistema
de control interno y el programa de auditora.

Auditora aplicada
23 Fascculo No. 2
 Auditora aplicada
Semestre 7

Fascculo No. 2

Nos servir para observar y determinar las deficiencias y excepciones que

sern encontradas a travs del desarrollo del trabajo de campo, y como
preparacin para el diagnstico y conclusin que permitir ser soporte
probatorio, en la preparacin del informe que se entregar como resultado
de dicho trabajo.

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Fascculo No. 2
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Fascculo No. 2

A
u
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Auditora aplicada - Fascculo No. 2

Nombre______________________________________________________________________
Apellidos ________________________________________ Fecha ______________________
Ciudad _________________________________________ Semestre ____________________

Al desarrollar la presente autoevaluacin tenga en cuenta que no debe transcribir

informacin; debe dar las respuestas aplicando los conocimientos adquiridos en el
presente fascculo y la temtica tratada.

1. Por qu se deben examinar con detenimiento las cuentas de efectivo, bancos e

inversiones?

2. Cules son los principales objetivos del examen de las cuentas de efectivo, bancos e
inversiones?

3. Brevemente describa las circunstancias que podran hacer que un cliente

subestimara activos como el efectivo y los ttulos valores negociables?

4. Por qu al evaluar el sistema de control interno relativo al efectivo, se considera de

importancia apreciar tambin la administracin operante sobre el mismo?

5. Explique la forma como un sistema de caja de seguridad, contribuye al sistema de

control interno sobre las entradas de efectivo?

6. Cules son las principales reglas que se deben tener presentes al practicar un
arqueo?

7. Por qu se deben examinar con detenimiento los traslados de fondos?

8. Defina en qu consiste el corte de documentos; ample su importancia en la auditora

de efectivo, bancos e inversiones.

9. Qu evita que la persona que abre el correo que llega de los clientes, pueda sustraer
cobros de efectivos?

10. En ocasiones, la conciliacin bancaria se prueba mediante la prueba de caja o

conciliacin cuadrada. Cules son las tcnicas de esta prueba?

11. Determine y explique los objetivos para los siguientes procedimientos de auditora de
efectivo, bancos e inversiones:

Rastree todas las trasferencias electrnicas bancarias durante la ltima semana antes
de la auditora y la primera semana siguiente a la auditora.
Obtenga el extracto bancario con corte posterior a la fecha del balance general.
Comprare los cheques pagados devueltos con el extracto bancario, para relacionar
los cheques en circulacin en conciliaciones anteriores.

Auditora aplicada
25 Fascculo No. 2
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Semestre 7

Fascculo No. 2

Investigue cualquier cheque que represente pagos significativos o poco usuales con
partes relacionadas.

12. Cules debern ser los documentos que el auditor examinar al verificar las compras
y las ventas de ttulos valores efectuados durante el periodo de la auditora?

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