DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES

PUBLICAS DE ACUERDO CON LO QUE ESTABLECE

LA LEY 7202 Y SU REGLAMENTO.
EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO 12 AOS DESPUS
DE SU VIGENCIA

Virginia Chacn Arias

Directora General
Archivo Nacional de Costa Rica

INTRODUCCIN

La Junta Administrativa del Archivo Nacional como ente rector del Sistema
Nacional de Archivos constantemente realiza acciones a travs de las diversas
unidades del Archivo Nacional con el fin de dar a conocer la ley 7202, Ley del
Sistema Nacional de Archivos entre las instituciones del Estado costarricense;
apoya y asesora la creacin y funcionamiento de los archivos administrativos;
capacita a su personal; emite directrices para la mejor conservacin, organizacin
y servicio de los documentos estatales, y, evala peridicamente el nivel de
cumplimiento de los deberes y obligaciones archivsticas por parte de las
instituciones pblicas. A continuacin se expone un avance de los resultados
obtenidos en la ltima evaluacin ordenada por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional.

PRINCIPALES DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES

PUBLICAS:

Contar con un Archivo Central y Archivos de Gestin para la debida

organizacin y conservacin de sus documentos y la aplicacin de todos las
funciones archivsticas (Artculo 41, 42, 44, 45, 46, 47, 49, 50, 52, 53, 54 Ley
7202 y artculo 58 y ss del Reglamento).
Contar en los Archivos Centrales por lo menos con un Tcnico-Profesional y
otros Tcnicos en Archivstica (Artculo 43 Ley 7220 y Artculo 142 del
Reglamento).
Custodiar los documentos de valor cientfico-cultural en sus archivos
administrativos y cumplidos los plazos, transferirlos al Archivo Nacional
(Artculo 4 Ley 7202 y Artculo 59 y ss del Reglamento).
Garantizar el acceso a los documentos de inters pblico que no son Secretos
de Estado ni de acceso restringido legalmente (artculo 30 C.P. y Artculo 10
Ley 7202).
Acatar las recomendaciones tcnicas y directrices sobre produccin y gestin
de documentos, organizacin de archivos, administracin de documentos
producidos por medios automticos, etc emitidos por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional (artculos 11 Ley 7202).
 Integrar su Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de documentos
para evaluar la vigencia administrativa o legal de sus documentos, presentar a
la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de documentos sus Tablas de
Plazos de Conservacin y las solicitudes de permiso para eliminar documentos
(artculos 33 y ss Ley 7202 y 87, 129 y ss del Reglamento).
Su Archivo Central tiene varias obligaciones legales (artculo 42 Ley y 141 y ss
del Reglamento). Entre ellas asesorar archivsticamente al personal de su
institucin a cargo de Archivos de Gestin; rendir un informe anual al Archivo
Nacional del desarrollo archivstico de su institucin; asistir a la Asamblea de
Archivistas, etc.

Con base en la anterior seleccin de las principales obligaciones legales que en

materia archivstica tienen todas las instituciones del Estado costarricense
peridicamente el Archivo Nacional realiza evaluaciones del desarrollo archivstico
nacional y del cumplimiento efectivo de las disposiciones legales vigentes.

De esta manera contamos con datos comparativos, por ejemplo de los aos 1900
y 2000 publicados en el RAN de 2001 que nos daban los siguientes resultados.

1990 2000

Poder Legislativo Poder Legislativo

Cuentan con Archivo Central Cuentan con Archivo Central
organizado las dos grandes entidades organizado las dos grandes entidades
que lo forman: La Asamblea que lo forman: La Asamblea Legislativa
Legislativa y la Contralora General de y la Contralora General de la
la Repblica Repblica. Se encuentra en formacin
el Archivo Central de una nueva
entidad que forma hoy parte de este
Poder: La Defensora de los
Habitantes.

Poder Judicial Poder Judicial

Cuenta con tres Archivos: Archivo de
Expedientes Judiciales; el Archivo de
la Secretara de la Corte Suprema de
Justicia y el Archivo criminal del
Organismo de Investigacin Judicial
(O.I.J.)
Cuenta con tres Archivos: Archivo de
Expedientes Judiciales; el Archivo de la
Secretara de la Corte Suprema de
Justicia y el Archivo Criminal del
Organismo de Investigacin Judicial
(O.I.J.). Hoy el primero de ellos se
encarga adems de centralizar los
documentos de todas las otras
dependencias administrativas de ese
Poder.
 Poder Ejecutivo
Administracin Centralizada
Presidencia de la Repblica y 17
Ministerios. Slo 3 Ministerios cuentan
con Archivo Central organizado, (el
Ministerio de Justicia, el Ministerio de
Obras Pblicas y Transportes, Ministerio
de Gobernacin). Ninguna Direccin
General grande contaba con Archivo
Central organizado.
Poder Ejecutivo
Administracin Centralizada
Presidencia de la Repblica y 17
Ministerios . La Presidencia carece de
Archivo Central organizado, as como 8
Ministerios. 7 Ministerios cuentan con
Archivo Central organizado y 2 estn en
proceso de crearlos o mejorarlos.
Adems 7 grandes Direcciones
Generales cuentan con Archivo Central
organizado.

Administracin Descentralizada
Administracin Descentralizada Compuesta por 56 instituciones
Compuesta por 52 instituciones descentralizadas, de las cuales 27
descentralizadas, de las cuales 15 cuentan con Archivos Centrales
cuentan con Archivo Central organizados, 10 estn en proceso de
organizados y 3 en proceso de crearlos crearlos o consolidarlos.
(entre ellos los Bancos del Estado).

Tribunal Supremo de Elecciones Tribunal Supremo de Elecciones

Cuentan con 2 archivos centrales Cuentan con 2 archivos centrales
organizados en sus dos entidades: organizados en sus dos entidades:
Tribunal Supremo de Elecciones y Tribunal Supremo de Elecciones y
Registro Civil. Registro Civil.

Municipalidades Municipalidades
De 81 Municipalidades existentes en el De 81 Municipalidades existentes slo 9
Pas slo 3 de ellas cuentan con Archivo de ellas cuentan con Archivo Central
Central organizado. organizado y 4 se encuentran en
proceso de crearlos o consolidarlos.

Al contar con la informacin anterior, la Junta Administrativa del Archivo Nacional

solicit en el ao 2001 al Departamento Servicios Archivsticos Externos un
informe actualizado de las instituciones pblicas que incumplan en ese momento
con lo dispuesto por la ley 7202 y su reglamento, en tres aspectos fundamentales:

1) La existencia real de un Archivo Central (con instalaciones fsicas mnimas,

delimitacin de reas, documentos reunidos en proceso de organizacin, etc).
2) La existencia real en ese Archivo Central de un Archivista (profesional o
emprico) al frente de esa Unidad que desarrollar all todos los procesos
archivsticos.
3) La existencia real de un Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de
documentos que cumpliera sus funciones y tuviera relaciones estables con la
Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, etc.
La Junta Administrativa y el Departamento Servicios Archivsticos Externos
consideraron que si los anteriores 3 aspectos se cumplen en una institucin
pblica, es prcticamente seguro que habr un nivel de cumplimiento aceptable de
todas las dems obligaciones legales vigentes.

El Departamento Servicios Archivsticos Externos present el informe

correspondiente, el cual fue revisado, comprobado y analizado durante 2002 y
parte de 2003 por un Comit conformado por miembros de la Junta Administrativa,
la Direccin General y el Departamento Servicios Archivsticos Externos del
Archivo Nacional.

El anlisis se organiz de acuerdo con la estructura organizacional del Estado

costarricense aprobada por Mideplan, donde se incluyen todas las instituciones
pblicas estatales de nuestro pas. Adems se lleg a establecer 3 categoras de
desarrollo archivstico y cumplimiento de las obligaciones legales mencionadas:

A. Instituciones que cumplen con los 3 aspectos bsicos: existencia de

Archivo Central, Archivista y Comit Institucional de Seleccin y otras
disposiciones legales vigentes. (En muchos casos se requiere ms apoyo
de las autoridades, un espacio fsico mayor y/o ms recursos humanos y
presupuestarios).

B. Instituciones en proceso de creacin o consolidacin de su Archivo en

diferentes niveles de desarrollo (no necesariamente cumplen con los 3
aspectos bsicos que se analizan y requieren de mucho apoyo institucional
y de un gran esfuerzo para alcanzar niveles de cumplimiento aceptables).

C. Instituciones que incumplen las disposiciones legales vigentes: carecen de

un Archivo Central, no cuentan con un archivista emprico o profesional y
por supuesto, no existe Comit Institucional de Seleccin, ni se cumplen
otras obligaciones (a pesar de que en todas ellas el Archivo Nacional ha
insistido en diversas oportunidades en las obligaciones legales que deben
cumplir, e incluso en muchas ocasiones se han realizado visitas de
inspeccin y se han brindado charlas, cursos, asesoras, etc).

Es necesario aclarar eso s, que el universo de instituciones pblicas de nuestro

pas es sumamente variado y sus circunstancias son muy diferentes. Es obvio
que no es lo mismo organizar un Archivo Central de una pequea municipalidad o
de una entidad adscrita de mediano tamao, que organizar verdaderos sistemas
institucionales de archivos en instituciones como la Caja Costarricense de Seguro
Social, el Instituto Costarricense de Electricidad, o el Ministerio de Educacin
Pblica.

Algunos resultados parciales de ese diagnstico actualizado podemos apreciarlos

a continuacin, y el anlisis total ser presentado a la Junta Administrativa del
Archivo Nacional, quien tomar las acciones legales posibles y que considere
convenientes, con el fin de mejorar el cumplimiento de las obligaciones legales
vigentes en la legislacin archivstica costarricense: 1

PODER LEGISLATIVO

CATEGORA A:
Asamblea Legislativa
Contralora General de la Repblica
Defensora de los Habitantes.

PODER JUDICIAL

CATEGORA A

Archivo Judicial
(San Pablo y Guadalupe).
Archivo Criminal del Organismo de Investigacin Judicial
Archivo Escuela Judicial
Archivo Secretara Corte Suprema de Justicia
Archivo Departamento de Personal

PODER EJECUTIVO (administracin centralizada)

CATEGORA A
Direccin General de Servicio Civil (Ministerio de la Presidencia).
Ministerio de Justicia y Gracia
Procuradura General de la Repblica (Ministerio de Justicia)
Direccin General de Adaptacin Social (Ministerio de Justicia y Gracia)
Ministerio de Salud Pblica (Administracin Central)
Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia. I.A.F.A. (Ministerio de Salud).
Ministerio de Agricultura y Ganadera (incluye Direccin Extensin Agropecuaria;
Direccin Salud Animal y Direccin de Proteccin Fitosanitaria)
Ministerio de Seguridad Pblica y Gobernacin
Imprenta Nacional (Ministerio de Gobernacin).
Archivo Nacional de Costa Rica (Ministerio de Cultura).
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ministerio de Obras Pblicas y Transportes (Administracin Central).
Consejo de Seguridad Vial (MOPT)
Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (Mideplan)
Ministerio de Economa, Industria y Comercio (MEIC)

1
La informacin que se suministra a continuacin est actualizada al mes de febrero 2004, de acuerdo con el
informe 60-2003 del Departamento Servicios Archivsticos Externos del Archivo Nacional.
CATEGORA B
Comisin Nacional de Emergencias
Direccin General de Presupuesto (Ministerio de Hacienda)
Ministerio de Educacin Pblica (Administracin Central)
Consejo de Educacin Superior Privada (CONESUP) (Ministerio de Educacin)
Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (Administracin Central)
Museo Nacional (Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes)
Consejo Tcnico de Aviacin Civil (Ministerio de Obras Pblicas y Transportes)
Ministerio de Comercio Exterior

CATEGORA C
Presidencia de la Repblica
(Consejo Persona Adulta Mayor, Centro Nacional Prevencin contra las Drogas,
Direccin de Inteligencia y Seguridad Nacional).
Consejo de Gobierno
Vicepresidencias
Ministerio de la Presidencia
Tribunal de Servicio Civil
Ministerio de Hacienda Administracin Central y sus Direcciones y dependencias
(Tribunal Fiscal Administrativo, Secretara Tcnica de la Autoridad Presupuestaria,
Direccin General de Aduanas, Tribunal Superior Aduanero, Direccin General de
Tributacin Directa, Contabilidad Nacional, Tesorera Nacional, Proveedura
Nacional).
Direcciones Regionales, Escuelas y Colegios. Consejo Superior de Educacin,
CENIFE, Fondo Nacional de Becas, CENADI (Ministerio de Educacin Pblica)
Registro Nacional (Ministerio de Justicia)
Instituto Geogrfico Nacional (Ministerio de Obras Pblicas y Transportes)
Consejo Nacional de Vialidad (Ministerio de Obras Pblicas y Transportes)
Consejo Nacional de Concesiones (Ministerio de Obras Pblicas y Transportes)
Consejo Nacional de Transporte Pblico (Ministerio de Obras Pblicas y
Transportes).
Patronato de Rehabilitacin (Ministerio de Salud)
Consejo Asistencia Mdico Social (Ministerio de Salud)
Centro Nacional de Nutricin y Desarrollo Infantil (Ministerio de Salud)
Instituto Costarricense de Investigacin y Educacin en Nutricin y Salud
(Ministerio de Salud)
Secretara Poltica Nacional Alimentaria y Nutricin (Ministerio de Salud)
Junta Vigilancia de Drogas y Estupefacientes (Ministerio de Salud)
Oficina Nacional de Semillas (Ministerio de Agricultura y Ganadera)
Corporacin Arrocera Nacional (Ministerio de Agricultura y Ganadera)
Direcciones Regionales (Ministerio de Agricultura y Ganadera)
Direccin General de Migracin (Ministerio de Gobernacin)
Direccin Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO) (Ministerio de
Gobernacin)
Direccin General de Bibliotecas y Biblioteca Nacional (MCJD)
Museo Rafael Angel Caldern Guardia (MCJD)
Teatro Nacional (MCJD)
Teatro Melico Salazar (MCJD)
Compaa Nacional de Teatro (MCJD)
Compaa Nacional de Danza (MCJD)
Taller Nacional de Danza (MCJD)
Taller Nacional de Teatro (MCJD)
Colegio de Costa Rica
Consejo de la Persona Joven (Movimiento Nacional de Juventudes) (MCJD)
Museo de Arte Costarricense (MCJD)
Centro Cultural Jos Figueres Ferrer (MCJD)
Museo de Arte y Diseo Contemporneo (MCJD)
Museo Histrico Juan Santamara (MCJD)
Orquesta Sinfnica Nacional (MCJD)
Centro Costarricense Produccin Cinematogrfica (MCJD)
Direccin General de Bandas (MCJD)
Comisin Nacional Asuntos Indgenas (MCJD)
Ministerio de Ambiente y Energa
Instituto Meteorolgico (MINAE)
Ministerio de Ciencia y Tecnologa (y sus dependencias)
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (y todas sus dependencias incluida la
Direccin General de Asignaciones Familiares).
Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos

MUNICIPALIDADES

CATEGORA A
Municipalidad de San Jos 2
Municipalidad de Escaz 2
Municipalidad de Goicoechea 2
3
Municipalidad de Vsquez de Coronado
Municipalidad de Prez Zeledn 2
Municipalidad de Curridabat 2
Municipalidad de Alajuela
Municipalidad de Turrialba 3
Municipalidad de La Unin 3
Municipalidad de Beln 2
Municipalidad de Corredores 2

CATEGORA B
Municipalidad de Desamparados 4
Municipalidad de Tibs
Municipalidad de Moravia 4
Municipalidad de Santa Ana 3
2
La Contralora General de la Repblica le aprob plaza de Archivista a partir del ao 2001
3
La Contralora General de la Repblica le aprob plaza de Archivista a partir del ao 2002
4
La Contralora General de la Repblica le aprob plaza de Archivista a partir del ao 2003, as como al
Consejo de Distrito de Colorado y al Consejo de Distrito de Cbano
Municipalidad de Orotina 4
Municipalidad de Pos 4
Municipalidad de San Carlos 2
Municipalidad de Oreamuno 3
Municipalidad de Paraso 4
Municipalidad de Heredia 4
2
Municipalidad de Santo Domingo
Municipalidad de Bagaces 4
Municipalidad de Caas 2
Municipalidad de Santa Cruz 2
Municipalidad de Pococ 2

CATEGORA C
Municipalidad de Acosta
Municipalidad de Alajuelita
Municipalidad de Aserr 3
Municipalidad de Dota
Municipalidad de Len Corts
Municipalidad de Mora 4
Municipalidad de Montes de Oca 2
Municipalidad de Puriscal 4
Municipalidad de Tarraz
Municipalidad de Turrubares
Municipalidad de Alfaro Ruiz
Municipalidad de Atenas 4
Municipalidad de Grecia 4
Municipalidad de Guatuso
Municipalidad de Los Chiles
Municipalidad de Naranjo 4
Municipalidad de Palmares 4
Municipalidad de San Mateo
Municipalidad de San Ramn 3
Municipalidad de Upala
Municipalidad de Valverde Vega
Municipalidad de Alvarado
Municipalidad de Cartago 4
Municipalidad de El Guarco
Municipalidad de Jimnez
Municipalidad de Barba 4
Municipalidad de San Rafael 3
Municipalidad de Flores
Municipalidad de San Isidro 4
Municipalidad de San Pablo
Municipalidad de Santa Brbara
Municipalidad de Sarapiqu
Municipalidad de Abangares
Municipalidad de Carrillo 4
Municipalidad de Hojancha
Municipalidad de La Cruz
Municipalidad de Liberia 4
Municipalidad de Nandayure
Municipalidad de Nicoya 4
Municipalidad de Tilarn
Municipalidad de Coto Brus 2
Municipalidad de Esparza
Municipalidad de Garabito 3
Municipalidad de Parrita
Municipalidad de Puntarenas 2
Municipalidad de Aguirre 2
Municipalidad de Golfito
Municipalidad de Buenos Aires 2
Municipalidad de Montes de Oro
Municipalidad de Osa
Municipalidad de Gucimo 4
Municipalidad de Limn
Municipalidad de Matina
Municipalidad de Siquirres 4
Municipalidad de Talamanca 4

INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS

CATEGORA A
Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)
Banco Central de Costa Rica (BCCR)
Banco de Costa Rica (BCR)
Banco Popular y de Desarrollo Comunal
Banco Crdito Agrcola de Cartago
Banco Hipotecario de la Vivienda
Superintendencia General de Valores (SUGEVAL)
Instituto Nacional de Seguros (INS)
Compaa Nacional de Fuerza y Luz
Consejo Nacional de Produccin (CNP) y Fbrica Nacional de Licores
Junta de Servicios Elctricos de Cartago (JASEC)
Refinadora Costarricense de Petrleo (RECOPE)
Junta de Administracin Portuaria y de Desarrollo Econmico de la Vertiente
Atlntica (JAPDEVA)
Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico (INCOP)
Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)
Radiogrfica Costarricense S.A. (RACSA)
Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC)
Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)
Universidad Estatal a Distancia (UNED)
Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONICIT)
Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)
Instituto Tecnolgico de Costa Rica
Universidad Nacional
Junta de Proteccin Social de San Jos
Autoridad Reguladora de los Servicios Pblicos (ARESEP)

CATEGORA B
Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF)
Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP)
Universidad de Costa Rica (UCR)
Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados
Instituto Nacional de la Mujer (INAMU).
Colegio Universitario de Alajuela (CUNA)
Consejo Nacional de Rehabilitacin
Corporacin Bananera Nacional (CORBANA)
Patronato Nacional de la Infancia (PANI)

CATEGORA C
Superintendencia de Pensiones (SUPEN)
Instituto de Fomento y Asesora Municipal (IFAM)
Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU)
Comisin Nacional de Prstamos para la Educacin (CONAPE)
Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER)
Patronato Nacional de Ciegos
Instituto Costarricense de Turismo
Sistema Nacional de Radio y Televisin Cultural (SINART)
Servicio Nacional de Aguas Subterrneas, Riego y Avenamiento (SENARA)
Instituto Costarricense del Deporte y la Recreacin (ICODER)
Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)

Caja Costarricense de Seguro Social (Administracin Central y Gerencias).
26 Hospitales de la Caja Costarricense de Seguro Social
Colegio Universitario de Cartago
Colegio Universitario de Puntarenas
Consejo Nacional de Rectores (CONARE)
Escuela Centroamericana de Ganadera
Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur
Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura (INCOPESCA)

OTROS

CATEGORA A
Empresa de Servicios Pblicos de Heredia
Junta de Pensiones del Magisterio Nacional
Liga Agrcola de la Caa (LAICA)

Entidades que cuentan con algunos archivos especializados.

Los Hospitales no cuentan con Archivos Centrales. Unicamente con Archivos de Expedientes Clnicos.
 CATEGORA B
Corporacin Arrocera Nacional **

CATEGORA C
Instituto del Caf
Correos de Costa Rica
Editorial Costa Rica

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CATEGORA B
Tribunal Supremo de Elecciones *
Registro Civil *

En ambos casos se trata de Archivos de Gestin centralizados. Se prevee su

funcionamiento como verdaderos Archivos Centrales a corto plazo.

Los datos anteriores nos permiten hacer un primera evaluacin del impacto que ha
tenido en las instituciones estatales costarricenses la vigencia de la ley 7202, Ley
del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y el nivel de cumplimiento de
sus principales obligaciones. Aunado lo anterior al enorme esfuerzo desplegado
por el Archivo Nacional y su Junta Administrativa, desde que la legislacin dicha
entr en vigencia por divulgarla e insistir en la importancia de conocerla y aplicarla:

I. La primera conclusin general que podemos extraer es el indudable beneficio y

apoyo que ha significado la legislacin en estudio para mejorar sensiblemente la
conservacin, organizacin y facilitacin de los archivos del Estado
costarricense. De acuerdo con los datos examinados, nicamente 27
instituciones pblicas contaban con Archivos Centrales organizados en 1990.
Para 2000 la situacin haba mejorado y ya contbamos con 55 instituciones con
Archivos Centrales funcionando y 19 estaban en proceso de creacin o
consolidacin de sus Archivos. Finalmente en la actualizacin al 2003,
encontramos que 63 instituciones cuentan con Archivo Central con un Archivista
al frente y con Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de documentos y
33 instituciones estn en un serio proceso de creacin o consolidacin de sus
Archivos Centrales o Sistemas Institucionales de Archivos. La mejora es
evidente!
II. La segunda conclusin de carcter general es que este crecimiento se presenta
en 96 instituciones estatales, pero an existen 124 instituciones y 26 hospitales
que incumplen la legislacin vigente (Ministerios, Municipalidades, grandes
Direcciones o Instituciones Adscritas a Ministerios, instituciones
descentralizadas).
Es notable el cumplimiento de las disposiciones legales en el Poder Legislativo,
Poder Judicial y Tribunal Supremo de Elecciones, lo que lamentablemente no se
aprecia en el Poder Ejecutivo, en donde, dentro de la Administracin
Centralizada an la Presidencia de la Repblica y 6 Ministerios con todas sus
 dependencias, tan importantes como el Ministerio de Hacienda, el Ministerio de
la Presidencia o el Ministerio de Trabajo, no acatan la legislacin vigente, as
como poco ms de 40 instituciones adscritas o grandes Direcciones de diversos
Ministerios.
En la Administracin Descentralizada observamos que todava 18 entidades
autnomas, entre ellas el INVU, el IFAM y la CCSS con todos sus hospitales,
an no cumplen las obligaciones establecidas en la ley 7202 y su reglamento,
as como en 55 Municipalidades de nuestro pas. En este ltimo caso, las
municipalidades, preocupa particularmente el hecho de que varias de ellas como
se consign, cuentan con plazas de archivistas autorizadas por la Contralora
General de la Repblica, y a pesar de ello, no se han puesto a derecho en
materia archivstica.

Finalmente podemos concluir que a pesar de los importantes e invaluables logros

alcanzados luego de casi 13 aos de vigencia de la legislacin archivstica
nacional, queda mucho trabajo por delante para los archivistas nacionales, por
cuanto el 56% de los archivos de las instituciones del Estado costarricense estn a
la espera de ser organizados profesionalmente y de acuerdo con la legislacin
vigente, sin olvidar los cientos de archivos privados y particulares que tambin
requieren de tratamiento archivstico adecuado.

Las instituciones pblicas que cumplen la legislacin en comentario, reflejan un

buen manejo de la informacin que requieren para la toma adecuada de sus
decisiones; posibilitan una administracin ms eficiente y transparente; facilitan la
rendicin de cuentas y el cumplimiento de otras leyes vigentes, tal y como la Ley
de Control Interno o la llamada popularmente Ley de Simplificacin de Trmites, y
a la vez, garantizan ms eficientemente los derechos de los ciudadanos. Pero, en
las entidades que se incumple la legislacin archivstica, qu est sucediendo?

BIBLIOGRAFA

Chacn Arias, Virginia. El Ayer y el Hoy del Desarrollo Archivstico Costarricense,

en Revista del Archivo Nacional, ao LXV, San Jos, Costa Rica, 2001.

Documento de trabajo del Comit conformado por la Junta Administrativa del

Archivo Nacional, San Jos, Costa Rica, 2002 2003.