Gestin Notarial e Inmobiliaria

Unidad I: Procedimientos Notariales

Introduccin:

En nuestra sociedad existe la necesidad de poder probar a futuro y en

debida forma, la existencia de hechos, derechos y obligaciones. La
justificacin la necesidad de contar con instrumentos pblicos proviene
desde que el hombre comenz a celebrar contrataciones y ellas
posteriormente fueron incumplidas.

Al comienzo fue un instrumento simple que se otorgaba por escrito y se

firmaba sin la intervencin de un funcionario. Posteriormente como los
negocios cada vez se fueron haciendo ms complejos y surgi la necesidad
de estabilidad y de certeza jurdica para los contratantes, es por ello que
nace un instrumento pblico revestido de formalidades y solemnidades
especiales.

Es importante destacar que cualquier funcionario dependiente de la

administracin pblica del Estado actuando en el mbito de sus facultades
y cumpliendo las formalidades legales puede otorgar un instrumento
pblico (como una sentencia judicial, un certificado de nacimiento, un
certificado de avalo fiscal, una inscripcin de propiedad, etc), pero no una
escritura pblica.

Es as como el art. 1699 CC indica que es instrumento pblico o

autntico el autorizado con las solemnidades legales por el competente
funcionario.

Otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro pblico, se

llama escritura pblico

El notario pblico interviene en la formacin de instrumentos pblicos,

por la facultad otorgada expresamente por el Estado, as lo dispone el
Artculo 399 del Cdigo Orgnico de Tribunales: Los notarios son
ministros de fe pblica encargados de autorizar y guardar en su archivo los
instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los
testimonios que pidieren, y de practicar las dems diligencias que la ley les
encomiende.

En el actuar del Notario ste se mueve dentro de grandes grupos de

actividades que son el otorgamiento de escrituras pblicas, la
autenticacin de firmas y el levantamiento de actas de constancia.

Veremos en este apartado las actas notariales y las escrituras pblicas.

1) Actas Notariales
Una de las caractersticas principales del instrumento pblico es la de
servir de medio de prueba efectivo, por la garanta del poder que le da el
Estado para que las relaciones jurdicas obtengan las garantas necesarias
para el desenvolvimiento de la sociedad.

Tal objetivo se cumple en la gestin notarial principalmente a travs de 2

tipos de instrumentos: la escritura pblica y el acta notarial.

Por lo tanto, en el acta es aquel documento emitido por el competente

notario que tiene como contenido la constatacin clara y precisa de la
existencia de ciertos hechos o circunstancias que ha apreciado en forma
personal a travs de sus sentidos sin poder entrar, en forma alguna, a hacer
una calificacin o interpretacin de ellos.

Su actuacin slo debe limitarse a transcribir fielmente cuando observa,

escucha o verifica en virtud de sus sentidos. Su testimonio no tendr otro
valor que el de establecer la existencia en el da, lugar y hora de la
diligencia, de los hechos, actos o circunstancias que interesa destacar pero
nada ms.

En cambio la escritura pblica goza de un privilegio de veracidad, lo cual

para ser impugnada debe ser alegada y probada su falsedad o falta de
autenticidad. Una escritura pblica es un documento pblico notarial
en el que se recogen los negocios jurdicos (por ejemplo una compra-
venta de vivienda, una hipoteca, una herencia, etc.) y tiene tanta fuerza
ejecutiva que slo puede impugnarse por la va judicial.

Se debe sealar que existe una diferencia fundamental entre las actas
notariales y las escrituras pblicas, es que la escritura pblica aparte del
privilegio de veracidad, adems tiene pleno valor probatorio respecto de las
partes que aparecen o se reputan haberlo suscrito, y de las personas a
quienes se han transferido las obligaciones y derechos de stos.

En sntesis el acta notarial es todo instrumento pblico notarial, emanado

de competente notario y que no tiene carcter de escritura pblica.

Requisitos del Acta Notarial

Pese al escaso tratamiento legislativo de las actas, ellas estn sujetas a

ciertos requisitos mnimos que son necesarios para su eficacia, ellos son:

a) Competencia: De acuerdo a lo que seala el art. 401 numeral 6 del

COT, la diligencia o actuacin no debe estar encomendada a otros
funcionarios. Si as ocurriera, el Notario estara impedido de actuar.
Tambin el Notario debe ser competente para actuar dentro del
territorio que le corresponde.
b) Requerimiento: Significa que debe existir alguien que requiera o
solicite al notario su actuacin, porque no existe disposicin legal
alguna que faculte al Notario para actuar por iniciativa propia o de
oficio. As lo dispone el art. 399 COT del cual se desprende en forma
precisa que el requerimiento o rogacin es indispensable.
c) Legalidad: El mbito de la actuacin notarial est regido por la
legalidad, es por eso que no puede intervenir en la constatacin de
hechos o circunstancias en los cuales se presenten situaciones de
atetados a las buenas costumbres, a la moral o sean constitutivos de
delito.
d) Informacin: Es importarte consignar como requisito de validez
para el Acta Notarial la circunstancia que el Notario, por su
categora y calidad, no puede actuar en forma encubierta. Por lo
tanto el Notario siempre debe identificarse.
 Pauta general del contenido formal del acta Notarial
Debe ser escrita en idioma castellano, estilo claro y preciso, en forma
veraz y objetiva.
No contener espacios en blanco.
Debe indicar la fecha, hora y lugar de la diligencia, as como la fecha
y lugar de cuando se extiende el acta. Lo que normalmente ocurre
momentos, o das, ms tarde en el oficio del Notario.
Debe expresarse la individualizacin del Notario.
Debe indicarse la individualizacin de la persona que requiri la
diligencia.
Finalmente el sello y firma del Notario.
Si se trata de una diligencia importante conviene dejar una copia en
el oficio, ya sea bajo la forma de protocolizacin, ello facilitar ms
adelante cualquier gestin en torno al acta.

Tipos de actas Notariales

La Doctrina clasifica las actas atendido su contenido, no as la ley quien

no se ha hecho cargo de normarlas en profundidad menos clasificarlas.

a) Actas de fe de existencia: Este tipo de actas casi no se encuentra

en uso en nuestras prcticas notariales. Nuestra legislacin acepta
lo que se denomina declaracin de supervivencia y que
normalmente consiste en que el declarante se presenta ante el
notario con 2 testigos hbiles mayores de edad que declaran conocer
a determinada persona y constarles que se encuentra viva.
b) Actas de fe de identidad: En esta actuacin el notario certifica que
tal persona es quien dice ser. Como es imposible que el notario
pueda conocer a todo aquel que se acerca a su oficio, puede ayudar
a conocer la identidad un documento habilitante como la cdula de
identidad o pasaporte. En caso de no contar con esto, el notario
puede afirmar conocer la identidad de una persona por la
declaracin de 2 testigos hbiles mayores de edad.
c) Actas de fe de capacidad legal: Este tipo de actas se ve en los
actos testamentarios, en que el notario hace una declaracin acerca
de que a su parecer el testador demuestra encontrarse en su sano y
 entero juicio al momento del otorgamiento. Tambin existe en los
casos que el notario inserta en toda escritura pblica donde indica
que los comparecientes son mayores de edad.
d) Acta de certificacin de hechos: En este tipo de actuaciones el
notario certifica a peticin de parte interesada lo que percibe a travs
de sus sentidos. La actuacin notarial slo se limita a la simple
constatacin de los hechos que se presencia. El notario no debe
emitir juicio alguno de valor pues estara entrando en un campo
pericial que no le corresponde.
e) Acta de protocolizacin: Este tipo de acta debe ser incorporada al
registro o protocolo del notario. Pertenecen a esta clase las
protocolizaciones de documentos tales como planos, inventarios, etc.
f) Actas de declaraciones: Se incorporan a este tipo de acta las
constancias que levanta el notario cuando alguien concurre a su
oficio a efectuar una determinada declaracin con el fin que esta sea
posteriormente recepcionada por un tercero requirente de ella y con
el fin de dar curso a algn trmite administrativo. Ejemplo
declaraciones juradas, autorizaciones, etc

Contenido: Partes que se distinguen en un acta Notarial

Es posible encontrar en un Acta Notarial 3 partes:

El encabezamiento. En esta parte el Notario debe expresar que a

requerimiento o solicitud de tal persona (que individualizar al menos con
su nombre y apellidos y cdula de Identidad) se constituy en determinado
lugar con el objeto de levantar un acta sobre tales hechos o circunstancias.

La constatacin. En esta parte expondr haber advertido al solicitante

que concurre en su calidad de Notario y que habr de levantar un Acta de
cuando vea, escuche o perciba.

Luego expondr en forma suscinta (resumida), clara y ordenada los

hechos que motiven el inters del requirente.

La certificacin y la firma. Finalmente el Notario expondr ser efectivo

cuanto se ha establecido y firmar.
Es importante indicar que no existe obligacin para el Notario de guardar
los originales de las actas notariales en un archivo, salvo en los casos de
actas de protesto de letras u otras que la ley le imponga guardarlas. Sin
embargo puede ser una medida conveniente el mantener un archivo de
ellas, al menos en un computador.

Algunos tipos de Actas Notariales ms frecuentes

De entre la variada gama de actas Notariales cabe indicar como las ms

comunes las siguientes:

El acta que se escribe sobre la cubierta del sobre que contiene el

testamento cerrado dando fe del hecho de haber manifestado el
otorgante de su intencin de testar y las dems menciones sealadas
en la ley.
Actas de sorteos o rifas.
Actas de constatacin de hechos. Como la son las fotografas de
daos causados a vehculos o sobre la existencia de cierto hecho,etc.
Certificacin de autenticidad en fotocopias.

2 Escritura Pblica
El Art. 403 COT define la Escritura pblica como el instrumento pblico
o autntico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el
competente notario, e incorporado en su protocolo o registro pblico.

Por su parte, del contenido del art. 1699 del CC., se desprende que es el
"Instrumento pblico o autentico es autorizado con las solemnidades
legales por el competente funcionario.

Otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro pblico,

se llama escritura pblica."

Algunos ejemplos de instrumentos pblicos son:

1) Los certificados de dominio vigente, de hipoteca y gravmenes y de

prohibiciones e interdicciones otorgados por el CBR.

2) La copia de la demanda que el Receptor entrega al notificarla.

3) La escritura pblica otorgada por Notario competente con las
solemnidades legales.

4) Las partidas o certificados de nacimiento, matrimonio y defuncin que

otorga el ORC.

Caractersticas de la Escritura Pblica

a) Firmeza e Irrevocabilidad: Una vez suscrita por los otorgantes no

hay poder que pueda reformarla o modificarla, salvo que las mismas
partes as lo decidan.
b) Ejecutoriedad: Es decir, que los derechos que de ella emanan
confieren al contratante diligente la posibilidad de actuar
ejecutivamente en contra del incumplidor.
c) Fecha cierta: Es una de las caractersticas ms sobresalientes y
proviene precisamente de la necesidad de resguardar en debida
forma la creacin o extinsin de derechos u oligaciones para las
partes.
d) Seguridad: El art. 329 del COT establece la necesidad de empastar
los protocolos a lo menos cada dos meses.
Adems, las escrituras que forman los protocolos deben ser
remitidas al arcchivero judicial en la oportunidad correspondiente.
(art. 433 COT). A dems existe la obligacin de guardarlos en cajas
de seguridad o bvedas, segn el art. 434 y prohibicip

Requisitos de la Escritura Pblica

Estos requisitos estn regulados en el art. 426 COT, por lo cual, para que
una escritura pblica sea vlida deben reunirse los siguientes requisitos:

1. Que sea autorizada por funcionario competente en razn del cargo.

El nico funcionario que puede otorgar escrituras pblicas es el
notario.
2. Debe estar incorporada la escritura al protocolo del notario
autorizante o del suplente. Habitualmente se conoce como matriz y
que es el documento que las partes, terceros intervinientes, testigos
en su caso y el notario suscriben.
3. Que la escritura se otorgue con las solemnidades legales.
Formalidades de escritura pblica (art 404 al 411 del COT)

Las formalidades que deben cumplir toda escritura pblica son:

1. Las escrituras pblicas deben escribirse en idioma castellano.

2. Las escrituras pblicas deben escribirse con estilo claro y preciso,

3. En las Escrituras no podrn emplearse abreviaturas, cifras ni otros

signos que los caracteres de uso corriente, ni contener espacios en

blanco.

Podrn emplearse tambin palabras de otro idioma que sean

generalmente usadas o como trmino de una determinada ciencia o arte.

4. El notario deber inutilizar, con su firma y sello, el reverso no

escrito de las hojas en que se contenga una escritura pblica o de sus

copias.

5. Las escrituras pblicas debern otorgarse ante notario y podrn ser

extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que leyes

especiales autoricen.

6. Las escrituras debern indicar:

El lugar y fecha de su otorgamiento,

La individualizacin del notario autorizante y

El nombre de los comparecientes, con expresin de su

nacionalidad, estado civil, profesin, domicilio y cdula de

identidad, salvo en el caso de extranjeros y chilenos radicados en el

extranjero, quienes podrn acreditar su identidad con el pasaporte.

7. Las escrituras sern rubricadas y selladas en todas sus fojas por el

notario.
8. Cualquiera de las partes podr exigir al notario que antes de firmarla,

lea la escritura en alta voz, pero si todos los otorgantes estn de acuerdo

en omitir esta formalidad, leyndola ellos mismos, podr procederse as.

9. Si alguno de los comparecientes o todos ellos no supieren o no pudieren

firmar, lo har a su ruego uno de los otorgantes que no tenga inters

contrario, segn el texto de la escritura, o una tercera persona, debiendo

los que no firmen poner junto a la del que la hubiere firmado a su ruego,

la impresin del pulgar de la mano derecha o, en su defecto, el de la

izquierda. El notario dejar constancia de este hecho o de la imposibilidad

absoluta de efectuarlo.

10. No ser obligatorio insertar en la escritura documentos de ninguna

especie, a menos que alguno de los otorgantes lo requiera.

Si en virtud de una ley debe insertarse en la escritura determinado

documento, se entender cumplida esta obligacin con su exhibicin al

notario, quien dejar constancia de este hecho antes o despus de la firma

de los otorgantes indicando la fecha y nmero del documento, si los

tuviere, y la autoridad que lo expidi; y el documento ser agregado al final

del protocolo.

11. Se tendrn por no escritas las adiciones, apostillas, entre

reglonaduras, raspaduras o enmendaduras u otra alteracin en las

escrituras originales que no aparezcan salvadas al final y antes de las

firmas de los que las suscriban.

Corresponder al notario, salvar las adiciones, apostillas, entre

renglonaduras, raspaduras o enmendaduras u otra alteracin en las

escrituras originales.
Estructura de toda escritura pblica

En una escritura pblica es posible distinguir 4 partes:

1) El encabezamiento

2) La comparecencia

3) La parte expositiva, que contiene la convencin, contrato o acto jurdico

en s

4) La parte Final, donde se encuentras las personeras y referencias a

documentos acreditantes.

1) El encabezamiento: est compuesto por los datos de lugar y fecha del

otorgamiento, la individualizacin del oficial pblico ante quien se otorga y

la indicacin de la sede de su oficio notarial.

2) La comparecencia: es la parte relativa a los sujetos otorgantes, relativo,

donde los datos que conforman la comparecencia son aquellos referidos a

la individualizacin de los comparecientes y son: nombre y apellidos,

nacionalidad, estado civil, profesin o actividad, domicilio, cdula de

identidad o pasaporte. (Los otorgantes de una escritura son aquellos que

directamente celebran el negocio jurdico de que se trata ej: vendedor-

comprador, arrendador-arrendatario, etc). Hay personas que comparecen a

suscribir la escritura pero que no son otorgantes como los que concurren

prestando su consentimiento o autorizando determinada actuacin para la

eficacia y validez del negocio jurdico.

3) La parte expositiva: es la parte ms extensa de la escritura pues

contiene la convencin, el contrato o el acto jurdico. Esta parte cambia

dependiendo del tipo de acto o contrato.

4) La parte Final: habitualmente las escrituras terminan con una frase

que reza: En comprobante, previa lectura, ratifican y firman. Doy Fe. Luego

de ello vienen las firmas de los otorgantes y dems comparecientes.

Es posible encontrar en esta parte constancias o certificaciones que hace

el notario acerca del cumplimiento de algunos requisitos solicitados por la

ley, como pagos de impuestos, presentacin de planos, personeras, etc

Luego el notario procede a autorizar la escritura lo que se manifiesta con

su firma y timbre.

Minutas de escrituras pblicas

La minuta consiste en un texto escrito suministrado a la notara

normalmente por el abogado de alguna de las partes y que contiene el

borrador del acto o contrato respectivo. En base a esta minuta se

proceder en la notara a extender la correspondiente escritura pblica.

La regla general es que las escrituras pblicas se extiendan con arreglo a

las instrucciones que, de palabra o por escrito, les

dieren las partes otorgantes.

Excepcionalmente, la ley exige el envo de una minuta por parte de un

abogado para realizar la correspondiente escritura pblica, que son:

Las escrituras de constitucin, modificacin, resciliacin o

liquidacin de sociedades,

De liquidacin de sociedades conyugales,

De particin de bienes,

Escrituras constitutivas de personalidad jurdica,

Contratos de transacciones y contratos de emisin de bonos de

sociedades annimas.
 Asimismo, el notario dejar constancia en las escrituras del nombre

del abogado redactor de la minuta.

Valor Probatorio

El mrito probatorio de la escritura de pblica es el mismo del

instrumento pblico, extendindose este valor a las copias que de ella se
otorguen.

En primer lugar se debe sealar que el instrumento pblico notarial goza

de u privilegio probatorio enorme porque se ha otorgado por un
funcionario pblico que cuenta con la autorizacin del Estado.

El instrumento pblico notarial goza de un privilegio de veracidad, ello

significa que quien impugne (alegue) su falsedad o su falta de autenticidad
debe probarlo. Lo que se traduce en que las partes que presentan el
instrumento pblico nunca deben probar su veracidad, pues la ley le
otorga este valor intrnseco de verdad. El mrito probatorio lo tendr hasta
mientras no se resuelva por resolucin judicial ejecutoriada su falsedad o
falta de autenticidad.

El art. 1700 CC seala que el instrumento pblico hace plena fe en

cuanto al hecho de haberse otorgado y su fecha, pero no en cuanto a la
verdad de sus declaraciones que en l hayan hecho los interesados. En
esta parte no hace plena fe sino contra los declarantes.

El mrito probatorio se refiere a:

a) Fecha y lugar de otorgamiento.

b) Veracidad de haberse efectuado por los intervinientes las
declaraciones que el instrumento contiene.
c) Que el consentimiento ha sido expresado sin vicios en el momento
de su otorgamiento.
d) Veracidad de hechos o testimonios que el Notario ha constatado y
que seala en la escritura.
e) Sobre la concurrencia e identificacin de las partes o comparecientes
en general, como los testigos cuando han sido requeridos, por las
partes, el notario o la ley.
 f) Sobre la intervencin del Notario.
g) Sobre la observancia de los requisitos legales en general para un
acto jurdico eficaz.

Actos Jurdicos que deben otorgarse por escritura pblica

Compraventa

Art. 1793 del Cdigo Civil. La compraventa de inmuebles: es un contrato

en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en
dinero. Aqulla se dice vender y sta comprar. El dinero que el comprador
da por la cosa vendida, se llama precio.

Mutuo

Art. 2196 del Cdigo Civil. El mutuo o prstamo de consumo es un

contrato en que una de las partes entrega a la otra cierta cantidad de
cosas fungibles con cargo de restituir otras tantas del mismo gnero y
calidad.

Hipoteca

Art. 2407 del Cdigo Civil. La hipoteca es un derecho de prenda,

constituido sobre inmuebles que no dejan por eso de permanecer en poder
del deudor.
Art. 2409 del Cdigo Civil. La hipoteca deber otorgarse por escritura
pblica.
Art. 2410 del Cdigo Civil. La hipoteca deber adems ser inscrita en el
Registro Conservatorio; sin este requisito no tendr valor alguno; ni se
contar su fecha sino desde la inscripcin.

Arrendamiento

Art. 1915 del Cdigo Civil. El arrendamiento es un contrato en que las dos
partes se obligan recprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o
a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce,
obra o servicio un precio determinado.

Permuta
Este contrato se produce cuando una parte entrega a la otra una cosa y
recibe otra distinta en pago, la que tiene un valor igual o similar .Cuando
la permuta se refiere a un Bien Raz, debe materializarse en escritura
pblica

Alzamiento

Es la escritura pblica que otorga el acreedor cuando el deudor cumple

ntegramente las obligaciones garantizadas a su favor con una garanta
hipotecaria o prendaria. Su alzamiento permite inscribirlo y dejar as el o
los bienes libres de esos gravmenes.

Cancelacin

Estas escrituras pblicas las otorga el acreedor una vez cumplidas por el
deudor todas las obligaciones que ste tena con aquel, dejando constancia
del cumplimiento, cancelando a la vez esas obligaciones.

Transaccin

Este es un contrato mediante el cual las partes dan solucin a un conflicto

pendiente o precaven un problema futuro. En efecto, para resolver esos
conflictos, su solucin es el contrato de transaccin, es conveniente
realizarlo por escritura pblica.

Liquidacin de Sociedad Conyugal

Para hacer la liquidacin primero que todo debe existir acuerdo entre los
cnyuges para realizar dicho trmite (dado que si tal acuerdo no existe, no
se podr hacer y deber hacerse luego mediante un juicio de particin),
una vez que se realiza este consenso pasamos a una segunda etapa que es
evaluar cuantos bienes se posee al momento de liquidar o terminar
la Sociedad Conyugal. Una vez que se establece los bienes que se van a
liquidar se debe redactar una escritura pblica en la que dividen los
bienes que se adquirieron durante la sociedad, la que debe ser autorizada
ante Notario, la que con posterioridad se debe inscribir en el Conservador
de Bienes Races si existen propiedades, de lo contrario no se utiliza este
proceso.
 Cesin de Derechos hereditarios

La cesin del derecho de herencia, ocurre en el caso que el heredero, una

vez fallecido el causante, transfiere a un tercero ya sea la totalidad de su
herencia o una cuota de ella. Siempre debe ser por escritura pblica.