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GUA BSICA PARA MEDIOS MAGNTICOS

Para la correcta configuracin de los Medios Magnticos en el Sistema Administrativo y
Gerencial SAG, se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Crear o actualizar el Maestro de Conceptos y los Topes para el ao 2015.

Se pueden
importar utilizando el archivo C:\APL\SAG-MM\ARCHIVOS\Conceptos 2015.CSV.
Para ello Ingresar por CONFIGURACIN Utilidades Importacin de Datos
Importacin de Maestros Cdigos Medios Magnt. y seleccionar el archivo Conceptos
2015.csv, seleccionar Desde el Registro 2 y dar click en Importar.
2.-Verificar y actualizar los datos de los Terceros: Tipo de Documento, Apellidos y
Nombres, Direccin, Telfono, Dgito de Verificacin, Ciudad. Para ello Ingresar por
CONFIGURACIN Opciones Terceros y dar click en el botn de Actualizacin
MM.

Aparecer la siguiente ventana:

En ella se pueden filtrar, por ejemplo, todos los Terceros que sean Personas Naturales y NO
TENGAN el Primer Nombre. Existen unos botones de ayuda para actualizar en forma
automtica los Nombres y Apellidos. En el ejemplo de la grfica, se seleccionaron los
Terceros que tienen 2 Nombres, se selecciona el Orden de Asignacin: Nombre (pues
primero grabaron el Nombre y luego el Apellido), y se da click en el Botn de Asignar 2
Nombres. Entonces el SAG automticamente asignar el Primer Nombre y el Primer
Apellido y luego se da click en el botn de Grabar. Tambin se pueden filtrar, por
ejemplo, todos los Terceros SIN DIRECCIN, corregirlos y Grabar. Se actualizarn los
Terceros en TODO el sistema, es decir, los datos aparecern actualizados en la opcin de
Clientes y Proveedores tambin, dependiendo del Tipo de Tercero.

3.- Asignar los Conceptos de MM a cada cuenta.

Para los Formatos diferentes al 1001, se
utiliza la opcin de CONFIGURACIN Opciones Cuentas Contables y se da click en
el botn de Actualizacin MM.
Aparecer la siguiente ventana:

En ella se selecciona en la parte superior el Concepto de Medios Magnticos, se

seleccionan las Cuentas a las cuales se le va a asignar y se da click en el botn de Asignar y
luego en el botn de Grabar. Este procedimiento se repite para todas las Cuentas
Contables que deban reportarse en alguno de los formatos, diferentes al 1001, que se
parametriza por la opcin que se explica a continuacin.

Para configurar las Cuentas Contables que se deben reportar en el Formato 1001, se utiliza
la opcin de CONFIGURACIN Maestros Maestros SAG 9 Conceptos x Tipo de
Valor.

En esta ventana se selecciona el Formato (en este caso siempre ser el 1001), el Concepto
al cual se le van a definir las cuentas (Ej: 5002-Honorarios), el Tipo de Valor (el formato
tiene 9 valores, a saber: Valor Pago Deducible, Valor Pago No Deducible, IVA llevado
como Mayor Valor del Costo o Gasto Deducible, IVA llevado como Mayor Valor del
Costo o Gasto No Deducible, Retefuente Practicada, Retefuente Asumida, ReteIVA
Practicado (a Rg. Comn), ReteIVA Asumido (a Rg. Simplificado), ReteIVA a No
Domiciliados), Tomar Valor de que siempre ser Saldo Actual y se da click en el botn
de Seleccin de Cuentas , para seleccionar todas las cuentas que estn asociadas a dicho
concepto. En el Ejemplo mostrado, se seleccion el concepto 5002-Honorarios y se
seleccionaron las cuentas 511005, 511010 y 511015 para el Tipo de Valor 1-Pago
Deducible. Para el Tipo de Valor 5-Retefuente Practicada se seleccion la cuenta
23651501.

As mismo se contina con los dems valores asociados a ese concepto y luego con los
dems conceptos.

NOTA: Para el caso del IVA Como Mayor Valor del Gasto o Costo, contablemente se debe
manejar en una cuenta aparte del gasto, por cada concepto. Ej: Una por Honorarios, otra
por Servicios, otra por Comisiones, etc. En caso de que contablemente el IVA como mayor
valor del Gasto o Costo se haya llevado a la misma cuenta del gasto, no hay forma de
discriminarlo.

4.- Generar los Medios Magnticos de cada Formato, Validarlo y Complementarlo

manualmente, de ser necesario. NOTA: Primero se debe generar el Formato 1007 antes del
1006. Ingresar por la opcin de OPERACIN Opciones Medios Magnticos.

Al seleccionar el formato a generar (Ej: 1007), el sistema automticamente calcula la

informacin de las cuentas asociadas a dicho formato y genera los registros
correspondientes, en la parte inferior (quedan en Gris). Luego el programa pregunta si
desea validar los registros (se recomienda hacerlo inmediatamente), con lo cual se validar
que no existan inconsistencias de forma (Ej: Tercero sin Direccin). Una vez validados los
registros, quedan en Amarillo si estn Ok o en Rojo si tienen alguna inconsistencia. Para
saber cul es la Inconsistencia, se da ctrl-click en el Registro. Las Inconsistencias se
pueden corregir de una vez en el formulario o directamente en el Tercero o en el
Documento. Si se hace en el Formulario, NO se actualizarn los maestros, slo la
informacin para los MM. Para conocer de dnde se tomaron los valores calculados por el
sistema, se de doble-click al Registro.

Una vez validados todos los Registros y que estn Ok, se procede a generar el Formato
XML dando click al botn de Archivo XML ubicado en la parte superior. EL SAG
generar el archivo en la Ruta predefinida (Ej: C:\APL\SAG-MM\ARCHIVOS).

5.- Complementar la informacin generada por el sistema. Ej.: Fmt 1010 Socios y
Accionistas. Para ello se da click al botn ubicado a la derecha del formulario, y se
completa manualmente la informacin. Para seleccionar la Ciudad o el Departamento, se
da doble-click al campo.

6.- Generar los registros a Excel, para control y revisin final. Para ello se da click al

botn de ubicado en la parte superior. NOTA: Este archivo slo sirve para
revisin, mas no para pasarlo al PreValidador de la DIAN.

7.- Generar el archivo XML. Para ello se da click al botn de ubicado en la parte
superior. Tener en cuenta el consecutivo de nmero de envo en el que van en la pgina
web de la DIAN. El archivo generado es el que se pasa al PreValidador de la DIAN.

8.- Validar el archivo XML en el PreValidador de la DIAN.

 NOTAS COMPLEMENTARIAS
1.- Para reportar los Salarios, Prestaciones y dems Pagos Laborales efectivamente
pagados (5001), se deben separar las cuentas de Causacin de Prestaciones Sociales de las
del Pago de Prestaciones Sociales. Se recomienda crear dos Subcuentas.
Ej: 510539 VACACIONES
51053901 Causadas
51053902 Pagadas

2.- Para reportar los Pagos de Parafiscales (5010), se deben separar las cuentas de
Causacin de Parafiscales de las del Pago de Parafiscales. Adems, debe manejarse el
Tercero de la Entidad y no del Empleado. Se recomienda crear dos Subcuentas.
Ej: 510575 APORTES ICFB
51057501 Causado
51057502 Pagado

3.- Para reportar los Pagos a EPS y AFP (5011 y 5012), se debe manejar el Tercero de la
Entidad y no del Empleado, incluyendo el aporte del trabajador.
Pargrafo 11. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de
pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para
recaudar estos rubros. Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos
o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben
diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, segn
correspondan.

4.- Para reportar las Donaciones en Efectivo y en Especie (5013 y 5014), se debe separar
la cuenta de Donaciones. Ej:
Ej: 539525 DONACIONES
53952501 En Efectivo
53952502 En Especie

5.- Crear Conceptos 5058, 5060, 5029..5035, 8233, 8235, 8237, 8241..8243
Validar que en el Vr 1 slo exista una Cuenta

6.- Formato 1011:

Valor solicitado como deduccin por concepto del gravamen a los movimientos
financieros, en el concepto 8211.

7.- Fmt 1009 Pasivos Bancarios deben ser los sobregiros reales del extracto y no el saldo
en libros. Se deben digitar manualmente.

8.- Fmt 1009 CxP ReteFte, ReteIVA o Timbre NIT de la DIAN

9.- Fmt 1009 CxP ReteICA NIT del Municipio

10.- Las Provisiones de Cartera no pueden ser globales sino por NIT.

11.- Separar IVA por Devoluciones en Compras y en Ventas.

12.- Fmt 1011 debe acumular por Concepto y no por Tercero.

TIPS
Autorretencin CREE:
1.- Se debe crear el concepto 5062 con Saldo Final y asociar la cuenta en el Fmt 1001 pero
en el valor 2 (no deducible)

2.- Si la empresa cre la cuenta sin manejar tercero, entonces no le generar en el formato
1001. Lo deben adicionar manualmente.
3.- Si la empresa cre la cuenta manejando tercero, entonces le generar a cada uno y en
realidad se debe reportar bajo el NIT de la empresa informante, as que de todas maneras
les tocara organizarlo manualmente.

CONCLUSIN Se recomienda que este concepto se diligencie manualmente, a

partir del saldo final de la cuenta a Dic.31.

IVA COMO MAYOR VALOR DEL GASTO:

Se debe crear una cuenta aparte para llevar el dato del IVA como mayor valor del costo o
gasto. Si no se hizo as, tocara calcularlo manualmente.
ACREEDORES:
En el Formato 1009, si los Pasivos Totales (CxP) de la Empresa a Dic.31.2013 son >
$500000.000, se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $1000.000. En caso
contrario se deben reportar los acreedores cuyo saldo sea >= $5000.000. En este caso, el
Usuario debe modificar el Tope que le aplique, por CONFIGURACIN MAESTROS
Maestros SAG 9.

DEUDORES:
En el Formato 1008, si los Crditos Totales (CxC) de la Empresa a Dic.31.2013 son >
$500000.000, se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $1000.000. En caso
contrario se deben reportar los deudores cuyo saldo sea >= $5000.000. En este caso, el
Usuario debe modificar el Tope que le aplique a cada Concepto, por CONFIGURACIN
MAESTROS Maestros SAG 9.

FORMATO 1003:
Para las Retenciones que le practicaron a la empresa, el concepto debe tener Saldo Final:

Formato 1007:
Para los Ingresos Recibidos, el concepto debe tener Saldo Final:
Formato 1005:
En este formato se reporta el IVA DESCONTABLE. Como en realidad este formato no
maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno denominado IVAD y se debe asociar a las
cuentas de IVA Descontable. El Tope sera $160.000 que equivale al IVA sobre
$1000.000 que es lo que dice el decreto para el Valor Base. (NOTA: En las
especificaciones no es claro si se incluye o no el IVA Terico (ReteIVA) para el Rg.
Simplificado, as que queda a consideracin del Contador(a) si lo reporta o no. Se sugiere
NO reportarlo en este formato sino en el 1001.

Y se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Descontable por Ventas
Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para
poder reportarlo en el Valor 2.
Formato 1006:
En este formato se reporta el IVA GENERADO. Se debe generar primero el formato
1007. Como en realidad este formato no maneja Conceptos, se utiliza el Concepto Interno
denominado IVAG y se debe asociar a las cuentas de IVA Generado. El Tope sera
$160.000 que equivale al IVA sobre $1000.000 que es lo que dice el decreto para el Valor
Base del Ingreso.

Se deben asociar a cada cuenta contable. NOTA: Para el IVA Generado por Compras
Devueltas, Anuladas, Rescindidas o Resueltas, se debe utilizar una cuenta aparte, para
poder reportarlo en el Valor 2. As mismo para el ImpoConsumo generado.

Formato 1008:
Los Conceptos 1315 al 1318 deben estar asociados al Formato 1008.

Formato 1012:
Se reportan los Saldos de las Cuentas de Banco (Ahorro y Corriente), pero como
normalmente estas cuentas NO manejan Tercero, el SAG no genera este formato. Se debe
grabar manualmente.

Formato 1011:
Conceptos que se deben Adicionar y relacionar con las Cuentas correspondiente, como
Costos y Gastos reportados en la Declaracin de Renta, si aplican para la Empresa:
8206 Depreciacin, Amortizacin y Agotamiento
8228 Reparaciones Locativas realizadas sobre Inmuebles
8236 Deduccin por Contratos de Leasing
8244 Contribuciones a Fondos de Pensiones de Jubilacin e Invalidez
8249 Sostenimiento Mensual de Aprendices

Formato 1001:
En el Pargrafo 1 del Artculo 22 de la Resolucin 273 se define un Tope de $500.000. Sin
embargo, en el Pargrafo 2 se dice que las Personas o Entidades enunciadas en el Literal c)
(las que efectuaron retencin en la fuente, sin importar el monto de los ingresos), deben
reportar todos los Terceros, sin importar el Tope Mnimo. Queda a criterio del Contador(a)
definir por cul de los dos se va. Se sugiere que las empresas que superan el tope de
ingresos de $100000.000, deben reportar sobre el Tope de $500.000, pero las Empresas
que no superaron ese tope de ingresos pero realizaron retencin en la fuente, deben reportar
el 1001 sobre cualquier valor.

En el primer caso, deben ajustar el Tope Mnimo en los Conceptos 5002 en adelante.

CONSULTA MANUAL:
La siguiente Consulta Manual sirve para revisar que no falten cuentas por asociar en el
formato 1001.

NOMBRE DE LA CONSULTA: Cuentas que no estn en el Fmt 1001

Seleccionar y pegar el siguiente query:

SELECT k_sc_codigo_cuenta, sc_nombre_cuenta FROM cuentas_contables,

cuentas_auxiliares
WHERE (k_sc_codigo_cuenta >= '5')
AND (k_sc_codigo_cuenta <= '7') AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta =
cuentas_auxiliares.ka_ni_cuenta) AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta IN (SELECT
saldos.ka_ni_cuenta FROM saldos WHERE k_sc_periodo = '201512'))
AND (cuentas_contables.ka_ni_cuenta NOT IN (SELECT
parametros_mm_fmt.ka_ni_cuenta FROM parametros_mm_fmt)) ORDER BY
k_sc_codigo_cuenta ASC

NMERO DE ENVO:
Al generar el archivo XML, hay un campo que es el Nmero de Envo que equivale al
consecutivo del archivo. Este campo lo debe diligenciar el usuario de acuerdo con el orden
como vaya enviando los archivos a la DIAN, as que deben tener cuidado en actualizar este
campo, antes de generar el XML, segn el orden de envo.
En caso de que ya hubieran generado el archivo XML y no tuvieron en cuenta dicho
consecutivo, tienen dos opciones:
1) Volverlo a generar indicando el Nmero de Envo correcto
2) Modificar manualmente el Nmero de Envo al archivo XML ya generado. Para ello, deben
renombrar el archivo con el nmero al final, pero tambin deben editar el archivo con el
Block de Notas y cambiar donde dice Nmero de Envo.
Ej: se va a renombrar el Nmero de Envo 1 por el 2 para el Archivo XML del Formato
1008 que ya se haba generado:

1.- Originalmente se cre con el Nmero de Envo 1:

2.- Se renombra por el Explordador de Windos:

3.- Se edita por el Block de Notas:

FORMATOS SEGN RESOLUCIN 220 DE OCT.31.2014:
FORMATO VERSIN Cambi? Observaciones
Informacin General a Suministrar:
1010 8 No Socios y Accionistas
1001 9 S, mas no en Pagos o Abono en Cuenta
las . Cambi el Pargrafo 6 (Cargos Diferidos
especificaciones o Pagos Anticipados) y ahora se debe
reportar con el NIT del Informado y no
sino en el del Informante.
contenido (ver . Se adicion el Concepto 5063 Intereses y
Observaciones) Rendimientos Financieros Pagados. Debe
parametrizarse en el SAG en el
Formato 1001.
1003 7 No ReteFte que le Practicaron
1007 8 No Ingresos Recibidos
1005 7 No IVA Descontable
1006 8 No IVA Generado
1009 7 No Saldo CxP
1008 7 No Saldo CxC

Informacin de las Declaraciones Tributarias:

1012 7 No Saldo Ctas Cte y Aho e Inversiones
1011 6 No Ing. No Constitutivos de Renta /
Costos

Informacin de los Terceros y Empleados:

1004 7 Nuevo Todos los Terceros de Ing. o
Costos. Concepto 8304.
2275 1 Nuevo Ing. No Constitutivos de Renta
2276 1 Nuevo Certif. de Ingresos y Retenciones
Empleados
. Lo debe generar el Sistema de Nmina
2278 1 Nuevo Bonos para Beneficio Empleados

Consorcios y Uniones Temporales:

1043 9 No Pagos de Consorcios
1045 8 No Ingresos de Consorcios
1585 1 No IVA Descontable de Consorcios
1586 2 No IVA Generado de Consorcios
1587 1 No Saldo CxC de Consorcios
1588 1 No Saldo CxP de Consorcios

Contratos de Mandato o Administracin Delegada:

1016 1 No Pagos Cttos de Mandato
 1017 8 No Ingresos Cttos de Mandato
1054 8 No IVA Descontable Cttos de
Mandato
1055 9 No IVA Generado Cttos de Mandato
1027 8 No Saldo CxP Cttos de Mandato
1018 8 No Saldo CxC Cttos de Mandato

Ingresos Recibidos para Terceros:

1647 2 S Ingresos Recibidos para Terceros

Notaras:
1032 9 No Notaras

NOTA: No todos los formatos son generados por el SAG. Algunos se deben elaborar
manualmente y otros por el Sistema de Nmina.

Por el SAG se pueden generar de manera automtica los siguientes formatos:

1001 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1011 1012 1016 1043
1044 1045 1647.
PLAZOS SEGN RESOLUCIN 112 DE OCT.29.2015:
TIPO DE CONTRIBUYENTE
Gran Contribuyente
ULT. DGITO DEL NIT FECHA LMITE
4 Mar.29.2016
5 Mar.30.2016
6 Mar.31.2016
7 Abr.01.2016
8 Abr.04.2016
9 Abr.05.2016
0 Abr.06.2016
1 Abr.07.2016
2 Abr.08.2016
3 Abr.11.2016

Personas Naturales y Jurdicas 31 a 45 Abr.12.2016

36 a 40 Abr.13.2016
41 a 45 Abr.24.2016
46 a 50 Abr.25.2016
51 a 55 Abr.18.2016
56 a 60 Abr.19.2016
61 a 65 Abr.20.2016
66 a 70 Abr.21.2016
71 a 75 Abr.22.2016
76 a 80 Abr.25.2016
81 a 85 Abr.26.2016
86 a 90 Abr.27.2016
91 a 95 Abr.28.2016
96 a 00 Abr.29.2016
01 a 05 May.02.2016
05 a 10 May.03.2016
11 a 15 May.04.2016
16 a 20 May.05.2016
21 a 25 May.06.2016
26 a 30 May.10.2016
PREVALIDADOR:
Se recomienda ingresar al PreValidador de la DIAN, seleccionar la opcin de Diligenciar
Formato (no la de Validar Formato) y dar click en Ir al Formato:

Luego seleccionar del men la opcin de Complementos y all seleccionar la opcin de

Cargar XML y seleccionar el archivo XML generado por el SAG:

Luego dar click en la opcin de Generar XML y all el PreValidador le mostrar los errores.
OBLIGADOS A PRESENTAR INFORMACIN:

Segn el monto de los Ingresos brutos en el 2013:

Los que practicaron ReteFuente, ReteIVA o ReteCREE: