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El sistema de prevencin de riesgos laborales, como cualquier otro sistema de gestin, debe estar
debidamente documentado. Es esencial, para la calidad y seguridad de procesos, productos y servicios,
el establecer por escrito los vnculos existentes entre los tres sistemas: Prevencin de Riesgos Laborales,
Calidad y Medio Ambiente, procurando por motivos de racionalizacin y simplificacin que el sistema
documental sea unitario. En tal sentido se recogen a continuacin las caractersticas y el procedimiento
bsico de actuacin para la configuracin y control del sistema documental.
La Ley de Prevencin de Riesgos Laborales, tras la Ley 54/2003 de Reforma, establece en su artculo 23,
de forma genrica, la documentacin mnima que cualquier empresa debe elaborar y mantener a
disposicin de la autoridad laboral. Esta documentacin debe estar recogida en el Plan de prevencin de
riesgos laborales y debe incluir la descripcin del Sistema a implantar y las actividades para lograrlo. Tal
como expresa la LPRL debe incluir, la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las
prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la accin preventiva.
En este captulo se trata de establecer las directrices generales para la elaboracin, el control, la revisin,
la distribucin y el archivo de los documentos relacionados con la seguridad y salud laboral. En los
captulos anteriores ya se han ido indicando los diferentes documentos que pueden conformar el sistema
preventivo, y al final de ste, en el cuadro 8.1, se relaciona toda la documentacin necesaria, sealando
con un asterisco los documentos que son exigibles reglamentariamente.
Criterios de actuacin
Plan de prevencin; Evaluacin de riesgos; Planificacin de la accin preventiva; Prctica de los controles
del estado de salud de los trabajadores; y Relacin de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales con incapacidad superior a un da.
La estructura del sistema documental, en coherencia con otros sistemas de gestin normalizados, debera
basarse en los cuatro siguientes niveles, aunque en las pyme el primer y segundo nivel (Manual y
Procedimientos) pueden estar unificados:
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Registros. Son documentos o datos que recogen los resultados de las actividades preventivas
realizadas.
Tanto el Manual como los Procedimientos son un tipo de documentacin con un carcter ms intemporal,
es decir, son documentos cuyo contenido y objetivos son generales, siendo vigentes desde su ltima
actualizacin. De ah que deba estar a disposicin de todos los usuarios y trabajadores, en lugares bien
definidos; se incluira en este tipo de documentacin la Reglamentacin vigente, el Plan de emergencia,
las Normas generales de trabajo y el Programa Anual.
En el otro tipo de documentacin, ms transitoria que la anterior, recogera los registros y los resultados
de la planificacin de la actividad preventiva. Su localizacin tambin debera quedar definida.
El principal problema para una pyme puede ser que la gestin documental se derive en ineficaz por una
burocracia innecesaria. La documentacin ser slo la necesaria y lo ms sencilla posible, actualizndola,
distribuyndola y utilizndola como herramienta de trabajo para el aprendizaje y el autocontrol.
Objeto: expone brevemente los objetivos que se quieren lograr con ese procedimiento.
Finalmente, cabe comentar que los procedimientos deberan, en la medida de lo posible, establecer los
criterios de evaluacin de la calidad del trabajo realizado.
Codificacin: los documentos debern ser codificados de manera que puedan ser identificados.
En la prctica, a la hora de archivar la documentacin es muy til utilizar hojas impresas o
fotocopiadas unidas por anillas, pudiendo de esta manera reemplazar fcilmente las hojas
obsoletas cuando se producen revisiones o suplementos.
Revisin: una vez elaborado el documento debe ser revisado por otra o la misma persona que lo
elabor, indicando en el documento la fecha, el nmero y el responsable de la revisin. Dado
que los representantes de los trabajadores deben ser consultados sobre las diferentes
actividades preventivas y sobre los elementos fundamentales del sistema, sera recomendable
que los representantes de los trabajadores revisaran los procedimientos previa su aprobacin.
Aprobacin: el documento deber ser aprobado por un responsable autorizado, que en principio
ser la Direccin de la empresa.
Distribucin: los documentos debern estar disponibles en aquellos lugares donde sea necesaria
su utilizacin. Hay dos tipos de distribucin de documentos: Copias controladas, para las cuales
se establece una lista de distribucin en la que se especifica las copias de los documentos que
han sido distribuidas, los destinatarios y la versin vigente; la entrega de estas copias se realiza
con acuse de recibo y Copias no controladas, que son aquellas que no requieren su
actualizacin.
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Todos los documentos del sistema preventivo estarn recogidos en un archivo centralizado en el que se
especifique para cada uno de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboracin y la
aprobacin y las revisiones previstas de los mismos.
Registros documentales
Reglamentarios
o Prctica de los controles del estado de salud de los trabajadores (art. 23 LPRL).
Recomendables
o Manual de Prevencin
En el cuadro 8.1 se sintetizan los diferentes elementos del Sistema Preventivo y su documentacin ms
relevante.
En el cuadro 8.2 se presenta un ejemplo de instruccin de trabajo para tareas en instalaciones de baja
tensin, este es un ejemplo prctico de elaboracin de instruccin estructurado de acuerdo los criterios
expuestos.
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CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN:
Documentacin del sistema preventivo
REQUISITOS JUSTIFICACIONES
1 La evaluacin de riesgos est debidamente documentada. S NO La evaluacin de riesgos deber estar recogida documen-
talmente para cumplir as con la legislacin vigente (art. 23
LPRL y art. 7 RSP).
2 Los controles peridicos de las condiciones de trabajo y la S NO La LPRL en su artculo 23 recoge la obligatoriedad de recoger
actividad de los trabajadores estn recogidos documental- los resultados documentalmente.
mente.
3 Estn documentados los controles de la salud de los S NO La prctica de los controles del estado de salud de los
trabajadores segn los riesgos a los que estn expuestos. trabajadores es obligatoria y adems deber estar documen-
tada (art. 22 y 23 LPRL).
4 Se notifican los accidentes de trabajo con o sin baja, S NO Es obligatorio recoger por escrito y comunicar a la autoridad
archivndose los documentos correspondientes. laboral competente los accidentes de trabajo, as como los
datos e informaciones que determine la normativa especfica
aplicable a cada caso (OM 16/12/87 y TAS/2926/2002).
5 Estn recogidas documentalmente las principales medi- S NO Las medidas de prevencin y proteccin y en su caso el
das de prevencin y proteccin a aplicar en los puestos de material preventivo que deba utilizarse deber estar recogido
trabajo. documentalmente (art. 23 LPRL).
6 La empresa dispone de un Manual de Gestin de la S NO El Manual, a pesar de no ser obligatorio legalmente, constituye
Prevencin. un documento bsico para implantar un sistema de preven-
cin en la empresa ya que en l se definen la poltica, objetivos
y compromisos de la empresa en materia de seguridad y salud
laboral.
7 Existen procedimientos de las diferentes actividades pre- S NO Es importante, para facilitar su implantacin, que las activida-
ventivas que se realizan. des ms complejas o que impliquen a diferentes personas se
procedimenten por escrito.
8 Se han identificado las tareas crticas y se han elaborado S NO Se deberan elaborar instrucciones de trabajo como soporte
instrucciones de trabajo para que puedan desarrollarse didctico y de control de tareas con riesgos graves.
con las debidas garantas de seguridad.
9 Los mandos intermedios y trabajadores implicados partici- S NO Los trabajadores son quienes mejor conocen el trabajo que
pan en la elaboracin de las instrucciones de trabajo. estn desarrollando y en muchas ocasiones son los primeros
en percibir los riesgos que se generan, por tanto su opinin
siempre ha de ser tenida en cuenta cuando se elabore un
procedimiento.
10 Los resultados de las actividades planificadas en la accin S NO Los resultados de las actividades debern ser recogidos
preventiva se recogen documentalmente. mediante registros, fichas, etc. constituyndose estas en un
mecanismo de autocontrol y en soporte para la toma de
decisiones y la planificacin futura (art. 23 LPRL).
11 Existe un procedimiento para controlar toda la documen- S NO La documentacin ha de ser la estrictamente necesaria y ha
tacin que genera el Sistema Preventivo. Los documen- de ser gestionada de la forma ms prctica y sencilla posible.
tos estn codificados, actualizados y se encuentran dis- Los documentos del sistema deberan estar debidamente
ponibles en lugares especficos donde es necesaria su codificados de manera que puedan ser identificados, debern
utilizacin. estar actualizados (retirando los documentos obsoletos) y
adems estarn disponibles en los lugares en que sea nece-
saria su consulta.
12 Est establecida la planificacin preventiva para un pero- S NO Deber existir un programa anual de actividades si el periodo
do determinado, las fases y prioridades para el desarrollo en que deben desarrollarse las actividades preventivas plani-
de las actividades preventivas en funcin de la magnitud ficadas y alcanzarse los objetivos establecidos es superior a
de los riesgos y el nmero de trabajadores. un ao (art. 9 RSP).
13 Existe un archivo centralizado en el que estn recogidos S NO Debera existir un archivo con todos los documentos debida-
toda la legislacin que afecta a la empresa y todos los mente codificados, con fechas, responsables de elaboracin
documentos del sistema preventivo. y aprobacin y revisiones previstas.
RESULTADO DE LA VALORACIN
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CUADRO 8.1. ELEMENTOS DEL SISTEMA PREVENTIVO Y SU DOCUMENTACIN
POLITICA DE PREVENCIN
Principios en que se basa la accin preventiva.
Objetivos estratgicos de la prevencin y objetivos anuales*
ORGANIZACIN DE LA PREVENCIN
Modalidad de organizacin preventiva elegida*.
Procedimiento de funcionamiento de sus rganos preventivos (Servicio de
prevencin/ Trabajador designado, Delegado de prevencin, Comit de segu-
ridad y salud).
Definicin de las funciones preventivas del personal de la estructura, con vis-
tas a la integracin de stas en las actividades cotidianas*.
Consulta previa a los trabajadores o sus representantes sobre todas las ac-
ciones y elementos del sistema preventivo*.
Reuniones sistematizadas de prevencin.
Informacin general de los riesgos de la empresa y de cada puesto o funcin y de sus medi-
das de prevencin, as como de las medidas de actuacin ante emergencias *. Tambin debe-
ra informarse de los resultados de las acciones preventivas *.
Comunicacin de riesgos y sugerencias de mejora por parte de cualquier miembro de la em-
Informacin y formacin
presa.
a los trabajadores
Formacin preventiva terica y prctica especfica del puesto de trabajo, en el momento de la
contratacin y cuando haya cambios (la formacin debera ser continua) *. Deben determinar-
se los trabajos que requieren autorizacin*.
Instrucciones de trabajo en tareas crticas*.
Plan de emergencia*.
Control de emergencias
Primeros auxilios.
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CUADRO 8.1.-
NDICE
OBJETIVO DE LA INSTRUCCIN
ALCANCE
IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES
103
INSTRUCCIN DE TRABAJO Cdigo:
PARA TAREAS EN INSTALACIONES Pg: 2/3
DE BAJA TENSIN Revisin: 00
OBJETIVO DE LA INSTRUCCIN
Establecer las fases de trabajo que debern seguirse escrupulosamente en intervenciones en instalaciones
elctricas de baja tensin.
ALCANCE
Afecta a todo tipo de trabajo que deba realizarse en instalaciones elctricas de baja tensin. Quedan exceptua-
das las actuaciones elementales de conexin y desconexin de equipos.
IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los responsables de las diversas reas funcionales velarn por el cumplimiento de la presente instruccin de
trabajo, asegurndose de que todo el personal afectado la conoce perfectamente y est debidamente instruido
para realizar las tareas encomendadas, contando con la autorizacin pertinente.
Los mandos intermedios instruirn a los trabajadores a su cargo que deban realizar tareas en instalaciones de
baja tensin y comunicarn al director de la unidad funcional correspondiente cuando stos hayan completado
su formacin, a fin de extenderles la autorizacin pertinente.
Los trabajadores slo podrn realizar tareas en instalaciones de baja tensin cuando dispongan de la autori-
zacin pertinente extendida por el director del centro de trabajo con el visto bueno del responsable del rea
funcional.
104
INSTRUCCIN DE TRABAJO Cdigo:
PARA TAREAS EN INSTALACIONES Pg: 3/3
DE BAJA TENSIN Revisin: 00
A) FASE PREVIA:
1. Verificar que se dispone de autorizacin que acre- Est terminantemente prohibido intervenir sin certi-
dite para realizar el trabajo. ficado acreditativo expedido por la empresa.
2. Verificar que el trabajo a realizar no exige autori- A parte de lo indicado en el prrafo anterior es impres-
zacin de trabajo especial. En caso afirmativo cindible asegurarse de que el rea de intervencin no
habr de ser cumplimentado por los mandos res- est sujeta a autorizacin especial para acceder o actuar
ponsables de la unidad a intervenir y de la tarea a (reas con riesgo de incendio, ambientes corrosivos,
realizar. espacios confinados, etc.).
3. Verificar que se dispone de los equipos de trabajo Asegurarse de que los equipos de proteccin indivi-
necesarios y el rea de trabajo est ordenada y dual disponibles son los adecuados (clase 3). Las insta-
limpia y fuera de funcionamiento. laciones y equipos han de estar bloqueados cuando su
puesta en marcha intempestiva o flujo de materias peli-
grosas puede ser fuente de peligro.
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CUADRO 8.1.-
NDICE
OBJETIVO DE LA INSTRUCCIN
ALCANCE
IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES
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INSTRUCCIN DE TRABAJO Cdigo:
PARA TAREAS EN INSTALACIONES Pg: 2/3
DE BAJA TENSIN Revisin: 00
OBJETIVO DE LA INSTRUCCIN
Establecer las fases de trabajo que debern seguirse escrupulosamente en intervenciones en instalaciones
elctricas de baja tensin.
ALCANCE
Afecta a todo tipo de trabajo que deba realizarse en instalaciones elctricas de baja tensin. Quedan exceptua-
das las actuaciones elementales de conexin y desconexin de equipos.
IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los responsables de las diversas reas funcionales velarn por el cumplimiento de la presente instruccin de
trabajo, asegurndose de que todo el personal afectado la conoce perfectamente y est debidamente instruido
para realizar las tareas encomendadas, contando con la autorizacin pertinente.
Los mandos intermedios instruirn a los trabajadores a su cargo que deban realizar tareas en instalaciones de
baja tensin y comunicarn al director de la unidad funcional correspondiente cuando stos hayan completado
su formacin, a fin de extenderles la autorizacin pertinente.
Los trabajadores slo podrn realizar tareas en instalaciones de baja tensin cuando dispongan de la autori-
zacin pertinente extendida por el director del centro de trabajo con el visto bueno del responsable del rea
funcional.
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INSTRUCCIN DE TRABAJO Cdigo:
PARA TAREAS EN INSTALACIONES Pg: 3/3
DE BAJA TENSIN Revisin: 00
A) FASE PREVIA:
1. Verificar que se dispone de autorizacin que acre- Est terminantemente prohibido intervenir sin certi-
dite para realizar el trabajo. ficado acreditativo expedido por la empresa.
2. Verificar que el trabajo a realizar no exige autori- A parte de lo indicado en el prrafo anterior es impres-
zacin de trabajo especial. En caso afirmativo cindible asegurarse de que el rea de intervencin no
habr de ser cumplimentado por los mandos res- est sujeta a autorizacin especial para acceder o actuar
ponsables de la unidad a intervenir y de la tarea a (reas con riesgo de incendio, ambientes corrosivos,
realizar. espacios confinados, etc.).
3. Verificar que se dispone de los equipos de trabajo Asegurarse de que los equipos de proteccin indivi-
necesarios y el rea de trabajo est ordenada y dual disponibles son los adecuados (clase 3). Las insta-
limpia y fuera de funcionamiento. laciones y equipos han de estar bloqueados cuando su
puesta en marcha intempestiva o flujo de materias peli-
grosas puede ser fuente de peligro.
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