Dompter les

achats sauvages
un enjeu majeur de comptitivit
pour les entreprises franaises

Xavier Guichard
Directeur Gnral

Brigitte Auffret Pierre-Olivier Brial

Directrice Gnrale Directeur Gnral
Dlgue Dlgu

La Direction Gnrale de Manutan vous propose

son point de vue sur la gestion des achats sauvages
Dompter les achats sauvages les achats ad-hoc ou sauvages . Il sagit
de tous les produits dont les entreprises ont
besoin de faon ponctuelle et irrgulire
entrept. Ces achats ad-hoc concernent tous les
services dune entreprise (bureau, entrept, services
gnraux, usines) et regroupent aussi bien des
un enjeu majeur de comptitivit pour les entreprises franaises pour faire face des vnements du quotidien. Il
peut sagir, par exemple, de sel pour le parking sil
fournitures que du matriel dinvestissement. Leur
approvisionnement se fait gnralement dans
neige, dquipements supplmentaires pour des lurgence, ils chappent rgulirement au contrle
intrimaires ou du rayonnage additionnel urgent des dpartements. Cest pourquoi on les qualifie
pour stocker une commande importante dans un souvent dachats sauvages.
Aprs avoir optimis leurs achats stratgiques, les entreprises se focalisent depuis ces dix
dernires annes sur les achats non stratgiques ou autrement appels achats indirects. Il
sagit de tous les produits et services dont elles ont besoin pour fonctionner mais qui nentrent L A R P AR T IT IO N D E S ACHAT S IND IR E CT S
pas directement dans le coeur de leur prestation.
Au sein de cette vaste catgorie, il existe une famille dachats encore vierge de toute optimisation :
les achats ad-hoc qui reprsentent 20% du volume des achats indirects. Leur gestion
est tellement dstructure quon les qualifie souvent dachats sauvages . Pourtant ils
regorgent dconomies potentielles sils sont organiss avec une dmarche approprie 20% 20%
des cots du volume
80% administratifs dachat 80%
LES ACHATS INDIRECTS du volume des cots
LES A CHA T S INDIRE CTS dachat administratifs

HA
AC AGE
SA
U V
TS
S 20%
du volume des achats indirects
ACHATS RCURRENTS
Forte prvisibilit
Nombre relativement faible de rfrences
ACHATS SAUVAGES
Faible rcurrence
Multiplicit de rfrences

e
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achats
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tion rcurrents
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pre de nan
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ce
Des conomies potentielles considrables
ma
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tur
u rni eau On peut penser que ce type dachat est anodin oppose souvent en interne que la rduction des
f o u r
eb
par rapport aux achats de produits rcurrents et cots lis ces achats sauvages est complique
d

s
tre fort volume tels que les fournitures de bureaux.
au
Pourtant, sils ne reprsentent que 20% du volume
total, ils concentrent eux seuls 80% des cots
de gestion associs aux achats indirects.
et fastidieuse. Elle ncessite llaboration
de processus de validation et de contrle
incompatibles avec la ractivit ncessaire pour
faire face aux imprvus.

Une mine dor cache dans les achats indirects
Les socits ayant un dpartement Achats ont bien
souvent rationalis la partie rcurrente de leurs
achats indirects, qui regroupent notamment les
prestations de voyage, les services de nettoyage, de
restauration ou encore loutillage, les quipements
de protection individuelle, les quipements informa-
tiques et les fournitures de bureau.
Ces volumes ont t concentrs auprs de quelques
fournisseurs, des appels doffres ont t organiss
et des procdures internes ont t mises en place
pour diminuer les cots. On peut donc considrer
que ces achats sont matriss.
Nanmoins, il reste un vrai gisement dconomies
encore trs peu exploit que nous appellerons ici
Derrire ces nombreux produits commands
sporadiquement, il y a des dizaines de fournisseurs
crer et grer, des centaines de factures
traiter, des milliers de livraisons recevoir. On
constate que la gestion dun fournisseur cote
prs de 2 000 euros et celle dune facture entre
75 et 150 euros. Par exemple, une entreprise de
200 millions deuros de chiffre daffaires, ayant
quatre sites en France, peut avoir jusqu 1 000
fournisseurs pour moins de 10 transactions
effectues par fournisseur !
De nombreux acheteurs ont conscience de
ces enjeux et souhaitent agir. Mais on leur
Selon notre exprience, moins de 10% des
entreprises franaises ont mis en place
une dmarche doptimisation de ces achats
sauvages. Dans la plupart des cas, aucune
organisation spcifique ne sen charge. A chaque
besoin produit correspond la cration dun nouveau
fournisseur, un processus dachat diffrent
(pouvant mme aller jusqu lachat dans une
grande surface rembours sur note de frais). Ces
achats chappent ainsi totalement au contrle
des Directions des Achats surtout dans les
entreprises multi-sites. Cela reprsente une perte
trs importante de temps et dargent et donc
de comptitivit.
Les solutions possibles
La bonne nouvelle est quil existe maintenant des
solutions qui changent compltement la donne.
Nous avons constat chez Manutan que les clients
ayant mis en oeuvre des solutions ont en moyenne
pu conomiser 30 50% du cot de leurs
achats sauvages. Si lensemble des entreprises
franaises de plus de 250 salaris entreprenait
Une conomie de 30 50%
peut tre ralise sur le cot des achats sauvages
Gain de temps
Lquation gagnante :
des outils digitaux ports par une stratgie relationnelle
Ces solutions sappuient principalement sur la force et la flexibilit du digital associes une
stratgie relationnelle efficiente pour susciter ladhsion.
La force et la flexibilit du digital
Le digital permet de mettre en place des catalogues
avec un nombre de produits quasi-illimits.
Cest la premire condition si lon veut pouvoir
matriser les achats indirects et ainsi remplacer de
multiples fournisseurs par un fournisseur de
rfrence, auprs duquel on peut concentrer les
volumes et donc ngocier une remise densemble.
Pour viter de faire appel un fournisseur par
besoin, il est ncessaire que les utilisateurs
puissent trouver en un seul endroit tous les
produits souhaits.
Le digital, en liminant la contrainte dun magasin
ou dun catalogue, permet de proposer des millions
une telle dmarche, ce sont plusieurs millions
deuros qui pourraient tre conomiss.
Chaque euro conomis sur les achats indirects a
un impact direct sur le rsultat net. Ces conomies
considrables pourraient tre directement
injectes dans la comptitivit de lconomie
nationale !
- 30%
- 50%
+ Baisse des cots
de rfrences. Il permet galement dassurer la
livraison rapide de ces produits qui, rappelons-le,
sont souvent commands dans lurgence ! Grce
Internet, les distributeurs ont pu mettre en place, ces
dernires annes, des plateformes de connexion
automatique avec leurs fournisseurs.
Ces systmes permettent non seulement un
rapprovisionnement plus rapide de leurs stocks,
mais aussi une livraison directe et matrise par les
fournisseurs des produits trs encombrants ou
plus faible rotation.
La rvolution apporte par ces solutions rside
galement dans la gestion interne du processus
de commande. De la prise de commande jusqu
la facturation, tout peut tre maintenant
rellement command et entreprendre un travail
doptimisation, ce qui est sans conteste source de
dmatrialis. Des systmes simples et souples gains additionnels.
de gestion des autorisations permettent de dlguer
la prise de commande directement aux utilisateurs, On observe que le reporting des consommations
tout en les encadrant. Lutilisateur gagne ainsi de lensemble des sites permet aux acheteurs
en ractivit et les acheteurs peuvent enfin de raliser que certains produits sont finalement
avoir un vrai contrle sur ces achats. Ils achets de faon assez rgulire. Ils peuvent ds lors
accdent notamment un systme complet de normaliser certaines rfrences et ngocier de
reporting, leur offrant une visibilit totale sur la meilleurs tarifs. Ils peuvent galement travailler
consommation. Ils peuvent ainsi savoir ce qui est sur les processus dapprovisionnement.
Multiples fournisseurs
de gestion
Multiples processus de commande = cots administratifs levs
fournisseur 1 fournisseur 3
Client ou autre canal
de commande
fournisseur 2 fournisseur ...
1 fournisseur de rfrence
1 fournisseur + Processus digital = gain conomique et administratif
E-procurement
Distributeur
automatique
Factures
dmatrialises
Client Fournisseur de rfrence
Ces dernires annes ont merg des Vending contrle. Vient sajouter ensuite un gain de
Machines qui, linstar des distributeurs temps car il nest plus ncessaire de se
automatiques de boissons, mettent disposition dplacer pour aller chercher le produit dans un
des utilisateurs directement sur leur lieu de magasin central.
production les produits dont ils ont le plus
frquemment besoin. Ils nont qu slectionner Enfin, on remarque une amlioration du Besoin
avec leur carte magntique personnalise le en Fonds de Roulement grce la diminution
produit souhait. du stock, la machine tant connecte au
On constate tout dabord une baisse de la systme informatique du fournisseur qui peut la
consommation de 30 % lie un meilleur rapprovisionner la journe ou la semaine.
 ... associes une stratgie relationnelle pour susciter ladhsion
Malgr leur puissance et simplicit dutilisation, il
ne suffit pas de dployer ces solutions digitales pour
que la rationalisation des achats sauvages soit
effective. Il est ncessaire daccompagner en
interne leur mise en place. Comme dans toute
centralisation, des rsistances au changement
mergent. Une introduction trop brutale peut
gnrer un rejet de la part des utilisateurs
qui multiplient alors les raisons pour ne pas sen
servir (mise en avant dun produit achet moins
cher localement, dune relation privilgie avec un
fournisseur local).
CLIENT
tude dun cas client
Cest pourquoi les Directions des Achats ont besoin Industriel 15 000 salaris
non seulement du support de leur Direction Gnrale 50 fournisseurs en achats sauvages
mais surtout dun partenaire distributeur capable 3870 commandes cot de 366 430
de visiter et dinformer lensemble des sites de
lentreprise (usine, sige, centre de logistique) et des
interlocuteurs (achats, approvisionneurs, utilisateurs...)
sur la nature des accords et les bnfices associs. Un
partenaire dveloppant une vraie proximit avec 1 Rationalisation du nombre de fournisseurs 2 Dmatrialisation des commandes
les utilisateurs locaux et leur donnant de relles garanties
de service. Ces derniers ralisent alors quils conservent
une qualit de relation, tout en ayant des processus Passage de 50 6 fournisseurs
allgs qui leur font gagner normment de temps.
90%
des commandes
FOURNISSEUR DE REFERENCE dmatrialises

Directeur achat Responsable Grand Compte

Directeur financier
E-procurement E-procurement
Distributeur Distributeur
Responsable dachat / site Commercial
automatique
Rgional automatique
Factures Factures
dmatrialises dmatrialises
Approvisionneur Commercial Sdentaire

= =
Utilisateur conomie de conomie de
Client Fournisseur de rfrence Client Fournisseur de rfrence
Support E-procurement / 150 976 26 260
Directeur informatique Solutions lectroniques

Exemple dune stratgie relationnelle

3 Dmatrialisation des factures BILAN
Au final, un triple gain :
conomique, environnemental et social Cot initial pour le client : Cot final aprs

90% rationalisation
et intgration
des factures E-procurement :
Depuis plus de dix ans, Manutan aide les entreprises Les bnfices sont galement environnementaux
diminuer les cots lis ces achats sauvages. Les car le digital rduit drastiquement lusage du
dmatrialises
366 430
solutions digitales, encore complexes il y a quelque
temps, sont maintenant souples et peu onreuses. Elles
papier et optimise bien souvent les livraisons. Enfin,
les avantages sont galement sociaux puisque ces
170 819
facture
deviennent accessibles tout type dentreprise. conomies de cots et de temps peuvent tre
Associes une stratgie relationnelle de terrain, rinvesties dans des tches plus forte valeur
les gains sont considrables en terme conomique ajoute pour les acheteurs et/ou dans lachat
puisque lon constate une baisse moyenne des de produits de meilleure qualit pour les
cots lis ces achats de 30 50%. utilisateurs.

CONOMIE
RALISE :

=
conomie de
195 611
Brigitte Auffret Xavier Guichard Pierre-Olivier Brial 18 375
Directrice Gnrale Directeur Gnral Directeur Gnral
Dlgue Dlgu
 Nous contacter
Si vous souhaitez connatre les conomies que vous pourriez
raliser sur vos achats sauvages grce aux solutions de Manutan,
contactez :

Anne-Marie Rodrigues

PDVM, Janvier 2017 RCS Pontoise B 334 668 852 NAF 4969C
01 34 53 36 31
anne-marie.rodrigues@manutan.fr

Retrouvez tous les astuces & conseils dexperts entre professionnels sur : manutan.com/blog

propos du groupe Manutan

Le groupe Manutan est un acteur majeur de la distribution BtoB multicanal en Europe.

Lentreprise familiale, fonde en 1966 et pionnire dans la vente par correspondance,
compte 2 200 collaborateurs en Europe, rpartis dans 25 filiales et 17 pays. Lentreprise
met la disposition de son million de clients europens une offre dynamique couvrant
lensemble des besoins des entreprises et des collectivits, une surface de stockage de
190 000 m2, des services valeur ajoute et des solutions e-business de pointe. En
2015/2016, le groupe Manutan a ralis un chiffre daffaires de 683 millions deuros.