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Manuel Qualit
Laboratoire QUALIBIO
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Sommaire
Rfrences normatives : Norme ISO 15189.
1. Introduction....3
2. Domaine dapplication........3
3. Termes et dfinitions ......3 - 38
4. Exigences relatives au management .........4
4. 1 Organisation et management........4 6
4. 2 Systme de management qualit .....4 5 8 15
4. 3 Matrise des documents ... ...5 - 15
4. 4 Revus de contrats ......26 40
4. 5 Analyses transmises des laboratoires sous traitants .24
4. 6 Services externes et approvisionnement ...19 21
4. 7 Prestations de conseils ...34
4. 8 Traitements des rclamations ....32
4. 9 Identification et matrise des non conformits .....33
4.10 Actions correctives................................34
4.11 Actions prventives...............................34
4.12 Amlioration continue......10
4.13 Enregistrements qualit et techniques.......................................5 17 31
4.14 Audits internes .....36
4.15 Revues de direction.....11
5. Exigences techniques.....28
5. 1 Personnel......11 12 23
5. 2 Locaux et conditions environnementales....18 23 24 25
5. 3 Matriel de laboratoire ........25 30
5. 4 Procdures pr analytiques.....22 24 - 26
5. 5 Procdures analytiques...22 25 29
5. 6 Assurer la qualit des procdures analytiques.......25 26 28
5. 7 Procdures post analytiques.21 24 28 32 35
5. 8 Comptes rendus ...28 32
1) Domaine dapplication...3
2) Rfrences normatives ..38
3) Termes et dfinitions 3 39
4) Systme de management de la qualit......5 15
5) Responsabilit des de la direction ..8 31
6) Management des ressources .13 15
7) Ralisation du produit ..20 23
8) Mesure, analyse et amlioration 25 28 34
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1. Introduction
1.1. Domaine dapplication
Le domaine dapplication de ce prsent "Manuel Qualit" se veut limit
lensemble des domaines d'activits des laboratoires danalyses mdicales
QUALIBIO, c'est--dire aux exigences particulires concernant la qualit et la
comptence de ces laboratoires danalyses de biologie mdicale. Le MQ se suffit
lui-mme quelles que soient les parties des chapitres de la norme. En effet, nous
avons choisi loption informatique pour rendre sa consultation plus aise. Tout
auditeur peut ainsi, sil le dsire, consulter notre Manuel Qualit sur informatique de
telle sorte quil ait tous les documents de Rfrence (non protgs) lcran sur
fentre par une simple fonction dappel.
Le "Manuel Qualit", Rf. RI.10.001 correspond la description de l'organisation du
systme d'Assurance Qualit de la SELARL - Laboratoire QUALIBIO.
Il reprend les chapitres proposs dans la Norme ISO 15189. Il fait rfrence de
nombreux DRQ* "Documents Relatifs la Qualit" ncessaires la gestion de la
Qualit. Cf. RI.10.013 relatif la norme ISO 9001.
1.3. Processus PO MO
Vocabulaire Interne.
Processus : organisation gnrale par secteur.
Les processus critiques et stratgiques sont dtermins en fonction de leur
impact sur les objectifs et les performances des laboratoires.
Procdure : action technique. Selon la norme ISO 8402 " Manire spcifie
d'accomplir une activit ".
Processus Pr analytiques Analytiques Post analytiques.
Cette dfinition nous est apparue trop restreinte, nous avons de ce fait dcrit les
MO et les PO.
MO "Mode opratoire" : Instruction de travail (instruction d'excution) visant
dcrire une activit spcifique, une tche restreinte dans le temps et dans
l'espace.
PO "Procdure organisationnelle": C'est la description de l'organisation d'une
activit (instruction d'organisation).
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PROCESSUS DE MANAGEMENT
Runion Revue de
Qualit direction
Politique Stratgie
Gestion et matrises
des comptences. Qualit Indicateurs S
Plannings Audits Qualit A
D PROCESSUS DE REALISATION
T
E A
A
M
I
M M SOUS PROCESSUS PRE ANALYTIQUE S
E
E
L
A L Gestion
Gestion des I F
I Administratif
N O
Prlvements spcimens O A
R
D R
A
A C
T
E T SOUS PROCESSUS ANALYTIQUE
I T
I
O
O I
N
N
.
Gestion des
calibrages et Ralisation des Validation . O
technique C
C Gestion
Des CIQ - EEQ
analyses
O
N
O
C N
N
T
L T SOUS PROCESSUS POST ANALYTIQUE I C
I
N
I N
Validation biologique U
L
U
E E
E I
N Transmission des Gestion
Conservation E
des
T rsultats administrative
spcimens N
T
Archivage - Traabilit
PROCESSUS DE SUPPORT
Confidentialit
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Les 10 chapitres reprennent tous les secteurs concerns par la gestion de la qualit.
N du Nom du chapitre
chapitre
01 La Documentation
02 Organisation gnrale
03 Les Locaux
04 Le Matriel
05 Les Fournitures : Ractifs & Consommables
06 Aspect Administratif de l'Analyse
07 Aspect Technique de l'Analyse
08 La Logistique.
09 Les Non-conformits.
10 Evolution et Evaluation du Systme
11 Dossier du personnel nominatif
OO Niveau du document
Ces numros permettent de classer les diffrents documents dans chaque chapitre.
Description du laboratoire.
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Les examens plus spcialiss tels que les examens d'Anatomopathologie ainsi
que les analyses spcialises peu frquentes sont transmis au LABM* BIOMNIS
qui est considr LABM trs spcialis.
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Prestations associes :
Il existe deux types de prestations associs concernant notre socit :
transfert des chantillons vers le laboratoire spcialis (Biomnis)
Les instructions de travail sont formalises dans le MO.08.xxx.xxx
Elles dcrivent les rgles, les responsabilits et les moyens ncessaires pour
raliser et matriser les processus de tri et d'envoi des chantillons, en vue dviter
les erreurs suivantes :
erreurs didentification
oublis
erreurs de prparation de lchantillon.
Politique qualit
Engagement de la direction.
Notre politique qualit est axe sur un Impratif et des Objectifs.
Limpratif consiste exister, cest dire rester en conformit avec la loi qui
est une condition essentielle pour lexistence mme dun laboratoire danalyse
mdicale en France. Etre lgal ctait dune part respecter le GBEA qui est
l'arrt du 2 novembre 1994 relatif la bonne excution des analyses de biologie
mdicale et dautre part rpondre correctement au CQN contrle qualit national
organis par lagence du mdicament. Aujourdhui, lorientation du ministre de la
Sant est dimposer lAccrditation COFRAC la Norme ISO/CEI 15189 pour
tous les LABM franais.
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Fabrice CLAEBOTS.
Biologiste.
Directeur de la SELARL - Laboratoire QUALI-BIO.
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1) Planifier : tablir les objectifs et les processus ncessaires pour fournir des
rsultats correspondant aux exigences des clients et aux politiques de
lorganisme.
2) Faire : mettre en uvre les processus.
3) Vrifier : surveiller et mesurer les processus et le produit par rapport aux
politiques, objectifs et exigences du produit et rendre compte des rsultats.
4) Agir : entreprendre les actions pour amliorer en permanence le s
performances des processus.
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2.6. Moyens.
2) des revues de Direction qui rendent compte de latteinte des objectifs qualit,
selon la procdure PO.10.003 (organisation des revues de Direction et des
runions GTQ).
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2.7. Planification.
La planification de la qualit revient dfinir les besoins explicites et implicites du
client desquels on dduit les activits, qui dterminent les objectifs et les
exigences pour la qualit.
Cet engagement prend en compte les exigences implicites des clients comme :
Le secret professionnel, selon la PO.02.005.
Lencadrement est assur par des biologistes, dont la formation scientifique leur
assure une connaissance des procdures analytiques et de leur valuation. La
proportion du personnel dencadrement par rapport lensemble des techniciens
est dicte par le traitement des Non-conformits.
RQ.: participe la mise en place des DRQ* assurance qualit. Ses attributions
sont clairement identifies et formalises dans sa fiche de poste RI.02.001.025.
Lidentification de son supplant, figure dans le tableau des attributions
RI.02.002.001. Le RQ, pour cette mission, dispose de toute lautorit ncessaire
comme lindique lOrganigramme RI.02.003. Le RQ peut, dans le cadre de ses
responsabilits, avoir assurer les relations avec les parties extrieures de
lentreprise pour ce qui concerne le systme qualit. , cette activit est partage
avec le Responsable Administratif.
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RA. : responsable administratif.
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L'organisation de leur formation est dcrite dans la PO.02.01. Elle tient compte des
comptences de chacun et prvient le risque d'inadquation entre l'aptitude et le
poste de travail. Elle prend en compte les exigences lies aux procds spciaux.
Gestdoc permet de grer la formation sur lvolution et la modification des DRQ par
la possibilit ddition dune note de formation lors de la diffusion dun document.
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4. Assurance Qualit
4.1. Gnralits
Pour parvenir ses objectifs, la socit a choisi de faire participer tout son personnel
sa dmarche d'assurance qualit.
Tous les secteurs de l'entreprise sont concerns.
Chaque employ de chaque secteur est inform, sensibilis et form au cours des
runions de formation organises selon la PO.02.001
4.2. Processus
Les procdures issues de la norme ISO/CEI 15189 Norme ISO 9001 sont
compltes par des procdures issues dtudes des risques d'apparition de non-
conformits sur tous les secteurs. Ces tudes sont ralises partir du
traitement des non-conformits correspondant au secteur concern.
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5.3. Modifications.
Les modifications de DRQ sont galement revues et approuves par les fonctions
qui lui ont donn naissance, ou si ce n'est pas le cas, cette information figure
clairement sur le DRQ conformment aux PO.09.002.002 et PO.01.001.001.
Elle prend galement en compte ds que cela est possible l'identification de la
nature de la modification, les instructions pour prvenir les risques suivants :
Modifications incompltes
Modifications non valides.
Version d'un document n'ayant plus court.
Ancienne version non archive.
Ne pas disposer des ditions pertinentes tous les endroits indispensables leur
consultation.
Cette procdure permet d'identifier la rvision en vigueur des DRQ*, elle assure le
retrait immdiat des DRQ* prims des points de consultation.
L'organisation de larchivage des DRQ* est crite dans la PO.01.001.004, elle assure
une identification convenable des DRQ* prims conservs des fins lgales, ou
de conservation des connaissances.
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Celle-ci comprend :
lidentification complte du matriel
la date de mise en service
Lensemble des rfrences documentaires MO,ER,RE et RI
relatives aux oprations suivantes : reconstitution des ractifs, contrles et
Calibrants ; manipulation ; procdure de remplacement ; frquence des CQI et
des calibrages ; validation analytique ; maintenance prventive interne et
maintenance prventive ou rparation externe ; enregistrement des
dysfonctionnements.
Toutes les vrifications et les constats ncessaires la gestion de la qualit sont
formaliss sur des "Enregistrements Relatifs la Qualit" ERQ. Puis classs. Ils
sont ensuite collects et ventuellement analyss par le service qualit puis
archivs informatiquement.
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7. Environnement.
Locaux : Infrastructures
Les plans RI.03.002 des 4 btiments de la SELARL Laboratoire QUALIBIO sont
conformes aux obligations rglementaires des LABM.
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Le choix d'un sous contractant suit une procdure dcrite dans la PO.05.002.
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contractant (non-conformit) fait l'objet d'un courrier et suit le traitement des non-
conformits PO.09.003.
Les tests dvaluation dun ractif sont formaliss dans lER 05.010.
Lensemble des donnes dvaluation des sous contractants figure dans le plan
qualit du matriel dessai en DS 04.xxx.
Les modalits du suivi de lvaluation des sous contractants sont formalises dans la
MO 05.007.
Tous les achats, quelle que soit leur famille, peuvent tre indexs par un coefficient
allant de 0 2, cette note est donne en fonction de la criticit de lachat par rapport
son incidence sur la qualit au cours du traitement des non-conformits.
Niveaux de criticits :
niveau 0 : faible incidence sur la qualit. (Les consommables) : une spcification
formalise sur le bon de commande par fax (consommables).
niveau 1 : incidence sur la qualit court terme. (les ractifs) : une spcification
formalise sur le bon de commande par fax et une certification AFAQ du Sous-
traitant. Pour les Sous-traitants non certifis, le LABM exigera un engagement
des sous contractant fournir leurs ERQ internes permettant d'tablir la
Traabilit de leur production et du contrle de celle-ci ; cet engagement doit
figurer dans le dossier du sous contractant.
niveau 2 : incidence sur la qualit long terme. (le matriel dessais, logiciel de
LABM...) : Un cahier des charges prcis reprenant nos exigences.
Pour s'assurer de la conformit des achats par rapport aux besoins du laboratoire,
des documents contractuels plus ou moins complets rfrencs dans les
DS.xxx.xxx.xxx.
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Le matriel livr subit des contrles avant sa mise en service afin de prvenir le
risque de ne pas avoir un matriel conforme au Cahier des charges, formaliss
dans lER.04.010 (vrification rception dun matriel). LAB GTA.04.
Lorganisation de la mise en service du matriel est dfinie dune part pour le
matriel dessai et dautre part pour le matriel intermdiaire et de mesure
respectivement dans les PO.10.007 et PO.04.002.
Les contrats ncessaires la validation dun matriel sont archivs dans
lER.04.001= mise disposition
La validation du matriel est ralise selon le LAB.GTA.04.
La vrification des spcificits du bon de commande des nouveaux produits suit
le MO.05.002.
Les chantillons fournis par les patients sont traits conformment aux exigences de
la norme ISO/CEI 15189 / Norme ISO 9001 selon des procdures numres dans
le Chapitre Logistique :
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Dans un premier temps, lorsque la revue de direction a affirm lexistence dun
besoin dacquisition dun appareil de mesures ou dessais, le choix de ce dernier
sera fonction de la prcision et de lexactitude requises et dcrites en DS.07.xxx.
Lacquisition, la rception et lidentification du nouvel appareil sont dcrites dans
la PO.10.007 et la PO.04.002.
"Traabilit" :
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10. Scurit.
La direction a mis en place un ensemble de procdures d'ordre gnral notamment
avec des enregistrements qui rvlent la formation du personnel :
sur la sant du personnel (PO.02.003- PO.02.006 PO.02.007- DS.05.xxx.xxx)
sur la scurit (incendie et gaz) (PO.03.001 - ER.02.009 RI.11.xxx.003 et
RI.11.xxx.004).
Document unique. RI.02.011
Les prcautions prises par le laboratoire pour que lenvironnement des espaces
techniques ninflue pas sur la qualit des essais sont dcrites dans la PO.03.003.
Llimination des dchets risque microbiologique est dcrite dans la PO.03.004
et enregistrs dans les ER.03.008.xxx. Les contrats et cahiers des charges sont
archivs dans les ER.03.005.xxx.
Les locaux sont correctement entretenus selon le MO.03.002 et les entretiens
sont formaliss dans les ER.03.006.xxx.
Les surfaces de travail sont contrles 1 fois par an selon leMO.03.006. Les
rsultats sont enregistrs sur l ER.03.003 et comments en revue de Direction.
La conformit des locaux par rapport au gaz est formalise dans lER.03.009.
La conformit des locaux par rapport aux risques dincendie est formalise dans
lER.03.002 (contrat) et les ER.03.010 (rapports).
Les locaux sont rangs selon des instructions prcises correspondant au
MO.03.03.Le rangement des locaux est formalis dans lER.06.xxx. et
L ER.07.xxx. (Fin de journe technique, pliage, fermeture des labos).
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11.1.1.1. Ramassage
Les instructions concernant le ramassage des spcimens sont dcrites dans les
modes opratoires suivants avec un enregistrement correspondant :
MO.08.002.001 - ER.08.002.xxx : Carnet de bord.
MO.08.004.002 -ER.04.002.xxx : Contrle des tempratures.
MO.08.005 : Transfert inter labos.
MO.08.002.004 : Transport des spcimens.
MO.08.002.005 : Transmissions des analyses aux laboratoires sous contractants.
11.1.1.2. Transport.
Au cours du dplacement des prlvements, dans le laboratoire, ceux-ci seront
placs dans un panier, ce qui garantira aussi la scurit du personnel et du
prlvement, en cas de chute. MO.08.002.003.
11.1.1.3. Stockage
Les instructions de travail utilises pour le stockage des spcimens sont dcrites
dans une procdure organisationnelle PO.08.002 (Stockage des chantillons).
Un ER.04.002.xxx permet la vrification des enceintes de stockage.
Certains spcimens sont conservs congels selon des critres stricts dfinis
dans la PO.08.002.
La vrification du matriel de conservation (frigos, conglateurs) est dcrite dans
le MO.04.004.001 et formalise dans les ER.04.002.xxx.
Dune manire gnrale, les diffrents types de spcimens sont conservs selon
le MO de conservation adquate.
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la dcantation MO.08.02.007
la centrifugation. MO.08.02.002
la transmission un LABM sous traitant MO.08.002.005.
un centre national de rfrence MO.08.002.004 ER.08.001.
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14.6. Prservation
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La prvention de lerreur dindentification lors de lchantillonnage est dcrite
dans la PO.08.005.
Les rsultats des manipulations des techniciens ne peuvent pas tre entirement
vrifis par des contrles, cest pourquoi les manipulations sont effectues par
des oprateurs qualifis, linadquation entre la qualification et laptitude requise
est traite comme une non conformit selon la PO.09.003.
La validation analytique se fait selon les modes opratoires MO* du chapitre 7 :
MO.07.001 MO.07.006
Il existe 4 conduites tenir en fonction de la nature des rsultats. Celles-ci sont
dcrites dans la PO.07.005.
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Procdures de matrise :
Chaque matriel dispose dune fiche de vie sur laquelle sont reportes les
rfrences des DRQ relatifs ltat des talonnages et des vrifications.
Le RI.04.002 liste lensemble du matriel utilis au sein de la socit avec son
numro dinventaire.
Les instruments de mesure des tempratures (thermomtres pour les tuves et
sondes thermiques dans les conglateurs et rfrigrateurs) sont vrifies selon la
MO.04.007.001 ; les chronomtres et minuterie selon le MO.04.007.003.
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17.3. Statistiques.
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Une revue priodique des intervalles de rfrence est ralise au cours de laudit
des libells ER.06.030.
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20.5. Divers
Lensemble des informations relatives au fonctionnement du laboratoire est
disponible sur le site www.quali-bio.com.
20.6. Rclamations
Le service qualit traite toutes les rclamations manant des utilisateurs des
prestations du laboratoire selon la PO 09.003.xxx.
Il ralise des enqutes de satisfaction dont les rsultats sont analyss en revue de
direction en vue damliorer la qualit des prestations du laboratoire.
Cette dfinition est voisine d'une autre dfinition plus classique : Surveillance de la
Qualit : Vrification et suivi de l'tat des procdures, mthodes, conditions
d'excution, procds, produits et services et analyses des rsultats enregistrs par
comparaison au rfrentiel en vue de s'assurer que les exigences spcifies pour la
Qualit sont en voie d'tre remplies.
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Les audits internes sont raliss selon les rgles dcrites dans la PO.10.001.
Ils sont planifis selon le RI.10.003, qui couvre lensemble des instructions de travail
des dix chapitres de notre gestion documentaire sur 1 an.
ER.02.001 personnel
ER.03.001 locaux
ER.04.020 028 maintenances
ER.05.001 consommables
ER.06.019 023 administratif
ER.07.020 029 technique
ER.08.004 et 005 logistique
ER.09.010 et 014 non conformits .
ER.10.001 audit rfrentiel
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Celles-ci sont reprises dans un rapport qui fait la synthse de
laudit.
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Enfin, les principaux lments du Systme Management Qualit font lobjet dun
audit selon la norme ISO 9001 et selon la norme ISO 15189.
22. Ethique.
Le LABM et son personnel ne sont soumis aucune pression commerciale pouvant
influencer leur jugement technique, les rsultats des essais sont indpendants de
toutes personnes ou organisations extrieures.
Le LABM. ne sest engag dans aucune activit pouvant mettre en pril son
indpendance de jugement sur ses activits dans le domaine des essais.
Nous avons repris dans ce chapitre les dfinitions (vocabulaire et abrviation) qui
nous sont personnelles ou qui nous paraissaient les plus importantes pour une
bonne comprhension de ce MQ* ainsi que ceux qui figure dans lISO 15189.
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Vocabulaire Interne.
Processus : organisation gnrale par secteur.
Procdure : action technique.
Processus Pr analytiques Analytiques Post analytiques.
Cette dfinition nous est apparue trop restreinte, nous avons de ce fait dcrit les
MO et les PO.
MO "Mode opratoire" : Instruction de travail (instruction d'excution) visant
dcrire une activit spcifique, une tche restreinte dans le temps et dans
l'espace.
PO "Procdure organisationnelle": C'est la description de l'organisation d'une
activit (instruction d'organisation).
Biologiste : Directeur de LABM au sein de la SELARL qui exerce une
fonction de cadre.
Responsable Qualit : Cadre bnficiant dune dlgation de responsabilit
et dune autorit lui permettant de sassurer que les exigences du systme de
management de la qualit sont satisfaites, il doit en rfrer directement la
direction du laboratoire qui reste dcisionnaire. Ce poste au sein de notre
laboratoire est tendu celui de Direction du laboratoire
Abrviations Internes.
DRQ : Document Relatif la Qualit
PO : Procdure Organisationnelle
MO : Mode Opratoire
RI : Registre Interne
RE : Registre Externe
ERQ : Enregistrement Relatif la Qualit
ER : Support dEnregistrement Relatif la Qualit
DS : Document de synthse
SQ : Le Service Qualit
MQ : Manuel Qualit
GBEA : Guide de Bonne Excution des Analyses - Arrt du 2 novembre 1994
SELARL : Socit dExercice Libral Responsabilit Limite
LABM : Laboratoire danalyses de biologie mdicales
SCP : Socit Civile Professionnelle
AFSSAPS : Agence franaise de scurit sanitaire des produits de sant
AFNOR : Association franaise de normalisation
SFBC : Socit Franaise de Biologie Clinique
QQOCP : Qui ? Quoi ? O ? Comment ? Pourquoi ?
NC : Non Conformit
CQN : Contrle Qualit National
OM : Option de Matrise
GTQ : Groupe de Travail Qualit
RQ : Le Responsable Qualit
RA : Le Responsable Administratif
RM : Le Responsable Mtrologie
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25. Contrats.
27.1 Gnralits.
Offre : Contrat-type avant soumission au prospect.
Contrat client : Contrat client type modifi par les spcificits propres du client.
Cahier des charges : Exigences avant soumission aux sous contractants
Pour rpondre aux besoins de nos clients, nous rdigeons des contrats, ils sont
formaliss dans des documents ER.10.004.
Ils possdent une partie administrative (aspect juridique et financier) et une partie
technique (spcification du service).
Il ny a pas de contrat tabli ni avec le patient, ni avec le prescripteur & linfirmire,
seuls les organismes extrieurs font lobjet de rdaction dun contrat.
27.2 Revues.
Contrat interprt comme un document contractuel entre la Socit et son client.
Durant la phase d'appel d'offre, le projet, avant soumission au prospect, fera
l'objet d'une revue selon la PO.04.010.001.
Afin de respecter les engagements spcifis dans les contrats avec nos clients,
ces derniers font l'objet d'une revue avant et aprs signature, organise selon les
PO.10.004.002; PO.04.010.003 et enregistre sur des ER.10.003.
Durant ces revues de contrat, nous nous assurons que :
les exigences du client sont correctement dfinies & documentes,
toutes diffrences entre loffre et le contrat ont fait lobjet dune solution,
la socit est apte rpondre aux exigences du contrat.
La revue de contrat Commande correspond la prise en charge de lordonnance
par le secrtariat au moment de la saisie informatique des analyses.
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Cette revue est dcrite dans le mode opratoire MO.06.001.003.
27.3 Avenants
Les Avenants aux contrats sont traits et transmis aux fonctions concernes de
notre organisation, selon des instructions prcises qui figurent dans le mode
opratoire MO.10.001. (Ralisation dun avenant au contrat).
Les avenants aux commandes correspondent la modification de la
commande initiale :
soit par refus de la demande dessai la rception des chantillons dans le
LABM qui sont traits dans les PO.06.003.003.
soit par modification de la commande initiale par le prescripteur
27.4 Enregistrements
Pour chaque contrat, le circuit de communication interne notre socit est celui du
responsable administratif.