Professional Documents
Culture Documents
Sistemas de Informacin
Tema
Control Mediante el Sistema de Informacin
Administrativa
Integrantes:
Delsi Odarli Pino Salem
Hildegard Alburquerque
Karina Karajallo
5 ao Contable
1
Introduccin
Es importante, para comprender mejor el objeto de este trabajo, discutir sobre lo
que significa la funcin de control. Por eso, en este punto se pretende presentar el
concepto de control, as como los elementos que integran este concepto. Se
expondrn las formas segn las cuales el control puede ser comprendido en sus
diferentes perspectivas y sus etapas bsicas. Estas consideraciones sern
importantes para que sea posible comprender la evolucin del concepto, que ser
expuesto a continuacin.
Podemos definir el control como un proceso administrativo a travs del cual
los administradores realizan un esfuerzo sistemtico orientado a comparar el
rendimiento con los estndares establecidos por las organizaciones, y estar en
capacidad de determinar si el desempeo es acorde con las normas. Este proceso
incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estn siendo utilizados
de la manera ms efectiva posible siempre en funcin del logro de los objetivos que
la organizacin ha propuesto.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende del
rea en que se aplique; puede ser entendida como:
Las polticas, procedimientos, prcticas y estructuras organizacionales diseadas
para garantizar razonablemente que los objetivos del negocio sern alcanzados y
que eventos no deseables sern prevenidos o detectados y corregidos.
La funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con la
planeacin, organizacin y direccin y lo que la precede.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro
de los patrones deseados y evitar cualquier desvo.
Son muchas las definiciones que podemos agregar a lo que a control refiere y
ms aun a los beneficios que la misma puede acarrear con su implantacin como
podemos ver a continuacin.
2
ndice
Definicin de control 5
Tipos de control 13
3
Control mediante el Sistema de Informacin administrativa
Definicin de Control
El control puede ser definido como el proceso de monitorear las actividades
con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planeado y para corregir
las desviaciones significativas. Para un gerente es muy importante tener un sistema
de control eficaz que garantice que las actividades se llevarn a cabo en formas
cuyo objetivo sea llegar al logro de las metas de la organizacin.
El proceso de Control
Son tres pasos separados y diferentes, pero muy importante que la
planificacin anteceda al control debido a que en una planeacin, se establecen los
estndares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos
estndares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa. Estos tres
pasos son:
Medicin: Se necesita tener informacin sobre el proyecto para
determinar el rendimiento real.
Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de informacin
para medir el rendimiento real. Estos son: La observacin personal, los informes
estadsticos, los informes verbales y los informes escritos. El mtodo de observacin
personal provee informacin que no se ha filtrado por los dems, lo malo de la
observacin personal es que puede ser muy subjetiva .Los informes estadsticos
pueden hacerse por medio de computadores, de graficas, de barras,etc., lo malo
de los informes estadsticos es que dan una informacin limitada.
4
Los informes verbales como conferencias, reuniones, dilogos o llamadas
telefnicas, lo malo es que esto no se puede documentar aunque ahora la
tecnologa lo puede llegar a lograr. Los informes escritos se hacen a mano o
escribiendo a computador, son lentos y ms formales.
Es muy importante decidir de una forma correcta y estructurada que
elementos se van a medir; muchas veces la mala escogencia de elementos de
medicin conlleva a fracasar en el control.
Comparacion: Se trata principalmente de comparar el grado de variacin
entre el rendimiento real y estndar. Es de vital importancia determinar un
lmite para que no vari ms el rendimiento real del estndar, es decir un
rango de variacin aceptable entre los dos tipos de rendimiento.
Si el grado de variacin es demasiado alto, el gerente tiene la obligacin de
buscar la forma para que el rendimiento que se est dando, llegue a ser parecido o
igual al rendimiento deseado y estandarizado.
Accin Administrativa: La tercera y ltima etapa del proceso de control
es poner en marcha una accin administrativa. Cuando el gerente vea que
tiene que tomar una accin, puede hacer tres cosas: No hacer nada,
corregir el rendimiento real o revisar los estndares.
El hecho de no hacer nada, no sera lo oportuno para un buen gerente, por lo
tanto estas tres acciones, se convierten en las otras dos. En la mayora de los casos
toca corregir el rendimiento real, es decir cambiar de estrategia para lograr los
objetivos. Si se quiere corregir el rendimiento real toca tomar acciones correctivas
inmediatas o a largo plazo para corregir los problemas que haya.
Si la accin es revisar estndares, toca buscar unos estndares ms realistas
que los anteriores para que puedan ser conseguidos los objetivos esperados.
5
Herramientas y tcnicas de control:
Para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas
que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos
ms importantes para un gerente en el proceso de controlar es la informacin. La
informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa puede ser la
clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo.
Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de
Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes
ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a
simplemente los datos.
Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados
y no los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos breves y
sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero no
basta con tener la informacin, hay que saber cmo usarla para el control. Para
comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar
consciente de la informacin que se va a necesitar, reunir las decisiones que
necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de
informacin.
Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber
implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al sistema,
si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y buscar una
solucin. Luego toca preparar al usuario con la capacitacin
6
Una buena gerencia debe garantizar que sus funciones, objetivos
establecidos, planes De aqu entonces, que el control se asegura, vigilando el
rendimiento de los diferentes procesos y el cumplimiento de los diferentes planes.
7
determinar si los resultados estn en consonancia con los objetivos y si las
operaciones o programas se estn llenando a efecto en la forma prevista.
Control y organizacin
8
En otras palabras el proceso administrativo y control se resume en:
9
Economa del sistema de informacin administrativa para el control
1
APLICACIN DEL CONTROL GERENCIAL MEDIANTE EL SISTEMA
DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
Control preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas
para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de
ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el
plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
Control de retroalimentacin: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estndar aceptable
11
internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo
de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que
estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organizacin.
1
AUDITORIA DE OPERACIONES
3- Informacin objetiva con relacin a qu tan bien se estn llevando a cabo los
planes y polticas en todas las reas de operaciones y acerca de oportunidades para
el mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economa.
1
4- Informacin acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a
posibles fuentes de dispendio.
1
3. Auditora externa: Labor de comprobacin posterior, realizada por
una persona u organismo externo a la empresa
1
Conclusin
El avance tecnolgico ha contribuido en muchas medidas a la evolucin
administrativa de cualquier entidad. Mas por sobre todo las tcnicas aplicadas para
que la misma vaya prosperando son ms tiles que cualquier tecnologa
descubierta, ya que no hay mejor elemento que la buena implementacin de
habilidades para una prospera evolucin
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el
tema del control. El control es una funcin administrativa, es decir es una labor
gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para
una optima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan
con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la
obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los
resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento clave en la administracin.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando
de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que
el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el
contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para
que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo
posible todas las desviaciones que se presenten.
1
1