Contextualizacin

En los sistemas de trazabilidad se reco-

lecta y almacena informacin que descri-
be los parmetros pertinentes para ase-
gurar los distintos tipos de trazabilidad.
Los datos proporcionados por el provee-
dor, el transportista y dems actores de
la cadena de abastecimiento generan la
informacin sobre los diferentes aspectos
del producto.

La sistematizacin de los procesos comienza en la organizacin de los datos que debern

ser ordenados y clasificados; posteriormente, se proceder a ingresarlos en el sistema de
informacin ms adecuado para la compaa. Es importante recordar que los datos son
elementos sin sentido que al relacionarlos se transforman en informacin.

La sistematizacin se hace para tener de forma ordenada toda la informacin de la cadena

y obtener de ella, las experiencias y los factores crticos que la componen.

Por lo tanto, en este documento se analizar la importancia de la captura y registro de la

informacin entre los integrantes de la cadena de abastecimiento. La informacin suminis-
trada est basada en los lineamientos propuestos por GS1 (Global system).

Los temas que se incluirn sern los siguientes:

Captura y registro de la informacin

Intercambio sistematizado de informacin
Comunicacin entre los actores de la cadena de abastecimiento

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2. Captura y registro de la informacin

El intercambio de informacin entre los diferentes actores de la cadena se genera a travs

del sistema de informacin establecido en la cadena de abastecimiento lo cual permite la
consulta, anlisis y el almacenamiento de los datos.
La logstica estudia los flujos de materiales y apoya los procesos de abastecimiento que la
empresa demanda, procesa y, posteriormente, ofrece a los clientes, lo cual hace necesario
planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades para garantizar la efectividad de los
procesos.

2.1 Funciones de un sistema de informacin

Los sistemas de informacin poseen varias funciones eficaces para que los actores de la
cadena traten los datos que son recopilados a travs de la cadena de abastecimiento. Algu-
nas de las funciones ms representativas en un sistema de informacin son:

Captura y registro de informacin: los datos se capturan del entorno o de la

empresa; despus, se almacenan y se analizan.

Almacenamiento de datos: los datos se procesan y se convierten en informa-

cin que se almacena y se deja disponible para ser distribuida en el entorno,
ya sea al interior de la empresa o en el exterior (p.ej. almacenes, microempre-
sas, etc.).

Transmisin de datos: la transmisin de datos se realiza durante todo el sis-

tema: captura, anlisis, almacenamiento y distribucin. Esta transmisin es
producida por los diferentes entornos, ya sean exteriores o interiores de la em-
presa.

Anlisis de informacin: despus de capturada y registrada la informacin,

se procede a su anlisis y procesamiento, ya sea para almacenarla o para dis-
tribuirla en los puntos de la cadena donde se requiera.

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En la figura 1 se presentan las funciones de los sistemas de informacin generados por los
diferentes actores que integran el sistema logstico:

Figura 1. Funciones de un sistema de informacin

Fuente: Adaptacin de Collado, J. A. (s.f.). Concepto de sistema de informacin en la organizacion.
UOC-La universidad virtual.

2.2 Flujos de informacin entre los actores de la cadena de abastecimiento

En la figura 2 se ilustran los cinco ciclos principales que conforman los procesos en una
cadena de abastecimiento. De cada uno de estos ciclos se extrae informacin importante.

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 Figura 1. Funciones de un sistema de informacin
Fuente: Adaptacin de Collado, J. A. (s.f.). Concepto de sistema de informacin en la organizacion.
UOC-La universidad virtual.

Ciclo 1: Se registra la informacin suministrada por el proveedor de la materia

prima.

Ciclo 2: El transportador registra datos como el destino, tiempo, temperatura,

entre otros.

Ciclo 3: Se registra toda la informacin del proceso del producto.

Ciclo 4: Se registran los datos procedentes de la distribucin.

Ciclo 5: El cliente registra alguna informacin del producto, as como las obser-
vaciones personales.

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El intercambio de informacin en el proceso de sistematizacin se debe realizar continua-
mente por los actores de la cadena de abastecimiento. La informacin debe ser organizada
de manera coherente para facilitar el anlisis de aspectos como:

La ruta y el flujo de materiales

La informacin y el dinero resultante de los procesos de aprovisionamiento,

produccin y distribucin.

Para lograr la interrelacin efectiva y coherente entre lo que se recibe y se produce, se

requiere de un proceso cohesionado en la cadena de abastecimiento; por ejemplo, debe
haber conexin entre los registros de cada lote y su respectiva unidad logstica.

El flujo de informacin se produce a partir de los indicadores de cada unidad logstica. Es-
tos indicadores deben contener el cdigo de serie del contenedor, el nmero de despacho
y el nmero de embarque, entre otros. Estos registros deben ser tratados por todos los
actores de la cadena de abastecimiento.

La trazabilidad punto a punto es la mejor manera de monitorear la informacin a travs de

la cadena de abastecimiento. Cada actor de la cadena almacena la informacin especfica
de la fase de produccin que le corresponde desarrollar. Si se observa la necesidad de
incluir mayor informacin del producto, se contacta con el actor de la cadena encargado
para obtener dicha informacin.

La sistematizacin de la informacin proporciona

estructura en todo el proceso y genera retroali-
mentacin de las experiencias relacionadas con
el desarrollo de las operaciones logsticas. La do-
cumentacin obtenida provee elementos esencia-
les para l elaboracin de informes, documentos y
materiales histricos.

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2. Captura y registro de la informacin

Figura 3. Intercambio sistematizado de informacin

Fuente: Gua: Trazabilidad Implementacin de la trazabilidad EAN.UCC Proyecto TRACE-1GS1
Argentina.

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Algunos de los modelos que se utilizan para el sistema de codificacin de productos son
los siguientes:

Cdigo EAN 13/UPC: es un sistema con 13 dgitos. Este cdigo se utiliza en los productos
comerciales ubicados en el punto de venta.

Cdigo UCC/EAN-128: este modelo es apropiado para la identificacin de cajas que se

trasladan en una cadena de abastecimiento. Codifica la identificacin primaria como GTIN
y SSCC, as como otros datos adicionales: nmero de bache, peso y fecha entre otros atri-
butos.

Cdigo ITF-14: se utiliza en artculos comerciales que no pasan a travs de cajas registra-
doras minoristas o unidades logsticas. Est compuesto por 14 dgitos.

En la figura 4 se observa el flujo fsico que se produce en una cadena de abastecimiento y

se comprende la transferencia electrnica de datos, la cual es la forma en la que se rastrea
o se realiza el seguimiento fsico de los artculos asociados al sistema de informacin.

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 Figura 4. Plano del movimiento o flujo fsico de una cadena de abastecimiento
Fuente: Gua: Trazabilidad Implementacin de la trazabilidad EAN.UCC Proyecto TRACE-1GS1
Argentina.

Se presentan otras formas de transferir los datos a travs del uso de lenguajes comunes
como:

EDIFACT: consiste en el intercambio electrnico de datos para la adminis-

tracin, el comercio y el transporte. Este lenguaje permite a los socios inter-
cambiar documentos de forma sencilla, precisa y garantiza una relacin costo
beneficio para los asociados.

EANCOM: es un sistema de mayor uso en el monitoreo de la trazabilidad, ya

que informa rpidamente el despacho, recepcin, estado del transporte, resu-
men de avance y consolidacin.

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4. Comunicacin entre los actores de la cadena de abastecimiento

La comunicacin entre los actores participantes en los procesos logsticos es parte funda-
mental para la recoleccin de los datos y, tambin, para utilizar los sistemas de informacin
porque retroalimentan los procesos, generando un valor agregado al sistema de informa-
cin. Por lo tanto, debe haber una fluidez en la comunicacin entre los diferentes actores
de la cadena, de manera que se establezcan parmetros sobre qu tipo de contenidos se
intercambiarn y cules procesos y actores se beneficiarn con dicha informacin.

Se presentan cuatro categoras para clasificar los niveles de interaccin entre los actores
de la cadena.

Figura 5. Clasificacin de la interaccin de los actores de la cadena de abastecimiento

Nula: Esta categora se caracteriza porque su objetivo especfico es la publicacin de do-

cumentos fsicos de experiencias. No se promueve el uso de esta informacin o el inter-
cambio entre actores. Responde exclusivamente a la bsqueda de la informacin por parte
de los actores de la cadena de abastecimiento.

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 Baja: Su rol principal es facilitar la informacin de las experiencias y los datos de quienes
las ejecutaron. Por ejemplo, en un proceso de aprovisionamiento, la siembra genera datos
que alimentan al sistema de informacin y sirven de referente para tomar decisiones en
algunos actores de la cadena. La comunicacin no es abundante porque la mayor parte
de la informacin no es relevante para los dems actores de la cadena que hacen parte de
otras actividades.

Interaccin centralizada (simple): En este tipo de sistemas, el proceso de experiencias

se realiza entre el operador del sistema y el agente interesado en la informacin. En estos
sistemas hay una participacin activa de los actores de la red logstica, desde el gestor de
la cadena, fabricante o cultivador, hasta el consumidor final. Tiene como fortaleza la posi-
bilidad del acompaamiento e interaccin en los procesos de mejoramiento continuo en la
cadena de abastecimiento.

Interaccin compleja: Se caracteriza por facilitar el intercambio de informacin y expe-

riencias de mejora de los procesos logsticos con la intervencin activa de los tres actores
principales: gestor, generador de experiencias y usuario de la informacin. El aspecto ms
importante de la dinmica de esta triada se define desde la interaccin entre ellos y la posi-
bilidad de retroalimentacin, sistematizacin y documentacin de los resultados.

5. Conclusiones

El xito del intercambio de informacin se basa en la comunicacin fluida que debe existir
entre los actores participantes de la cadena de abastecimiento.

La retroalimentacin de los procesos se origina en la interaccin que se produce entre

los actores de la cadena. El propsito es que se beneficien todos los eslabones que la
componen.

La adecuada sistematizacin de una cadena de abastecimiento requiere determinar las

fuentes de informacin, para lo cual es necesario identificar los datos que harn parte de
los registros y los actores que disponen de esa informacin.

Los datos identificados en cada proceso de la cadena son claves para el seguimiento o
rastreo de cada artculo o producto; as, se consolida informacin importante sobre cada
uno de los productos.

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6. Fuentes

Barrera, G. T. (2006). Cmo sistematizar? Una apuesta metodolgica para el aprendizaje

en las organizaciones. NUEVARED.org.

Collado, J. A. (s.f.). Concepto de sistema de informacin en la organizacin. UOC-La uni-

versidad virtual.

Proyecto TRACE-1GS1 Argentina. (s.f). Gua: Trazabilidad Implementacin de la trazabili-

dad EAN.UCC . Argentina.

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