LORENA RUIDAZ CAMARGO

TABLA DE CONTENIDO
1. IMPORTANCIA DE FINANZAS EN LA PLANEACIN ESTRATGICA
2. QU ES Y CMO MEDIR LO CRUCIALMENTE IMPORTANTE PARA FINANZAS?
3. ROL DE FINANZAS EN LA PLANEACIN DENTRO DE LAS REAS CORE Y
ESTRATGICAS
4. VARIACIN DEL ROL DEPENDIENDO DEL STAGE EN EL QUE SE ENCUENTRE LA
ENTIDAD
5. CONCLUSIONES
1. IMPORTANCIA DE FINANZAS EN LA
PLANEACIN ESTRATGICA
Un plan estratgico (PE) es un mapa de ruta para una entidad. Incluye las metas, los objetivos y
las estrategias para cada rea core y estratgica. stas reas se distribuyen a travs del PE de tal
forma que la entidad pueda trazar una ruta detallando acciones requeridas para encaminarse a
cumplir las metas.
La planeacin financiera (PF) que busca mantener el equilibrio econmico en todos los niveles
de la entidad, est presente tanto en las reas core como en las reas estratgicas.

El financiero debe definir la mejor combinacin posible de los recursos tratando de conciliar
objetivos contrapuestos como lo son: crecimiento, sostenibilidad y riesgo.
Para plantear estas posibles alternativas estratgicas, el financiero no puede ignorar los
distintos puntos de vista e intereses que tienen las reas. Mientras que para unas reas puede
ser prioritario el crecimiento en intercambios, para otras lo ser su sostenibilidad; mientras
que unos preferirn alto crecimiento an a costa de un riesgo elevado, otros sern propensos a
la seguridad an a costa del crecimiento. De ah la frase de que aunque todos hablemos el
mismo idioma, todos hablamos lenguajes distintos, aunque todos en una EB tengan la misma
meta en cuanto al nmero de intercambios total a alcanzar, cada rea tiene una forma de aporte
diferente para llegar a ella. Y al financiero le corresponde proponer un razonable y razonado
equilibrio entre estos intereses y objetivos divergentes y diversos. Esa es su misin como
estratega financiero en la PE.
En otras palabras, la planeacin financiera define el rumbo que tiene que seguir
una entidad para alcanzar sus objetivos mediante un accionar armnico de
todas sus reas integrantes y funciones.

Es necesario aclarar que el papel de finanzas en la planeacin no solo hace

referencia a ciertas proyecciones financieras o aportes financieros para la
ejecucin de los proyectos, sino que tambin comprende una serie de
actividades que se desarrollan a diversos niveles: nivel estratgico (sinergias
para optimizar procesos y apalancar resultados), nivel legal (auditora, casos de
calidad), nivel financiero (inversiones, diversificacin de ingresos).
El financiero ha de trabajar en el proceso de planeacin en cuatro dimensiones:
Por una parte, cuantificar los objetivos, es decir, traducir a trminos
econmicos-financieros la meta de intercambios la entidad (determinacin
de ingresos total por intercambios)
Por otra parte, determinacin de las actividades (estrategias) que se llevarn
a cabo para alcanzar los objetivos propuestos por cada rea y de esta manera
priorizar proyectos para hacer una adecuada distribucin de los recursos.
 Analizar la vulnerabilidad de la entidad ante cambios imprevistos en la
ejecucin de la planeacin, tales como no consecucin del total de familias
globales, prdidas financieras de eventos locales, no ejecucin esperada en
pico de ventas, cancelacin de convenios, problemas migratorios, pago
inoportuno por parte de TN takers, etc., As como evaluar su flexibilidad y
capacidad de adaptacin frente a estas circunstancias y otras semejantes.
Por ltimo debe establecer los propios objetivos estratgicos del rea
financiera, es decir, buscar el mejor equilibrio entre todas las variables,
muchas veces contrapuestas, de crecimiento, sostenibilidad y riesgo.
 2. QU ES Y CMO MEDIR LO
CRUCIALMENTE IMPORTANTE PARA
FINANZAS?
Todas las reas de una entidad deben centrarse en lo crucialmente ms
importante de tal forma que contribuyan a la meta total, y actuar
prioritariamente a nivel de equipo sobre los aspectos que movilizan lo
crucialmente ms importante.
De esta forma se observa que las reas de ICX y OGX aportan a la meta total
mediante el alcance de la meta por programa, por lo que su desempeo y
alcance de resultados se puede medir cuantitativamente. Sin embargo las
caractersticas no cuantitativas de reas como MKT, COMM, S&S tambin son
muy importantes, por ejemplo la creatividad, innovacin, conocimientos,
motivacin, etc, los cuales pueden reflejarse en los resultados.
Por tanto es preciso definir que las reas del front office aportan directamente a la meta total de
la entidad, y las reas del back office aportan indirectamente.
Sin embargo todas las reas pueden medirse por el nmero de intercambios que aportan a la
meta total. Como para el caso de las reas ICX y OGX es muy evidente su aporte, miremos reas
como MKT y TM.
Si el foco de MKT es soportar a OGX, entonces cualquier estrategia implementada debe tener
como resultado personas interesadas en tomar su intercambio de las cuales algunos
efectivamente se irn y otros no, por tanto las estrategias implementadas por MKT tienen
resultados medibles en intercambios para OGX.
De hecho financieramente hablando, se mide el retorno de inversiones hechas en MKT con el
nmero de personas que pagan su forma y que fueron interesadas gracias a la estrategia
implementada por MKT, de tal forma que: Ingresos por formas OGX > Inversin en determinada
estrategia de MKT
Pero si el foco de MKT es soportar a ICX, entonces cualquier estrategia
implementada tendr como resultado fidelizacin de clientes que continen
con los convenios vigentes y traigan ms practicantes, buen estudio de mercado
que permita conseguir nuevos TN takers, estrategias de showcasing que
agilicen la consecucin de perfiles para ICX, etc, lo cual indica que los
resultados de MKT se pueden medir con nmero de experiencias de
intercambios que aportan directamente a la meta.
As mismo con reas como TM, IM, COMM, entre otras reas estratgicas,
pueden medir los resultados de sus estrategias con intercambios que aportan a
la meta total.
Pero, cmo es en Finanzas?.....

Tal como se ha dicho antes, finanzas no apalanca a una sola rea o corner
especfico, sino que toma las prioridades estratgicas que todas las reas (ICX,
OGX, MKT, TM, etc) planean para cada una aportar a la meta total, y las articula
con el fin de conciliar intereses que pueden ser contrapuestos (crecimiento,
sostenibilidad, riesgo) y mantener un equilibrio econmico en todos los
niveles de la entidad.
Para mantener dicho equilibrio debe cumplirse que: Ingresos Egresos.
Si se definen los ingresos como la traduccin financiera de los intercambios
hechos, y los egresos como la traduccin financiera de todas las estrategias
implementadas en cada rea con el fin de cumplir la meta, entonces se puede
decir que la correcta implementacin de todas las estrategias (recursos
financieros bien administrados) tendrn como resultado el cumplimiento de las
metas (ingresos de dinero por intercambios), esto es:

Ejecucin de estrategias cumplimiento de meta

(Egresos) (ingresos)
De este modo, la meta crucialmente importante para finanzas se puede simplificar en:

$$ META DE INGRESOS PRESUPUESTADOS POR

INTERCAMBIOS $$

Si los Ingresos Presupuestados por

Intercambios se obtienen es porque se
cumpli la meta de intercambios, esto es, los
egresos se ejecutaron correctamente segn lo
planeado (buena implementacin de
estrategias por cada rea), y esto garantiza el
equilibrio entre crecimiento y sostenibilidad
en la Entidad.
Como meta secundaria (no menos importante) de finanzas est:

% DE AUDITORA EN TODOS LOS PROGRAMAS 80%

La Auditora es el reflejo de como se

estn llevando a cabo los procesos
internos dentro de los programas. Si
sta se cumple en todos los programas
es porque las sinergias necesarias
entre Finanzas con las reas de
intercambio estn sucediendo
correctamente, y hay una
estandarizacin de procesos adecuada.
Todo lo dems son medios o indicadores base para el monitoreo y evaluacin (algunos como fines
normativos) que deben suceder para alcanzar el fin (meta) crucialmente importante para el rea.

Medios fin (meta)

Reportes financieros
Soportes contables Lograr la meta de ingresos
Facturacin presupuestados por intercambios
Cobro de cartera
Manejo de caja menor Cumplimiento de auditora en
Sinergias todos los programas
Estandarizacin de procesos
Plan de riesgos
Etc.
3. ROL DE FINANZAS EN LA PLANEACIN
DENTRO DE LAS REAS CORE Y
ESTRATGICAS
En la planeacin, finanzas tiene dos roles acordes a las dos metas planteadas
anteriormente:

Estratega financiero Guardin Legal de la Entidad

A. ESTRATEGA FINANCIERO
LO HACE MEDIANTE DOS FORMAS:

Administracin del Flujo

Planeacin Presupuestal de Efectivo

Es el encargado de atender las Es el que se encarga de la

cuestiones que tienen que ver inversin de dinero a muy
con el dinero que se posee y corto plazo, en un sentido
saber escoger dnde y cundo meramente operativo e
invertirlo correctamente en inmediato.
todo el ao de gestin.
POR EL LADO DE LA PLANEACIN
PRESUPUESTAL:
Finanzas debe sentarse con cada rea y definir las actividades y estrategias que van a utilizar para
alcanzar las metas y que impliquen recursos financieros, con el fin de ubicarlos en una lnea de tiempo y
verificar que sean oportunos para los picos de ventas, match y realized; tambin para evaluar su
viabilidad en cuanto a pertinencia y co-crear con el VP alternativas de optimizacin de dichas estrategias.
Durante la planeacin no se definen precios ni cotizaciones de las actividades, esto se hace en el
presupuesto (despus de planear), lo que se busca en este espacio es que finanzas junto con cada vp dejen
definidos objetivos, estrategias puntuales, momento del ao para implementarlas, e indicador para medir
el resultado esperado. De esta manera no hay lugar a la improvisacin y los resultados sern fruto de un
trabajo planeado y organizacin.
EJEMPLOS DE LO QUE DEBE DEFINIR FL&M Y LAS DEMS REAS
EN EL MOMENTO DE PLANEAR
MKT para OGX y TM: qu estrategias utilizar MKT y cundo las implementar?
Estrategias para direccionamiento del LC como: afiches y/o volantes para reclutamiento,
material POP, material de sostenimiento para TM (eventos con el LC, ciclos de educacin, etc).
Estrategias de material promocional para ogx como: posters informativos, portafolios impresos,
Info Session (MRB), citas con las ORIs y comunicaciones de las universidades, stands, material
ALT para OGX y TM, inversiones para posicionamiento de marca, materiales para stands
(folletos, manillas, pendones), etc.
Nota: no solo basta con definir las estrategias sino que es necesario el momento en que se van a
implementar ya que el tiempo es clave para lograr con xito los picos de reclutamiento (para
TM) y los picos de IP, MA, Y RE (para OGX)
 MKT para ICX: qu estrategias utilizar MKT y cundo las implementar?
Estrategias para ICX: impresin de portafolios para llevar a las citas de ventas, portafolios
digitales (CDs), creacin de Booklets, Souvenirs para entregar en eventos de ciudad, creacin de
showcasing para agilizar la bsqueda de perfiles (match), citas a aliados para realizar encuestas
de satisfaccin o crear showcasing, eventos para aliados, seguimiento a Alumnus para
capitalizar oportunidades, asistencia a eventos estratgicos de ciudad, stands, plegables
engagement y posicionamiento de ICX (en caso de ser foco para la entidad), tarjetas de
presentacin de vps para llevar a eventos en otros pases, citas a las empresas, etc.
Nota: no solo basta con definir las estrategias sino que es necesario el momento en que se van a
implementar ya que el tiempo es clave para lograr con xito los picos de venta, match y realized.
 TM: qu estrategias utilizar TM y cundo las implementar?
Actividades como ciclos de educacin, establecer y definir un sistema de incentivos para
invertir en membresa (con retorno a la inversin claro), graduaciones de miembros, IXP
(Returnee Day), reclutamiento (materiales proceso de seleccin, llamadas aplicantes, papalito
de miembros), etc.

LCP: Team days, inversiones para la EB a eventos (LDC, NPM, NATCO), inversiones para
miembros para eventos (zonalitos, NPM, NATCO), inversiones para LCP a eventos (IC, IGN).

IGCDP: Cantidad de proyectos a ejecutar, nmero de trainees a traer, condiciones en las que
se van a traer los trainees (qu se les dar?), Cmo financiarn los proyectos?, Cmo harn el
delivery de los proyectos?, Etc
POR EL LADO DE LA ADMINISTRACIN
DE EFECTIVO
Toda entidad maneja egresos de corto plazo que son del da a da, para llevar a cabo la operatividad,
egresos inmediatos. La costumbre es presupuestar los grandes rubros o estrategias como ya lo
vimos en el lado anterior.
Y qu pasa con las citas? Con las llamadas? Con lo que debe pasar en cada una de las reas para
lograr los RE planeados?
Por este lado, finanzas debe establecer con cada VP de intercambios la meta de todo lo que debe
suceder para llegar al re, esto es, cuntas llamadas se deben hacer semanales para lograr X citas y
alcanzar Y ventas? Cuntos interesados debo tener semanales para que Z cantidad de personas
vayan a las info sessions, P cantidad de personas queden interesadas y J cantidad de personas
efectivamente paguen su forma?
 EJEMPLOS DE LO QUE DEBE DEFINIR FL&M Y LAS DEMS
REAS DE INTERCAMBIO EN EL MOMENTO DE PLANEAR
OGX

De esta manera si los VPs OGX tienen claro los momentos en los que debe suceder el IP MA RE a lo largo
de todo el ao, entonces podrn planear lo que debe suceder para alcanzar los IP en los tiempos
necesarios, la idea es que esto se haga semanalmente durante todo el ao.
Por qu le interesa a Finanzas saber esto? Porque si hace seguimiento de estas metas garantizar el
cumplimiento de los IP que traern el dinero que contribuyen a la meta financiera, adems que teniendo
el #IP planeados ser mucho ms viable alcanzar las Realizaciones esperadas.
Cmo Finanzas se da cuenta que las res OGX si estn trabajando por alcanzar esto? Por la ejecucin
presupuestaria, la cantidad de dinero gastada por las reas y soportes contables entregados.
 ICX

De esta manera si los VPs ICX tienen claro los momentos en los que debe suceder el IP MA RE a lo largo
de todo el ao, entonces podrn planear lo que debe suceder para alcanzar los IP en los tiempos
necesarios, la idea es que esto se haga semanalmente durante todo el ao.
Por qu le interesa a Finanzas saber esto? Porque si hace seguimiento de estas metas garantizar el
cumplimiento de las ventas que traern el dinero que contribuyen a la meta financiera, adems que
teniendo el #IP planeados ser mucho ms viable alcanzar las Realizaciones esperadas.
Cmo Finanzas se da cuenta que las res ICX si estn trabajando por alcanzar esto? Por la ejecucin
presupuestaria, la cantidad de dinero gastada por las reas para llamadas, y citas
Con este primer rol de estratega financiero que tiene finanzas en la planeacin,
por un lado, se logra tener la informacin necesaria para hacer seguimiento al
micro y macro proceso de manera que se garantice el cumplimiento de la
primer meta crucialmente importante para finanzas.
Por otro lado, queda definida toda la parte estratgica como insumo para
realizar el presupuesto (el cual se realiza despus de tener toda la planeacin
lista). El presupuesto completo exige el anlisis de todas las actividades de la
entidad y, por tanto, de todos los conceptos de gastos e ingresos.
 B. GUARDIN LEGAL DE LA
ENTIDAD
Bajo este rol, cuando finanzas se sienta con cada rea de intercambios para definir las metas
de lo que hay detrs al RE, debe tambin establecer y definir la sinergia que van a tener para
cumplir con la legalidad de todos los intercambios. Finanzas debe velar porque la entidad
crezca de manera legal, transparente y sostenible, de manera que para garantizar crecimiento
con bases slidas debe estandarizar procesos ptimos de sinergia entre ambas reas con el fin
de dar cumplimiento con la auditora de todos los programas (especialmente cuando se van a
tener volmenes de intercambios no manejados anteriormente en la entidad)
Para el caso de ICX es importante que se hagan preguntas como:
A dnde mandan los trainees sus documentos post match? Al correo del VP IGCDP o a otro
espacio? Quin los revisa y los organiza para subirlos a podio? Quin recopila los documentos
de auditora cuando el trainee llega al pas? Quin los sube a podio?Si van a manejar volumen,
cmo ser todo el proceso? Tienen la capacidad de talento humano para manejar volumen?

Para el caso de OGX es importante que se hagan las mimas preguntas pero en el caso contrario.
La idea es que durante la planeacin estos procesos en las sinergias queden totalmente
definidos y claros.
4. VARIACIN DEL ROL DEPENDIENDO DE LA
FASE EN LA QUE SE ENCUENTRE LA
ENTIDAD
La participacin de finanzas en la planeacin difiere de la fase en la cual se encuentre la
entidad, no es lo mismo una unidad operacional nueva que no tiene independencia
administrativa de sus recursos financieros, de una unidad en transicin que si tiene
independencia administrativa de sus ingresos pero que no maneje los cuatro programas como
un comit local dual core. Las intervenciones difieren pero todas tienen la misma lnea de
enfoque (estratega financiero y guardin legal de la entidad).
CONCLUSIONES
La planeacin financiera (PF) busca mantener el equilibrio econmico en todos los niveles de la
entidad, y est presente tanto en las reas core como en las reas estratgicas.
La meta crucialmente importante para finanzas en primera instancia es el alcance de ingresos
presupuestados por Intercambios, y en segunda instancia el cumplimiento del % de auditora en todos
los programas superior al 80%.

Finanzas tiene dos roles dentro de la planeacin estratgica: 1. Ser un estratega financiero (por medio
de la planeacin presupuestal y la administracin del flujo de efectivo), y 2. Ser el guardin legal de la
entidad (sinergias con reas de intercambio para cumplir con la auditora).
El rol de finanzas difiere de la fase en la que se encuentre la entidad, sin embargo la esencia es la
misma en cualquier fase.
Ejm de mi experiencia como vp
finanzas para el 2014 en @upb
Inversiones hechas
El total Invertido durante el ao 2014 fueron
$25.893.269, de los cuales la mayor parte fue
destinada a la membresa para eventos como:
OES, RDC, ILC, CLO, Natco, NPM, Zonalitos,
entre otros; siguiendo con inversiones para la
EB en eventos como LDC, team days, subsidios
para transporte, representacin de nuestro
LCP en eventos legislativos, etc; tambin en
activos Fijos que le quedarn al comit local
como el video beam, el stand mvil y bolso
para almacenar papelera y finalmente en
nuestros comits ahijados (Bucaramanga y
Pasto).
 RESULTADOS FRUTO DE UNA
PLANEACIN FINANCIERA
Buena administracin de los recursos Financieros que con lo destinado a las reas estratgicas y
core trajimos $176164.710 solamente por concepto de intercambios. Cumplimiento total con todas
las responsabilidades Financieras y en manejo de los recursos: donde se pagaron $443462.841 en
subsidios de manutencin a los trainees, $23589,232 en pagos de EPS y ARL de trainees IGIP, y
$40934.440 en invoice a la oficina nacional. Adems se hicieron inversiones por $25.893.269, y
pudimos realizar proyectos sociales en los cuales trajimos 87 trainees IGCDP generando un impacto
a muchos nios y personas involucradas con tales proyectos. Y Finalmente, terminamos el ao con
una utilidad neta positiva de $16168.654 para el comit local, muchos impactos a TN takers,
miembros, trainees, EPs, pblico externo, y con muchas experiencias de aprendizaje que permitirn
seguir creciendo siendo siempre sostenibles, transparentes y legales.
GRACIAS!!!