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l'aide de ce systme unifi, les utilisateurs de diffrents mtiers travaillent dans un environnement
applicatif identique qui repose sur une base de donnes unique. Ce modle permet d'assurer l'intgrit
des donnes, la non-redondance de l'information, ainsi que la rduction des temps de traitement.
Gestion
comptable
Gestion des
ventes PGI
Serveur applicatif
Gestion des
Gestion des ressources
clients humaines
Gestion des
projets
Ladministrateur de la base de donnes possde tous les droits, et accde tous les modules de lapplication.
Nom de la base active
Utilisateur connect
Nous pouvons comparer la page daccueil du gestionnaire des achats, du gestionnaire des ventes et du responsable
administratif.
Attention, les modules affects chaque utilisateur diffrent selon lorganisation laquelle ils appartiennent.
Affichage
du menu
contextuel
Remarques
Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes
conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit
de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.
Lune des particularits pour lutilisateur est daccder aux WorkFlow de lentreprise tout moment.
Ces WorkFlow sont paramtrables en fonction des choix de gestion des processus par lorganisation (entreprise,
association, etc.).
Par exemple, une commande de vente dun certain montant doit tre approuve par le responsable administratif plutt
que par le gestionnaire des ventes, avant de dclencher la livraison.
Les tches non traites sont grises dans le processus (tel est le cas de la facture qui nest pas base sur les quantits
expdies mais sur les quantits commandes).
Un tableau de bord est entirement paramtrable et il peut tre dfini comme page daccueil dans le profil utilisateur.
Ainsi, lenvironnement sadapte aux besoins de chaque utilisateur et non linverse.
Commande client
Numrique, papier,
tlphone, courriel, en ici, il est fait tat du traitement manuel des commandes
ligne, etc
DEVIS
tat brouillon de la
commande
Confirmation Rglement
Acompte FACTURE DACOMPTE
COMMANDE Brouillon confirmer
Pilote
lapprovisionnement et ORDRE RGLEMENT ACOMPTE COMPTABILIT
la facturation Chaque ligne article va Enregistrement encaissement criture comptable
dclencher un ordre Facture ouverte
Traitement dapprovisionnement
du colisage
BON DE TRANSFERT
Document interne du
mouvement de stock
vers le Client
FACTURE A APPROUVER
BON DE LIVRAISON Brouillon confirmer par
le responsable Administratif
Document destination
Facturation base sur les
du client quantits expdies
ou commandes
FACTURE OUVERTE
Facture valide
COMPTABILIT
criture comptable
Anomalie Facture ouverte
SAV - RCLAMATION Traitement de lanomalie
Suivi dune rclamation client
AVOIR
Traitement de lanomalie
APPEL TLPHONIQUE COMPTABILIT
Suivi appel entrant/sortant criture comptable
client Rglement
COURRIEL
Suivi des courriels envoys au
client RGLEMENT CLIENT
Enregistrement de
lencaissement COMPTABILIT
criture comptable
FACTURE RGLE
Ltat de la facture est termin
ADRESSES il est possible daffecter plusieurs adresses un client (livraison, facturation, entrept
1, entrept 2, etc.). Dans ce cas, il faut saisir la premire adresse en lui affectant le type <facture>
puis la deuxime adresse en lui affectant le type <livraison>, etc. Attention, la sauvegarde est
indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues
Le titre est paramtrable dans la Configuration>Carnet dadresses>Civilits.
Tenue du fichier clients
Mise jour du
fichier clients
La liste des prix de vente permet le calcul du prix de vente partir des conditions prdfinies
(remise, tarifs par quantit, etc). Cette liste est paramtre en amont dans la configuration des
prix. Si le client est soumis des frais de livraison, ils sont pris en compte dans sa fiche.
Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres en amont
(voir la partie sur la Gestion de la base de donnes).
Il faut associer le compte de tiers la fiche du client. Ce compte enregistre les pices comptables
lies la vente (facture, avoir et rglement). Il fait partie du grand livre de la socit.
Les CONDITIONS DE RGLEMENT sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix
du mode de rglement nest pas obligatoire ce stade.
Le CRDIT CLIENT donne le montant de la crance client, la limite du crdit accord (montant de
crance autoris) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.
Les INFORMATIONS BANCAIRES correspondant au RIB ou RIP du partenaire.
Le Rgime fiscal (France ou autres pays) et le N TVA intracommunautaire peuvent tre
renseigns.
Attention les cls des coordonnes bancaires ou de TVA doivent tre valides
Autres fonctionnalits
Tenue du fichier clients
Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre
Mise jour du
fiche avec le mme nom est cre suivi de COPIE .
fichier clients
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite.
Il convient de slectionner le ou les clients dans la liste pour excuter une action du menu
contextuel (rapports, liens, etc.).
Les "Pistes" permettent de grer et de suivre tous les contacts initiaux avec un
prospect ou un partenaire montrant un intrt pour les produits ou services.
Une piste est gnralement le premier pas dans le cycle de ventes. Une fois
confirme, une piste peut tre convertie en opportunit, crant en mme temps le
partenaire concern afin de faire un suivi dtaill de toutes les activits associes.
Il faut installer le module CRM sil nexiste pas (voir installation des modules)
Ces flches permettent de faire avancer ou reculer les tapes de la piste de vente.
Communication et historique
Gestion administrative de la prospection
Cet onglet assure le suivi des relations avec le client. Il est possible denvoyer un courriel directement et
dinscrire toutes les actions ralises.
Gestion des
pistes de vente
Le client affirme son besoin, la piste de vente est convertie en opportunit de vente
Gestion des
opportunits Par exemple, nous pensons faire une vente de
partir dune piste 2000 avec le cabinet Znitude et la
de vente probabilit de ralisation est trs forte 80%.
A ce stade, lopportunit de vente est cre, elle apparait dans la liste des opportunits.
Les tapes
Les tapes permettent de mieux suivre la ralisation des pistes ou les opportunits de vente ; et de mieux
se positionner dans le cycle de vente. Elles sont dfinies par dfaut lors de linstallation de la base de
donnes mais il est toujours possible den ajouter ou den supprimer.
Gestion administrative de la prospection
Configuration de
la relation client
Les catgories
Les catgories ventilent les diffrents types de ventes potentielles pour mieux classer les pistes et
opportunits de ventes.
Les canaux
Les canaux permettent didentifier la provenance de lopportunit de vente comme le site web, la
prospection tlphonique, les mailings, salon ou meeting, etc.
Les canaux sont principalement utiliss pour analyser les ventes en fonction de l'origine.
Suivi des
questionnaires
Le menu bons de commande gre les devis et les bons de commandes clients.
Par dfaut, un devis est cr. Lorsqu'il est confirm, il est converti en bon de
commande. Les bons de commande dclenchent une planification dactivits, des bons
de livraison, des ordres de production ou de prparation, des achats, etc. selon le
process-mtier. Il est possible de grer plusieurs types de produits.
Laffichage de la liste des commandes permet de visualiser ltat de livraison RCEPTIONN et de FACTUR
Traitement des commandes clients
de chacune delles. Cet outil de gestion assure un suivi plus rigoureux des commandes clients en
filtrant les devis des ventes mais aussi en affichant uniquement les BC facturer. De plus, la VUE
CALENDRIER donne une vision de la planification des tches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de
reprsenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion
apprciables. Toute nouvelle commande est cre ltat de devis.
Enregistrement
de la commande
Cration de la commande client
Lentte et le corps de la commande
La rfrence de la
commande sincrmente
automatiquement.
Enregistrem
ent de la
commande Il convient de slectionner dans la liste la mthode de
transport utilise pour la commande puis de lappliquer.
Une ligne apparat alors dans le bon de commande du
client avec le montant des frais de port si les conditions
dapplication sont remplies, sinon aucune proposition nest
faite.
Autres informations associes la commande
Les autres informations donnent des lments supplmentaires la commande
Logistique : la politique de colisage, dexpdition et de facturation est dfinie par lentreprise mais il est
toujours possible de modifier ponctuellement ces paramtres. Par dfaut, la livraison partielle est autorise
et la facture est cre en fonction des quantits commandes sur demande manuelle de lintervenant.
Rfrences : lutilisateur qui a tabli le BC est identifi et, ventuellement, lquipe commerciale ; la
rfrence du document dorigine est indique ainsi que le type de facture (configur en amont).
Conditions : si elles nont pas t dfinies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner
dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu la facturation finale.
Dates : les champs indiquent les dates cls du document telles que la date de la demande dachat, de
confirmation de la commande et la date prvue de livraison et de rglement.
Lhistorique assure le suivi de la gestion de la commande par les diffrents intervenants au processus de
vente. Ainsi, il est possible de voir ltat de la prparation de la livraison par lentrept (colisage) et la
facturation (doit/avoir) pour la comptabilit.
Traitement des commandes clients
Le bon de transfert peut tre non seulement visualis dans son intgralit mais il peut aussi tre trait
partir de ce module sans aller dans le module Entrept. Bien videmment, cette gestion dpend de
lorganisation du traitement du processus des ventes.
Enregistrement
de la commande Finalisation de la commande
La dernire tape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirme passe de
ltat de DEVIS ltat de COMMANDE ce qui va dclencher LORDRE DE PRPARATION des colis envoys
lentrept OUT/000.
Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la cration de la facture client. Dans ce
cas, cette dernire apparat en facture BROUILLON dans le module COMPTABILIT .
Finalisation de la commande
La confirmation de commande va gnrer des informations sur les articles de la commande.
Un accus rception de commande peut tre envoy au client par courriel sous forme PDF ou par courrier
papier.
Enregistrement
de la commande
Traitement des commandes clients
La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par
vendeur, client, date, etc.
Outils de
gestion
Lutilisation de cette liste nest pas utile si la facturation est totale ou si la facturation
se fait partir des bons de livraison dans le module entrept.
faire BC non factur et non trait par lentrept Terminer BC factur et trait par lentrept
Expdi BC trait par lentrept et factur, ou non Non-factur BC expdi ou non, et non factur
Visualiser les
BC facture Facturation partielle
La commande SO013 doit tre facture partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.
La fentre LIGNE FACTURER affiche un tat TERMINE et informe que la facture issue du BC SO013 est en
attente de validation <is waiting for validation>
Les acomptes la commande font lobjet dun traitement part. Ainsi lorsque le bon de commande est
confirm, il est possible de gnrer une facture d'acompte en utilisant le bouton FACTURE ANTICIPE
La rglementation fiscale impose la dlivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, mme
lorsqu'ils ne donnent pas lieu exigibilit de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit
tre date et numrote. La numrotation s'inscrit dans la mme srie chronologique que les autres
factures, il n'y a pas de numrotation spcifique pour les acomptes. La facture dfinitive tient compte des
diffrentes factures d'acomptes.
Enregistrement de lacompte
Lacompte, vers par le client, est enregistr aprs la confirmation de la commande. Il suffit dutiliser le
Gestion des bouton FACTURE ANTICIPE .
dun acompte
la commande
Il faut slectionner dans la liste des produits ACOMPTE et saisir le montant du versement.
La validation de la facture dacompte permet denregistrer son rglement. La condition de rglement doit
tre obligatoirement renseigne.
Traitement des commandes clients
Annulation de
lordre de
prparation
TRAITEMENT DES COMMANDES ANNULES
Annulation de la commande
Annulation de
commande
La commande annule peut tre supprime ou mise en brouillon en cas de modification. Elle
revient alors ltat de devis
Visualisation
synthtique de
la situation de
lentrept
TRAITEMENT DES LIVRAISONS
Prparation de
la livraison
Rfrence : OUT/XXXXX reprsente les bons de livraison et INV/XXXXX reprsente les bons de retour
Origine : numro de commande lorigine du BL.
tat et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon lorsque la demande de colisage na pas t traite ;
Disponible le colisage na pas t trait ni la facture ; Disponible la commande a t facture mais le BL na
pas t trait ; Confirm le colisage a t trait mais les articles ne sont pas disponibles et la facture na pas
t faite ; Confirm le colisage nest pas fait et les articles sont indisponibles ; Termin le colisage a t trait
avec ou sans facture.
Par exemple, le bon de livraison OUT/00022 qui na pas encore t trait apparait en rouge dans la liste des
livraisons disponible.
Dans un 1er temps, le magasinier va prparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE
QUANTIT dans le colis actuel ou METTRE DANS UN NOUVEAU COLIS . Tant que le colisage nest pas trait, le
nombre de colis reste 0.
TRAITEMENT DES LIVRAISONS
Prparation de
la livraison
Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui
permet dclater la quantit.
Les articles ont t rpartis dans 2 colis diffrents puis numrots 55 et 62 (tiquettes coller sur les colis)
Remarques : il est possible dajouter des articles supplmentaires en crant un nouveau mouvement de stock
Une fentre listant lensemble des produits traiter souvre. Tous les produits sont livrables, il faut les TRAITER
puis VALIDER les mouvements.
Prparation de
la livraison
Le colisage et le bon de livraison sont prts, le traitement est termin. Le transporteur est renseign si ce
nest pas dj fait dans la commande, et le nombre de colis doit tre indiqu par le prparateur (2 colis n55 et
62). Lindication de la date de livraison permet dassurer un meilleur suivi des livraisons prparer.
Le bon de livraison est imprimable partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant
slectionn le BL.
Prparation de
la livraison
Le mouvement de stock de larticle doit tre mis jour. Il faut diter la fiche produit, indiquer les quantits
rellement livrables et enregistrer cette mise jour. Une fois le produit trait, la livraison est confirme.
Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 15 tubes de dentifrice et 25 restent en attente de livraison.
Prparation de Indisponibilit/disponibilit : il est possible dagir sur la disponibilit des produits en forant la disponibilit OU en annulant
la disponibilit.
la livraison
Le bon de livraison partielle est confirm, il reste livrer 25 tubes de dentifrice. La disponibilit de ces articles
sera force lors de la livraison des articles restants puis traite sur le mme BL.
TRAITEMENT DES LIVRAISONS
Imprimer le
bon de
livraison Traitement par lot
Il est possible deffectuer un traitement
non pas par liste de colisage mais par
groupe. Il suffit de cocher dans la liste
des bons de livraison ceux imprimer
puis de lancer limpression.
Avant de forcer la disponibilit des articles, il convient de vrifier sils ont t rceptionns
Prparation
des colis pour
lenvoi au
client
Contrler ltat de disponibilit de larticle. Sil est INDISPONIBLE , il est possible de forcer la disponibilit pour
permettre la cration du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le
rapprovisionnement doit tre effectu par le responsable des achats (module ACHAT)
Si la disponibilit est force, larticle devient DISPONIBLE , la livraison peut tre faite
Le colisage est termin, le BL est prt mais la facturation nest pas encore faite.
Ne pas forcer la dispo des articles
Prparation
des colis pour
lenvoi au
client
La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre valide pour gnrer les critures
comptables. La facture est ltat de brouillon (voir tableau de bord Comptable)
Visualisation dans la liste de ltat de la commande
TRAITEMENT DES LIVRAISONS
Le colisage termin, lentrept peut faire la demande de cration de facture auprs du responsable
administratif si le processus la dfini de la sorte sinon la demande de facture seffectue partir du
BC.
Demande de
cration de
facture
Visualisation
des factures
clients
approuver
TRAITEMENT DES FACTURES
Facture bleu Brouillon : le responsable des ventes ou lentrept a fait la demande de cration de facture
suite au traitement de la commande
Facture noire Ouverte : la facture a t approuve par le responsable administratif, elle est en attente de
rglement. Le numro est incrment, la date est applique et les critures comptables sont gnres.
Facture OUVERTE valide. La facture possde maintenant un numro unique. Par dfaut, il est form
SAJ/ANNE/NUMRO 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus tre modifie, et elle est
bascule en comptabilit cest--dire que les critures sont automatiquement gnres.
La facture est dsormais en attente de rglement.
Facturation
client
TRAITEMENT DES FACTURES
Facture Pro Forma Ne correspond pas au systme comptable franais. La facture na pas encore de numro de
facturation mais les critures comptables correspondantes sont cres et le suivi de la crance est assur.
La date dchance est calcule automatiquement au moment de la cration des critures comptables cest-
-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de lutilisateur lorigine du
document est renseign ainsi que le numro du document lorigine de la facture.
Il est possible de visualiser les critures comptables de la facture en cliquant sur le numro de la pice
comptable
Le client ABC du Bio, nous a retourn 7 [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONCE 118. Il convient
dtablir lavoir correspondant partir de la facture initiale pour viter tout oubli dans les conditions
de vente.
Client >factures clients> il faut slectionner dans la liste des factures celle qui doit faire lobjet dun avoir (ex :
retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).
TRAITEMENT DES FACTURES
- MODIFIER <modification de la facture> : la facture en cours est annule, et une copie de cette
facture est cre afin de permettre la modification.
- CRER UN AVOIR <remboursement de facture> : la facture est transforme en avoir modifier en
fonction des rectifications apporter la facture initiale.
- ANNULER <facture annule> : la facture est transforme en avoir directement valid. Elle est
annule dans sa globalit.
Clients > Avoir clients > il faut slectionner dans la liste lavoir.
Lavoir cr contient toutes les lignes de la facture de rfrence. Il convient dinscrire le nombre darticles
retourns en modifiant la ligne [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONC et de supprimer la ligne des articles
conservs [BA1003] SAVON LIQUIDE HUILE DOLIVE
Cration dun
avoir
TRAITEMENT DES FACTURES
Une fois VALID lavoir devient dfinitif, il ne peut plus tre modifi. Le numro de la facture davoir est
incrmente, une date dchance est indique et lcriture comptable est cre et valide.
Avoir supplmentaire
Certains types davoir ne peuvent pas tre crs partir de la facture initiale (ex : rductions accordes hors
factures de doit, etc..), il convient de les crer directement Clients>Avoirs clients>crer lavoir
Visualisation
et impression
de la facture
Saisie dun
rglement
Saisie dun
rglement
partiel ou dun
cumul de
factures
Saisie dun
rglement
factures
Clients>Paiements clients>crer.
Il convient de renseigner le montant encaisser ainsi que le journal comptable. Un clic dans la
liste des factures pour ventiler le montant payer en fonction des factures. Si le montant ne
convient pas, il est possible de le modifier en slectionnant par un double-clic la facture.
Il faut valider le paiement pour le confirner
Rglement des factures et suivi des litiges
Saisie dun
rglement dun
cumul de
factures
Une fois valides, les critures comptables sont gnres et accessibles depuis longlet
critures comptables. Les critures sont rapproches, un lettrage apparait ct du montant.
Dans le module comptabilit, il est possible daccder aux fiches clients. Ainsi, le
responsable administratif peut consulter lhistorique des relations et suivre la comptabilit
du tiers.
Suivi dun
compte client
Suivi dun
compte client
Rglement des factures et suivi des litiges
Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur (Action>Annuler le rapprochement). Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime sans avoir au pralable annul son rapprochement.
Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE une fois que ses lignes sont
rapproches de leurs contreparties. La fonctionnalit de rapprochement
automatique permet de rechercher les critures rapprocher dans une srie de
comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.
La puissance du lettrage
correspond au nombre de
Oprations montants partiels pouvant tre
combins ensemble pour conduire
priodiques
au rapprochement (niveau 2 9).
Lettrage de Rsultat
comptes Ici, 2 critures nont pas t
rapproches
Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres lors du
rapprochement automatique (voir rapprochement compte client, principe identique).
lentreprise.
Paramtrage
des relances Il est important dattribuer un
clients nom explicite la relance
souhaite et den dcrire
lobjet. Il convient de
configurer ensuite les
niveaux de relance.
La rdaction de la relance
suppose lutilisation de
champs tels que la date, le
nom du partenaire, etc.
La lgende est une aide
supplmentaire.
Pour raliser cette tche, il faut slectionner dans la liste le type de relance client
activer puis la date denvoi du document.
Le ou les clients relancer sont slectionns dans la liste des comptes prsentant un solde dbiteur. Un filtre
BALANCE>0 permet le tri.
Traitement
Rglement des factures et suivi des litiges
des relances
clients
Lensemble des clients relancer en fonction des conditions apparait dans la liste
Ce menu permet de lister les relances envoyes aux clients. Cest un outil
supplmentaire pour assurer un suivi rigoureux des crances clients.
Suivi des
relances
envoyes Affichage de la liste des relances envoye par niveau
Les relances sont envoyes au format PDF par courriel aux clients. La confirmation de lenvoi du courriel peut
tre demande. Le courriel peut aussi tre traduit automatiquement dans la langue du client.
Traitement
des relances
clients
Rglement des factures et suivi des litiges
ENVOYER LES COURRIERS envoi en PDF de la lettre de relance aux clients selon son niveau
Les relances simples sans Multi-critres sont traites partir du fichier des clients.
Une lettre de relance doit tre envoye au client Les Saveurs des Pyrnes. La slection
du rapport RETARD DE RGLEMENT qui se trouve dans le menu de droite de la fiche du
partenaire permet dimprimer la lettre de relance.
Traitement
dune relance
SIMPLE
Un compte fait partie du grand livre. Il enregistre tout type de transaction de dbit ou de
crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.
Impression du Le grand livre des clients est imprimable selon des critres
dfinis
grand livre ou MOUVEMENT CIBLE dfinit les critures visualiser
balance
TRIER PAR date ou par partenaire/journal
AFFICHAGE DES COMPTES peut se faire avec les
mouvements ou avec un solde diffrent de 0
Inclure le solde initial
Suivi des
rclamations
SUIVI DES RELATIONS CLIENTS
Tous les appels reus sont inscrits dans la fiche client. Les appels sortants listent
tous les appels raliss par lquipe de vente.
Un vendeur peut enregistrer les informations concernant l'appel dans la vue formulaire. Ces informations sont
conserves sur la fiche du partenaire afin de tracer tous les contacts avec lui. Il est galement possible
Appels dimporter un fichier .CSV d'une liste d'appels tlphoniques.
tlphoniques
Le calendrier des runions RENDEZ-VOUS est partag entre les quipes de vente et
intgr d'autres applications comme les congs ou les opportunits d'affaires.
Gestion des
rendez-vous
clients
Confirmation
BON DE COMMANDE
Confirmation de la demande RCEPTION EN ATTENTE
dachat par le fournisseur
Contient la liste des produits recevoir
(colisage en attente de livraison)
Traitement la
LIVRAISON ENTRANTE rception des colis
Liste des produits recevoir en
attente de rception
Rception
FACTURE (BROUILLON) facture
LIVRAISON ENTRANTE RCEPTION Une facture en mode brouillon est fournisseur
Liste des produits recevoir en Confirmation de la rception des colis gnre suite au BC fournisseur
attente de rception par le magasinier
FACTURE OUVERTE
Validation de la facture
COMPTABILIT
criture comptable
AVOIR
Traitement de lanomalie
COMPTABILIT
criture comptable
Rglement
PAIEMENT FOURNISSEUR
Enregistrement du paiement
ORDRE DE PAIEMENT
Virement..
COMPTABILIT
criture comptable
FACTURE RGLE
Ltat de la facture est termin
Une fiche peut tre cre ou modifie. Ldition de la fiche permet de mettre jour les diffrents champs
Tenue du fichier fournisseurs
Il faut saisir le nom (nom, code du tiers), et toutes les informations relatives au fournisseur (nom du
contact, ladresse de facturation puis de livraison ; et coordonnes pour contacter le tiers). Lidentification de
la catgorie du partenaire seffectue automatiquement, il est toutefois important de contrler la coche. Les
autres onglets donnent des informations complmentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la
fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs associs au fournisseur sont
renseigner.
Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile pour une recherche rapide par catgorie.
Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait
dans la Configuration>Carnet dadresses>Formes juridiques
La liste des prix dachat est utilise lors des achats. Cette liste est paramtre en amont dans la
Tenue du fichier fournisseurs
configuration des prix. Si le fournisseur soumet les commandes des frais de livraison, ils sont pris en
compte dans sa fiche. Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres
en amont (voir Gestion de la base de donnes).
Mise jour du
fichier Informations comptables du fournisseur, le COMPTE FOURNISSEUR
fournisseurs
Il faut crer le compte de tiers associ la fiche du fournisseur. Ce compte enregistre les pices
comptables lies aux achats (facture, avoir et rglement). Ce compte fait partie du grand livre de la socit.
Il faut renseigner le nom du fournisseur puis numro du compte comptable (401 suivi du code).
PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (401), il est la base de la structure
comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes <
vue>; les autres peuvent tre recevoir (crditeur), payables, de liquidit, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (crance, payable, charge, etc.)
RAPPROCHER cocher si le compte va tre rapproch (ou lettr ou rconcili).
Les conditions de rglement sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix du mode
de rglement nest pas obligatoire mais peut tre associ la fiche.
Le dbit fournisseur donne le montant de la dette fournisseur et la date du dernier rapprochement de
son compte comptable.
Les informations bancaires du fournisseur ce qui est trs utile en cas de virement.
Le Rgime fiscal et le N TVA intracommunautaire peuvent tre renseigns.
Autres fonctionnalits
Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre fiche avec
le mme nom est cre suivi de COPIE. Elle peut tre aussi supprime en cliquant sur X en bout de ligne.
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite tels que les
courriels, le chiffre daffaires mensuel, les crditeurs/dbiteurs, etc..
Tenue du fichier fournisseurs
Mise jour du
fichier
fournisseurs
clique sur la flche pour ouvrir la pice jointe ou pour ouvrir le document (rclamation, facture, etc.) li
au courriel
Il est possible de suivre les appels tlphoniques avec la possibilit de planifier un rendez-vous ou de
planifier un autre appel. Ceci est automatiquement inscrit dans lagenda commun.
Une demande d'achat est une tape avant la demande de devis. Dans une
demande d'achat (ou appel d'offre), il est possible denregistrer les produits et
dautomatiser la cration des demandes de devis auprs des fournisseurs. Aprs la
ngociation et obtention de toutes les offres fournisseurs, il est possible den valider
certaines et den annuler d'autres.
La demande
dachat
Type de demande :
APPEL DOFFRES EXCLUSIF au moment de la confirmation dun bon de commande, les autres
attachs lappel doffre sont annuls
APPEL DOFFRES MULTIPLE permet davoir plusieurs bons de commande. Au moment de la
confirmation dun bon, les autres bons ne sont pas annuls.
CONFIRMER lappel doffre pour lancer le traitement de la demande. Une fois que les informations
fournisseurs ont t reues, lappel doffre est TERMIN
Visualisation,
impression de
lappel doffre
La demande de devis est faite pour acheter des produits un fournisseur mais l'achat
n'est pas encore confirm. Ce menu permet de passer en revue les demandes de devis
cres automatiquement et bases sur les rgles logistiques (stock minimum,
production la demande, etc). Une demande de devis est convertie en bon de
commande une fois que la commande est confirme par le fournisseur.
Au moment de la confirmation de la demande de prix issue de lappel doffre, les autres bons de
commandes sont automatiquement annuls en raison du choix APPEL DOFFRES EXCLUSIF
Demande de
prix (ou devis)
Cration de la demande de prix
Demande de Les 2 demandes de prix converties en bon de commande apparaissent dans la liste des commandes
prix (ou devis)
Traitement des commandes fournisseurs
Visualiser la
demande de prix
Bon de
commande
fournisseurs
Rception des
commandes
Remarque :
Le module des achats permet aussi denregistrer et/ou de suivre les livraisons
fournisseur.
Le principe est identique celui de lentrept.
Rception des
commandes
Rception
partielle de la
commande
La livraison des articles rceptionns a t traite, un autre bon de rception li la mme commande est
automatiquement cr.
Les quantits de ce nouveau bon de rception correspondent au reste livrer
Oprations Manipulations
Retour darticles
rceptionns Le bon de retour est trait
puis valid, il se retrouve
ainsi dans la liste des bons
de livraison.
Vous trouverez dans cette liste tous les produits livrer aux clients mais aussi
les retours fournisseurs. On peut traiter les livraisons directement partir de
cette liste en utilisant les boutons droite de chaque ligne.
Visualiser ou
Traitement des livraisons et
imprimer le bon
traitement des anomalies
de retour
Autres Traabilit des contacts avec le fournisseur dans la fiche fournisseur (courriel, appel tlphonique, prise
anomalies de rendez-vous, etc..).
Lenregistrement
des factures
fournisseurs
Lenregistrement
Traitement des factures et suivi des anomalies
des factures
fournisseurs
La saisie du total permet de faire du contrle de facturation fournisseur en comparant les donnes du logiciel et celles
de la facture. Si le montant nest pas identique au total de la facture, la validation nest pas possible.
Une fois approuve, la facture devient dfinitive cest--dire quelle ne peut plus tre supprime sauf
par le biais dun avoir, et le paiement peut tre effectu.
Le menu contextuel propose lajout de pices jointes (ex : facture au format PDF) et/ou dcrit sous forme
dannotation spcifique la facture.
Pour ajouter une pice jointe, il suffit de PARCOURIR les dossiers pour trouver le fichier voulu.
Ajout dun
document ou
dune annotation
la facture.
Lavoir envoy par le fournisseur peut tre enregistr. Lavoir rectifie la facture
compltement ou partiellement en fonction du type de remboursement demand
La cration la
dun avoir
- La MODIFICATION DE LA FACTURE la facture en cours est annule, et une copie de cette facture est cre afin de
permettre la modification.
- Le REMBOURSEMENT DE FACTURE la facture est transforme en avoir modifier en fonction des rectifications apporter
la facture initiale.
- La FACTURE ANNULE la facture est transforme en avoir directement valid. Elle est annule dans sa globalit.
Nous retournons 3 [Ombres paupires] au fournisseur Bonneterre. Les autres articles sont supprims
des lignes de facture. Il convient de cliquer sur le calcul des taxes pour mettre jour le montant de la
TVA. Lavoir reste en <brouillon> tant que la facture davoir fournisseur nest pas rceptionne.
Lapprobation de lavoir incrmente le numro du document, affecte une date dchance et met jour les
critures comptables.
Le total par dfaut est celui de la facture initiale, il faut saisir le montant de lavoir ce qui permet de
contrler les donnes du logiciel avec lavoir reu du fournisseur. En cas dcart la validation du document
nest pas possible
Enregistrement
dun paiement
fournisseur
Il est possible de payer plusieurs factures dun mme fournisseur en mme temps.
Saisie dun
paiement
cumul
Aprs la validation de lopration, les critures comptables apparaissent dans un autre onglet.
Suivi dun
compte
fournisseur
Le compte fait apparaitre la liste des critures comptables issues des oprations ralises avec le
fournisseur.
Le rapprochement avec un
ajustement permet de traiter
Suivi dun comptablement lcart en affectant
compte la diffrence dans le compte
fournisseur correspondant.
Lcart de rapprochement est comptabilis dans un compte de charge 658 ou de produits 758 selon le cas.
Une fois rapproche, lcriture comptable dajustement est gnre. Ltat du compte est quilibr, le total
dbit est gal au total crdit
Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur - Action>Annuler le rapprochement. Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime si le rapprochement initial na pas t annul.
Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE aprs que ses lignes aient t rapproches de leurs contreparties.
La fonctionnalit de rapprochement automatique permet de rechercher automatiquement les critures
rapprocher dans une srie de comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.
Oprations
priodiques
Lettrage de
comptes
Rsultat
Ici, 5 critures nont pas t rapproches
Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres
automatiquement (voir rapprochement compte client, principe identique).
Un compte fait partie du grand livre des comptes comptables de lentreprise. Il enregistre
tout type de transaction de dbit ou de crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.
Il est possible daccder au Grand-livre autrement mais il y a moins de flexibilit quant au choix des
comptes Rapports>Autres rapports financiers>Partenaires>Grand-livre
UNITS DE MESURE
STOCK PAR EMPLACEMENT
Dfinition des catgories PRODUITS Quantits en stock et valeur
de produits Cration des produits du stock
PRODUITS (fichier produits)
Cration des produits
(fichier produits)
PRODUITS
FOURNISSEURS M OUVEMENTS DE STOCK
Cration des produits Entres et sorties de stock
Fichier des fournisseurs (fichier produits) par produit
OUI NON
Stock thorique
< stock
minimum
BON DE COMMANDE
Commande approuve
ORDRE DE RCEPTION
Commande rceptionner
Gestion des
catgories de
produits
Le nom de la nouvelle catgorie de produits est saisi dans le formulaire ainsi que la catgorie parent
laquelle il est rattach. Il est donc possible de crer des sous-catgories en fonction des besoins de
lorganisation.
Par dfaut, le type de catgorie est toujours NORMAL sinon il est VUE dans ce cas la catgorie nest pas
utilisable car elle centralise un ensemble de catgories.
Il est possible dassocier la catgorie le compte dachat et le compte de vente correspondant. Les
comptes de stocks assurent un suivi comptable.
Lunit de mesure permet de valoriser les stocks mais aussi la facturation des
produits (PCE, kilogramme, heures, etc.)
valuation et suivi des stocks
Configuration
des units de
mesure
Le logiciel est capable de grer de nombreuses units de mesure mais surtout d'avoir une gestion de
stock en doubles units. Ces deux units n'appartiennent pas ncessairement la mme catgorie et il
peut ne pas y avoir de relations directes entre ces units.
L'une est gnralement utilise pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilise pour la valorisation de
stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unit. Par exemple, la
tenue du stock de fromage se fait la pice et la vente se fait au kilo.
Les produits peuvent tre achets et/ou vendus. Ils peuvent tre des matires
premires, des produits stockables, des consommables ou des services.
Dans ce menu les produits par catgorie ne sont quen consultation. Les mises
jour des catgories se font par le menu Configuration>Catgories de produits.
Lutilisation des filtres permet de trier rapidement une liste importante de produits
Lindication du nom du produit est obligatoire. La rfrence doit tre saisie, elle ne sincrmente pas
automatiquement. Il est possible dajouter le code EAN13 (European Article Numbering 13 chiffres), code
barre utilis dans le monde entier sur lensemble des produits de grande consommation.
Les caractristiques dfinissent si le produit peut tre achet, vendu ou sil constitue une dpense dans le
cas par exemple de produits consommables.
Besoin
Tenue du fichier
produits Le type de produit (Stockable, consommable ou service). Les consommables sont traits comme les
produits stockables mais il ny a pas de gestion de stocks. Un service nest pas stockable.
La gestion des besoins. Si le produit est gr selon la production sur stock, lors dune demande les
articles sont pris sur le stock ou dfaut un rapprovisionnement est lanc. La gestion sur stock permet
aussi la gestion du stock en quantit et la dfinition dun stock minimum utile au rapprovisionnement.
Si le produit dpend de la fabrication la commande , la fabrication se fait au moment de la demande
par le client tel est le cas des services.
La mthode de fourniture :
lapprovisionnement peut se faire par un achat (achat/revente) ou par une production (fabrication du
produit).
Appel doffre. Case cocher si lon souhaite gnrer des appels doffre plutt que des demandes de
prix en cas de rapprovisionnement
Prix de base
La mthode de cot (prix standard ou prix moyen). Le prix standard prsente le prix dachat et le prix de
valorisation du stock. Il sert aussi de base au calcul du prix de
vente. Le prix moyen est calcul automatiquement en fonction des
entres en stock (moyenne pondre des prix dachats), il sert
valoriser les stocks.
Le prix de vente est un champ calcul non obligatoire. Il sert de base au calcul du prix de vente (laisser
le prix 1 sinon il sera impossible de calculer un tarif sur le prix de vente). Il est parfois appel prix
catalogue .
Weights
Cette partie peut ne pas tre renseigne mais elle est un indicateur
supplmentaire sur le produit. Ainsi, le volume en m 3, le poids brut et net en
kilo donne des informations pour optimiser le colisage et renseigner plus
prcisment le transport.
tat
La catgorie est associe larticle pour permettre le classement
mais aussi dy associer tous les paramtres de la catgorie (compte,
etc.)
Ltat dfinit la situation dans laquelle se trouve larticle. Une
valuation et suivi des stocks
Stock
Quantit disponible en stock : stock rel
Stock virtuel : stock prvisionnel. Il tient compte du stock rel
auquel sajoutent les entres prvues et senlvent les sorties
thoriques.
Lots
Ces coches assurent le suivi des lots de fabrication en attribuant un numro
de lot. Les lots entrants et sortants sont suivis en obligeant la saisie dun
numro de lot.
Dlais
Le dlai de livraison client. Par dfaut, le dlai moyen entre la confirmation de commande et la livraison
au client est de 7 jours.
Le dlai de fabrication. renseigner si le produit est fabriqu.
Garantie. Dure de la garantie en mois sur le produit
valuation et suivi des stocks
Localisation
Tenue du fichier
Il sagit de localiser larticle dans le magasin pour le trouver rapidement.
produits
Proprits des emplacements
Ces champs permettent de faciliter la traabilit du produit en cas dentrepts dcentraliss, etc.
Fournisseur
Un ou plusieurs fournisseurs peuvent tre associs la fiche produits, ce renseignement est indispensable
en cas de rapprovisionnement automatique.
Le nom du produit chez le fournisseur ainsi que sa rfrence sont renseigns. Cette fiche prvoit la quantit
minimale commander et le dlai de livraison fournisseur. Le produit peut tre rattach une liste de prix
cest--dire des rductions selon des conditions dfinies.
Description
Cet onglet donne une description plus prcise du produit.
La description figure limpression du document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison et
facture).
La description achat figure limpression du document dachat (bon de commande, etc.)
valuation et suivi des stocks
Tenue du fichier
produits
Comptabilit
Les comptes comptables associs larticle apparaissent dans les proprits de ventes ce qui permet la
tenue comptable des achats/ventes.
La spcification dans longlet information de la catgorie darticle vite la ressaisie des comptes dans la
fiche article ( Les comptes ne saffichent pas dans le champ).
La TVA configure en amont sajoute automatiquement la fiche, il est toujours possible de la modifier.
Le retour des 2 articles nentrane pas de facturation. Le retour doit tre confirm par RETURN
Article retourn
par un client
Le bon de retour se trouve maintenant dans la liste des prlvements sur stock <picking list>, il faut le traiter
La quantit sortie de stock doit tre VALIDE . Pour la modifier, il faut diter la fiche puis enregistrer la saisie
Le bon de retour apparat dans la liste des prlvements sur stock, la mise jour du stock est effective.
La plupart des logiciels se limitent grer les produits dans les entrepts.
Grce son systme de double entre, il est possible de grer les stocks des
clients et des fournisseurs. Lavantage est une traabilit complte du produit du
stock du fournisseur jusquau client. Ainsi, un stock se dplace toujours d'un lieu
vers un autre.
Il convient de dfinir le ou les lieux de stockage des produits selon la configuration de lentreprise.
Ici, lentreprise Biomag ne possde quun entrept de stockage (emplacement interne). Le stockage des
entres des produits fournisseurs se fait dans lemplacement interne/stock, puis les produits sont
rattachs au stock et chaque sortie est prise sur lemplacement interne/sortie.
Mise jour du
stock
La nouvelle quantit est saisie puis enregistre dans la fiche article. Linventaire est alors confirm.
Attention ce stade, le stock nest pas encore mis jour.
La dernire phase est la validation de la saisie qui met jour les stocks en
quantit.
Un inventaire peut tre annul, la quantit en stock revient ainsi son tat
initial. Les articles saffichent en rouge dans la liste des produits aprs la modification.
Impression de
ltat du stock
Pour viter les ruptures de stock, il est possible de spcifier le minimum (stock
dalerte) et le stock maximum.
Lorsque le niveau de stock atteint la limite minimale, les bons de commandes
fournisseurs sont automatiquement crs pour atteindre le niveau maximum
spcifi.
charge pour le responsable des achats de confirmer ou non les commandes
cres sinon ils restent ltat de devis.
Affichage de la liste
valuation et suivi des stocks
Configuration de
la rgle du stock
mini/maxi
Cration dune rgle de stock minimum
Chaque commande est associe au document dorigine OP/00009 constitu par la rgle du stock minimum.
valuation et suivi des stocks
Les demandes de prix peuvent tre fusionnes en un seul bon de commande si elles concernent le mme
fournisseur. Il convient de slectionner les demandes de prix se rapportant au fournisseur puis dactiver
dans le menu contextuel FUSIONNER LES ORDRES DACHAT .
Visualisation des
commandes cres
Lordre dachat fusionn apparat dans la liste des bons de commande tandis que les 2 ordres dachats
dorigine sont automatiquement annuls.
Le document dorigine
mentionne bien la fusion des 2
demandes de prix .
Pour traiter la commande, il faut
convertir la demande de prix en
bon de commande .
Les analyses d'inventaire permettent de vrifier et d'analyser les niveaux des stocks
en utilisant diffrents filtres.
Visualisation de ltat
Visualisation de
linventaire
valuation et suivi des stocks
PRODUITS EMPLOYS
Fiches salaris associs utilisateur de
Cration des types de dpenses
lapplication
Refus
VALIDATION par
le responsable
Approuv
Les fiches des salaris sont cres et mises jour dans le menu EMPLOYS
Il faut saisir le nom et le prnom de lemploy, la socit laquelle il est rattach est
automatiquement indique dans le formulaire. Lemploy est en gnral li un utilisateur de
lapplication, il convient de le crer sil nexiste pas. Il est conseill de crer un accs pour chaque
employ mme sil nest pas forcment utilisateur. Un accs restreint suffit.
Informations personnelles
Gestion des
employs
Catgorie..
Chaque employ est associ une catgorie, il sagit de la slectionner dans la liste. Cette liste
est paramtre en amont dans la configuration/ressources humaines/employs.
Gestion des
employs
Feuilles de prsence
Lemploy doit tre associ un produit de la base darticles. Le cot horaire est donn dans le
prix standard du produit relatif ce salari.
Gestion du
pointage
Les heures de prsences sont automatiquement calcules. Lemploy peut faire tat dans ce
formulaire des heures de prsence pour lesquelles des tches lui ont t assignes. Ces heures
sont dcrites et quantifies.
En fin de priode, la feuille de temps est CONFIRME par lemploy. Cette action permet au
responsable administratif de valider par la suite cet tat.
Oprations Manipulations
Le nombre dheures quotidiennes effectues par employ saffiche dans cet tat.
Lemploy slectionne le menu POINTER LENTRE/POINTER LA SORTIE une fentre souvre, il effectue le
pointage. Cette fonctionnalit permet de mettre jour la feuille de prsence rapidement.
Gestion des dossiers du personnel
Gestion des
prsences
Lemploy peut apporter des informations supplmentaires concernant les heures effectues par
exemple en cas dheures supplmentaires.
Les notes de frais sont des dpenses effectues par lemploy pour le compte
de la socit. Cette dernire doit alors les lui rembourser.
Les frais sont saisis ligne par ligne sachant que chacune delle correspond un type de frais.
Slectionner dans la liste des produits la dpense, si elle nexiste pas il faut la crer dans les
Gestion des PRODUITS . La RFRENCE doit mentionner la date de la dpense, et le numro et nature du
frais document justificatif.
Les diffrents frais doivent tre configurs sous forme de produits. Dans
tous les cas le type de produit sera un service.
Les demandes de congs sont faites par lemploy utilisateur puis valides
par le responsable administratif.
Une fois valides, elles apparaissent automatiquement dans l'agenda de
l'employ.
Gestion des
demandes de
congs
Agenda de lemploy
Une fois approuve, la demande saffiche dans lagenda de lemploy.
Suivi des
demandes de
congs
La fiche est ditable par le responsable pour obtenir plus dinformations sur la demande.
La personne ayant approuve la fiche est identifie.
Une demande refuse peut revenir ltat brouillon chez lemploy si le responsable en a fait la
demande sinon le refus est dfinitif.
Slectionner dans la liste le type de congs afficher (Valid, confirm ou les 2).
VALID la demande a t faite par le salari mais elle na pas t approuve par le responsable
CONFIRM la demande de lemploy a t approuve par le responsable
Gestion des
demandes de
congs
Les autres donnes sont saisies dans le module Administration, seul ladministrateur peut apporter ces
modifications (voir paramtrage Administrateur).
Gestion des
Cration dun mode de rglement
rglements
La condition de rglement doit tre rsume dans le titre. La condition est active pour tre utilise
mais il est possible dter la coche pour masquer la condition dans la liste et viter ainsi la suppression.
Laffichage des conditions de rglement dans la facture est obligatoire, il est donc impratif dajouter le
commentaire qui apparatra dans la facture sous la liste des articles. .La condition doit tre calcule
pour fixer la date dchance.
Valorisation le solde de la balance est inscrit par dfaut, il correspond au montant de la facture ; le
pourcentage permet de calculer un montant payer daprs un % (valeur entre 0,01 soit 1% et 1 soit 100%
du montant de la facture) ; montant fixe est une valeur donne dans le champ montant .
Nombre de jours calcule le nombre de jours entre la date de facturation et lchance du rglement.
Jour dans le mois indique le jour o doit intervenir le rglement par exemple le 20 du mois
La cration du mode de rglement ncessite la dfinition de son nom, le choix du journal comptable associ
(journal de banque ou journal de caisse) et le compte bancaire associ au rglement.
Le partenaire de lentreprise peut tre class par catgorie. Ceci permet dassurer un
meilleur suivi et den faire des statistiques. Un partenaire peut appartenir plusieurs
catgories. Ceci permet de crer autant de classifications hirarchises que
ncessaire.
Cette classification facilite la recherche parmi une longue liste de partenaires en
utilisant ces critres pour gagner du temps.
Les catgories peuvent tre subdivises en sous-catgories et ainsi appartenir un dossier parent.
Le classement peut tre fonction de la position gographique, dun type dentreprise, dune catgorie
dacheteur, abonnement la News Letter, etc.
Les frais de port sont paramtrs en amont de la facture dans le module ENTREPT
Chaque mthode de livraison peut tre affecte une liste de prix qui calcule le prix
de la livraison selon les produits vendus ou livrs.
La fonction ACTIF est coche si la mthode est applicable sinon la dcoche permet de
conserver la fiche mais elle nest pas visible dans la liste. La livraison va sajouter sur une ligne du
bon de commande do la cration dune fiche produit transport sur ventes .
Gestion des
modes de
transport
Il est possible de dfinir plusieurs listes de prix pour une mthode de livraison,
par pays ou zone d'un pays spcifique dfinie par un intervalle de code postal.
Dans notre exemple, le transport est un forfait de 10 pour une vente qui sapplique toutes les
commandes client et son prix est fixe.
Gestion du
transport lors d
LIGNE DE LA LISTE
Ce schma est transposable pour une gestion des prix avec un fournisseur
Savon 3 si quantits > 10
La gestion des tarifs peut se faire partir du module ACHAT ou du module des
VENTES. Tout dabord, il est important de dfinir quoi sert une liste de prix.
Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus. Une liste de prix peut exister en plusieurs
versions mais une seule est active un instant donn (ex : tarif client en fonction des saisons).
tude dune liste de prix paramtre par dfaut et modification du prix de vente
Lors de linstallation des bases deux listes de prix sont cres, lune
pour les ventes, lautre pour les achats.
attention, il convient de conserver dans le CODE TYPE Sale pour les clients et Purchase pour les
fournisseurs.
Gestion simple
des tarifs
Le prix catalogue correspond au prix standard major de 35%
La liste de prix
La liste des prix public est rattache un type de liste. Ici, il sagit de la liste des prix de vente.
Une version de liste de prix est constitue dun ensemble de rgles qui sappliquent sur les prix de
base des produits.
Chaque rgle, dfinie partir de ce formulaire, est rattache la version de la liste de prix.
Elle doit tre obligatoirement nomme. Ici, il sagit de la rgle par dfaut des prix publics (prix de
vente clients).
Configuration des bases de donnes
Produit, catgorie de produit, modle de produit, quantit min : laisser les champs vide, si la
majoration sapplique tous les articles.
Gestion simple Base sur : base de calcul du prix. Le prix standard correspond au prix dachat.
des tarifs
PRIX STANDARD prix dachat fournisseur qui varie de
manire priodique (par dfaut en fin danne
comptable) en fonction des quantits, rductions,
fournisseurs, etc.
PRIX PUBLICS prix catalogue ou prix client. Attention, par
dfaut ce prix est 1 dans les fiches produits.
AUTRES LISTE DE PRIX le prix du produit peut tre bas sur une liste de prix dj dfinie. Par exemple, le prix
peut tre bas sur les prix dachat dun fournisseur
SECTION PARTENAIRE DANS LE FORMULAIRE PRODUIT le prix est tabli en fonction du fournisseur. La rgle est
paramtrable dans la fiche produit>onglet fournisseur. Il faut diter la fiche fournisseur pour dfinir la liste de
prix.
Nouveau prix : indiquer la majoration. Majoration de 35% sur le prix dachat. En cas de minoration de
prix dachat (rduction fournisseur), mettre le signe devant la rduction (-0.15 pour une remise de 15% sur
le prix dachat).
Le dernier champ indique le supplment de prix fixe, ce montant est ajout ou dduit (sil apparait en
ngatif).
Mthode darrondi : le calcul de l'arrondi se fait au nombre le plus proche. Par exemple, sil est indiqu
0.05 dans cette case, un prix de 35.66 sera arrondi 35.65.
Marge min/max : les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donne par
rapport au prix de base. Ainsi, une marge de 10.00 permet de vrifier que la ristourne ne descend pas en
dessous de 10.00 de marge.
Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus.
Il est cr autant de listes de prix que ncessaire dans lentreprise ;
Le client ABC DU BIO bnficie dune remise de 10% sur tous les articles sur la
priode du 01/01 au 15/03
sa cration, il faut indiquer le nom de la liste de prix et lattacher un type de liste (liste prix de
vente sil sagit dun tarif client). Si la liste ne possde quune seule version, il est possible de lui
donner le mme nom.
Cration dun
tarif simple
Cette liste va contenir toutes les rgles qui permettent de calculer le prix des produits achets par
ce client.
Il faut nommer la version de la liste. A ce stade, il est possible de dfinir la priode pour laquelle la
remise est applicable.
La rgle est calcule partir du prix de vente appel Liste de prix publics
Le calcul du prix seffectue en tenant compte de la remise de 10%. Une rduction de prix
est note avec le signe devant la valeur (-0,10 pour 10%). Ce qui donne le calcul suivant
Cration dun [prix de vente x (1 0,10)]
tarif simple La valeur est arrondie 5 centimes.
Application tarifaire
Tarif AVEC liste de prix client ABC du bio
Cration dun
tarif
Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles
tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne
sapplique que pour une quantit suprieure ou gale celle indique et sur la catgorie de
produits. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par tranche selon les quantits
commandes.
Lorsque plusieurs rgles sappliquent pour une mme version, il faut donner une priorit.
Lordre dapplication des rgles se fait par le champ SQUENCE de la priorit la plus faible la plus
leve. Ce classement est dterminant dans le calcul des tranches, un mauvais positionnement
peut induire un calcul erron.
La base de calcul du prix de vente pour cette catgorie de clients se fait partir de la liste
prix de vente par dfaut [(prix standard x 1,35)].
Prix = prix de vente catalogue x (1 0,20) pour une remise de 20%
La 2me rgle de calcul sapplique lpicerie dont la quantit est suprieure ou gale 10.
Configuration des bases de donnes
Cration dun
tarif Tarifs AVEC liste de prix
Cration dun
tarif
Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne sapplique que pour
une quantit suprieure ou gale celle indique. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par
tranche selon les quantits commandes.
Cration dun
tarif
La 2me rgle de calcul concerne le tarif pratiqu sur tous les autres articles . Ainsi, si la commande ne
contient pas de savon ou sil y a moins de 10 savons, il faut appliquer ce tarif.
Configuration des bases de donnes
Le calcul est bas sur le prix standard major de 30% soit [prix standard x (1 0,3)]
Cration dun Tous les prix calculs sont arrondis 0,99 . Pour permettre cet arrondi, il faut indiquer la mthode. Les prix
tarif sont arrondis lunit (1 ) auquel il faut dduire 1 centime (-0,01 ) .
Le tarif par quantit est appliqu sur le savon main, le calcul tient compte du prix fixe de 3 .
Les autres prix sont bien arrondis 0,99 .
Les DOCUMENTS donnent accs tous les fichiers attachs chaque enregistrement. Il
permet dy stocker tous les documents comme les courriels, les pices jointes lies au
projet ou tout autre document. Depuis cette vue, il est possible de rechercher des
documents.
CR ET MODIFI ces champs permettent de connaitre le propritaire du document ainsi que lutilisateur qui la modifi et
sa date de modification.
Cette adresse est copie puis colle dans lURL de la pice joindre au document
La gestion des informations
Gestion
lectronique des
documents
TYPE slectionner dans la liste URL pour pouvoir coller le lien dans le champ Url
En slectionnant par une coche le partenaire (client ou fournisseur) dans le carnet dadresses, il est
possible daccder lhistorique des documents quils aient t crs par les WorkFlow ou rattachs
directement llment en fichier joint (Bc, Bl, facture, etc.).
Gestion
lectronique des
documents Documents associs la fiche partenaire
Le document numrique envoy au partenaire est rattach sa fiche pour assurer une meilleure traabilit
(suite) des informations. Il convient de nommer le document qui est automatiquement enregistr dans le
rpertoire par dfaut DOCUMENTS et lutilisateur est identifi.
Le fichier dun format BINAIRE est ajout larchive du partenaire , ENREGISTRER SOUS permet douvrir
le document. Le fichier initial peut tre remplac par un autre fichier AJOUTER UNE PICE JOINTE .
La date de cration et de modification permettent de suivre le document .
And permet dajouter le nouveau champ de recherche. OR permet de slectionner un lment ou un autre
Filtration dune
base de
donnes
La recherche seffectue ici sur le champ <ville> qui doit contenir le mot <Toulouse>
Il est possible dajouter une autre requte pour cerner un peu plus la recherche. Une fois les critres dfinis,
la RECHERCHE est lance.
Menu contextuel
Cet assistant va exporter toutes les donnes qui correspondent aux champs slectionns dans la liste
disponible. Lexport peut se faire sur toutes les donnes ou uniquement les champs qui peuvent tre
rimports aprs modification.
Export des Il faut slectionner dans la liste des champs disponibles, le champ exporter en lajoutant.
bases (clients,
fournisseurs,
commandes, Conserver le modle des champs exporter
etc.) La liste des champs exporter peut tre enregistre de manire ne pas avoir les slectionner
nouveau par la suite
Il convient de slectionner le fichier dexport CSV puis de choisir dans la liste des formats, le format
TEXTE CSV et ouvrir le document.
La gestion des informations
Traitement du
fichier dexport
au format CSV
Il faut contrler loption de sparateur qui a une incidence sur laffichage des champs en colonne puis
cocher VIRGULE si ncessaire, la visualisation de lorganisation des champs se fait immdiatement
puis valider vos changements.
Attention ! le fichier CSV est encod au format UTF-8, il convient de le spcifier lors de louverture sinon les
accents risquent de ne pas safficher correctement.
Ce retraitement nest pas indispensable dans tous les cas, il est possible de faire un publipostage avec
le fichier de base.
Il faut slectionner
SPARATEURS
VIRGULE pour afficher
Traitement du les champs en
fichier dexport colonnes
au format CSV
La requte est un outil de communication interne. Elle permet denvoyer des messages entre les
utilisateurs et dy attacher un document de la base de donnes (facture, Bl, Bc, etc.)
La requte contient la demande et lensemble des rponses cette demande. Il est ainsi plus
facile de contrler lensemble des demandes non cltures, les documents attachs
successivement durant la discussion et lhistorique de chaque requte.
Communication
interne entre les
utilisateurs
Utilisation des
agendas Cette vue CALENDRIER est totalement dynamique, il est possible de dplacer ou de changer la dure avec la
partags souris (clic-gliss). La cration dun vnement se fait en slectionnant le jour sur le calendrier ou en
utilisant la vue de RECHERCHE .
Les outils de recherche et de filtrage permettent de nafficher que certains vnements du calendrier ou que
le calendrier de quelques utilisateurs la fois.
Vue Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil utilis en ordonnancement et gestion de projet permettant de visualiser
dans le temps les diverses tches. Il permet de reprsenter graphiquement l'avancement du projet.
Il permet de visualiser rapidement les marges existantes dans les plannings horaires.
La vue calendrier ne se limite pas afficher les Rendez-vous. Cette vue tant disponible dans nimporte
quelle type de ressource, elle permet dobtenir un calendrier des tches, des livraisons, des ordres de
fabrication, des achats, des congs, etc.. Cette vue est trs utile lorsquil sagit de planifier ou davoir un
aperu global dune liste dvnements
Planification
automatique des
tches
La gestion des informations
Le responsable administratif charg dapprouver les demandes de congs faites par les employs visualise
le planning des congs. Il peut diter une fiche pour en faire le suivi savoir approuver la demande de
congs ou non. Il peut aussi modifier directement les dates dans le planning.
Planification des
congs
Lemploy dispose de la mme fonctionnalit mais seules ses priodes de congs APPROUVES par le
responsable administratif saffichent dans son agenda.
TCHES 1
Travail ncessaire la INCIDENTS TCHES 4 INCIDENTS
ralisation du projet vnement qui ralenti Travail ncessaire la
vnement qui
le projet ralisation du projet
ralentit le projet
TCHES 2 TCHES 5
Travail ncessaire la Travail ncessaire la
ralisation du projet
TCHES 3 ralisation du projet TCHES 6
Travail ncessaire la
Travail ncessaire la
ralisation du projet
ralisation du projet
TCHES 7
Travail ncessaire la
ralisation du projet
TAPES
Dfinition des tapes du
projet de louverture la
clture
PRIODE DE TRAVAIL
PROJETS
Dfinition du temps de Dfinition du projet, dure, membre, etc.
travail du projet
INCIDENTS UTILISATEURS
Dfinition dincidents Personnes lies au projet
quantifi sachant que les priodes de travail sont dfinies dans la configuration des ressources. Si la
case AVERTIR LE RESPONSABLE est coche un courriel lui est envoy pour lavertir dune tche clture.
Lincident est not dans la fiche ESCALADE DE PROJET. Chaque membre du projet et autres intervenants
peuvent voir lavancement du projet et la personne lorigine du projet.
Dfinition du
projet
projet en pourcentage de ralisation. Chaque tche doit avoir un numro de squence en fonction de lordre
de droulement. Elles sont classes dans lordre croissant de leur squence.
Dfinition du
projet
Si le projet est constitu de tches, lapplication prend en compte la priorit de la squence sinon la date
limite.
la dure en jours ou en heures. Les personnels concerns par le sous-projet sont identifis.
Dfinition des
tapes
Dfinition des
tapes
Un projet est reprsent par un ensemble de tches classes dans les diffrentes
phases du projet.
Une tche reprsente un travail qui doit tre fait. Chaque utilisateur travaille dans sa
propre liste de tches pour lesquelles il peut enregistrer le travail ralis (en heures). Il
peut travailler et fermer la tche ou la dlguer un autre utilisateur.
Cration de la tche
La tche est dcrite puis rattache au projet. Une date limite de ralisation est aussi fixe.
Gestion administrative de projets
Dfinition des
tches
Traitement de la tche
Chaque tape de la tche est consigne puis quantifie en heures dans le travail effectu.
La fiche de lemploy doit tre cre et sa feuille de temps active pour noter le temps pass la tche.
Un courriel est alors envoy au responsable du projet pour linformer que la tche a t traite
Vue de Gantt
Vue de Gantt
Chaque incident qui ralentit le projet est consign dans ce formulaire par la personne charge de son
suivi. Les catgories dincidents sont configures en amont dans le menu CONFIGURATION/INCIDENT DU
PROJET .
Il est possible de dfinir les tapes de rsolution de lincident (analyse, dveloppement, clture).
Gestion administrative de projets
Lincident peut tre rattach une tche en lui attribuant une ordre de priorit. Le taux de progression
affich est celui de la tche ralise ou en-cours de ralisation.
Dfinition dun
incident
Lorsque le formulaire de lincident est renseign, il faut lOUVRIR pour dclencher son suivi.
Visualisation du
temps
Description des
tapes
Il est possible de configurer les ressources humaines ou matrielles qui seront alloues
au projet.
Configuration
des ressources
Dans la dfinition des phases du projet, longlet Allocation des ressources fait tat des ressources
ncessaires la ralisation de projet
Cration ou
modification
dun journal
Les COMPTES DE CRDIT ET DE DBIT PAR DFAUT permettent de gnrer automatiquement les contreparties
des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un journal de banque, il est bon de
mettre le compte banque associ en compte de crdit et dbit par dfaut ce qui vous vite de crer les
contreparties chaque entre.
Le mode daffichage est paramtr dans le menu Journaux>Vues journaux. La vue est personnalisable
pour une saisie plus rapide, elle dtermine lordre et les proprits de chaque champ (visibilits, champ en
lecture seule, etc.).
Deux types de contrle peuvent tre implments dans un journal. Un contrle sur le type de comptes et un
autre sur les comptes comptables autoriss. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de
saisie car elle empche lutilisation dun compte ou type de comptes non lists.
Le type de compte dtermine les comptes utilisables pour chaque journal. Les types
suivants sont disponibles la cration de la base de donnes : vue, compte
recevoir (crance), compte payer (dette), compte de produits, compte de charges,
etc.
Affichage de la liste des types de comptes
Configuration
des comptes
MTHODE DE REPORT cette option dfinit comment traiter le compte et ses critures lors de la clture de fin
tats comptables
d'anne. Quatre mthodes sont disponibles mais il faut choisir REPORT DE LA BALANCE (du solde) lors du
prochain exercice.
Cration dun
compte Cration dun compte
Il faut indiquer le nom et le numro comptable du compte (code). La hirarchisation des comptes conduit
renseigner le compte parent.
PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de la
structure comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Le compte de structure est un compte
vue ; le compte sans particularit est normal ; les autres types peuvent tre payables, de liquidits, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (dettes, crance, stock, charge, etc.).
Il faut cocher dans la liste le ou les comptes imprimer puis slectionner dans le menu contextuel de droite
le rapport GRAND-LIVRE .
tats comptables
Visualisation
Il faut renseigner les options dimpression notammant les dates ou priodes des mouvements.
dun compte
Les pices comptables, dans leur ensemble, sont automatiquement cres partir
des documents comptables (factures, rglements, caisse, etc.) mais il est possible
de saisir directement une pice comptable spcifique.
Enregistrement comptable
Aprs avoir slectionn le journal, il faut indiquer la rfrence du document qui inclut le libell de lcriture,
la priode et la date. Si lcriture est incertaine, cocher A VRIFIER , elle est mise de ct pour tre contrle
Enregistrements comptables
DSQUILIBR dbit crdit lcriture peut tre sauvegarde mais elle ne peut pas tre valide si elle est
dsquilibre car elle ne respecte pas la partie double.
Ce menu peut tre utilis pour enregistrer rapidement des pices comptables au
Enregistrement kilomtre . Pour enregistrer une facture dachat, il faut commercer par enregistrer
dcritures le compte de dpense. Le logiciel propose automatiquement la taxe rattache ce
compte et la contrepartie savoir le compte fournisseur.
Affichage de la liste
Enregistrements comptables
Il faut dabord renseigner la priode (elle sinscrit par dfaut), la date du suivi, le journal ainsi que le
solde de clture (solde final). Le solde de dbut de priode saffiche automatiquement la cration dun
nouveau relev en fonction du relev prcdent. Le solde initial et le solde final permettent de vrifier
mathmatiquement les oprations de dbit et de crdit saisies manuellement.
Enregistrements comptables
Suivi des
relevs bancaire
Chaque opration de lextrait de compte bancaire est inscrite dans ce formulaire. Lorsquun partenaire est
saisi, le compte comptable est automatiquement propos ainsi que le type de relation (client, fournisseur ou
gnral). Cette identification permet une ventilation comptable dbit/crdit du montant saisi tel quil apparait
dans le relev bancaire. Si le montant est un retrait dargent ou une dpense, il faut mettre le signe
devant.
Suivi de la
caisse
Les sorties despces pour la banque sont enregistres avec les transactions.
Enregistrements comptables
Suivi de la
caisse Clture de la caisse
Le dcompte des espces
restantes en caisse sont saisies
dans longlet Caisse. La
sauvegarde de la fiche permet de
mettre jour les soldes.
La clture de la caisse
gnre les critures
comptables des
mouvements despces.
Un ordre de rglement informatis est destin la banque pour lui indiquer de payer
un crancier.
Il convient denregistrer le rglement fournisseur pour gnrer les critures
comptables correspondantes, lordre de rglement na pas vocation le faire.
Les ordres de
paiement
CRITURE RCURRENTE
Loyer magasin
Priode 1, Priode 2, . Priode n CRITURES
M ODLE DCRITURE
Cration dune criture type Priode 1
rcurrente LOYER
CRITURE RCURRENTE Loyer magasin
Loyer entrept Loyer entrept
Priode 1, Priode 2, . Priode n Tlphone portable
Etc.
M ODLE DCRITURE CRITURE RCURRENTE
Cration dune criture type Tlphone portable
rcurrente TLPHONIE Priode 1, Priode 2, . Priode n
Oprations Manipulations
La gestion des contrats de maintenance, abonnements et licences
Les frais rcurrents tels que les abonnements de tlphone, dlectricit, etc. donnent
lieu des critures d'abonnement ce qui vite une saisie dcritures rcurrentes.
Cration dun Une fois nomm, le modle est rattach obligatoirement un journal. Les lignes dcritures sont saisies
modle ainsi que les montants. Ce dernier peut tre rectifi, selon le cas, lors de lenregistrement de la facture.
dcritures
La saisie du numro de squence nest pas ncessaire, il sincrmente automatiquement aprs chaque
enregistrement de ligne dcriture.
Gestion des
abonnements
Lorsque votre abonnement est dfini, il faut cliquer sur le bouton CALCUL . Les critures dabonnement
apparaissent aux dates souhaites en fonction des critres dfinis prcdemment.
critures en brouillard
Lcriture gnre est dverse dans le journal des achats. Le responsable administratif peut rectifier les
valeurs et attacher lcriture le document de rfrence. Si lcriture ncessite lavis ou un contrle, il faut
Gestion des cocher A VRIFIER dans le formulaire.
abonnements
Formulaire de lcriture
Le rapport BALANCE TIERS est une analyse globale de la situation par partenaire.
Ce rapport au format PDF contient une ligne par partenaire (client ou fournisseur
ou les 2 selon slection) reprsentant le solde cumul.
Suivi des
comptes de tiers
Les donnes peuvent tre filtres par DATE (jj/mm/aaaa) ou par PRIODE (mm/aaaa)
La balance ge des tiers est un rapport par priode rpartissant globalement les
chances.
Suivi des
comptes de tiers
Ces donnes sont actualises en temps rel, ce qui permet de connaitre tout
moment les taxes dues en dbut et fin de mois ou de trimestre
Ce rapport de taxe peut tre bas soit sur les encaissements soit sur la facturation selon le rgime de TVA
de lentreprise.
Dclaration TVA
Dclaration de
TVA
Grer les Il convient de renseigner la base de donnes, le login et le mot de passe utiliss
modles de dans OpenERP pour se connecter CONNECT .
documents
Modifier un
modle de
document
OpenOffice ouvre alors le rapport en mode dition, il est possible ds lors de le modifier en utilisant les
fonctions standards du traitement de texte
Pour crer un nouveau rapport, il faut slectionner OPEN A NEW REPORT puis
choisir le modle sur la base duquel il faut constituer ce nouveau rapport
Il convient de renseigner
la fentre en changeant
le nom du rapport.
Le traitement des RAPPORTS suppose linstallation dun module dans lapplication OpenERP et
dun Plug-in dans OpenOffice sachant quOpenOffice sert gnrer de nouveaux modles de
documents. Lutilisation dun autre traitement de texte pour gnrer des rapports nest pas
possible.
Linstallation se fait par lADMINISTRATEUR qui dispose de tous les droits sur lapplication.
Installer le
module de
gestion des
modles de
documents
Les modules sont prts tre installs, il faut maintenant appliquer les mises jour pour finaliser
linstallation.
OpenOffice doit tre lanc puis il faut le slectionner dans le menu Outils>gestion des extensions
Rechercher le fichier Zip pour linstaller. Quitter le logiciel et redmarrez-le.
Un nouveau menu saffiche dans la barre des menus
Seul ladministrateur peut agir sur les informations gnrales de la socit (base de
donnes). Ce formulaire vient complter les renseignements PARTENAIRE dj saisis
(nom, adresse, etc.).
Il dfinit un modle de prsentation des documents standards (factures, offres commerciales, en-tte et pied
de page).
Outre les informations gnrales sur la socit telles que le numro de TVA intracommunautaire, les
coordonnes bancaires, etc., le commentaire en cas de rglement en retard est personnalisable.
Personnalisation
des donnes de
la socit
Les utilisateurs
Un utilisateur est cr pour se connecter au systme. La connexion se fait par un identifiant nic.alves et
un mot de passe. Lutilisateur peut tre rattach une adresse (carnet dadresses) et une messagerie. Le
paramtrage de linterface utilisateur se fait ce stade (page daccueil, choix de la langue, interface simplifi
ou pas, etc). La page daccueil par dfaut est compose des modules du PGI mais il est possible
dafficher la place le tableau de bord de lutilisateur (dashboad purchase, dashboard sale, etc.).
Un utilisateur peut tre cr dans le but unique de partager de donnes avec un autre utilisateur.
Configuration des utilisateurs
Cette gestion permet dattribuer des droits daccs en fonction du/des rle(s) jou(s) par lutilisateur dans le
processus de lorganisation. Il est donc rattach un groupe pour lui fournir des accs spcifiques aux
applications dont il a besoin.
Les groupes
Une trentaine de groupes est prconfigure dans OpenERP, il est toujours possible den crer dautres. Ils
correspondent aux principaux processus de lorganisation. Il suffit dassigner ces groupes aux utilisateurs.
Il est prfrable de crer un groupe en fonction du process-mtiers et non en fonction de lemploy (un
groupe responsable des achats et un autre responsable des ventes mme si cette fonction est occupe par
la mme personne).
Il est aussi conseill de crer plusieurs groupes de mme nature mais avec des droits diffrents (ex : le
responsable administratif et ladjoint administratif).
.. un ou plusieurs menus
Les menus sont hirarchiss, il nest donc pas ncessaire de supprimer les accs aux sous-menus. Si lun
des menus est masqu, les sous-menus le sont aussi.
Gestion des Les droits daccs aux menus dterminent qui peut accder quel menu mais ils ne dfinissent pas ce que
lon peut faire une fois dans le menu.
utilisateurs
Si aucun groupe nest assign un objet, tous les utilisateurs peuvent y avoir accs sans restriction.
Numrotation
des documents
Installer un module
Lorsquun nouveau module est install, une nouvelle fonctionnalit est mise en place dans lapplication.
Linstallation peut se faire partir dune importation de module au format ZIP.
Configuration des utilisateurs
Gestion des .OU partir de la base existante en cliquant sur PRVOIR LINSTALLATION
modules
Vrification de linstallation
Vrifier linstallation du module, cest voir si le complment de programme est install.
Un tableau de bord est une slection de rapports dj dfinis dans lapplication. Il convient aprs avoir
nomm le tableau de bord dy associer les rapports souhaits.
Configuration des utilisateurs
Gestion des
tableaux de Lors de la slection dun rapport dans la
bord liste des rapports pr-dfinis, il faut nommer
la vue, indiquer sa position sur le tableau
puis lordre dapparition (squence). Si le
champ squence est laiss zro lordre
correspond celui de la liste de cration.
Modification du menu
Configuration des utilisateurs
Gestion des
menus Le nom CUSTOMER PAYEMENT nest
pas traduit correctement. Il convient de
modifier la traduction puis de la
sauvegarder. La fiche est ensuite
ferme.
Le nom de menu est rectifi, il faut aussi changer le nom du formulaire en saisissant directement dans le
champ, la traduction RGLEMENT CLIENT au lieu de PAIEMENT CLIENT
Open Erp est une application multi langues. Le choix de la langue peut se faire la cration de la base de
donnes ou contre coup dans le module <administration>.
Les langues installes dans la base saffichent dans cette liste , langlais y figure
par dfaut. Il est possible de dsactiver une langue pour la rendre indisponible tout
en ne la supprimant pas de cette base, et de permettre la traduction des termes
la vole .
Changement de langue
Le changement de langue sopre dans les <prfrences> de lutilisateur. Chaque utilisateur peut
personnaliser son interface en slectionnant la langue quil souhaite dans la liste propose.
Configuration des utilisateurs
Gestion des
langues
Ces boutons permettent dajouter , de supprimer , de modifier la place du champ dans la liste
Les proprits dfinissent le type daction mene. Ici, un champ FIELD va tre ajout la liste INSIDE
Il faut ensuite choisir le champ dans la liste disponible. La vue se met jour immdiatement.
Vue modifie
Astuce : il convient de se positionner sur llment pour faire apparatre le nom du champ
Cration de la
socit EN
ADMINISTRATEUR
Lassistant de paramtrage vous guide dans le choix des modules. Cette opration prend un certain temps
Cration de la socit
Paramtrage de la
socit
Il sagit de
slectionner les
modules utiles.
Les modules
manquants pourront
tre imports par la
suite
Paramtrage
de la socit
Il sagit de
slectionner les
modules utiles.
Les modules
manquants pourront
tre imports par la
suite.
Suppression
dune base de
donnes
Conservation des bases
Modification du
mot de passe
Pour sauvegarder ou restaurer des bases de donnes dOpenERP V6, il faut utiliser lutilitaire
Sauvegarde des PGUTIL, tlchargeable sur le site
bases de http://www.cerpeg.ac-versailles.fr/tice/OpenERP/OpenERP.htm
donnes http://www.pfinfo.fr/aidegen/
Condition de
rglement non
renseigne
Laction demande nest pas possible, lutilisateur ne dispose pas de droits suffisants. Par exemple, le
gestionnaire des ventes ne peut pas demander la cration dune facture. Dans ce cas, il faut lajouter dans
le profil Utilisateur par l ADMINISTRATEUR
Droits utilisateur
insuffisants
La gestion des messages derreur
Les stocks sont insuffisants mais ce nest pas bloquant pour enregistrer le bon de commande client.
Stock insuffisant
Bon de livraison,
Le responsable de lentrept ne dispose pas des
demande de
droits pour demander la facturation au responsable
cration de la administratif.
facture
impossible
Lchance de paiement est mal paramtre
Validation de la
facture
Le tarif de livraison ne peut pas tre appliqu, les conditions ne sont pas remplies
Tarif de livraison
Lcriture dans un compte de type A vue est impossible. Il faut modifier le choix du compte comptable
dans lenregistrement ou modifier A vue dans le paramtrage du compte
criture
comptable
impossible
Rapports OpenERP permet de modifier une facture cre. Lorsque le PDF est gnr la
Le modle premire fois, il est stock en pice jointe.
Le problme est que si le PDF de la facture a dj t gnr, la modification
modifi de la
nest pas prise en compte. Pour rgler ce problme, il faut supprimer des pices
facture nest pas jointes la facture dj mise.
pris en compte
par le systme
La terminologie utilise par OpenERP peut ne pas correspondre au terme exact en franais ou qui convient
le mieux lorganisation. Cette fonctionnalit est trs pratique pour adapter le logiciel aux besoins du
mtier. Ainsi, les utilisateurs retrouvent leur vocabulaire usuel ce qui optimise lutilisation dOpenERP.
Comment
Questionnements