ANLISIS LEGAL
INGRESO
DE NUEVOS
TRABAJADORES
Qu formalidades deben
tener en cuenta las empresas?
1. Relacionadas con el Contrato de Trabajo
1.1 Tipos y formalidad aplicable.- El contrato individual de traba-
jo puede celebrarse libremente por tiempo indeterminado o sujeto
a modalidad. El primero podr celebrarse en forma verbal o escri-
ta(1), mientras que en el caso de los contratos a plazo fijo existe la
obligacin del empleador de celebrarlos por escrito.
1.2 Anexos al Contrato.- La Ley N 29783, Ley de Seguridad y
Salud en el Trabajo(2) recientemente promulgada establece en su
art. 35 como responsabilidad de las empresas dentro del Siste-
ma de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo adjuntar al
contrato de trabajo la descripcin de las recomendaciones de Se-
guridad y Salud en el Trabajo.
1.3 Presentacin al MTPE.- Los contratos de trabajo a plazo in-
determinado en principio no requieren ser presentados al Ministe-
rio de Trabajo y P.E. (MTPE)(1).
Por su parte, los contratos de trabajo sujetos a modalidad s de-
ben ser presentados ante esta institucin para efectos de su co-
nocimiento y registro dentro de los quince das naturales o calen-
darios siguientes a su suscripcin. Para ello las empresas deben
utilizar el Sistema de Contratos y Convenios de Modalidades For-
mativas Laborales (3) ubicado en la pgina web del MTPE
(www.mintra.gob.pe), debiendo utilizar su CLAVE SOL.
En el caso de las empresas que se encuentran en provincias la
presentacin se realizar en mesa de partes del MTPE de su juris-
diccin mediante la utilizacin de un CD conteniendo el contrato
escaneado en formato PDF y presentando la Solicitud para Regis-
tro de Contratos de Trabajo(4).
De acuerdo a los ltimos cambios que se han
producido en nuestra Legislacin Laboral relaciona-
dos con las obligaciones que deben cumplir las
empresas al contratar nuevos trabajadores se deben
tener en cuenta las siguientes precisiones a efectos
de evitar incurrir en incumplimientos que constituyan
una infraccin laboral y a la larga den origen a la
imposicin de una multa por parte de la Autoridad
Administrativa de Trabajo.
1.4 Entrega de copia del Contrato de Trabajo.- La empresa tiene
la obligacin de entregar al trabajador copia del contrato de tra-
bajo dentro del trmino de tres (3) das hbiles contados a partir
de la fecha de su presentacin al MTPE, de acuerdo a lo estable-
cido en el art. 83 del Reglamento del TUO de la Ley de Fomento
del Empleo aprobado por D.S. N 001-96-TR.
2. Registro del Trabajador en la Planilla Electrnica (PE)
El trabajador deber ser registrado en la Planilla Electrnica PDT
601 Versin 1.9. dentro de las 72 horas de haberse iniciado la
prestacin de sus servicios.
A partir de noviembre del 2011, fecha en la cual opcionalmente
se podr utilizar la Planilla Mensual de Pagos- PLAME(5), no habr
la necesidad de registrar los datos del trabajador, ya que la PLAME
utilizar la informacin ya registrada en el T-Registro.
3. Registro de Informacin Laboral (T-Registro)(6)
3.1 T-Registro del Trabajador.- El empleador deber cumplir con
registrar en el T-Registro la informacin del trabajador en cuanto
a sus Datos Laborales, de Seguridad Social y Tributarios dentro
del da en que se produce efectivamente el inicio de la prestacin
de servicios, independientemente de la modalidad y del tiempo
de duracin del contrato. Esta obligacin se encuentra vigente
desde el 1 de agosto ltimo.
Asimismo, cualquier modificacin a la informacin antes reseada
se deber realizar en el plazo de 5 das hbiles de la fecha de ocu-
rrencia del evento o de haber tomado conocimiento la empresa.
El registro del trabajador se realiza a travs de SUNAT Operaciones
ANLISIS LABORAL / SETIEMBRE 2011 13
 en Lnea por medio del T-Registro - Registro del Trabajador. Una vez
efectuado el mismo el sistema emite una Constancia denominada
Comprobante de Informacin Registrada (CIR)(7), la que debe ser
entregada al trabajador en forma fsica o virtual, dentro del da
hbil siguiente al inicio de la prestacin de servicios. En caso de
modificacin de datos dicha entrega deber efectivizarse dentro
de los 15 das siguientes a la fecha en que se produjo la modifica-
cin o actualizacin.
3.2 Registro de los Derechohabientes en el T-Registro(8).- Se de-
ben registrar a los derechohabientes del trabajador El/la cnyu-
ge o concubino(a); el/la hijo(a) menor de edad o al mayor de
edad incapacitado en forma total y permanente para el trabajo; la
madre gestante con respecto al hijo concebido, mientras dure el
perodo de la concepcin en el T-Registro dentro del primer da
hbil siguiente a la comunicacin que efecte el trabajador, as
como comunicar las modificaciones o actualizaciones de sus da-
tos dentro del plazo de cinco (5) das hbiles de haber ocurrido el
evento o de la fecha en que tom conocimiento. Del mismo modo
se le deber otorgar el CIR.
En caso de registrar al concubino(a), para su acreditacin el tra-
bajador deber presentar la Escritura Pblica de Reconocimiento
de la Unin de Hecho, segn el trmite sealado en la Ley N
29560, o la Resolucin Judicial de reconocimiento de la Unin de
Hecho(9).
La obligacin de Registrar a los Derechohabientes del trabajador
en el T-Registro se encuentra vigente desde el 1 de febrero del
presente ao.
4. Reglamento Interno de Trabajo
De acuerdo a lo establecido en el art. 3 del D.S. N 039-91-TR
si una empresa cuenta con ms de cien (100) trabajadores est
obligada a contar con un Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
que debe ser presentado al MTPE para su aprobacin, la misma
que se efecta de manera automtica a su sola presentacin.
Las empresas estn obligadas, asimismo, a hacer entrega a los
trabajadores de un ejemplar del RIT o de su modificacin, dentro
de los cinco (5) das naturales de su presentacin al MTPE.
El RIT debe contener normas destinadas a fomentar y mantener
la armona entre trabajadores y empleadores, as como sealar
las atribuciones y acciones del personal jerrquico con relacin
a sus trabajadores.
Adems debe incluir las disposiciones que por ley expresa se han
indicado, tales como:
a) Las relacionadas al VIH/SIDA, introducidas por R.M. N 376-
2008-TR, que contempla la prohibicin de que el empleador
exija la prueba del VIH o la exhibicin del resultado de sta al
momento de contratar trabajadores, durante la relacin labo-
ral o como requisito para continuar en el trabajo, por lo que
una clusula conteniendo estas precisiones debe ser incluida
en el RIT. Igualmente debe contemplarse el procedimiento al
que pueden recurrir los trabajadores y sus representantes en los
reclamos vinculados con el trabajo, debiendo establecerse como
falta laboral todo acto discriminatorio de un trabajador real o
supuestamente VIH - positivo.
14 SETIEMBRE 2011 / ANLISIS LEGAL
b) Las relacionadas con la Prevencin y Control de los Riesgos
del Consumo del Tabaco.- De acuerdo a las ltimas modifica-
ciones del Reglamento de la Ley N 28705, Ley General para la
Prevencin y Control de los Riesgos del Consumo del Tabaco,
aprobado por D.S. N 015-2008-SA y modificado por D.S. N
001-2010-SA, est prohibido fumar en la totalidad de los am-
bientes de los establecimientos dedicados a la salud y educa-
cin, as como en el interior de los lugares de trabajo y las
dependencias pblicas, debiendo esta clusula ser incluida
en el RIT.
5. Trabajadores de Direccin o Confianza(10)
Si un trabajador va a realizar labores en un puesto de direccin o
de confianza, de acuerdo a lo sealado en los arts. 59 a 61 del
Reglamento del TUO de la Ley de Fomento del Empleo aprobado
por D.S. N 001-96-TR la empresa debe tener en cuenta las si-
guientes pautas para calificarlos como trabajadores de direccin
o de confianza:
a. El empleador identificar y determinar los puestos de con-
fianza o de direccin de la empresa;
b. Luego deber proceder a comunicar por escrito a los traba-
jadores que ocupan puestos de confianza o de direccin que
sus cargos han sido calificados como tales.
c. Tal designacin deber figurar tanto en el T-Registro como en
la Planilla Electrnica.
En este contexto, el art. 60 seala con toda precisin que la cali-
ficacin de los puestos de direccin o de confianza es una formali-
dad que debe observar el empleador, por lo resulta recomenda-
ble que la empresa efectivice tal designacin en el contrato de tra-
bajo o mediante un documento interno.
No obstante, cabe precisar que la inobservancia de lo reseado
en el prrafo anterior no enerva dicha condicin si de la prueba
actuada sta se acredita.
6. Obligaciones relacionadas a la Seguridad Social en
materia de Salud y Pensiones
6.1 Entrega del Boletn Informativo sobre los Regmenes Pen-
sionarios.- Mediante Ley N 28991 se aprob la Ley de Libre
Desafiliacin Informada, Pensiones Mnima y Complementarias, y
Rgimen Especial de Jubilacin Anticipada, establecindose en el
primer prrafo de su art. 16 la obligacin del empleador de en-
tregar al trabajador no afiliado que ingrese por primera vez a labo-
rar a un centro de trabajo, copia del Boletn Informativo(11) don-
de se precisan las caractersticas, diferencias y dems peculiari-
dades de los sistemas pensionarios vigentes.
Por D.S. N 009-2008-TR se estableci que la empresa debe cum-
plir con la entrega reseada dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes de iniciada la relacin laboral.
6.2 Inscripcin al Seguro Social de Salud - ESSALUD/EPS.- Los
trabajadores dependientes y sus derechohabientes son asegura-
dos regulares al Rgimen Contributivo de la Seguridad Social en
 ANLISIS LEGAL

Salud, de acuerdo a lo establecido en la Ley N 26790 (LMSSS), 1. Deber ingresar al Portal Web de la SBS (www.sbs.gob.pe).
por lo cual la empresa tiene la obligacin de realizar su afiliacin.
La afiliacin en principio se realiza con el llenado de datos de los 2. Seleccionar el rubro "Sistema Privado de Pensiones", donde
trabajadores a travs del T-Registro, informacin que es enviada se encuentra la seccin Consulta de Afiliados, en la cual se
por SUNAT a ESSALUD. En la actualidad el traspaso de dicha infor- podr acceder a la siguiente informacin:
macin demora ms de 30 das, por lo que las empresas deben a. Relacin de trabajadores afiliados al Sistema Privado de
tener en cuenta que si un trabajador o sus derechohabientes ne- Pensiones (SPP).
cesitan la atencin inmediata en ESSALUD debern presentar el b. Consulta de Saldos del Afiliado.
Formulario 1010- FORMULARIO NICO DE REGISTRO(12) en las ofi- c. Constancia de afiliacin.
cinas de esta institucin, siempre y cuando cumplan con los re-
quisitos necesarios para la atencin (Vase al respecto Escenas 3. Para poder acceder a la informacin del punto a. solo se ne-
Laborales de la presente edicin). cesita digitar el DNI del trabajador, pudiendo a continuacin
Se debe tomar nota que en caso de accidente basta con la afilia- obtenerse los siguientes datos:
cin para tener derecho a la atencin. Cdigo del Afiliado.
Por otro lado, si la empresa contrata los servicios de una Entidad AFP actual.
Prestadora de Salud (EPS), se le deber dar la opcin al nuevo Situacin del Afiliado.
trabajador de afiliarse si as lo desea. Tipo de Trabajador.
Fecha de Ingreso al SPP.
6.3 Inscripcin del trabajador a un Rgimen Pensionario.- La em-
presa tiene la obligacin de afiliar al trabajador a un rgimen pen-
Por otro lado la empresa deber declarar en el T-Registro y en la
sionario, sea al Sistema Nacional de Pensiones (SNP) o al Sistema
Planilla Electrnica la AFP a la cual pertenece el trabajador o la
Privado de Pensiones (SPP). En este contexto la Ley N 28991 en
que haya elegido. Adems, si la empresa tiene ms de 50 trabaja-
su artculo 16 establece que el trabajador tiene un plazo de diez
dores es obligatorio que utilice la AFPnet, que es un servicio que
(10) das, contados a partir de la entrega del Boletn Informativo,
la Asociacin de AFP ofrece a las empresas en forma gratuita para
para expresar su voluntad de afiliarse a uno u otro sistema pensio-
declarar y pagar los aportes a las AFP.
nario, teniendo diez (10) das naturales adicionales para ratificar o
cambiar su decisin. Vencido este ltimo plazo, en la medida que el
6.4 Afiliacin al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo
trabajador no hubiera comunicado su decisin a la empresa sta
(SCTR).- Las empresas que realizan alguna de las actividades de
deber obligatoriamente afiliarlo a la AFP que considere convenien-
alto riesgo descritas en el Anexo 5 del D.S. N 009-97-SA, Regla-
te en aplicacin de lo dispuesto en el art. 6 del TUO de la Ley del
mento de la Ley de Modernizacin de la Seguridad Social en Sa-
Sistema Privado de Administracin de Fondos de Pensiones (AFP),
lud (LMSSS), modificado por D.S. N 003-98-SA se encuentran
aprobado por D.S. N 054-97-EF.
obligadas a contratar para sus trabajadores obreros y empleados
que ya tienen la calidad de afiliados regulares del Seguro Social
Inscripcin de un trabajador al SNP: De acuerdo a lo estableci-
de Salud. Estn comprendidas en esta obligacin las Cooperati-
do en la Resolucin de Superintendencia N 131-2001-/SUNAT,
vas de Trabajadores, Empresas de Servicios, Contratistas y Sub
vigente desde el 25.11.2001, no existe la obligacin por parte de
Contratistas, as como toda institucin de intermediacin o provi-
la empresa de inscribir o de realizar una manifestacin previa de
sin de mano de obra que destaque personal hacia centros de
permanencia al SNP de sus trabajadores asegurados obligatorios.
trabajo en que se desarrollen las actividades del riesgo.
La declaracin e inscripcin de stos al SNP se realiza a travs del
El Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo consta de dos
Programa de Declaracin Telemtica (PDT 601).
coberturas:
La oportunidad para dicha presentacin es de acuerdo al calen-
a. Cobertura de Salud: Que puede ser contratada con ESSALUD
dario de obligaciones tributarias publicado por SUNAT que est en
mediante su Seguro +Proteccin o con una EPS.
funcin al ltimo dgito del RUC del empleador declarante.
b. Cobertura de Invalidez y Sepelio: Que puede contratarse con
la Oficina de Normalizacin Previsional (ONP) o con una com-
Inscripcin de un trabajador al SPP: El trabajador debe suscribir
paa de seguros.
un contrato con una AFP, para lo cual bastar contactarse con la
La contratacin de ambas coberturas es de carcter obligatorio
de su preferencia o visitar cualquiera de sus agencias a nivel na-
para las empresas y pueden ser contratados indistintamente con
cional. La AFP ser la entidad encargada de administrar los apor-
las entidades privadas (aseguradoras) o pblicas (ONP/ESSALUD).
tes de su Cuenta Individual de Capitalizacin.
Las coberturas que brinda el SCTR son en caso de accidentes de
El trabajador tiene la posibilidad de cambiar de AFP en cualquier
trabajo y enfermedades profesionales.
momento sin lmite.
Se debe tener en cuenta que las entidades empleadoras que no
La empresa deber verificar si un trabajador que recin ingresa a
cumplan con contratar el SCTR sern responsables frente a ES-
laborar a su empresa ya se encuentra afiliado al Sistema Privado
SALUD y la ONP, por el costo de las prestaciones brindadas por
de Pensiones (SPP), para lo cual podr obtener dicha informacin
dichas entidades.
de la siguiente manera:

ANLISIS LABORAL / SETIEMBRE 2011 15

7. Obligaciones en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SST)
7.1 Entregar el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.-
Las empresas con veinte o ms trabajadores tienen la obligacin
de contar con un Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el
trabajo segn lo establecido en el art. 34 de la Ley N 29783,
Ley de SST, el cual deber ser entregado a los trabajadores.
Si bien en principio existi la obligacin por parte de las empresas
de presentar al MTPE este reglamento, esto fue dejado sin efecto
por el art. 6 del D.S. N 007-2007-TR.
7.2 Exmenes mdicos ocupacionales.- Entre las obligaciones
de la empresa que figuran contempladas en la Ley de SST, se en-
cuentra la de practicar exmenes mdicos antes, durante y al trmi-
no de la relacin laboral a sus trabajadores, acordes con los riesgos
a los que estn expuestos en sus labores. En este contexto corres-
ponder al empleador determinar los puestos de trabajo que se
encuentran sujetos a estos exmenes.
En el caso de un nuevo trabajador, y teniendo en consideracin el
puesto que ocupar, se le debern tomar los exmenes mdicos
respectivos de ingreso.
7.3 Informacin sobre el puesto de trabajo.- La Ley de SST(2),
establece como obligacin de la empresa la "Informacin sobre el
puesto de trabajo al trabajador", la cual debe ser transmitida por el
empleador de manera adecuada y efectiva en relacin a los riesgos
en el centro de trabajo y en el puesto o funcin, as como las medi-
das de proteccin y prevencin aplicables a dichos riesgos.
8. Infracciones
De acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley Gene-
ral de Inspeccin del Trabajo, aprobado por D. S. N 019-2006-
TR, el incumplimiento de las obligaciones analizadas en el pre-
sente artculo constituyen las Infracciones contempladas en el cua-
dro que figura en la columna siguiente.
Las sanciones se aplicarn segn el nmero de trabajadores afec-
tados de acuerdo con la siguiente tabla:
Gravedad Base Nmero de Trabajadores Afectados
de la de
infraccin Clculo 1-10 11-20 21-50 51-80 81-110 111-140 141-a+
Leves 1 a 5 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
Graves 6 a 10 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
Muy Graves 11 a 20 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
1 UIT 2011 = S/. 3,600.
16 SETIEMBRE 2011 / ANLISIS LEGAL
INFRACCIN
TIPO DE
INFRACCIN
No entregar al trabajador, en los plazos y con los requisitos previstos, copia del LEVE
contrato de trabajo ().
El incumplimiento de las obligaciones sobre planillas de pago o registro que las LEVE
sustituya, o registro de trabajadores ().
No entregar el RIT, cuando corresponda, o no exponer o entregar cualquier otra LEVE
informacin o documento que deba ser puesto en conocimiento del trabajador.
No registrar trabajadores en las planillas de pago o en registros que las sustitu- GRAVE
yan (Planilla Electrnica), o no registrar trabajadores en el registro de trabajado-
res (T-Registro), en el plazo y con los requisitos previstos.
No registrar trabajadores o derechohabientes en las planillas de pago o plani- GRAVE
llas electrnicas en el plazo y con los requisitos previstos(*).
El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre registro de trabajadores: GRAVE
no encontrarse actualizado, no encontrarse debidamente autorizado de ser exi-
gido, no consignar los datos completos, no presentarlo ante la AAT o no presen-
tarlo dentro del plazo, o presentarlo incluyendo datos falsos o que no corres-
pondan a la realidad.
El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre planillas electrnicas, o GRAVE
registro de trabajadores: no encontrarse actualizado; no encontrarse debida-
mente autorizado de ser exigido; no consignar los datos completos; no presen-
tarlo ante la AAT; no presentarlo dentro del plazo o presentarlo incluyendo datos
falsos o que no correspondan a la realidad; no efectuar el alta en el Registro, la
modificacin o actualizacin de datos, dentro del plazo correspondiente(*).
No celebrar por escrito y en los plazos previstos contratos de trabajo, cuando GRAVE
este requisito sea exigible, as como no presentar una copia de los mismos ante
la AAT para su conocimiento y registro.
No cumplir con las obligaciones en materia de formacin e informacin sufi- GRAVE
ciente y adecuada a los trabajadores y las trabajadoras acerca de los riesgos
del puesto de trabajo y sobre las medidas preventivas aplicables.
No cumplir las obligaciones relativas al SCTR a favor de sus trabajadores. GRAVE
La falta de inscripcin o la inscripcin extempornea de trabajadores u otras GRAVE
personas respecto de las que exista la obligacin de inscripcin, en el rgimen
de seguridad social en salud o en el rgimen de seguridad social en pensiones,
sean stos pblicos o privados.
Que el empleador afilie al trabajador a alguno de los sistemas de pensiones, sin
previamente haberle entregado el Boletn Informativo, o que habindolo en-
GRAVE
tregado no respete los plazos sealados en el segundo prrafo del artculo 16
de la Ley N 28991.
No implementar un Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo o no MUY GRAVE
tener un Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.
(*) Vigente a partir del 1 de enero de 2012 (Numeral modificado por el Artculo 6 del Decreto
Supremo N 008-2011-TR, publicado el 5 de junio de 2011).
_____
(1) Con excepcin de los Contratos a Jornada Parcial inferior a cuatro horas diarias celebrados en forma
indeterminada que deben ser celebrados por escrito y presentados al MTPE, al igual que los contra-
tos a plazo indeterminado celebrados entre una empresa de Intermediacin Laboral y sus trabaja-
dores.
(2) Ver artculo SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Promulgan Ley N 29783 (Primera Parte) en
ANLISIS LABORAL de agosto 2011, pg. 9.
(3) Ver artculo "REGISTRO DE CONTRATOS Y CONVENIOS ON LINE" en ANLISIS LABORAL de Julio 2011
pg. 24.
(4) Ver artculo "GUA DE PROCEDIMIENTOS: PRESENTACIN DE CONTRATOS DE TRABAJO Y CONVENIOS
DE MODALIDADES FORMATIVAS" en INFORME LABORAL de mayo 2011, pg. 9.
(5) Ver artculo PLANILLA MENSUAL-PLAME: Implementacin gradual en ANLISIS LABORAL de agosto
2011, pg. 13.
(6) Ver artculo: T-REGISTRO: Procedimiento para el llenado de Informacin Laboral en INFORME LA-
BORAL de julio 2011, pg. 10.
(7) Ver artculo T-REGISTRO: Plazos para el registro y entrega de la Constancia en ANLISIS LABORAL
de agosto 2011, pg. 12.
(8) Ver artculo T-REGISTRO: Registro de Derechohabientes a travs de la SUNAT en INFORME LABORAL
de febrero 2011, pg. 8.
(9) Ver artculo Acreditacin del Concubino: Trmite para la obtencin de documento a presentar
ante ESSALUD en ANLISIS LABORAL de julio 2011, pg. 23.
(10) Ver artculo TRABAJADORES DE DIRECCION Y CONFIANZA: Tienen los mismos derechos que cual-
quier trabajador? en ANLISIS LABORAL de febrero 2010, pg. 24.
(11) Ver artculo BOLETN INFORMATIVO SPP Y SNP en ANLISIS LABORAL de diciembre 2008 pg. 27.
(12) Ver artculo "FORMULARIO 1010: FORMULARIO NICO DE REGISTRO" en ANLISIS LABORAL de julio
2011, pg. 21.