FORO 2

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las

etapas de un dato.

Cada uno de los datos por s mismo no nos da informacin. Para crear
informacin de los datos, necesitamos ordenarlos interpretar y transmitirlos.
Las etapas en este proceso son:

Recoleccin: Es cuando me transmiten diferentes datos, los escucho, los

busco; en este momento acabo de recolectarlos, para su siguiente etapa
ordenarlos

Procesamiento: Cuando ya tengo los datos, por el canal por donde me haya
llegado llega a la etapa de proceso, aqu debo buscarle las lgica y ordenarlos

Transformacin: Cuando tengo los datos ordenados, llega el proceso de

transformacin: los analizo y los transmito en forma de informacin.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el

contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el
proceso de la administracin documental.

Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar segn la

actividad para la cual est diseada y la informacin y mensaje que se desea
transmitir, como se seala a continuacin:

-Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto

de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales,
informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.
La correspondencia comercial es muy importante porque a travs de ella se
inician, fomentan y fortalecen los vnculos comerciales, presupuestal y poltico.
La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del
hecho que determina su propia necesidad.

Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de

las relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa
siempre requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer
negociaciones.

-Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para
el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Los documentos contables son importantes porque vienen a ser la columna de la

organizacin. Son el fin por el cual se ha creado la organizacin.

Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones

fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por
ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las
certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar
los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.

Son importantes porque pueden contener actas, certificaciones, imgenes etc.

Que son nicos que no pueden ser reproducidos o tienen un valor incalculable
para la empresa.

Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos

pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un
suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e
incluso registros de pagos y cobros
Los documentos son importantes porque sirven como pruebas en caso de
controversias judiciales, por lo que los escritos que manejamos en la redaccin
sirven o funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras hechas por
la persona o empresa o su representante.

Referirse al valor de los documentos, produce a su vez la clasificacin de stos en el

archivo de gestin, central o histrico. Es por ello que se debe tener en cuenta cules
apoyan directa y diariamente los procesos y cules pueden permanecer estticos,
aunque vigentes, segn la funcin que respalden (Ver figura).

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este

contenido y explique el porqu de sus aportes.

En primer lugar se puede afirmar que un dato es diferente a la informacin, aunque

algunas veces se tiende a la confusin. Esas diferencias se aclararn a continuacin
para mayor comprensin.

1.1. El Dato

Se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia, ya que con la
ausencia de uno slo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisin
de la informacin.

Adems, un dato puede ser representado a travs de un smbolo, letra o nmero para
as identificar una cualidad o una cantidad.

1.1.1. Clases de datos

Los datos se pueden clasificar de la siguiente manera segn su funcionalidad.

Numricos: Son aquellos que nos permiten estimar una calificacin, una medida, un
porcentaje o una operacin que lleva implcita una funcin de tipo matemtico o
estadstico. Por ejemplo cuando identificamos cantidad de compras al ao mes a mes,
precios de productos, cantidades de clientes.

En Cadena: Se denominan de esta manera porque generalmente estn incluidos en

un texto y permiten que ste tenga una secuencia lgica dentro del contenido. Se
distinguen porque estn representados con un smbolo en representacin de una
funcin, o encerrados entre comillas, en signos de admiracin, con apstrofes, entre
otros. Por ejemplo cuando se afirma: An a este tiempo una de las obras ms ledas y
recordadas sigue siendo: El Hidalgo Caballero Don Quijote.a Mancha.

Lgicos: Estos permiten emitir un juicio de razn que puede estar contenido en uno
o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una
sola respuesta SI o No, femenino o masculino o por ejemplo determinar un rango. Ej.
(5,10, 15, etc.).

1.2. Etapa de un Dato

Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere atravesar las

siguientes fases:

Recoleccin
Procesamiento
Transformacin

Como se puede observar claramente en la grfica anterior, en la medida en que

se recolectan los datos se procede a realizar un procesamiento de stos, para
que as se transformen en informacin.

1. EL DATO Y LA INFORMACIN
1.3. La Informacin

Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que

apoyan el objetivo de la comunicacin en una actividad, una investigacin o
estableciendo de manera comparativa una situacin o un fenmeno.

La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a

permitir tomar una decisin, tanto a nivel personal como empresarial que
conllevar a un punto de dificultad, pero a su vez a una solucin.

De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la informacin no divaga en su cuerpo

sino que, por el contrario, se concreta como se puede observar en el siguiente
esquema: (Ver grfico).

1.4.Tipos de Informacin

Al igual que los datos, la informacin tiene una caracterizacin diferente, dependiendo
de la naturaleza de su contenido:

Personal: Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o

personajes especficos, cualidades, sentimientos y actuaciones.

Institucional: Rene en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo

administrativo, operativo y funcional de una entidad.

Documental: Facilita informacin acerca de uno o varios documentos.

2. DOCUMENTO

Empecemos por decir que un documento es un instrumento que contiene la

informacin necesaria para realizar la transmisin del conocimiento humano, y
que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situacin
facilitando el acceso a temas especficos.
2.1. Documento de Archivo

Se puede definir como un soporte u objeto de conservacin que registra evidencias de

diferente ndole propias de una organizacin, que giran en torno a la funcin
administrativa, y son producto de una gestin de orden cultural, jurdico, histrico,
entre otros.

2.2. Documento Electrnico

Es aquel que est constituido por la informacin que se genera, recopila, analiza e
incluso se enva a travs de dispositivos de carcter digital o electrnico, previamente
seleccionado y seriado, acorde con los datos contenidos en l. Adems se origina de
una fuente de su misma naturaleza, como por ejemplo el internet, los correos, el tlex,
telefax, chips de memorias, entre otros.

2.3. Caractersticas de los Documentos de Archivo

Se agrupan segn su naturaleza, situacin, persona o entidad que las produce:

1. Internas
2. Externas

1. Internas: Son aquellas caractersticas que hacen parte de la esencia del

documento y que estn implcitas en l. Las ms comunes son:

Entidad Productora: Hace referencia a la persona (autor) o empresa que expide el

documento, registrado por lo general en el membrete o como remitente de ste. Esta
caracterstica se hace presente tanto en el sector pblico como en el privado.

Orgenes Funcionales: Se entiende por aquella funcin, cargo o trmite que motiva
la elaboracin y produccin del documento. Tambin se le llama funcin facilitativa, ya
que apoya la ejecucin de una actividad y sirve de soporte a una respuesta o inquietud.
En caso de que se requiera su descripcin detallada se denomina: funcin sustantiva.

Fecha y Lugar de Produccin: Seala con precisin el origen del documento en

tiempo y espacio, es decir, el da, mes y ao, as como la ubicacin en el cual fue
realizado.

Contenido sustantivo o substancial: Se refiere especficamente al cuerpo o

contenido del documento de una manera amplia y detallada.
2. Externas: Son aquellas caractersticas que no dependen del cuerpo del documento,
sino que son parmetros que hacen que ste se realice de determinada manera, y se
pueden clasificar de la siguiente manera:

Clase: Se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento.

- Textual: Porque sus contenidos estn escritos en el papel.

- No Textuales: En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia

radica en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso
manualmente, como por ejemplo: los documentos informticos, fotogrficos, grficos,
sonoros, mapas y planos.

Tipo: En este caso se refiere al motivo que genera la creacin del documento y la
entidad misma que lo emite, por ejemplo las cartas, memorandos, circulares, informes,
y que por la destinacin, requiere cumplir con las normas tcnicas.

Forma: Seala especficamente su contenido en original y copia. Se debe identificar

el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mencin N/A,
que significa no aplicable con el nimo de que no sea empleado para el trmite, sino que
lo conserve el primer interesado.

Formato: Refleja la presentacin en fsico del documento dependiendo su clase, por

ejemplo:

- Los textuales: Se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros.

- Los no textuales: Como las imgenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, cds.

Cantidad: Hace referencia al nmero de ejemplares del documento.

2.4. Caracteres de los Documentos de Archivo

Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la
legalidad, importancia y veracidad que los identifica:

Carcter Seriado: Se conoce por este trmino a la generacin de documentos uno a

uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y
resoluciones, los cuales estn encaminados a funciones especficas.

Carcter de Unicidad: Este indica que cada documento en su produccin es nico y

no hay ms ejemplares idnticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en
cuenta como un documento ms que cumple con las condiciones necesarias para
trmites determinados, por esta razn no rompe este carcter.

Carcter de Objetividad: Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con

el objeto o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseada y no
debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la
mayora de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos, como en el
caso de los contratos, el mismo ttulo que indica la descripcin precisa y orienta su
contenido especficamente a lo que persigue.

Integridad: El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su

forma interna ni externa, por esta razn es necesario que sus especificaciones sean lo
suficientemente precisas y claras para que de esta manera se proteja de
modificaciones. Interrelacin: De ninguna manera un documento con carcter
archivstico cumple una funcin aislado de otras actividades registradas en otros
documentos. Por el contrario, acta como una pieza de un conjunto, e interacta con
los dems de la unidad. Por ejemplo si en las bodegas de un almacn, se genera un
documento de una devolucin se afecta otra rea con estos documentos. Es decir, si la
de contabilidad registra en documentos las acciones, pero a su vez, determina que la
situacin se present por negligencia de un funcionario en el desempeo de su cargo,
puede realizarse una notificacin hacia la gerencia y repercute al rea de Talento
humano, que seguramente tomar medidas y se manifestar mediante la expedicin de
un memorando.

2.5. Elementos de un Documento de Archivo

Se definen como aquellas caractersticas que hacen posible la clasificacin de un

documento para que ste pueda ser archivado segn sus especificaciones, como se
puede observar a continuacin:

Soporte: Se considera soporte al material a travs del cual se realiza la transmisin

de conocimiento en medios electrnicos, magnticos, evidencias fsicas, entre otros.

Tcnica: Hace referencia a los medios que normalmente se utilizan para la

transmisin del contenido documental. (Ver imagen).

Estructura: Constituye los datos especficos que conforman el documento y que lo

hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, clusulas,
despedida, contenidos, anexos y firmas.

Contenido: Se puede describir como el mensaje interno o la actividad especfica que

desea expresar y transmitir la institucin o persona
 3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Como se ha venido destacando en el transcurso de este contenido, los

documentos permiten que las actividades propias de una empresa se puedan
ejecutar adecuadamente en cada una de sus reas, y que una vez cumplida la
funcin constituyan un archivo sujeto a las disposiciones legales. Es por ello
que se hace pertinente mencionar los aspectos ms importantes del papel que
respalda un documento:

Como ejercicio de las funciones administrativas transmiten informacin y

sirven de evidencia de las gestiones desarrolladas a travs de sus diferentes
formas de soporte.

Constituyen un medio de comunicacin humana.

Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que as lo requieran.

Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

Soportan procesos legales personales e institucionales.

4. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Los documentos de archivo se clasifican segn la funcin que pretendan cumplir

y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de la siguiente
manera:

4.1. Segn el Soporte

Se clasifican por sus caractersticas fsicas y condiciones de conservacin as:

Textuales: Esta clase de documentos son los que ms se emplean en la

gestin empresarial, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos (notas,
borradores, apuntes rpidos), etiquetas e impresos.

4.2. Segn su Productor o Autor

Se refiere a la empresa o persona que elabore el documento y la funcin a la cual se
destine. Se clasifican en:

Pblicos: Se entiende por documento pblico a aquel instrumento que se tramita

ante un funcionario pblico, que cumple una funcin que atae directamente al Estado
y tiene carcter representativo. Estos pueden ser registrales, judiciales y notariales.

Privados: Son aquellos que se realizan sin la intervencin de un funcionario estatal,

por lo general con un formato libre y propio de las partes que intervienen para su
realizacin, as como con el asunto o actividad que estimen conveniente.

4.3. Segn su Finalidad

Como el enunciado lo indica, los documentos cumplen una funcin con un objetivo que
deben cumplir. Pero segn la circunstancia hace que se genere la informacin que est
soportando. De acuerdo a lo anterior se clasifican en:

Documentos dispositivos: En estos documentos encontramos normas, reglamentos o

pronunciaciones que esperan ser acatadas o cumplidas. En el sector pblico vemos el
caso de los acuerdos, las resoluciones, los decretos y otros. En el sector privado
tienen este carcter los reglamentos internos, comunicaciones y disposiciones
administrativas.

Documentos testimoniales: Se llaman de esta manera a todos los documentos, tanto

del sector pblico como del privado, que constituyen sus contenidos como un soporte,
prueba o evidencia ante alguna situacin especfica, por ejemplo las actas, escrituras,
contratos, convenios.

Documentos informativos: Son aquellos fundamentados en la gestin empresarial,

que como su nombre lo indica propenden por el desarrollo de las comunicaciones, por
ejemplo las cartas, los memorandos y circulares.

4.4. Segn su Difusin en el Tiempo

Es importante tener en cuenta que no todos los documentos tienen una vigencia
indefinida, sino que por el contrario, algunos han sido diseados exclusivamente para
cumplir una funcin que tiene un principio y un final en el tiempo, como se observa a
continuacin:

Vitales: Se constituyen como documentos que constantemente son fuente de

consulta, informacin y soporte de una accin actual, como por ejemplo las escrituras,
las nminas y diseos.
 Importantes: Son aquellos, cuya informacin a pesar del paso de los aos siguen
constituyendo una reserva de gran valor. Se pueden llegar a conservar de 5 a 6 aos.
Un caso de ellos son los soportes contables.

tiles: Son aquellos que por lo general tienen vigencia y apoyan la gestin de los
procesos diarios que ocurren dentro y fuera de la organizacin. En este aspecto juega
un papel fundamental la unidad de correspondencia.

No esenciales: Son aquellos que pasado un trmino superior a los seis meses
pierden su valor, por ejemplo las circulares, cartas y boletines que en un momento
dado fueron informativos, pero que su vigencia y aplicabilidad prescribi pasado este
tiempo.

4.5. Segn su Funcionalidad

Los documentos se crean con el nimo de apoyar una gestin, a continuacin

observamos su clasificacin:

Sustantivos o especficos: Son aquellos que soportan las funciones y objetivos de la

empresa en sus diferentes reas, por ejemplo la programacin de horarios de
atencin, rotacin de turnos, agenda de vuelos, ruteros y dems.

Facilitativos o Comunes: Son aquellos que adems de apoyar la gestin empresarial,

tambin se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas
funciones, por ejemplo las nminas, los libros contables, hojas de vida y control de
expedientes del personal.

5. TIPOLOGA DOCUMENTAL

Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar segn la

actividad para la cual est diseada y la informacin y mensaje que se desea
transmitir, como se seala a continuacin:

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos

producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas
comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para
el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.
 Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por
ejemplo la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las
certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar
los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones
como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.

Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos

pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un
suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e
incluso registros de pagos y cobros.

Referirse al valor de los documentos, produce a su vez la clasificacin de stos en el

archivo de gestin, central o histrico. Es por ello que se debe tener en cuenta cules
apoyan directa y diariamente los procesos y cules pueden permanecer estticos,
aunque vigentes, segn la funcin que respalden (Ver figura).

6.1. Valor Primario o Inmediato:

Son aquellos que se encuentran directamente involucrados en la gestin administrativa

y que acorde con el registro en las tablas, se define su permanencia. Por tanto, en
este sentido encontramos:

Los de valor administrativo influyen en la planeacin de las acciones relacionados con

los objetivos de la empresa y la toma de decisiones.

Los de valor jurdico establecen los derechos y las obligaciones dentro de la funcin.

Los de valor legal que por su estructura soportan la actuacin administrativa o sirven
de testimonio.

Los de valor fiscal se destacan por el apoyo y utilidad a los movimientos

presupuestales, financieros y en efectivo, apoyando en mltiples ocasiones al tesoro
pblico.

Los de valor contable se conforman por el conjunto de registros y soportes que

permiten visualizar y revisar la gestin, como las facturas, balances, impuestos y
consignaciones.

Los de valor tcnico tienen una utilidad orientada hacia una funcin especfica como
en el caso de los planos y las historias clnicas.

Teniendo en cuenta, la razn, la vigencia y precauciones que dan origen a los

documentos, se identifican las siguientes fases: trmite, vigencia y plazo precaucional.
6.2. Valor Secundario:

Los documentos cobran este valor secundario, posterior al primario, y empieza a

formar parte de la historia y a ser inters de los investigadores o de quien trate de
reconstruir un suceso. Pueden reflejar el origen o culminacin de un rea, una empresa
o un proceso y se pueden considerar tambin como un patrimonio documental y
cultural. Estos se clasifican en:

Predecibles: Segn su origen, trmite y estructura de la unidad que lo componen en

una realidad.

No predecibles: Sus contenidos varan de acuerdo a la situacin a la cual estn

dando respuesta o solicitando informacin.

7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La teora del ciclo vital de los documentos surge a travs del planteamiento de
un comit norteamericano que observ que el cmulo de documentos superaba
el espacio dentro de los archivos de la organizacin, y que esta misma situacin
tambin se presentaba en todo el mundo. En un primer trazado identifican tres
primeras fases:

Primera edad: Desde su creacin hasta que se da el trmite.

Segunda edad: En la que el documento, pese a que no es consultado

contantemente, se requiere en algn momento de soporte y por esta razn no
debe ser desechado.

Tercera Edad: Es en la que el documento conserva un valor de carcter

investigativo o histrico. En esta fase se plantearon tres momentos.
- Momentos de gestin: Surgen con la planeacin misma del documento, su
creacin, y por ltimo, el trmite.

- Momento intermedio: Incluye el trmite, la vigencia y el plazo precaucional.

- Plazo Histrico o permanente: Constituye el trnsito del documento para

hacer parte de la historia.