Direccion de Contabilidad Municipal PDF

Plantilla 2.
MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN DE CONTABILIDAD DEL

ESTADO
Guatemala, noviembre de 2016

ndice
ndice ___________________________________________________________________________ 2
Introduccin _____________________________________________________________________ 6
Propsito del manual ______________________________________________________________ 6
1. GESTION ADMINISTRATIVA INTERNA _____________________________________________________7
Planificacin registro y control de la ejecucin del presupuesto __________________________________7
Elaboracin, actualizacin y seguimiento del plan operativo anual y multianual _____________________________ 7
Elaboracin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM- __________________________ 7
Actualizacin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-_________________________ 8
Seguimiento del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM- _________________________ 9
Elaboracin del anteproyecto de presupuesto _______________________________________________________ 14
Programacin indicativa anual ____________________________________________________________________ 20
Programacin, reprogramacin y ejecucin de metas _________________________________________________ 22
Programacin Cuatrimestral de Metas ___________________________________________________________ 22
Ejecucin de Metas ___________________________________________________________________________ 23
Reprogramacin de subproductos _________________________________________________________________ 28
Reprogramacin de Subproductos que conlleva Modificacin de Metas (Inicial y durante la Etapa de Ejecucin) 28
Reprogramacin de Subproductos (conlleva modificacin presupuestaria y no conlleva modificacin de metas) 29
Programacin y reprogramacin financiera __________________________________________________________ 32
Constitucin, manejo, reposicin y liquidacin del Fondo Rotativo Interno ________________________________ 35
Constitucin de Fondo Rotativo Interno __________________________________________________________ 37
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque) ______________________________________________ 37
Reposicin del Fondo Rotativo Interno ___________________________________________________________ 38
Liquidacin del Fondo Rotativo Interno ___________________________________________________________ 39
Ejecucin por acreditamiento en cuenta ____________________________________________________________ 44
Etapa de Compromiso _________________________________________________________________________ 44
Etapa de Devengado __________________________________________________________________________ 45
Constitucin, reposicin y liquidacin del fondo de caja chica ___________________________________________ 48
Constitucin del Fondo de Caja Chica ____________________________________________________________ 50
Reposicin del Fondo de Caja Chica ______________________________________________________________ 52
Liquidacin del Fondo de Caja Chica _____________________________________________________________ 52
Elaboracin de caja fiscal de unidad ejecutora _______________________________________________________ 57
Administracin de Tiempo Extraordinario ___________________________________________________________ 61
Procedimientos de Planificacin de Adquisiciones ___________________________________________ 67

Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) ___________________ 67
Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de
Planificacin Y Formulacin del Presupuesto ______________________________________________________ 67
Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Ejecucin
del Presupuesto _____________________________________________________________________________ 69
Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones ___________________________________ 72
Planificacin Anual de Compras y Contrataciones PACC- ____________________________________________ 72
Seguimiento y Modificacin al Plan Anual de Compras y Contrataciones PACC- _________________________ 74
Procedimientos de Adquisiciones_________________________________________________________ 81
Procedimiento de Compras de Baja Cuanta / Compra Directa ___________________________________________ 81
Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por Caja Chica ____________________________________________ 83
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 2

Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Cheque _____________________________________ 85
Compra por Contrato Abierto ____________________________________________________________________ 101
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos____________ 107
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos ____________ 131
Gestin interna para la precalificacin de proveedores de bienes o servicios ______________________________ 155
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos _______ 162
Adquisicin y Uso de Combustible ________________________________________________________________ 186
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 192

Normas para la administracin de los activos fijos y bienes fungibles ____________________________________ 192
Realizacin de Inventario Contable y Fsico _______________________________________________________ 193
Registro y asignacin de inventario _______________________________________________________________ 196
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Compra _________________________________________________ 196
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos Por Traslado o Donacin _______________________________________ 198
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin _________________________________________________ 201
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra ______________________________________________ 202
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin ____________________________________ 203
Registro de Descargo y Reasignacin de Activos Fijos y Bienes Fungibles _______________________________ 205
Egreso de inventario ___________________________________________________________________________ 221
Egreso de Activos Fijos por Traslado ____________________________________________________________ 221
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible) ______________________ 223
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado _________________________________________________________ 225
Egreso de Bienes Fungibles por Baja Definitiva ____________________________________________________ 226
Manejo de Almacn __________________________________________________________________ 237

Normas para la administracin de almacn _________________________________________________________ 237
Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn ____________________________________________________ 240
Correccin de Informacin Registrada en el Sistema de Almacn _____________________________________ 241
Adquisicin de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control ___________________________________________ 241
Ingreso de almacn ____________________________________________________________________________ 246
Ingreso a Almacn por Compra ________________________________________________________________ 246
Ingreso a Almacn por Traslado Interno _________________________________________________________ 247
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo _______________________________________________ 248
Reingreso de Insumos ________________________________________________________________________ 250
Egreso de almacn _____________________________________________________________________________ 259
Egreso de Almacn por Requisicin _____________________________________________________________ 259
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo ________________________________________________ 260
Egreso de Almacn por Baja Definitiva de Insumos ________________________________________________ 262
2. CORRESPONDENCIA ________________________________________________________________ 270

Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Direccin. _____________ 270
Evacuacin de Correspondencia __________________________________________________________________ 272
3. ASESORAS Y NORMAS ______________________________________________________________ 274

Soporte a Entidades Pblicas ____________________________________________________________________ 274
Resolucin de Expedientes de Asesora Contable, Presupuestaria y Guatenminas _________________________ 276
Elaboracin de Normas y Procedimientos en Materia Contable _________________________________________ 279
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios ________________________________________________________ 281
4. SISTEMAS ________________________________________________________________________ 285

Elaboracin de Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas _______________ 285
Actualizacin y Parametrizacin de Catlogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF ________________________ 288

Creacin de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ___________________________________________________ 291
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Administracin de Sistemas ____________________________________ 294
5. REGISTRO CONTABLE _______________________________________________________________ 297

Anlisis, Elaboracin y Aprobacin del Comprobante nico de Registro (CUR) Contable _____________________ 297
Registro, Aprobacin y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instruccin de Pago _______________ 300
Devolucin de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta. _____________________________________ 303
Consolidacin del Patrimonio de Instituciones del Sector Pblico (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autnomas) __________________________________________________________________________________ 306
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo ______ 310
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios _______________________________________________________________________ 313
6. ANLISIS CONTABLE Y FINANCIERO ____________________________________________________ 319

Anlisis y Revisin de las Cuentas Contables ________________________________________________________ 319
Ajustes y Reclasificacin de Saldos Solicitados por las Instituciones ______________________________________ 321
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional _______________________________________________ 324
Conciliacin de Cuentas de Bancos Recaudadores ___________________________________________________ 329
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera ______________________________________________ 332
Anlisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autnomas ______________________________ 337
7. NMINAS ________________________________________________________________________ 340

Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas ________________ 340
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas _______________ 346
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas __________ 349
Liquidacin y Autorizacin de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nmina Adicional de Clases Pasivas ____ 352
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural -BANRURAL- ___ 355
Aprobacin y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas ____________ 358
Reintegros de Clases Pasivas Ao Actual ___________________________________________________________ 360
Reintegros de Clases Pasivas Aos Anteriores _______________________________________________________ 363
Elaboracin de Formularios para Reintegros de Sueldos de Aos Anteriores al 2000 ________________________ 366
Anotacin en las Tarjetas de Control de Salarios de los Empleados Pblicos de Perodos Anteriores al ao 2000 _ 368
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Clases Pasivas _______________________________________________ 371
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Prestaciones Pstumas de Clases Pasivas _________________________ 373
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ____________________________ 376
Registro y Control de Actas de Supervivencias a travs de la Pgina Web en las Gobernaciones y Municipalidades
del Pas ______________________________________________________________________________________ 378
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior _______________________ 382
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos ___________________________ 385
Certificaciones de Tiempo de Servicios ____________________________________________________________ 391
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas________________________________________________________ 394
8. IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN___________________________________________________ 397

Implementacin del Mdulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en las Entidades del Sector
Pblico no Financiero __________________________________________________________________________ 397
Implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las Entidades del Sector Pblico
no Financiero _________________________________________________________________________________ 400
Implementacin del Sistema Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Pblico no Financiero _________________________________________________________ 403
Capacitacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera en las Entidades del Sector Pblico no Financiero
____________________________________________________________________________________________ 406

9. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES ____________________________________________ 409
Informe Cuatrimestral de la Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado _____________ 409
Consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Pblicas, Descentralizadas y
Autnomas___________________________________________________________________________________ 412
Informe Anual de Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado _____________________ 415

Introduccin
El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Direccin de Contabilidad de Estado del
Ministerio de Finanzas Pblicas se elabor considerando la importancia de definir y estandarizar los criterios y
procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Informacin Pblica.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicacin en el mbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propsito del manual

Ser un instrumento administrativo de orientacin para el usuario, de utilidad para la gestin interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Direccin de Contabilidad del Estado.
Asimismo, es una fuente de informacin oficial para los dems funcionarios de la institucin y otras partes
interesadas, que detalla el propsito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad aplicable a
los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y funciones.

1. GESTION ADMINISTRATIVA INTERNA
Planificacin registro y control de la ejecucin del presupuesto
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Planificacin, registro y control de la ejecucin del presupuesto 03 1 de 7

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboracin, actualizacin y seguimiento del plan operativo anual y multianual

PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboracin del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo
Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Pblicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de
planificacin, que permita el seguimiento, medicin y control de los resultados institucionales por medio de la
vinculacin de plan-presupuesto.
Inicia: Recepcin de lineamientos por parte de SEGEPLAN.
Finaliza: Traslado del POA aprobado a las Unidades Ejecutoras.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento

b) Reformas a la Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribucin Analtica de Presupuesto del ao fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contralora General de Cuentas
e) Directrices para la formulacin plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la gestin por
resultados, normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP) para proyectos de inversin pblica del
ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables.
f) Acuerdo Gubernativo nmero 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Elaboracin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe oficio de solicitud de preparacin y presentacin del POA y POM, realiza Autoridad Administrativa
1 convocatoria a Subdirector (es) de la dependencia y Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Analizan las directrices giradas por la Direccin de Planificacin y Desarrollo Autoridad Administrativa
2 Institucional, para establecer los resultados en funcin del Plan Estratgico Superior/Sub-Directores/Jefe
Institucional. de DSAI
Solicita a los Departamentos que conforman la dependencia, que de acuerdo a

3 los resultados enven los productos, subproductos y proyectos, para el ejercicio Jefe de DSAI
fiscal a programar, en los formatos establecidos por SEGEPLAN.
Elabora la planificacin de acuerdo a los resultados, observando los Jefe de Departamento, Seccin
4 lineamientos dados por la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional y o rea de la dependencia
enva la informacin solicitada.
5 Recibe y consolida la informacin generada en los formatos definidos. Jefe de DSAI
Elabora el POA y POM con la informacin proporcionada, llenando los formatos Jefe de DSAI
6
correspondientes, otorgados por SEGEPLAN.
Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI

7
dependencia.
En reunin revisan y analizan detalladamente el POA y POM, verificando que se
ajuste a las prioridades del MINFIN y los resultados de la dependencia para dar
respuesta a los Lineamientos Estratgicos Institucionales.
Autoridad Administrativa
Existen modificaciones? Superior /Sub-Director/Jefe de
8 DSAI y Jefes de Departamentos
No: La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia aprueba el POA y de la dependencia
POM, enva a Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional.
S: Regresa a Jefe de DSAI para realizar correcciones.
Actualizacin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-
Aprobado el presupuesto del ao vigente, o cuando se realicen modificaciones
a las metas o al presupuesto de la dependencia, realiza anlisis tomando en
consideracin los siguientes aspectos:
- Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo
1. programado en el Anteproyecto de Presupuesto Jefe de DSAI
- Productos, subproductos y metas fsicas programadas en el Plan Operativo
Anual
- Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento del POA se
confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento
del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas fsicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al requerimiento del
POA se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que sta realice Jefe de DSAI
2.
los ajustes a las metas fsicas segn las asignaciones presupuestarias
Necesita una ampliacin presupuestaria?

S: Gestiona la solicitud ante las autoridades competentes.
No: Contina en el paso 3.
Conoce la notificacin de la aprobacin del POA y si el mismo es financiado en
su totalidad notifica a los Jefes de Departamentos para que se ejecuten las
metas fsicas segn la planificacin efectuada en el POA. Autoridad Administrativa
3. Superior de la dependencia
Si el POA no fuera financiado en su totalidad, notifica a los Jefes de
Departamentos para que ajusten las metas fsicas a las asignaciones
presupuestarias vigentes.
Consolida ajustes al POA en coordinacin con los Jefes de Departamento y Jefe de DSAI
4.
traslada a la Autoridad Superior de la dependencia.
Revisa y aprueba el POA con los ajustes efectuados y traslada al Director de Autoridad Administrativa
5. Planificacin y Desarrollo Institucional para su conocimiento y ajustes al POA Superior de la dependencia
institucional.
Recibe Resolucin correspondiente trasladada por la Direccin Planificacin y Autoridad Administrativa
Desarrollo Institucional y traslada al Jefe de DSAI.
7. Recibe Resolucin correspondiente y archiva. Jefe de DSAI

Seguimiento del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-
Recibe oficio de solicitud de informacin sobre el avance del POA y traslada a Autoridad Administrativa
1 Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Recibe solicitud de informacin y herramientas para seguimiento al POA, y
2 Jefe de DSAI
asigna personal para que consolide la informacin.
Recopila informacin solicitada, elabora oficio de respuesta y enva al Jefe de

3 Persona asignada
DSAI.
Verifica Informacin y determina si corresponde
La informacin es correcta?
4 S: Firma el oficio de respuesta y traslada a la Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia para visto bueno.
No: Devuelve para correcciones
Recibe oficio de respuesta e informacin, verifica que la informacin sea
correcta.
La informacin es correcta? Autoridad Administrativa
5 Superior de la dependencia
S: Firma oficio y traslada a la Direccin de Planificacin y Desarrollo
Institucional.
No: Devuelve para correcciones

Diagramas de Flujo

Elaboracin del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)
Autoridad
Autoridad
Autoridad Jefe de Administrativa
Administrativa
Administrativa Departamento, Superior/Sub-Director/
Superior/Sub- Jefe de DSAI
Superior de la Seccin o rea de la Jefe de DESAI y Jefes de
Directores/Jefe de
Dependencia dependencia Departamentos de la
DSAI
dependencia
Inicio
Solicita los Departamentos

Elabora la
Recibe oficio de Analizan las directrices que conforman la
planificacin de
solicitud de giradas por la DIPLANDI, dependencia, de acuerdo a
acuerdo a los
preparacin y para establecer los resultados enven los
resultados,
presentacin del resultados en funcin productos, subproductos y
observando los
POA y POM, realiza del Plan Estratgico proyectos, para el ejercicio
lineamientos dados
convocatoria Institucional fiscal a programar, en
por la DIPLANDI
formatos SEGEPLAN
Recibe y consolida
la informacin
generada en los
formatos definidos
Elabora el POA y POM

con la informacin
proporcionada, Regresa a Jefe de
llenando los formatos DSAI para realizar
correspondientes, correcciones
otorgados por
SEGEPLAN
Presenta el Existen
POA y POM modificaciones?
No
La Autoridad
Administrativa
Superior de la
dependencia
aprueba el POA
POM, y enva a
DIPLANDI
Fin

Actualizacin del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de la

Jefe DSAI
Dependencia
Inicio
Aprobado el
presupuesto del ao
vigente, o cuando se
realicen
modificaciones a las
metas, realiza
anlisis tomando en
ciertos aspectos
Se notifica a la
Corresponden Autoridad Superior
al de la dependencia
No
requerimiento para que sta
del POA? realice los ajustes a
las metas fsicas
Se confirma a la
Autoridad Superior
de la Dependencia
sobre el
financiamiento del
POA y la viabilidad
del cumplimiento
de las metas fsicas
Necesita una Conoce la

ampliacin No notificacin de la
presupuestaria? aprobacin del POA.
Gestiona la solicitud Es financiado

ante las autoridades en su totalidad?
competentes S
No
Consolida ajustes al
POA en Notifica a los Jefes
coordinacin con Notifica a los jefes de Departamentos
los Jefes de de departamentos para que se
Departamento y para que se ajusten ejecuten las metas
traslada a la las metas fsicas fsicas efectuado en
Autoridad Superior el POA
de la dependencia.
1
2

Actualizacin del Plan operativo anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (2 de 2)
Autoridad Administrativa Superior de

Jefe DSAI
la Dependencia
Revisa y aprueba el
POA con los ajustes
efectuados y
traslada al Director
de Planificacin y
Desarrollo
Institucional para su
conocimiento y
ajustes al POA
institucional.
Recibe Resolucin
correspondiente
trasladada por la Recibe Resolucin
Direccin correspondiente y
Planificacin y archiva.
Desarrollo
Institucional.
1
Fin

Seguimiento del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual -POM- (1 de 1)

Jefe de DSAI Persona asignada
la dependencia
Inicio
Recibe oficio de Recibe solicitud de

solicitud de informacin y
informacin sobre herramientas para
el avance del POA seguimiento al POA
Recopila
informacin
A
solicitada, elabora
oficio de respuesta
Firma el oficio de
La informacin
respuesta y enva S
es correcta?
para visto bueno
No
La informacin Devuelve para
No
es correcta? correcciones
Devuelve para
correcciones
S
Firma oficio y
traslada a la A
DIPLANDI
Fin


Elaboracin del anteproyecto de presupuesto

Establecer los criterios y actividades para la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Pblicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones
presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Inicia: Solicitud para la elaboracin y presentacin de Anteproyecto de Presupuesto.

Finaliza: Consolida expediente de Anteproyecto Presupuestario de acuerdo a las normas establecidas.

c) Normas de formulacin presupuestaria anual
d) Directrices para la formulacin plan-presupuesto anual y multianual, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones
aplicables
e) Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas
1. Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinacin a nivel interno y con la Direccin de
Asuntos Administrativos.
Recibe oficio de instruccin de inicio del proceso de formulacin en SIGES, Autoridad Administrativa Superior de
1. que contiene la distribucin de techos presupuestarios y normas para la la dependencia
formulacin del anteproyecto de presupuesto.
Traslada e instruye para la elaboracin del Anteproyecto del Presupuesto al Autoridad Administrativa Superior de
2. la dependencia
Jefe de DSAI.
3. Recibe directrices para la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto. Jefe de DSAI
Revisa POA y PACC, para analizar Productos y Sub productos planificados,

4. Jefe de DSAI
para el ejercicio fiscal correspondiente.
Prepara propuesta de distribucin presupuestaria para la elaboracin del

5. Anteproyecto de Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI
Superior de la dependencia, para consideracin.
Valida distribucin presupuestaria de acuerdo a las necesidades de la
6. Dependencia e instruye a Jefe de DSAI para coordinar la elaboracin del
la dependencia
Anteproyecto de Presupuesto.
Convoca a reunin al personal responsable en los procesos sustantivos de Autoridad Administrativa Superior de
7. la dependencia para informar sobre la distribucin presupuestaria y la dependencia
lineamientos respectivos.

Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC, Personal responsable en los procesos
8. actualiza en funcin de los lineamientos recibidos y la distribucin sustantivos
presupuestaria.
Personal responsable en los procesos

9. Traslada necesidades presupuestarias, segn lineamientos, a Jefe de DSAI. sustantivos
Revisa que la informacin presentada por cada rea cumpla con los Jefe de DSAI
10.
requisitos establecidos.
Consolida la informacin, Integra propuesta de Anteproyecto de

11. Presupuesto y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI
dependencia.
Recibe propuesta de Anteproyecto de Presupuesto y convoca a Subdirector Autoridad Administrativa Superior de
12. la dependencia
(es) y Jefes de Departamento.
Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la Autoridad Administrativa Superior de

13. la dependencia y personal convocado
Dependencia para el ejercicio fiscal correspondiente.
Recibe Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia.
Existen ajustes? Jefe de DSAI

14.
S: coordina modificaciones con los Responsables de los procesos
sustantivos.
No: contina con el procedimiento.
Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI

15.
Superior de la dependencia.
Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio Autoridad Administrativa Superior de

16. la dependencia
fiscal correspondiente y devuelve a Jefe de DSAI.
Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a Jefe de DSAI

17.
Responsable de Presupuesto.
Registra los datos en el mdulo de Formulacin del Anteproyecto de

18. Presupuesto del Sistema Financiero, de acuerdo a los lineamientos Responsable de Presupuesto
recibidos.
Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario Responsable de Presupuesto
19.
asignado, solicita y opera en SIGES
Verifica los datos ingresados y enva a Direccin Financiera para sus Jefe de DSAI
20.
observaciones.
21. Recibe de Direccin Financiera e instruye el envo al SICOIN. Jefe de DSAI
22. Enva al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Responsable de Presupuesto
23. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes. Responsable de Presupuesto

24. Imprime reporte de Formulacin y traslada a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
Valida los datos en el mdulo de Formulacin y obtiene firma de Jefe de DSAI

25.
aprobacin de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.

26. Aprueba, firma documentos de Formulacin, y traslada a Jefe de DSAI. la dependencia
27. Recibe documentos de Formulacin y enva a Direccin Financiera. Jefe de DSAI

Diagramas de Flujo
Elaboracin del anteproyecto de presupuesto (1 de 3)
Autoridad
Personal responsable en
Administrativa Superior Jefe de DSAI
los procesos sustantivos
de la dependencia
Inicio
Recibe oficio de
instruccin de inicio
del proceso de
formulacin en
SIGES, que contiene
la distribucin de
techos
presupuestarios y
normas
Instruye para la Recibe directrices

elaboracin del para la elaboracin
Anteproyecto del del Anteproyecto de
Presupuesto PResupuesto
Revisa POA y PACC,

para analizar
Productos y
Subproductos
planificados
Prepara propuesta
Valida distribucin
de distribucin
presupuestaria de
presupuestaria para
acuerdo a las
la elaboracin del
necesidades de la
Anteproyecto de
Dependencia
Presupuesto
Convoca a reunin
al personal Analiza las
responsable en los necesidades
procesos definidas en el POA
sustantivos de la y PACC, actualiza en
dependencia para funcin de los
informar sobre la lineamientos
distribucin recibidos y la
presupuestaria y distribucin
lineamientos presupuestaria
respectivos.
Enva necesidades
presupuestarias,
segn lineamientos

Personal Autoridad
Autoridad
responsable en los Administrativa Superior
Jefe de DSAI Administrativa Superior
procesos de la dependencia y
de la dependencia
sustantivos personal convocado
Revisa que la
Traslada informacin
necesidades presentada por
presupuestarias, cada rea cumpla
segn lineamientos con los requisitos
establecidos
Analizan propuesta
Recibe propuesta de
Consolida la y establecen
Anteproyecto de
informacin, integra Anteproyecto de
Presupuesto y
propuesta de Presupuesto de la
convoca a
Anteproyecto de Dependencia para el
Subdirector(es) y
Presupuesto ejercicio fiscal
Jefes
correspondiente
Coordina
modificaciones Existen
S
con jefes de ajustes?
departamento
No
Autoriza
Anteproyecto de
Traslada
Presupuesto de la
Anteproyecto de
Dependencia para el
Presupuesto
ejercicio fiscal
correspondiente
Recibe
Anteproyecto de
Presupuesto
aprobado

Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Verifica que los datos

Verifica los datos
ingresados coincidan
ingresados y enva a
con el techo
Direccin Financiera
Presupuestario
para sus
asignado, solicita y
observaciones.
opera en SIGES
Recibe de Direccin
Enva al Sistema de
Financiera e
Contabilidad
instruye el envo al
Integrada -SICOIN-.
SICOIN.
Elabora informe
narrativo y llena
formularios DTP
correspondientes.
Valida los datos en

Imprime reporte de el mdulo de Aprueba, firma
Formulacin y formulacin y documentos de
traslada. obtiene firma de formulacin
aprobacin
Recibe documentos
de formulacin y
enva a direccin
financiera
Fin


Programacin indicativa anual

Descripcin de los criterios y actividades necesarias para realizar la Programacin Indicativa Anual Institucional del
Ministerio de Finanzas Pblicas (MINFIN), de acuerdo a normativa legal vigente, con el objetivo de garantizar la
disponibilidad financiera durante todo el ejercicio fiscal de los recursos asignados.
Inicia: Recibe de la Direccin Tcnica del Presupuesto la Distribucin Analtica del Presupuesto del ejercicio fiscal vigente
a nivel de detalle.
Finaliza: Enva oficio y comprobantes consolidados a la Direccin Tcnica del Presupuesto.
Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento
Recibe circular de solicitud de elaboracin de la Programacin Indicativa Anual y Autoridad Administrativa
traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos DSAI- .
Define, en forma conjunta con el Responsables de Presupuesto y Responsable de
Compras, la Programacin Indicativa Anual, de acuerdo al Plan Anual de Jefe de DSAI
2.
Compras y Contrataciones -PACC en funcin de las Asignaciones
Presupuestarias del ejercicio fiscal vigente.
Llena los formatos de Programacin Indicativa Anual segn el Sistema de Responsable de Presupuesto
3.
Contabilidad Integrada SICOIN- y traslada al Jefe de DSAI.
Revisa la Programacin Indicativa Anual.
Requiere cambios?
4. S: devuelve al Responsable de Presupuesto para modificaciones. Jefe de DSAI
No: firma de visto bueno en la programacin y traslada a la Autoridad
Administrativa Superior de la dependencia.
Valida la Programacin Indicativa Anual y traslada a Responsable de Autoridad Administrativa
Presupuesto.
Registra y solicita la Programacin Indicativa Anual en el mdulo de Responsable de Presupuesto
6.
Presupuesto del SICOIN.
Genera e imprime comprobantes :
7. - Programacin Indicativa Anual en etapa de Compromiso Responsable de Presupuesto
- Programacin Indicativa Anual en etapa Devengado
8. Traslada comprobantes a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto
Revisa comprobantes.
Existen modificaciones?
S: regresa al Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
9.
No: traslada oficio firmado a la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, para formalizar el envo de los comprobantes a la Direccin
Financiera.
10. Firma comprobantes y oficio, traslada a Direccin Financiera. Superior de la dependencia
Diagramas de Flujo
Programacin indicativa anual (1 de 1)
Autoridad
Responsable de
Presupuesto
de la dependencia
Inicio
Define, la
programacin
Recibe circular de
Indicativa Anual de Llena los formatos
solicitud de
acuerdo al PACC en de programacin
elaboracin de la
funcin de las indicativa anual
Programacin
asignaciones segn el SICOIN
Indicativa anual
presupuestarias del
ejercicio vigente
Valida la Firma de visto

Requiere
Programacin bueno en el la No
cambios?
Indicativa Anual programacin
Devuelve al
responsable de
presupuesto para
modificaciones
A
Registra y solicita la
Programacin
indicativa Anual en
el mdulo de
presupuesto del
SICOIN
Genera e imprime
comprobantes
Traslada oficio
Firma firmado, para
comprobantes y formalizar el envo Existen Traslada
No
oficio, traslada a de los modificaciones? comprobantes
Direccin Financiera comprobantes a la
direccin financiera
Regresa a la
Fin persona A
responsable


Programacin, reprogramacin y ejecucin de metas

Definir los criterios y actividades para realizar la programacin, reprogramacin y ejecucin de metas, en el marco de la
normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de
cumplimiento en la ejecucin de los resultados.
Inicio: Recibe lineamientos para la programacin cuatrimestral de metas
Fin: Recibe ejecucin mensual de metas aprobada
Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento

Reformas a la Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento
Acuerdo Gubernativo de aprobacin de distribucin analtica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente
Acuerdo Gubernativo nmero 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
DISPOSICIONES INTERNAS
Programacin Cuatrimestral de Metas

Recibe circular conteniendo los lineamientos para la programacin cuatrimestral
1 de metas y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Superior de la dependencia
Internos (DSAI) para la programacin cuatrimestral de metas.
Recibe lineamientos para la programacin cuatrimestral de metas y solicita a los
2 departamentos o reas de la dependencia la programacin de metas Jefe de DSAI
correspondientes.
Establece la programacin de metas del Departamento y traslada la informacin Jefe de Departamento de la
3 a Jefe de DSAI de la dependencia. dependencia
Verifica informacin y traslada programacin cuatrimestral de metas a
4 Jefe de DSAI
Registra la informacin de la programacin cuatrimestral de metas en los
formatos establecidos.
5 Responsable de Presupuesto
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la programacin cuatrimestral de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la programacin cuatrimestral de

metas y traslada a Jefe de DSAI, adjuntado la programacin correspondiente.

Firma programacin cuatrimestral de metas y cuando aplique adems APRUEBA
en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
7 Jefe de DSAI
Traslada programacin cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de
respaldo.
Firma programacin cuatrimestral de metas y devuelve a Jefe de DSAI de la Autoridad Administrativa

8 dependencia. Superior de la dependencia
Recibe programacin cuatrimestral de metas aprobada y enva los documentos

9 correspondientes a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, para Jefe de DSAI
verificacin, monitoreo y seguimiento.
Ejecucin de Metas
Recibe calendario de actividades relacionadas al proceso de planificacin y

1 traslada a Jefes de Departamento de la dependencia, para el cumplimiento del Jefe de DSAI
mismo.
Establece la ejecucin de metas del Departamento en forma mensual y verifica
nivel de cumplimiento con lo programado.
Cumple con lo programado? Jefe de Departamento de la

2 dependencia
S: traslada la informacin a Jefe de DSAI, en el formato establecido y contina

en paso No. 10.
No: solicita a Jefe de DSAI reprogramacin de metas, contina procedimiento.
Verifica informacin y traslada reprogramacin mensual de metas al

3 Jefe de DSAI
Registra la informacin de la reprogramacin mensual de metas en los formatos

internos establecidos.
Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la reprogramacin mensual de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la reprogramacin mensual de metas y

traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo.
Firma reprogramacin mensual de metas y cuando aplique adems APRUEBA en

SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
6 Jefe de DSAI
Traslada reprogramacin mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.

Firma documentos de reprogramacin mensual de metas y devuelve a Jefe de Autoridad Administrativa

7 DSAI. Superior de la dependencia
Recibe reprogramacin mensual de metas aprobada, enva los documentos

8 correspondientes a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, para Jefe de DSAI
verificacin, monitoreo y seguimiento.
Informa a los Jefes de Departamento de la dependencia y continua

9 Jefe de DSAI
procedimiento.
Verifica informacin y traslada informe de ejecucin mensual de metas al

10 Responsable de Presupuesto. Jefe de DSAI
Registra la informacin de la ejecucin mensual de metas en los formatos

establecidos.
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la ejecucin mensual de metas en el SIGES e imprimir
comprobante.
Elabora proyecto de oficio de entrega de la ejecucin mensual de metas y

12 traslada a Jefe de DSAI, adjuntado documentos de respaldo. Responsable de Presupuesto
Firma documentos de ejecucin mensual de metas y cuando aplique adems

APRUEBA en SIGES, imprime comprobantes tanto de SIGES como de SICOIN.
13 Jefe de DSAI
Traslada ejecucin mensual de metas a Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de respaldo.
14 Firma documentos de ejecucin mensual de metas y devuelve a Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Jefe de DSAI Unidad

Recibe ejecucin mensual de metas aprobada y enva los documentos Ejecutora/Enlace
15 correspondientes a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional. Administrativo Financiero de la
dependencia

Diagramas de Flujo

Programacin cuatrimestral de metas (1 de 1)
Autoridad
Jefe de Departamento Responsable de
de la dependencia Presupuesto
de la Dependencia
Inicio
Recibe lineamientos
Recibe circular para la programacin
conteniendo los cuatrimestral de metas Establece la
lineamientos para la y solicita a los programacin de
programacin departamentos o metas del
cuatrimestral de reas de la Departamento
metas dependencia la
programacin
Verifica
informacin de
programacin
cuatrimestral de
metas
Registra la
informacin de la
programacin
cuatrimestral de
metas en los
formatos
establecidos
Firma programacin
cuatrimestral de metas y Elabora proyecto de
Firma
cuando aplique adems oficio de entrega de
programacin
APRUEBA en SIGES , la programacin
cuatrimestral
imprime comprobantes cuatrimestral de
de metas
tanto de SIGES como de metas
SICOIN
Recibe
programacin
cuatrimestral de
metas aprobada y
enva los
documentos
correspondientes y
enva a la DIPLANDI
para verificacin y
monitoreo
Fin

Ejecucin de metas (1 de 2)
Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Jefe de Departamento de la dependencia Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Inicio
Recibe calendario de
actividades relacionadas
Traslada la
al proceso de
Cumple con lo informacin, en 1
planificacin y traslada a S
programado? el formato
Jefes de dependencia,
establecido
para el cumplimiento del
mismo
No
Verifica
Solicita la
informacin y
reprogramacin
traslada
de metas y
reprogramacin
contina
mensual de
procedimiento Registra la
metas
informacin de la
reprogramacin
mensual de metas en
los formatos internos
establecidos
Firma
reprogramacin
mensual de metas y Elabora proyecto
cuando aplique de oficio de
adems APRUEBA entrega de la
en SIGES, imprime reprogramacin
comprobantes tanto mensual de metas
de SIGES como de
SICOIN
Firma documentos
de reprogramacin
mensual de metas

Ejecucin de metas (2 de 2)
Jefe de DSAI Unidad

Autoridad Ejecutora/Enlace
Responsable de
Jefe de DSAI Administrativa Superior Administrativo
Presupuesto
de la dependencia Financiero de la
dependencia
Recibe
reprogramacin
mensual de metas
aprobada, enva los
documentos
correspondientes a
la DIPLANDI, para
verificacin
monitoreo y
seguimiento
Informa a los jefes

de departamento
de la dependencia y
continua
procedimiento
Registra la
informacin de la
ejecucin mensual
Verifica informacin
de metas en los
formatos
establecidos
Firma documentos
de ejecucin
mensual de metas y
Elabora proyecto de
cuando aplique
oficio de entrega de
adems APRUEBA
la ejecucin
en SIGES, imprime
mensual de metas y
comprobantes tanto
de SIGES como de
SICOIN
Recibe ejecucin
mensual de metas
Firma documentos
aprobada y enva los
de ejecucin
documentos
mensual de metas
correspondientes a
la DIPLANDI
Fin


Reprogramacin de subproductos
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramacin de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable,
con el objeto de alinear el presupuesto a la gestin por resultados.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de anlisis para determinar si es necesario realizar, reprogramacin de metas, y de ser
procedente, compatibilicen los planes operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisin de metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
Finaliza: Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se enve expediente a Direccin de
Planificacin y Desarrollo Institucional.

c) Acuerdo Gubernativo de aprobacin de distribucin analtica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado del ejercicio fiscal vigente
d) Acuerdo Gubernativo nmero 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
1. Para las dependencias que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinacin a nivel interno y con la Direccin de
Reprogramacin de Subproductos que conlleva Modificacin de Metas (Inicial y durante la Etapa

de Ejecucin)
Recibe oficio de solicitud de anlisis para determinar si es necesario realizar,
reprogramacin de metas, y de ser procedente, compatibilicen los planes
1 operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisin de metas y asignaciones
presupuestarias aprobadas.
Analizan metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
Se requiere modificacin? Autoridad Administrativa
Superior/Jefes de
2 No: Confirman metas. Departamento de Unidad
S: Establecen necesidad de reprogramacin de metas y/o modificaciones Ejecutora
presupuestarias.
Instruye a Responsable de Presupuesto para que realice los registros respectivos Jefe de DSAI
3 en el SIGES.

Realiza procedimiento de Reprogramacin de Subproductos con modificacin
de metas en SIGES, imprime comprobante y elabora proyecto de oficio que
incluye justificacin de la reprogramacin.
Conforma expediente y traslada al Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.

Revisa expediente del procedimiento de reprogramacin de Subproductos que
5 conlleva modificacin de metas, y traslada a Autoridad Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia.
Firma oficio y traslada expediente que contiene la solicitud de actualizacin y/o
6 modificacin de las metas a la Direccin de Planificacin y Desarrollo
Institucional.
Reprogramacin de Subproductos (conlleva modificacin presupuestaria y no conlleva

modificacin de metas)
Identifica la necesidad de modificar los saldos presupuestarios vigentes, segn
1 la programacin del Plan Anual de Compras y Contrataciones y las necesidades Responsable de Presupuesto
emergentes.
Analiza los saldos vigentes de los renglones presupuestarios que se van a
2 disminuir y los que se van a incrementar y los subproductos que se van afectar, Responsable de Presupuesto
as como el o los centros de costo respectivos.
Elabora propuesta de reprogramacin de subproductos, oficio de justificacin Responsable de Presupuesto
3
correspondiente y traslada a Jefe de DSAI.
Analiza propuesta de reprogramacin de subproductos.
Est de acuerdo? Jefe de DSAI
4
S: Continua el procedimiento.
No: Devuelve para correcciones.
5 Opera en SIGES la Reprogramacin de Subproductos y adjunta la justificacin. Responsable de Presupuesto
Imprime el Comprobante de la Reprogramacin de Subproductos, elabora oficio

de entrega de comprobantes y traslada a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora.
Firma y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para

7 Jefe de DSAI
visto bueno.
Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se enve Autoridad Administrativa
8 expediente a Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional. Superior de la dependencia

Diagramas de Flujo
REPROGRAMACIN DE SUBPRODUCTOS QUE CONLLEVA MODIFICACIN DE METAS (INICIAL Y DURANTE LA ETAPA DE

EJECUCIN)
(1 de 1)
Autoridad
Administrativa Autoridad Administrativa Superior/Jefes de Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Departamento de Unidad Ejecutora Presupuesto
dependencia
Inicio
Recibe oficio de
solicitud de anlisis
Analizan metas y
para determinar si
asignaciones
es necesario
presupuestarias
realizar, Realiza
aprobadas.
reprogramacin de Reprogramacin de
metas Subproductos con
Instruye a modificacin de
Establecen
Responsable de metas en SIGES,
necesidad de
Presupuesto para imprime
Se requiere reprogramacin de
S que realice los comprobante y
modificacin? metas y/o
registros elabora proyecto de
modificaciones
respectivos en el oficio que incluye
presupuestarias.
SIGES. justificacin de la
reprogramacin,
No conforma
expediente..
Confirman metas, A
Firma oficio y
traslada expediente
Revisa expediente
que contiene la
del procedimiento
solicitud de
de reprogramacin
actualizacin y/o
de Subproductos
modificacin de las
que conlleva
metas a la Direccin
modificacin de
de Planificacin y
metas, y traslada.
Desarrollo
Institucional.
Fin A

REPROGRAMACIN DE SUBPRODUCTOS (conlleva modificacin presupuestaria y no conlleva

modificacin de metas)
(1 de 1)
Autoridad
Responsable de Administrativa
Jefe de DSAI
Presupuesto Superior de la
dependencia
Inicio
Identifica la
necesidad de
modificar los saldos
presupuestarios
vigentes, segn la
programacin del
Plan Anual de
Compras y
Contrataciones y las
necesidades
emergentes.
Analiza los saldos

vigentes de los
renglones
presupuestarios que
se van a disminuir y
los que se van a
incrementar y los
subproductos que
se van afectar, as
como el o los
centros de costo
respectivos.
Elabora propuesta
de reprogramacin
de subproductos, Analiza propuesta
oficio de de reprogramacin
justificacin de subproductos.
correspondiente y
traslada.
Devuelve para Est de

No
correcciones acuerdo?
Opera en SIGES la
Reprogramacin de
Subproductos y S
adjunta la
justificacin
Firma y devuelve a
Imprime el
Jefe de DSAI Unidad
Comprobante de la Firma y traslada a la
Ejecutora e instruye
Reprogramacin de Autoridad
para que se enve
Subproductos, Administrativa
expediente a
elabora oficio de Superior de la
Direccin de
entrega de dependencia para
Planificacin y
comprobantes y visto bueno.
Desarrollo
traslada.
Institucional.
Fin


Programacin y reprogramacin financiera

Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas
Pblicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las
necesidades y compromisos del cuatrimestre.
Inicia: Recibe lineamientos y calendario para la Programacin de Cuota Financiera Cuatrimestral.

Finaliza: Envo de la programacin financiera cuatrimestral a la Direccin Financiera.

b) Decreto Ley que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Presupuesto General de la Nacin para el
Ejercicio Fiscal vigente
1. Las reprogramaciones financieras sern realizadas por el mismo procedimiento de acuerdo de la necesidad de la
Unidad Ejecutora o solicitud de la Direccin Financiera.
Recibe y traslada lineamientos y calendario para la Programacin de Cuota

Autoridad Administrativa Superior
1. Financiera Cuatrimestral a Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos (DSAI).
de la dependencia
Recibe lineamientos y calendario para la Programacin de Cuota Financiera

2. Jefe de DSAI
Cuatrimestral e instruye al Responsable de Presupuesto.
Elabora la programacin de Cuotas Financieras Cuatrimestrales, de acuerdo

3. a la informacin trasladada por el Responsable de Compras y Programacin Responsable de Presupuesto
Indicativa Anual.
Traslada programacin de Cuotas Financieras Cuatrimestrales a Jefe de

4. Responsable de Presupuesto
DSAI.
Revisa programacin de Cuotas Financieras Cuatrimestrales.
5. Requiere modificaciones? Jefe de DSAI

S: devuelve a Responsable de Presupuesto para correcciones.
No: traslada a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Autoriza Programacin de cuotas financieras cuatrimestrales y regresa a Autoridad Administrativa Superior

6. Jefe de DSAI. de la dependencia
Recibe aprobacin de programacin de Cuotas Financieras Cuatrimestrales

7. Jefe de DSAI
y traslada a Responsable de Presupuesto.
Registra y valida programacin de Cuotas Financieras Cuatrimestrales en

SICOIN, imprime y traslada a Jefe de DSAI.
Firma el comprobante de programacin de Cuotas Financieras

9. Cuatrimestrales en estado recomendado y solicita la conformacin de Jefe de DSAI
expediente a Responsable de Presupuesto.
Conforma expediente de programacin de Cuotas Financieras

Cuatrimestrales, incluyendo los documentos siguientes:
- Comprobantes de Programacin de Cuotas Financieras
10. cuatrimestrales en estado de solicitado Responsable de Presupuesto
- Justificaciones aprobadas
- Oficio de envo de expediente a Direccin Financiera, firmado por
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Traslada expediente de Programacin de Cuotas Financieras Responsable de Presupuesto

11.
cuatrimestrales a Direccin Financiera.

Diagramas de Flujo
Programacin y reprogramacin financiera

(1 de 1)
Autoridad
Administrativa Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Presupuesto
dependencia
Inicio
Elabora la
Recibe y traslada
programacin de
lineamientos y Recibe lineamientos
Cuotas Financieras
calendario para la y calendario para la
Cuatrimestrales, de
Programacin de Programacin de
acuerdo a la
Cuota Financiera Cuota Financiera
informacin
Cuatrimestral a Jefe Cuatrimestral e
trasladada por el
de Departamento instruye al
Responsable de
de Servicios Responsable de
Compras y
Administrativos Presupuesto.
Programacin
Internos (DSAI).
Indicativa Anual.
Revisa
programacin de
Traslada
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales.
Autoriza
Programacin de
Requiere
cuotas financieras No S Devuelve
modificaciones?
cuatrimestrales y
devuelve
Registra y valida
Recibe aprobacin
programacin de
de programacin de
Cuotas Financieras
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
Cuatrimestrales y
SICOIN, imprime y
traslada
traslada
Firma el
comprobante de
programacin de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
estado
recomendado y
solicita la
conformacin de
expediente Conforma
expediente de
programacin de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales
Traslada expediente
de Programacin de
Cuotas Financieras
cuatrimestrales a
Direccin
Financiera.
Fin


Constitucin, manejo, reposicin y liquidacin del Fondo Rotativo Interno

Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administracin del Fondo Rotativo Interno, constitucin,
reposicin y liquidacin correspondiente, con el objeto de obtener los recursos financieros, as como la rendicin de
cuentas oportuna, en el marco legal establecido.
Inicia: Solicitud de la constitucin de fondos.

Finaliza: Archivo del expediente del Fondo Rotativo Interno liquidado.

b) Ley de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado vigente
c) Normas de Ejecucin Presupuestaria Cuatrimestral
d) Normas de carcter tcnico y de aplicacin obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendicin de cuentas.
e) Reglamento Orgnico Interno de Ministerio de Finanzas Pblicas.
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deber realizar como mnimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integracin sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejar constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada ser comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deber realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
comn. S existiese faltante de recursos estos debern ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das hbiles;
y para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podr autorizar la
emisin de ms de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale autorizado y el Responsable reportar
dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicacin de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los gastos por concepto de
infracciones de trnsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin
de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.
2.2. En caso de perodo de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el regln presupuestario 011 o 022 y que est
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administracin del Fondo Rotativo

Interno no debern tener bajo su cargo la administracin del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularizacin en el Sistema de Gestin -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- sern firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecucin del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.4. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
2.5. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
3. Normas aplicables a la administracin del Fondo Rotativo Interno
3.1. Naturaleza: Est constituido por la disponibilidad de giro monetario asignado a cada una de las Dependencias del
Ministerio de Finanzas Pblicas, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno Institucional.
3.2. Objetivo: Contar con los recursos financieros para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, que por su naturaleza
no puedan esperar el trmite normal de pago a travs de acreditamiento en cuenta.
3.3. Autorizacin y Monto: La constitucin y ampliacin del Fondo Rotativo Interno, ser autorizado, mediante
Resolucin Ministerial de acuerdo a las normas, disposiciones y condiciones especiales que la misma establezca. El
monto del Fondo Rotativo Interno ser definido por las autoridades del Ministerio de Finanzas Pblicas con base en
el artculo 7 del Acuerdo Ministerial No. 06-98.
3.4. Grupos de gastos ejecutables
3.4.1. Con cargo al Fondo Rotativo Interno autorizado, podrn efectuarse gastos programados en el Presupuesto de
Egresos de cada unidad ejecutora del Ministerio de Finanzas Pblicas, especficamente a los grupos y
renglones que se indican en el Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas.
3.4.2. El monto mximo a cubrir por gasto ser de ocho mil quetzales exactos (Q. 8,000.00), a excepcin de los
Fondos Rotativos Internos asociados al presupuesto del Despacho Ministerial y Viceministeriales, Direccin
de Asuntos Administrativos, Comunicacin Social y Taller Nacional de Grabados en Acero, que tendrn hasta
un mximo de 15% del Fondo Rotativo Interno autorizado.
3.4.3. En casos especiales, no previstos y debidamente justificados, en los cuales la Dependencia necesite realizar
erogaciones mayores al monto y porcentaje mximo indicado. La Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia tiene la facultad para autorizar internamente luego del anlisis pertinente a la justificacin
planteada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos; la misma contendr: cantidad,
descripcin detallada del producto o servicio, rengln, monto y proveedor a quien efectuar la compra o
servicio.
3.5. Reposicin y liquidacin

3.5.1. El importe del Fondo Rotativo Interno, se repondr peridicamente a su monto original, en la cantidad
equivalente al total de desembolsos.
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposicin del Fondo Rotativo
Interno por lo menos una vez al mes, con el propsito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.5.2. La liquidacin se realizar al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Direccin Financiera de este Ministerio y el procedimiento de Constitucin, reposicin y
liquidacin del Fondo Rotativo Interno.
3.6. Control
3.6.1. En los documentos de Legtimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE nmero y
fecha, nmero del documento de rendicin del Fondo Rotativo Interno FR03.
3.6.2. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, registrar diariamente los cheques, Notas de Dbito o Crdito, en
el libro de Bancos correspondiente. deber contener la informacin siguiente: fecha de registro, No. de
documento, fecha del documento, nmero de factura, nmero de identificacin tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
3.6.3. Deber elaborarse conciliacin bancaria dentro de los cinco (5) das hbiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente informacin: fecha de elaboracin, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboracin y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
del, como responsable de la Supervisin.
3.6.4. El Responsable del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos
bancarios y de legtimo abono, para lo cual tomar las medidas necesarias al respecto.
3.6.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, sern depositados y administrados en una cuenta bancaria
de depsitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorizacin de Tesorera
Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como
mnimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
3.6.6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designacin de las personas autorizadas para firmar los
cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las
personas acreditadas legalmente ante el banco, se deber cancelar en forma inmediata la firma autorizada;
as mismo, se comunicar la sustitucin respectiva.
Del movimiento de autorizacin y cancelacin del registro de firmas del personal indicado, deber
informarse inmediatamente a Contralora General de Cuentas, con el propsito de actualizar la cuentadancia.
3.6.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsmil para las firmas.
3.6.8. No debern emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, asignacin de viticos en el interior y exterior del Pas y de beneficios laborales autorizados.
3.6.9. El Responsable del Fondo Rotativo Interno antes de recibir la documentacin de legtimo abono que respalde
los cheques emitidos deber verificar que sta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego
registrar la reposicin de dicho fondo.
3.7. Formas: Se utilizarn las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa as como los descritos
en el procedimiento de Compra Directa, Constitucin, Reposicin y Liquidacin del Fondo Rotativo Interno, y
documentos externos relacionados.
Constitucin de Fondo Rotativo Interno

Elabora oficio mediante el cual solicita la constitucin del Fondo Rotativo
Interno, segn la normativa que regula la administracin del mismo.
En este oficio debe indicarse como mnimo:
Justificacin del uso del fondo
1. Monto solicitado Jefe de DSAI o persona asignada
Nmero de la cuenta bancaria que ser utilizada para la
administracin del fondo
Giro mensual autorizado por el Banco de Guatemala
Traslada oficio a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Recibe y revisa oficio de solicitud de constitucin del Fondo Rotativo.
La informacin es correcta? Autoridad Administrativa Superior
2. S:Firma oficio y traslada a la Direccin Financiera y continua en paso No. 4 de la dependencia
No: traslada a Jefe de DSAI para correcciones y contina procedimiento.
3. Realiza correcciones y devuelve a la Autoridad Administrativa Superior. Jefe de DSAI
Autoridad Administrativa Superior

3. Verifica las correcciones, firma oficio y traslada a la Direccin Financiera. de la dependencia
Analista de Tesorera de Departamento
4. Notifica la resolucin a las unidades ejecutoras. de Administracin Financiera
Recibe notificacin de la resolucin y procede a la ejecucin del Jefe de DSAI

5.
presupuesto.
Manejo del Fondo Rotativo Interno (Pago por Cheque)

Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los Responsable de Fondo Rotativo
1. Interno
requisitos establecidos.
Cumple con los requisitos?
No: Devuelve el expediente al Responsable de Compras para que realice las
correcciones necesarias o complemente informacin.
S: Determina el Rgimen Tributario para elaborar la respectiva constancia
de retencin y emitir el cheque por el monto lquido.
Responsable de Fondo Rotativo
2. Emite Cheque y voucher, traslada a Jefe de DSAI. Interno
Revisa, firma el Cheque y voucher, traslada a Autoridad Administrativa Jefe de DSAI

3.
Superior de la Unidad Ejecutora.
Firma el Cheque y voucher, traslada al Responsable de Fondo Rotativo Autoridad Administrativa Superior
4. Interno. de la dependencia
Recibe el cheque firmado y voucher, y procede segn aplique:
a) Emite vale a nombre del Responsable de realizar la compra, cuando se

ha pactado con el proveedor que la recepcin del bien o servicio se Responsable de Fondo Rotativo
5. Interno
realizar fuera de las instalaciones del MINFIN y contina en
procedimiento.
b) Notifica al proveedor para la entrega del mismo, cuando se ha
pactado con el proveedor la recepcin del bien o insumo en las
instalaciones del MINFIN y contina con el procedimiento.
Contina segn procedimiento de Procedimiento de Compras de Baja Responsable de Fondo Rotativo
6. Cuanta / Compra Directa o Procedimiento de Compras por contrato Interno
Abierto.
7. Recibe documento de legtimo abono e integra a expediente de compra. Interno
Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposicin del Responsable de Fondo Rotativo
8. Interno
Fondo Rotativo Interno.
Reposicin del Fondo Rotativo Interno

Rene toda la documentacin (listado de caja chica, expedientes de pago

1. con cheque) para la elaboracin del listado de gastos FR-03 Documento de
Interno
Rendicin de Fondo Rotativo Interno.

2. Elabora listado de gastos FR-03 en etapa de registrado y solicita.
Interno
3. Aprueba en el Sistema el listado de gastos FR-03. Jefe de DSAI
Enva solicitud a Jefe de Seccin de Tesorera de UDAF para la reposicin de

Fondo Rotativo Interno segn listado de gastos, FR-03 Documento de
4. Jefe de DSAI
Rendicin de Fondo Rotativo Interno, imprime y obtiene firma de la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposicin de recursos Analista de Tesorera de Departamento
5. de Fondo Rotativo Interno ha sido efectuada y solicita se presenten a de Administracin Financiera
recoger la nota de abono correspondiente.


6. Recibe la nota de abono de los recursos reintegrados. Interno
Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o Responsable de Fondo Rotativo
7. (92A), autorizado por la Contralora General de Cuentas por el monto de la Interno
reposicin.
Liquidacin del Fondo Rotativo Interno

Recibe documento de la Direccin Financiera, indicando la fecha de Autoridad Administrativa Superior

1. liquidacin del Fondo Rotativo Interno, y traslada al Jefe de DSAI. de la dependencia
Recibe documento, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo

2. Jefe de DSAI
Interno.
Elabora integracin final del Fondo Rotativo Interno, acompaando Responsable de Fondo Rotativo
3. conciliacin bancaria y listado de gastos en estado solicitado. Interno
Revisa y genera el FR03 liquidacin final en estado aprobado en el SICOIN

4. Jefe de DSAI
y devuelve expediente a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Elabora FR03 liquidacin final, documento de integracin del monto

5. autorizado del Fondo Rotativo Interno, adjunta boleta de depsito bancario
Interno
y elabora oficio de traslado de liquidacin.

6. Gestiona firmas correspondientes y traslada a Direccin Financiera.
Interno

Diagramas de Flujo

CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Analista de Tesorera
Autoridad Administrativa Superior de la de Departamento de
Jefe de DSAI
dependencia Administracin
Financiera
Inicio
Elabora oficio
mediante el cual
solicita la
constitucin del Recibe y revisa
Fondo Rotativo oficio de solicitud
Interno, segn la de constitucin del
normativa que Fondo Rotativo.
regula la
administracin del
mismo
Notifica la
Firma oficio y
La informacin resolucin a las
S traslada a la
es correcta? unidades
Direccin Financiera
ejecutoras.
No
Devuelve para
correcciones.
Recibe notificacin
de la resolucin y
procede a la
ejecucin del
presupuesto.
Fin

MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (PAGO POR CHEQUE)
(1 de 1)
Responsable de Fondo Rotativo Interno Jefe de DSAI Superior de la
dependencia
Inicio
Revisa el expediente
de compra y
determina si cumple
con los
requisitos estableci
dos.
Determina el
Rgimen Tributario
para elaborar la
Cumple con los respectiva
S
requisitos? constancia de
retencin y emitir el
cheque por el
No monto lquido.
Devuelve el Revisa, firma el

Firma el Cheque y
expediente al Cheque y voucher,
Emite Cheque y voucher, traslada al
Responsable de traslada a Autoridad
voucher, traslada a Responsable de
Compras para que Administrativa
Jefe de DSAI. Fondo Rotativo
realice las Superiorde la
Interno.
correcciones Unidad Ejecutora.
necesarias
Recibe el cheque
firmado y voucher,
continua segn
corresponda a
emitir vale o
comunicarse con el
proveedor para
concertar entrega
Contina
segn
procedimiento
de
Procedimient
o de Compras
de Baja
Cuanta /
Compra
Directa o
Procedimient
o de Compras
por contrato
Abierto.
Recibe documento
de legtimo abono e
integra a
expediente de
compra.
Archiva expediente
en tanto se inicie el
procedimiento de
reposicin del
Fondo Rotativo
Interno.
Fin

REPOSICIN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Analista de Tesorera de
Responsable de Fondo
Jefe de DSAI Departamento de
Rotativo Interno
Administracin Financiera
Inicio
Rene toda la
documentacin
para la elaboracin
del listado de gastos
FR-03
Elabora listado de
Aprueba en el
gastos FR-03 en
Sistema el listado de
etapa de registrado
gastos FR-03.
y solicita.
Enva solicitud a Informa a las

Jefe de Seccin de Unidades Ejecutoras
Tesorera de UDAF que la solicitud de
segn listado de reposicin de
gastos, FR-03 recursos de Fondo
imprime y obtiene Rotativo Interno ha
firma de la sido efectuada y
Autoridad solicita se presenten
Administrativa a recoger la nota de
Superior de la abono
dependencia correspondiente.
Recibe la nota de
abono de los
recursos
reintegrados.
Emite y traslada el
recibo de ingresos
varios
correspondiente
(63-A2) o (92A),
autorizado por la
Contralora General
de Cuentas por el
monto de la
reposicin.
Fin

LIQUIDACIN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO
(1 de 1)
Autoridad Administrativa Responsable de Fondo

Jefe de DSAI
Superior de la dependencia Rotativo Interno
Inicio
Elabora integracin
Recibe documento
final del Fondo
de la Direccin Recibe documento,
Rotativo Interno,
Financiera, traslada e instruye
acompaando
indicando la fecha al Responsable de
conciliacin
de liquidacin del Fondo Rotativo
bancaria y listado
Fondo Rotativo Interno.
de gastos en estado
Interno, y traslada.
solicitado.
Elabora FR03
liquidacin final,
documento de
Revisa y genera el
integracin del
FR03 liquidacin
monto autorizado
final en estado
del Fondo Rotativo
aprobado en el
Interno, adjunta
SICOIN y devuelve
boleta de depsito
expediente.
bancario y elabora
oficio de traslado de
liquidacin.
Gestiona firmas
correspondientes y
traslada a Direccin
Financiera.
Fin


Ejecucin por acreditamiento en cuenta

Describir el procedimiento para el registro de la ejecucin de fondos mediante la modalidad de acreditamiento en

cuenta.
Inicia: Recepcin de expediente para pago por acreditamiento en cuenta.

Finaliza: Solicitud de pago a Tesorera Nacional.

b) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento
c) Ley del Impuesto Sobre la Renta
d) Ley del Impuesto al Valor Agregado
e) Cdigo de Comercio de Guatemala
1. Generales
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin de adquisiciones y la
aplicacin de la presente normativa.
Etapa de Compromiso
Recibe y revisa expediente de compra conformado segn procedimiento
que corresponda por modalidad de compra.
1. No: devuelve expediente a Responsable de Compras para que realice Responsable de Presupuesto
correcciones o ampli informacin.
S: solicita, imprime y firma CUR en estatus solicitado en el Sistema de
Gestin SIGES.
2. Traslada expediente de compra a Jefe de DSAI. Responsable de Presupuesto

3. Revisa, firma y aprueba el CUR de Compromiso. Jefe de DSAI
Imprime CUR de Compromiso en estado de Aprobado, firma y traslada a

4. Jefe de DSAI
Notifica al Responsable de Compras que se encuentra finalizada la etapa

de compromiso y archiva CUR de Compromiso. y traslada el expediente
adjuntando el CUR de Compromiso, para que contine el procedimiento
que corresponda por modalidad de compra.
Etapa de Devengado
Recibe expediente de compra conformado segn procedimiento que
corresponda por modalidad de compra, que incluya Liquidacin.
Responsable de Presupuesto o persona
1. No: Devuelve a Responsable de Compras para que realice correcciones o designada
ampli informacin.
S: solicita, imprime y firma CUR en estatus solicitado en el Sistema de
Gestin SIGES.
Responsable de Presupuesto o persona
2. Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI.
designada
Revisa el CUR de devengado solicitado en SIGES.
Existen correcciones?
3. S: Devuelve a Responsable de Presupuesto o persona designada para Jefe de DSAI
correcciones.
No: Firma y aprueba el CUR en SIGES.
Imprime CUR de Devengado en estado de Aprobado, firma traslada a

4. Jefe de DSAI
Solicita pago por medio de correo electrnico a la Direccin Financiera, Responsable de Presupuesto o persona
5. consolida el expediente y archiva. designada
Responsable de Tesorera de
6. Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorera Nacional. Departamento de Administracin
Financiera

Diagramas de Flujo

ETAPA DE COMPROMISO
(1 de 1)
Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI
Inicio
Recibe y revisa
expediente de
compra conformado
segn
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra
Solicita, imprime y
firma CUR en
Revisa, firma y
Cumple con los estatus solicitado
S aprueba el CUR de
requisitos? en el Sistema de
Compromiso.
Gestin SIGES,
traslada expediente
No
Devuelve
expediente a
Responsable de
Compras para que Notifica al
realice correcciones Responsable de
o ampli Compras que se
informacin Imprime CUR de
encuentra finalizada
Compromiso en
la etapa de
estado de
compromiso y
Aprobado, firma y
archiva CUR de
traslada a
Compromiso. y
Responsable de
traslada el
Presupuesto.
expediente
adjuntando el CUR
de Compromiso.
Fin

ETAPA DE DEVENGADO
(1 de 1)
Responsable de
Tesorera de
Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI Departamento de
Administracin
Financiera
Inicio
Recibe expediente
de compra
conformado segn
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra, que incluya
Liquidacin
Solicita, imprime y
Revisa el CUR de
firma CUR en
Cumple con los devengado
S estatus solicitado
requisitos? solicitado en
en el Sistema de
SIGES.
Gestin SIGES.
No
Devuelve
expediente a
Responsable de
Compras para que Existen
realice correcciones Corrige. S
correcciones?
o ampli
informacin
No
Firma y aprueba el
CUR en SIGES.
Solicita pago por

Imprime CUR de
medio de correo
Devengado en
electrnico a la
estado de
Direccin
Aprobado, firma
Financiera,
traslada a
consolida el
Responsable de
expediente y
Presupuesto.
archiva.
Recibe solicitud,
revisa contra el
SICOIN y solicita
pago a Tesorera
Nacional
Fin


Constitucin, reposicin y liquidacin del fondo de caja chica

Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener
disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes.
Inicia: Solicitud de la autorizacin para la Constitucin del Fondo de Caja Chica.

Finaliza: Registro en el libro de bancos el detalle del cheque.
Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas
1. Generales
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deber realizar como mnimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integracin sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejar constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada ser comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deber realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
comn. S existiese faltante de recursos estos debern ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das hbiles;
y para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podr autorizar la
emisin de ms de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale autorizado y el Responsable reportar
dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicacin de las
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin de adquisiciones y la
aplicacin de la presente normativa.
2.2. En caso de perodo de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el regln presupuestario 011 o 022 y que est
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administracin del Fondo Rotativo
Interno no debern tener bajo su cargo la administracin del fondo de Caja Chica.

3. Normas aplicables a la administracin del fondo de Caja Chica
3.1. Naturaleza: Est constituido por la disponibilidad de efectivo, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno de
cada dependencia o unidad ejecutora.
3.2. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad
ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trmite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de
Compra y que no ocasionen existencias de almacn excepto alimentos y productos perecederos
3.3. Constitucin y liquidacin de Caja Chica: La constitucin del Fondo de Caja Chica, se efectuar conforme a la
Resolucin emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia; para el efecto, se girar el cheque a
nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, el cual se entregar a travs del Vale de Fondo Rotativo
Interno; el cual se liquidar con la documentacin de legtimo abono y el depsito efectuado a la cuenta del Fondo
Rotativo Interno conforme las disposiciones que se establecen en el Procedimiento de Constitucin, Reposicin y
Liquidacin del Fondo de Caja Chica.
3.4. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituir de conformidad a un porcentaje mximo aplicado al monto del Fondo
Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla:
RANGO DE FONDO ROTATIVO INTERNO PORCENTAJE
INTERNO EN QUETZALES MXIMO
0 a 20,000 25
20,001 a 40,000 20
40,001 a 80,000 15
80,001 en adelante 10
3.5. Grupos de gastos ejecutables: nicamente se atendern desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos
presupuestarios 100 Servicios no personales, 200 Materiales y Suministros; especficamente de los renglones
descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas; as mismo podrn pagarse gastos del rengln 419 Otras
transferencias a personas, particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos
asociados.
3.6. Reposicin
3.6.1. Se debe presentar reposicin de caja chica por lo menos una vez al mes, con el propsito de garantizar la
disponibilidad de recursos.
3.6.2. Para la reposicin del fondo, el Responsable del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un
cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, quien es el nico responsable de la
administracin del mismo, por un valor igual al total del gasto documentado.
3.6.3. El cheque emitido, que corresponde al reintegro de la reposicin del Fondo de Caja Chica, debe hacerse
efectivo de inmediato, con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que
se presenten.
3.7. Control
3.7.1. El monto por gasto que puede cubrirse con fondos de caja chica no deber superar los cinco mil quetzales
exactos (Q.5,000.00);
3.7.2. El valor a cubrir por gasto es hasta un mximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica, siempre y
cuando este monto no supere los cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00).
3.7.3. Las reposiciones de Caja Chica se registrarn conforme al procedimiento de Constitucin, Reposicin y
Liquidacin del Fondo de Caja Chica.
3.7.4. A los documentos de legtimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deber
colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA, nmero de listado de Caja Chica que
corresponde, el nmero y fecha del cheque de reposicin.
3.7.5. La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo, segn corresponda y en ausencia de
ellos, podr ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
3.7.6. El fondo ser resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad.
3.8. Libros y Formas: Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, as como
los descritos en el Procedimiento de Compra Directa y Constitucin, Reposicin y Liquidacin del fondo de Caja
Chica.
Constitucin del Fondo de Caja Chica

Elabora proyecto de Resolucin Interna para la Constitucin del Fondo de
Caja Chica, considerando lo siguiente:
- Monto aprobado en la constitucin del Fondo Rotativo Interno Jefe de DSAI o Persona designada
1.
- Porcentaje establecido en la normativa segn el monto
autorizado.
- Histrico de rotacin del fondo de caja chica de la dependencia
Revisa proyecto de Resolucin Interna para la Constitucin del Fondo de
Caja Chica.
Existen correcciones? Autoridad Administrativa Superior
2. de la dependencia
S: devuelve para modificaciones a Jefe de DSAI.
No: autoriza Resolucin Interna para la Constitucin de Caja Chica y
traslada a Jefe de DSAI.
Recibe Resolucin autorizada y traslada al Responsable de Fondo Rotativo Jefe de DSAI
3.
Interno.
Notifica al Responsable de Caja Chica la Resolucin Interna autorizada para
la constitucin de dicho fondo y solicita la elaboracin del Vale Responsable de Fondo Rotativo
4. Interno
correspondiente al Fondo Rotativo Interno por el monto autorizado segn
resolucin.
Emite el cheque y elabora Vale al Responsable de Fondo de Caja Chica,
mediante el cual se deja constancia de la entrega del Cheque consignando
como mnimo:
- Nmero y Fecha de aprobacin de Resolucin Interna para la
Constitucin del Fondo de Caja Chica.
5. - Monto del Fondo de Caja Chica.
Interno
- Fecha de solicitud.
- Nombres y apellidos completos del responsable del Fondo de Caja
Chica.
- Firma y sello del responsable del Fondo de Caja Chica
Traslada a Responsable de Fondo de Caja Chica.
6. Traslada Vale y cheque a Jefe de DSAI. Interno
Firma cheque y vale, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Jefe/Subjefe de DSAI

7.
Dependencia.
Firma cheque y traslada conjuntamente con vale a Responsable de Fondo Autoridad Administrativa Superior
8. de la dependencia
Rotativo Interno.
Responsable del Fondo Rotativo
9. Recibe y entrega el cheque al Responsable del Fondo de Caja Chica. Interno

10. Firma Vale, recibe y hace efectivo el Cheque. Responsable del Fondo de Caja Chica

Reposicin del Fondo de Caja Chica
Al haber ejecutado como mximo un cincuenta por ciento del total del
monto autorizado de caja chica, puede solicitar la reposicin de los Responsable de Caja Chica
1.
recursos financieros utilizados con la sustentacin de los comprobantes de
legtimo abono.
Llena el formulario Liquidacin y Reposicin del Fondo de Caja Chica en el
2. que se realiza el detalle de los documentos originales de legtimo abono, Responsable de Caja Chica
firma y traslada a revisin del Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Revisa segn la normativa interna cada uno de los documentos de legtimo
abono detallados en el formulario de Liquidacin y Reposicin del Fondo
de Caja Chica
Existen correcciones? Responsable de Fondo Rotativo
3. Interno
No: autoriza la reposicin mediante firma del formulario, emite cheque y
traslada a Jefe de DSAI.
S: devuelve al Responsable de Caja Chica para que efecte las correcciones
necesarias.
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Administrativa Jefe/Subjefe de DSAI
4.
5. Firma cheque y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. la dependencia
6. Entrega cheque a Responsable de Caja Chica. Interno
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento Responsable de Fondo Rotativo
7. Interno
de Manejo y Reposicin de Fondo Rotativo Interno.
Liquidacin del Fondo de Caja Chica

Recibe notificacin de la Direccin Financiera mediante la cual se establece
1. la fecha de liquidacin del Fondo Rotativo Interno y traslada al Jefe de
la dependencia
DSAI.
Recibe notificacin, traslada e instruye al Responsable de Fondo Rotativo
2. Jefe de DSAI
Interno.
Coordina con el Responsable de Caja Chica las fechas de liquidacin final Responsable de Fondo Rotativo
3. del Fondo de Caja Chica. Interno
Elabora el listado de documentos de legtimo abono para la liquidacin
4. Responsable de Caja Chica
final segn formato de Liquidacin y Reposicin de Caja Chica.
Deposita el saldo en efectivo del Fondo de Caja Chica en la cuenta

monetaria de Fondo Rotativo Interno.
Integra el monto autorizado del Fondo de Caja Chica, con la boleta de

6. depsito y el Formulario de Liquidacin y Reposicin del Fondo de Caja Responsable de Caja Chica
Chica debidamente firmado.
Entrega los documentos de legtimo abono y boleta de depsito al

Responsable de Fondo Rotativo Interno.

Verifica la liquidacin del Fondo de Caja Chica.
Es correcta la informacin segn la normativa interna?
8. No: Devuelve a Responsable de Fondo de Caja Chica para correcciones. Interno
S: Liquida el vale de Constitucin del Fondo de Caja Chica imprimiendo
sello de liquidado.
Entrega copia del vale liquidado al Responsable de Caja Chica para su Responsable de Fondo Rotativo
9. control y archivo. Interno
Diagramas de Flujo

Constitucin del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Jefe de DSAI o Persona Responsable de Fondo Responsable del Fondo de
Superior de la
designada Rotativo Interno Caja Chica
dependencia
Inicio
Elabora proyecto de Revisa proyecto de

Resolucin Interna Resolucin Interna
para la Constitucin para la Constitucin
del Fondo de Caja del Fondo de Caja
Chica. Chica.
Existen
S
correcciones?
No
Recibe Resolucin
Autoriza Resolucin
autorizada y Notifica al
Interna para la
traslada al Responsable de Caja
Constitucin de Caja
Responsable de Chica la Resolucin
Chica y traslada a
Fondo Rotativo Interna autorizada
Jefe de DSAI.
Interno. para la constitucin
de dicho fondo y
solicita la
elaboracin del Vale
correspondiente al
Fondo Rotativo
Interno por el
monto autorizado
segn resolucin.
Emite el cheque y
elabora Vale al
Responsable de
Fondo de Caja
Chica, mediante el
cual se deja
constancia de la
entrega del Cheque.
Firma cheque y vale,

traslada a Autoridad
Traslada Vale y
Administrativa
cheque.
Superior de la
Dependencia.
Firma cheque y
Recibe y entrega el
traslada
cheque al Firma Vale, recibe y
conjuntamente con
Responsable del hace efectivo el
vale a Responsable
Fondo de Caja Cheque.
de Fondo Rotativo
Chica.
Interno.
Fin

Reposicin del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Superior de la
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como mximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposicin de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
Liquidacin y
Revisa segn la
Reposicin del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legtimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legtimo abono,
firma y traslada
Existen
S
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposicin mediante para firma de la
Firma cheque y
firma del Autoridad
traslada.
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.

Administrativa
Superior de la
Dependencia.
Registra en el libro
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposicin de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin

Liquidacin del Fondo de Caja Chica
(1 de 1)
Superior de la Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como mximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposicin de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
Liquidacin y
Revisa segn la
Reposicin del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legtimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legtimo abono,
firma y traslada
Existen
S
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposicin mediante para firma de la
firma del Autoridad
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.
Firma cheque y
traslada.
Administrativa
Superior de la
Dependencia.
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposicin de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin


Elaboracin de caja fiscal de unidad ejecutora

Describir los pasos para realizar la elaboracin de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Pblicas, con el objetivo de cumplir con la rendicin ante la Contralora General de Cuentas.
Inicia: Integracin de la documentacin generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos
financieros.
Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal.
a) Normas de ejecucin del presupuesto

b) Normativa de la Contralor
c) Normas de carcter tcnico y de aplicacin obligatoria, para el uso de formularios, talonarios y reportes para el
registro, control y rendicin de cuentas
d) Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas
1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos das hbiles del mes.
2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realizacin de la caja fiscal de DSAI son:
o Recibos de Ingresos 63-A o 92A,
o Nminas con su documentacin de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna durante el
mes anterior.
3) Los responsables velarn porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes
siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4) El formulario 200-A-3, debe contener las firmas de la persona que la elabora, el Jefe de la Departamento de Servicios
Administrativos Internos o y Director o Subdirector, Tesorero o Subtesorero, segn corresponda.
5) Las Cajas Fiscales debern quedar archivadas y resguardadas al finalizar el perodo fiscal. Las copias debern
distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
6) Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar

Revisa, ordena e integra la documentacin generada por Ingresos y Egresos
de recursos financieros al Fondo Rotativo Interno y a la Cuenta de Sueldos Responsable de Fondo Rotativo
1. y Salarios, para el pago del tiempo extraordinario (FR03 con todos los Interno o persona designada
documentos de respaldo).
2. Elabora Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
Interno o persona designada
Realiza Integracin del monto autorizado del Fondo Rotativo Interno,
3. indicando el saldo de efectivo en Caja Chica, el Saldo en el Banco y los
documentos de legtimo abono, en la parte posterior de la Forma 200-A-3.
Requiere informacin e integra las diversas Formas autorizadas por la
Contralora General de Cuentas (Formas de Almacn y Caja), utilizadas Responsable de Fondo Rotativo
4. durante el periodo de rendicin de cuentas, detallando el correlativo y el Interno o persona designada
saldo de Formas existente.

Traslada Caja Fiscal de Ingresos y Egresos, adjuntando estado de cuenta

5. para cotejar lo reportado en Caja Fiscal contra saldo bancario, y
documentacin de Respaldo, a Sub-Jefe de DSAI o persona designada.
Recibe y revisa Caja Fiscal de Ingresos y Egresos.
Est correcta?
6. Sub-Jefe de DSAI o persona designada
No: Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Interno o
persona designada, para que efecte las correcciones necesarias.
S: Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para impresin en el
Formulario Autorizado por Contralora (200-A-3) en original y dos copias.
Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la Responsable de Fondo Rotativo
7. Contralora (200-A-3) en original y dos copias, traslada a Jefe de DSAI. Interno o persona designada
Firma Caja Fiscal y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la

8. Jefe de DSAI
dependencia.
9. Firma Caja Fiscal y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno.
la dependencia
Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contralora General Responsable de Fondo Rotativo
10. de Cuentas, Seccin de Formas y Talonarios. Interno o persona designada
El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03 y Responsable de Fondo Rotativo
11. Nminas de Tiempo extraordinario, para su archivo. Interno persona designada

12. Archiva original para resguardo. Interno, persona designada

Diagramas de Flujo

(1 de 2)
Responsable de Fondo Rotativo o Persona Designada
Inicio
Revisa, ordena e
integra la
documentacin
generada por
Ingresos y Egresos
de recursos
financieros al Fondo
Rotativo Interno y a 2
la Cuenta de
Sueldos y Salarios,
para el pago del
tiempo
extraordinario
(FR03 con todos los
documentos de
respaldo).
Elabora Caja Fiscal

de Ingresos y
Egresos.
Realiza Integracin
del monto
autorizado del
Fondo Rotativo
Interno, indicando
el saldo de efectivo
en Caja Chica, el
Saldo en el Banco y
los documentos de
legtimo abono, en
la parte posterior de
la Forma 200-A-3.
Requiere
informacin e
integra las diversas
Formas autorizadas
por la Contralora
General de Cuentas
(Formas de Almacn
y Caja), utilizadas
durante el periodo
de rendicin de
cuentas, detallando
el correlativo y el
saldo de Formas
existente.
Traslada Caja Fiscal

de Ingresos y
Egresos, adjuntando
estado de cuenta
para cotejar lo
reportado en Caja
Fiscal contra saldo
bancario, y
documentacin de
Respaldo, a Sub-Jefe
de DSAI o persona
designada.

(2 de 2)
Sub-Jefe de DSAI o persona designada Rotativo o Persona Jefe de DSAI
Superior
Designada
Recibe y revisa Caja

Fiscal de Ingresos y
Egresos.
Devuelve a
Imprime la caja
Responsable de
fiscal en el
Fondo Rotativo Firma Caja Fiscal y
formulario Firma Caja Fiscal y
Interno para traslada a la
Autorizado por traslada a
impresin en el Autoridad
Est correcta? S parte de la Responsable de
Formulario Administrativa
Contralora (200-A- Fondo Rotativo
Autorizado por Superior de la
3) en original y dos Interno.
Contralora (200-A- dependencia.
copias, traslada a
3) en original y dos
No Jefe de DSAI.
copias.
Regresa Caja Fiscal

al Responsable de
Fondo Rotativo
Elabora
Interno o persona
conocimiento para
designada, para que
trasladar el
efecte las
duplicado a la
correcciones
Contralora General
necesarias.
de Cuentas, Seccin
de Formas y
Talonarios.
El triplicado se
adjunta en los
documentos de
respaldo de los FR-
03 y Nminas de
Tiempo
extraordinario, para
su archivo.
Archiva original
para resguardo.
Fin

02 1 de 6
Administracin de Tiempo Extraordinario

Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificacin, ejecucin y gestin de pago en concepto de tiempo
extraordinario, en el marco de la normativa aplicable.
Inicia: El Jefe de Departamento de la Dependencia registra la programacin de tiempo extraordinario en el Mdulo de
Gestin de Tiempo Extraordinario.
Finaliza: El Analista y/o Asistente de Nmina liquida nmina de tiempo extraordinario.
a. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

b. Ley del Servicio Civil y su Reglamento
c. Ley Orgnica del Presupuesto
d. Cdigo de Trabajo
e. Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas
f. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo del Ministerio de Finanzas Pblicas vigente
g. Manual de Funciones de la Direccin de Recursos Humanos
1) La jornada ordinaria de trabajo para los servidores pblicos no podr ser menor de cuarenta (40) horas, ni
exceder en ningn caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales, por lo que todo trabajo autorizado y
efectivamente realizado fuera de la jornada ordinaria, constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada
como tal, al igual que el tiempo laborado durante los das de descanso, festivos, asuetos o permisos autorizados
por autoridad competente.
2) La autorizacin para laborar tiempo extraordinario procede nicamente por necesidades en el servicio derivadas
de actividades eventuales, proyectos, actividades especficas o circunstancias de naturaleza excepcional, con
carcter urgente y a lo dispuesto en el artculo 26 del Decreto nmero 101-97 del Congreso de la Repblica de
Guatemala, Ley Orgnica del Presupuesto.
3) El tiempo laborado para subsanar errores, negligencia o ausencia injustificada, no ser reconocido como tiempo
extraordinario, tampoco se reconocer al personal que se encuentre designado en comisin oficial y le sea
asignado el pago de viticos.
4) El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecucin de las actividades para las cuales fue autorizado,
extremo que ser verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisin.
5) El pago por tiempo extraordinario puede hacerse nicamente al personal nombrado bajo el rengln
presupuestario 011 Personal Permanente, contratado bajo rengln 022 Personal por Contrato y al personal
de seguridad ejecutiva contratado por el rengln 021 Personal Supernumerario; en todo caso, dichos
empleados deben ser debidamente autorizados para laborar tiempo extraordinario.
6) Por las caractersticas propias de sus funciones, es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a
los ocupantes de los siguientes puestos:
a. Ministro
b. Viceministros
c. Directores y Subdirectores
d. Tesorero y Subtesorero Nacional
e. Secretario General
f. Jefes y Subjefes de Departamento
g. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial
h. Personal de Seguridad Operativa
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio podr pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes
de Departamento, siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia lo autorice.
7) El tiempo extraordinario ser conocido como tal, siempre que se trate de una hora continua de trabajo, como
mnimo; para su cmputo, despus de la primera hora debern totalizarse las horas y minutos efectivamente
laborados y enmarcados en lo autorizado, debiendo convertir los minutos en horas y/o fraccin de hora segn
corresponda, a efecto de establecer la cifra decimal que servir de base para la elaboracin de la nmina de
pago.
8) El tiempo extraordinario autorizado por empleado, no deben exceder de dos (2) horas diarias en das hbiles ni
de cuatro (4) horas diarias en das inhbiles, es decir, das de descanso, festivo, asueto o permiso autorizado por
autoridad competente, no debiendo exceder de setenta y dos (72) hora al mes.
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio de carcter estrictamente temporal y urgente, podr

autorizarse tiempo extraordinario adicional hasta un mximo de cuatro (4) horas diarias en das hbiles y de
ocho (8) horas diarias en das inhbiles, sin exceder de ciento cuarenta y cuatro (144) horas al mes, siempre que
sea autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia o Autoridad Superior segn
corresponda.
9) Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia debern de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo
con las necesidades institucionales y disponibilidad presupuestaria; asimismo elaborar su programacin
financiera mensual para poder cubrir este gasto.
10) La programacin mensual del tiempo extraordinario ser autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de
cada Dependencia, dentro de los primero quince (15) das calendario del mes anterior a su ejecucin. El tiempo
extraordinario no programado que deriv de circunstancias imprevistas de carcter urgente de un mes anterior
y del mes actual, ser gestionado como una programacin eventual. Las reprogramaciones sern autorizadas
por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, pudiendo reprogramar nicamente: empleados
designados, horarios, cantidad de horas y fechas, para estos casos se considerar su pago en la nmina del mes
actual o en la del mes siguiente, segn la disponibilidad presupuestaria financiera.
11) Las actividades genricas que surjan y que no fueron consideradas en el Mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario, se deber solicitar su incorporacin al catlogo, a travs de un oficio dirigido a la Direccin de
Recursos Humanos, para su anlisis y creacin, si procede.
12) La programacin de actividades de tiempo extraordinario podr realizarse con las opciones: a) de ejecucin
detallada y b) sin ejecucin detallada.
Para las actividades que se programen con la opcin de ejecucin detallada el mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario validar que todos los empleados incluidos en dicha programacin deben realizar una solicitud
por cada da que necesiten laborar tiempo extraordinario, segn los parmetros y el formato establecido en el
Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario.
Para la programacin de actividades sin ejecucin detallada, el Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario,
validar de forma automtica en el pago para cada empleado: las fechas, cantidad de horas y horarios
establecidos desde la programacin. Esta modalidad de programacin podr incluir las siguientes actividades:
seguridad ejecutiva, conduccin de vehculos, ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecucin
detallada.
13) El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario, debe registrar el ingreso y egreso de sus labores,
exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Direccin de Recursos Humanos. El personal que por
causas de fuerza mayor, est imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido,
deber registrarla en los medios alternos autorizados por la Direccin de Recursos Humanos, con la debida
justificacin. El pago de tiempo extraordinario ser reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la
presente normativa.
14) La Direccin de Recursos Humanos en coordinacin con la Direccin de Tecnologas de la Informacin,

administrar los usuarios y perfiles del Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario, quedando bajo su
responsabilidad la definicin de los lineamientos para la creacin, modificacin e inactivacin de usuarios y
perfiles; as mismo, disear y autorizar los formatos a utilizar.
15) La persona designada en cada Dependencia, deber generar del Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario el
reporte que respalde las actividades realizadas, fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y
solicitarles su firma a ms tardar en los primeros dos (2) das hbiles del mes siguiente en que se labor tiempo
extraordinario, dicho reporte servir de soporte para el pago de la nmina correspondiente.
16) Gestin de Pago de Tiempo Extraordinario. En este proceso, la persona designada en cada Dependencia deber
realizar la consolidacin de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que
realizaron los mismos en medios alternos autorizados y realizar la carga en el Mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) das hbiles del mes siguiente en que se labor tiempo
extraordinario. Posteriormente establecer y definir el monto que se ejecutar en la nmina correspondiente.
17) El pago de tiempo extraordinario se realizar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes al mes en que fue
laborado, para lo cual las Dependencias debern aprobar su Gestin de Pago en los primeros diez (10) das
hbiles del mes siguiente en que se labor el mismo.
Cada Dependencia es responsable de la aprobacin del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente.
18) El tiempo extraordinario ser reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el
trabajador se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades.
19) El pago por tiempo extraordinario ser calculado de conformidad al artculo 121 del Decreto nmero 1441,
Cdigo de Trabajo, por la Direccin de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas
Dependencias, a la cual se aplicar los descuentos establecidos en la Ley; para el efecto, utilizar el Sistema de
Nmina y Registro de Personal, o el que en el futuro corresponda, aplicndolo de la forma siguiente:
1 2 3 4 5 6 7
VALOR POR HORAS LQUIDO
SUELDO NOMINAL I.G.S.S. I.S.R.
HORA LABORADAS
Salario Base,
Complemento Total de horas Columna 4 Columna 4
Personal al Columna 1 tabuladas y Columna 2 por Columna 4 menos menos
Salario y Bonos por 0.00625 enmarcadas en columna 3 por 0.03 columna 5 por columna 5 y 6
(excepto el lo autorizado 0.05
bono 66-200)
20) El pago por tiempo extraordinario se har con cargo a los renglones presupuestarios 041 Servicios
extraordinarios de personal permanente y 042 Servicios extraordinarios de personal temporal. Si en el futuro
por consideraciones de carcter tcnico o de polticas presupuestarias, tales renglones presupuestarios cambian
de denominacin, sus equivalentes absorbern el carcter cualitativo de las presentes disposiciones.
21) La Direccin de Recursos Humanos es responsable de la liquidacin de la nmina en el Sistema de Nmina y

Registro de Personal o en el sistema que corresponda.
22) El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto, ser gestionado por la Direccin de Recursos
Humanos.
23) Los casos no previstos sern resueltos, en su orden por la Direccin de Recursos Humanos, el Vice Despacho de
Administracin Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial.

Solicita autorizacin por escrito a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de Departamento de la
1.
dependencia indicando el trabajo a realizar, la fecha en la que se realizar, as dependencia
como el nmero de horas que se utilizarn.
Evala la solicitud, y determina si procede la autorizacin
Procede la autorizacin?
2. S: Autoriza y continua procedimiento
No: Informa la no procedencia y finaliza procedimiento o solicita modificaciones
y regresa al paso No. 1.
Registra programacin mensual de tiempo extraordinario en el Mdulo de
Gestin de Tiempo Extraordinario y enva al Jefe Administrativo o persona Jefe del Departamento de la
3.
designada de la Dependencia para la revisin presupuestaria y solicitud de Dependencia
aprobacin respectiva.
Revisa y verifica que exista disponibilidad presupuestaria para la programacin
de tiempo extraordinario.
Existe disponibilidad presupuestaria?
S: Aprueba y enva programacin de tiempo extraordinario a la Autoridad Jefe Administrativo o persona
4.
Administrativa Superior de la dependencia y contina con el paso No. 6. designada de la Dependencia
No: Rechaza programacin de tiempo extraordinario y regresa a Jefe del
Departamento para las modificaciones correspondientes y contina
procedimiento.
Analiza si puede readecuar la programacin de tiempo extraordinario en funcin
de las necesidades del Departamento y disponibilidad presupuestaria.
Puede realizar readecuacin a la programacin? Jefe del Departamento de la
5.
S: Modifica la programacin segn prioridades y regresa al paso No. 2. dependencia
No: Gestiona modificacin presupuestaria segn procedimiento establecido y
regresa al paso No. 2.
Revisa y verifica que la programacin de tiempo extraordinario responda a las
necesidades en el servicio y a los objetivos institucionales para su autorizacin.
La programacin responde a las necesidades en el servicio y objetivos
6. institucionales?
S: Autoriza programacin y contina procedimiento.
No: Rechaza programacin de tiempo extraordinario para modificaciones y
regresa al paso No. 3.
Jefe de Departamento de la
7. Informa al personal a su cargo sobre el tiempo extraordinario autorizado.
dependencia
Consolida reportes de marcajes en medios alternos y realiza carga en el Mdulo Persona designada de la
8.
de Gestin de Tiempo Extraordinario. dependencia
Genera Reporte Individual de Tiempo Extraordinario, revisa y verifica si la
cantidad de horas indicadas en el Reporte se encuentran respaldadas por el
reporte del sistema de marcaje o medios alternos cuando corresponda.
El tiempo reportado se respalda con marcajes? Persona designada de la
9.
S: Imprime los Reportes Individuales de Tiempo Extraordinario laborados dependencia
durante el mes y solicita firma de cada empleado.
No: Realiza ajustes al Reporte Individual de Tiempo Extraordinario del empleado,
imprime y solicita firma de cada empleado.
Integra informacin, realiza la Gestin de Pago y solicita su autorizacin a la Persona designada de la
10.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. dependencia
11. Autoriza el pago de la nmina de tiempo extraordinario de la dependencia.
Liquida nmina de tiempo extraordinario, segn procedimiento de pago
12. Analista y/o Asistente de Nmina
establecido.

Diagramas de Flujo
(1 de 2)
Jefe Administrativo o persona designada de la

Jefe de Departamento de la dependencia Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Dependencia
Inicio
A
Solicita autorizacin
por escrito a la
Autoridad
Administrativa
Evala la solicitud, y
Superior de la
determina si
dependencia
procede la
indicando el trabajo
autorizacin
a realizar, la fecha
en la que se
realizar, as como
el nmero de horas Informa la no
que se utilizarn. procedencia y
finaliza
procedimiento o Procede la
No
solicita autorizacin?
modificaciones y
Registra regresa al paso No.
programacin 1.
S
mensual de tiempo
extraordinario en el
Mdulo de Gestin
de Tiempo
2 Autoriza y continua
Extraordinario y
procedimiento.
enva para la
revisin
presupuestaria y
solicitud de
aprobacin
Revisa y verifica que
respectiva.
exista disponibilidad
presupuestaria para
la programacin de
tiempo
extraordinario.
Analiza si puede
readecuar la Rechaza
programacin de programacin de
tiempo tiempo
Existe
extraordinario en extraordinario y
No disponibilidad
funcin de las regresa a Jefe del
presupuestaria?
necesidades del Departamento para
Departamento y las modificaciones
disponibilidad correspondientes
presupuestaria. S
Aprueba y enva
programacin de
tiempo
Puede realizar extraordinario a la
Modifica la Autoridad
readecuacin a
S programacin segn Administrativa
la
prioridades Superior de la
programacin?
dependencia
Gestiona
modificacin
presupuestaria
segn
procedimiento
establecido

(2 de 2)
Jefe de Departamento de Analista y/o Asistente de

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Persona designada de la dependencia
la dependencia Nmina
Revisa y verifica que

la programacin de
tiempo
extraordinario
responda a las
necesidades en el
servicio y a los
objetivos 2
institucionales para
su autorizacin.
La programacin Rechaza
responde a las
programacin de
necesidades en el
No tiempo
servicio y
objetivos extraordinario para
institucionales? modificaciones
S
Consolida reportes
Informa al personal de marcajes en
Autoriza
a su cargo sobre el medios alternos y
programacin y
tiempo realiza carga en el
contina
extraordinario Mdulo de Gestin
procedimiento
autorizado. de Tiempo
Extraordinario.
Genera Reporte
Individual de
Tiempo
Extraordinario,
revisa y verifica si la
cantidad de horas
indicadas en el
Reporte se
encuentran
respaldadas.
Realiza ajustes al
Reporte Individual
El tiempo
de Tiempo
reportado se
No Extraordinario del
respalda con
marcajes? empleado, imprime
y solicita firma de
cada empleado.
S
Imprime los
Reportes
Individuales de
Tiempo
Extraordinario
laborados durante
el mes y solicita
firma de cada
empleado
Integra informacin,
realiza la Gestin de
Autoriza el pago de
Pago y solicita su
la nmina de
autorizacin a la
tiempo
Autoridad
extraordinario de la
Administrativa
dependencia.
Superior de la
dependencia. Liquida nmina de
tiempo
extraordinario,
segn
procedimiento de
pago establecido.
Fin

Procedimientos de Planificacin de Adquisiciones
Planificacin/Adquisiciones 01 1 de 5
Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones

(PACC)
Describir las actividades y criterios que deben realizarse y aplicarse para la vinculacin que debe existir entre
el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: i) Solicitud de vinculacin POA y PACC a las dependencias, ii) identificacin de necesidades de
actualizacin POA y/o PACC.
Finaliza: i) Consolidacin de informacin del POA y PACC, ii) Actualizacin del Plan Operativo Anual
institucional (POA).
a) Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento

b) Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento
c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribucin Analtica de Presupuesto del ao fiscal vigente
d) Normas de Control Interno Gubernamental de la Contralora General de Cuentas
e) Directrices para la formulacin plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el marco de la
gestin por resultados, normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP) para proyectos de
inversin pblica del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN y otras disposiciones aplicables
f) Directrices para la ejecucin del presupuesto del ejercicio fiscal vigente
g) Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
1. Es responsabilidad de la Autoridad Administrativa Superior de cada dependencia del Ministerio de

Finanzas Pblicas velar por:
a) Mantener actualizado y vinculado el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y
Contrataciones (PACC) de la dependencia
b) Que todas las compras y contrataciones que se ejecuten durante el ejercicio fiscal estn incluidas en
el Plan Anual de Compras y Contrataciones aprobado; Se exceptan de la obligacin de incluir en el
Programa Anual de Adquisiciones Pblicas, las que no superen el monto definido en la Ley para la
modalidad de Baja Cuanta
c) Enviar copia de las actualizaciones aprobadas del Plan Anual de Compras y Contrataciones que
impacten en el Plan Operativo Anual, a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional
(DIPLANDI) y Direccin Financiera
2. Todas las dependencias del MINFIN debern enviar a la Direccin de Asuntos Administrativos (DAA) las
actualizaciones a su Plan Anual de Compras y Contrataciones para que se gestione la aprobacin por
parte de la Autoridad Superior.
3. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o
Subdirector de la dependencia segn corresponda.
Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Planificacin Y
Formulacin del Presupuesto
Enva oficio a la Autoridad Administrativa Superior de las dependencias,

solicitando la vinculacin del Plan Operativo Anual (POA) y el Plan Anual Autoridad Administrativa
1. de Compras y Contrataciones (PACC), con los lineamientos Superior DIPLANDI
correspondientes.
2. Recibe oficio con lineamientos para la vinculacin del POA y el PACC, e Autoridad Administrativa

instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos Superior de la dependencia

para que coordine con los Jefes de Departamento la aplicacin y
cumplimiento de los lineamientos recibidos por parte de la Direccin de
Planificacin y Desarrollo Institucional.
En el caso de las dependencias adheridas a la Direccin de Asuntos

Administrativos, el Enlace Administrativo de la dependencia coordina con
Jefes de Departamento y con la Direccin de Asuntos Administrativos.
Coordina el proceso de vinculacin del Plan Operativo Anual y el Plan

Jefe de Departamento de
Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos
Servicios Administrativos
3. establecidos para la elaboracin del POA y del PACC, y en funcin a los
Internos o Enlace
lineamientos recibidos por parte de la Direccin de Planificacin y
Administrativo Financiero
Desarrollo Institucional.
Realizan las actividades correspondientes para la vinculacin del Plan

Operativo Anual y el Plan Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo
Jefes de Departamento
4. a los lineamientos recibidos y traslada al Jefe de Departamento de
dependencias
Servicios Administrativos Internos o Enlace Administrativo Financiero,
segn aplique.
Consolida el documento que vincula el Plan Operativo Anual y el Plan

Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia, verificando el
cumplimiento de los lineamientos recibidos.
Cumple con los lineamientos establecidos? Servicios Administrativos
5. Internos o Enlace
S: traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia y
contina en paso nmero 6. Administrativo Financiero
No: devuelve informacin al Jefe de departamento, indicando las
observaciones correspondientes y regresa a paso nmero 4.
Recibe documento que vincula el POA y el PACC, verifica que responda a

las necesidades de la dependencia y que cumpla con los lineamientos
establecidos.
Est de acuerdo con el documento? Autoridad Administrativa
S: Enva a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, para el
seguimiento respectivo y contina en paso nmero 7.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a
paso nmero 4.
Recibe documento que incluye vinculacin del POA y PACC de la

7. dependencia y traslada al rea de Planificacin de la DIPLANDI, para
Superior DIPLANDI
continuar el procedimiento respectivo.
Revisa informacin enviada por las dependencias y verifica cumplimiento

de lineamientos.
Cumple lineamientos?
Encargado del rea de
8. S: consolida informacin del POA y PACC de acuerdo al procedimiento Planificacin DIPLANDI
establecido.
No: devuelve informacin a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.

Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Ejecucin del
Presupuesto
Identifica necesidad de actualizacin del Plan Operativo Anual (POA) y/o Autoridad Administrativa
1. del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). Superior de la dependencia
Instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o

equivalente para coordinar la actualizacin del Plan Operativo Anual o Autoridad Administrativa
2. del Plan Anual de Compras y Contrataciones, para coordinar con los Jefes Superior de la dependencia
de Departamento involucrados.
Coordina el proceso de actualizacin del Plan Operativo Anual y/o Plan

Anual de Compras y Contrataciones, de acuerdo a los procedimientos
3. Servicios Administrativos
establecidos para la actualizacin del POA y PACC, trasladando los
Internos
lineamientos correspondientes.
Realizan las actividades correspondientes para la actualizacin del POA

y/o PACC, de acuerdo a los procedimientos establecidos para
actualizacin y lineamientos recibidos. Jefe de departamento de la
4. dependencia
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Enlace Administrativo Financiero, segn aplique.
Consolida la informacin de la actualizacin del Plan Operativo Anual y/o

el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dependencia,
verificando el cumplimiento de los lineamientos recibidos.
Cumple con los lineamientos establecidos? Jefe de Departamento de
5. S: coordina las actividades establecidas en los procedimientos para la Internos o Enlace
Actualizacin del Plan Operativo Anual y/o procedimiento para la Administrativo Financiero
actualizacin del Plan Anual de Compras y Contrataciones.
No: devuelve informacin al Jefe de departamento respectivo, indicando
las observaciones correspondientes y regresa a paso nmero 4.
De ser aprobada la actualizacin del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual Jefe de Departamento de
de Compras y contrataciones, consolida la informacin en el documento Servicios Administrativos
6. de vinculacin del POA y PACC de la dependencia y traslada a la Internos o Enlace
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Administrativo Financiero
Recibe documento que actualiza la vinculacin del POA y el PACC, verifica

cumplimiento de lineamientos establecidos.
Est de acuerdo con el documento? Autoridad Administrativa
7. S: Enva a la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional, para el Superior de la dependencia
seguimiento respectivo y contina en paso nmero 8.
No: Devuelve con observaciones para realizar modificaciones y regresa a
paso nmero 6.
Recibe documento que incluye actualizacin de la vinculacin del POA y
8. PACC de la dependencia y traslada al rea de Planificacin de la
Superior DIPLANDI
DIPLANDI, para continuar el procedimiento respectivo.
Revisa informacin enviada por las dependencias y verifica cumplimiento

de lineamientos.
Cumple lineamientos?
Encargado del rea de
9. S: Actualiza Plan Operativo Anual institucional segn procedimiento Planificacin DIPLANDI
establecido y finaliza procedimiento.
No: devuelve informacin a la dependencia correspondiente, indicando
observaciones respectivas.

Diagramas de Flujo
Procedimiento de Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: PLANIFICACIN Y FORMULACIN DEL PRESUPUESTO
Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de la Servicios Administrativos Jefes de Departamento
Internos o Enlace Encargado del rea de Planificacin DIPLANDI
Superior DIPLANDI dependencia dependencias
Administrativo Financiero
Inicio B
Coordina el proceso
Enva oficio
Recibe lineamientos de vinculacin del
solicitando la
para la vinculacin POA y el PACC, de
vinculacin del POA
del POA y el PACC, e acuerdo a los
y PACC, con los
instruye para procedimientos y
lineamientos
coordinacin. lineamientos
correspondientes.
establecidos.
Realizan las
Consolida el actividades
documento de correspondientes
vinculacin POA- para la vinculacin
PACC verificando el del POA y el PACC, A
cumplimiento de los de acuerdo a los
lineamientos procedimientos y
recibidos. lineamientos
establecidos.
Verifica que el
documento
responda a las
Cumple con los
necesidades de la
S lineamientos
dependencia y que establecidos?
cumpla con los
lineamientos
establecidos.
No
Recibe documento
que incluye
vinculacin del POA
Est de acuerdo Devuelve con
y PACC de la
S con el observaciones para
dependencia y documento? realizar
traslada al rea de
modificaciones.
Planificacin de la
DIPLANDI. No
Devuelve con
observaciones para
A
realizar
modificaciones. Revisa informacin enviada
por las dependencias y
verifica cumplimiento de
lineamientos.
Devuelve
informacin a la
Est de acuerdo dependencia
con el No correspondiente,
documento? indicando
observaciones
respectivas.
S
Consolida informacin de
acuerdo al procedimiento
establecido, debiendo B
informar a la Direccin
Financiera y Direccin de
Asuntos Administrativos
Fin

Procedimiento de Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: EJECUCIN DEL PRESUPUESTO
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefes de Departamento Autoridad Administrativa

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia Encargado del rea de Planificacin DIPLANDI
Enlace Administrativo Financiero dependencias Superior DIPLANDI
Inicio
Identifica necesidad de A
actualizacin POA y/o PACC
Realizan las actividades

Coordina proceso de
correspondientes para la
Instruye para coordinar actualizacin POA y/o PACC,
actualizacin del POA y/o
actualizacin del POA y/o de acuerdo a los
PACC, de acuerdo a los
PACC procedimientos y
procedimientos y
lineamientos establecidos
lineamientos establecidos
B Consolida la informacin de la
actualizacin del POA y/o
PACC, verificando
cumplimiento de
lineamientos
Devuelve
informacin,
Cumple con los
lineamientos?
No indicando las A
observaciones
correspondientes
S
Coordina las actividades

establecidas en los
procedimientos para la
actualizacin del POA y
el de actualizacin del
PACC
Recibe documento de
Consolida la informacin en
vinculacin POA y PACC y
el documento de vinculacin
verifica cumplimiento de
del POA y PACC
lineamientos
Enva documento de Recibe documento de Revisa informacin enviada

Est de acuerdo actualizacin de actualizacin de la por la dependencia y verifica
con el S
vinculacin POA y PACC de vinculacin del POA y PACC cumplimiento de
documento?
la dependencia de la dependencia lineamientos
No
Devuelve informacin a la
Devuelve documento con cumple No dependencia, indicando
observaciones para realizar lineamientos? observaciones respectivas
modificaciones
Actualiza Plan
B
Operativo Anual
A Institucional, de
acuerdo a
procedimiento
establecido, debiendo
informar a la Direccin
Financiera y Direccin
de Asuntos
Adminisrativos
Fin

Gestin de Adquisiciones 03 1 de 9
Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones

Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboracin, modificacin y seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificacin general de todas las
compras a ejecutar durante el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicitud de programacin de productos y subproductos.
Finaliza: Elaboracin y programacin de compras.
a) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas

b) Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Reglamento Orgnico del Ministerio de Finanzas Pblicas.
1) El procedimiento de elaboracin del PACC debe iniciarse en la fase del proceso de Formulacin del
Anteproyecto de Presupuesto.
2) La programacin de negociaciones, debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden
adquirir durante el ao fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3) Se exceptan de la obligacin de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Pblicas, las que no
superen el monto definido en la Ley para la modalidad de baja cuanta.
4) La presentacin del Programa Anual de Adquisiciones Pblicas o Plan Anual de Compras y
Contrataciones no obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisicin que en l se
enumeren. Sin embargo, si es obligatorio actualizar el mismo cuando se generen modificaciones
presupuestarias, varen las necesidades de contratacin de bienes, obras o servicios, as como
modificacin de la modalidad de compras y cronograma de inicio del proceso para lo cual deber
emitirse la resolucin de la Autoridad Superior debidamente justificada.
5) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia segn corresponda.
Planificacin Anual de Compras y Contrataciones PACC-

Solicita a los Jefes de Departamento de su Dependencia la Programacin
de Productos y Sub-productos (metas fsicas) de forma anual, segn Plan
1. Operativo Anual o Plan de Trabajo de la Dependencia, mismo que debe Autoridad Superior de la
contener el detalle de insumos, bienes y/o servicios necesarios, segn Dependencia
formato Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-.
Elabora la programacin de productos y subproductos solicitada con base a
necesidades reales y considerando los reportes del Sistema de Almacn, Jefes de Departamentos
2.
presentndola en los trminos y lineamientos establecidos para el ejercicio
fiscal vigente.
Recibe informacin, analiza y verifica que los productos y sub-productos Autoridad Superior de la
3. (metas fsicas) programados estn alineados con los objetivos y metas de la Dependencia
Dependencia.
Convoca a reunin a los Jefes de Departamento, para analizar de manera
particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos.
Si tiene correcciones u observaciones al documento, solicita se realicen las Autoridad Superior de la
4. Dependencia
mismas.
Con las correcciones efectuadas, traslada a Jefe de Departamento de

Servicios Administrativos Internos -DSAI- o su equivalente, para que
consolide la Programacin de Productos y Sub-productos de la
Dependencia.
Responsable de
Consolida informacin en formato Plan Anual de Compras y compras/Jefe DSAI o su
5.
Contrataciones PACC- equivalente
Genera reportes necesarios en el sistema informtico de almacn para Responsable de

6. consultar los saldos existentes, demanda mensual y tiempo de Almacn/Jefe DSAI o su
abastecimiento por insumos. equivalente
Analiza informacin, establece los periodos de abastecimiento y en funcin

de las cantidades requeridas en la Programacin de Productos y Sub- Jefe DSAI o su equivalente
7.
productos (metas fsicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada a
la Autoridad Superior de la dependencia para su consideracin.
Autoridad Superior de la
8. Recibe y analiza el PACC. Dependencia
Si tiene observaciones, solicita a Jefe de Departamento de Servicios

Administrativos Internos o su equivalente, que realice modificaciones. Autoridad Superior de la
9. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello, y Dependencia
traslada a la Direccin de Asuntos Administrativos -DAA-, para gestionar la
autorizacin mediante Resolucin Ministerial.
Recibe el PACC de las Dependencias a cargo de Asuntos Administrativos
para su consolidacin respectiva como una sola Unidad Ejecutora y de las Autoridad Superior DAA
10.
Direcciones desconcentradas para que formen el expediente respectivo y
traslada al Jefe de Departamento de Gestin de Adquisiciones.
Traslada informacin a la Seccin de Normas y Programacin de Jefe de Departamento de
11. Gestin de Adquisiciones
Adquisiciones.
Consolida el Plan Anual de Compras y Contrataciones diferenciado por
Dependencias de las asignadas a la Direccin de Asuntos Administrativos,
Analiza si se pueden realizar eventos de adquisicin conjuntos para las
modalidades de cotizacin, licitacin o Subasta electrnica inversa. Asistente de Seccin de
Gestiona con las dependencias las modificaciones correspondientes en Normas y Programacin
12.
funcin del anlisis. de Adquisiciones
Conforma el expediente con los PACC de las Direcciones desconcentradas
separados por Direccin, para su autorizacin respectiva.
Gestiona la elaboracin del proyecto de Resolucin Ministerial con el
Coordinador de Seccin de Eventos de Adquisiciones.
Coordinador de Seccin
Elabora proyecto de Resolucin Ministerial y traslada a Jefe de de Eventos de
13.
Departamento de Gestin de Adquisiciones. Adquisiciones
Revisa informacin, y con el visto bueno de la Autoridad Superior de la

Direccin de Asuntos Administrativos, traslada al Despacho del Jefe de Departamento de
14.
Viceministro de Administracin Interna y Desarrollo de Sistemas para su Gestin de Adquisiciones
consideracin.
Recibe y revisa el PACC.
Est de acuerdo con la informacin?
S: traslada para aprobacin del Ministro y contina el procedimiento en Viceministro de
15. paso No. 18. Administracin Interna y
No: remite a la Direccin de Asuntos Administrativos para que curse la Desarrollo de Sistemas
atencin segn correspondan a cada dependencia y continua
procedimiento.
Asistente de Seccin de
16. Gestiona modificaciones al PACC con las Dependencias correspondientes. Normas y Programacin
de Adquisiciones
Elabora modificaciones solicitadas por Despacho Superior y reenva a DAA Jefe de DSAI o su
17. equivalente
para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 12.
Firma Resolucin Ministerial y devuelve a la Autoridad Administrativa Ministro

18.
Superior de la DAA.
Recibe PACC, registra en el Sistema de GUATECOMPRAS, el PACC de la
Direccin de Asuntos Administrativos. Enva copia a las diferentes
Dependencias y al ente rector del Sistema de adquisiciones.
Para el caso de las Subastas Electrnicas Inversas, debe de verificar la Asistente de Seccin de
existencia de fichas tcnicas de insumos y/o servicios y proveedores Normas y Programacin
19.
precalificados, en caso de no existir fichas o tener menos de tres de Adquisiciones
proveedores precalificados debe de proceder al Procedimiento de
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores. Si existen fichas y
proveedores puede proceder al procedimiento de Subasta Electrnica
Inversa en caso corresponda.
Jefe DSAI o su equivalente
Recibe PACC autorizado por Resolucin Ministerial y procede a registrar en de las Direcciones
20.
el Sistema de GUATECOMPRAS. desconcentradas
Seguimiento y Modificacin al Plan Anual de Compras y Contrataciones PACC-

Realiza anlisis del PACC tomando en consideracin los siguientes aspectos:
Monto del Plan Anual de Compras y Contrataciones PACC-, versus
el monto del presupuesto aprobado para su Unidad Ejecutora.
Las compras y contrataciones incluidas en el PACC versus las
1. asignaciones por rengln de gasto. Jefe DSAI o equivalente
Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente.
Lineamientos recibidos.
Otras variables externas aplicables al caso.
Si la asignacin presupuestaria corresponde al requerimiento del PACC,
confirma a la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento
del PACC.
Si la asignacin presupuestaria no corresponde al requerimiento del Jefe DSAI o equivalente
2.
PACC, notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que se
gestione la solicitud de ampliacin presupuestaria segn procedimiento
Modificaciones Presupuestarias o determine si es factible realizar ajustes
al PACC en funcin de los montos asignados.
En funcin de las prioridades definidas o de la disponibilidad

3. presupuestaria, realiza ajustes al PACC en coordinacin con los Jefes de Jefe DSAI o equivalente
departamento y traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia.
Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica a la Direccin Autoridad Superior de la
4. de Asuntos Administrativos la confirmacin o modificacin del PACC Dependencia
presentado anteriormente.
Recibe informacin y traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Jefe de Departamento de
Adquisiciones.
6. Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones Asistente de Seccin de
presentadas por las diferentes Dependencias. Normas y Programacin
de Adquisiciones de
Gestiona la elaboracin del proyecto de Resolucin Ministerial con el Adquisiciones
Coordinador de Seccin de Eventos de Adquisiciones.
Elabora proyecto de Resolucin Ministerial y traslada a Jefe de de Eventos de
7.
Departamento de Gestin de Adquisiciones. Adquisiciones
Revisa informacin, con visto bueno de la Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de

8. Direccin de Asuntos Administrativo enva PACC actualizado al Viceministro Gestin de Adquisiciones
de Administracin Interna y Desarrollo de Sistemas.
Recibe y revisa el PACC.
Est de acuerdo con la informacin?
S: firma y traslada para aprobacin del Ministro y contina el Viceministro de
9. procedimiento en paso No. 13. Administracin Interna y
No: remite a la Direccin de Asuntos Administrativos para que curse la Desarrollo de Sistemas
atencin segn correspondan a cada dependencia y continua
procedimiento.
10. Gestiona modificaciones al PACC con las dependencias correspondientes. Normas y Programacin
de Adquisiciones
Elabora modificaciones solicitadas por Despacho y reenva a DAA para las Jefe de DSAI o su
11. equivalente
gestiones correspondientes y regresa al paso No. 7.
Firma Resolucin Ministerial y devuelve a la Autoridad Administrativa Ministro

12.
Superior de la DAA.
Recibe PACC, registra en el Sistema de GUATECOMPRAS, el PACC de la
Direccin de Asuntos Administrativos. Enva copia a las diferentes
Dependencias y al ente rector del Sistema de adquisiciones.
Para el caso de las Subastas Electrnicas Inversas, debe de verificar la Asistente de Seccin de
existencia de fichas tcnicas de insumos y/o servicios y proveedores Normas y Programacin
13.
precalificados, en caso de no existir fichas o tener menos de tres de Adquisiciones
proveedores precalificados debe de proceder al Procedimiento de Gestin
Interna para la Precalificacin de Proveedores. Si existen fichas y
proveedores puede proceder al procedimiento de Subasta Electrnica
Inversa en caso corresponda.
Recibe PACC autorizado y actualiza en el Sistema de GUATECOMPRAS.
14. Coordina segn instruccin de la Autoridad Administrativa Superior Jefe DSAI o su equivalente
programacin de compras y traslada al Responsable de Compras o Puesto
equivalente, para su ejecucin.

Diagramas de Flujo

Etapa: PLANIFICACIN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PACC- (1 de 3)
Autoridad Superior de la Responsable de compras/ Responsable de Almacn/

Jefes de Departamentos
Dependencia Jefe DSAI o su equivalente Jefe DSAI o su equivalente
Inicio
Elabora la
Solicita a los Jefes programacin de
de Departamento la productos y
Programacin de subproductos
Productos y Sub- solicitada
productos (metas presentndola en
fsicas) de forma los trminos y
anual, segn POA o lineamientos
Plan de Trabajo de establecidos para el
la Dependencia. ejercicio fiscal
vigente.
Recibe informacin,
analiza y verifica
que los productos y
sub-productos
(metas fsicas)
programados estn
alineados con los
objetivos y metas
de la Dependencia.
Convoca a reunin a
los Jefes de
Departamento, para
analizar cada una de
las programaciones
y el detalle de los
insumos.
Genera reportes
necesarios en el
Consolida sistema informtico
informacin en de almacn para
Tiene formato Plan Anual consultar los saldos
No
modificaciones? de Compras y existentes,
Contrataciones demanda mensual y
PACC- tiempo de
S abastecimiento por
insumos.
Solicita
correcciones.
Analiza informacin,
establece los
periodos de
abastecimiento,
elabora el PACC de
Recibe y analiza el
la Dependencia y
PACC.
traslada a la
Autoridad Superior
de la dependencia
para su
consideracin.

Asistente de Seccin de Coordinador de Seccin de

Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de
Autoridad Superior DAA Normas y Programacin de
Dependencia Gestin de Adquisiciones Eventos de Adquisiciones
Adquisiciones
1 3
Recibe el PACC de
Si tiene
las Dependencias a Consolida el Plan
observaciones,
cargo de DAA para Anual de Compras y
solicita que realice
su consolidacin Traslada Contrataciones
modificaciones. Si
respectiva como informacin a la diferenciado por
no tiene
una sola Unidad Seccin de Normas Dependencias de las
observaciones,
Ejecutora y de las y Programacin de asignadas a la
aprueba el PACC,
Direcciones Adquisiciones. Direccin de
mediante firma y
desconcentradas Asuntos
sello, y traslada a la
para que formen el Administrativos.
-DAA-.
expediente.
Analiza si se pueden
realizar eventos de
adquisicin
conjuntos para las
modalidades de
cotizacin, licitacin
o Subasta
electrnica inversa.
Conforma el
expediente con los Elabora proyecto de
PACC de las Resolucin
Direcciones Ministerial y
desconcentradas traslada a Jefe de
separados por Departamento de
Direccin, para su Gestin de
autorizacin Adquisiciones.
respectiva.
Revisa informacin,
y con el visto bueno
de la Autoridad
Superior de la
Direccin de
Asuntos
Administrativos,
traslada al
Despacho del
Viceministro.

Viceministro de Administracin Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Seccin de Normas y
Normas y Programacin Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programacin de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Remite a la Firma Resolucin Recibe PACC

Elabora
Direccin de Ministerial y autorizado y
Gestiona modificaciones
Asuntos devuelve a la traslada al
Esta de modificaciones al solicitadas por
Administrativos Autoridad Departamento de
acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y
para que curse la Administrativa Gestin de
Dependencias reenva a DAA para
atencin segn Superior de la DAA. Adquisiciones.
correspondientes. las gestiones
correspondan a
correspondientes.
cada dependencia.
S
Recibe PACC, enva

copia a las
Firma y traslada
diferentes
para aprobacin del
dependencias y al
Ministro.
ente rector del
Sistema de
adquisiciones, y
procede a registrar
en el Sistema de
GUATECOMPRAS, el
PACC de la DAA.
Para el caso de las

Subastas
Electrnicas
Inversas, debe de
verificar la
existencia de fichas
tcnicas de insumos
y/o servicios y Al
menos tres
proveedores
precalificados
Recibe PACC
autorizado por
Si corresponde No hay fichas
Resolucin
inicia Subasta tcnicas o
Ministerial y S
Electrnica proveedores
procede a registrar
en el Sistema de Inversa precalificados?
GUATECOMPRAS.
No
Procedimiento
de Gestin
Interna para la
Fin
Precalificacin
de
Proveedores.

Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PACC- ( 1 de 2 )
Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de Normas y Programacin Coordinador de Seccin de
Jefe DSAI o equivalente de Adquisiciones de
Dependencia Gestin de Adquisiciones Eventos de Adquisiciones
Adquisiciones
Inicio
Realiza anlisis del

PACC tomando en
consideracin los
diferentes aspectos
asociados al
procedimiento
Determina si la
asignacin
presupuestaria
corresponde al
requerimiento del
PACC.
Confirma a la
Autoridad Superior
Corresponde al
de la dependencia
requerimiento S
sobre el
del PACC?
financiamiento del
PACC
No
Notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
para que se
gestione la solicitud
de ampliacin
presupuestaria.
2
En funcin de las
prioridades
Revisa y aprueba el
definidas o de la
PACC con los ajustes
disponibilidad Actualiza el PACC
efectuados; notifica
presupuestaria, Recibe informacin con base a las
a la Direccin de
realiza ajustes al y traslada a la confirmaciones y/o
Asuntos
PACC en Seccin de Normas modificaciones
Administrativos la
coordinacin con y Programacin de presentadas por las
confirmacin o diferentes
los Jefes de Adquisiciones.
modificacin del Dependencias.
departamento y
PACC presentado
traslada a la
anteriormente.
Autoridad Superior
de la Dependencia.
Gestiona la Elabora proyecto de

elaboracin del Resolucin
proyecto de
Ministerial y
Resolucin
traslada a Jefe de
Ministerial con el
Departamento de
Coordinador de
Revisa informacin, Seccin de Eventos Gestin de
y con el visto bueno de Adquisiciones. Adquisiciones.
de la Autoridad
Superior de la
Direccin de
Asuntos
Administrativos,
traslada al
Despacho del
Viceministro.

Etapa: SEGUIMIENTO Y MODIFICACIN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PACC- ( 2 de 2 )
Viceministro de Administracin Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Seccin de Normas y
Normas y Programacin Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programacin de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Remite a la Firma Resolucin Recibe PACC

Elabora
Direccin de Ministerial y autorizado y
Gestiona modificaciones
Asuntos devuelve a la traslada al
Esta de modificaciones al solicitadas por
Administrativos Autoridad Departamento de
acuerdo? No PACC con las Despacho Superior y
para que curse la Administrativa Gestin de
Dependencias reenva a DAA para
atencin segn Superior de la DAA. Adquisiciones.
correspondientes. las gestiones
correspondan a
correspondientes.
cada dependencia.
S
Recibe PACC, enva

copia a las
Firma y traslada
diferentes
para aprobacin del
dependencias y al
Ministro.
ente rector del
Sistema de
adquisiciones, y
procede a registrar
en el Sistema de
GUATECOMPRAS, el
PACC de la DAA.
Para el caso de las

Subastas
Electrnicas
Inversas, debe de
verificar la
existencia de fichas
tcnicas de insumos
y/o servicios y Al
menos tres
proveedores
precalificados
Recibe PACC
autorizado por
Resolucin
Ministerial y
Si corresponde No hay fichas
procede a registrar
inicia Subasta tcnicas o
en el Sistema de S
Electrnica proveedores
GUATECOMPRAS.
Procede a coordinar Inversa precalificados?
la elaboracin de la
programacin de
compras. No
Procedimiento
de Gestin
Interna para la
Fin
Precalificacin
de
Proveedores.

Procedimientos de Adquisiciones
Proceso de Adquisiciones 03 1 de 19
Procedimiento de Compras de Baja Cuanta / Compra Directa

Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuanta y Compra Directa a travs
de Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante nico de Registro -CUR-, segn leyes y
normativas aplicables.
Inicia: Elaboracin de solicitud de compra.
Finaliza: Notificacin al interesado de la realizacin de la compra.
a) Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

b) Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.
c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
d) Lineamientos y directrices institucionales.
e) Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS.
f) Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupcin.
g) Normas de Control Interno de la Contralora General de Cuentas
h) Gua de Sistema de Gestin y Pre-orden de Compra.
1) Para la compra de equipos o servicios tcnicos especializados requerir informe tcnico para realizar la
compra.
2) En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de
especificaciones tcnicas y condiciones de almacenamiento.
3) Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garanta cuando corresponda.
4) En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los
participantes, con su firma e identificando el evento. Se excepta la firma de los participantes en los
eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas
firmado por el Director de Comunicacin Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con
autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estn a cargo de la Direccin
de Asuntos Administrativos, podr firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare
la reunin de trabajo.
5) Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehculos, se excluye
consignar la verificacin de almacn en la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.
6) En las compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la seccin de Justificacin del
formato Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio o cuando aplique Solicitud electrnica de
Compra por Caja Chica, a que rea de trabajo debe asignarse los mismos, y agregar un anexo adjunto
si no lo dijera la justificacin de dicha solicitud el personal a quien se le cargara dichos bienes.
7) Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los
reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato Solicitud de Reintegro y en los casos
de compra de materiales y suministros adems adjuntar el vale de caja chica para efectos de ingreso
al almacn, en un plazo no mayor de cinco das.
8) En el caso de proveedores nicos, se debe aplicar lo establecido en los artculos 43 literal c) Del
Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y Reformas, y artculo 28 del Acuerdo Gubernativo
122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
9) Se exceptan de concurso pblico de ofertas los casos de la compra de boletos areos y las
publicaciones en medios de comunicacin que no excedan el monto para baja cuanta segn lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. En el caso de publicaciones los elementos para
seleccionar el proveedor se realizarn con base a la naturaleza de la publicacin y criterios tcnicos de
la Direccin de Comunicacin Social.
10) Los formularios Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios, Solicitud electrnica de Compra
por Caja Chica, deben ser llenados con toda la informacin requerida; as como las firmas
correspondientes, caso contrario no se dar trmite a la Solicitud de Compra y/o Contratacin de
Servicio.
11) Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores al monto establecido para las adquisiciones
de baja cuanta en la Ley de Contrataciones del Estado debern obtenerse las ofertas electrnicas a
travs del portal de GUATECOMPRAS con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los
requerimientos y favorezca a los intereses del Estado.
12) nicamente podrn realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuanta o compra
directa por medio de caja chica cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos
(Q.5,000.00), y cuando sean superiores a dicho monto deber gestionarse la adquisicin de acuerdo a
los procedimientos de Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Cheque o Compra de
Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta, segn corresponda.
13) Para el mantenimiento y reparacin de vehculos menores al monto mximo establecido para baja
cuanta segn la Ley de Contrataciones del Estado se deber observar las Normas para el
mantenimiento de vehculos automotores.
14) Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratacin de servicios mediante baja
cuanta o compra directa, debern realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de
Contrataciones del Estado, su reglamento y reformas, respaldados mediante documentos de legtimo
abono, que renan los requisitos legales respectivos.
15) En los casos de parqumetros, pasajes de trasporte pblico urbano y otros gastos de baja cuanta se
deber elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificacin y autorizacin del Jefe de
Departamento quien requiri el servicio, y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, o Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Gestin de Adquisiciones,
segn corresponda.
16) Se requerir la liquidacin del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido, y el
Encargado reportar dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos,
Departamento de Gestin Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicacin de las
17) No podrn cancelarse bajo ningn precepto los gastos por concepto de infracciones de trnsito,
multas, moras o intereses.
18) Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, as como los
descritos en el procedimiento.
19) La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento
de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, segn corresponda y
en ausencia de ellos, podr ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
20) Los vales de caja chica y fondo rotativo debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das
hbiles; y para el caso del Taller Nacional de Grabados en Acero y la Direccin de Asuntos
Administrativos de cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Las personas nombradas para
llevar la administracin del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin
que se haya liquidado el anterior, a excepcin de la Direccin de Asuntos Administrativos en donde un
mismo Responsable de Compras podr tener hasta un mximo de tres vales a su cargo, siempre y cuando
no pertenezcan a la misma dependencia
21) Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, Departamento Administrativo Financiero, Departamento de Gestin de Adquisiciones, y
Departamento de Gestin Interna segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada
gestin de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.
22) El cumplimiento de las obligaciones tributarias ser responsabilidad del personal correspondiente,
conforme las funciones y los procedimientos establecidos.
23) La autorizacin de la forma Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio corresponde nicamente
a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia, o a quien este delegue esta funcin ser la
responsable de la autorizacin del gasto. debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
24) La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o a quien expresamente se le delegue esta
funcin es la responsable de la autorizacin del gasto, el cual se concretar:
a) con la firma correspondiente en el Cuadro Comparativo de Ofertas o en la cotizacin del
proveedor.
b) con la firma en el formulario Liquidacin y reposicin del fondo de caja chica para los gastos
ejecutados a travs de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
25) En el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos el formulario Liquidacin y reposicin del fondo
de caja chica ser firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia.
26) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por Caja Chica

Elabora Solicitud electrnica de compra por Caja Chica, llenando la
informacin requerida; cdigo de insumo, disponibilidad en almacn, Solicitante o Responsable
1. de la Compra
producto y subproducto, enva al Responsable de Compras o Responsable
de la compra.
Revisa la informacin de la Solicitud electrnica de compra por Caja
Chica.
Si existe informacin incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones.

Enlace Administrativo
Si la informacin es correcta, realiza verificacin de cdigo de insumo si Financiero/ Responsable
2.
corresponde, disponibilidad en almacn y requiere al Responsable de de la compra/
Presupuesto verificacin presupuestaria y especificacin de centro de Responsable de compras
costo.
Cuando corresponda, solicitar la creacin del cdigo de insumo ante la

Direccin Tcnica de Presupuesto.
Asigna nmero correlativo a la Solicitud electrnica de Compra por Caja Responsable de la
3. Chica y requiere al responsable de la administracin del fondo de Caja compra/ Responsable de
Chica el efectivo para realizar la(s) compra(s). compras
Elabora, asigna correlativo y firma Vale de Caja Chica, solicita firma y Responsable de fondo de
4. sello de Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Caja Chica
Internos o Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Entrega efectivo solicitado y copia del Vale de Caja Chica al Responsable Responsable de fondo de
5. Caja Chica
de Compras o responsable de la(s) compra(s).
Responsable de Compras/
6. Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s). Responsable de la compra
Verifica que la(s) factura(s) cumpla(n) con la siguiente informacin:

Fecha: Emisin de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisicin.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisicin.
7. Direccin: Direccin fiscal vigente. Responsable de la compra
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
operaciones aritmticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en nmeros y letras.
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le

corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Vigencia de la Factura: Que la factura est vigente.
Sello de Cancelado, a excepcin de facturas electrnicas o de cajas

registradoras
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Devuelve inmediatamente la factura al proveedor si sta no cumple con la

informacin requerida, para que emita nueva factura con la informacin Responsable de Compras/
8.
correcta. Si la factura cumple con la informacin requerida procede al Responsable de la compra
siguiente paso.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin

del concepto de la compra, cuando la descripcin no sea lo suficientemente
clara, firma y sella. Gestiona firma y sello del Jefe del Departamento. Responsable de Compras/
9. Responsable de la compra
En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el
reverso de la factura.
Traslada factura original al Responsable de Almacn, en el caso de insumos

10. y bienes, adjuntando copia del Vale de Caja Chica, documentos necesarios Responsable de la compra
para el ingreso al almacn.
Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento Ingreso a Almacn y

devuelve al Responsable de Compras o Responsable de la(s) Compra(s), Responsable de Almacn
11.
factura(s) original(es) y Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario,
Forma 1-H.
Una vez recibido el bien o servicio, debern publicar en GUATECOMPRAS la
documentacin de respaldo (Solicitud electrnica de Compra y Factura), Responsable de Compras/
12. conforme al expediente administrativo que ampara la negociacin Responsable de la compra
realizada, y procede a imprimir la constancia de la publicacin, misma que
formar parte del expediente.
Solicita liquidacin del vale ante el responsable de la administracin del Responsable de Compras/
13. Responsable de la compra
fondo de Caja Chica, entregando la documentacin de respaldo.
Revisa la documentacin de legtimo abono. Realiza liquidacin del vale,

14. colocando sello de liquidado y entrega copia al Responsable de Compras Responsable de Caja Chica
o responsable de la(s) compra(s).
Recibe expediente y contina segn procedimiento Constitucin y Responsable de Caja Chica

15.
Reposicin del Fondo de Caja Chica.
.

Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Cheque
Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, llenando la
informacin requerida y traslada al Responsable de Compras, Solicitante
1.
adjuntando el dictamen tcnico que contenga las especificaciones del
bien o servicio cuando corresponda.
Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, revisa la
informacin y verifica con el responsable del centro de costos cdigo(s)
de insumo(s), disponibilidad en almacn, producto y subproducto, y Enlace Administrativo
requiere al Responsable de Presupuesto verificacin presupuestaria. Financiero/ Responsable
2. de Compras/ puesto
Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere equivalente
correcciones o elaboracin de uno nuevo segn corresponda.
Si la informacin es correcta procede al siguiente paso.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, de la dependencia cuando la compra
supera la modalidad de baja cuanta.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera la Financiero/
3. modalidad de baja cuanta traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Compras/
Administrativos Internos -DSAI- o equivalente y contina el puesto equivalente
procedimiento.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, y supera la

modalidad de baja cuanta continua en el paso 5.
Evala la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y
somete a consideracin de la Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia. Jefe DSAI o equivalente
4.
Si procede gestiona una modificacin al PACC a travs de Resolucin
Ministerial debidamente justificada.
Si no procede finaliza el proceso.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Si est(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto y cumple con las

especificaciones requeridas por la dependencia, referirse al Responsable de Compras
5. Procedimiento de Compra por Contrato Abierto. / puesto equivalente
Si no est(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto o no cumple(n) con las

especificaciones de la dependencia y dentro del marco legal es factible
realizar la compra fuera de esa modalidad, realiza como mnimo dos
cotizaciones, para la modalidad de baja cuanta.
Elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la informacin de las
cotizaciones recibidas, excepto cuando sea proveedor nico o se reciba
solo una oferta, debiendo dejar evidencia de las invitaciones realizadas a
cotizar.
Responsable de Compras
6. / puesto equivalente
Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo Comparativo de
Ofertas para documentar la evaluacin del cumplimiento de las
especificaciones.
Traslada expediente al Responsable de Presupuesto.

Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la
siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o Contratacin de
Servicio Jefe de Seccin de
Rengln Presupuestario Presupuesto o
7. Producto y subproducto Responsable de
Verificacin de disponibilidad presupuestaria Presupuesto
Traslada expediente al Responsable de Compras.
Traslada expediente de compras que contenga:

Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Responsable de Compras/
8. Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique puesto equivalente
Ofertas recibidas
Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando aplique
Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicio.
Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras

9. para que realice las correcciones correspondientes. Jefe DSAI o equivalente
Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compras.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Responsable de Compras/

10. puesto equivalente
Dependencia correspondiente.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, mediante firma en el Autoridad Administrativa

Cuadro comparativo. Superior de la
11.
Si no autoriza el gasto, finaliza el proceso. Dependencia
Formaliza la(s) compra(s) y/o contratacin de servicios notificando al
proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo Responsable de Compras/
y/o prestacin del servicio y traslada expediente al responsable de la
administracin del Fondo Rotativo Interno.
Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas
registradas segn procedimiento Manejo y Reposicin de Fondo
Rotativo. Traslada expediente sin el cheque al Responsable de
Compras.
13. Rotativo Interno
En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser
entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a
domicilio, entrega mediante vale el cheque respectivo al Responsable de
Compras o responsable de realizar la compra y procede en el paso No.
19.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al
Responsable de Almacn la fecha y hora de recepcin y coordina la Responsable de Compras/
14. logstica de ingreso de visitas, en el caso de servicios notifica al receptor puesto equivalente
del mismo, traslada copia de la Solicitud de Compra y/o Contratacin
de Servicio.
Realiza la recepcin segn procedimiento Ingreso a Almacn cuando
se trate de bienes o insumos. Luego traslada expediente al Responsable
15. de Compras. Responsable de Almacn
Si el/los bien(es) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor,

la recepcin la realiza el Responsable de Compras o responsable de
realizar la compra, quien debe entregar al Responsable de Almacn los
mismos para su registro.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Direccin: Direccin fiscal vigente.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar
las operaciones aritmticas para constatar el total del gasto. Responsable de Compras/
Totalizada: en nmeros y letras.

registradoras.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada:

ampliacin del concepto de la compra cuando la descripcin no sea lo
suficientemente clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos, o Gestin Interna, Responsable de Compras/
17. o Jefe de Seccin de Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios puesto equivalente
cuyo monto de contratacin sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante
debe firmar de recibido conforme en el reverso de la factura, y cuando
el monto sea mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe
llenar el formato Constancia de Recepcin de Conformidad de Servicio.
Una vez recibido el bien o servicio, debern publicar en GUATECOMPRAS
la documentacin de respaldo, conforme al expediente administrativo Responsable de Compras/
que ampara la negociacin realizada, y procede a imprimir la constancia
de la publicacin misma que formar parte del expediente.
Traslada expediente al Responsable de Fondo Rotativo Interno para
realizar pago y regularizacin del gasto en el mdulo de Fondo Rotativo
Interno segn procedimiento Manejo y Reposicin del Fondo
Rotativo.
19. Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque, puesto equivalente
el Responsable de Compras o responsable asignado deber realizar la
liquidacin correspondiente ante el Responsable de Fondo Rotativo
Interno.
Cuando corresponda realiza publicacin en GUATECOMPRAS, segn
normativa vigente.
20. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacn

Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por Medio de Acreditamiento en Cuenta

informacin requerida y traslada al Responsable de Compras, adjuntando el
dictamen tcnico que contenga las especificaciones del bien o servicio
cuando corresponda.
1. Solicitante
Nota: Cuando la gestin provenga de expedientes anteriormente
formalizados y pactados con entregas o servicios parciales (compromisos
pendientes de devengar) deber remitirse al paso No. 20 de este
procedimiento.
Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, revisa la
informacin y verifica cdigo(s) de insumo(s), producto y subproducto. Enlace Administrativo
Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere Financiero/ Responsable
2. correcciones o elaboracin de nuevo formulario segn corresponda o de Compras/ Puesto
solicitud de creacin de insumo a donde corresponda. equivalente
Si la informacin es correcta, continua con el paso 3.

Verifica que se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y
Contrataciones -PACC- de la dependencia y disponibilidad en almacn. Enlace Administrativo
Si la compra supera el monto de baja cuanta y no se encuentra Financiero/
contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de Departamento de Responsable
3.
Servicios Administrativos Internos o equivalente y contina en paso 4. de Compras/ Puesto
equivalente
Si la compra se encuentra contemplada dentro del PACC, continua en el
paso 5.
somete a consideracin de la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe DSAI o equivalente
4.
Dependencia para gestionar una modificacin al PACC a travs de
Resolucin Ministerial debidamente justificada.
Verifica si el/los bien(es) y/o insumo(s) o servicio(s) se encuentra(n)
adjudicado(s) en Contrato Abierto.
Cuando se encuentra(n) adjudicado(s) y cumple(n) con las especificaciones

requeridas por la dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Responsable
5. Contrato Abierto. de Compras/ Puesto
equivalente
Cuando no se encuentra(n) adjudicado(s) o no cumple(n) con las
especificaciones de la dependencia y es factible dentro del marco legal
realizar la compra fuera de esa modalidad, traslada a Responsable de
Centro de Costos.
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y Responsable de Centro de
6. Costos o su equivalente
traslada al Responsable de Compras.
Responsable
7. Realiza consolidacin de pre rdenes de compra. de Compras/ Puesto
equivalente
Realiza como mnimo dos cotizaciones cuando el monto de la negociacin

menor o al monto establecido para las adquisiciones de baja cuanta en la
Ley de Contrataciones del Estado si el monto supera dicho monto de baja Responsable
8. cuanta establecido en la ley de Contrataciones del Estado las ofertas de Compras/ Puesto
debern de obtener en forma electrnica, a travs del portal de equivalente
GUATECOMPRAS, y elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la
informacin de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor
nico o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitacin

a cotizar.
Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo Comparativo de

Ofertas para documentar la evaluacin del cumplimiento de las
especificaciones.
Traslada expediente a Responsable de Presupuesto.
Recibe y verifica expediente, y cuando corresponda complementa la
siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o Contratacin de
Servicio Responsable de
9. Rengln Presupuestario Presupuesto/ Puesto
Producto o Subproducto equivalente
Verificacin de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Responsable de Compras.
equivalente, el expediente de compras que contenga: Responsable
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio de Compras/ Puesto
10.
Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique equivalente
Ofertas recibidas
Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando aplique
Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicio.
Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Responsable de Compras

11. para que realice las correcciones correspondientes. Jefe DSAI o equivalente
Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compra.

Traslada expediente al Responsable de Compras para gestionar su
aprobacin.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto mediante firma en el Cuadro Autoridad Administrativa
Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios. Superior de la
12.
Dependencia
Responsable
Adjudica en GUATECOMPRAS, gestiona cuando corresponda la elaboracin de Compras/ Puesto
13.
de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-. equivalente
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP cuando Responsable de

14. Presupuesto
corresponda y traslada al Responsable de Compras.
Responsable
Recibe expediente del rea de presupuesto, registra adjudicacin de de Compras/ Puesto
15.
compra en SIGES. equivalente
16. Aprueba adjudicacin de compra en SIGES. Jefe DSAI o equivalente
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes, y notifica al

proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o
prestacin del servicio. Entrega copia electrnica de la orden de compra (si Responsable
17. aplica) y traslada al Responsable de Presupuesto para que contine con el de Compras/ Puesto
procedimiento Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta y cuando equivalente
corresponda gestiona la elaboracin de la Constancia de Disponibilidad
Financiera CDF-.

Responsable
Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera CDF cuando corresponda de Presupuesto/ Puesto
18.
y traslada a Responsable de Compras. equivalente
Cuando corresponda publica en GUATECOMPRAS la informacin respectiva Responsable

19. segn normativa vigente. de Compras/ Puesto
Traslada a Jefe de DSAI. equivalente
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Jefe DSAI o equivalente
20.
Responsable de Compras.
Deber integrar el expediente cuando la gestin provenga de expedientes
anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales
(compromisos pendientes de devengar), con la siguiente documentacin:
Fotocopia certificada de la Solicitud de Compra y/o Contratacin Responsable
de Servicio inicial. de Compras/ Puesto
21.
Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su equivalente
resolucin de aprobacin.
Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas
Fotocopia de Impresin de la Orden de Compra.
Impresin CUR de compromiso.
Notifica al Responsable de Almacn la fecha y hora de recepcin de los Responsable
productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. En el caso de de Compras/ Puesto
22.
servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra equivalente
y/o Contratacin de Servicio y la orden de compra correspondiente.
Direccin: Direccin fiscal vigente.
Concepto: Detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
Responsable
23. de Compras/ Puesto
Totalizada: En nmeros y letras. equivalente

registradoras.
Realiza la recepcin en el caso de bienes e insumos, segn procedimiento

Ingreso a Almacn y traslada expediente de compra al Responsable de
Compras.
24. Responsable de Almacn
Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la
recepcin la realiza el Responsable de Compras o responsable de realizar la
compra, quien debe entregar al Responsable de Almacn los mismos para
su registro.

Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin

del concepto de la compra cuando la descripcin no sea lo suficientemente
clara y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos, o Gestin Interna, o Jefe de Seccin de
Compras Directas en la DAA. En el caso de servicios cuyo monto de
contratacin sea menor o igual a Q.5,000.00 el solicitante debe firmar de
recibido conforme en el reverso de la factura, y cuando el monto sea
mayor a Q.5,000.00 en lugar de firmar la factura debe llenar el formato Responsable
25. Constancia de Recepcin de Conformidad de Servicio. de Compras/ Puesto
equivalente
En el caso de contratacin de servicios tcnicos y profesionales contratados
bajo el rengln 029 debe proceder segn el procedimiento Contrataciones
de Servicios Tcnicos o Profesionales con Cargo al Rengln 029
En caso de contrataciones de servicios tcnicos y profesionales bajo el
subgrupo 18 debe verificar la aplicabilidad del procedimiento de
Contratacin de Otros Estudios y/o Servicios con cargo al subgrupo 18, y
proceder segn corresponda.
Responsable
26. Registra liquidacin de la adjudicacin en el SIGES. de Compras/ Puesto
equivalente
Jefe DSAI o equivalente, o

27. Aprueba liquidacin en SIGES. Jefe de Seccin de
Compras Directas DAA
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidacin de la adjudicacin),

gestiona firmas correspondientes y las adjunta al expediente. Responsable
28. Traslada expediente al Responsable de Presupuesto para la realizacin del de Compras/ Puesto
procedimiento Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta en etapa de equivalente
Devengado.
29. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Responsable de Almacn

Diagramas de Flujo
Compras de Baja Cuanta / Compra Directa
COMPRA DE BAJA CUANTA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (1 de 2)
Responsable de la
Solicitante o Responsable Financiero/ Responsable Responsable de fondo de
compra/ Responsable de
de la Compra de la compra/ Caja Chica
compras
Responsable de compras
Inicio A
Elabora Solicitud Revisa la

electrnica de informacin de la
compra por Caja Solicitud
Chica, llenando la electrnica de
informacin compra por Caja
requerida. Chica.
Es correcta la
Corrige No
informacin?
Elabora, asigna
S
correlativo y firma
Realiza verificacin Vale de Caja
A de cdigo de Chica, solicita
Asigna nmero
insumo, firma y sello de Jefe
correlativo a la
disponibilidad en y/o Subjefe del
Solicitud y requiere
almacn y requiere Departamento de
el efectivo para
verificacin Servicios
presupuestaria y realizar la(s)
Administrativos
especificacin de compra(s)
Internos o Jefe de
centro de costo. Departamento
Administrativo
Financiero
Entrega efectivo
solicitado y copia
del Vale de Caja
Recibe efectivo,
Chica al
realiza la(s)
Responsable de
compra(s).
Compras o
responsable de la(s)
compra(s).
Verifica que la(s)
factura(s) cumpla(n)
con la informacin
correspondiente.
Devuelve
inmediatamente la
factura al proveedor
si sta no cumple
con la informacin
requerida, para que
emita nueva factura
con la informacin
correcta, si cumple
continua.

COMPRA DE BAJA CUANTA O COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA (2 de 2)
Responsable de Almacn Responsable de Caja Chica
Responsable de la compra
Anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto. Firma y
sella. En caso de
servicios firma de
recibido conforme
el solicitante.
Traslada factura
original al Realiza ingreso
Responsable de de acuerdo a
Almacn, en el caso procedimiento
de insumos y Ingreso a
bienes, adjuntando Almacn
copia del Vale de Devuelve el
Caja Chica, expediente
documentos incluyendo
necesarios para el forma 1-H.
ingreso al almacn.
Una vez recibido el

bien o servicio,
debern publicar en
GUATECOMPRAS la
documentacin de
respaldo, imprime
constancia de
operacin e integra
al expediente
Revisa la
documentacin de
Solicita liquidacin
legtimo abono.
del vale ante el
Realiza liquidacin
responsable de la
del vale, colocando
administracin del
sello de liquidado
fondo de Caja Chica,
y entrega copia al
entregando la
Responsable de
documentacin de
Compras o
respaldo.
responsable de la(s)
compra(s).
Recibe
expediente y
contina segn
procedimiento
Constitucin
y Reposicin
del Fondo de
Caja Chica.
Fin

COMPRA DE BAJA CUANTA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE CHEQUE (1 de 3)
Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente
Compras/ puesto equivalente
Inicio
Elabora Solicitud
de Compra y/o
Contratacin de
Recibe Solicitud de
Servicio, llenando
Compra y/o
la informacin
Contratacin de
requerida y
Servicio, revisa la
adjuntando el informacin.
dictamen tcnico
cuando
corresponda.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere B
verificacin
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
Supera la baja insumo(s) o
cuanta y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evala la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S
a consideracin de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la Esta en Procedimient
Dependencia. contrato S o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto.
No
2 Procede la Elabora Cuadro 2

No
adquisicin? Comparativo de
Ofertas con la
informacin de las
S cotizaciones
recibidas.
Gestiona una
modificacin al
PACC a travs de
B Resolucin
Ministerial 1
debidamente
justificada.

Jefe de Seccin de Autoridad Administrativa

Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/
Jefe DSAI o equivalente Superior de la
puesto equivalente
de Presupuesto Dependencia
Recibe y verifica
expediente, y Revisa Cuadro
cuando corresponda Comparativo de
complementa la Ofertas y
Traslada expediente
informacin de Solicitud de
de compras
Solicitud de Compra y/o
Compra y/o Contratacin de
Contratacin de Servicio
Servicio
La
Corrige No documentacin
es correcta?
S
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 Autoriza el
No
gasto?
Formaliza la(s)
compra(s) y/o S
contratacin de
servicios notificando
Autoriza el gasto,
al proveedor e
mediante firma en
indicando el lugar,
el Cuadro
fecha y hora de
comparativo.
entrega del bien,
insumo y/o
prestacin del
servicio.

Jefe de Seccin de
Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/
Responsable de Almacn
puesto equivalente
de Presupuesto
Recibe
expediente,
gestiona
cheque de
pago segn
procedimiento
Manejo y
Reposicin de
Fondo
Rotativo.
Notifica al
Realiza la
Responsable de
recepcin
Almacn la fecha y
segn
Traslada expediente hora de recepcin
procedimiento
sin el cheque al en caso de bienes y
Ingreso a
Responsable de coordina la logstica
Almacn
Compras de ingreso de
cuando se
visitas, en el caso de
trate de bienes
servicios notifica al
o insumos
receptor del mismo,
Verifica la factura,
anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Una vez recibido el

bien o servicio,
debern publicar en
GUATECOMPRAS la
documentacin de
respaldo que
ampara la
negociacin
realizada, y procede
a imprimir la
constancia de la
publicacin.
Traslada
expediente al
Responsable
de Fondo
Rotativo Notifica al
Interno para interesado que la
realizar compra fue
procedimiento realizada.
Manejo y
Reposicin del
Fondo
Rotativo.
2
Fin

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (1 de 4)
Inicio
Elabora Solicitud
de Compra y/o
Contratacin de
Recibe Solicitud de
Servicio, llenando
Compra y/o
la informacin
Contratacin de
requerida y
Servicio, revisa la
adjuntando el informacin.
dictamen tcnico
cuando
corresponda.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere B
verificacin
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
Supera la baja insumo(s) o
cuanta y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evala la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S
a consideracin de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la Esta en Procedimient
Dependencia. contrato S o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto.
No
2 Procede la 2
No
adquisicin?
Traslada al
Responsable de
Centro de Costo
S
Gestiona una
modificacin al
PACC a travs de
B Resolucin
Ministerial 1
debidamente
justificada.

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN CUENTA (2 de 3)
Responsable de
Responsable de Centro de Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa
Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente
Costos o su equivalente Puesto equivalente Superior de la Dependencia
equivalente
Recibe solicitud de
compra, elabora
Realiza
pre-orden de
consolidacin de
compra en el SIGES
pre rdenes de
y traslada al
compra.
Responsable de
Compras.
Realiza como
mnimo dos
cotizaciones cuando
el monto es de baja
cuanta si es mayor
obtiene cotizaciones
en GUATECOMPRAS
Elabora un Cuadro Recibe y verifica

Comparativo de expediente, y
Ofertas excepto cuando corresponda
cuando sea complementa la
proveedor nico o informacin de
se reciba solo una Solicitud de
oferta, debiendo Compra y/o
dejar evidencia de la Contratacin de
invitacin a cotizar. Servicio
Revisa Cuadro
Comparativo de
Traslada expediente Ofertas y
de adquisicin a Solicitud de
Jefe de DSAI. Compra y/o
Contratacin de
Servicio
La
Corrige No documentacin
es correcta?
S
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 Autoriza el
No
gasto?
Adjudica en S
GUATECOMPRAS,
gestiona cuando
Autoriza el gasto,
corresponda la
mediante firma en
elaboracin de la
el Cuadro
Constancia de
comparativo.
Disponibilidad
Presupuestaria -
CDP-.

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN
CUENTA (3 de 4)
Responsable de
Puesto equivalente
equivalente
Recibe expediente
Elabora Constancia
del rea de
de Disponibilidad Aprueba
presupuesto,
Presupuestaria adjudicacin de
registra
CDP cuando compra en SIGES.
adjudicacin de
corresponda.
compra en SIGES.
Imprime Orden de
Compra, gestiona
firmas
correspondientes, y
notifica al
proveedor.
Entrega copia
electrnica de la
Elabora con el orden de compra (si
aplica) y cuando
procedimiento
corresponda
Ejecucin por
gestiona la
Acreditamiento
elaboracin de la
en Cuenta. Constancia de
Disponibilidad
Financiera CDF-.
Recibe expediente,
formaliza la compra
Elabora Constancia
notificando al
de Disponibilidad
proveedor
Financiera CDF
mediante copia
cuando corresponda
electrnica de la
Orden de Compra,
Cuando
corresponda debe
Recibe expediente
publicar en
con CUR de
GUATECOMPRAS la
compromiso,
informacin
aprueba.
respectiva segn
normativa vigente

COMPRA DE BAJA CUANTIA O COMPRA DIRECTA POR MEDIO DE ACREDITAMIENTO EN
CUENTA (4 de 4)
Responsable de Compras/ Responsable de Almacn/

Jefe DSAI o equivalente
Puesto equivalente Puesto equivalente
Deber integrar el
expediente cuando
la gestin provenga
de expedientes
anteriormente
formalizados y
pactados con
entregas o servicios
parciales,
Notifica al
Responsable de
Almacn la fecha y
hora de recepcin
de los productos
adquiridos en el
caso de bienes y/o
suministros.
Realiza la
recepcin
segn
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
Ingreso a
la informacin
Almacn
correcta.
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Registra liquidacin
Aprueba liquidacin
de la adjudicacin
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime anexo de
Orden de Compra
(liquidacin de la
adjudicacin),
gestiona firmas
correspondientes y
las adjunta al
expediente.
Traslada expediente
al Responsable de
Presupuesto para la
Notifica al
realizacin del
solicitante que los
procedimiento
insumos solicitados
Ejecucin por
fueron adquiridos
Acreditamiento en
Cuenta en etapa
de Devengado.
2
Fin
ADQUISICIONES 02 1 de 6
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Compra por Contrato Abierto

PROPSITO DEL DOCUMENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de servicios bajo la
modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.
Inicia: Elaboracin de solicitud de compra y/o contratacin de servicio.
Finaliza: Notificacin de la compra.
a) Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
c) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
d) Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS
e) Ley Contra la Corrupcin
f) Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
g) Gua de Sistema de Gestin y Preorden de Compra
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector de la
Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, llenando la Solicitante o Responsable de la

1. Compra
informacin requerida y traslada al Responsable de Compras.
Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y revisa la
informacin.
Responsable de Compras/ Puesto
2. Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere equivalente
correcciones o elaboracin de uno nuevo segn corresponda.
Si la informacin es correcta, contina con el procedimiento.

Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia, si esta supera el
monto de baja cuanta.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC y supera el

monto de baja cuanta, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Compras/ Puesto
3. equivalente
Administrativos Internos -DSAI- o Jefe de Seccin de Adquisiciones para las
dependencias concentradas en la DAA-, para gestionar la modificacin al
PACC.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, contina en el

trmite.
somete a consideracin de la Autoridad Administrativa Superior de la
Dependencia. Jefe DSAI o equivalente
4.
Si procede gestiona una modificacin al PACC a travs de Resolucin
Ministerial debidamente justificada.
Si no procede finaliza el proceso.
Segn la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de Responsable de Compras/ Puesto
5. Contrato Abierto correspondiente, identifica los proveedores que tienen equivalente
adjudicado el bien o insumo solicitado.
Imprime el listado, subraya el rengln y proveedor seleccionado, imprime
6. cartula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud equivalente
de compra.
Define la forma de pago, el cual puede ser por acreditamiento en cuenta o
fondo rotativo. Responsable de Compras/ Puesto
7. En el caso que sea por acreditamiento en cuenta debe de consultar los equivalente
precios de referencia al INE y dejar constancia de la consulta. Traslada al
Responsable de Presupuesto
Complementa la siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicio
Rengln Presupuestario
Verificacin de disponibilidad presupuestaria
Traslada al Responsable de Compras o Puesto equivalente.

Gestiona firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Responsable de Compras/ Puesto
9. Internos, Jefe de Gestin de Adquisiciones, Administrativo Financiero y equivalente
Autoridad Superior de la Dependencia.
En caso de pago por Acreditamiento en cuenta, traslada solicitud al
Responsable de Centro de Costos, y contina el procedimiento.
10. equivalente
Cheque, traslada al Encargado de Presupuesto para gestionar cheque de
pago obteniendo las firmas registradas segn procedimiento Manejo y
Reposicin de Fondo Rotativo, contina en el paso No.18 .
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y Responsable de Centro de Costos
11.
traslada al Responsable de Compras o Responsable de la compra.
Realiza consolidacin de pre rdenes de compra. Gestiona con el Responsable de Compras/ Puesto
12. equivalente
Responsable de Presupuesto la elaboracin del CDP.
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Responsable de Presupuesto
13.
Responsable de Compras.
La compra requiri pre-orden? Responsable de Compras/ Puesto
14. S: Registra adjudicacin en SIGES. equivalente
No: Continua en paso No. 18.
Jefe DSAI o Jefe de Seccin de
15. Aprueba adjudicacin de compra en SIGES y genera orden de compra. Compras Directas
Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al Responsable de Compras/ Puesto
16. equivalente
expediente.
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Jefe DSAI

17.
Responsable de Compras o responsable de la compra.
Notifica al proveedor indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, Responsable de Compras/ Puesto
18. insumo y/o prestacin del servicio. Entrega copia electrnica de la orden de equivalente
compra (si aplica).
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Responsable de Almacn la
fecha y hora de recepcin de los mismos, traslada copia de la Solicitud de Responsable de Compras/ Puesto
19. equivalente
Compra y/o Contratacin de Servicio y copia de la orden de compra
entregada al proveedor (si aplica).
Realiza la recepcin de insumos segn procedimiento Ingreso a Almacn.
Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepcin la Responsable de Almacn
20.
realiza el Responsable de Compras, quien debe entregar al Responsable de
Almacn los mismos para su registro.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
21. Totalizada: en nmeros y letras. equivalente

registradoras.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin del Responsable de Compras/ Puesto
22. concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas equivalente
del Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo.
Compra requiere liquidacin en SIGES?
No requiere liquidacin en SIGES, contina en paso No. 26. Responsable de Compras/ Puesto
23. equivalente
Si requiere liquidacin en SIGES, registra liquidacin de la adjudicacin en el
SIGES.
24. Aprueba liquidacin en SIGES. Jefe DSAI
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidacin de la adjudicacin), Responsable de Compras/ Puesto

25. equivalente
gestiona las firmas correspondientes y adjunta al expediente.
Dependiendo de la modalidad de pago, traslada expediente de compra a
donde corresponda para realizar el pago segn procedimiento establecido Responsable de Compras/ Puesto
26. equivalente
Manejo y Reposicin del Fondo Rotativo o Ejecucin por Acreditamiento
en Cuenta.
27. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Responsable de Almacn
Diagramas de Flujo
Compra por Contrato Abierto (1 de 3)
Inicio A
Elabora Solicitud
Recibe Solicitud de
de Compra y/o
Compra y/o
Contratacin de
Contratacin de
Servicio, llenando
Servicio, revisa la
la informacin informacin.
requerida.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
A Verifica se
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere
B
verificacin
presupuestaria.
Segn la naturaleza
del bien o insumo,
lo ubica dentro del
Supera la baja
listado de Contrato
cuanta y no No
Abierto
esta en el PACC? correspondiente,
identifica los
proveedores.
Evala la solicitud
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S Imprime el listado,
a consideracin de
la Autoridad subraya el rengln y
Administrativa proveedor
Superior de la seleccionado,
Dependencia. imprime cartula
del concurso
publicado en
GUATECOMPRAS y
adjunta a la
solicitud de compra.
2 Procede la
No
adquisicin?
Define la forma de
S pago. En el caso que
sea por
acreditamiento en
Gestiona una cuenta debe de
modificacin al consultar los precios
PACC a travs de de referencia al INE
B Resolucin y dejar constancia.
Ministerial
debidamente
justificada.
Responsable de
Puesto equivalente
equivalente
Recibe y verifica
expediente, y
cuando corresponda
complementa la
Gestiona firmas del
informacin de
correspondientes.
Solicitud de
Compra y/o
Contratacin de
Servicio.
Gestiona
cheque de
pago segn
Es
procedimiento
No acreditamiento
Manejo y
en cuenta?
Reposicin de
Fondo
Rotativo.
S
Recibe solicitud de
A compra, elabora
Traslada solicitud al pre-orden de
Responsable de compra en el SIGES
Centro de Costos, y traslada al
Responsable de
Compras.
Elabora Constancia Realiza
de Disponibilidad consolidacin de
Presupuestaria pre rdenes de
CDP cuando compra. Gestiona el
corresponda. CDP.
Requiri pre-
A No orden de
compra?
S
Aprueba
Registra adjudicacin de
adjudicacin en compra en SIGES y
SIGES. genera orden de
compra.
Recibe expediente
con CUR de
Imprime orden de compromiso,
compra, gestiona aprueba y traslada a
firmas Responsable de
correspondientes. Compras o
responsable de la
compra.
Notifica al
proveedor. Entrega
A copia electrnica de
la orden de compra
(si aplica).
Notifica al
Responsable de
Almacn la fecha y
hora de recepcin
de los mismos.
Responsable de Almacn/ Responsable de Compras/

Jefe DSAI o equivalente
Puesto equivalente Puesto equivalente
Realiza la
recepcin
segn
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
Ingreso a
la informacin
Almacn
correcta.
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Compra
requiere
A No
liquidacin en
SIGES?
Registra liquidacin
Aprueba liquidacin
de la adjudicacin
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime anexo de
Orden de Compra
(liquidacin de la
adjudicacin),
gestiona firmas
correspondientes y
las adjunta al
expediente.
Dependiendo de la
modalidad de pago,
traslada expediente
de compra a donde
corresponda para
realizar el pago
segn
A procedimiento
establecido
Manejo y
Reposicin del
Fondo Rotativo o
Ejecucin por
Acreditamiento en
Cuenta.
Notifica al
solicitante que los
insumos solicitados
fueron adquiridos
2
Fin
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos

Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de
servicios bajo la modalidad de compra por cotizacin, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este
procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada.
Inicia: Inicia proceso de cotizacin con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la
programacin de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
a. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.

b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
c. Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e. Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS.
f. Ley Contra la Corrupcin.
g. Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
h. Gua de Sistema de Gestin y Preorden de Compra
i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contralora General de Cuentas para envo digital de Contratos
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
Inicia proceso de cotizacin con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programacin de Responsable de Compras/
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente
Coordina con el solicitante la revisin de las especificaciones tcnicas en

el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para
2. corroborar el cdigo de insumo. Puesto equivalente
Si no existe el cdigo, procede a gestionar la creacin del mismo.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboracin de la

3. Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, y la programacin Puesto equivalente
de entregas en los casos de recepciones parciales.

informacin requerida.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las Solicitante
4.
especificaciones tcnicas, planos, diagramas u otros que fueran
necesarios, la programacin de entregas en los casos de recepciones
parciales, criterios de calificacin.
Gestiona aprobacin de la Solicitud por la Autoridad Administrativa

Superior.
Traslada Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y
documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la
Compra.
Recibe solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y

documentos anexos y revisa la informacin que forma parte del
expediente.
Si la informacin no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice

correcciones o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos
pendientes.
Si la informacin es correcta elabora los documentos y actividades

siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
Proyecto de Bases de Cotizacin de acuerdo a los requisitos Responsable de Compras/

5. establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento. Puesto equivalente
Consolida especificaciones tcnicas y solicita dictamen tcnico
segn corresponda.
Proyecto de contrato administrativo.
Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Cotizacin y sus respectivos suplentes velando para que se
cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestiona la elaboracin del Dictamen Presupuestario.
Nota: Deben utilizarse los modelos establecidos para la elaboracin de

los documentos en los casos que aplique.
Emite dictamen presupuestario segn lo indicado en el artculo No. 15 Jefe de Departamento de

6. del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos
Responsable de Compras. Internos o equivalente
Traslada expediente de compra debidamente foliado (Solicitud de

7. Compra, especificaciones tcnicas, proyecto de bases de cotizacin) y Puesto equivalente
oficio a la Direccin de Asuntos Administrativos.
Coordina el anlisis del expediente de compra, verificando que el

proyecto de bases de cotizacin cumpla con los aspectos legales,
requisitos fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios
de calificacin y ponderacin estn correctamente formulados. Jefe de Departamento de
Traslada expediente a la dependencia interesada con las observaciones

correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicacin del proyecto de

9. bases en el Sistema de Informacin y Contrataciones del Estado Jefe DSAI
GUATECOMPRAS-
Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema

GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no
menor de tres das para la recepcin de comentarios o sugerencias que
permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el sistema
GUATECOMPRAS e integra al expediente.
10. Puesto equivalente
Si no hay comentarios o sugerencias contina en el paso No. 19 del
procedimiento.
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas

correspondientes (administrativo, legal, tcnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en funcin de la complejidad

determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la
Dependencia o rea especializada externa.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Responsable de Compras/

11. respuesta a la persona correspondiente y contina en el paso No. 12. Puesto equivalente
Si se requiere consultar a rea especializada externa traslada al rea

correspondiente con visto bueno de la Autoridad Administrativa
Superior.
Analiza y da respuesta al comentario o sugerencia y traslada a Autoridad

12. Administrativa Superior de la Direccin interesada. rea especializada externa
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de
13. la Compra. Superior Direccin
Interesada
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/
14. visto bueno. Puesto equivalente
Coordina la publicacin de la respuesta aclaratoria a travs del sistema

Jefe DSAI y Responsable de
GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres das hbiles de concluida
15. la fase de consulta pblica del proyecto de bases, imprime constancia Compras/ Puesto
equivalente
generada y adjunta al expediente.
Integra observaciones recibidas que procedan al Proyecto de Bases de Responsable de Compras/

16. Cotizacin. Puesto equivalente
Integra el expediente para solicitud de opinin jurdica con la siguiente

informacin:
1. Proyecto de Bases de Cotizacin
2. Proyecto de Formulario de Presentacin de Oferta Responsable de Compras/
17. 3. Proyecto de Contrato Puesto equivalente
4. Dictamen Tcnico
5. Dictamen Presupuestario
Elabora oficio y obtiene firmas correspondientes para su traslado a la

Direccin de Asesora Jurdica.
Analiza expediente de compra, emite opinin jurdica y traslada a Direccin de Asesora

18. Autoridad Administrativa Superior de la Direccin Interesada. Jurdica
Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de

Finanzas Pblicas, la designacin de los servidores pblicos que formarn Autoridad Administrativa
19. parte de la Junta de cotizacin, titulares y suplentes, siendo la autoridad Superior de la Direccin
competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores interesada.
pblicos nombrados.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Autoridad Administrativa

20. Junta de Cotizacin y traslada al Responsable de Compras o puesto Superior de la Direccin
equivalente. Interesada
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Direccin de Responsable de Compras/

21. Asesora Jurdica y contina con el trmite. Puesto equivalente
Elabora Formulario de Presentacin de Oferta y obtiene firma de la Responsable de Compras/

22. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Puesto equivalente
Integra expediente con los documentos siguientes:

1.Solicitud(es) de Compra y/o Contratacin de Servicio
2.Bases de Cotizacin
3.Especificaciones tcnicas
4.Dictamen tcnico
5.Dictamen Presupuestario
6.Opinin Jurdica
7.Modelo de Contrato Administrativo
8.Formulario de Presentacin de Oferta Responsable de Compras/
9.Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)
10.
Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
11.
Oficios de solicitud de propuestas para la integracin de la Junta
de Cotizacin
12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Cotizacin en que se haga constatar la idoneidad, en el mbito
de aplicacin y adjunte historial laboral
Adicional a la informacin anterior el expediente debe contener todos los
documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobacin de Formulario de Presentacin

de Oferta, Bases de Cotizacin, Especificaciones Tcnicas y Responsable de Compras/
24. nombramiento de la Junta de Cotizacin y traslada a la Autoridad Puesto equivalente
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobacin de documentos, as como

25. el Formulario de Presentacin de Oferta. Devuelve expediente a Superior Dependencia
Responsable de Compras o Puesto equivalente.
Traslada expediente debidamente foliado a la Direccin de Asuntos Responsable de Compras/

26. Administrativos. Puesto equivalente
27. Recibe expediente y traslada a la Seccin de Eventos de Adquisiciones. Gestin de Adquisiciones
Revisa expediente, analiza la documentacin y si cumple con los

requisitos, redacta proyecto de Resolucin Ministerial de aprobacin de
Bases de Cotizacin y Resolucin Ministerial de nombramiento de Junta
de Cotizacin, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de
providencia y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. Coordinador de la Seccin
28. de Eventos de Adquisicin
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Direccin

Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no Direccin de Asesora

29. trasladar a firma. Jurdica
Coordina con el Departamento de Gestin de Adquisiciones para el

cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones
no proceden a firma
Coordinador de la Seccin
Si la providencia indica que las resoluciones proceden a firma, realiza
correcciones a las resoluciones si hubiere, elabora Informe Ejecutivo y
traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos.
Firma y sella resoluciones ministeriales y traslada a la Direccin de

31. Asuntos Administrativos. Ministro
Recibe expediente, coordina con la Secretara General la asignacin del

nmero correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la
notificacin a los integrantes de la Junta de Cotizacin la resolucin de
nombramiento. Coordinador de la Seccin
Integra al expediente las cdulas de notificacin y certificaciones de las

resoluciones para el envo del mismo a la Direccin Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Cotizacin, redacta

nota de convocatoria de invitacin a cotizar la cual debe incluir: nombre
33. del evento, nmero de operacin en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, Puesto equivalente
lugar y hora de recepcin de ofertas y solicita firma de Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar

el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) en los documentos que
aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Jefe DSAI y Responsable de
34. 2. Bases de Cotizacin y especificaciones tcnicas Compras o Responsable de
3. Dictamen tcnico la Compra
4. Opinin Jurdica
5. Proyecto de Contrato Administrativo
6. Formulario de Presentacin de Oferta
7. Nota de convocatoria a cotizar
8. Resolucin Ministerial de aprobacin de documentos de

Cotizacin
9. Criterio de Calificacin
Imprime constancia de operacin realizada, la adjunta al expediente.
Coordina elaboracin de oficio y notificacin a los miembros de la Junta

de Cotizacin nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepcin de Responsable de Compras/
35. ofertas, as como el nmero de operacin en GUATECOMPRAS -NOG- Puesto equivalente
para que consulte el evento y las bases.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido segn cronograma.

Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando al oferente,
monto de la oferta, seguro de caucin de sostenimiento de oferta con su
respectiva certificacin de autenticidad y otros datos que la Junta de
Cotizacin considere necesarios. Entrega constancia de recepcin de
oferta a los proveedores. Suscribe acta de recepcin de ofertas y
36. apertura de plicas y traslada copia al Responsable de Compras o Junta de Cotizacin
Responsable de la Compra para su publicacin.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de las

autoridades y se proceder segn lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Coordina la emisin de la certificacin de acta de apertura de plicas o

copia certificada, y listado de oferentes, publica en sistema Responsable de Compras/
37. GUATECOMPRAS a ms tardar dos das hbiles despus de la apertura de Puesto equivalente
ofertas, e imprime constancia de la operacin.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases de

38. Cotizacin, especificaciones tcnicas, ofertas econmicas, suscribe acta Junta de Cotizacin
de adjudicacin, resolucin de la junta y traslada copia al Jefe DSAI.
Certifica el acta de adjudicacin y coordina la publicacin de la misma y

la resolucin de la junta en el sistema GUATECOMPRAS respetando los
39. plazos legales establecidos. Ingresa los criterios de evaluacin del evento. Jefe DSAI
Imprime constancia de la operacin y adjunta al expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si se presentan inconformidades, procede a imprimir y entregar a la

Junta de Cotizacin, para que analicen y respondan dentro de los plazos
40. establecidos. Contina procedimiento. Jefe DSAI
Si no se presentan inconformidades, notifica electrnicamente a los

miembros de la Junta de Cotizacin, que no ha sido presentada ninguna
inconformidad. Contina en paso No. 44.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el

sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley. Junta de Cotizacin
41.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del

plazo establecido y requiere coordinacin de la publicacin en el sistema
GUATECOMPRAS.
Si no se presentan inconformidades, contina en el paso No. 44.
Coordina la publicacin de respuestas a inconformidades en el sistema

42. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operacin en el sistema y Puesto equivalente
traslada a la Junta de Cotizacin.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe

43. y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Direccin Junta de Cotizacin
de Asuntos Administrativos.

requisitos, redacta proyecto de Resolucin Ministerial de adjudicacin,
segn modelo establecido; traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. Coordinador de la Seccin
44. de Eventos de
Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Cotizacin
correspondiente para subsanar los mismos.
Revisa proyecto de resolucin y en providencia indica que proceda a

firma realizando las correcciones requeridas.
Direccin de Asesora
45. Jurdica
Traslada expediente a la Seccin de Eventos de Adquisiciones de la
Direccin de Asuntos Administrativos.
Realiza correcciones a la resolucin, elabora informe ejecutivo y traslada Coordinador de la Seccin

46. al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Autoridad de Eventos de
Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos. Adquisiciones
Verifica, si est de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de

Cotizacin, firma y sella resolucin ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Cotizacin, devuelve el

47. expediente para continuar con el proceso segn lo que establece la Ley Ministro
de Contrataciones.
En ambos casos se traslada el expediente a la Direccin de Asuntos

Administrativos.

nmero correlativo y fecha a la Resolucin Ministerial.
Traslada el expediente a la dependencia interesada en la compra.
Coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos

49. das hbiles siguientes a la fecha de emisin de la resolucin de Puesto equivalente
adjudicacin, imprime constancia de operacin en el sistema.
Espera el plazo establecido en ley para interposicin de recursos

administrativos.
Si recibe notificacin de la Secretara General sobre la existencia de

interposicin de recurso administrativo, debe emitir informe
circunstanciado o la remisin del expediente administrativo.
Si no existe interposicin de recursos administrativos, contina en el

paso No. 50.
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trmite,

resolucin y notificacin correspondiente a los miembros de la Junta de
Cotizacin y oferentes.
Si la resolucin establece que no puede continuarse con el evento, se

50. procede con lo que establezca la misma. Secretara General
Si la resolucin establece que puede continuar con el evento, traslada el

expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
interesada.
Recibe expediente y complementa informacin en el(los) proyecto(s) de

contrato(s) administrativo(s) con base a las notificaciones de la(s)
resolucin(es) respectiva(s), imprime y coordina su revisin y suscripcin,
una vez cumplido con el plazo para la interposicin de recursos y/o
resuelto el recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones Responsable de Compras/
51. correspondientes en el sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente
Cuando corresponda, gestiona la Constancia de Disponibilidad

Presupuestaria -CDP-.
Redacta oficio de solicitud para firma de contrato administrativo del

Viceministro correspondiente.
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la
Recibe y gestiona con el Departamento de Gestin de Adquisiciones la

revisin del expediente y contrato administrativo y si cumple con los
requisitos, mediante providencia traslada a la Direccin de Asesora
Jurdica. Autoridad Administrativa
53. Superior DAA
Si no cumple con los requisitos traslada a la dependencia encargada de

la compra para el cumplimiento de los mismos.
54. Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden Direccin de Asesora
o no trasladar a firma y devuelve expediente. Jurdica
Si no procede a firma, se remite expediente con providencia a la

Direccin de Asuntos Administrativos para que el Departamento de
Gestin de Adquisiciones proceda con lo solicitado.
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestin de

55. Adquisiciones, quien coordina la elaboracin de la providencia para Superior DAA
remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra.
Solicita el nmero de contrato e imprime en el papel que cumple con las Responsable de Compras/
56. caractersticas legales. Puesto equivalente
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.

Traslada el expediente mediante oficio a la Direccin de Asuntos
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el Informe Ejecutivo y traslada al Departamento de Gestin

58. Viceministerio correspondiente. de Adquisiciones
Firma y sella contrato administrativo si est de acuerdo, y traslada a la Viceministro

59. Direccin de Asuntos Administrativos. correspondiente
Departamento de Gestin
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra. de Adquisiciones
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al

proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras/
61. solicita Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato debidamente Puesto equivalente
certificado.
Entrega Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin a

62. la dependencia responsable de la compra. Proveedor adjudicado
Integra Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin al

63. expediente y traslada expediente a la Direccin de Asuntos Puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobacin de Departamento de Gestin

64. contrato, y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. de Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato administrativo y

Direccin de Asesora
65. en providencia traslada a la Direccin de Asuntos Administrativos para Jurdica
que lo remita a la Seccin de Eventos de Adquisicin.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el

acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Seccin
66. Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos, y de Eventos de Adquisicin
traslada a la Autoridad Superior del Ministerio.
67. Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Ministerial. Viceministro
correspondiente
Firma y sella Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato

68. administrativo; remite a la Direccin de Asuntos Administrativos. Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignacin de nmero, fecha y

certificacin del Acuerdo Ministerial con la Secretara General.
69. de Adquisiciones
Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a

lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato Responsable de Compras/

Contrato administrativo
Seguro de Caucin de Cumplimiento de Contrato
Imprime constancia de aprobacin del contrato.
Publica en el sistema GUATECOMPRAS constancia de aprobacin del

contrato de la Contralora General de Cuentas, contrato administrativo,
Acuerdo Ministerial de aprobacin y Seguro de Caucin en los plazos
71. establecidos en ley. Puesto equivalente
Imprime constancia de operacin en el sistema y adjunta al expediente.
Coordina designacin de miembros de la Comisin Receptora y

Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de
72. nombramientos, obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior Puesto equivalente
de la dependencia responsable de la compra. Traslada a la Direccin de
Recibe expediente y revisa oficios, y si los integrantes propuestos

cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolucin Ministerial
de nombramiento de Comisin Receptora y Liquidadora; traslada a la Departamento de Gestin
73. Direccin de Asesora Jurdica, mediante oficio con visto bueno de la de Adquisiciones
Autoridad Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos
Administrativos.
Revisa proyecto de resolucin y en providencia indica si procede o no Direccin de Asesora

Recibe el proyecto de resolucin y providencia de la Direccin de

Asesora Jurdica.
75. Si la providencia indica que la resolucin procede a firma, realiza de Adquisiciones
correcciones requeridas cuando aplique, elabora Informe Ejecutivo y
Si la providencia indica que la resolucin no procede a firma, atiende lo

indicado.
Firma y sella Resolucin Ministerial e instruye su traslado a la Direccin

76. de Asuntos Administrativos. Ministro
Recibe expediente y gestiona la asignacin de nmero, fecha, y

certificacin de la Resolucin con la Secretara General.
Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la
resolucin de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Coordina con la Comisin Receptora y Liquidadora la entrega del Responsable de Compras/

78. expediente para la recepcin y liquidacin del contrato. Puesto equivalente
Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones

establecidas en el contrato administrativo; si est conforme recibe el
bien, insumo o servicio y la factura, suscribe acta de recepcin. En el
caso de los bienes y/o insumos realiza suscripcin de acta segn
procedimiento Ingreso a almacn.
Comisin Receptora y
79. Liquidadora
Si no est conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisin segn sea
el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos

de soporte al expediente segn procedimiento Ejecucin por
80. Acreditamiento en Cuenta y cuando proceda la finalizacin del contrato Jefe DSAI
traslada a la Comisin Receptora y Liquidadora.
Verifica los documentos de soporte de pago, si estn completos los

documentos suscribe acta de liquidacin y elabora informe dirigido a la
Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepcin y liquidacin del
bien, insumo o servicio. Si no estn completos solicita a la dependencia
Comisin Receptora y
81. la integracin de los documentos faltantes. Liquidadora
Traslada expediente de liquidacin a la Direccin de Asuntos

Administrativos.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentacin y si cumple con los

requisitos, coordina la elaboracin de la Resolucin Ministerial de
aprobacin de recepcin y liquidacin; traslada a la Direccin de Asesora Departamento de Gestin
82. Jurdica. de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la dependencia
responsable de la compra para que lo traslade a la comisin Receptora y

Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar los
documentos faltantes.
Revisa resolucin y en providencia traslada a la Direccin de Asuntos Direccin de Asesora

83. Administrativos. Jurdica
Recibe expediente y realiza correcciones sealadas por la Direccin de

84. Asesora Jurdica si las hubiera, coordina la elaboracin del Informe de Adquisiciones
Ejecutivo y traslada al Despacho Ministerial.
Firma y sella Resolucin Ministerial y traslada a la Direccin de Asuntos

85. Administrativos. Ministro
Recibe y gestiona la asignacin de nmero, fecha, y certificacin de la

Resolucin Ministerial en coordinacin con la Secretara General.
86. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora y de Adquisiciones
proveedor sobre la resolucin. Traslada expediente a la dependencia
responsable de la compra.
87. Recibe el expediente para archivo y custodia. Puesto equivalente
Diagramas de Flujo
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
revisin de las
especificaciones,
cuando aplique
corrobora cdigo
de insumo, de no
tener gestiona
creacin
Coordina con los

solicitantes para Elabora solicitud de
que elaboren la compra y/o
solicitud de contratacin de
compras y/o servicios, adjunta
contratacin de especificaciones
servicios y cuando tcnicas y otros
proceda la anexos que
programacin de correspondan
entregas
Gestiona
Recibe solicitud y aprobacin de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Autoridad
informacin Administrativa
Superior
Cumple
requisitos?
No
Rechaza y requiere Realiza o gestiona
correcciones o modificaciones y/o
S
documentacin documentacin
adicional adicional
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
tcnicas, solicita
dictamen tcnico,
segn corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Cotizacin
Gestiona la
elaboracin del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestin de Adquisiciones Servicios Administrativos rea especializada externa
DAA Internos
Coordina el anlisis
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificacin y
ponderacin
Traslada expediente Recibe expediente,

con las autoriza y coordina
observaciones la publicacin del
correspondientes proyecto de bases
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al rea
correspondiente Analiza y da
Respuesta de la con visto bueno de respuesta al
Nivel externo
consulta la Autoridad comentario o
Administrativa sugerencia
Superior
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3
Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/puesto

Direccin de Asesora Jurdica
Direccin interesada equivalente
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DESAI,
para visto bueno
Coordina con Jefe

de DESAI la
publicacin de la
respuesta
aclaratoria en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Cotizacin
Integra el
expediente con
informacin segn
procedimiento, para
solicitud de opinin
jurdica
Analiza expediente
Elabora oficio y
de compra, emite
2 gestiona las firmas
opinin jurdica y
correspondientes
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designacin para
formar parte de la
Junta de Cotizacin
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Direccin de
Junta de Cotizacin
Asesora Jurdica
Responsable de Compras/puesto Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de Coordinador de la Seccin de

equivalente Superior de la Dependencia Gestin de Adquisiciones Eventos de Adquisicin
Elabora formulario
de presentacin de
oferta y gestiona
firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior
Integra expediente
con los documentos
segn
procedimiento
Elabora oficio de
aprobacin de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentacin de
aprobacin de
oferta, bases de
documentos, as
cotizacin,
como el formulario
especificaciones
de presentacin de
tcnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Direccin de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentacin y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolucin
traslada a la Seccin
ministerial de
de Eventos de
aprobacin de
Adquisiciones
Bases de Cotizacin
y Resolucin
Ministerial de
nombramiento de
Junta de Cotizacin
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
Coordinador de la Seccin de Responsable de Compras/Puesto

Direccin de Asesora Jurdica Ministro
Eventos de Adquisicin equivalente
Realiza correcciones
a las resoluciones si
Revisa proyecto de hubiere, elabora
Firma y sella
resoluciones y en informe ejecutivo y
resoluciones
providencia indica si traslada con visto
ministeriales y
proceden o no bueno de la
traslada a la DAA
trasladar a firma Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretara General
la asignacin del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificacin de la
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Junta de Cotizacin
Integra al
expediente las
clulas de
notificacin y
certificaciones de Actualiza
las resoluciones cronograma de
para enviarlas a la actividades en las
Direccin solicitante Bases de Cotizacin,
redacta nota de
convocatoria de
invitacin a cotizar y
gestiona firma de
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia
En coordinacin con
Jefe de DESAI,
publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
elaboracin de
oficio y notificacin
a los miembros de
la Junta de
Cotizacin
Responsable de Compras,
Junta de Cotizacin Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepcin de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisin
suscribe acta de de la certificacin
recepcin de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Califica las ofertas,

suscribe acta de Publica en
adjudicacin, GUATECOMPRAS e
resolucin de la imprime constancia
Junta y traslada de la operacin
Certifica el acta de
copia
adjudicacin y
coordina la
publicacin de la
misma y resolucin
de la Junta en
GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios

de evaluacin del
evento, imprime
constancia de la
operacin y adjunta
al expediente
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
Se presentan
inconformidades?
Recibe S
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo segn
entrega a la Junta
Ley y requiere No
de Cotizacin, para
coordinacin de la
atenderlas
publicacin en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrnicamente a
7 8 los miembros de la
Junta de Cotizacin
que no existen
inconformidades
Responsable de Compras/ Coordinador de la Seccin de Direccin de Asesora

Junta de Cotizacin Ministro
Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones Jurdica
7 8
Informa por escrito

Coordina la Revisa expediente, Revisa proyecto de
sobre sus
publicacin de analiza la resolucin, emite
actuaciones,
respuestas a documentacin y si providencia
adjunta al
inconformidades en cumple redacta indicando que
expediente el
GUATECOMPRAS, e proyecto de procede firma,
informe y
imprime constancia resolucin cuando proceda
constancia de
de la operacin y ministerial de requiere
respuesta de
traslada adjudicacin correcciones
inconformidades
cuando proceda,
elabora informe
ejecutivo y traslada
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Cotizacin, firma y
sella la resolucin
Coordina la ministerial, o
publicacin en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretara General
de la operacin y la asignacin del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolucin
para interposicin ministerial
de recursos
administrativos
Existe
interposicin de
recursos?
Recibe notificacin
de la Secretara
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisin del
expediente
administrativo
Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa

Secretara General Direccin de Asesora Jurdica
puesto equivalente Superior DAA
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trmite, complementa
resolucin y informacin en el
notificacin proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
Junta de Cotizacin
y oferentes
Imprime y coordina
su revisin y
suscripcin una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para firma Gestin de
de contrato Adquisiciones la
administrativo del revisin del
Viceministro expediente y
correspondiente contrato
administrativo
Traslada mediante
providencia a la
Direccin de Revisa contrato
Asesora Jurdica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita nmero de Departamento de
contrato e imprime Gestin de
en el papel con las Adquisiciones,
caractersticas quien coordina la
legales elaboracin de la
providencia para
remitir expediente
10
Responsable de Compras/ Departamento de Gestin

Viceministro correspondiente Direccin de Asesora Jurdica
Puesto equivalente de Adquisiciones
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caucin compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Integra seguro de
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin, al
expediente cuando
el proveedor haga
entrega del mismo y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobacin de
aprobacin de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA
11
Coordinador de la Seccin de Viceministro Departamento de Gestin de Responsable de compra/puesto

Ministro
Eventos de Adquisicin correspondiente Adquisiciones equivalente
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato segn
acuerdo ministerial asignacin de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobacin de nmero, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificacin del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretara
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caucin
Superior de la DAA y
traslada
Imprime constancia
de aprobacin del
contrato
Publica constancia
de aprobacin del
contrato de la
Contralora General
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobacin y
seguro de caucin
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de la
comisin receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolucin
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisin receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DESAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
12
Direccin de Asesora Departamento de Gestin de Responsable de Compras/ Comisin Receptora y

Ministro
Jurdica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora
12
Recibe el proyecto
de resolucin y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolucin y en elabora informe resolucin
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisin Receptora Comisin Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolucin de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si est conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepcin.
En caso no est
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripcin
de acta segn
procedimiento
Ingreso a Almacn
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13
Jefe Departamento de
Comisin Receptora y Departamento de Gestin de Direccin de Asesora
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurdica
Internos
13
Coordina el pago Verifica los

correspondiente al documentos de
proveedor, integra soporte de pago, si
los documentos de estn completos
soporte al suscribe acta de
expediente segn liquidacin y
procedimiento elabora informe
Ejecucin por dirigido a la
Acreditamiento en Autoridad Superior
Cuenta, cuando del Ministerio.
proceda la Cuando proceda,
finalizacin del solicita la
contrato traslada a integracin de los
Revisa y analiza la
la Comisin documentos
documentacin del
Receptora faltantes
expediente,
coordina la
elaboracin de la
resolucin
Traslada expediente Revisa resolucin y
ministerial de
de liquidacin a la en providencia
aprobacin de
DAA traslada a la DAA
recepcin y
liquidacin. Si no
cumple devuelve
expediente para
completar los
requisitos
Recibe expediente,
realiza correcciones
sealadas si las
hubiera, coordina la
elaboracin del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolucin
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin
ministerial en
coordinacin con la
Secretara General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisin Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolucin, traslada
archivo y custodia
expediente
FIN
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos

Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de
servicios bajo la modalidad de compra por licitacin, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de licitacin con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y
autorizado, y a la programacin de compras que se derive del mismo.
a. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

b. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
c. Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
d. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente
e. Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS
f. Ley Contra la Corrupcin
g. Reglamento Orgnico Interno del MINFIN
h. Gua de Sistema de Gestin y Preorden de Compra
i. Acuerdo A-038-2016, Acuerdo de la Contralora General de Cuentas para envo digital de Contratos
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
Inicia proceso de licitacin con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programacin de Responsable de Compras/
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente
Coordina con el solicitante la revisin de las especificaciones tcnicas en

el caso de equipos, suministros y/o servicios especializados para
2. corroborar el cdigo de insumo.
Puesto equivalente
Si no existe el cdigo, procede a gestionar la creacin del mismo.
Coordina con los solicitantes para que procedan con la elaboracin de la

3. Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, y la programacin
Puesto equivalente
de entregas en los casos de recepciones parciales.
Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, llenando

la informacin requerida.
4. Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra las Solicitante

especificaciones tcnicas, planos, diagramas u otros que fueran
necesarios, la programacin de entregas en los casos de recepciones
parciales, criterios de calificacin.
Gestiona la aprobacin de la solicitud por la Autoridad Administrativa
Superior.

documentos anexos al Responsable de Compras o Responsable de la
Compra.

expediente.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones

o elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la informacin es correcta elabora los documentos y actividades

siguientes, de conformidad con la normativa legal vigente:
Proyecto de Bases de Licitacin de acuerdo a los requisitos
5. establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.
Puesto equivalente
Consolida especificaciones tcnicas y solicita dictamen tcnico
segn corresponda.
Oficios de solicitud de nombramientos del personal para integrar
Junta de Licitacin y sus respectivos suplentes velando para que se
cumpla con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestiona la elaboracin del Dictamen Presupuestario.

los documentos.
Emite dictamen presupuestario segn lo indicado en el artculo No. 15 Jefe de Departamento de

6. del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos o
Responsable de Compras. equivalente Internos

7. Compra, especificaciones tcnicas, proyecto de bases de licitacin) y
Puesto equivalente
oficio a la Direccin de Asuntos Administrativos.

proyecto de bases de licitacin cumpla con los requisitos
fundamentales, no fundamentales y verifica que los criterios de
calificacin y ponderacin estn correctamente formulados de acuerdo
lo indicado por la Ley de Contrataciones del Estado; revisa oficios de Jefe de Departamento de
8. solicitud de nombramiento de Junta de Licitacin. Gestin de Adquisiciones

correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicacin del proyecto de

9. bases en el Sistema de Informacin y Contrataciones del Estado Jefe DSAI
GUATECOMPRAS-.
10. Recibe expediente y publica el proyecto de bases en el sistema Responsable de Compras/
GUATECOMPRAS, el cual debe permanecer publicado por un plazo no Puesto equivalente

menor de tres das para la recepcin de comentarios o sugerencias que
permita mejorar su contenido, imprime constancia que genera el
sistema GUATECOMPRAS e integra al expediente.
Si no hay comentarios o sugerencias contina en el paso No. 21 del

procedimiento.
Si hay comentarios o sugerencias, se realizan las consultas
correspondientes (administrativo, legal, tcnico, otros).
Recibe comentarios o sugerencias, y en funcin de la complejidad

determina si la respuesta puede ser resuelta de forma interna por la
Dependencia o rea especializada externa.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada Responsable de Compras/

11. respuesta a la persona correspondiente y contina en el paso No. 13. Puesto equivalente


12. Administrativa Superior de la Direccin interesada. rea especializada externa
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable
13. de la Compra. Superior Direccin
Interesada
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/
14. visto bueno. Puesto equivalente
Coordina la publicacin de la respuesta aclaratoria a travs del sistema

GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres das hbiles de
15. concluida la fase de consulta pblica del proyecto de bases, imprime Compras o Responsable de
la Compra
constancia generada y adjunta al expediente.

16. Licitacin. Puesto equivalente
Integra el expediente para solicitud de dictamen jurdico con la

siguiente informacin:
1. Proyecto de Bases de Licitacin
2. Proyecto de Formulario de Presentacin de Oferta
3. Proyecto de Contrato Responsable de Compras/
17. 4. Dictamen Tcnico Puesto equivalente


Solicita a las diferentes Direcciones que integran el Ministerio de

Finanzas Pblicas, la designacin de los servidores pblicos que Autoridad Administrativa
19. formarn parte de la Junta de Licitacin, titular y suplente, siendo la Superior de la Direccin
autoridad competente la responsable de verificar la idoneidad de los interesada
servidores pblicos nombrados.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento Autoridad Administrativa

20. de Junta de Licitacin y traslada al Responsable de Compras o Superior de la Direccin
Responsable de la Compra. Interesada
Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Direccin de Responsable de Compras/

21. Asesora Jurdica y contina con el trmite. Puesto equivalente
Elabora Formulario de Presentacin de Oferta y obtiene firma de la Responsable de Compras/

22. Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Puesto equivalente

1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratacin de Servicio
2. Bases de Licitacin
3. Especificaciones tcnicas
4. Dictamen tcnico
6. Opinin Jurdica
7. Modelo de Contrato Administrativo
8. Formulario de Presentacin de Oferta
23. 9. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)
Puesto equivalente
10. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
11. Oficios de solicitud de propuestas para la integracin de la
Junta de Licitacin
12. Respuesta al oficio de solicitud de propuestas para la Junta de
Licitacin en que se haga constatar la idoneidad, en el mbito
de aplicacin y adjunte historial laboral
Adicional a la informacin anterior el expediente debe contener todos

los documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobacin de Formulario de

Presentacin de Oferta, Bases de Licitacin, Especificaciones Tcnicas y Responsable de Compras/
24. nombramiento de la Junta de Licitacin y traslada a la Autoridad Puesto equivalente
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobacin de documentos, as

25. como el Formulario de Presentacin de Oferta. Devuelve expediente Superior Dependencia
a Responsable de Compras.
Recibe y traslada expediente foliado al Departamento de Gestin de Responsable de Compras/

26. Adquisiciones. Puesto equivalente
Recibe expediente y traslada al Coordinador de la Seccin de Eventos de

27. Adquisicin.

Bases de Licitacin y Resolucin Ministerial de nombramiento de Junta
de Licitacin, utilizando los modelos establecidos. Elabora proyecto de
providencia y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. Coordinador de la Seccin
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Direccin

Solicitante para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o Direccin de Asesora

29. no trasladar a firma. Jurdica
Coordina con el Departamento de Gestin de Adquisiciones para el

cumplimiento de requisitos, si la providencia indica que las resoluciones
no proceden a firma.

31. Asuntos Administrativos. Ministro

notificacin a los integrantes de la Junta de Licitacin la resolucin de
nombramiento. Coordinador de la Seccin

resoluciones para el envo del mismo a la Direccin Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Licitacin, redacta

nota de convocatoria de invitacin a licitar la cual debe incluir: nombre
33. del evento, nmero de operacin en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha, Puesto equivalente
lugar y hora de recepcin de ofertas y solicita firma de Autoridad
Administrativa Superior de la Dependencia.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS debe de

ingresar el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) en los documentos
que aplique:
1.
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
2.
Bases de Licitacin y especificaciones tcnicas
3.
Dictamen tcnico
4.
Dictamen Presupuestario Jefe DSAI y Responsable de
34. 5.
Opinin Jurdica Compras/ Puesto
6.
Proyecto de Contrato Administrativo equivalente
7.
Formulario de Presentacin de Oferta
8.
Nota de convocatoria a licitar
9.
Resolucin Ministerial de aprobacin de documentos de
Licitacin
10. Criterio de Calificacin
Imprime constancia de operacin realizada, la adjunta al expediente y
coordina con la Direccin de Comunicacin Social la publicacin en el
Diario de Centroamrica.
Coordina elaboracin de oficio y notificacin a los miembros de la Junta

de Licitacin nombrados sobre la fecha, lugar y hora de recepcin de Responsable de Compras/
35. ofertas, as como el nmero de operacin en GUATECOMPRAS -NOG- Puesto equivalente
para que consulte el evento y las bases.
Recibe expediente y ofertas en el tiempo establecido segn

cronograma. Apertura plicas en presencia de los oferentes,
identificando al oferente, monto de la oferta, seguro de caucin de
sostenimiento de oferta con su respectiva certificacin de autenticidad
y otros datos que la Junta de Licitacin considere necesarios. Entrega
constancia de recepcin de oferta a los proveedores Suscribe acta de
36. recepcin de ofertas y apertura de plicas y traslada copia al Responsable Junta de Licitacin
de Compras o Responsable de la Compra para su publicacin.
En ausencia de ofertas se levanta acta para hacer del conocimiento de

las autoridades y se proceder segn lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado.
Coordina la emisin de la certificacin de acta de apertura de plicas o

copia certificada, y listado de oferentes, publica en sistema Responsable de Compras/
37. GUATECOMPRAS a ms tardar dos das hbiles despus de la apertura Puesto equivalente
de ofertas, e imprime constancia de la operacin.
Califica las ofertas verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases

38. de Licitacin, especificaciones tcnicas, ofertas econmicas, suscribe Junta de Licitacin
acta de adjudicacin y traslada copia al Jefe DSAI.
Emite certificacin de acta de adjudicacin o copia certificada, y

coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS respetando los
39. plazos legales establecidos, ingresa los criterios de evaluacin del Jefe DSAI
evento. Imprime constancia de la operacin y adjunta al expediente.
40. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades. Jefe DSAI
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Licitacin, para

que analicen y respondan.
Si no existen, notifica electrnicamente a los miembros de la Junta de

Licitacin, que no ha sido presentada ninguna inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los oferentes participantes en el

sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del

41. plazo establecido y requiere publicacin en el sistema GUATECOMPRAS Junta de Licitacin
al Jefe DSAI.

42. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operacin en el sistema y Puesto equivalente
traslada a la Junta de Licitacin.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente

43. informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Junta de Licitacin

segn modelo establecido; traslada a la Direccin de Asesora Jurdica.
44. de Eventos de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Licitacin
correspondiente para subsanar los mismos.

Direccin de Asesora
45. Jurdica
Realiza correcciones a la resolucin, elabora informe ejecutivo y

traslada al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Coordinador de la Seccin
46. Autoridad Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos de Eventos de Adquisiciones
Administrativos.
Verifica, si est de acuerdo, aprueba lo actuado por la Junta de

Licitacin, firma y sella resolucin ministerial.
47. Ministro
Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitacin, devuelve el
expediente para continuar con el proceso segn lo que establece la Ley
de Contrataciones.

Administrativos.

Traslada el expediente a la dependencia encargada de la compra.
Coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los

dos das hbiles siguientes a la fecha de emisin de la resolucin de
Espera el plazo establecido en ley para la interposicin de recursos

administrativos.

paso No. 49.

Licitacin y oferentes.

50. procede con lo que establezca la misma. Secretara General
Si la resolucin establece que puede continuar con el evento, traslada

el expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
interesada.

resolucin(es) respectiva(s), imprime y coordina su suscripcin, una vez
cumplido con el plazo para la interposicin de recursos y/o resuelto el
recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes Responsable de Compras/
51. en el sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente


Viceministro correspondiente. Responsable de Compras/
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la


Jurdica. Autoridad Administrativa
53. Superior DAA

Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si

proceden o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Direccin de Asesora
54. Jurdica
Gestin de Adquisiciones proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestin de

55. Adquisiciones, quien coordina la elaboracin de la providencia para Superior DAA
remitir el expediente a la dependencia responsable de la compra.
Solicita el nmero de contrato e imprime en el papel que cumple con

56. las caractersticas legales y traslada al Coordinador de la Seccin de
Puesto equivalente
Eventos de Adquisiciones.
Gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.

Traslada el expediente mediante oficio a la Direccin de Asuntos
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el Informe Ejecutivo y traslada al Departamento de Gestin

58. Viceministerio correspondiente. de Adquisiciones

Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la Departamento de Gestin

60. compra. de Adquisiciones
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega

al proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo Responsable de Compras/
61. y solicita Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y Puesto equivalente
certificacin.
Entrega Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin

62. a la dependencia responsable de la compra. Proveedor adjudicado
Integra Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin

63. al expediente y traslada expediente a la Direccin de Asuntos Puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobacin de Departamento de Gestin

64. contrato, y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. de Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato administrativo y Direccin de Asesora

65. en providencia traslada a la Direccin de Asuntos Administrativos. Jurdica
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en

el acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Seccin
66. Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos, y de Eventos de Adquisicin
Refrenda y sella el Acuerdo Ministerial y traslada al Despacho Viceministro

67. Ministerial. correspondiente

68. administrativo; remite a la Direccin de Asuntos Administrativos. Ministro

Traslada a la dependencia responsable de la compra.
Ingresa al Portal de CGC Online, para registrar el Contrato de acuerdo a

lo establecido en la normativa, adjuntando copia de:
Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato Responsable de Compras/

Contrato administrativo
Imprime constancia de aprobacin

71. establecidos en ley. Puesto equivalente
Coordina designacin de miembros de la Comisin Receptora y

Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de
nombramientos, obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/
72. de la dependencia responsable de la compra. Traslada a la Direccin de Puesto equivalente

cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolucin Ministerial Departamento de Gestin
73. de nombramiento de Comisin Receptora y Liquidadora; traslada a la de Adquisiciones
Direccin de Asesora Jurdica, mediante oficio con visto bueno de la
Administrativos.
Coordina con el Jefe de DSAI para los registros presupuestarios
correspondientes.


Asesora Jurdica.
Si la providencia indica que la resolucin procede a firma, realiza

correcciones requeridas cuando aplique, elabora Informe Ejecutivo y Coordinador de la Seccin
75. traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad de Eventos de Adquisicin
Si la providencia indica que la resolucin no procede a firma, atiende

lo indicado.

76. de Asuntos Administrativos. Ministro

77. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la de Adquisiciones
resolucin de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.


caso de los bienes y/o insumos se realiza suscripcin de acta segn
Comisin Receptora y
79. Si no est conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe de Departamento de

Servicios Administrativos Internos de la Dependencia Solicitante.

80. de soporte al expediente segn procedimiento Ejecucin por Jefe DSAI
Acreditamiento en Cuenta y cuando proceda la finalizacin del
contrato traslada a la Comisin Receptora y Liquidadora.

bien, insumo o servicio. Si no estn completos solicita a la dependencia
Comisin Receptora y
81. la integracin de los documentos faltantes. Liquidadora
Traslada expediente de liquidacin a la Direccin de Asuntos

Administrativos.
Recibe y revisa expediente, analiza de la documentacin y si cumple con

los requisitos, coordina la elaboracin de la Resolucin Ministerial de
aprobacin de recepcin y liquidacin; traslada a la Direccin de
Asesora Jurdica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la
dependencia responsable de la compra para que lo traslade a la
comisin Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones
o adicionar los documentos faltantes.
Revisa proyecto de resolucin y en providencia traslada a la Direccin Direccin de Asesora

83. de Asuntos Administrativos. Jurdica

84. Asesora Jurdica si las hubiera, coordina la elaboracin del Informe de Adquisiciones

85. Administrativos. Ministro

Resolucin Ministerial en coordinacin con la Secretara General.
86. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora y de Adquisiciones
proveedor sobre la resolucin. Traslada expediente a la dependencia
responsable de la compra.
87. Recibe el expediente para archivo y custodia. Puesto equivalente
Diagramas de Flujo
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
revisin de las
especificaciones,
cuando aplique
corrobora cdigo
de insumo, de no
tener gestiona
creacin
Coordina con los

solicitantes para Elabora solicitud de
que elaboren la compra y/o
solicitud de contratacin de
compras y/o servicios, adjunta
contratacin de especificaciones
servicios y cuando tcnicas y otros
proceda la anexos que
programacin de correspondan
entregas
Gestiona
Recibe solicitud y aprobacin de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Autoridad
informacin Administrativa
Superior
Cumple
requisitos?
No
Rechaza y requiere Realiza o gestiona

S correcciones o modificaciones y/o
documentacin documentacin
adicional adicional
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
tcnicas, solicita
dictamen tcnico,
segn corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Licitacin
Gestiona la
elaboracin del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestin de Adquisiciones Servicios Administrativos rea especializada externa
DAA Internos
Coordina el anlisis
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificacin y
ponderacin
Traslada expediente Recibe expediente,

con las autoriza y coordina
observaciones la publicacin del
correspondientes proyecto de bases
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al rea
correspondiente Analiza y da
Respuesta de la con visto bueno de respuesta al
Nivel externo
consulta la Autoridad comentario o
Administrativa sugerencia
Superior
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3
Autoridad Administrativa Superior Responsable de Compras/puesto

Direccin de Asesora Jurdica
Direccin interesada equivalente
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DSAI, para
visto bueno
Coordina con Jefe

de DSAI la
publicacin de la
respuesta
aclaratoria en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Licitacin
Integra el
expediente con
informacin segn
procedimiento, para
solicitud de opinin
jurdica
Analiza expediente
Elabora oficio y
de compra, emite
2 gestiona las firmas
opinin jurdica y
correspondientes
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designacin para
formar parte de la
Junta de Licitacin
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Direccin de
Junta de Licitacin
Asesora Jurdica
Responsable de Compras/puesto Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de Coordinador de la Seccin de

equivalente Superior de la Dependencia Gestin de Adquisiciones Eventos de Adquisicin
Elabora formulario
de presentacin de
oferta y gestiona
firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior
Integra expediente
con los documentos
segn
procedimiento
Redacta oficio de
aprobacin de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentacin de
aprobacin de
oferta, bases de
documentos, as
Licitacin,
como el formulario
especificaciones
de presentacin de
tcnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Direccin de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentacin y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolucin
traslada a la Seccin
ministerial de
de Eventos de
aprobacin de
Adquisiciones
Bases de Licitacin y
Resolucin
Ministerial de
nombramiento de
Junta de Licitacin
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
Coordinador de la Seccin de Responsable de Compras/Puesto

Direccin de Asesora Jurdica Ministro
a las resoluciones si
Revisa proyecto de hubiere, elabora
Firma y sella
resoluciones y en informe ejecutivo y
resoluciones
providencia indica si traslada con visto
ministeriales y
proceden o no bueno de la
traslada a la DAA
trasladar a firma Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretara General
la asignacin del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificacin de la
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Junta de Licitacin
Integra al
expediente las
clulas de
notificacin y
certificaciones de Actualiza
las resoluciones cronograma de
para enviarlas a la actividades en las
Direccin solicitante Bases de Licitacin,
redacta nota de
convocatoria de
invitacin a cotizar y
gestiona firma de
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia
En coordinacin con
Jefe de DSAI,
publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina con la
Direccin de
Comunicacin Social
la publicacin en el
Diario de
Centroamrica
Coordina
elaboracin de
oficio y notificacin
a los miembros de
la Junta de
Licitacin
Responsable de Compras,
Junta de Licitacin Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepcin de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisin
suscribe acta de de la certificacin
recepcin de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Califica las ofertas,

suscribe acta de Publica en
adjudicacin, GUATECOMPRAS e
resolucin de la imprime constancia
Junta y traslada de la operacin
Certifica el acta de
copia
adjudicacin y
coordina la
publicacin de la
misma y resolucin
de la Junta en
GUATECOMPRAS
Ingresa los criterios

de evaluacin del
evento, imprime
constancia de la
operacin y adjunta
al expediente
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
Se presentan
inconformidades?
Recibe S
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo segn
entrega a la Junta No
Ley y requiere
de Cotizacin, para
coordinacin de la
atenderlas
publicacin en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrnicamente a
8 los miembros de la
Junta de Cotizacin
7 que no existen
inconformidades
Responsable de Compras/ Coordinador de la Seccin de Direccin de Asesora

Junta de Licitacin Ministro
Puesto equivalente Eventos de Adquisiciones Jurdica
8
7
Informa por escrito

Coordina la Revisa expediente, Revisa proyecto de
sobre sus
publicacin de analiza la resolucin, emite
actuaciones,
respuestas a documentacin y si providencia
adjunta al
inconformidades en cumple redacta indicando que
expediente el
GUATECOMPRAS, e proyecto de procede firma,
informe y
imprime constancia resolucin cuando proceda
constancia de
de la operacin y ministerial de requiere
respuesta de
traslada adjudicacin correcciones
inconformidades
cuando proceda,
elabora informe
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Licitacin, firma y
sella la resolucin
Coordina la ministerial, o
publicacin en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretara General
de la operacin y la asignacin del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolucin
para interposicin ministerial
de recursos
administrativos
Existe
interposicin de
recursos?
Recibe notificacin
de la Secretara
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisin del
expediente
administrativo
Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa

Secretara General Direccin de Asesora Jurdica
puesto equivalente Superior DAA
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trmite, complementa
resolucin y informacin en el
notificacin proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
Junta de Licitacin
y oferentes
Imprime y coordina
su revisin y
suscripcin una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para firma Gestin de
de contrato Adquisiciones la
administrativo del revisin del
Viceministro expediente y
correspondiente contrato
administrativo
Traslada mediante
providencia a la
Direccin de Revisa contrato
Asesora Jurdica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita nmero de Departamento de
contrato e imprime Gestin de
en el papel con las Adquisiciones,
caractersticas quien coordina la
legales elaboracin de la
providencia para
remitir expediente
10
Responsable de Compras/ Departamento de Gestin

Viceministro correspondiente Proveedor adjudicado Direccin de Asesora Jurdica
Puesto equivalente de Adquisiciones
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caucin compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Entrega seguro de
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin a la
dependencia
responsable de la
Integra seguro de compra
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin, al
expediente y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobacin de
aprobacin de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA
11
Coordinador de la Seccin de Viceministro Departamento de Gestin de Responsable de compra/puesto

Ministro
Eventos de Adquisicin correspondiente Adquisiciones equivalente
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato segn
acuerdo ministerial asignacin de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobacin de nmero, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificacin del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretara
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caucin
traslada
Imprime constancia
de aprobacin del
contrato
Publica constancia
de aprobacin del
contrato de la
Contralora General
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobacin y
seguro de caucin
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de la
comisin receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolucin
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisin receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DSAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
12
Direccin de Asesora Departamento de Gestin de Responsable de Compras/ Comisin Receptora y

Ministro
Jurdica Adquisiciones Puesto equivalente Liquidadora
12
Recibe el proyecto
de resolucin y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolucin y en elabora informe resolucin
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisin Receptora Comisin Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolucin de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si est conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
acta de recepcin.
En caso no est
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripcin
de acta segn
procedimiento
Ingreso a Almacn
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13
Jefe Departamento de
Comisin Receptora y Departamento de Gestin de Direccin de Asesora
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurdica
Internos
13
Coordina el pago Verifica los

correspondiente al documentos de
proveedor, integra soporte de pago, si
los documentos de estn completos
soporte al suscribe acta de
expediente segn liquidacin y
procedimiento elabora informe
Ejecucin por dirigido a la
Acreditamiento en Autoridad Superior
Cuenta, cuando del Ministerio.
proceda la Cuando proceda,
finalizacin del solicita la
contrato traslada a integracin de los
Revisa y analiza la
la Comisin documentos
documentacin del
Receptora faltantes
expediente,
coordina la
elaboracin de la
resolucin Revisa Proyecto de
Traslada expediente
ministerial de resolucin y en
de liquidacin a la
aprobacin de providencia traslada
DAA
recepcin y a la DAA
liquidacin. Si no
cumple devuelve
expediente para
completar los
requisitos
Recibe expediente,
realiza correcciones
sealadas si las
hubiera, coordina la
elaboracin del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolucin
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin
ministerial en
coordinacin con la
Secretara General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisin Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolucin, traslada
archivo y custodia
expediente
FIN
Gestin interna para la precalificacin de proveedores de bienes o servicios

Definir los criterios y actividades necesarias para realizar la precalificacin de los proveedores de bienes o servicios que
formarn parte de la base de datos, los cuales podrn participar en la modalidad de compra de Subasta electrnica
inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrnica inversa o
recibe solicitud de precalificacin de proveedores de las dependencias interesadas del Ministerio de Finanzas Pblicas o
solicitud de proveedores para poder precalificarse.
Finaliza: Coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos das hbiles siguientes a la fecha de
emisin de la resolucin de Calificacin de Proveedores
a) Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.

b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas
c) Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e) Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
f) Ley Contra la Corrupcin.
h) Gua de Sistema de Gestin y Preorden de Compra
i) Acuerdo Ministerial 260-2016
GESTIN INTERNA PARA LA PRECALIFICACIN DE PROVEEDORES

1. Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de
compras por Subasta electrnica inversa o recibe solicitudes para la
realizacin de la precalificacin de proveedores de: Asistente de
Programacin de
Dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas firmadas por
Adquisiciones DAA
la Autoridad Administrativa Superior
Proveedores interesados en participar de Subastas electrnicas
inversas
2. Determina si los productos que pertenecen al PACC o las solicitudes
cuentan con Ficha Tcnica de Insumo o Servicio.
Asistente de
Existe Ficha de Tcnica de Insumo o Servicio? Programacin de
Adquisiciones DAA
No: Informa al Jefe de Departamento Gestin de Adquisiciones y
continua en el paso No. 5.
3. Determina si es una adquisicin por Subasta Electrnica Inversa Asistente de
identificada en el PACC. Programacin de
Es una adquisicin por subasta electrnica inversa identificada en el Adquisiciones DAA
PACC?
S: Solicita la verificacin de proveedores a la Seccin de Normas y
Programacin de Adquisiciones DAA, contina procedimiento.
No: Continua en el paso No. 5.
4. Verifica si existen tres o ms proveedores precalificados, para el caso de
eventos identificados en el PACC.
Existen tres o ms proveedores precalificados? de Normas y
Programacin de
S: Traslada informacin a Asistente de Programacin de Adquisiciones
Adquisiciones DAA
DAA, para iniciar Procedimiento de Subasta Electrnica Inversa en
caso que corresponda.
No: Continua procedimiento.
5.
Coordina la elaboracin de la Ficha Tcnica de Insumo o Servicio y Coordinador de Seccin
documentos obligatorios, conjuntamente con las Dependencias de Normas y
involucradas. Programacin de
Adquisiciones DAA
6. Elaboran los siguientes documentos: Coordinador de Seccin
de Normas y
Programacin de
Ficha Tcnica de Insumos o Servicios Adquisiciones
Solicitud de precio de referencia al INE DAA/dependencia
Proyecto de Bases de Precalificacin de proveedores de bienes o involucrada
servicios
7. Gestiona la elaboracin Estudio de mercado y Dictamen tcnico de las Coordinador de Seccin
Fichas Tcnicas, con las dependencias o reas con la especialidad segn de Normas y
el tipo de bien o servicio. Programacin de
Adquisiciones DAA
8. Gestiona la designacin de los miembros titulares y suplentes que
integrarn la comisin de precalificacin de proveedores de bienes o Coordinador de Seccin
servicios, de conformidad con la ley de Contrataciones del Estado. de Normas y
Programacin de
Adquisiciones DAA
Traslada a Seccin de Eventos de Adquisicin.
9. Revisa, analiza y elabora los siguientes documentos:
Proyectos de resolucin interna de aprobacin de bases de
Precalificacin y Fichas Tcnicas,
Proyecto de resolucin interna para nombrar miembros de la Coordinador de Seccin
Comisin de precalificacin de proveedores de bienes o de Eventos de Adquisicin
servicios.
Elabora providencia de traslado a la Direccin de Asesora Jurdica y
gestiona firmas de la Autoridad Administrativa Superior.
10. Revisa proyectos de resolucin y en providencia establece que proceda
a firma realizando las correcciones requeridas. Direccin de Asesora
Jurdica
11. Realiza correcciones a las resoluciones, gestiona firma de la Autoridad Coordinador de la Seccin
Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos. de Eventos de
Adquisiciones
12. Coordina la notificacin mediante cdula de notificacin a los Coordinador de la Seccin
miembros de la Comisin de precalificacin de proveedores de bienes o de Eventos de
servicios y traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Adquisiciones
Adquisiciones.
13. Elabora anuncio de convocatoria de precalificacin y coordina la
Publicacin en el Sistema de GUATECOMPRAS, incluyendo los
siguientes documentos:
Bases Tcnicas de Precalificacin de proveedores de bienes o
servicios
Dictamen tcnico Coordinador de la Seccin
Anuncio de Convocatoria de Precalificacin de proveedores de de Normas y
bienes o servicios Programacin de
Opinin Jurdica Adquisiciones
Fichas Tcnicas
Resolucin de Aprobacin de Fichas Tcnicas y Bases de
Precalificacin de proveedores de bienes o servicios
Acuerdo Ministerial 260-2016
Documento de Procedimiento para la precalificacin de
proveedores de bienes o servicios
14. Recibe expediente de los proveedores interesados en precalificarse,
entrega constancia de recepcin de expedientes a las entidades a
precalificar.
Elabora acta de recepcin de expedientes de proveedores interesados
Comisin de
en precalificarse.
Precalificacin de
Traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Adquisiciones para Proveedores de Bienes o
coordinacin de publicacin. Servicios
En ausencia de solicitudes se elaborar acta para hacer del

conocimiento de las autoridades.
15. Coordina publicacin del acta en sistema GUATECOMPRAS a ms tardar Coordinador de la Seccin
dos das hbiles despus de la recepcin de solicitudes de proveedores de Normas y
para precalificacin, e imprime constancia de la operacin; y Programacin de
certificacin del acta con el Jefe del Departamento de Gestin de Adquisiciones
Adquisiciones.
16. Analiza y solicita documentacin complementaria de ser necesaria. Comisin de
Califica expedientes verificando aspectos legales de acuerdo a las Bases Precalificacin de
de precalificacin de proveedores de bienes o servicios, Proveedores de Bienes o
especificaciones tcnicas, suscribe acta de Calificacin de Proveedores Servicios
de Bienes o Servicios, y traslada acta a la Seccin de Normas y
Programacin de Adquisiciones.
17. Coordina la publicacin del acta en GUATECOMPRAS y certificacin con Coordinador de la Seccin
el Jefe de Departamento de Adquisiciones respetando los plazos legales de Normas y
establecidos. Imprime constancia de la operacin y adjunta al Programacin de
expediente. Adquisiciones
18. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Comisin de Precalificacin

de Proveedores de bienes o servicios, para que analicen y respondan
Tcnico de
dentro de los plazos establecidos.
GUATECOMPRAS DAA
Si no existen, notifica electrnicamente a los miembros de la Comisin

de Precalificacin de Proveedores de bienes o servicios, que no ha sido
presentada ninguna inconformidad y contina en paso No. 23.
19. Recibe inconformidades por parte de los proveedores participantes en el
sistema GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley y resuelve
las mismas dentro del plazo establecido y requiere coordinacin de la Comisin de Precalificacin
publicacin en el sistema GUATECOMPRAS. de Proveedores
20. Coordina la publicacin de respuestas a inconformidades en el sistema Coordinador de la Seccin

GUATECOMPRAS, imprime constancia de operacin en el sistema y de Normas y
traslada a la Comisin de Precalificacin de Proveedores de Bienes o Programacin de
Servicios. Adquisiciones
21. Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente Comisin de
informe y constancia de respuesta de inconformidades y traslada a la Precalificacin de
Seccin de Normas y Programacin de Adquisiciones de la DAA. Proveedores de bienes o
servicios
22. Recibe informe de lo actuado por parte de la Comisin de Precalificacin Coordinador de la Seccin
de Proveedores e integra al expediente. de Normas y Programacin
de Adquisiciones
23. Traslada expediente del proceso de Precalificacin de Proveedores a la

Seccin de Contabilidad de la Direccin de Asuntos Administrativos.
de Normas y
Programacin de
Nota: En el caso de solicitud de precalificacin por parte de
Adquisiciones
dependencias del Ministerio de Finanzas, notifica el resultado de la
precalificacin de proveedores.
24. Seccin de Contabilidad
Archivo expediente original y muestras en caso de ser requeridas. de la Direccin de
Diagramas de Flujo
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores de Bienes o Servicios (1 de 3 )
Asistente de Programacin de Coordinador de Seccin de Normas y Dependencia

Adquisiciones DAA Programacin de Adquisiciones DAA involucrada
INICIO
Revisa PACC,
identifica las
adquisiciones con
modalidad de
Subasta Electrnica
Inversa, o recibe
solicitud para
realizacin de
precalificacin de
proveedores
Determina si los
productos que
pertenecen al PACC
o las solicitudes
cuentan con Ficha
Tcnica de Insumo
o Servicio.
Determina si es una
Existe ficha
adquisicin por
tcnica de
S Subasta Electrnica
insumo o
Inversa identificada
servicio?
en PACC
No
Informa al
Departamento de Es identificada
No
Gestin de en el PACC?
Adquisiciones
S
Verifica la existencia
A
de al menos 3
A Solicita la
proveedores
verificacin de
precalificados para
proveedores
el evento
identificado
Coordina la
elaboracin de la
Ficha Tcnica de
Existen al
Insumo o Servicio y
menos 3
No documentos
proveedores
precalificados? obligatorios,
conjuntamente con
las Dependencias
S involucradas.
Traslada
Inicia
informacin de la
procedimiento
existencia de al Elaboran los documentos: Ficha Tcnica
de Subasta
menos 3 de Insumos o Servicio; solicitud de
Electrnica
proveedores precio de referencia INE; proyecto de
Inversa
precalificados bases de precalificacin de proveedores
Gestiona la
1
elaboracin de
2 estudio de mercado
y dictamen tcnico
de las fichas
tcnicas
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores de Bienes o Servicios (2 de 3)
Coordinador de Seccin de
Coordinador de Seccin de Direccin de Asesora Comisin de Precalificacin
Normas y Programacin de
Eventos de Adquisicin Jurdica de Proveedores
Adquisiciones DAA
Revisa, analiza y
elabora proyectos
de resolucin
Gestiona la interna de
designacin de los aprobacin de bases
miembros titulares de precalificacin y
y suplentes que fichas tcnicas;
integrarn la proyecto de
comisin de resolucin interna
precalificacin de para nombrar
proveedores miembros de la
comisin de
precalificacin de
proveedores
Elabora providencia Revisa proyectos de

de traslado a la resolucin y en
Direccin de providencia
Asesora Jurdica y establece que
gestiona firma de proceda a firma,
Autoridad realizando las
Administrativa correcciones
Superior DAA respectivas
a las resoluciones,
gestiona firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Elabora anuncio de
Coordina la
convocatoria de
notificacin
precalificacin y
mediante Clula de
coordina la
Notificacin a los
publicacin en
miembros de la
GUATECOMPRAS,
Comisin de Recibe expediente
incluyendo los
Precalificacin de de los proveedores
anexos segn
Proveedores interesados,
procedimiento
entrega constancia
de recepcin de
expedientes,
elabora acta de
Coordina recepcin de
publicacin del acta expedientes
en GUATECOMPRAS proveedores
e imprime
constancia de la
operacin; y
certificacin del
acta con el Jefe del Analiza y solicita
Depto. de Gestin documentacin
de Adquisiciones complementaria de
ser necesaria;
califica expedientes;
suscribe acta de
calificacin de
proveedores y
traslada
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores de Bienes o Servicios (3 de 3)
Coordinador de Seccin de Normas y Comisin de Precalificacin
Tcnico de GUATECOMPRAS DAA
Programacin de Adquisiciones DAA de Proveedores
Coordina la
publicacin del acta
en GUATECOMPRAS
Monitorea el
y certificacin con el
sistema
Jefe de
GUATECOMPRAS,
Departamento de
para atender
Adquisiciones,
inconformidades,
imprime constancia
cuando las hubiera
de la operacin y Notifica
adjunta al electrnicamente a
expediente los miembros de la
Existen
Comisin de
inconformidades No
Precalificacin de
?
Proveedores, que
no existen
S inconformidades
Imprime las
inconformidades y
entrega a la A Resuelve
Comisin de inconformidades y
Precalificacin de requiere publicacin
Proveedores, para en el sistema
que analicen y GUATECOMPRAS
Coordina la respondan en el
publicacin de plazo establecido
respuesta a
inconformidades en
el sistema
GUATECOMPRAS,
imprime constancia Informa por escrito
de operacin y sobre sus
tralada actuaciones,
adjunta al
expediente informe
y constancia de
respuesta de
Recibe informe de inconformidades y
lo actuado por parte traslada
de la Comisin de
Precalificacin de
Proveedores e
integra al
expediente
En caso de solicitud
de precalificacin
por parte de las
dependencias del
MINFIN, notifica el
resultado de la
precalificacin de
proveedores
Traslada expediente
original del proceso
de precalificacin
de proveedores a la
Seccin de
A
Contabilidad DAA
para archivo, as
como muestras en
caso de ser
requeridas
FIN
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos

Internos
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratacin de servicios bajo la
modalidad de Subasta electrnica inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de Subasta electrnica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente
y autorizado, la programacin de compras que se derive del mismo.

b) Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y sus reformas
c) Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
d) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
e) Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS.
f) Ley Contra la Corrupcin.
h) Gua de Sistema de Gestin y Preorden de Compra
i) Acuerdo A-038-2016 de la Contralora General de Cuentas para el envo electrnico de Contratos.
j) Acuerdo Ministerial 260-2016
1. La entidad contratante podr entablar un procedimiento de contratacin bajo la modalidad de Subasta Electrnica
Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que la entidad contratante pueda formular una descripcin detallada de bienes y servicios estandarizados u
homologados no importando le monto de la contratacin.
b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar
en la subasta electrnica inversa, de forma que se asegure que esa subasta ser competitiva.
c) Que el criterio de adjudicacin sea cuantificable econmicamente.
Inicia proceso de Subasta electrnica inversa con base al Plan Anual de

Jefe de DSAI/ Responsable
1. Compras y Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, la programacin
de Compras
de compras que se derive del mismo.
Identifica las fichas tcnicas de los productos a adquirir por la modalidad Jefe de DSAI/ Responsable
2. de Subasta electrnica inversa. de Compras
Identifica si existen tres o ms proveedores precalificados para los

insumos/servicios a adquirir. Jefe de DSAI/ Responsable
3. de Compras
Existen tres o ms proveedores?
No: Elabora solicitud de Precalificacin de Proveedores y traslada a la

Direccin de Asuntos Administrativos para que inicie procedimiento de
Gestin interna para la Precalificacin de Proveedores.

informacin requerida. Gestiona la firma de la Autoridad Administrativa
Superior.
Asimismo, debe adjuntar como anexo a la solicitud de compra, las fichas

4. Solicitante
tcnicas, la programacin de entregas en los casos de recepciones
parciales.

documentos anexos al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
expediente.
Si no cumple, rechaza y requiere al solicitante que realice correcciones o

elabore un nuevo formulario, o que adjunte documentos pendientes.
Si la informacin es correcta elabora Proyecto de Bases de Contratacin
para la Subasta Electrnica Inversa, de acuerdo a los requisitos
establecidos en la Ley de Contrataciones y Reglamento.

los documentos.

Compra, especificaciones tcnicas, Proyecto de Bases de Contratacin Responsable de Compras/
6. para la Subasta Electrnica Inversa) y oficio a la Direccin de Asuntos Puesto equivalente
Administrativos.

Proyecto de Bases de Contratacin para la Subasta Electrnica Inversa
cumpla con los aspectos legales. Jefe de Departamento de
correspondientes.
Recibe expediente, autoriza y coordina la publicacin del Proyecto de

8. Bases de Contratacin para la Subasta Electrnica Inversa en el Jefe de DSAI
Sistema de Informacin y Contrataciones del Estado GUATECOMPRAS-
Recibe expediente y publica el Proyecto de Bases de Contratacin para
la Subasta Electrnica Inversa en GUATECOMPRAS, el cual debe
permanecer publicado por un plazo no menor de tres das para la
recepcin de comentarios o sugerencias que permita mejorar su Responsable de Compras/
contenido, imprime constancia que genera el sistema GUATECOMPRAS
e integra al expediente.
Si la respuesta puede ser resuelta dentro de la Dependencia traslada
respuesta a la persona correspondiente y contina en el paso No. 8.

Superior.

10. rea especializada externa
Administrativa Superior de la Direccin interesada.
Analizan conjuntamente y coordina la publicacin de la respuesta

aclaratoria a travs del sistema GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor
11. Compras/ Puesto
de tres das hbiles de concluida la fase de consulta pblica del proyecto
equivalente
de bases, imprime constancia generada y adjunta al expediente.

12. Contratacin para la Subasta electrnica inversa. Puesto equivalente
Elabora los siguientes documentos

Oficios de solicitud de nombramientos de los miembros para Responsable de Compras/

integrar Junta de Calificacin de Subasta Electrnica Inversa y sus
respectivos suplentes velando para que se cumpla con lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado.
Gestionan la elaboracin del Dictamen Presupuestario
Emite dictamen presupuestario segn lo indicado en el artculo 15 del Jefe de Departamento de
14. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y traslada a Servicios Administrativos
Responsable de Compras. Internos o equivalente
Integra el expediente para solicitud de opinin jurdica con la siguiente
informacin:
1. Bases de Contratacin para la Subasta electrnica inversa

2. Proyecto de Contrato Responsable de Compras/


La Autoridad Administrativa Superior, solicita a las diferentes Direcciones

que integran el Ministerio de Finanzas Pblicas, la designacin de los Autoridad Administrativa
servidores pblicos que formarn parte de la Junta de Calificacin de la
17. Subasta electrnica inversa, titulares y suplentes, siendo la autoridad Superior de la Direccin
competente la responsable de verificar la idoneidad de los servidores Interesada
pblicos nombrados.
Recibe expediente de compra, oficios de respuesta de nombramiento de Autoridad Administrativa
18. Junta de Calificacin de la Subasta electrnica inversa y traslada al Jefe Superior de la Direccin
de DSAI Interesada
19. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Direccin de Jefe de DSAI o equivalente
Asesora Jurdica y contina con el trmite.

1. Solicitud(es) de Compra y/o Contratacin de Servicio
3. Fichas tcnicas
5. Opinin Jurdica
6. Proyecto de Contrato Administrativo
7. Constancia de respuestas aclaratorias (si aplica)
20. 8. Constancias generadas por el sistema GUATECOMPRAS
Puesto equivalente
9. Oficios de solicitud y respuestas de nombramiento de los
miembros de la Junta de Calificadora de Subasta Electrnica
Inversa.
10. Evidencia de la idoneidad de los integrantes de la Junta
Calificadora de Subasta Electrnica Inversa.
Adicional a la informacin anterior el expediente debe contener todos

los documentos generados desde su inicio.
Redacta oficio de solicitud de aprobacin de Bases de Contratacin para
la Subasta electrnica inversa, y nombramiento de la Junta de Responsable de Compras/
21. Calificacin de la Subasta electrnica inversa y traslada a la Autoridad Puesto equivalente
Revisa y firma oficio de solicitud de aprobacin de documentos. Traslada Autoridad Administrativa
22. expediente a la Direccin de Asuntos Administrativos. Superior Dependencia
Bases de Contratacin para la Subasta electrnica inversa y Resolucin
Ministerial de nombramiento de Junta de Calificacin de Subasta
electrnica inversa, utilizando los modelos establecidos. Elabora
Coordinador de la Seccin de
23. proyecto de providencia y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica.
Eventos de Adquisicin
Si no cumple con los requisitos, traslada expediente a la Dependencia

solicitante, para que realice las correcciones o adicione los documentos
faltantes.
Revisa proyecto de resoluciones y en providencia indica si proceden o no Direccin de Asesora
Coordina con la Dependencia solicitante para el cumplimiento de
requisitos, si la providencia indica que las resoluciones no proceden a
firma
25. Eventos de Adquisicin
26. Ministro
notificacin a los integrantes de la Junta de Calificacin de la Subasta
Electrnica Inversa, la resolucin de nombramiento. Coordinador de la Seccin de

resoluciones para el envo a la Dependencia Solicitante.
Actualiza cronograma de actividades en las Bases de Subasta electrnica
inversa, redacta nota de convocatoria de invitacin a participar como
28. proveedor en la Subasta electrnica inversa, la cual debe incluir: nombre
Puesto equivalente
del evento, nmero de operacin en GUATECOMPRAS -NOG-, fecha y
hora de Puja Inversa.
Publica evento y anexos en el sistema GUATECOMPRAS, debe de ingresar
el Nmero de. Identificacin Tributaria (NIT) en los documentos que
aplique:
1. Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
3. Opinin Jurdica
29. 4. Proyecto de Contrato Administrativo
Puesto equivalente
5. Nota de convocatoria a participar en la Subasta electrnica
inversa.
6. Resolucin Ministerial de aprobacin de documentos de
Subasta electrnica inversa.
Imprime constancia de operacin realizada, la adjunta al expediente.

Coordina la notificacin a los miembros de la Junta de Calificacin de la
Subasta electrnica inversa nombrados sobre la fecha, lugar y hora del Responsable de Compras/
30. proceso de puja inversa, as como el nmero de operacin en Puesto equivalente
GUATECOMPRAS -NOG- para que consulte el evento y las bases.
Ingresa al sistema y verifica la disponibilidad del mismo en todo
momento, segn los plazos establecidos en el reglamento.
31. Nota: En caso que no existan tres proveedores habilitados autenticados Puesto equivalente
en el Sistema procede a informar a la Junta de Calificacin de la Subasta
electrnica inversa.
Ingresa a GUATECOMPRAS para confirmar su participacin y validar que
puede utilizar el modulo respectivo, como mnimo dos horas antes de
32. iniciar la puja electrnica. Postor Habilitado
Se rene, verifica con el Responsable de Compras/ Puesto equivalente la

disponibilidad del Sistema y la cantidad de Postores Autenticados
Habilitados.
Hay tres o ms postores autenticados habilitados? Junta de Calificacin de la
33. Subasta electrnica inversa
S: Contina el Procedimiento.
No: Procede a suscribir el acta de cancelacin del proceso.
Puja de acuerdo a los parmetros establecidos en las bases y durante el
tiempo establecido en la invitacin. El Sistema le informa la posicin de
su oferta y los resultados al finalizar la puja.
Postor Autenticado
34. Habilitado
Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera
de los parmetros establecidos el sistema le indicar mensaje de error.
Monitorea la puja inversa y recibe informacin sobre el resultado de la
misma. Generando en el sistema el informe automtico sobre resultados Junta de Calificacin de la
35. de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado. Subasta electrnica inversa
Nota: GUATECOMPRAS publicar automticamente dicho informe.
Proceder a verificar la documentacin disponible y el cumplimiento de
los criterios y condiciones exigidos en las bases por el postor que haya
obtenido el primer lugar en el orden de prelacin.
Cumple con los criterios? Junta de Calificacin de
S: Suscribe acta de adjudicacin de la negociacin, y traslada copia a la
Dependencia solicitante.
No: Suscribe acta donde hace constarla descalificacin del proveedor y
notifica a donde corresponda.
Certifica el acta de adjudicacin de la negociacin y coordina la
publicacin de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los
37. Jefe DSAI
plazos legales establecidos. Coordina impresin de constancia de la
operacin y adjunta al expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si existen, procede a imprimir y entregar a la Junta de Calificacin de

Subasta electrnica inversa, para que analicen y respondan dentro de los
38. plazos establecidos.
Puesto equivalente
Si no existen, notifica electrnicamente a los miembros de la Junta de

Subasta electrnica inversa, que no ha sido presentada ninguna
inconformidad.
Recibe inconformidades por parte de los participantes en el sistema
GUATECOMPRAS, dentro del plazo establecido en ley.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del Junta de Calificacin de
39. plazo establecido y requiere coordinacin de la publicacin en el sistema Subasta electrnica inversa
GUATECOMPRAS.

40. GUATECOMPRAS, imprime constancia de operacin en el sistema y
Puesto equivalente
traslada a la Junta de Calificacin de Subasta electrnica inversa.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe Junta de Calificacin de
y constancia de respuesta de inconformidades y traslada al coordinador
de la Seccin de Eventos de Adquisiciones.

segn modelo establecido; traslada a la Direccin de Asesora Jurdica.
42. Eventos de Adquisiciones
Si no cumple con los requisitos coordina con la Junta de Calificacin de
Subasta electrnica inversa correspondiente para subsanar los mismos.
Direccin de Asesora
43. Jurdica
Realiza correcciones a la resolucin, elabora informe ejecutivo y traslada
44. al Despacho Ministerial, por medio de oficio firmado por la Autoridad
Eventos de Adquisiciones
Verifica, si est de acuerdo aprueba lo actuado por la Junta de
Calificacin de Subasta electrnica inversa, firma y sella resolucin
ministerial.
Si imprueba lo actuado por la Junta de Calificacin de Subasta

45. Ministro
electrnica inversa, devuelve el expediente para continuar con el
proceso segn lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado.

Administrativos.
Traslada el expediente al Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos
das hbiles siguientes a la fecha de emisin de la resolucin de
Espera el plazo establecido en ley para interposicin de recursos

administrativos.

paso No. 47.
Calificacin de Subasta electrnica inversa y oferentes.

48. Secretara General
procede con lo que establezca la misma.
Si la resolucin establece que puede continuar con el evento, traslada el

expediente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
solicitante.
resolucin(es) respectiva(s). Imprime y coordina su revisin, una vez
cumplido con el plazo para la interposicin de recursos y/o resuelto el
recurso interpuesto si lo hubiere con las publicaciones correspondientes Responsable de Compras/
49. en el sistema GUATECOMPRAS. Puesto equivalente

Viceministro correspondiente.
Traslada expediente a la Autoridad Administrativa Superior de DAA.

Jurdica. Departamento de Gestin de
51. Adquisiciones

Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden

o no trasladar a firma y devuelve expediente.
Direccin de Asesora
51. Jurdica
Gestin de Adquisiciones proceda con lo solicitado
Recibe expediente y traslada al Departamento de Gestin de Autoridad Administrativa
52. Adquisiciones, quien coordina la elaboracin de la providencia. Superior DAA
Asigna nmero de contrato imprime en el papel correspondiente, y
gestiona la firma del contrato administrativo del proveedor.
Traslada el expediente a Seccin de Eventos de Adquisiciones.
Recibe expediente y elabora el Informe Ejecutivo y traslada al Coordinador de Seccin de
54. Viceministerio correspondiente. Eventos de Adquisiciones
Recibe expediente y traslada a la Dependencia responsable de la Departamento de Gestin de

56. adquisicin. Adquisiciones
Recibe expediente, certifica copia de contrato administrativo y entrega al
proveedor adjudicado la copia certificada de contrato administrativo y Responsable de Compras/
57. solicita Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin Puesto equivalente
correspondiente.
Entrega Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin
58. Contratista
a Responsable de Compras/ Puesto equivalente.
Integra Seguro de Caucin de cumplimiento de contrato y certificacin al
59. expediente y traslada expediente a la Direccin de Asuntos
Puesto equivalente
Administrativos.
Recibe expediente y elabora el Acuerdo Ministerial de aprobacin de Seccin de Eventos de
60. contrato, y traslada a la Direccin de Asesora Jurdica. Adquisiciones
Revisa Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato administrativo y
Direccin de Asesora
61. en providencia traslada a la Direccin de Asuntos Administrativos para
Jurdica
que lo remita a la Seccin de Eventos de Adquisicin.
Realiza las correcciones correspondientes si existen observaciones en el
acuerdo, elabora informe ejecutivo con visto bueno de la Autoridad Coordinador de la Seccin de
62. Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos, y Eventos de Adquisicin
63. Ministro
administrativo; remite a la Direccin de Asuntos Administrativos.
Traslada a Responsable de Compras/ Puesto equivalente de la Direccin
solicitante.
Ingresa al Portal de Registro de Contratos de Contralora General de
Cuentas, adjuntando copia de:
Acuerdo Ministerial de aprobacin de contrato
65. Contrato administrativo
Puesto equivalente
Imprime constancia de aprobacin del contrato.

66. establecidos en ley.
Puesto equivalente

Coordina designacin de miembros de la Comisin Receptora y Responsable de Compras/
67. Liquidadora y supervisor cuando aplique, elabora oficio de solicitud de Puesto equivalente
nombramientos, obtiene firma de la Autoridad Administrativa Superior
de la Direccin de Asuntos Administrativos.

cumplen con los requisitos, redacta proyecto de Resolucin Ministerial
de nombramiento de Comisin Receptora y Liquidadora; traslada a la Seccin de Eventos de
68. Direccin de Asesora Jurdica, mediante oficio con visto bueno de la Adquisiciones
Administrativos.
Asesora Jurdica.
Si la providencia indica que la resolucin procede a firma, realiza

correcciones requeridas cuando aplique, elabora Informe Ejecutivo y Seccin de Eventos de
70. traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad Adquisiciones
Si la providencia indica que la resolucin no procede a firma, atiende lo

indicado.
71. Ministro
de Asuntos Administrativos.
Seccin de Normas y
72. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la Programacin de
resolucin de nombramiento. Adquisiciones
Traslada expediente a Responsable de Compras/ Puesto equivalente

caso de los bienes y/o insumos realiza suscripcin de acta segn
Comisin Receptora y
74. Si no est conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
el caso resuelve.
Traslada expediente mediante oficio al Jefe DSAI de la dependencia

interesada.
de soporte al expediente segn procedimiento Ejecucin por
75. Jefe DSAI
Acreditamiento en Cuenta y cuando proceda la finalizacin del contrato
traslada a la Comisin Receptora y Liquidadora.
bien, insumo o servicio. Si no estn completos solicita a la DAA la
Comisin Receptora y
76. integracin de los documentos faltantes.
Liquidadora
Traslada expediente de liquidacin a la Seccin de Eventos de

Adquisiciones.
Recibe y revisa expediente, analiza la documentacin y si cumple con los
requisitos, coordina la elaboracin de la Resolucin Ministerial de
aprobacin de recepcin y liquidacin; traslada a la Direccin de Asesora
Jurdica.
Si no cumple con los requisitos devuelve el expediente a la comisin
Receptora y Liquidadora con el fin de realizar las correcciones o adicionar
los documentos faltantes.
Revisa resolucin y en providencia traslada a la Direccin de Asuntos Direccin de Asesora
78. Administrativos. Jurdica
79. Asesora Jurdica si las hubiera, coordina la elaboracin del Informe
Eventos de Adquisiciones
80. Ministro
Administrativos.
Resolucin Ministerial en coordinacin con la Secretara General. Seccin de Eventos de
81. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora y Adquisiciones
proveedor sobre la resolucin. Traslada a la Dependencia solicitante.
82. Recibe el expediente para archivo y custodia.
Puesto equivalente
Diagramas de Flujo
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (1 de 13)
Jefe de DSAI/ Responsable Jefe de Departamento de

Solicitante Jefe de DSAI
de Compras Gestin de Adquisiciones
INICIO
Inicia proceso con

base al PACC
vigente y autorizado
Identifica las fichas

tcnicas de los
productos a adquirir
Identifica si existen
tres o ms
proveedores
precalificados
Elabora Solicitud
Existen 3 o ms de Compra y/o
S
proveedores? Contratacin de
Servicio
No
Inicia Gestin Adjunta fichas

interna para la tcnicas,
Precalificacin programacin de
de entregas si aplica y
Proveedores traslada
Recibe documentos
y revisa la
informacin
Informacin es
correcta?
No
Rechaza y requiere
realizar
S correcciones o
adjuntar
documentos
Elabora Proyecto de
Bases de
Contratacin para la
Subasta Electrnica
Inversa
Traslada expediente
de compra Recibe expediente,
debidamente autoriza y coordina
Coordina el anlisis
foliado (Solicitud de la publicacin del
del expediente de
Compra, Proyecto de Bases
compra, verificando
especificaciones de Contratacin
que el Proyecto de
tcnicas, Proyecto para la Subasta
Bases de
de Bases de Electrnica Inversa
Contratacin para la
Contratacin para la en el Sistema de
Subasta Electrnica
Subasta Electrnica Informacin y
Inversa cumpla con
Inversa) y oficio a la Contrataciones del
los aspectos legales.
Direccin de Estado
Asuntos GUATECOMPRAS-
Administrativos.
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (2 de 13)
Responsable de Compras/ Compras/ Puesto Direccin de Asesora
Puesto equivalente Jurdica
equivalente
Recibe expediente y
publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Hay
comentarios o
sugerencias?
Analiza las
respuesta y
Realiza las consultas
coordina la
correspondientes
publicacin en
GUATECOMPRAS
Integra
No observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Contratacin
para la Subasta
electrnica inversa.
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficios de solicitud
de nombramiento
de miembros de
Junta de Calificacin
de Subasta
Electrnica Inversa
Gestiona emisin de
dictamen
presupuestario por
el Jefe de DSAI o
equivalente
Integra expediente
y elabora oficio con
Analiza expediente,
firmas
emite opinin
correspondientes
jurdica y traslada
para solicitud de
opinin jurdica
Responsable de Compras/ Coordinador de la Seccin de Eventos de Direccin de Asesora
Superior de la Dependencia Jefe de DSAI o equivalente
Puesto equivalente Adquisicin Jurdica
interesada
Solicita a las
Direcciones la
designacin de los
servidores pblicos
para integrar la A
Junta
Recibe expediente, Coordina

Integra expediente
oficios de respuesta modificaciones u
segn
de nombramiento y observaciones en
procedimiento.
traslada. caso existan
Redacta oficio de
solicitud de
aprobacin de
Bases de
Revisa oficio de Contratacin,
solicitud y firma. nombramiento de la
de Subasta
Electrnica Inversa y
traslada
Revisa expediente y
analiza la
documentacin
Traslada expediente
Cumple con
No para realizar
requisitos?
correcciones
A
S
Redacta proyecto
de Resoluciones Revisa proyecto de
Ministeriales de resoluciones e
aprobacin, elabora indica si procede o
providencia y no a firma
traslada
Procede a
firma?
No
Coordina para el
cumplimiento de
S requisitos
si hubiere, elabora
informe Ejecutivo
y traslada con visto 4
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Coordinador de la Seccin de Responsable de Compras o

Ministro Tcnico de GUATECOMPRAS
Recibe expediente y
Firma y sella coordina la
resoluciones asignacin de
ministeriales y nmero correlativo
traslada de las resoluciones
ministeriales
Coordina
notificacin de
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Integra al
expediente las Actualiza
cdulas de cronograma de
notificacin y actividades en las
certificaciones de Bases de Subasta
las resoluciones y Electrnica Inversa
traslada
Redacta nota de
convocatoria para
los proveedores
precalificados
Publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS,
imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
notificacin a
miembros de la
sobre datos del
proceso de puja
inversa
Ingresa al sistema y
verifica la
disponibilidad del
mismo
Junta de Calificacin de la Responsable de Compras/

Postor Habilitado Jefe de DSAI
Subasta Electrnica Inversa Puesto Equivalente
Ingresa a Verifica la
GUATENOMINAS disponibilidad del
para confirmar su Sistema y la
participacin y cantidad de
validar uso del postores habilitados
mdulo autenticados
Hay 3
postores
habiltados?
No
Suscribe acta de
S
cancelacin del
proceso
Cuando ya esta
habilitado
autenticado puja de Contina el
acuerdo a los procedimiento
parmetros y
tiempo establecido
Monitorea la puja
inversa y genera en
el sistema el
informe de
resultados
Verifica el
cumplimiento de
criterios del postor
que haya obtenido
el primer lugar en el
orden de prelacin
Cumple con los

criterios?
No
Suscribe acta donde

hace constar la
descalificacin del
S proveedor y notifica
a donde
corresponda
Coordina
Suscribe acta de Monitorea
certificacin de acta
adjudicacin de la GUATECOMPRAS
de adjudicacin y
negociacin y para atender
publicacin en
traslada copia inconformidades
GUATECOMPRAS
Responsable de Compras o Junta de Calificacin de la Direccin de Asesora
Normas y Programacin de
puesto equivalente Subasta Electrnica Inversa Jurdica
Adquisiciones
Existen
inconformidades
?
S
Resuelve las mismas
dentro del plazo
Imprime
establecido y
inconformidades y
coordina
entrega
publicacin en
GUATENOMINAS
No Coordina
publicacin en
GUATECOMPRAS de
respuestas a
inconformidades y
traslada expediente
Informe por escrito

sobre sus
Notifica actuaciones,
Revisa expediente y
electrnicamente adjunta al
analiza
que no existen expediente
documentacin
inconformidades documentos
generados y
traslada
Cumple
No requisitos?
Coordina para subsanar

S
cumplimiento de requisitos
Redacta proyecto Revisa proyecto de

de Resolucin resolucin, en
Ministerial de providencia indica
adjudicacin y lo procedente y
traslada traslada
a la resolucin y
elabora informe
ejecutivo
Traslada expediente
por medio de oficio
firmado por la 7
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Coordinador de la Seccin de Responsable de Compras/

Ministro Secretara General
Eventos de Adquisicin Puesto equivalente
Verifica lo actuado
por la Junta de
Calificacin de
Subasta Electrnica
Inversa
Si imprueba lo
actuado, devuelve
para lo
correspondiente
segn ley de
Contrataciones del
Estado
Recibe expediente y Coordina

Si aprueba, firma y coordina la publicacin en
sella resolucin asignacin de GUATECOMPRAS de
ministerial y nmero correlativo la resolucin e
traslada expediente de la resolucin imprime constancia
ministerial de operacin
Existen
recursos
administrativos?
S Recibe informe
circunstanciado o
Recibe notificacin expediente, realiza
y emite informe trmite, resolucin
circunstanciado o y notificacin
remite el correspondiente a
No expediente los miembros de la
y oferentes
Si la resolucin
establece que no
puede continuar
con el evento se
procede segn
establezca la
misma
Si la resolucin
8 establece que
procede, traslada
expediente a la DAA
Responsable de Compras / Departamento de Gestin de Direccin de Asesora Autoridad Administrativa

Puesto equivalente Adquisiciones Jurdica Superior DAA
Complementa
informacin en
proyecto(s) de
contrato(s)
administrativo(s),
imprime y coordina
su revisin
Cuando
corresponda
gestiona emisin de
Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria DCP
Redacta oficio de
solicitud de firma de
contrato
Revisa expediente y
Traslada expediente contrato
administrativo
Cumple
requisitos?
No
Gestiona Traslada para

cumplimiento de gestionar
requisitos y traslada cumplimiento de
expediente requisitos S
Revisa contrato
A Mediante administrativo, Recibe expediente y
providencia traslada elabora providencia traslada
y traslada
Procede a
firma?
No
S Corrige. A
Asigna nmero a
contrato, imprime,
Elabora Informe 9
gestiona firma de
Ejecutivo y traslada
proveedor y
traslada
Responsable de Coordinador de Seccin

Viceministro Direccin de Asesora
Compras/ Puesto Contratista de Eventos de
correspondiente Jurdica
equivalente Adquisiciones
Firma y sella
Certifica copia de
contrato, y traslada
contrato
expediente a travs
administrativo y
de la DAA para
entrega a proveedor
remitir a Direccin
adjudicado
interesada
Solicita seguro de
caucin de
Entrega seguro de
cumplimiento de
caucin y
contrato y
certificacin
certificacin
correspondiente
Integra documentos
al expediente,
elabora oficio y
traslada Revisa Acuerdo
Ministerial de
Elabora Acuerdo
aprobacin de
Ministerial de
contrato
aprobacin de
administrativo,
contrato y traslada
elabora providencia
y traslada
Realiza las
correcciones
correspondientes si
existen
observaciones
Elabora informe
ejecutivo con visto
bueno de la
Autoridad
Administrativa
traslada
10
Coordinador de Seccin de Responsable de Compras / Direccin de Asesora

Ministro
Eventos de Adquisiciones Puesto equivalente Jurdica
10
Ingresa al portal de
Gestiona la
Registro de
Firma y sella asignacin de
Contratos de CGC y
Acuerdo Ministerial nmero, fecha y
adjunta
de aprobacin de certificacin del
documentos
contrato y traslada Acuerdo Ministerial
requeridos, imprime
y traslada
constancia
Publica en
GUATECOMPRAS
contrato
administrativo,
seguro de caucin y
constancia de
aprobacin de
contrato
Imprime constancia
de operacin en
GUATECOMPRAS y
adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de
Comisin Receptora
y Liquidadora, y de
supervisor cuando
aplique
Revisa oficios,
redacta proyecto de Elabora oficio de
Resolucin solicitud de
Ministerial de nombramiento con
nombramiento de firma
Comisin Receptora correspondiente y
y Liquidadora y traslada expediente
traslada
Revisa proyecto de
resolucin, elabora
providencia y
traslada
Recibe proyecto de
resolucin y
providencia
11
Coordinador de Seccin de Comisin Receptora y
Ministro Normas y Programacin de
Eventos de Adquisiciones Liquidadora
Adquisiciones
11
Resolucin
procede a
firma?
No
Atiende lo indicado
S en la providencia
Realiza correcciones Firma y sella Gestiona asignacin

cuando aplique, Resolucin de nmero, fecha y
elabora Informe Ministerial e certificacin de
Ejecutivo y traslada instruye traslado de Resolucin
con visto bueno expediente Ministerial
Notifica a los
integrantes de la
Comisin Receptora
y Liquidadora la Verifica el bien,
resolucin de insumo o servicio
nombramiento y conforme las
traslada expediente especificaciones
para la coordinacin establecidas
del Responsable de
Compras y la Junta
de liquidacin
Si no est conforme,
rechaza el bien,
insumo o servicio y
suscribe acta
especificando el
motivo del rechazo
y a criterio de la
comisin segn sea
el caso resuelve.
Si esta conforme,
recibe el bien,
12
insumo o servicio y
acta de recepcin
Comisin Receptora y Coordinador de Seccin de Direccin de Asesora

Jefe de DSAI
Liquidadora Eventos de Adquisiciones Jurdica
12
Coordina pago al
proveedor segn
Verifica los
procedimiento
documentos de
Ejecucin por
soporte de pago
Acreditamiento
en Cuenta
Estn
completos?
No
Solicita integracin
de documentos
faltantes S
Suscribe acta de
liquidacin y
elabora informe Recibe y revisa
sobre la recepcin y expediente, analiza
liquidacin del bien, documentacin
insumo o servicio,
traslada expediente
Cumple
requisitos?
No
Devuelve
expediente para
realizar
correcciones o S
adicionar
documentos
Elabora Resolucin
Ministerial de
Revisa resolucin y
aprobacin de
en providencia
recepcin y
traslada a DAA
liquidacin, traslada
expediente
13
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (13 de 13)
Coordinador de Seccin de Responsable de Compras o

Ministro
Eventos de Adquisiciones Puesto Equivalente
13
a resolucin
ministerial, si las
hubiera
Coordina la
Firma y sella
elaboracin del
Resolucin
Informe Ejecutivo
Ministerial y
y traslada
traslada expediente
expediente
Gestiona asignacin
de nmero, fecha y
certificacin de
Resolucin
Ministerial
Notifica a los
integrantes de la
Comisin Receptora Recibe expediente
y Liquidadora y al para archivo y
proveedor sobre la custodia
resolucin, traslada
expediente
1
FIN
. PLANIFICACIN, REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIN DEL
02 1 de 6
PRESUPUESTO
Adquisicin y Uso de Combustible
Llevar un mejor control de los cupones autorizados para la compra de combustible autorizado para
esta Direccin.
Inicia: verificacin de existencias de cupones de combustible.
Finaliza: recarga de combustible en el vehculo.
a) Acuerdo Ministerial 03-2006, Ministerio de Finanzas Pblicas.

1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
1. Verifica la existencia de cupones para uso del combustible. Asistente de Almacn
Realiza el requerimiento con base a existencias y a la

2. programacin cuatrimestral o anual, para la compra de Asistente de Almacn
cupones y traslada al Tcnico de Compras para su gestin.
3. Codifica los gastos mediante el Manual de Clasificaciones

Tcnico de Compras
Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.
Verifica disponibilidad presupuestaria y financiera traslada
4. al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Tcnico de Compras
Internos.
Revisa, firma el requerimiento y traslada al Director o Jefe de Departamento de

Subdirector para la autorizacin.
Internos
6. Autoriza requerimientos y traslada a Tcnico de Compras Director o Subdirector
Solicita cotizacin y mediante anlisis de calidad, precio,
7. Tcnico de Compras
garanta porte, tiempo de entrega, se formaliza la compra.
8. Elabora Orden de Compra en Sistema de Gestin (Siges)

Tcnico de Compras
con base a cotizacin.
9. Revisa y autoriza la Orden de Compra en Sistema de Jefe de Departamento de

Gestin. Servicios Administrativos
Internos
10. Revisa la Orden de Compra y firma. Tcnico de Compras
11. Notifica adjudicacin de proveedor y coordina el

Tcnico de Compras
despacho.
Recibe factura, revisa, verifica la cantidad y la numeracin
12. de los cupones, elabora Forma 1-H ingreso a Almacn, Asistente de Almacn
registra el Sistema de Almacn y razona factura con sus
respectivos sellos.
13. Revisa y firma la factura de compra. Tcnico de Compras
Revisa, firma ingreso de almacn y factura y traslada a
Tcnico de Compras.
Internos
Traslada documentos soporte de la compra para visto
bueno a Direccin.
Revisa, firma documentos de soporte de compras y
16. Director o Subdirector
devuelve a Tcnico de Compras.
Traslada los documentos de soporte a Asistente de
Presupuesto para que proceda a realizar la gestin de pago
Registra en el Sistema de Gestin el devengado, lo solicita,
18. Asistente de Presupuesto
imprime, firma y traslada al Jefe de Departamento.
Firma de visto bueno el CUR de devengado y devuelve al
Asistente de Presupuesto.
Internos
20. Solicita el pago en el sistema, a la UDAF del Ministerio. Asistente de Presupuesto
21. Archiva los documentos. Asistente de Presupuesto
Elabora requisicin y obtiene el visto bueno del Jefe del

Departamento de Servicios Administrativos Internos, para Asistente de Caja Chica
22. ratificar los cupones en el Almacn, mismos que servirn
para el consumo de los vehculos de la Direccin en
comisiones oficiales.
Entrega cupones conforme requisicin debidamente
23. Asistente de Almacn
autorizada, en el Sistema de Almacn.
Recibe los cupones de almacn y los registra en el libro de Asistente de Caja Chica
24. control interno autorizado por la Contralora General de
Cuentas.
Solicita combustible para el uso de los vehculos de la
25. Piloto
Direccin.
Procede a completar la informacin en los cupones y a
26. Asistente de Caja Chica
registrar su salida en el libro correspondiente.
27. Firma de recibido y recibe cupones. Piloto
28. Recarga el vehculo. Piloto
Adquisicin y Uso de Combustible (1 de 3)
Asistente de Almacn Tcnico de Compras Jefe DSAI Director o Subdirector
Inicio
Verifica la existencia de
cupones para uso del
combustible.
Realiza el
Codifica los gastos
requerimiento con base
mediante el Manual de
a existencias y a la
Clasificaciones
programacin
Presupuestarias para el
cuatrimestral o anual,
Sector Pblico de
para la compra de
Guatemala.
cupones.
Verifica disponibilidad
Revisa y firma el
presupuestaria y
requerimiento.
financiera.
Autoriza requerimientos.
Solicita cotizacin y
mediante anlisis de
calidad, precio, garanta
porte, tiempo de entrega,
se formaliza la compra.
Elabora Orden de Compra

en Sistema de Gestin
(Siges) con base a
cotizacin.
Revisa y autoriza la Orden
de Compra en Sistema de
Gestin.
Revisa la Orden de Compra

y firma.
Notifica adjudicacin de
proveedor y coordina el
despacho.
Asistente de
Asistente de Almacn Tcnico de Compras Director o Subdirector Jefe DSAI
Presupuesto
Recibe factura, revisa,

verifica la cantidad y la
numeracin de los cupones,
Revisa y firma la factura Revisa, firma ingreso de
elabora Forma 1-H , registra
de compra almacn y factura.
en el Sistema de Almacn y
razona factura con sus
respectivos sellos.
Traslada documentos
soporte de la compra
para visto bueno.
Revisa y firma
documentos de soporte
de compras.
Registra en el Sistema
Traslada los de Gestin el
documentos de soporte devengado, lo solicita,
para que proceda a imprime y firma.
realizar la gestin de Firma de visto bueno el CUR
pago. de devengado.
Solicita el pago en el
sistema, a la UDAF del
Ministerio.
Archiva los
documentos.
Asistente de Almacn Asistente de Caja Chica Piloto
Elabora requisicin y obtiene

visto bueno del Jefe de DSAI,
para ratificar los cupones en
el almacn.
Entrega cupones
conforme requisicin
debidamente autorizada,
en el Sistema de Almacn.
Recibe los cupones de

almacn y los registra en el
libro de control interno
autorizado por la Contralora
General de Cuentas.
Solicita combustible para el

uso de los vehculos de la
Direccin.
Procede a completar la
informacin en los cupones y
a registrar su salida en el libro
correspondiente.
Firma de recibido y recibe

cupones.
Recarga el vehculo.
Fin
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles
Manejo de activos fijos y bienes fungibles 01 1 de 4

Normas para la administracin de los activos fijos y bienes fungibles

Establecer lineamientos para la administracin del inventario de activos fijos y bienes fungibles, que permitan el
resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Pblicas.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica.

b) Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado Departamento de Contabilidad
1. NORMAS PARA LA ACTUALIZACIN DE INVENTARIO
a) El Responsable de Inventarios debe realizar el inventario fsico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una
vez al ao, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual. (Ver Anexo).
b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, debe realizar muestreo de registros
en Tarjetas de Responsabilidad Individual, para determinar el grado de actualizacin de registros, dejando
evidencia a travs del formato Verificacin de Registros de Inventario.
2. NORMAS PARA PRSTAMO DE BIENES FIJOS
a) nicamente se podr dar en prstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los
procedimientos de Ingreso y Registro de Activos Fijos o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles.
b) Si se trata de prstamos temporales dentro de la dependencia, debe elaborarse Vale de Tenencia Temporal de
Activos Fijos o Bienes Fungibles. Si el prstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones
es por un perodo superior de 1 mes, deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al
responsable de acuerdo al procedimiento Registro y Asignacin de Inventario. En el caso de vacaciones,
suspensiones, licencias y otros, la vigencia del vale corresponder al perodo autorizado.
c) Si se trata de prstamos temporales entre dependencias, debe suscribirse acta administrativa, la cual debe
especificar la informacin detallada por bien y Unidad Administrativa que corresponda. Si el prstamo del bien
es superior a cuatro meses, deben realizarse las gestiones para el traslado segn procedimiento Egreso y
Registro de Activos Fijos por Traslado.
d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de prstamo, el registro y control de stos debe realizarse en el
formato Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de prstamo.
e) Se prohbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de prstamo cederlos a terceros.
3. NORMAS PARA CORRECCIONES
a) En el caso de error en operacin de valores o montos, debe realizarse la correccin a travs de la reversin
contable de la operacin.
b) En el caso de errores subsanables, proceder a realizar la correccin mediante razonamiento respectivo.
c) Las tarjetas de responsabilidad que deban anularse y que an no posea las firmas correspondientes, debe
realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta, anotando fecha, sello y firma de la persona que lo oper.
d) Cuando el documento de registro contable sufra dao que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera
anularse el registro, se realizar razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario. Cuando se trate de la anulacin de tarjetas
de responsabilidad, deber notificarse a la persona responsable de los bienes asignados, quien deber firmar la
nueva tarjeta. En casos de relativa gravedad o impacto, se proceder a suscribir acta administrativa
correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido.
e) En ningn caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado, ya que nicamente aplica los
numerales de Correccin anteriores.
4. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS DEFECTUOSOS
a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garanta, notifica por
escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que accione a donde
corresponda.
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros
correspondientes haciendo la observacin de cambio por garanta.
5. NORMAS PARA TRATAMIENTO DE LOS REPUESTOS
a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles.
b) Para los accesorios adquiridos debe realizarse el ingreso y registro correspondiente.
6. NORMAS PARA SOLVENCIAS

Las solvencias de inventario deben extenderse cuando la persona solicitante haya entregado los activos fijos y
bienes fungibles al Responsable de Inventario y este a su vez haya realizado los descargos correspondientes en las
Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles, as como en el Resguardo de
Bienes segn aplique; realizados todos los descargos deben reportar saldo cero.
En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
Realizacin de Inventario Contable y Fsico

Programa la realizacin de inventario fsico de bienes fungibles y activos fijos, el
cual debe realizarse al menos una vez al ao; traslada directrices al
1. Jefe de DSAI o persona asignada
Responsable de Inventario y comunica al resto de personal para que est
disponible al momento de la verificacin.
Procede a realizar el inventario fsico de acuerdo a la programacin a travs del
formato Realizacin de Inventario Fsico, verificando los bienes asignados a
la persona responsable con base en las respectivas Tarjetas de
Responsabilidad Individual de Activos Fijos y de Bienes Fungibles, as como el
2. registro de Resguardo de Bienes del SICOIN. Responsable de Inventario
Si existe diferencia entre lo fsico y los registros, debe anotar adicionalmente la

descripcin del bien y observaciones al respecto.
Elabora informe del inventario fsico realizando clasificacin por estado de los
3. Responsable de Inventario
bienes, faltantes y cualquier otra circunstancia.
Realiza registro de inventario fsico de bienes fungibles y activos fijos en el libro
4. Registro y Control de Inventarios correspondiente, firma y sella. Traslada al Responsable de Inventario
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo. Firma, sella y
determina las acciones que procedan.

Traslada libro Registro y Control de Inventarios a la Autoridad Administrativa
Firma y sella; devuelve al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Autoridad Administrativa Superior
6. Internos o equivalente. de la dependencia
Recibe, traslada e instruye al Responsable de Inventario respecto a las acciones
a seguir.
Recibe y archiva los registros.
Si existen instrucciones especficas para el tratamiento de los bienes, stas
deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o dems acciones
correspondientes.
Diagramas de Flujo
Normas para la administracin de los activos fijos y bienes fungibles

Realizacin de Inventario Contable y Fsico (1 de 1)
Jefe de DSAI o persona asignada Responsable de Inventario
Dependencia
Inicio
Procede a realizar el
Realiza inventario de
inventario a travs del
bienes fungibles y
formato Realizacin de
activos fijos, el cual
Inventario Fsico,
debe realizarse al
verificando los bienes
menos una vez al ao
asignados la persona
para que est
responsable, como el
disponible al momento
Resguardo de Bienes del
de la verificacin
SICOIN
Elabora informe del

inventario fsico
realizando clasificacin
por estado de los
bienes, faltantes y
cualquier otra
circunstancia
Revisa el registro del Realiza registro de

inventario anual e inventario fsico de
informe respectivo. bienes fungibles y
Firma, sella y activos fijos en el libro
determina las Registro y Control de
acciones que Inventarios, firma y
procedan sella
Firma y sella
Recibe y archiva los

registros. Si existen
instrucciones especficas
Recibe , traslada e para el tratamiento de los
instruye respecto a bienes, stas deben
las acciones a seguir realizarse en base a los
procedimientos
establecidos o dems
acciones correspondientes
Fin

Registro y asignacin de inventario

Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignacin de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por
compra, traslado o donacin, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepcin de documento que ampara la adquisicin.

Finaliza: Archivo de tarjetas de responsabilidad individual, resguardo de bienes y documentacin de soporte.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica

b) Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparacin, verificacin y rendicin de los inventarios
1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promocin de compras que no
tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el
activo fijo o bien fungible el valor de los mismos, si no hubiera respuesta se sondear el precio de mercado en base
a tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2) La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia debe definir a quin se le asignarn los bienes de uso
comn.
3) Para la realizacin de la verificacin de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea
necesario, se coordinar la participacin de tcnico experto para la verificacin de los mismos.
4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehse reponer o pagar el bien, deben iniciarse las acciones jurdicas
administrativas que correspondan.
5) En caso de extravo de un bien por una accin delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa
correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinin a la Direccin de Asesora Jurdica del MINFIN.
6) Para la realizacin de traslado de bienes de una persona hacia otra persona especfica, debe marcarse en el formato
Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles la opcin tres del tipo de traslado, anotarse el nombre y firma de
la persona destinataria, con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes; los bienes no
pueden entregarse hasta que se haya notificado al Responsable de Inventario e iniciado la actualizacin de los
registros correspondientes.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Compra

Recibe expediente del Responsable de Almacn, segn procedimiento Responsable de Inventario

1.
Ingreso a Almacn.
Verifica las caractersticas fsicas del activo fijo con las especificaciones de Responsable de Inventario /
la factura.
Si el resultado de la verificacin es insatisfactorio, devuelve el expediente

3. al Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que Responsable de Inventario
realice las gestiones correspondientes.
Si el resultado de la verificacin es satisfactorio, procede a realizar el alza Responsable de Inventario

4.
al activo fijo.
Ingresa en el mdulo de Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -

5. SICOIN-, llenando los campos correspondientes segn el sistema para Responsable de Inventario
generar el nmero del bien.
Verifica informacin en Sistema en base a la factura y Constancia de Responsable de Inventario
6.
Ingreso a Almacn y a Inventario, Forma 1-H.
Si la informacin ingresada es incorrecta, realiza las modificaciones Responsable de Inventario
7.
correspondientes.
Si la informacin ingresada en el estado Registrado es correcta guarda
en el sistema, imprime y firma reporte de bienes en estado Ingresado y Responsable de Inventario
8.
solicita aprobacin al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos -DSAI- o equivalente a travs del sistema.
Revisa los datos ingresados del activo fijo en el mdulo de Inventarios del
SICOIN.
9. Si detecta alguna irregularidad en el ingreso, notifica al Responsable de Jefe de DSAI o persona asignada
Inventarios el error para su correccin.
Si el ingreso es correcto, aprueba en el sistema.
10. Imprime Constancia de Bienes en Inventario generada por el SICOIN. Responsable de Inventario
Registra en el libro Registro y Control de Inventario de Activos Fijos u

hojas movibles la partida contable correspondiente con la informacin
requerida.
Complementa informacin en la Constancia de Ingreso a Almacn y a

Inventario Forma 1-H, firma y sella.
Adjunta al expediente Constancia de Bienes en Inventario y traslada al

12. Responsable de Compras, para que gestione las firmas correspondientes Responsable de Inventario
segn procedimientos de Adquisiciones respectivo.
Reciben del Responsable de Compras copia de los siguientes documentos
para su archivo:
Copia de factura Responsable de Inventario
13.
Copia de la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
Copia de Constancia de Bienes (firmada por el Jefe de la DSAI o
Departamento Administrativo)
Rotula el activo fijo con el nmero del bien que le corresponde, segn Responsable de Inventario
14.
registro en SICOIN.
Notifica de la adquisicin del activo fijo conforme a registro de inventario, a
15. la Direccin de Contabilidad del Estado, mediante oficio con visto bueno de Responsable de Inventario
la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
Realiza requerimiento segn procedimiento Egreso de Almacn por
16. Requisicin. Persona responsable del activo fijo
Realiza egreso de activo fijo segn procedimiento Egreso de Almacn por
Requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega de Insumos al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quin se le
asignar el (los) activo(s) fijo(s).
Si en la requisicin se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las personas
a quienes se les asignar el activo fijo, el cual tendr que estar identificado
con el nmero de requisicin que le corresponde.
Procede a la asignacin de los activos fijos a la persona responsable
18. ingresando al mdulo de Inventarios del SICOIN y genera el Resguardo de Responsable de Inventario
Bienes, imprime, firma y sella.
Registra en Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos el
activo(s) fijo(s) asignado(s), anota o verifica la informacin requerida.

Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Firma Resguardo de Bienes y Tarjeta de Responsabilidad Individual de

20. Activos fijos (firma por cada uno de los activos fijos registrados en la Persona responsable del activo fijo
tarjeta).
Archiva Resguardo de Bienes y Tarjeta de Responsabilidad Individual Responsable de Inventario

21.
de Activos fijos.
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos Por Traslado o Donacin

Recibe notificacin o identifica activos fijos sujetos a traslado o donacin e Autoridad Administrativa Superior
1. instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante
equivalente.
2. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar Responsable de Inventario
3. al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante
equivalente.
Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4.
formalizar el requerimiento.
Traslada oficio y listado a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI o persona asignada
5.
dependencia.
Revisa listado.
Si est conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donacin de Autoridad Administrativa Superior
6. activos fijos e instruye para el envo del oficio. dependencia solicitante
Si no est conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones

correspondientes.
Remite respuesta a la solicitud.

7. Si la respuesta a la solicitud es positiva, contina con el procedimiento. la dependencia que traslada o entidad
donante
Si la respuesta a la solicitud es negativa finaliza el procedimiento.
Recibe respuesta, si es positiva instruye al Jefe de Departamento de

Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la Autoridad Administrativa Superior
8. dependencia solicitante
recepcin de los activos fijos con el Responsable de Inventario y si aplica
Responsable de Almacn.
Realiza verificacin fsica de las caractersticas de los activos fijos de Responsable de Inventario
acuerdo a lo solicitado.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepcin de activos fijos y enva certificacin
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en

el cual haga constar la donacin realizada, especificando la siguiente
informacin:
Descripcin de las caractersticas de los activos fijos. Dependencia que traslada o entidad
10. Unidad de medida donante
Cantidad
Valor Unitario y Total por bien o insumo
Estado de los mismos
Monto Total
Y otra informacin que se considere necesaria
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,

en el acto debe comparecer el Responsable de Almacn, quien realizar
registro segn procedimiento Ingreso a Almacn por Traslado o Ingreso a
Almacn por Donacin segn corresponda.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en Almacn, realiza

requerimiento al Responsable de Almacn y contina en el paso No. 12.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario, Persona Responsable del Activo Fijo
11.
realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente segn formato Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles y contina en el paso No. 13.
Realiza egreso del activo fijo segn procedimiento Egreso de
Almacn por Requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega
de Insumos al Responsable de Inventario para identificar a la
persona a quin se le asignar el activo fijo y contina en el paso No. Responsable de Almacn dependencia
12. 15. Solicitante
Si en la requisicin se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las personas
a quienes se les asignar el activo fijo, el cual tendr que estar identificado
con el nmero de requisicin que le corresponde.
Entrega de forma provisional el activo fijo a la persona responsable del

mismo por medio del Libro de Conocimientos o Actas autorizado por Responsable de Inventario
13. dependencia Solicitante
Contralora General de Cuentas, en tanto se emite resolucin para los
registros contables.
Gestiona ante la Direccin de Bienes del Estado la emisin de Resolucin de
traslado de activos fijos y entrega a la dependencia Solicitante la siguiente
documentacin:
Oficio que indique que proceda a operar el alza en el SICOIN
Copia de la resolucin emitida por la Direccin de Bienes del Dependencia que traslada
14.
Estado
Certificacin de inventario
Reporte de traslado de SICOIN
Certificacin de acta o copia certificada de acta de entrega de
activos fijos
Recibe de la dependencia que traslad los activos fijos la documentacin y Autoridad Administrativa Superior
15. entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante
equivalente.
Jefe de DSAI o persona asignada

16. Recibe documentacin y traslada al Responsable de Inventario. dependencia solicitante
Procede a operar el alza de activos fijos en el mdulo de inventarios del Responsable de Inventario
17. SICOIN con base a la resolucin emitida por la Direccin Bienes del Estado dependencia solicitante
para traslados, o acta administrativa de recepcin para donaciones.
Registra en el libro Registro de Inventario de Activos Fijos u hojas Responsable de Inventario

18. movibles la partida contable correspondiente anotando la informacin dependencia solicitante
requerida.
Notifica a la Direccin de Contabilidad del Estado de la adquisicin del Responsable de Inventario
19. activo fijo mediante oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante
de la dependencia.
Formaliza la asignacin del activo fijo, ingresando al mdulo de Inventarios Responsable de Inventario
del SICOIN, genera el Resguardo de Bienes, imprime, firma y sella.
Registra en Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos el

activo(s) fijo(s) asignado, anotando la informacin requerida.
Responsable de Inventario
Firma y sella en la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere
firmas de la persona responsable.
Firma Resguardo de Bienes y Tarjeta de Responsabilidad de Activos Persona responsable del activo fijo
22.
fijos (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta).
Archiva Resguardo de Bienes y Tarjeta de Responsabilidad de Activos Responsable de Inventario

23. fijos; archiva expediente de traslado o donacin con la documentacin de dependencia solicitante
respaldo.
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin
Identifica o recibe notificacin de faltante de activo fijo y da aviso a la Responsable de Inventario

1.
Suscribe acta administrativa especificando lo relacionado al caso y cuando
corresponda requiriendo la reposicin o pago del mismo segn normativa
vigente aplicable. En el acta debe comparecer la Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de
2. la dependencia
Superior de la dependencia, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente, Responsable de Inventario y persona
responsable del activo fijo.
Si realiza la reposicin del activo fijo, contina en el paso No. 4.

3. Persona responsable del activo fijo
Si realiza el pago del activo fijo, contina en el paso No. 8.
Adquiere el bien y gestiona dictamen tcnico con la dependencia Persona responsable del activo fijo
4.
correspondiente en caso aplique.
Entrega activo fijo de iguales o mejores caractersticas con el dictamen tcnico

correspondiente del activo fijo extraviado, factura a nombre de la persona Persona responsable del activo fijo
5.
responsable y endosa a favor de dependencia en la cual conste la descripcin
del mismo.
Revisa caractersticas del activo fijo, si es necesario solicita apoyo de personal
tcnico para su ratificacin. Responsable de Inventario
6.
Si interviene personal tcnico, ste debe emitir informe tcnico de ratificacin
donde haga constar la revisin de las caractersticas.
Realiza alza del bien repuesto en el libro de Inventarios correspondiente y en
7. SICOIN. Responsable de Inventario
Contina en el paso No. 9.
Realiza depsito en la cuenta bancaria de Fondo Comn en el banco
correspondiente por el valor en libros del activo fijo extraviado y traslada Persona responsable del activo fijo
8.
boleta de depsito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.
Conforma expediente, el cual debe contener:
Informe tcnico (si aplica)
Boleta de depsito al Fondo Comn (si aplica)
Copia de Factura endosada (si aplica)
Certificacin de acta o copia certificada
Certificacin de inventario del bien faltante
Certificacin del alza del bien que se est reponiendo
Elabora oficio de solicitud de resolucin de baja y si aplica el alza del activo fijo,
a Contralora General de Cuentas.
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos

Revisa expediente.
Si no est completo o contiene errores, devuelve al Responsable de Inventario

10. para su correccin. Jefe de DSAI o persona asignada
Si el expediente est correcto, traslada para firma a la Autoridad

Firma oficio y enva a Contralora General de Cuentas CGC- adjuntando Autoridad Administrativa Superior de
11. la dependencia
expediente.
Recibe de Contralora General de Cuentas expediente y resolucin de Autoridad Administrativa Superior de
12. aprobacin de baja del activo fijo; traslada al Jefe de Departamento de la dependencia
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
13. Recibe el expediente e instruye al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
Registra en el mdulo de inventario del SICOIN y en el libro de inventarios

14. correspondiente la baja del activo fijo. Imprime reporte de las operaciones Responsable de Inventarios
efectuadas en el sistema.
Elabora oficio para la Direccin de Contabilidad del Estado notificando el alza y

baja de activos fijos, traslada a Autoridad Administrativa Superior de la Responsable de Inventarios
15.
dependencia, adjuntando fotocopia de la resolucin y reporte de operaciones
efectuadas en el SICOIN.
Firma oficio y enva a la Direccin de Contabilidad del Estado con la Autoridad Administrativa Superior de
16. la dependencia
documentacin de soporte.
17. Aprueba la operacin en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada. Direccin de Contabilidad del Estado
18. Archiva expediente. Responsable de Inventarios
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra

Recibe expediente del Responsable de Almacn, segn procedimiento Ingreso Responsable de Inventario
1.
a Almacn.
Verifica las caractersticas fsicas del bien fungible con las especificaciones de la Responsable de Inventario /
factura.
Si el resultado de la verificacin es insatisfactorio devuelve el expediente al
3. Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que realice Responsable de Inventario
las gestiones correspondientes.
Si el resultado de la verificacin es satisfactorio, procede a realizar el alza del

4. bien fungible, registrando la informacin requerida en el libro Registro y Responsable de Inventario
Control de Inventario de Bienes Fungibles.
Ingresa nmero de bien fungible y nmero de folio en la Constancia de
Ingreso a Almacn y a Inventario, Forma 1-H; firma, sella y traslada
expediente al Responsable de Compras para continuar con el procedimiento
de Adquisiciones respectivo.
Recibe del Responsable de Compras copia de la siguiente documentacin:

Copia de Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario, Forma 1-H
Copia de factura
Realiza requerimiento segn procedimiento Egreso de Almacn por

7. Persona responsable del bien fungible
Requisicin.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) segn procedimiento de Egreso de

Almacn por Requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega de
Insumos al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quin se
le asignar el bien(s) fungible(s).
Si en la requisicin se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las
personas a quienes se les asignar el bien fungible, el cual tendr que estar
identificado con el nmero de requisicin que le corresponde.
Registra informacin requerida en la Tarjeta de Responsabilidad Individual
de Bienes Fungibles correspondiente.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de la
persona responsable.
Firma Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes Fungibles (firma por Persona responsable del bien fungible
10.
cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
Archiva Tarjeta de Responsabilidad de Bienes Fungibles y documentacin Responsable de Inventario

11.
de respaldo.
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin

Recibe notificacin o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o Autoridad Administrativa Superior
1. donacin e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos dependencia Solicitante
Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los bienes
fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
En caso que sea necesario se coordinar la participacin de tcnico experto
para la verificacin de los bienes fungibles.
Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a Responsable de Inventario
3. solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante
equivalente.
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio Jefe de DSAI o persona asignada
4. para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Si est conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donacin de

bienes fungibles e instruye el envo del oficio. Autoridad Administrativa Superior de
5. la dependencia Solicitante
Si no est conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.
6. Remite respuesta a la solicitud. la dependencia que traslada
Si la respuesta a la solicitud es positiva, instruye al Jefe de Departamento Autoridad Administrativa Superior de

7. la dependencia Solicitante
de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que coordine la
recepcin de los bienes fungibles con el Responsable de Inventario y si
aplica Responsable de Almacn.
Realiza verificacin fsica de las caractersticas de los bienes fungibles de Responsable de Inventario
acuerdo a lo solicitado.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepcin de activos fijos y enva certificacin
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
En el caso de donaciones, la entidad donante debe entregar documento en

el cual haga constar la donacin realizada, especificando la siguiente
informacin:
Descripcin de las caractersticas de los activos fijos. Dependencia que traslada o entidad
9. Unidad de medida donante
Cantidad
Valor Unitario y Total por bien o insumo
Estado de los mismos
Monto Total
Si se trata de activos fijos sin registro contable en el Estado previamente,

en el acto debe comparecer el Responsable de Almacn, quien realizar
registro segn procedimiento Ingreso a Almacn por Traslado o Ingreso a
Almacn por Donacin segn corresponda.
En base al acta administrativa registra la informacin requerida en el libro Responsable de Inventario

Registro y Control de Inventario de Bienes Fungibles.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en almacn, realiza

requerimiento al Responsable de Almacn y contina en el paso No. 12.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario, Persona responsable del bien fungible
11.
realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente segn formato Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles y contina en el paso No. 13.
Realiza egreso del bien(s) fungible(s) segn procedimiento Egreso de

Almacn por requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega de
Insumos al Responsable de Inventario para identificar a la persona a quin
se le asignar el bien(s) fungible(s). Responsable de Almacn dependencia
12. Solicitante
Si en la requisicin se especifican bienes fungibles destinados a varias
personas y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las
personas a quienes se les asignar el bien fungible, el cual tendr que estar
identificado con el nmero de requisicin que le corresponde.
Registra informacin requerida en la Tarjeta de Responsabilidad
Individual de Bienes Fungibles correspondiente.
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
Firma Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles (firma Persona responsable del bien fungible
14.
por cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
Archiva Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles y Responsable de Inventario

documentacin de respaldo.
Registro de Descargo y Reasignacin de Activos Fijos y Bienes Fungibles

Solicita ante el Responsable de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o Persona responsable del activo fijo o
1. bien(es) fungible(s) mediante el formato Movimiento Interno de Activos bien fungible
Fijos y Bienes Fungibles.
Verifica el estado del Activo Fijo y/o Bien fungible.
Si se encuentra en mal estado, inicia el procedimiento de egreso de Responsable de Inventario

2.
inventario correspondiente.
Se encuentra en buen estado, contina con el procedimiento.
Opera descargos en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y

3. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y requiere Responsable de Inventario
firma de la persona responsable.
Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique Persona responsable del activo fijo o
4. bien fungible
Resguardo de Bienes, por los descargos realizados.
5. Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado. Responsable de Inventario
Requiere activo fijo o bien fungible segn formato Movimiento de Activos Nueva persona responsable
6.
Fijos y Bienes Fungibles.
7. Recibe solicitud y entrega el activo fijo o bien fungible. Responsable de Inventario
Opera asignacin en tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente y

8. cuando aplique en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- para el Responsable de Inventario
nuevo responsable y requiere firma.
Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique Nueva persona responsable del activo
9. fijo o bien fungible
Resguardo de Bienes.
Archiva documentos de respaldo del descargo y cuando aplique la Responsable de Inventario

10.
reasignacin del activo fijo o bien fungible.
Diagramas de Flujo

Ingreso y asignacin de Activos Fijos por Compra (1 de 4)
Responsable de Responsable Inventario/

Inventario Responsable de Almacn
Inicio
Verifica las
Recibe expediente, caractersticas
segn fsicas del activo fijo
procedimiento con las
Ingreso a Almacn especificaciones de
la factura
Es satisfactorio
el resultado?
No
S
Devuelve el
expediente
especificando el
motivo del rechazo
Procede a realizar el para que realice las
alza al activo fijo gestiones
correspondientes
Ingresa en el
mdulo del SICOIN
llenando los campos
correspondientes
segn el sistema
para generar el
numero del bien
Verifica informacin
en Sistema en base
a la factura y
Constancia de
Ingreso a Almacn y
a Inventario. Forma
1-H
Jefe de DSAI o persona

asignada
Es correcta la
Si
informacin
No
Guarda en el
sistema, imprime y
Realiza las
firma reporte de
modificaciones
bienes en estado
correspondientes
Ingresado y
solicita aprobacin
Revisa los datos

ingresados del
activo fijo en el
mdulo de
Inventarios del
SICOIN
Detecta
No errores en el
ingreso?
Aprueba en el Notifica el error

sistema para su correccin
Imprime Constancia
de Bienes en
Inventario generada
por el SICOIN
Registra en el libro u hojas

movibles la partida
contable correspondiente
con la informacin
requerida. Complementa
informacin en la
constancia firma y sella
Persona responsable del

Responsable de Inventario Responsable de Almacn
activo fijo
Adjunta al expediente
Constancia de Bienes en
Inventario y enva para
gestionar las firmas
correspondientes segn
procedimientos de
Adquisiciones respectivo
Recibe del Responsable

de Compras
documentos para su
archivo
Rotula el activo fijo con

el nmero del bien que
le corresponde, segn
registro en SICOIN
Notifica la adquisicin del

Realiza egreso de
activo fijo conforme registro
Realiza requerimiento activo fijo del
de inventario, a la Direccin
segn procedimiento procedimiento y
de Contabilidad del Estado,
Egreso de Almacn por entrega copia de
con visto bueno de la
Requisicin Requisicin y Entrega
de Insumos
Dependencia

activo fijo
Asigna los activos fijos a la

persona responsable
ingresando mdulo de
inventarios SICOIN y genera
el Resguardo de bienes,
imprime, firma y sella
Registra en Tarjetas
Firma Resguardo
de Responsabilidad
de Bienes y
Individual de Activos
Tarjeta de
Fijos, anota o verifica
Responsabilidad
la informacin
individual de
requerida. Firma y sella
Activos Fijos
en al tarjeta
Archiva Resguardo
de Bienes y
Tarjeta de
Responsabilidad
Individual de
Activos Fijos
Fin
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Traslado o Donacin (1 de 4)
Autoridad Superior Responsable de

Jefe de DSAI o
Dependencia Inventario Dependencia
persona asignada
Solicitante Solicitante
Inicio
Recibe notificacin Verifica el estado de

Instruye para que
o identifica activos los activos fijos y
verifique los activos
fijos sujetos a entrega listado
fijos
traslado o donacin propuesto a solicitar
Verifica listado y
selecciona los
activos fijos a
A solicitar, elabora
oficio para
formalizar el
requerimiento
Traslada oficio y
Revisa listado
listado
Debe estar
No
conforme?
Firma y sella oficio Devuelve oficio para

de solicitud de realizar las
traslado o donacin modificaciones
de activos fijos e correspondientes
instruye para el
envo del oficio
A
1
Autoridad Superior
Dependencia que Responsable de Inventario Dependencia que traslada o
Dependencia
traslada o entidad Dependencia Solicitante entidad donante
Solicitante
donante
Remite una Contina con el

S
respuesta? procedimiento
No
Suscribe acta de entrega y
Recibe respuesta
recepcion de activos fijos, y enva
Finaliza el instruye para
Realiza verificacin certificacin de acta al solicitante,
procedimiento coordinar la
fsica de las en el cual compadece los
recepcin de los
caractersticas de Encargados, Jefes y Autoridades
activos fijos con el
los activos fijos de Superiores de dependencias
responsable de
acuerdo a los involucradas, en caso de
inventarios y si
solicitado donaciones, debe entregar
aplica Responsable
documento que haga constar lo
de Almacn
2 realizado
Responsable de Responsable de
Autoridad Superior
Almacn Inventario Dependencia que
Persona Responsable del Activo Fijo Dependencia
Dependencia Dependencia traslada
Solicitante
Entrega de forma
Realiza provisional el activo fijo
Gestiona ante la
requerimiento al a la persona responsable
Se trata de Direccin de Bienes
Encargado de por medio del Libro de
activos fijos que del Estado la emisin
No Inventario previo Conocimientos o Actas
se encuentran en de Resolucin de
visto bueno del jefe por la contralora
Almacn? traslado de activos
inmediato y Jefe de General de Cuentas, se
fijos
DSAI o equivalente remite resolucin para
los registros contables
Realiza egreso del

activo fijo y entrega Recibe de la
Realiza
copia para dependencia que
requerimiento al
identificar a la traslad de los
Encargado de
persona a quin se activos fijos la
Almacn le asignar el activo documentacin
fijo
Jefe DESAI o Persona Responsable de

designada Dependencia Inventario Dependencia
activo fijo
Opera el alza de activos

fijos en el mdulo de
Recibe inventarios del SICOIN,
documentacin resolucin emitida por la
Direccin Bienes del
Estado para traslados
Registro de
Inventario de Activos
Fijos la partida
contable anotando la
informacin requerida
Notifica a la Direccin
de Contabilidad del
Estado de la
adquisicin del activo
fijo mediante oficio
firmado por la
Autoridad Superior de
la Dependencia
Formaliza la asignacin
del activo fijo,
ingresando al mdulo
de inventarios del
SICOIN, genera
Resguardo de Bienes,
imprime, firma y sella
Registra en tarjetas
Firma Resguardo
de responsabilidad
de bienesy Tarjeta
anotando la
de Responsabilidad
informacin
de Activos fijos
requerida
Archiva expediente
de traslado o
donacin con la
documentacin de
respaldo
Fin
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin (1 de 2)
Responsable de Autoridad Superior de la Persona responsable

Inventario Dependencia del activo fijo
Inicio
Suscribe acta especifica lo

relacionado al caso, y debe
Identifica o recibe comparecer la Autoridad
notificacin de Superior de la Dependencia,
faltante de activo Jefe de Departamento de
fijo Servicios Administrativos
Internos o personal
correspondiente
Se realiza la
2
A No reposicin del
activo fijo?
Entrega activo fijo de

Revisa
iguales o mejores
caractersticas del
caractersticas al
activo fijo, si es
activo fijo extraviado
necesario solicita
y factura de la
apoyo de personal
dependencia de la
tcnico
descripcin del mismo
Realiza depsito en
la cuenta bancaria
de fondo comn del
A
BANGUAT por el
valor en libros del
activo extraviado
Conforma
expediente, elabora
oficio de solicitud
de baja y si aplica el
alza del activo fijo a
Contralora General
de Cuentas
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin (2 de 2)
Direccin de
Autoridad Superior Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Contabilidad del
de la Dependencia Inventario
Estado
Revisa Expediente
Firma oficio y enva

Contiene Traslada para
No a CGC adjuntando
Errores? firma
expediente
Recibe de CGC
Devuelve para su expediente y
Recibe el
correccin resolucin de
expediente
aprobacin de baja
y alza del activo fijo
Registra en el
mdulo de
inventario del
2 SICOIN y en el libro
Registro y Control
de inventario la
baja y alza del
activo fijo
Firma oficio y enva Elabora oficio para

a la Direccin de la Direccin de
Contabilidad del Contabilidad del
Estado con la Estado notificando
documentacin de el alza y baja de
soporte activo fijos
Aprueba la
operacin en el
SICOIN y notifica a
la dependencia
interesada
Archiva expediente
Fin
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra (1 de 2)
Responsable de Responsable de Inventario/ Persona responsable del

Inventario Encargado de Almacn bien Fungible
Inicio
Verifica las
Recibe expediente
caractersticas
del Responsable de
fsicas del bien
Almacn, segn
fungible con las
procedimiento
especificaciones de
Ingreso a Almacn
la factura
El resultado es
satisfactorio?
No
Procede a realizar el
alza del bien
fungible, Devuelve el
registrando la expediente
informacin especificando el
requerida en el libro motivo del rechazo
Registro y Control para realizar las
de Inventario de gestiones
Bienes Fungibles correspondientes
Ingresa nmero de
bien fungible y
nmero de folio en
Constancia de
Ingreso a almacn y
a inventario forma
1-H firma y sella
Realiza
Recibe del requerimiento
Responsable de segn
Compras copia de la procedimiento
documentacin Egreso de Almacn
por Requisicin
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra (2 de 2)
Responsable de Responsable de Persona responsable del

Almacn Inventario bien fungible
Realiza egreso del

bien fungible segn Registra informacin
los procedimientos, requerida en la Tarjeta Firma por cada uno
y entrega copia al de Responsabilidad de los bienes
Responsable para Individual de Bienes fungibles
identificar a la Fungibles registrados en la
persona a quin se correspondiente, firma y tarjeta
le asignar el bien sella
fungible
Archiva Tarjeta de
Responsabilidad de
Bienes Fungibles y
documentacin de
respaldo
Fin
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin (1 de 2)
Jefe DSAI o Persona Responsable de

Autoridad Superior Dependencia
asignada Dependencia Inventario Dependencia
Solicitante
Inicio
Se coordinar la
Recibe notificacin
participacin de tcnico Verifica el estado de
o identifica bienes
experto para la los bienes fungibles
fungibles sujetos a
verificacin de los y entrega listado
traslado o donacin
bienes fungibles
Verifica listado y
selecciona los bienes
fungibles a solicitar,
elabora oficio para
formalizar el
requerimiento
Est
conforme? No
Firma y sella oficio

de solicitud de Devuelve oficio para
traslado o donacin realizar las
de bienes fungible e modificaciones
instruye el envo del correspondientes
oficio
Remite respuesta a
la solicitud
Realiza verificacin
Instruye para que fsica de las
Es negativa la coordine la caractersticas de
No
respuesta? recepcin de los los bienes fungibles
bienes fungibles de acuerdo a lo
solicitado
S
Finaliza
procedimiento
1 2
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin (2 de 2)
Responsable de
Dependencia que traslada Responsable de Inventario Persona responsable del
Almacn Dependencia
o entidad donante Dependencia Solicitante bien fungible
Solicitante
Traslada y suscribe acta

En base al acta
administrativa en el cual
administrativa
comparece los Encargados,
registra la
jefes y Autoridades que
informacin
estn involucrados. En de
requerida en el libro
donaciones debe entregar
Registro y Control de
documento en el cual haga
Inventario de Bienes
constar la donacin
Fungibles
realizada
Se trata de
bienes fungibles
No
disponibles en
almacn?
S Realiza egreso del bien

fungible segn
Realiza requerimiento procedimiento y
al encargado y jefe Realiza entrega de copia al
correspondiente para requerimiento Responsable para
visto bueno identificar a la persona
a quin se le asignar el
bien fungible
Registra
Firma por cada uno
informacin
de los bienes
requerida en la
fungibles
tarjeta
registrados en la
correspondiente
tarjeta
firma y sella
Archiva Tarjeta de
Responsabilidad
individual de Bienes
Fungibles y
documentacin de
respaldo
1
Fin
Registro de Descargo y Reasignacin de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1)
Nueva persona
Persona responsable
Nueva persona responsable del
del activo fijo o bien Responsable de Inventario
responsable activo fijo o bien
fungible
fungible
Inicio
Solicita ante el Verifica el estado

descargo de activo del Activo Fijo y/o
fijo o bien fungible bien fungible
Inicia procedimiento
Se encuentra de egreso de
S
en mal estado? inventario
correspondiente
No
Contina con el
procedimiento
Firma tarjera de Opera descargos en

responsabilidad y tarjetas de
cuando aplique responsabilidad y
Resguardo de cuando aplique en el
bienes por los SICOIN requiere firma de
descargos realizados la persona responsable
Requiere activo fijo

Almacena los
o bien fungible
activos fijos y/o
segn formato
bienes fungibles en
Movimiento de
bodega o lugar
activos fijos y bienes
asignado
fungibles
Recibe solicitud y
entrega el activo
fijo o bien
fungible
Opera asignacin en Firma tarjetas de

tarjeta de responsabilidad
responsabilidad y correspondiente y
cuando aplique en el cuando aplique
SICOIN para el nuevo resguardo de
responsable y firma Bienes
Archiva documentos de
respaldo del descargo y
cuando aplique la
reasignacin del activo
fijo o bien fungible
Fin

Egreso de inventario
Definir las actividades a realizar para el egreso de los activos fijos y bienes fungibles para las diferentes modalidades, de
acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Identificacin de activos fijos o bienes fungibles sujetos a egreso por traslado o baja definitiva.
Finaliza: Archivo de documentacin de soporte.
a) Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica.

b) Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado Departamento de Contabilidad, Instrucciones que rigen la
preparacin, verificacin y rendicin de los inventarios.
a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
Egreso de Activos Fijos por Traslado

Identifica activos fijos en buen estado y sin utilidad dentro de la

1. dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
Administrativos Internos o equivalente.
2. Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite a la Autoridad Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Administrativa Superior de la dependencia, para autorizacin.
Si no autoriza el egreso finaliza el procedimiento.

4. la dependencia que traslada
Si autoriza el egreso de activos fijos, traslada listado a Responsable de
Inventario y contina con el procedimiento.
Traslada listado autorizado a dependencias internas de forma escrita (fsico Responsable de Inventario
5.
o electrnico).
Si existe inters por dependencia(s) interna(s), enva oficio solicitando los
activos fijos y contina con el procedimiento. dependencia(s) interna(s)
6. interesada(s)
Si no existe inters por dependencias internas, se inicia traslado hacia la
Direccin de Bienes del Estado, contina en el paso No. 12.
Recibe requerimientos e instruye a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de

Administrativos Internos o equivalente para continuar el trmite.
8. Recibe instrucciones y traslada al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
Coordina el traslado con el Responsable de Inventario de la dependencia Responsable de Inventario

9.
solicitante.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los activos fijos, en la

cual comparecen por parte de ambas dependencias la Autoridad Superior, Responsable de Inventario
10.
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Responsable de Inventario.
Entrega certificacin de acta o copia certificada a los comparecientes y Responsable de Inventario

11.
contina en el paso No. 16.
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Bienes del Estado, solicitando Jefe de DSAI o persona asignada o
12. autorizacin para traslado y requiere visto bueno de la Autoridad persona asignada
Firma el oficio de visto bueno y enva a Direccin de Bienes del Estado, Autoridad Administrativa Superior de
adjuntando listado de activos fijos sujetos a traslado.
Enva delegado para la verificacin fsica de los activos fijos.
Si determina que los activos fijos pueden ser trasladados a la seccin de

Bienes en Trnsito, se coordina la fecha de entrega y contina con el Direccin de Bienes del Estado
14.
procedimiento.
Si determina que los activos fijos no son susceptibles de ser trasladados,

se inicia procedimiento de Baja Definitiva de Activos Fijos.
Suscribe acta administrativa de traslado de activos fijos, en la cual deben

comparecer Autoridades Superiores de las dependencias, Jefe de Responsable de Inventario de la
15. Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, dependencia que traslada
Responsable de Inventario de la dependencia que traslada y Jefe de
Seccin de Bienes en Trnsito de la Direccin de Bienes del Estado.
Emite certificacin de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto Responsable de Inventario de la
16. bueno al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia que traslada
equivalente.
Firma certificacin de inventario, emite certificacin de acta o copia Jefe de DSAI o persona asignada
17.
certificada y traslada a los comparecientes.
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Bienes del Estado, solicitando

resolucin de traslado de activos fijos, y traslada a Autoridad Jefe de DSAI o persona asignada
18.
Administrativa Superior de la dependencia, adjuntando certificacin de
acta o copia certificada y certificacin de inventario.
19. Firma oficio y enva documentacin a la Direccin de Bienes del Estado. la dependencia que traslada
Emite resolucin para operar la baja y alza de inventario; notifica a la Direccin de Bienes del Estado
20.
dependencia que realiza traslado.
Responsable de Inventario de
21. Registra baja de activos fijos en libros. dependencia que traslada
Registra y solicita traslado con afectacin a libro de inventario de activos Responsable de Inventario
22.
fijos en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.
Conforma expediente con la siguiente documentacin:
Oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia que traslada, indicando que proceda a dar de alza en
el SICOIN
Copia de la resolucin emitida por la Direccin de Bienes del
Estado
Reporte de traslado de SICOIN
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
24. Enva expediente a la dependencia que recibe los activos fijos. la dependencia que traslada
Recibe expediente, registra y solicita el alta con afectacin a libro de

inventario de activos fijos en el sistema SICOIN. dependencia que recibe los activos
25. fijos
Notifica de la operacin a la dependencia que traslad los activos fijos.
Notifica el traslado del activo fijo conforme a registro de inventario a la

26. Direccin de Contabilidad del Estado mediante oficio firmado por la Responsable de Inventario
27. Opera la aprobacin de traslado solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Direccin de Contabilidad del Estado
Informa a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, por

28. medio del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente, que el traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible)

Identifica dentro de la dependencia activos fijos en mal estado e

irreparables, verifica que el bien este en estado almacenado y clasifica Responsable de Inventario
1.
(componentes metlicos o destructible) y notifica al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Internos o equivalente adjuntado listado.
2. Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Solicita dictamen tcnico cuando sea aplicable.
Si el dictamen indica que los activos fijos son utilizables, toma las acciones
3. correspondientes. Jefe de DSAI o persona asignada
Si el dictamen indica que los activos fijos no son utilizables, contina

procedimiento de baja.
Elabora oficio(s) para solicitar autorizacin de baja de activos fijos con

componente metlicos o destructibles, y remite el expediente a la
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, el cual contiene: Jefe de DSAI o persona asignada
4.
Oficio(s) de solicitud de autorizacin
Listado de activos fijos sujetos baja
Dictamen tcnico
Firma oficio(s) de autorizacin y contina con el procedimiento de baja de Autoridad Administrativa Superior de
5. la dependencia
activos fijos; traslada el expediente al Responsable de Inventario.
Suscribe acta(s) administrativa(s) de baja definitiva de activos fijos de

acuerdo a su clasificacin (activos fijos con componentes metlicos o
6. destructibles), en la cual deben comparecer la Autoridad Administrativa Responsable de Inventario
Superior de la dependencia, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario.
Emite certificacin de inventario, adjunta al expediente, traslada al Jefe de Responsable de Inventario

7.
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Firma certificacin de inventario, emite certificacin de acta o copia

certificada, redacta oficio de solicitud de autorizacin de baja definitiva de Jefe de DSAI o persona asignada
8.
activos fijos dirigido al Despacho Ministerial del MINFIN; traslada
expediente a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia.
9. Firma oficio y enva expediente al Despacho Ministerial del MINFIN. la dependencia
Autoriza la baja definitiva de activos fijos y devuelve expediente a la Despacho Ministerial MINFIN
10.
dependencia solicitante.
Recibe expediente y traslada a Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de
11. la dependencia solicitante
Recibe expediente.
Si se trata de activos fijos destructibles, redacta oficio de solicitud de baja

para la Direccin de Bienes del Estado.
Si se trata de activos fijos con componentes metlicos, redacta oficio de
solitud de baja a Contralora General de Cuentas.
Adjunta oficio(s) al expediente y traslada a la Autoridad Administrativa

Firma oficio(s) y traslada expediente a donde corresponda (para activos Autoridad Administrativa Superior de
13. fijos con componentes metlicos a la Contralora General de Cuentas, para la dependencia
activos fijos destructibles a la Direccin de Bienes del Estado).
Si se trata de activos fijos destructibles, coordina estableciendo la fecha, Direccin de Bienes del Estado
14.
lugar y hora para la destruccin de los mismos y contina en el paso No. 17.
Si se trata de activos fijos con componentes metlicos, coordina

15. estableciendo la fecha, lugar y hora para la entrega de los mismos y Contralora General de Cuentas
contina con el procedimiento.
Coordina el traslado de los activos fijos al lugar donde sern destruidos o Responsable de Inventario
16.
entregados, contina en el paso No. 18.
Si los activos fijos son destruidos, suscribe acta administrativa la
dependencia solicitante para dejar constancia de lo actuado, identificando
y valorizando los activos fijos, en la que comparecen: el delegado de la Responsable de Inventario
17.
Direccin de Bienes del Estado, delegado de la Contralora General de
Cuentas, Responsable de Inventario.
Contina en el paso No. 19.
18. Emite certificacin de acta o copia certificada y enva a los comparecientes. Jefe de DSAI o persona asignada
Si es entrega de activos fijos con componentes metlicos, suscribe acta en

donde haga constar lo actuado, identificando y valorizando los activos fijos,
en la que comparecen: el delegado de la Direccin de Bienes del Estado,
delegado de la Contralora General de Cuentas, Responsable de Inventario Direccin de Bienes del Estado
19.
de la dependencia Solicitante.
Emite certificacin de acta o copia certificada y enva a los comparecientes

y contina con el procedimiento.
Emite resolucin de baja definitiva de activos fijos con componentes Contralora General de Cuentas
20.
metlicos; notifica a la dependencia solicitante.
Registra la baja en libros de los activos fijos con base a la resolucin y el Responsable de Inventario
21.
acta administrativa.
Solicita baja con afectacin a libro de inventario de activos fijos en el Responsable de Inventario
22.
SICOIN y genera reporte de baja.
Notifica la baja del activo fijo conforme a registro de inventario a la

23. Direccin de Contabilidad del Estado, mediante oficio firmado por la Responsable de Inventario
24. Opera la aprobacin de baja solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Direccin de Contabilidad del Estado
Informa a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia por medio

25. del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente que la baja ha sido finalizada y archiva el expediente.
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado

Identifica y elabora listado de bienes fungibles en buen estado y sin utilidad

1. dentro de la dependencia y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los bienes Jefe de DSAI o persona asignada
2.
fungibles sujetos a traslado.
Valida el listado de bienes fungibles sujetos para traslado y remite a la Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorizacin.
Si autoriza el egreso de bienes fungibles, traslada listado a Responsable de
Inventario y contina con el procedimiento. Autoridad Administrativa Superior de
4. la dependencia
Si no autoriza el egreso instruye sobre cmo proceder.
Comunica listado autorizado a dependencias internas de forma escrita
(fsico o electrnico). Responsable de Inventario
5.
Si existe inters por dependencia(s) contina en el paso No. 7.
Si ninguna dependencia interna manifiesta inters en los bienes fungibles

6. se comunica a dependencia(s) externa(s) que puedan estar interesadas en Responsable de Inventario
los mismos y contina con el procedimiento.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicita el traslado de dependencia(s) interna(s) o externa(s)

7. interesada(s)
bienes fungibles por medio de oficio.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios

Administrativos Internos o equivalente para la distribucin de los bienes
fungibles sujetos a traslado. Autoridad Administrativa Superior de
Si ninguna dependencia del MINFIN o institucin externa manifiesta
inters en los suministros, determina lo procedente.
Convoca a las dependencias solicitantes indicando fecha, lugar y hora en Jefe de DSAI o persona asignada
9.
que se entregarn los bienes fungibles.
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles:
Para traslado entre dependencias del MINFIN deben comparecer en el

acta: Autoridades Superiores de las dependencias, Jefes de
Departamentos de Servicios Administrativos Internos o equivalentes y
10. Responsables de Inventario. Responsable de Inventario
Para traslado a dependencias externas del MINFIN debe comparecer la

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia interesada y
responsable de control de inventarios de la Unidad Ejecutora
correspondiente.
Emite certificacin de acta o copia certificada y traslada a los Jefe de DSAI o persona asignada
11.
comparecientes.
Realiza las gestiones logsticas correspondientes con la dependencia Responsable de Inventario

12.
solicitante para el traslado de los bienes fungibles.
Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base el acta Responsable de Inventario
13.
administrativa.

14. del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
equivalente que el traslado ha sido finalizado y archiva el expediente.
Egreso de Bienes Fungibles por Baja Definitiva

Identifica y elabora listado de bienes fungibles en mal estado u obsoleto

1. dentro de la bodega y notifica al Jefe de Departamento de Servicios Responsable de Inventario
2. Verifica la informacin y evala fsicamente los bienes fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja definitiva y remite a la Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorizacin.
Autoriza la baja definitiva de bienes fungibles y traslada listado a Autoridad Administrativa Superior de
4. la dependencia
Realiza las gestiones logsticas correspondientes para la destruccin de los Responsable de Inventario
5.
bienes fungibles.
Suscribe acta administrativa de baja definitiva de bienes fungibles en
donde conste la destruccin de los mismos y en la cual deben comparecer
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Emite certificacin de acta o copia certificada y traslada a los Jefe de DSAI o persona asignada
7.
comparecientes.
Registra la baja definitiva de bienes fungibles en libros con base el acta Responsable de Inventario
8.
administrativa.

del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o Responsable de Inventario
9.
equivalente que el procedimiento de baja definitiva de bienes fungibles ha
sido finalizado y archiva el expediente.
Diagramas de Flujo
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Traslado (1 de 3)
Responsable de Jefe DSAI o Autoridad Superior de la Dependencia(s) interna(s)

Inventario Persona asignada Dependencia que traslada interesada(s)
Inicio
Verifica la
Identifica activos
informacin y
fijos en buen estado
evala fsicamente
y sin utilidad dentro
el estado de los
de la dependencia
activos fijos
Valida listado de
Autoriza el Finaliza el 1
activos fijos sujetos No
egreso? procedimiento
a ser traslados
Traslada listado
autorizado a Traslada listado y
dependencias contina con el
internas de forma procedimiento
escrita
Existe
inters?
No
Enva oficio Se inicia

Coordina el traslado solicitando los traslado hacia
Recibe
para la dependencia Recibe instrucciones activos fijos y la Direccin de
requerimientos
solicitante contina con el Bienes del
procedimiento Estado
Formaliza mediante
2
acta administrativa
el traslado de
activos fijos, en la
cual comparecen la
Autoridad superior,
jefe y encargado
correspondiente
Responsable de
Autoridad Superior
Responsable de Jefe DSAI o Persona Inventario de la
de la Dependencia Direccin de Bienes del Estado
Inventario asignada dependencia que
que traslada
traslada
Elabora oficio
Firma el oficio de
dirigido a la
visto bueno y enva
Entrega certificacin Direccin de Bienes
a Direccin de Son susceptibles
de acta o copia del Estado,
Bienes del Estado, para ser S
certificada a los solicitando
adjuntando listado trasladados?
comparecientes autorizacin para
de activos fijos
traslado y requiere
sujetos a traslado
visto bueno
No Suscribe acta
Se determina a la
administrativa de
seccin de Bienes
traslado de activos fijos,
Se inicia en Trnsito, se
en la cual deben
procedimiento de coordina la fecha de
2 comparecer Autoridades
Baja Definitiva de entrega y contina
superiores, jefes y
Activos Fijos con el
encargado
procedimiento
correspondiente
1
Firma certificacin
Emite certificacin
de inventario, emite
de inventario, firma,
certificacin de acta
sella y traslada para
o copia certificada y
firma de visto
traslada a los
bueno
comparecientes
Elabora oficio
solicitando Firma oficio y Emite resolucin Registra baja de
resolucin de enva para operar la baja y activos fijos en
traslado de activos documentacin alza de inventario libros
fijos
Autoridad Superior
Responsable de Dependencia que recibe Direccin de
de la Dependencia
Inventario los activos fijos Contabilidad del Estado
que traslada
Registra y solicita
traslado con
afectacin a libro de
inventario de
activos fijos en el
sistema SICOIN y
genera reporte de
traslado
Recibe expediente,
solicita el alta con
Enva expediente
Conforma inventario de activos
para que reciban los
expediente fijos en el sistema
activos fijos
SICOIN. Notifica de la
operacin a la
dependencia anterior
Notifica el traslado
del activo fijo
conforme a registro Opera la aprobacin
de inventario de traslado solicitado
mediante oficio de los activos fijos en
firmado por la el SICOIN
Autoridad superior
de la dependencia
Informa a la Autoridad
Superior de la
Dependencia, por
medio del jefe de
DESAI, que el traslado
ha sido finalizado y
archiva el expediente
1
Fin
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible) (1 de 3)
Responsable de Autoridad Superior Despacho Ministerial

Jefe DSAI o Persona asignada
Inventario de la Dependencia MINFIN
Inicio
Identifica dentro de
Verifica la
la dependencia
informacin y
activos fijos en mal
evala fsicamente
estado irreparable y
el estado de los
clasifica, adjuntando
activos fijos
listado
Contina
Son utilizables
S procedimiento de
los activos?
baja
No
Toma las acciones

1
correspondientes
Elabora oficio para

solicitar Firma oficio de
autorizacin de baja autorizacin y
de activos fijos con contina con el
componente procedimiento de
metlicos baja de activos fijos
destructibles
Suscribe acta
administrativa de
baja de definitiva de
activos fijos de
acuerdo a su
clasificacin
Firma certificacin de
inventario, emite Autoriza la baja
Emite certificacin certificacin de acta o definitiva de activos
de inventario, copia, redacta oficio de fijos y devuelve
Firma oficio
adjunta el solicitud de autorizacin de expediente a la
expediente baja definitiva de activos dependencia
fijos dirigido al despacho solicitante
ministerial MINFIN
Autoridad Superior de la Direccin de Bienes Contralora General de

Dependencia Solicitante del Estado Cuentas
Redacta oficio de
Se trata de
solicitud de baja a
Recibe expediente activos fijos No
Contralora General
destructibles?
de Cuentas
Redacta oficio de
solicitud de baja
para la Direccin de
Bienes del Estado
Firma oficio(s) y
traslada expediente
a donde
corresponda Activos fijos
destructibles
coordina
Bienes del Estado estableciendo la
fecha, lugar y hora
para la destruccin
de los mismos
Activos fijos con
componentes
metlicos coordina
estableciendo la
Contralora General de Cuentas fecha, lugar y hora
para la entrega de
los mismos y
contina
procedimiento
Direccin de
Responsable de Jefe DSAI o Direccin de Bienes del Contralora General
Contabilidad del
Inventario Persona asignada Estado de Cuentas
Estado
Coordina el traslado Emite

de los activos fijos al certificacin de
lugar donde sern acta o copia y
destruidos o enva a los
entregeados comparecientes
Si los activos fijos

Si se entrega de
son destruidos,
activos fijos con
suscribe acta
componentes
administrativa ,
metlicos, suscribe
identificando y
acta que consta lo
valorizando los
actuado
activos fijos
Emite resolucin de
Registra la baja en baja definitiva de
libros de los activos activos fijos con
fijos con base a la componentes
resolucin y el acta metlicos; notifica a
administrativa la dependencia
solicitante
Solicita baja con

inventario de
activos fijos en el
SICOIN y genera
reporte de baja
Notifica la baja del

activo fijo conforme
Opera la
a registro de
aprobacin de baja
inventario,
solicitado de los
mediante oficio
activos fijos en el
firmado por la
SICOIN
Autoridad Superior
de la Dependencia
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del Jefe de
DESAI que la baja ha
sido finalizada y
archiva el
expediente
Fin
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (1 de 2)
Dependencia(s) Autoridad Superior de la

Responsable de Jefe DSAI o Persona
Autoridad Superior de la Dependencia interna(s) o externa(s) Dependencia que
Inventario asignada
interesada(s) traslada
Inicio
Identifica y elabora Verifica la

listado de bienes informacin y
fungibles en buen evala fsicamente
estado y sin utilidad el estado de los
dentro de la bienes fungibles
dependencia sujetos a traslado
Valida el listado de Autoriza el

bienes fungibles egreso de Instruye sobre cmo
No
sujetos para bienes proceder
traslado fungibles?
Comunica listado
autorizado a Traslada listado y
dependencias contina con el
internas de forma procedimiento
escrita.
Si ninguna dependencia
Instruye al Jefe de DSAI
manifiesta inters en los
para la distribucin de los
bienes fungibles se
Solicita el traslado bienes fungibles sujetos a
comunica a
de bienes fungibles traslado, si no manifiesta
dependencia externa
por medio de oficio inters en los
que puedan estar
suministros, determina lo
interesadas en los
procedente
mismos
Ingreso de Inventario
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (2 de 2)
Jefe DSAI o Persona Responsable de

asignada Inventario
Convoca a las
dependencia
Suscribe acta
solicitantes
administrativa de
indicando fecha,
traslado de bienes
lugar y hora en que
fungibles
se entregan los
bienes fungibles
Emite certificacin
de acta o copia
certificada y
traslada a los
comparecientes
Realiza las gestiones

logsticas
correspondientes
con la dependencia
solicitante para el
traslado de los
bienes fungibles
Registra traslado en
el libro de bienes
fungibles con base
el acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe
DESAI que el
traslado ha sido
finalizado y archiva
expediente
Fin
Egreso de bienes Fungibles por Baja Definitiva (1 de 1)
Responsable de Jefe DSAI o Persona Autoridad Superior

Inventario asignada de la Dependencia
Inicio
Identifica y elabora
Verifica la
listado de bienes
informacin y
fungibles en mal
evala fsicamente
estado u obsoleto
los bienes fungibles
dentro de la bodega
Valida el listado de
Autoriza la baja
bienes fungibles
definitiva de bienes
sujetos a baja
fungibles
definitiva
Realiza las gestiones

logsticas
correspondientes
para la destruccin
de los bienes
fungibles
Suscribe acta
administrativa de Emite certificacin
baja definitiva de de acta o copia
bienes fungibles en certificada y
donde conste la traslada a los
destruccin de los comparecientes
mismos
Registra la baja
definitiva de bienes
fungibles en libros
con base el acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe DESAI
que el procedimiento
de baja definitiva de
bienes fungibles ha
sido finalizado y
archiva expediente
Fin
Manejo de Almacn
Manejo de almacn 02 1 de 9
Normas para la administracin de almacn

Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la administracin de los insumos en los almacenes, a fin de
regular el manejo de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, las autoridades de la dependencia administradora del almacn,
debern evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable.
Circular 200, Inspeccin General de Hacienda.

1. NORMAS PARA CARGA DE SERIES 1-H

Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona designada, realizar la
carga de series autorizada por Contralora General de Cuentas para la impresin de Constancias de Ingreso a
Almacn y a Inventario, Forma 1-H.
2. NORMAS PARA SUSCRIPCIONES Y DESCUENTOS

a) En el caso de suscripciones de peridicos y/o revistas por ser un producto que se recibe a lo largo de un ao o
menos, NO debe realizarse Ingreso a Almacn.
b) En el caso de descuentos, debe calcularse segn proceda:
Cuando el proveedor aplique descuento general a la totalidad de la compra: calcular en forma
proporcional para todos y cada uno de los insumos descritos en la factura, asegurando que la
integracin sea igual a la totalidad de la misma.
Cuando el proveedor especifique el (los) insumo (s) que aplica el descuento: Considerarlo nicamente a
los insumos que se especifique en la factura.
3. NORMAS PARA SOBRANTES Y PRODUCTO NO CONFORME

a) En el caso de sobrantes de insumos, el usuario realiza solicitud a travs del formato Solicitud de Ingreso de
Insumos Sobrantes, la cual debe ser aprobada por el Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos y luego el Responsable de Almacn opera en el Sistema de Almacn el ingreso correspondiente segn
procedimiento Ingreso a Almacn bajo la modalidad de ingreso por sobrante.
b) Cuando se establezcan insumos que presentan problemas por no cumplir con su funcionalidad prevista, el
Responsable de Almacn realiza las investigaciones necesarias y lo comunica al Responsable de Compras para
que con el proveedor determine si los insumos en existencia deben ser verificados o devueltos.
Si se determina que hay problemas con los insumos en existencia, el Responsable de Almacn asignar estatus
de Producto No Conforme en el Sistema de Almacn para evitar su disponibilidad y consecuente
requerimiento y despacho a los usuarios.
i. Al finalizar las gestiones y segn el resultado de stas, el Responsable de almacn puede proceder a
suscribir el acta de baja del producto no conforme y efectuar el correspondiente Egreso por traslado o
Egreso por baja definitiva.
4. NORMAS PARA CORRECCIONES EN EL SISTEMA
a) Cuando el Responsable de Almacn requiera realizar correcciones en los datos registrados en el Sistema de
Almacn, debe realizar la modificacin y solicitar la autorizacin respectiva segn procedimiento Correccin de
Informacin Registrada en el Sistema de Almacn (Ver anexo V.2).
b) Para poder realizar correcciones a travs de la herramienta del Sistema de Almacn, se tiene como lmite hasta
3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.
5. NORMAS PARA CONTROL DE INSUMOS

a) La realizacin de inventarios fsicos totales de almacn debe realizarse por lo menos cada seis meses (Ver
Procedimiento Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn). Podrn realizarse inventarios fsicos parciales
segn requerimientos, para lo cual deber especificarse en el Sistema de Almacn la parcialidad del mismo.
6. NORMAS PARA LA RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS

El Responsable de Almacn debe cumplir con los criterios de recepcin y almacenamiento siguientes:
6.1 Recepcin
Verificacin del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a travs de la revisin de:
a) Datos de factura (nombre, NIT y direccin)
b) Las caractersticas de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisicin.
c) El conteo, peso o medicin (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificacin de fecha de vencimiento y perodo de vida til para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservacin en el almacn (si aplica).
g) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
6.2 Clasificacin
Clasificacin de los insumos recibidos, segn los siguientes criterios:
a) Activos Fijos o Bienes Fungibles
b) Comestibles
c) Artculos y productos de limpieza
d) Artculos de oficina
e) Tipo de papel
f) Inflamables
g) Txicos
h) Otros
6.3 Verificacin de condiciones de almacenamiento

Verificacin de cumplimiento de las condiciones de almacenamiento recomendadas por el productor o
proveedor, como lmites de temperatura y/o humedad, debiendo realizar las gestiones correspondientes cuando
no se dispongan de las mismas.
6.4 Identificacin y almacenamiento

Identificacin del lugar de almacenamiento de los insumos segn clasificacin de los mismos que facilite su
localizacin y colocacin en el rea asignada, tomando en consideracin lo siguiente:
Fechas de vencimiento: la colocacin de los insumos se aplica segn el mtodo de primero en vencer
primero en entregar. Lmite para estibar segn indicaciones de empaque
Separacin del suelo y de paredes
Alejado de fuentes de calor
Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocacin de insumos dentro del almacn se aplicarn en funcin del diseo y capacidad
de los mismos segn cada dependencia.
El diseo de almacenes corresponder segn los requerimientos de los insumos almacenados, as como el
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad de la gestin de las Autoridades Administrativas de la
dependencia correspondiente y del personal asignado para su ejecucin.
6.5 Medidas de seguridad

Identificacin y gestin de medidas de seguridad:
Seguridad en puertas y ventanas
Restriccin de acceso a personas ajenas al almacn
Extintor contra incendios
Rutas de evacuacin (si aplica)
Estanteras y/o anaqueles seguros
Detector de humo (si aplica)
Equipo de proteccin personal (si aplica)
Otras necesarias en funcin de las especificaciones del insumo.
6.6 Limpieza
Limpieza del rea de almacenamiento y re acomodacin de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacn.
6.7 Control
El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona asignada debe realizar
verificaciones sorpresivas como mnimo de forma semestral del cumplimiento de los criterios de Recepcin
y Almacenamiento de insumos, dejando registro en formato Cdula de Verificacin de Cumplimiento de
Criterios de Almacenamiento de Insumos y retroalimenta al Responsable de Almacn sobre los resultados.
7. NORMAS PARA LA GENERACIN DE REPORTES DE ALMACN

El Responsable de Almacn debe generar segn la periodicidad establecida los siguientes reportes:
a) A requerimiento del Ente Fiscalizador, el Responsable de Almacn genera e imprime del Sistema de Almacn reporte
Control de Almacn. Gestiona firma del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos y archiva
constancia de entrega.
b) En el segundo da hbil de cada mes, el Responsable de Almacn, genera del Sistema de Almacn el reporte
Constancias 1-H utilizadas y en existencia en almacn y entrega a la persona asignada para elaboracin de Caja
Fiscal.
En forma cuatrimestral genera del Sistema de Almacn el reporte Existencias en Almacn que incluya:; a)
insumos sin movimiento; b) insumos perecederos prximos a vencer; los cuales deben ser trasladados
electrnicamente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para su consideracin en la
toma de acciones correspondientes.
Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn
Define fecha de realizacin de inventario fsico de almacn y comunica al Jefe de DSAI o persona asignada
1.
Genera e imprime Reporte de Existencias en Almacn en el Sistema de Responsable de Almacn

2.
Almacn.
Verifican insumos fsicos contra informacin de reporte.
Responsable de Almacn / Jefe de DSAI
3. o persona asignada o persona asignada
Anota si detecta diferencias en existencia fsica y descripcin.
Si identifica insumos que por algn motivo no puedan ponerse a la
disposicin de uso, debe colocarlos en rea identificada con letrero
Producto No Conforme.
Cuando no se tenga un rea especfica para el producto no conforme, debe

identificarse el insumo con el letrero Producto No Conforme.
Si existe diferencia entre lo reportado por el sistema y lo existente en
almacn, o bien identifica producto no conforme, debe presentar por
escrito el motivo y/o justificacin al Jefe de Departamento de Servicios
5. Administrativos Internos. Responsable de Almacn
Nota: Para los productos no conforme debe iniciarse las gestiones para
realizar cambio con el proveedor o dar de baja a los mismos, segn
corresponda.
Si no existe inconformidad, contina con el procedimiento; si existen
inconformidades tras la verificacin, recibe justificacin por escrito y
analiza conjuntamente con el Responsable de Almacn la solucin al
6. problema y ejecuta las acciones que correspondan. Jefe de DSAI o persona asignada
Traslada Reporte de Existencias en Almacn al Responsable de Almacn

para su registro en el sistema informtico de almacn.
Registra en el Sistema de Almacn los resultados del inventario fsico

realizado y habiendo resuelto la inconformidad actualiza la informacin
segn corresponda (producto no conforme, sobrante, baja o correccin),
genera e imprime Reporte de Existencias en Almacn actualizado; firma,
sella y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos.
Firma y sella reporte, notifica a la Autoridad Administrativa Superior de la

dependencia sobre los resultados del inventario fsico. Jefe de DSAI o persona asignada
8.
Devuelve reporte al Responsable de Almacn.
9. Recibe y archiva reporte. Responsable de Almacn
Correccin de Informacin Registrada en el Sistema de Almacn
1. Identifica error en el registro de la informacin. Responsable de Almacn
Realiza solicitud de correccin en el sistema ingresando los datos correctos Responsable de Almacn
2.
y traslada para aprobacin en el sistema.
Verifica informacin en el sistema.

No est conforme, rechaza solicitud de correccin e indica motivo de
3. rechazo y contina en el paso No. 4 Jefe de DSAI o persona asignada
Si est conforme, aprueba correccin en el sistema y contina en el paso
No. 5.
Verifica motivo de rechazo de solicitud de correccin.

Si requiere modificacin a correccin, ingresa informacin y solicita Responsable de Almacn
4.
nuevamente aprobacin, contina en paso No. 3.
Correccin no procede, finaliza procedimiento.
Genera e imprime forma(s) con datos correctos. Gestiona las firmas Responsable de Almacn
5.
correspondientes.
Cuando corresponda, anula forma(s) fsica(s) original(es) y distribuye Responsable de Almacn
6.
forma(s) corregida(s).
Archiva forma(s) anulada(s) original(es) y forma(s) corregida(s) cuando Responsable de Almacn
7.
aplique.
Adquisicin de Series de Forma 1-H y Tarjetas de Control

Verifica peridicamente la disponibilidad de correlativos de las Formas 1-H Responsable de Almacn

1.
y Tarjeta de Control en el Sistema de Gestin de Almacenes.
Disponibilidad es suficiente?
S: Finaliza procedimiento. Responsable de Almacn
2.
No: Notifica la necesidad de adquisicin de formas al Jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos.
En funcin de la disponibilidad y del consumo determina la cantidad de Jefe de DSAI o persona asignada
3.
formas a solicitar.
Elabora y firma oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Formas y
Talonarios, de la Contralora General de Cuentas, solicitando la aprobacin
de serie numrica de formas electrnicas 1-H o Tarjeta de Control, segn
4. proceda. Jefe de DSAI o persona asignada
Debe utilizarse el modelo de oficio solicitud de adquisicin formas
electrnicas 1H y Tarjeta de Control, el que corresponda para la serie a
adquirir.
Enva oficio a la Jefatura del Departamento de Formas y Talonarios de la Jefe de DSAI o persona asignada
5.
Contralora General de Cuentas.
Realiza gestin para la adquisicin de las series de las formas electrnicas, Personal asignado para gestin ante
6. entrega constancia de autorizacin a personal asignado para registrar en CGC
sistema e informa a Jefe de DSAI o persona asignada.
Recibe constancia de autorizacin de series de formas electrnicas, y Personal asignado para registrar en
7. registra en el sistema el rango de la numeracin autorizada por la sistema
Contralora General de Cuentas.
Archiva documentacin de respaldo de la adquisicin de series de las Personal asignado para registrar en el
8. sistema
formas electrnicas y registro en el sistema.
Diagramas de Flujo

Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn (1 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona
Responsable de Almacn Almacn/Jefe DSAI o
asignada
Persona asignada
Inicio
Verifican insumos
Genera e imprime
Define fecha de contra informacin
Reporte de
realizacin de de reporte. Anota si
Existencias en
inventario fsico de detecta diferencias
almacn en el
almacn en existencia fsica y
sistema de almacn
descripcin
identifica el insumo Existe rea

con el letrero especifica para
No
Producto no producto no
conforme Conforme
Coloca en rea
especifica de
producto no
conforme
Si existe diferencia
entre sistema y
exigencias o hay
producto no
conforme presentar
por escrito a jefe de
DSAI
Para los
productos no
conforme debe
iniciarse
gestiones para
realizar cambio
con el proveedor,
segn
corresponda
Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn (2 de 2)
Responsable de
Almacn
Existe Contina con el

No
inconformidad? procedimiento
Registra en el
Tras la verificacin, Sistema de Almacn
recibe justificacin los resultados del
por escrito analiza y inventario fsico
ejecuta acciones realizado, genera e
que correspondan imprime; firma y
sella
Firma y sella
reporte, notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
sobre los resultados
del inventario fsico
Recibe y archiva
reporte
Fin
Correccin de Informacin Registrada en el Sistema de Almacn (1 de 1)
Responsable de
Almacn
Inicio
Identifica error en el
registro de la
informacin
Realiza solicitud de
correccin
ingresando los Aprueba correccin
Est
datos correctos y S en el sistema y
conforme?
traslada para contina
aprobacin en el
sistema
No
Realiza nueva
solicitud de Rechaza solicitud de
correccin, de lo correccin e indica
contrario finaliza motivo de rechazo
procedimiento
Genera e imprime
forma con datos de
correctos. Gestiona
las firmas
correspondientes
Anula forma fsica

original y copia
Distribuye forma
corregida
Archiva forma
anulada original y
copia y forma
corregida
Fin A
ADQUISICIN DE SERIES DE FORMA 1-H y TARJETAS DE CONTROL
(1 de 1)
Personal asignado Personal asignado para

Responsable de Almacn Jefe DSAI o Persona asignada
para gestin ante CGC registrar en el sistema
Inicio
Verifica
peridicamente la
disponibilidad de
correlativos de las
Formas 1-H y
Tarjeta de Control
en el Sistema de
Gestin de
Almacenes.
Disponibilidad
S A
es suficiente?
No
En funcin de la
Notifica la
disponibilidad y del
necesidad de
consumo determina
adquisicin de
la cantidad de
formas
formas a solicitar.
Elabora y firma
oficio dirigido a la
Jefatura del Recibe constancia
Realiza gestin para
Departamento de de autorizacin de
la adquisicin de las
Formas y series de formas
series de las formas
Talonarios, de la electrnicas, y
electrnicas,
Contralora General registra en el
entrega constancia
de Cuentas, sistema el rango de
de autorizacin a
solicitando la la numeracin
personal asignado
aprobacin de serie autorizada por la
para registrar en
numrica de formas Contralora General
sistema e informa
electrnicas 1-H o de Cuentas
Tarjeta de Control,
enva oficio.
Archiva
documentacin de
respaldo de la
adquisicin de
series de las formas
electrnicas y
registro en el
sistema.
A Fin
Ingreso de almacn
Definir las actividades a realizar para la recepcin, verificacin y registro de informacin de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donacin o traslado externo, as como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
Inicia: Recepcin del insumo segn las diferentes modalidades.

Finaliza: Archivo de documentacin de soporte e informacin.

a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
Ingreso a Almacn por Compra

Informa al Responsable de Almacn sobre la prxima recepcin del insumo,

1. coordina la recepcin, traslada copia de la solicitud de compra y orden de Responsable de Compras
compra entregada al proveedor cuando aplique.
Recibe el insumo y expediente con documentacin de respaldo de la Responsable del Almacn
2.
adquisicin.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos segn el Responsable del Almacn
3.
procedimiento Recepcin y Almacenamiento de Insumos.
Registra ingreso a almacn en el Sistema de Almacn, llenando los campos
que correspondan. Responsable de Almacn
4.
Verifica informacin y confirma operacin.
Genera e imprime la Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario,
Forma 1-H, firma y sella; en el reverso de la factura firma, sella y anota
nmero de constancia de ingreso (Forma 1-H); traslada expediente al
Responsable de Compras. Responsable de Almacn
5.
Si el insumo requiere registro de inventario, traslada expediente al
Responsable de Inventario para su registro segn procedimiento Ingreso y
Registro de Bienes Fungibles y/o Ingreso y Registro de Activos Fijos.
Gestiona las firmas de factura y forma 1-H segn y traslada copia

6. de Forma 1-H con firmas respectivas y copia de factura al Responsable de Almacn
Responsable de Inventario cuando corresponda.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al procedimiento al Responsable de Almacn

7.
documento Normas para la Administracin de Almacn.
8. Archiva copia de expediente en orden correlativo. Responsable de Almacn
Ingreso a Almacn por Traslado Interno
Recibe notificacin o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe Autoridad Administrativa Superior de
de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Solicita al Responsable de Almacn para que verifique los insumos.
En caso que sea necesario se coordinar la participacin de tcnico experto Jefe DSAI o equivalente de la
para la verificacin del insumo y/o Responsable de Inventario segn
procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado o
Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado.
Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al Responsable de Almacn
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4. formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Si est conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado de insumos e

instruye el envo del oficio. Autoridad Administrativa Superior de
No est conforme, regresa oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.

Si la respuesta a la solicitud es positiva contina con el procedimiento.
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Autoridad Administrativa Superior de
7. Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el la dependencia solicitante
Responsable de Almacn la recepcin de los insumos.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos segn el Responsable del Almacn de la
documento de Normas para la Administracin de Almacn.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos segn
procedimiento Egreso por Traslado, en la cual deben comparecer el
Responsable de Almacn, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior Dependencia que traslada
9.
de las dependencias que trasladan y reciban el insumo.
Emite certificacin de acta o copia certificada y entrega a la dependencia

que recibe.
Verifica registro de ingreso por traslado a almacn en el Sistema de
Almacn; si los insumos fsicos estn conforme a registros confirma
recepcin, si no est conforme notifica al Responsable del Almacn que
traslada, para que realice la correccin indicada. Responsable de Almacn de
Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Conforma el expediente de traslado interno con los siguientes documentos:

Copia de notificacin de insumos disponibles para traslado (si
aplica)
Copia de oficio de solicitud de traslado
Copia de listado de insumos solicitados Jefe de DSAI o persona asignada
Certificacin de acta de traslado o copia certificada
Traslada expediente al Responsable de Almacn para su archivo.
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas Responsable de Almacn de
para la Administracin de Almacn.
Archiva expediente de traslado interno y documentos de respaldo en orden Responsable de Almacn de

cronolgico.
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo

Recibe notificacin o identifica insumos sujetos a donacin e instruye al Autoridad Administrativa Superior de
Identifica los insumos de inters para la dependencia y traslada listado al

Si considera conveniente instruye al Responsable de Almacn para que Jefe de DSAI o persona asignada
verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinar la participacin
de tcnico experto para la verificacin del insumo y/o Responsable de
Inventario segn procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por
Traslado o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado.
Si es requerido, realiza verificacin fsica de los insumos.
Responsable de Almacn de la
Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4. formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Si est conforme, firma y sella oficio de solicitud de donacin de insumos e

instruye el envo del oficio. Autoridad Administrativa Superior de
No est conforme, devuelve oficio para realizar las modificaciones
correspondientes.

Si la respuesta a la solicitud es positiva contina con el procedimiento. Entidad donante o que realiza traslado
6. externo
Recibe respuesta y traslada al Jefe de Departamento de Servicios

Administrativos Internos o equivalente para que coordine con el Autoridad Administrativa Superior de
Responsable de Almacn la recepcin de los insumos y Responsable de
Inventarios si aplica.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos segn el
documento Normas para la Administracin de Almacn.
Responsable del Almacn de la
Si no pudo realizar verificacin previa de los insumos y en caso sea
necesario se coordinar la participacin de tcnico experto para la
verificacin de los mismos.
Entrega insumos acompaados de documento donde se describan los

mismos, el cual debe contener lo siguiente:
Descripcin de las caractersticas de los insumos
Unidad de medida Entidad donante o que realiza traslado
9. externo
Cantidad
Valor Unitario y Total por insumo
Monto Total
Si los insumos cumplen con las especificaciones formaliza mediante acta
administrativa detallando informacin necesaria, en la cual deben
comparecer el Responsable de Almacn, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente, Autoridad Administrativa Superior
de la dependencia que recibe y representante de la entidad donante. En Jefe de DSAI o persona asignada
10. caso contrario notifica a la entidad donante mediante oficio suscrito por la dependencia Solicitante
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, para que proceda
con lo notificado.
Emite certificacin de acta o copia certificada y entrega a la entidad

donante.
Conforma expediente de donacin, el cual debe incluir:
Copia de notificacin de insumos disponibles para donacin (si
aplica)
Copia de oficio de solicitud de donacin
Copia de listado de insumos solicitados Jefe de DSAI o persona asignada
Documento de entrega emitido por la entidad donante
Certificacin de acta o copia certifica de recepcin de insumo
Traslada expediente al Responsable de Almacn para su archivo.

Registra ingreso en el Sistema de Almacn llenando los campos que
correspondan; escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica informacin y confirma operacin.

Nota: Cuando se trate de activos fijos que tengan registro previo en el
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- se procede a realizar ingreso
directo a inventario segn procedimiento Ingreso y Registro de Activos
Fijos por Donacin
Genera e imprime reporte correspondiente de los insumos registrados e Responsable de Almacn de la
13. integra al expediente. dependencia Solicitante
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas Responsable de Almacn de la
15. Archiva expediente de donacin. dependencia Solicitante
Reingreso de Insumos
Realiza verificacin preliminar con el Responsable de Almacn de los
1. Solicitante
insumos sujetos a reingreso.
Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para
que realice solicitud de reingreso a almacn a travs del Sistema de
Almacn; si los insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante
que no puede realizarse reingreso a almacn y finaliza el procedimiento.
Solicita a travs del Sistema de Almacn el reingreso del insumo. Escribe el
nmero de requisicin con la cual fueron despachados los insumos,
selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso Solicitante
3.
y justificacin.
Verifica y guarda informacin, y traslada para aprobacin.
Verifica(n) en el sistema, si est(n) acorde con la solicitud de reingreso, Jefe Inmediato y Departamento (segn
aprueba(n) en el sistema y contina con el procedimiento. Si no est(n) aplique) / Jefe de DSAI o persona
4.
acorde con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o asignada
bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.
Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime Solicitud de
5. Solicitante
Reingreso a Almacn y gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Presenta al Responsable de Almacn original y copia de la Solicitud de
6. Reingreso a Almacn en Estatus Aprobada firmada y sellada, as como los Solicitante
insumos fsicos.
Ingresa al Sistema de Almacn y selecciona el nmero de reingreso a
verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las
caractersticas de los mismos registrada originalmente en el sistema.
Si est conforme, confirma reingreso en el sistema genera e imprime

Constancia de Reingreso al Almacn, firma y sella; entrega copia de
constancia de reingreso al solicitante.
Si existe inconformidad en alguno de los insumos, selecciona e indica el

motivo de rechazo de los mismos, especificando los criterios no cumplidos:
Especificaciones
Estado del suministro(s)
Cantidades
Detalle del motivo del rechazo
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas Responsable de Almacn
8.
9. Archiva expediente. Responsable de Almacn
Diagramas de Flujo
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Compra ( 1 de 2)
Responsable de Compras Responsable del Almacn
Inicio
Informa y coordina sobre

Recibe el insumo y
la prxima recepcin del
expediente con
insumo, traslada copia
documentacin de
de la solicitud de compra
respaldo de la
y orden de compra
adquisicin.
entregada al proveedor.
Verifica que los

insumos cumplan
con los requisitos
segn el
procedimiento
Recepcin y
Almacenamiento
de Insumos.
Registra ingreso en el
Sistema de Almacn,
verifica informacin y
confirma operacin.
Genera, imprime, firma

y sella, la Constancia
de Ingreso y traslada
expediente.
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Compra ( 2 de 2)
Responsable de
Responsable del Almacn
Compras
Requiere registro
No
de inventario?
Si
Gestiona las firmas de

Traslada expediente al factura y la copia 1-H y
Responsable de copia de factura al
Inventarios segn Responsable de
procedimiento Ingreso y Almacn y al de
Registro de Activos Fijos. Inventario cuando
corresponda.
Coloca los insumos

ordenados de acuerdo al
procedimiento al
documento Normas
para la Administracin de
Almacn.
Archiva copia de forma

1-H y copia de factura
en orden correlativo.
Fin
Ingreso de Almacn
Ingreso A Almacn por Traslado Interno (1 de 2)
Responsable de Jefe DSAI o
Autoridad Superior de Autoridad Superior de
Jefe DSAI o Persona asignada Almacn de equivalente
la Dependencia la Dependencia que
Dependencia Solicitante Dependencia Dependencia
Solicitante traslada
Inicio
Recibe
notificacin o
Solicita al Responsable
identifica insumos
de Almacn para
sujetos a traslado
Verificar los insumos.
e instruye al Jefe
de DSAI
En caso necesario,
Verifica listado
El tcnico experto y Verifica el estado
y selecciona
Encargado de de los insumos y
insumos,
Inventario, segn entrega listado
elabora oficio
procedimiento propuesto a
para formalizar
Ingreso y Registro solicitar al Jefe de
el
de Activos Fijos por DSAI
requerimiento
traslado.
Regresa oficio
para las
modificaciones
que corresponde.
2
No
Las
modificaciones
que corresponde,
Debe estar
firma y sella la Si
Conforme?
solicitud de
traslado de Remite
insumos respuesta, si la
solicitud es
positiva
contina con el
procedimiento,
si es negativa
finaliza el
procedimiento.
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Traslado Interno (2 de 2)
Autoridad Superior de Responsable de Jefe DSAI o Persona

Dependencia que
la Dependencia Almacn de asignada Dependencia
traslada
Solicitante Dependencia Solicitante Solicitante
Formaliza el acta
Verifica que los administrativa el
Recibe respuesta y
insumos cumplan con traslado de los insumos
traslada al jefe de DSAI
los requisitos segn el segn procedimiento
para coordinar con el
documento de Egresos por Traslado,
Responsable de
Normas para la emite certificacin de
Almacn para
Administracin de acta o copia y entrega a
recepcin de insumos.
Almacn. la dependencia que
recibe.
Notifica para que Tienen que

realice la correccin No estar conforme
que corresponde los insumos?
Ingreso por traslado en

el Sistema de Almacn
Si
de los insumos
confirma recepcin
Conforma el
expediente de
traslado interno con
los siguientes
documentos.
Traslada expediente
para su archivo.
Coloca los insumos de

forma ordenada de
acuerdo al documento
Normas para la
Administracin de
Almacn.
Archiva expediente de
traslado interno y
documentos de
respaldo en orden
cronolgico.
Fin 2
Ingreso de Almacn
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo (1 de 2)
Responsable del
Entidad donante o
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona asignada Almacn de la
que realiza traslado
Dependencia Solicitante Dependencia Solicitante Dependencia
externo
Solicitante
Inicio
Recibe notificacin o Identifica insumos de inters

identifica insumos para la dependencia, traslada
sujetos a donacin e listado al Responsable de
instruye al Jefe DSAI Almacn.
Instruye al Encargado
de Almacn para
verificar los insumos o Si es requerido,
el tcnico experto y realiza verificacin
Encargado de de los insumos.
Inventario segn Elabora listado de
procedimiento Ingreso insumos a solicitar.
y Registro de Activos
Fijos por Traslado.
Devuelve oficio, Verifica listado y selecciona

para las insumos a solicitar, elabora
modificaciones oficio para formalizar el
que corresponde. requerimiento
No
Debe estar 2
Conforme?
Las Remite respuesta a

modificaciones la solicitud, si la
que corresponde, respuesta es
Si firma y sella la positiva contina
solicitud de con el proceso, si es
donacin de negativa finaliza el
insumos proceso
Ingreso de Almacn
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo (2 de 2)
Entidad donante Jefe DSAI o Persona

Autoridad Superior de la Responsable de Almacn de la
o que realiza asignada Dependencia
Dependencia Solicitante Dependencia Solicitante
traslado externo Solicitante
Recibe respuesta y
Entrega Formaliza acta si los insumos
traslada para que
insumos cumplen con las
coordine con el
Verifica que los insumos cumplan acompaados especificaciones, en la cual
Responsable de
con los requisitos establecidos segn de deben comparecer el personal
Almacn la
documento Normas para la documento necesario y el representante
recepcin de los
Administracin de Almacn donde se de la entidad donante. En caso
insumos y
describan los contrario notifica a la entidad
Responsable de
mismos donante.
Inventarios si aplica
Registra ingreso en el Sistema de

Conforma
Almacn; escanea y adjunta al
expediente de
sistema el acta administrativa.
donacin.
Verifica y confirma operacin.
Cuando se trate de activos fijos

que tengan previo en el SICOIN
se procede a realizar ingreso
directo a inventario segn
Ingreso y registro de Activos
fijos por donacin
Genera e imprime la Constancia de Firma y sella

Ingreso, firma y sella. Cuando no se Constancia de
tenga registro de activos fijos en el Ingreso de
SICOIN debe trasladar la constancia Almacn y a
de ingreso 1-H al encargado de Inventario forma
inventarios para realizar ingreso. 1-H.
Coloca los insumos de forma

ordenada de acuerdo al documento
Normas para la Administracin de
Almacn.
Archiva la Constancia en
forma de correlativo y
expediente de donacin.
Fin 2
Ingreso de Almacn
Reingreso de Insumos (1 de 2)
Jefe Inmediato y
Departamento
Responsable de
Solicitante (segn aplique)/Jefe
Almacn
DSAI o Persona
asignada
Inicio
Si los insumos estn en

buen estado, informa al
Realiza verificacin solicitante para realizar
preliminar con el solicitud de reingreso al
2
Encargado de Almacn de sistema de almacn, si
los insumos sujetos a estn en mal estado no
reingreso. puede realizarse el
reingreso y finaliza el
proceso.
Solicita en el Sistema de
Almacn el reingreso del
insumo, escribe el
numero de requisicin la Indica las
cual fueron despachados Debe estar acorde correcciones a
No
los insumos, selecciona el con la solicitud? realizar o bien se
insumo, anota la cantidad rechaza
solicitada de reingreso y
justificacin, verifica y
guarda informacin.
Si
Aprobada la solicitud de
Aprueban la
reingreso, genera e
solicitud de
imprime Solicitud de
reingreso y
Reingreso a Almacn
continan con el
gestiona firmas y sellos
proceso.
que corresponda.
Ingreso de Almacn
Reingresos de Insumos (2 de 2)
Solicitante Responsable de Almacn
Ingresa al Sistema de Almacn

y selecciona nmero de
Presenta al Encargado de reingreso, verifica; revisa,
Almacn original y copia de cantidad de los insumos,
la Solicitud de Reingreso a registrada originalmente.
Almacn, firmada y sellada, Imprime Constancia de
as como los insumos fsicos. Reingreso al Almacn, firma,
sella y entrega copia de
constancia.
si existe
inconformidad,
Debe estar
No rechaza por los
conforme?
criterios no
cumplidos.
Si esta
conforme,
Si
confirma
reingreso,
Coloca los insumos de

forma ordenada de
acuerdo al documento
Normas para la
Administracin de
Almacn.
Archiva Solicitud de
Reingreso a Almacn en
estatus aprobado y en
caso de rechazos
Constancia de Reingreso a
Almacn.
Fin
Egreso de almacn
Definir las actividades a realizar para la verificacin y registro de informacin de insumos egresados por requisicin,
traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Recepcin de requerimiento o solicitudes de insumos.

Finaliza: Archivo de documentacin de soporte e informacin.
a) En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista prdida considerable o total del insumo, debe
solicitarse la intervencin de Asesora Jurdica, Auditora Interna y si aplica el Departamento de Seguridad para
determinar la forma de proceder.
b) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
Egreso de Almacn por Requisicin

Ingresa al Sistema de Almacn y realiza requerimiento del bien y/o insumo
indicando los siguientes datos:
Cdigo del insumo
Nombre del insumo
Presentacin
Caractersticas
1. Cantidad solicitada Solicitante
Justificacin del uso
Nota: En caso de activos fijos o bienes fungibles, debe indicarse la persona

a quien debe asignarse los mismos y continuar con el procedimiento
Ingreso y Registro de Activos Fijos o Ingreso y Registro de Bienes
Fungibles.
Verifica(n) en el sistema, si est(n) de acuerdo con la requisicin,

aprueba(n) en el sistema y contina con el procedimiento. Jefe Inmediato o Jefe de
2. Departamento (segn aplica) y Jefe de
Si no est(n) de acuerdo con la requisicin, indica las correcciones a DSAI o persona asignada
realizar o bien rechaza la misma.
Aprobada la requisicin, verifica en el Sistema de Almacn y anota la
siguiente informacin:
Nombre y puesto de la persona que recibe
3. Registra datos especficos del bien y/o insumo si lo requiere Responsable de Almacn
Ratifica con el solicitante los bienes y/o insumos a entregar
Verifica y guarda informacin; confirma egreso.
4. Imprime requisicin y entrega los insumos al solicitante. Responsable de Almacn
Firma de recibido de conformidad en la Constancia de entrega de Solicitante o Persona que recibe

5.
Insumos de Almacn.
Entrega insumo(s) y copia de Constancia de Entrega de Insumos de
Almacn al solicitante o persona que recibe.
Nota: Cuando aplique traslada copia de la constancia de entrega a la
Seccin de Inventarios para realizar asignacin correspondiente segn
procedimiento.
7. Archiva Constancia de entrega de Insumos de Almacn. Responsable de Almacn
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo

Genera reporte de existencias de insumos e identifica aquellos que estn

en buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia; notifica al Jefe Responsable Almacn
1.
de Departamento de Servicios Administrativos o equivalente para someter
a consideracin el traslado.
Evala y verifica la informacin, remite a la Autoridad Administrativa
2. Superior de la dependencia listado de insumos sujetos a traslado para su Jefe de DSAI o persona asignada
autorizacin.
No autoriza el egreso de los insumos finaliza el procedimiento. Informa al
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente Autoridad Administrativa Superior de
3. para lo procedente. la dependencia
Si autoriza el egreso de los insumos, contina con el procedimiento.

Pone a disposicin de dependencias el listado autorizado de insumos en Jefe de DSAI o persona asignada
4.
buen estado y sin movimiento dentro de la dependencia.
De existir inters por parte de alguna dependencia, enva oficio solicitando Dependencia o Institucin Solicitante
5.
los insumos y contina con el procedimiento.
Recibe requerimientos e instruye al Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente para la distribucin de los insumos
sujetos a traslado. Autoridad Administrativa Superior de
Si ninguna dependencia del MINFIN o institucin externa manifiesta
inters en los insumos, determina lo procedente.
Convoca a las dependencias o instituciones solicitantes indicando fecha, Jefe de DSAI o persona asignada
7.
lugar y hora en que se entregarn los insumos.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la
cual debe incluir la siguiente informacin:
Descripcin de las caractersticas de los insumos
Unidad de medida
Cantidad
Valor unitario y total por insumo
Monto Total del traslado
Otra informacin que se considere necesaria.
8. En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el Jefe de DSAI o persona asignada
Responsable de Almacn, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior
de la (s) dependencia(s) involucrada(s).
En el caso de traslados externos, debe comparecer en el acta el

representante(s) para la recepcin del insumo(s).
Entrega certificacin de acta o copia certificada a la dependencia(s) o

institucin(es) que recibe(n) y al Responsable de Almacn.
Conforma expediente(s) de traslado, el cual debe incluir:
Listado de insumos sujetos a traslado
Notificacin a dependencias internas o externas sobre el
insumo(s) sujeto(s) a traslado (si aplica)
Oficio de solicitud de la dependencia(s) o institucin(es) Responsable de Almacn o persona
9. asignada
Certificacin de acta o copia certificada de traslado

equivalente.
Revisa el expediente(s) y traslada al Responsable de Almacn para su Jefe de DSAI o persona asignada
10.
archivo.
Opera en el Sistema de Almacn el egreso correspondiente llenando los
campos requeridos.

Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa.
Verifica y guarda informacin en el sistema.

Entrega insumos a la(s) dependencia(s) o institucin(es) solicitante(s) en Responsable de Almacn
12.
base al acta debidamente firmada por todos los comparecientes.
13. Finaliza operacin de egreso en el Sistema de Almacn. Responsable de Almacn
14. Archiva expediente de traslado. Responsable de Almacn
Egreso de Almacn por Baja Definitiva de Insumos
Identifica el insumos catalogados como Producto No Conforme a los cuales

se considere dar de baja por cualquiera de los siguientes motivos:
Caducidad
1. Obsolescencia Responsable de Almacn
Deterioro
Merma
Otro
Notifica al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o

equivalente de los insumos identificados que se requiere dar de baja,
incluyendo como mnimo la siguiente informacin:
Motivo de la baja
Cdigo de insumo
Nombre del insumo
2. Presentacin Responsable de Almacn
Caractersticas
Cantidad de egreso
Precio Unitario y total por insumo
Monto total del egreso
Datos de identificacin especfica del insumo (si aplica)
Otra informacin que considere necesaria
Analiza y verifica informacin, de ser necesario requiere informe tcnico.

Si no amerita informe tcnico, contina en el paso No. 7.
Si amerita informe tcnico, solicita al departamento o unidad
4. correspondiente el apoyo tcnico para la emisin de informe que Jefe de DSAI o persona asignada
establezca el estado del insumo.
Verifica el insumo en almacn, evala y emite informe tcnico
5. correspondiente y traslada al Jefe de Departamento de Servicios Tcnico
Analiza informe tcnico. Si el informe establece que el insumo tiene
utilidad, define la manera de proceder (egreso por requisicin o traslado) y
finaliza el procedimiento. Jefe de DSAI o persona asignada
6.
Si el informe establece que el insumo no tiene utilidad contina con el
procedimiento.
Informa a Autoridad Administrativa Superior de la dependencia sobre la Jefe de DSAI o persona asignada
7.
baja de los insumos.
Analiza informacin y convoca al Responsable de Almacn, Jefe de Autoridad Administrativa Superior de

8. la dependencia
Procede con la destruccin o traslado del insumo(s) segn corresponda,

9. suscribe acta administrativa justificando las razones de baja, en la cual Jefe de DSAI o persona asignada
deben comparecer las personas involucradas.
Emite certificacin de acta administrativa o copia certificada y traslada a Jefe de DSAI o persona asignada
10.
Conforma expediente, el cual debe incluir:
Oficio de notificacin con listado adjunto de insumos sujetos a
baja
Informe tcnico (si aplica) Responsable de Almacn o persona
11. Certificacin de acta administrativa o copia certificada designada
Traslada expediente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos

12. Revisa el expediente y traslada al Responsable de Almacn para su archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
Con base en la certificacin del acta administrativa o copia certificada,

procede a registrar el egreso por baja en el Sistema de Almacn, llenando
los campos correspondientes.

Escanea y adjunta al sistema el acta administrativa, certificada
Verifica y guarda informacin, y concluye operacin de baja.
14. Archiva expediente de baja de insumos. Responsable de Almacn
Diagramas de Flujo
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Requisicin (1 de 2)
Jefe Inmediato o
Departamento (segn Responsable de
Solicitante
aplica) y Jefe DSAI o Almacn
Persona asignada
Inicio
Hay existencias Finaliza el 2

No
en Almacn? procedimiento
Si
Puede continuar y
proceder con la
requisicin
Indica la persona
quien debe
continuar con el Debe estar de
No a realizar o se
procedimiento acuerdo?
rechaza
Ingreso y Registro
de Activos Fijos.
Aprueba y se
Si contina con el
procedimiento
Confirmada la Selecciona requisicin

aprobacin, se presenta en el Sistema de
ante el responsable de Almacn. Verifica y
almacn para recibir guarda informacin;
insumos autorizados. confirma egreso.
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Requisicin (2 de 2)
Solicitante o Persona Responsable de

Responsable de Almacn
que recibe Inventario
Genera, imprime y Firma de recibido de

firma Constancia conformidad en la
de entrega de Constancia de
insumos de entrega de Insumos
Almacn. de Almacn.
Copia de Constancia de
entrega de Insumos a la
persona que recibe el bien.
Realiza asignacin
Cuando se trate de bienes
del bien segn
fungibles o activos fijos,
procedimiento
copia la constancia de
Ingreso y registro
entrega al Encargado de
de activos fijos
inventario para la asignacin
que corresponde segn
procedimiento.
Archiva Constancia
de entrega de
insumos de
Almacn
2
Fin
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo (1 de 2)
Autoridad Superior de la Dependencia o Institucin Autoridad Superior de la

Responsable de Almacn Jefe DSAI o equivalente
Dependencia Solicitante Dependencia que Traslada
Inicio
Genera reporte de
existencias de
Si no autoriza el egreso de los
insumos e identifica Evala y verifica la
insumos finaliza el proceso
aquellos que estn informacin, remite a la
informa al Jefe DSAI para lo
en buen estado y sin Autoridad Superior de la
procedente, si autoriza el
movimiento notifica Dependencia listado de
egreso de los insumos,
al Jefe DSAI para insumos sujetos a traslado
contina con el
someter a para su autorizacin.
procedimiento
consideracin el
traslado.
Notifica a dependencias
del MINFIN de los insumos
disponibles indicando la
fecha lmite para presentar
solicitud
Si las dependencias del

Recibe requerimientos e instruye
MINFIN no estn
al Jefe de DSAI para distribuir los
interesadas por los Autoridad Superior de la
insumos sujetos a traslado. Si
insumos, notifica a Dependencia o Institucin
ninguna dependencia o
instituciones externas que solicita los insumos a travs de
institucin externa manifiesta
puedan estar interesadas, oficio.
inters en los insumos, puede
indicando la fecha limite
proceder.
para presentar solicitud.
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo (2 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Almacn o persona Responsable del Almacn
asignada
Convoca a las dependencias o

instituciones solicitantes
indicando fecha, lugar y hora
que se entregarn los
insumos.
Formaliza mediante acta el

traslado de los insumo. En el
caso de traslados internos debe
Conforma expediente
compadecerse el personal
de traslado, el cual
indicado, en traslados externos,
debe incluir. Traslada
debe comparecer en el acta el
al Jefe de DSAI o
representante para la
equivalente
recepcin del insumo.
Certificacin de acta o copia a
los que reciben.
Opera en el Sistema de Almacn

el egreso correspondiente
Revisa el expediente y traslada llenando campos que
al Encargado de Almacn para correspondan, escanea y adjunta
su Archivo. al sistema el acta administrativa,
verifica y guarda informacin en
el sistema.
Entrega insumos a la
dependencias o instituciones
solicitantes en base al acta
firmada.
Finaliza operacin de
egreso en el Sistema de
Almacn
Archiva
documentacin de
respaldo de traslado
interno o externo.
Fin
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por baja definitiva de insumos (1 de 2)
Responsable de Almacn Jefe DSAI o Persona asignada Tcnico
Inicio
Identifica el insumos
catalogados como
producto No conforme
a los cuales se
considere dar de baja
por cualquiera de los
siguientes motivos.
Notifica al Jefe DESAI de los

insumos identificados que se Analiza y verifica informacin, de
requiere dar de baja, ser necesario requiere informe
incluyendo como mnimo la tcnico.
siguiente informacin.
Requiere
A No informe
tcnico?
Solicita a la unidad
Verifica el insumo
correspondiente el apoyo
en almacn, evala
para la emisin de
y emite informe
informe que establece el
correspondiente
estado del insumo.
Analiza el informe, si establece que

el insumo tiene utilidad, define la
manera de proceder y finaliza el
proceso. Si establece que el
insumo no tiene utilidad contina
con el proceso
Informa a Autoridad
Superior de la
A
dependencia sobre la
baja de los insumos.
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por baja definitiva de insumos (2 de 2)
Responsable de
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona
Almacn o persona
Dependencia asignada
designada
Procede con la
destruccin de los
Analiza y convoca al
insumos, suscribe acta
Responsable de
justificando las razones
Almacn, y al Jefe de
de baja y debe
DSAI
compadecer las personas
involucradas.
Traslada certificacin
de acta o copia
Conforma
certificada al
expediente
Responsable de
Almacn.
Revisa el expediente
y traslada para su
archivo certifica acta
administrativa o
copia certificada,
procede a registrar
el egreso por baja
en el Sistema de
Almacn. Escanea y
adjunta. Verifica y
guarda informacin
y concluye
operacin de baja
Archiva
documentacin de
respaldo de baja de
insumos.
Fin
2. CORRESPONDENCIA
.
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Direccin.
Darle el trmite correspondiente a lo solicitado por las instituciones pblicas y otros interesados.
Inicia: recepcin del expediente por medio del Sistema de Expedientes y fsicamente.
Finaliza: entrega del expediente por medio de conocimiento y por el Sistema a quien corresponda
resolverlos.
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
1) Los documentos deben ser entregados a los destinatarios en el menor tiempo posible.

Recibe expediente por medio del Sistema de Expedientes y
fsicamente de las diferentes dependencias del MINFIN y del Tcnico Receptor de
1.
Centro de Atencin del Usuario -CAU- y asigna nmero de Documentos
expediente en el Sistema de Gestin de Expedientes.
Revisa el documento, correspondencia y si el expediente se Tcnico Receptor de
encuentra foliado, si no est foliado se devuelve a la Documentos
2.
dependencia del Ministerio de Finanzas Pblicas
correspondiente.
Sella, firma original y copia, devuelve la copia al interesado y Tcnico Receptor de
3.
se numera. Documentos
Clasifica y registra los documentos recibidos en el Sistema de Tcnico Receptor de
4.
Expedientes. Documentos
Entrega por medio de conocimiento y por el Sistema de Tcnico Receptor de
5. Expedientes a las secretarias de los distintos Departamentos, Documentos
segn corresponda resolverlos.
Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Direccin (1 de 1)
Tcnico Receptor de Documentos
Inicio
Recibe expediente por medio del Sistema de Expedientes y fsicamente

de las diferentes dependencias del MINFIN y del Centro de Atencin del
Usuario -CAU- y asigna nmero de expediente en el Sistema de Gestin
de Expedientes.
Revisa el documento, correspondencia y si el expediente se encuentra

foliado, si no est foliado se devuelve a la dependencia del Ministerio de
Finanzas Pblicas correspondiente.
Sella, firma original y copia, devuelve la copia al interesado y se numera.
Clasifica y registra los documentos recibidos en el Sistema de

Expedientes.
Entrega por medio de conocimiento y por el Sistema de Expedientes a las

secretarias de los distintos Departamentos, segn corresponda
resolverlos.
Fin
.
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
Evacuacin de Correspondencia
Notificar del trmite a persona o entidades segn solicitud planteada y/o informacin por medio de
memorando, circulares o resoluciones emitidas que conciernen a entidades del sector pblico.
Inicia: traslado de expedientes para notificacin a los interesados.
Finaliza: archiva copias de los documentos debidamente firmados de recibido.
Pblicas.
1) Los documentos deben ser entregados a los destinatarios en el menor tiempo posible.

Traslada expedientes de Entidades y de las personas que han
presentado solicitudes a la Direccin, oficios, memorando,
1. circulares o resoluciones para que se notifique a los Personal de la Direccin
interesados o a las distintas entidades del Sector Pblico.
Recibe correspondencia, revisa que los documentos estn

debidamente numerados por cada Departamento y foliado, Secretaria del Departamento de
firma de recibido el conocimiento respectivo o copia del
oficio. Internos
Identifica a que institucin o residencia deber enviarlo,

registra en el libro de control de egresos de correspondencia Secretaria del Departamento de
y coordina el traslado a las diferentes instituciones y
usuarios. Internos
Recibe documentacin y distribuye a las instituciones y/o

4. Mensajero
usuarios.
Firman copias del oficio o conocimiento como constancia de
5. Instituciones y/o usuarios
haber recibido.
Recibe documentos o conocimientos debidamente firmados Secretaria del Departamento de
6. de recibido, traslada copias a las secretarias de los distintos Servicios Administrativos
Departamentos, archiva copias. Internos
Evacuacin de Correspondencia (1 de 1)
Secretaria del Departamento
Evacuacin de
de Servicios Administrativos Mensajero Instituciones y/o usuarios
Correspondencia Internos
Inicio
Recibe
Traslada expedientes
correspondencia,
de Entidades y de las
revisa que los
personas que han
documentos estn
presentado
debidamente
solicitudes a la
numerados por cada
Direccin, para que
Departamento y
se notifique a los
foliado, firma de
interesados o a las
recibido el
distintas entidades
conocimiento
del Sector Pblico.
respectivo o copia del
oficio.
Identifica a que
institucin o
residencia deber
enviarlo, registra en Recibe Firman copias del
el libro de control de documentacin y oficio o
egresos de distribuye a las conocimiento
correspondencia y instituciones y/o como constancia
coordina el traslado a usuarios. de haber recibido.
las diferentes
instituciones y
Recibe documentos o usuarios.
conocimientos
debidamente
firmados de recibido,
traslada copias a las
secretarias de los
distintos
Departamentos,
archiva copias.
Fin
3. ASESORAS Y NORMAS
ASESORAS Y NORMAS 02 1 de 2
Soporte a Entidades Pblicas
Servicio integral orientado a resolver las consultas de los usuarios de las entidades del Gobierno
Central, Descentralizadas y Autnomas, en temas contables y operativos de los diversos mdulos
de los sistemas Sicoin, Siges y Guatenminas.
Inicia: con la recepcin de consultas de las Entidades.
Finaliza: con la ejecucin del proceso en los sistemas por parte dela Entidad.
a) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.

Realiza consultas va telefnica, personal, escrita o a travs
1. Entidad
del sistema de mesa de ayuda.
Responde consulta va telefnica, escrita, en forma personal Asesor Presupuestario Contable
2. y sistema de mesa de ayuda. / Analista Presupuestario
Analiza la consulta y verifica la informacin reportada.
Tipo de error?
Asesor Presupuestario Contable
3. Si es de procedimiento: Le indica al usuario la solucin. / Analista Presupuestario
Si es del sistema: lo traslada a soporte tcnico de informtica
a travs del sistema de mesa de ayuda.
Analiza y resuelve el problema informtico reportado por el
Direccin de Tecnologas de la
4. usuario (entidad) e informa por el sistema de mesa de ayuda
Informacin
al Asesor Presupuestario Contable o Analista Presupuestario.
Recibe la informacin de Direccin de Tecnologas de la
Asesor Presupuestario Contable
5. Informacin y le informa por el sistema de mesa de ayuda al
/ Analista Presupuestario
usuario (entidad).
6. Ejecuta el proceso en el Sicoin, Siges y Guatenminas. Entidad
Soporte a Entidades Pblicas (1 de 1)
Direccin de
Asesor Presupuestario Contable/ Analista
Entidad Tecnologas de la
Presupuestario
Informacin
Inicio
Responde
consulta va
Realiza consulta. telefnica, escrita
o en forma
personal.
Analiza la
consulta y verifica
la informacin
reportada.
Tipo de
Error?
Procedimiento Sistema
Lo traslada a
Soporte Tcnico
Indica solucin. por medio de
mesa de ayuda.
Analiza y resuelve
el problema
informtico
reportado por el
usuario.
Recibe
informacin de
Ejecuta el proceso
solucin del
en Sicoin, Siges y
problema e
Guatenminas.
informa al
usuario.
Fin
Resolucin de Expedientes de Asesora Contable, Presupuestaria y Guatenminas
Darle el trmite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de
Asesora Tcnica.
Inicia: con la recepcin del expediente.
Finaliza: con el archivo de la copia del documento firmada de recibido.
Pblicas.

Recibe expediente presentado en la ventanilla de Recepcin Secretaria del Departamento de
1. de Documentos de la Direccin o Departamento que traslada Asesora Tcnica
en forma fsica y a travs del Sistema de Expedientes.
Entrega expediente al Asesor Presupuestario Contable o
Secretaria del Departamento de
2. Analista Presupuestario que corresponda por medio de
Asesora Tcnica
conocimiento.
Recibe expediente y recopila informacin, analiza, elabora Asesor Presupuestario
3. documento que proceda (oficio o providencia) firma, sella y Contable/Analista
traslada al Coordinador del Departamento. Presupuestario
Revisa el documento elaborado.
Tiene Observaciones?
Coordinador del Departamento
4. Si: devuelve al Asesor Presupuestario Contable / Analista de Asesora Tcnica
Presupuestario.
No: firma, sella y entrega a la Secretaria del Departamento.
Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega a la Secretaria del Departamento de
5. Asistente del Director o Subdirector para firma. Asesora Tcnica
Recibe, firma conocimiento y traslada a Director o Asistente de Direccin o
6. Subdirector. Subdireccin
Recibe y revisa documento.
7. Tiene observaciones? Director o Subdirector
Si: devuelve a la Asistente de Direccin o Subdireccin.
No: firma y sella de visto bueno.
Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Asistente de Direccin o
8. Secretaria del Departamento de Asesora Tcnica. Subdireccin
9. Recibe expediente y documentos firmados.
Asesora Tcnica
Si tiene observaciones traslada a Asesor Presupuestario
Contable o Analista Presupuestario, si est firmado lo Secretaria del Departamento de
traslada al Departamento de Servicios Administrativos Asesora Tcnica
10. Internos, para que informe a la Institucin o persona que
realiz la solicitud, si el expediente corresponde a otro
Departamento, traslada a la Secretaria del mismo o a la
Dependencia de este Ministerio que corresponda.
11. Archiva la copia firmada de recibido. Asesora Tcnica
Resolucin de Expedientes de Asesora Contable, Presupuestaria y Guatenminas ( 1 de 1)
Secretaria del Asesor Presupuestario Coordinador del

Asistente de Direccin o
Departamento de Contable/ Analista Departamento de Director o Subdirector
Subdireccin
Asesora Tcnica Presupuestario Asesora Tcnica
Inicio
Recibe
expediente,
Recibe recopila
expediente de informacin,
solicitud. analiza, elabora
documento, firma Revisa el
y sella. documento.
Entrega
expediente por
medio de
conocimiento. Observaciones?
Si
A
No
Firma y sella.
Elabora Recibe y firma

Revisa documento.
conocimiento. conocimiento.
Si
Observaciones?
No
Recibe expediente y Devuelve por

documentos medio de Firma y sella.
firmados. conocimiento.
No
Observaciones
de Direccin?
Si
Devuelve a Asesor
Presupuestario
A
Contable o Analista
Presupuestario.
Traslada a
Departamento de
Servicios
Administrativos
Internos para su
distribucin.
Archiva copia
firmada de recibido.
FIN
Elaboracin de Normas y Procedimientos en Materia Contable
Elaborar normas y procedimientos en materia contable para el Sector Pblico No Financiero.
Inicia: con la recepcin de solicitud.
Finaliza: informa a las instituciones que correspondan la aplicacin de la norma.
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
Pblicas.
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento

Recibe solicitud (interna o externa), elabora memorando y Secretaria de Departamento de
1. entrega al Asesor de Normas Contables. Normas
Recibe y analiza la naturaleza de la actividad a regular y Asesor de Normas Contables

2.
recopila la informacin.
Elabora norma o procedimiento y la presenta a Jefatura del Asesor de Normas Contables
3.
Departamento de Normas.
Procede a la revisin del anlisis de la norma o
procedimiento.
Tiene modificaciones? Jefe del Departamento de
4. Normas
Si: devuelve al Asesor de Normas Contables.
No: Firma de visto bueno y la traslada a la Direccin o
Subdireccin.
Revisa la norma o procedimiento.
Tiene Modificaciones?
5. Si: devuelve a la Jefatura del Departamento de Normas. Direccin o Subdireccin.
No: Firma la norma o procedimiento e informa a
instituciones para su aplicacin.
Cuando proceda la traslada al Despacho Superior del Direccin o Subdireccin
6.
Ministerio.
Revisa la norma o procedimiento.
Tiene observaciones?
7. Si: Devuelve a esta Direccin. Despacho Superior del Minfin
No: Firma la norma o procedimiento y traslada a esta
Direccin.
Informa la norma o procedimiento a las instituciones que Direccin o Subdireccin
8.
correspondan para su aplicacin.
Elaboracin de Normas y Procedimientos en Materia Contable (1 de 1)
Secretaria de
Asesor de Normas Jefe del Departamento Despacho Superior del
Departamento de Direccin o Subdireccin
Contables de Normas Minfin
Normas
Inicio
Recibe, analiza
la naturaleza de
Recibe solicitud
la actividad a
y elabora A
regular y
memorando. recopila la
informacin.
Procede a la
revisin del anlisis
de la norma o
Elabora norma procedimiento.
o
procedimiento.
Tiene
modificaciones?
B
Si
No
Firma de visto Revisa la norma o

bueno. procedimiento.
Devuelve.
Tiene
modificaciones?
Si No
Revisa la norma
Firma de visto
o
bueno.
procedimiento.
Devuelve.
Tiene
observaciones?
A Si
No
Firma de visto
bueno.
Informa la norma o
procedimiento a las
instituciones que Devuelve.
correspondan para
su aplicacin.
B
Fin
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios
Darle el trmite correspondiente a las solicitudes que ingresan al Departamento de Normas.
Inicia: con la recepcin de expedientes.
Finaliza: con el informe a la Institucin o persona que realiz la solicitud y archivo de documentos.
Pblicas.

Recibe expediente presentado en la ventanilla de Recepcin Secretaria del Departamento de
de Documentos de la Direccin o Departamento que Normas
1. traslade en forma fsica y a travs del Sistema de
Expedientes.
Elabora memorando y entrega expediente al Asesor o Secretaria del Departamento de
2. Analista de Normas Contables que corresponda. Normas
Recibe expediente, recopila informacin, analiza, elabora
Asesor de Normas Contables/
3. documento que proceda (oficio, providencia o resolucin)
Analista de Normas Contables
firma, sella y traslada a Jefe de Departamento.
Revisa el documento elaborado.
Tiene modificaciones? Jefe del Departamento de
4. Si: devuelve al Asesor o Analista de Normas Contables. Normas
No: firma, sella y entrega al Asesor o Analista de Normas
Contables.
Recibe expediente y lo entrega a la Secretaria del
Asesor de Normas Contables/
5. Departamento para que lo traslade a la Asistente de
Analista de Normas Contables
Direccin o Subdireccin.
6. Asistente de Direccin o Subdireccin para firma. Normas
Recibe y revisa documento.
Tiene Observaciones?
8. No: firma y sella de visto bueno. Direccin o Subdireccin
Si: indica observaciones y devuelve a la Asistente de
9. la Secretaria del Departamento de Normas. Subdireccin
Recibe expediente y documentos firmados.
Si: traslada a Asesor o Analista de Normas Contables. Secretaria del Departamento de
10. Normas
No: elabora conocimiento y traslada al Departamento de
Servicios Administrativos Internos, para que informe a la
Institucin o persona que realiz la solicitud y archiva.
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios (1 de 2)
Secretaria de
Asesor / Analista de Jefe del Departamento de Asistente de Direccin
Departamento de Direccin o Subdireccin
Normas Contables Normas o Subdireccin
Normas
Inicio
A 2
Recibe expediente.
Revisa
expediente,
recopila
Elabora informacin,
memorando. analiza, elabora Revisa el
documento que documento
proceda, firma y elaborado.
sella.
Si
Tiene
modificaciones?
No
Firma y sella.
Revisa el
Recibe expediente Devuelve. documento.
y lo entrega a
Secretaria.
A
Recibe expediente Si
Recibe y firma
y elabora el Tiene
conocimiento. observacioens?
conocimiento.
No
Firma y sella.
Devuelve.
Recibe
expediente y
documentos
firmados.
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios (2 de 2)
Jefe del Departamento de

Secretaria de Departamento de Normas Asesor / Analista de Normas Contables
Normas
Recibe expediente y documentos

firmados.
No
Si
Traslada a Asesor o Analista de

Normas Contables.
Elabora conocimiento, traslada al

Departamento de Servicios
Administrativos Internos para que
informe a la Institucin o persona
que realiz la solicitud y archiva.
Fin
4. SISTEMAS
SISTEMAS 02 1 de 3
Elaboracin de Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas
Realizar los cambios que necesiten los sistemas que corresponden a la Direccin de Contabilidad
del Estado.
Inicia: con presentacin de solicitud de cambio en los sistemas.
Finaliza: con informar sobre el desarrollo de la aplicacin y traslado del Manual al Departamento
de Capacitacin e Implementacin.
Pblicas.

Entes Rectores del Ministerio
Presentan solicitud de cambio en sistemas: Siges, Sicoin y de Finanzas Pblicas, Entidades
1. otros. de Gobierno Central y
Descentralizadas
Recibe la solicitud de elaboracin del caso de uso y traslada
2. Secretaria del Departamento
al Asesor Conceptual.
Recopila la informacin, analiza y elabora el proyecto de caso
3. Asesor Conceptual
de uso y el oficio de traslado.
Revisa, analiza, aprueba el caso de uso, firma el oficio y luego Jefe del Departamento de
4. traslada a Subdirector o Director. Conceptualizacin de Sistemas
Revisa, analiza, firma de visto bueno el oficio y devuelve al
Asesor Conceptual.
Recibe el caso de uso y oficio con el visto bueno y lo traslada
a la Direccin de Tecnologas de la Informacin.
Realiza reuniones con el Programador de la Direccin de
Tecnologas de la Informacin.
Desarrolla o modifica la herramienta informtica en los Programador de la Direccin de
8. sistemas correspondientes (Siges, Sicoin u otro). Tecnologas de la Informacin
Valida el desarrollo informtico del caso de uso (Siges, Sicoin Asesor Conceptual
9. u otro).
10. Elabora la Gua de Aplicacin, cuando corresponda. Asesor Conceptual

Informa del desarrollo de la aplicacin y traslada la Gua al
11. Departamento de Implementacin y Capacitacin para lo que Asesor Conceptual
corresponda.
Elaboracin Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas (1 de 1)
Entes Rectores del

Ministerio de Secretaria del Jefe del Programador de la
Finanzas Pblicas, Departamento de Departamento de Director o Direccin de
Entidades de Asesor Conceptual Conceptualizacin de Tecnologas de la
Conceptualizacin Subdirector
Gobierno Central y de Sistemas Sistemas Informacin
Descentralizadas
Inicio
Recopila la
informacin,
Presentan solicitud Recibe la analiza y Revisa, analiza,
de cambio en Revisa, analiza y
solicitud de elabora el aprueba el caso
sistemas Siges, firma de visto
elaboracin del proyecto de de uso y firma el
Sicoin y otros. bueno el oficio.
caso de uso. caso de uso y oficio.
oficio de
traslado.
Recibe el caso de
uso y oficio con el
visto bueno.
Realiza reuniones Desarrolla o

con el modifica la
Programador de herramienta
la Direccin de informtica en los
Tecnologas de la sistemas
Informacin. correspondientes.
Valida el
desarrollo
informtico del
caso de uso.
Elabora la Gua
de Aplicacin.
Informa del
desarrollo de la
aplicacin y
traslada la Gua
al Departamento
de
Implementacin
y Capacitacin
para lo que
corresponda.
Fin
SISTEMAS 02 1 de 3

Actualizacin y Parametrizacin de Catlogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF
Administracin de Sistemas.
Inicia: con la recepcin del expediente de solicitud de actualizacin de catlogos.
Finaliza: con el informe a la Entidad y archivo del expediente.
Pblicas.

Recibe expediente que contiene solicitud de actualizacin Secretaria Departamento de
y/o parametrizacin de catlogos o clasificadores de los Administracin de Sistemas
1. Sistemas SIAF, elabora memorando y entrega expediente al
Analista de Administracin de Sistemas que corresponda.
Recibe expediente en forma fsica y del Sistema de
Expedientes, recopila informacin, analiza y si procede Analista de Administracin de
2. realiza la actualizacin, y/o parametrizacin de catlogos y/o Sistemas
clasificadores de los Sistemas SIAF que correspondan.
Elabora proyecto de respuesta a la entidad, firma, sella y Analista de Administracin de
3. traslada al Coordinador del Departamento. Sistemas
4. Revisa el documento, firma, sella y entrega a la Secretaria.
de Administracin de Sistemas
5. Asistente del Director o Subdirector para firma. Administracin de Sistemas
Recibe, revisa, firma, sella de visto bueno y devuelve a la
Secretaria de Direccin o Subdireccin.
8. Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Asistente de Direccin o
Secretaria del Departamento de Administracin de Sistemas. Subdireccin
Recibe expediente y documentos firmados, elabora Secretaria del Departamento de

conocimiento y traslada al Departamento de Servicios Administracin de Sistemas
9. Administrativos Internos, para que informe a la Entidad
solicitante y archiva.
Actualizacin y Parametrizacin de Catlogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Secretaria Coordinador del

Analista de
Departamento de Departamento de Asistente de Direccin
Administracin de Director o Subdirector
Administracin de Administracin de o Subdireccin
Sistemas
Sistemas Sistemas
Inicio
Recibe Recopila
expediente que informacin,
contiene analiza y si
solicitud y procede actualiza
elabora o parametriza lo
memorando. que corresponda.
Elabora proyecto
Revisa el
de respuesta a la
documento,
entidad, firma y
firma y sella.
sella.
Recibe expediente,
Recibe y firma
y elabora el
conocimiento.
conocimiento.
Recibe expediente
y documentos
firmados, elabora
conocimiento y Recibe
traslada al expediente y Revisa, firma
Departamento de devuelve por y sella de
Servicios medio de visto bueno.
Administrativos
conocimiento.
Internos, para que
informe a la
Entidad solicitante
y archiva.
Fin
SISTEMAS 02 1 de 3

Creacin de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF
Asignacin de usuarios y roles en los Sistemas SIAF.
Inicia: con la recepcin de solicitudes.
Finaliza: con el informe a la institucin y archivo de expedientes.
a) Acuerdo Ministerial 36-2005 Autorizacin de la aplicacin del Sistema de Nmina y
Registro de Personal, dentro del Sicoin.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de

Finanzas Pblicas.

Recibe solicitudes, elabora memorando y entrega al Analista Secretaria Departamento de
1.
de Administracin de Sistemas. Administracin de Sistemas
Recibe solicitud y verifica que no exista en los Sistemas SIAF
Analista de Administracin de
2. el usuario solicitado y procede a crearlo y asignar funciones
Sistemas
o ampliar los roles.
Elabora documento de respuesta para informar a la
3. institucin que ya fueron creados o ampliados los roles y
Sistemas
traslada al Coordinador del Departamento.
Coordinador del
Revisa el documento, firma, sella y traslada a Secretaria de
4. Departamento de
Departamento.
Administracin de Sistemas
Recibe los documentos, elabora conocimiento y entrega a la Secretaria Departamento de
5.
Asistente de Direccin o Subdireccin. Administracin de Sistemas
Recibe, firma conocimiento y traslada a Direccin o Asistente de Direccin o

6.
Subdireccin. Subdireccin
Revisa, firma, sella de visto bueno y devuelve a Asistente de
8. Subdireccin
Secretaria del Departamento de Administracin de Sistemas.
Recibe y traslada al Departamento de Servicios Secretaria Departamento de
9.
Administrativos Internos para que informe a la institucin y Administracin de Sistemas
archiva.
Creacin de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Secretaria Coordinador del

Analista de Asistente de
Departamento de Departamento de Director o
Administracin de Direccin o
Administracin de Administracin de Subdirector
Sistemas Subdireccin
Sistemas Sistemas
Inicio
Verifica que no
exista en los
Sistemas SIAF el
Recibe
usuario
solicitudes y
solicitado,
elabora
procede a crearlo
memorando. y asignar
funciones o
ampliar los roles.
Elabora
documento de
respuesta para
informar a la
institucin que
ya fueron
creados o
ampliados los
roles. Revisa el
documento,
firma y sella.
Recibe los
Revisa, firma
documentos y Recibe y firma
y sella de
elabora conocimiento.
visto bueno.
conocimiento.
Recibe y traslada
al Departamento
Recibe
de Servicios
expediente y
Administrativos
devuelve por
Internos para que
medio de
informe a la
institucin y conocimiento.
archiva.
Fin
SISTEMAS 02 1 de 3
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Administracin de Sistemas
Finaliza: con el informe a la Institucin y archivo del expediente.
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.

Recibe expediente, elabora memorando y entrega al Analista Secretaria Departamento de
1. de Administracin de Sistemas que corresponda. Administracin de Sistemas
Recibe expediente en forma fsica y del Sistema, recopila
informacin, analiza, elabora documento que proceda
2. (oficio, providencia o resolucin) firma, sella y traslada a
Sistemas
Coordinador del Departamento de Administracin de
Sistemas.
Coordinador del
Revisa el documento, firma, sella y entrega a Secretaria de
3. Departamento de
Recibe expediente, elabora el conocimiento y entrega a la Secretaria Departamento de
4. Asistente del Director o Subdirector para firma. Administracin de Sistemas.
Recibe, revisa, firma, sella de visto bueno y devuelve a la
Secretaria de Direccin o Subdireccin.
7. Secretaria del Departamento de Administracin de Sistemas. Subdireccin
Recibe expediente y documentos firmados, elabora
conocimiento y traslada al Departamento de Servicios Secretaria Departamento de
8. Administrativos Internos, para que informe a la Institucin o Administracin de Sistemas
persona que realiz la solicitud y archiva.
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Administracin de Sistemas (1 de 1)
Coordinador del
Secretaria Departamento
Analista de Administracin Departamento de Asistente de Direccin
de Administracin de Director o Subdirector
de Sistemas Administracin de o Subdireccin
Sistemas
Sistemas
Inicio
Recibe expediente,
Recibe
recopila informacin,
expedientes y
analiza, elabora
elabora
documento que
memorando.
proceda, firma y sella.
Revisa el
documento,
firma y sella.
Recibe expediente Revisa, firma y

Recibe y firma
y elabora sella de visto
conocimiento.
conocimiento. bueno.
Elabora
conocimiento y
traslada al
Departamento de
Recibe
Servicios
expediente y
Administrativos
devuelve por
Internos, para que
medio de
informe a la
Institucin o conocimiento.
persona que
realiz la solicitud
y archiva.
Fin
5. REGISTRO CONTABLE
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
Anlisis, Elaboracin y Aprobacin del Comprobante nico de Registro (CUR) Contable
Anlisis, elaboracin y aprobacin de Comprobantes nicos de Registro sin afectacin
presupuestaria.
Finaliza: con el archivo de la documentacin.
Finanzas Pblicas.

Recibe diariamente expedientes fsicos, oficios y por medio
del Sistema de Control de Expedientes, los clasifica, Secretaria de Departamento
1.
distribuye a los Analistas y Asistentes de Registro Contable. de Registro Contable
Diariamente se presenta al Banco de Guatemala (tiene que

tener autorizacin), recibe las boletas de depsito, notas de
dbito y crdito relacionadas con la Deuda Interna. Del
Asistente de Gestin de
2. Crdito Hipotecario Nacional y/o de la Tesorera Nacional,
Documentos
recibe boletas de depsito, notas de dbito y crdito, notas
de dbito y crdito LBTR.
Clasifica boletas de depsito, notas de dbito y crdito, notas

de dbito y crdito LBTR obtiene fotocopias, elabora
3. conocimiento y distribuye a los Asistentes de Registro de la
Documentos
Direccin o dependencia que le corresponda efectuar el
registro.
Archiva las boletas de depsito, notas de dbito y crdito Asistente de Gestin de

4.
originales, notas de dbito y crdito LBTR. Documentos
Recibe las boletas de depsito, notas de dbito y crdito,

notas de dbito y crdito LBTR, oficios y expedientes, los
Asistente de Registro
5. analiza y procede a elaborar el CUR contable a nivel de
Contable
registrado, anota el nmero de CUR en la documentacin y
traslada para su aprobacin.
Con base a la documentacin de soporte, revisa el CUR y
analiza.
Est correcto?
6. Analista Aprobador Contable *
No: devuelve para su correccin.
Si: aprueba y traslada al Asistente de Registro Contable que
elabor el CUR.
Recibe la documentacin de soporte del CUR aprobado,
7. imprime, firma y traslada al Analista Aprobador Contable
Contable
que aprueba el CUR.
Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente
8. Analista Aprobador Contable
que elabor el CUR.
Recibe el CUR firmado y documentacin, cuando proceda:
traslada copia del CUR con fotocopia del expediente a otras
9. dependencias, copia del CUR al Departamento de Anlisis
Contable
Contable y el original del CUR y de la documentacin al
Asistente de Gestin de Documentos para su archivo.
10. Archiva el original del CUR y la documentacin soporte.
Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Anlisis, Elaboracin y Aprobacin del Comprobante nico de Registro (CUR) Contable (1 de 1)
Secretaria de Departamento Asistente de Gestin de Asistente de Registro

Analista Aprobador Contable
de Registro Contable Documentos Contable
Diariamente se
Inicio
presenta al Banco de
Guatemala, recibe las Analiza las boletas de
boletas de depsito, depsito, notas de dbito
notas de dbito y y crdito, notas de dbito
crdito relacionadas y crdito LBTR, oficios y
Recibe diariamente expedientes y procede a
con la Deuda Interna.
expedientes fsicos, elaborar el CUR contable
Del Crdito
oficios, los clasifica y a nivel de registrado y
Hipotecario Nacional Con base a la
distribuye. anota el nmero de CUR
y/o de la Tesorera documentacin de
Nacional, recibe en la documentacin. soporte, revisa el CUR
boletas de depsito, y analiza.
notas de dbito y
crdito, notas de
dbito y crdito LBTR.
Est correcto?
Clasifica documentos
bancarios, obtiene
Si
fotocopias, elabora No
conocimiento y
distribuye a los Devuelve para su
Asistentes de Registro correccin.
de la Direccin o
dependencia que le
corresponda efectuar
el registro.
Aprueba
Archiva las boletas de Recibe la

depsito, notas de documentacin de
dbito y crdito soporte del CUR Revisa el CUR
originales, notas de aprobado, imprime y impreso y lo firma.
dbito y crdito LBTR. firma.
Fin
Recibe el CUR
firmado y
documentacin,
cuando proceda,
traslada el CUR con
Archiva el original del fotocopia del
CUR y la expediente a otras
documentacin dependencias.
soporte.
Fin
Registro, Aprobacin y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instruccin de Pago
Anlisis, elaboracin, aprobacin y solicitud del CUR de Pago Contable que se solicitan en forma
electrnica a Tesorera Nacional, tales como: Devoluciones aplicadas por retenciones realizadas
en las nminas de sueldos a servidores pblicos que laboran en los distintos Ministerios de
Estado, Presidencia de la Repblica y Secretaras del Organismo Ejecutivo, provenientes de Boleto
de Ornato, Descuentos Judiciales, Montepo, Fianzas, etctera, y otras deducciones realizadas en
la Nmina de Clases Pasivas; Pagos a terceros tales como: devoluciones de Depsitos Aduanales,
Prstamos, Donaciones y otros.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
Finanzas Pblicas.

Recibe expedientes de las entidades y de Tesorera
Nacional, elabora conocimiento y traslada en forma
1. fsica y por medio del Sistema, al Asistente de
Registro Contable
Registro Contable para la elaboracin de CUR
respectivo.
Revisa, analiza la documentacin de soporte del
2. Asistente de Registro Contable
expediente.
Verifica en Sicoin, que no est registrado pago por el
mismo concepto en el ejercicio fiscal presente o en
el inmediato anterior segn la documentacin de
soporte, utilizando filtros por NIT del beneficiario,
descripcin o monto relacionados con el expediente,
imprime el reporte y lo adjunta al mismo.
Existe registro de pago?
Si: elabora oficio y lo devuelve a la Entidad,
Institucin o dependencia que inicia la gestin.
No: elabora el CUR Contable y lo traslada con toda la
documentacin de soporte al Analista Aprobador
Contable.
Revisa y analiza el CUR Contable y la documentacin
soporte.
4. Est correcto? Analista Aprobador Contable *
No: devuelve el expediente al Asistente de Registro
Contable para la correccin respectiva.
Si: aprueba el CUR Contable y traslada la
documentacin soporte al Jefe de Departamento.
Revisa el CUR Contable en el sistema,
documentacin soporte, solicita en forma Jefe del Departamento de Registro
5.
electrnica el pago a Tesorera Nacional y devuelve Contable
al Asistente que elabor el CUR.
Imprime el CUR Contable, firma, sella, obtiene firma
6. del Analista Aprobador Contable y traslada al Jefe Asistente de Registro Contable
del Departamento de Registro Contable.
Recibe el CUR Contable impreso, firma, sella y
Jefe del Departamento de Registro
7. devuelve al Asistente de Registro Contable que
Contable
elabor el CUR.
Elabora conocimiento y traslada al Asistente de
Gestin de Documentos.
Recibe el CUR Contable, documentacin soporte,
9. Asistente de Gestin de Documentos
firma, sella el conocimiento y archiva.
Contable.
Registro, Aprobacin y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instruccin de Pago (1 de 1)
Secretaria de Departamento de Jefe del Departamento de Asistente de Gestin de

Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable
Registro Contable Registro Contable Documentos
Inicio
Revisa, analiza la
documentacin de soporte
del expediente.
Recibe expedientes,
elabora conocimiento
y traslada en forma Verifica en Sicoin, que no
fsica y por medio del est registrado pago por el
Sistema. mismo concepto en el
ejercicio fiscal presente o
en el inmediato anterior
segn la documentacin de
soporte, imprime el
reporte y lo adjunta al
mismo.
Revisa y analiza el
CUR Contable y la
Existe registro de documentacin
pago? soporte.
No
Si
Est correcto?
Elabora oficio y lo devuelve
a la Entidad.
No Si
Devuelve el
Elabora el CUR Contable. expediente.
Revisa el CUR
Aprueba el CUR Contable en el
Contable. sistema,
documentacin
soporte, solicita en
forma electrnica
el pago a Tesorera
Nacional.
A
Imprime el CUR
contable, firma y sella.
Recibe el CUR
impreso, revisa y Recibe el CUR
firma. Contable,
documentacin
Elabora conocimiento.
soporte, firma, sella el
conocimiento y
archiva.
Fin
Devolucin de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta.
Elaborar los CUR Contables con instruccin de pago relacionados con retenciones en exceso del
Impuesto Sobre la Renta de personas en relacin de dependencia de la Presidencia de la
Repblica, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo.
Inicia: con la recepcin de documentos.
Finanzas Pblicas.
b) Decreto No. 26-92, Ley del Impuesto Sobre la Renta y Decreto 10-2012.
Recibe documentos, elabora conocimiento y traslada por

1. Sistema de Expedientes al Asistente de Registro Contable
de Registro Contable
para elaboracin de CUR correspondiente.
Revisa, analiza y elabora CUR Contable en el Sicoin y traslada

para su aprobacin.
Verifica la documentacin y el registro.

Est correcto?
No: devuelve al Asistente de Registro Contable.
Si: aprueba CUR Contable y traslada al Jefe del
Departamento de Registro Contable para hacer la solicitud
de pago.
Recibe el CUR Contable aprobado y revisa.

Est correcto? Jefe del Departamento de
4. No: Devuelve a Analista Aprobador Contable. Registro Contable
Si: realiza solicitud de pago a Tesorera Nacional y lo
devuelve al Asistente de Registro Contable.
Recibe, imprime y obtiene firmas en el Comprobante nico

de Registro, adjunta al expediente, cambia en el Sistema de
5. Expedientes el estado del expediente para su archivo por Asistente de Registro Contable
haber sido atendido y lo traslada al Asistente de Gestin de
Documentos.
Recibe CUR Contable con sus firmas respectivas, Asistente de Gestin de

6.
documentacin de soporte y archiva. Documentos
Contable.
Devolucin de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta (1 de 1)
Secretaria del
Asistente de Registro Analista Aprobador Jefe del Departamento de Asistente de Gestin de
Departamento de
Contable Contable Registro Contable Documentos
Registro Contable
Inicio Revisa, analiza

Verifica la
y elabora CUR
documentaci
Contable en el
n y el registro.
Sicoin.
Recibe
documentos,
elabora Si
Est
conocimiento y correcto?
traslada por
Sistema de No
Expedientes
para Devuelve.
elaboracin de
CUR.
Recibe el CUR
Aprueba CUR Contable
Contable. aprobado y
revisa.
Si
Est
correcto?
No
Devuelve.
Realiza
solicitud de
pago.
Recibe,
imprime y
obtiene firmas
en el CUR, lo
Recibe CUR
adjunta al
Contable con sus
expediente,
firmas,
cambia en el
documentacin
Sistema de
de soporte y
Expedientes el
archiva.
estado del
expediente
para su
archivo.
Fin
Consolidacin del Patrimonio de Instituciones del Sector Pblico (Gobierno Central, Entidades
Descentralizadas y Autnomas)
Reflejar en el Balance de Gobierno la consolidacin de los Estados Financieros.
Inicia: con la recepcin de estados financieros de cada entidad.

Recibe estados financieros elaborados por cada Entidad
Secretaria de Departamento
1. Descentralizada y Autnoma y traslada al Asistente de
Registro Contable.
Recibe estados financieros, imprime el Libro Mayor -
Auxiliares de Cuentas de la cuenta contable 3110
2. Patrimonio Fiscal y 1212-03 Acciones y Participaciones de Asistente de Registro Contable
Capital en Entidades Pblicas, teniendo a la vista los estados
financieros de cada entidad descentralizada o autnoma.
Elabora cuadro comparativo para establecer la variacin del
incremento o disminucin del patrimonio, tomando como
base el saldo reflejado en el Libro Mayor Auxiliar de Cuenta
del ejercicio fiscal anterior, con el saldo reflejado en la
cuenta de Patrimonio del Balance General de cada entidad
descentralizada o autnoma.
Elabora los CUR contables por incremento o disminucin del
patrimonio y traslada para su aprobacin.
Recibe los CUR Contables con la documentacin de respaldo
y revisa.
Existen observaciones?
Si: devuelve para su correccin.
No: aprueba el CUR y devuelve al Asistente de Registro
Contable para continuar con el proceso.
Recibe la documentacin de soporte de los CUR imprime,
firma, sella y traslada a quien los aprob.
Recibe los CUR Contables, firma, sella y devuelve al Asistente
de Registro Contable.
Imprime Libro Mayor Auxiliares de Cuentas del ejercicio fiscal
vigente de las cuentas contables 3110 Patrimonio Fiscal y
8. 1212-03 Acciones y Participaciones de Capital y verifica con Asistente de Registro Contable
los saldos del Balance General de las entidades
descentralizadas o autnomas.
Elabora conocimiento y traslada el CUR con la
documentacin de soporte para su archivo.
10. Recibe CUR Contable, ordena correlativamente y archiva.
Documentos
Autnomas) (1 de 2)
Secretaria del Departamento de Registro
Contable
Inicio
Recibe estados
financieros, imprime el
Libro Mayor - Auxiliares
Recibe estados
de Cuentas de la cuenta
financieros elaborados
Patrimonio Fiscal y
por cada Entidad
Acciones y
Descentralizada y
Participaciones de
Autnoma.
Capital en Entidades
Pblicas, teniendo a la
vista los estados
financieros de cada
entidad.
Elabora cuadro
comparativo para
establecer la variacin
del incremento o
disminucin del
patrimonio, tomando
como base el saldo
reflejado en el Libro
Mayor Auxiliar de Revisa los CUR
Cuenta del ejercicio Contables con la
fiscal anterior, con el documentacin de
saldo reflejado en la respaldo.
cuenta de Patrimonio
del Balance General de
cada entidad.
Existen
observaciones?
No
Elabora los CUR Si
contables por
incremento o Devuelve.
disminucin del
patrimonio.
Aprueba el CUR.
Autnomas) (2 de 2)
Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable Asistente de Gestin de Documentos
Recibe la documentacin de
Firma y sella los CUR
soporte de los CUR imprime,
contables.
firma y sella.
Imprime Libro Mayor

Auxiliares de Cuentas del
ejercicio fiscal vigente de las
cuentas contables 3110
Patrimonio Fiscal y 1212-03
Acciones y Participaciones
de Capital y verifica con los
saldos del Balance General
de las entidades.
Elabora conocimiento y
traslada el CUR con la
documentacin de soporte
para su archivo.
Ordena
correlativamente los
CUR contables y
archiva.
FIn
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo
Emitir los Estados Financieros de la Presidencia de la Repblica, Ministerios de Estado, Secretaras
y Otras Dependencias del Ejecutivo y generar los Comprobantes nicos de Registro automticos
del cierre contable.
Inicia: con la emisin de las normas para la liquidacin del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado.
Finaliza: con la incorporacin de estados financieros y notas al Informe de Liquidacin de
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
Finanzas Pblicas.
Emite conjuntamente con Direcciones: Tcnica del

Presupuesto, Crdito Pblico y Tesorera Nacional, las
normas para la liquidacin del Presupuesto General de
1. Director o Subdirector DCE
Ingresos y Egresos del Estado y traslada a las entidades del
sector pblico no financiero y Superintendencia de
Administracin Tributaria, para ser observadas.
Todas las Unidades de la Administracin Financiera de la

Presidencia, Secretaras, Otras Dependencias del Ejecutivo y
la Superintendencia de Administracin Tributaria deben
registrar la totalidad de los ingresos y egresos Unidades de Administracin
2.
presupuestarios del ejercicio fiscal vigente (depurar CUR de Financiera de las Entidades
compromiso, devengado, devolucin, reversin,
regularizacin) para que todo quede registrado en la
contabilidad al 31 de diciembre del ejercicio fiscal finalizado.
Planifica y programa el cierre contable en forma conjunta Jefe del Departamento de

3.
con el Jefe de Anlisis Contable. Registro Contable
Genera e imprime estados financieros y Comprobantes
nicos de Registro de cierre (en estado de registrado), realiza
cruces de informacin entre ambos documentos y otros
reportes.
4. Est correcto?
Registro Contable
No: solicita apoyo a los consultores conceptuales contables e
informa al Departamento de Anlisis Contable.
Si: aprueba los CUR.

5. Imprime y firma CUR.
Registro Contable
Genera los estados financieros y reportes auxiliares, analiza,
6. elabora proyecto de notas a los estados financieros y
Anlisis Contable
traslada a Director o Subdirector.
Recibe, revisa estados financieros y notas a los mismos.
7. Si: devuelve para su correccin. Director o Subdirector
No: firma de visto bueno los estados financieros y traslada al
Departamento de Anlisis Contable.
Recibe documentos firmados (estados financieros y notas) y
traslada al Departamento de Administracin de Sistemas, Jefe del Departamento de
8.
para la incorporacin al Informe de Liquidacin de Anlisis Contable
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo (1 de 1)
Unidades de
Director o Subdirector DCE Administracin Financiera Jefe del Departamento de Registro Contable
Anlisis Contable
de las Entidades
Planifica y programa el cierre

contable en forma conjunta con el
Inicio Jefe de Anlisis Contable.
Emite conjuntamente con Genera e imprime estados

Direcciones: Tcnica del financieros y Comprobantes nicos
Presupuesto, Crdito de Registro de cierre (en estado de
Registran los registrado), realiza cruces de
Pblico y Tesorera
ingresos y egresos informacin entre ambos
Nacional, las normas para
presupuestarios documentos y otros reportes.
la liquidacin del
del perodo.
Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del
Estado.
Est correcto?
Si
No
Solicita apoyo a Consultores

Conceptuales e informa al
Departamento de Anlisis
Contable.
Aprueba los CUR.

A
Imprime y firma CUR.
Genera los estados

financieros y reportes
auxiliares, analiza,
elabora proyecto de
Revisa estados financieros y notas a los estados
notas a los mismos. financieros.
Recibe documentos
Tiene
firmados y traslada al
observaciones?
Si
Departamento de
No Administracin de
Sistemas, para la
Firma de visto bueno los
incorporacin al
estados financieros.
Informe de
Liquidacin de
Presupuesto General
Devuelve para su
de Ingresos y Egresos
correccin.
del Estado.
A
Fin
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las
Aseguradoras al Cuerpo de Bomberos Voluntarios
Hacer efectivo el pago del impuesto del 2% sobre primas de seguros del ramo de incendios y
cuota anual de las aseguradoras a favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos.
Inicia: con la recepcin de las rdenes de pago generadas a cada aseguradora.
a) Acuerdo Legislativo 1422.
Finanzas Pblicas.

Recibe de la Superintendencia de Bancos -SIB-, copia de las
rdenes de pago generadas a cada aseguradora en donde se
indica el monto a enterar a la cuenta Tesorera Nacional, Secretaria de Departamento
1.
Depsitos Fondo Comn -CHN- en concepto del impuesto de Registro Contable
sobre primas de seguros del ramo de incendios y cuota anual
a favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos.
Recibe las copias de las rdenes de pago y registra en auxiliar Asistente de Registro
2.
los montos indicados por la SIB. Contable
Recibe del Crdito Hipotecario Nacional las boletas de

depsito que las aseguradoras realizan mensualmente,
3. cuando proceda las boletas correspondientes a la cuota
Documentos
anual del ao de cada aseguradora y las traslada al Asistente
Recibe las boletas de depsito bancario, registra en auxiliar,
verifica los montos con las copias de las rdenes de pago
generadas a cada aseguradora por la SIB, elabora el CUR
contable y traslada documentacin de soporte al Analista Asistente de Registro
4.
Aprobador Contable. Contable
Si alguna aseguradora no realiza el depsito o el mismo es
diferente al monto consignado en la orden de pago, se enva
oficio a la SIB informando.
Verifica documentacin y el registro.
Est correcto?
Si: aprueba el CUR Contable y devuelve documentacin al
Asistente de Registro Contable.
No: devuelve al Asistente de Registro Contable.
Recibe documentos, imprime el CUR aprobado, gestiona Asistente de Registro

6.
firmas y archiva. Contable
Recibe requerimiento de pago del Cuerpo Voluntario de Asistente de Registro
7.
Bomberos de Guatemala. Contable
Genera el Libro Mayor- Auxiliar de Cuentas, de la cuenta
2151 Fondo de Terceros, Depsitos Varios, Auxiliar 1 NIT del Asistente de Registro
8.
Cuerpo Voluntario de Bomberos, durante la ltima semana Contable
del mes.
Verifica la existencia de cuota asignada para cubrir el monto
del pago.
Hay cuota? Asistente de Registro
9.
Si: se procede al proceso de pago Contable
No: se espera al mes siguiente cuando exista la disponibilidad
de cuota.
Genera un CUR contable con instruccin de pago para que la
Tesorera Nacional, proceda al pago correspondiente y Asistente de Registro
10.
traslada documentacin de soporte al Analista Aprobador Contable
Contable.
Verifica documentacin y el registro.
Est correcto?
11. Si: Aprueba el CUR Contable y traslada al Jefe del Analista Aprobador Contable *
Departamento de Registro Contable.
No: Devuelve al Asistente de Registro Contable.
10. Revisa el CUR Contable en el sistema y la documentacin Jefe del Departamento de
soporte, solicita en forma electrnica el pago a Tesorera Registro Contable
Nacional y devuelve al Asistente que elabor el CUR.
11. Imprime el CUR Contable, firma, sella, obtiene firma del Asistente de Registro
Analista Aprobador Contable y traslada al Jefe del Contable
Departamento de Registro Contable.
12. Recibe el CUR Contable impreso, revisa, firma, sella y Jefe del Departamento de
devuelve al Asistente de Registro Contable que elabor el Registro Contable
CUR.
13. Elabora conocimiento y traslada al Asistente de Gestin de Asistente de Registro
Documentos. Contable
14. Recibe el CUR Contable, documentacin soporte indicada Asistente de Gestin de
en el numeral 4, firma, sella el conocimiento y archiva. Documentos
15. Al mes siguiente, dentro del plazo establecido, recibe los Secretaria de Departamento
recibos 63 A por el monto que se traslad en el mes de Registro Contable
anterior de acuerdo al oficio de solicitud de traslado de
fondos, traslada al Asistente de Registro Contable.
16. Recibe el Recibo 63 A, verifica informacin en auxiliar, Asistente de Registro
elabora conocimiento y traslada a Asistente de Gestin de Contable
Documentos.
17. Adjunta al CUR Contable el Recibo 63 A correspondiente y Asistente de Gestin de
archiva. Documentos
Contable.
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (1 de 3)
Secretaria de
Asistente de Registro Asistente de Gestin de Analista Aprobador Jefe del Departamento
Departamento de
Contable Documentos Contable de Registro Contable
Registro Contable
Inicio
Recibe del Crdito
Hipotecario
Recibe de la Nacional las boletas
Superintendencia de depsito que las
de Bancos -SIB-, las Recibe copias de las aseguradoras
rdenes de pago rdenes de pago, realizan
generadas a cada registra en auxiliar mensualmente,
aseguradora en los montos cuando proceda las
donde se indica el indicados por la SIB. boletas
monto a enterar a correspondientes a
la cuenta Tesorera la cuota nica del
Nacional, Depsitos ao de cada
Fondo Comn CHN, aseguradora.
A
en concepto del
impuesto sobre
primas de seguros
en el ramo de Recibe las boletas de
incendios y cuota depsito bancario,
anual. registra en auxiliar,
verifica montos con
las copias de las
ordenes de pago y
elabora el CUR Verifica
contable. documentacin y
Si alguna el registro.
aseguradora no
realiza el depsito o
el mismo es
Est correcto?
diferente al monto
consignado, enva Si
oficio a la SIB. No
Devuelve.
Aprueba el CUR
Contable.
Imprime el CUR
aprobado, gestiona
firmas y archiva.
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios (2 de 3)
Asistente de Registro Contable
Recibe requerimiento de pago del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala.
Genera el Libro Mayor- Auxiliar de Cuentas, de la cuenta 2151 Fondo de Terceros,

Depsitos Varios, Auxiliar 1 NIT del Cuerpo Voluntario de Bomberos, durante la ltima
semana del mes.
Verifica la existencia de cuota asignada para cubrir el monto del pago.
Hay cuota?
Si
No
Espera al mes siguiente cuando exista la disponibilidad de cuota.
Procede al proceso de pago
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (3 de 3)
Asistente de Registro Analista Aprobador Jefe del Departamento Asistente de Gestin Secretaria de
Departamento de
Contable Contable de Registro Contable de Documentos
Registro Contable
Verifica
Genera un CUR documentacin y
contable con el registro.
instruccin de pago
para que la
Tesorera Nacional, Est
proceda al pago correcto?
correspondiente. No Si
Devuelve.
Revisa el CUR
Contable en el
Aprueba el CUR sistema y la
Contable. documentacin
soporte, solicita
en forma
electrnica el pago
a Tesorera
Nacional.
Al mes siguiente,
dentro del plazo
Imprime el CUR Recibe el CUR establecido, recibe
Contable, firma, Contable, los recibos 63 A
Revisa, firma y documentacin por el monto que
sella y obtiene
sella el CUR soporte, firma, se traslad en el
firma del Analista
Contable. sella el mes anterior de
Aprobador
Contable. conocimiento y acuerdo al oficio
archiva. de solicitud de
traslado de
fondos.
Elabora
conocimiento.
Recibe el Recibo
63 A, verifica
informacin en Adjunta al CUR
auxiliar y elabora Contable el Recibo
conocimiento. 63 A
correspondiente y
archiva.
Fin
6. ANLISIS CONTABLE Y FINANCIERO
ANLISIS CONTABLE Y FINANCIERO 02 1 de 2

Anlisis y Revisin de las Cuentas Contables
Analizar y revisar las diferentes cuentas que integran los Estados Financieros del Gobierno
Central.
Inicia: con la impresin Libro Mayor Auxiliares de Cuentas.
Finaliza: con el archivo de CUR y documentacin.
Finanzas Pblicas.

Ingresa al SICOIN e imprime el reporte 801007 Libro Mayor
Analista Contable o
1. Auxiliares de Cuentas de la cuenta contable que es objeto
Conciliador de Cuentas
de revisin y anlisis.
Revisa las operaciones incluidas en la cuenta contable del Analista Contable o

reporte Libro Mayor Auxiliares de Cuentas y verifica que Conciliador de Cuentas
2.
el movimiento contable sea el correcto.
Verifica las operaciones incluidas en el Libro Mayor Analista Contable o

Auxiliares de Cuentas, as como la existencia de saldos de Conciliador de Cuentas
3. naturaleza contraria a la cuenta, solicita las correcciones a
quien corresponda.
Revisa el movimiento de la cuenta y para los saldos Analista Contable o
pendientes, cuando proceda enva oficio a la institucin que Conciliador de Cuentas
4. corresponda (Presidencia de la Repblica, Ministerios de
Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo) para
la confirmacin de los mismos.
Presidencia de la
Repblica, Ministerios de
Revisa controles internos, documentacin y enva respuesta
5. Estado, Secretaras y Otras
a la Direccin de Contabilidad del Estado.
Dependencias del
Ejecutivo
Anlisis y Revisin de las Cuentas Contables (1 de 1)
Presidencia de la Repblica, Ministerios de

Analista Contable o Conciliador de Cuentas Estado, Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo
Inicio
Ingresa al SICOIN e imprime el reporte 801007

Libro Mayor Auxiliares de Cuentas de la
cuenta contable que es objeto de revisin y
anlisis.
Revisa las operaciones incluidas en la cuenta

contable del reporte Libro Mayor Auxiliares
de Cuentas y verifica que el movimiento
contable sea el correcto.
Verifica las operaciones incluidas en el Libro

Mayor Auxiliares de Cuentas, as como la
existencia de saldos de naturaleza contraria a
la cuenta, solicita las correcciones a quien
corresponda.
Revisa controles internos, documentacin y

enva respuesta a la Direccin de Contabilidad
del Estado.
Revisa el movimiento de la cuenta y para los

saldos pendientes, cuando proceda enva oficio
a la institucin que corresponda (Presidencia
de la Repblica, Ministerios de Estado, Fin
Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo) para la confirmacin de los mismos.

Ajustes y Reclasificacin de Saldos Solicitados por las Instituciones
Atender los requerimientos de las Entidades para depurar las cuentas que integran los
Estados Financieros del Gobierno Central.
Inicia: con la recepcin de los expedientes enviados por las Entidades.
Finaliza: con el archivo de CUR y documentacin.

Finanzas Pblicas.

Analista Contable o
Recibe expedientes de las Entidades, solicitando ajuste o Conciliador de Cuentas,
1. reclasificacin de los saldos que correspondan. Departamento de Anlisis
Contable
Analista Contable o
Verifica que los documentos de soporte cumplan con los
Conciliador de Cuentas,
2. requisitos para proceder a la reclasificacin o ajuste de
Departamento de Anlisis
saldos.
Contable
Analista Contable o
Verifica en el sistema en que cuenta contable y auxiliares se Conciliador de Cuentas,
3. encuentra el saldo a reclasificar. Departamento de Anlisis
Contable
Analista Contable o
Elabora oficio indicando las cuentas contables a afectar y lo Conciliador de Cuentas,
4. traslada al Departamento de Registro Contable. Departamento de Anlisis
Contable
Recibe oficio, revisa, analiza y procede a realizar ajuste o Asistente de Registro
5. reclasificacin a la cuenta contable correspondiente por Contable, Departamento
medio del CUR contable. de Registro Contable
Revisa el CUR de ajuste o reclasificacin.
Tiene correcciones? Analista Aprobador
6. Si: devuelve a quien le dio origen al registro. Contable, Departamento
No: aprueba en el Sistema y traslada al Asistente de Registro
Contable.
Imprime el CUR contable, firma, sella y traslada para firma al
7. Contable, Departamento
Analista Aprobador Contable.
Analista Aprobador
Recibe CUR contable, revisa, firma, sella y devuelve al
8. Contable, Departamento
Asistente de Registro Contable.
Elabora conocimiento y traslada el CUR contable original con Asistente de Registro
su documentacin soporte al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
9. Documentos para su resguardo. Por medio de oficio enva de Registro Contable
copia del CUR al Departamento de Anlisis Contable.
Recibe CUR contable y documentacin soporte, ordena Documentos,
10. correlativamente y archiva. Departamento de Registro
Contable.
Recibe oficio y copia del CUR contable, verifica en el Libro Analista Contable o
Mayor-Auxiliares de Cuentas que las operaciones realizadas Conciliador de Cuentas,
11. hayan afectado las cuentas correctas y cuando proceda enva Departamento de Anlisis
oficio a la Institucin que corresponda para notificarle lo Contable
realizado.
Ajustes y Reclasificaciones de Saldos Solicitados por las Instituciones (1 de 1)
Analista Contable o Asistente de Registro Asistente de Gestin de

Analista Aprobador Contable
Conciliador de Cuentas Contable Documentos
Inicio
Recibe expedientes de las Recibe oficio, revisa,

Entidades, solicitando analiza y procede a
ajuste o reclasificacin de realizar ajuste o
los saldos que reclasificacin a la cuenta
correspondan. contable correspondiente
por medio del CUR
contable.
Revisa el ajuste o
Verifica que los reclasificacin.
cumplan con los
requisitos para proceder
a la reclasificacin o Tiene NO
ajuste de saldos. Correcciones?
Si
Verifica en el sistema en
que cuenta contable y
auxiliares se encuentra el Devuelve a quien le dio
saldo a reclasificar. origen al registro.
Elabora oficio indicando

las cuentas contables a Aprueba en el Sistema.
afectar.
Imprime el CUR Contable,

firma y sella.
Revisa CUR Contable,

firma y sella.
Recibe oficio y copia del

CUR contable, verifica en Elabora conocimiento y
el Libro Mayor-Auxiliares traslada el CUR contable
de Cuentas que las original con su
operaciones realizadas documentacin soporte Recibe CUR Contable,
hayan afectado las para su resguardo. ordena correlativamente
cuentas correctas y Por medio de oficio enva y archiva.
cuando proceda enva copia del CUR al
oficio a la Institucin que Departamento de Anlisis
corresponda para Contable.
notificarle lo realizado.
Fin

Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional
Conciliacin de cuentas monetarias en moneda nacional administradas por Tesorera
Nacional.
Inicia: con la recepcin de las boletas de depsito, notas de dbito, notas de crdito del
Banco y de Tesorera Nacional.
Finaliza: con la generacin de reportes de la conciliacin y archivo en forma digital.
Finanzas Pblicas.

Recibe diariamente boletas de depsito, notas de dbito, Asistente de Gestin de
notas de crdito del Banco y de Tesorera Nacional recibe Documentos,
1. notas de dbito y crdito LBTR, generadas por el movimiento Departamento de
de la cuenta bancaria de que se trate y al final del mes el Registro Contable
estado de cuenta mensual.
Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora Documentos,
2. Departamento de
conocimiento.
Registro Contable
Remite las notas de crdito LBTR a la Direccin de Crdito Asistente de Gestin de
Pblico, as mismo remite las boletas de depsito, notas de Documentos,
3. dbito y crdito a la Direccin Financiera, Asistentes de Departamento de
Registro Contable para realizar el registro respectivo, segn Registro Contable
corresponda y archiva conocimiento.
Remite al Conciliador Bancario los documentos bancarios Asistente de Gestin de
que corresponda realizar el registro a las Entidades de Documentos,
Presidencia, Ministerios de Estado y Secretaras y Departamento de
4.
Procuradura General de la Nacin, para que ste a su vez, Registro Contable
traslade a las entidades que correspondan y archiva
conocimiento.
Recibe las boletas de depsito, notas de dbito o crdito Conciliador Bancario,
5. LBTR, analiza, elabora conocimiento u oficio y entrega a las Departamento de Anlisis
Instituciones (Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras Contable
y Otras Dependencias del Ejecutivo), para realizar el registro
respectivo y cuando proceda solicita al Departamento de
Registro Contable la elaboracin del CUR contable, por
medio de oficio.
Recibe las boletas de depsito, nota de dbito o crdito Asistente de Registro
6. LBTR, analiza y cuando proceda, elabora el CUR contable Contable, Departamento
correspondiente. de Registro Contable
Con base a la documentacin de soporte revisa el CUR.
Est correcto?
Analista Aprobador
No: lo devuelve al Asistente de Registro Contable para su Contable, Departamento
7.
correccin. de Registro Contable
Si: lo aprueba y traslada los documentos al Asistente de
Registro Contable que corresponda.
Recibe la documentacin de soporte del CUR aprobado, Asistente de Registro

8. imprime y firma, luego lo traslada para firma del Analista Contable Departamento
Aprobador Contable. de Registro Contable
Analista Aprobador
Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente Contable, Departamento
9.
de Registro Contable que corresponda. de Registro Contable
Recibe el CUR firmado, entrega al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
10.
Documentos el CUR y la documentacin para su archivo. de Registro Contable
Documentos,
11. Recibe el CUR, la documentacin soporte y archiva. Departamento de
Registro Contable
Ingresa en el Sicoin al mdulo de Tesorera, Administracin

de Cuentas Corrientes, Conciliacin Bancaria, Reportes, filtra Conciliador Bancario,
informacin por cuenta monetaria y genera reportes Departamento de Anlisis
12.
R00804762.rpt Conciliacin Bancaria en Quetzales; Contable
R00805994.rpt Resumen Conciliacin Bancaria y
R00801118.rpt Cuentas Monetarias.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las

columnas de Banco y Tesorera sean iguales, se confronta Conciliador Bancario,
13. con el estado de cuenta bancario del sistema R00801341.rpt Departamento de Anlisis
Banco Detalle, reportes R00805737.rpt Auxiliar de Contable
Cuentas y R00801118.rpt Cuentas Monetarias.
De establecer inconsistencias se investiga el origen de la
misma, en caso corresponda a la carga de informacin va
electrnica de los Bancos, solicita a Tesorera Nacional la
actualizacin de la informacin. Conciliador Bancario,
14. Si se trata de inconsistencias por error en los registros, se Departamento de Anlisis
solicita a los responsables del registro la correccin del Contable
mismo.
Si se trata de problemas con el sistema, se solicita por medio
de la mesa de ayuda la solucin.
Para los documentos que no estn conciliados
automticamente, se analiza y si procede se realiza la Conciliador Bancario,
15. conciliacin manual y para los que permanecen sin conciliar Departamento de Anlisis
se solicita a las entidades el registro presupuestario Contable
correspondiente.
Verifica que todas las boletas de depsito, dbito y crdito Conciliador Bancario,
16. LBTR estn registradas, en caso contrario, solicita a quin Departamento de Anlisis
corresponda realizar el registro del documento en el Sicoin. Contable
Al finalizar el mes, genera reportes de la conciliacin y Conciliador Bancario,

archiva en forma digital. Departamento de Anlisis
17.
Por los documentos pendientes de registro realiza gestiones Contable
ante las entidades que correspondan.
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (1 de 2)
Conciliador Bancario Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable
Documentos
Inicio
Analiza las boletas de

Recibe diariamente depsito, notas de
boletas de depsito, notas dbito o crdito LBTR,
de dbito, notas de elabora conocimiento u Analiza las boletas de
crdito del Banco y de oficio y entrega a las depsito, nota de dbito
Tesorera Nacional recibe Instituciones para o crdito LBTR y cuando
notas de dbito LBTR y realizar el registro proceda, elabora el CUR
notas de crdito LBTR, respectivo y cuando contable Con base a la
generadas por el proceda solicita al correspondiente. documentacin de
movimiento de la cuenta Departamento de soporte, revisa el
bancaria de que se trate y Registro Contable la CUR.
al final del mes el estado elaboracin del CUR
de cuenta mensual. contable, por medio de
oficio.
Est correcto?
Clasifica los documentos
Si
por cuenta bancaria y
No
Remite las notas de

crdito LBTR a la Direccin Lo devuelve para su
de Crdito Pblico, las correccin.
boletas de depsito, notas
de dbito y crdito a la
Direccin Financiera y
Contable para realizar el
Aprueba.
registro respectivo, segn
corresponda y archiva
conocimiento.
Remite documentos
bancarios que
corresponda realizar el
registro a las Entidades
de Presidencia, Recibe la
Ministerios de Estado, documentacin de
Secretaras y soporte del CUR
Procuradura General de aprobado, lo imprime y
la Nacin, para que sean firma.
trasladados a las
entidades que
correspondan y archiva
conocimiento.
1
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (2 de 2)
Analista Aprobador Contable Asistente de Registro Contable Conciliador Bancario
Documentos
1 Ingresa en el Sicoin, filtra

informacin por cuenta
monetaria y genera
reportes.
Revisa el CUR
impreso y firma. Verifica que los saldos del
Recibe el CUR firmado, reporte presentados en las
entrega el CUR y la columnas de Banco y
documentacin para Tesorera sean iguales y se
su archivo. Recibe el CUR, la confronta con los reportes
documentacin del sistema.
soporte y archiva.
De establecer
inconsistencias se investiga
el origen de las mismas y
solicita correccin.
Para los documentos que no

estn conciliados
automticamente, se analiza
y si procede se realiza la
conciliacin manual y para
los que permanecen sin
conciliar se solicita a las
entidades el registro
presupuestario
correspondiente.
Verifica que todas las

boletas de depsito, dbito
y crdito LBTR estn
registradas, en caso
contrario, solicita a quin
corresponda realizar el
registro del documento en el
Sicoin.
Al finalizar el mes, genera

reportes de la conciliacin y
archiva en forma digital.
Por los documentos
pendientes de registro
realiza gestiones ante las
entidades que
correspondan.
Fin

Conciliacin de Cuentas de Bancos Recaudadores
Conciliar saldos y conciliacin bancaria de cuentas monetarias de bancos recaudadores, derivado
de los convenios suscritos entre la Superintendencia de Administracin Tributaria y los bancos
recaudadores.
Inicia: con la generacin reportes de Conciliacin Bancaria de Bancos Recaudadores.
Finaliza: con la verificacin que el saldo en la columna del banco y en la columna de Tesorera
Nacional quede con saldos iguales.
Pblicas.
1) Convenios suscritos entre SAT y bancos recaudadores y sus respectivos anexos.

Ingresa en el Sicoin al mdulo de Tesorera, Administracin
de Cuentas Corrientes, Conciliacin Bancaria, Reportes, filtra
informacin por cuenta monetaria y genera reportes Conciliador Bancario
1.
R00804762.rpt Conciliacin Bancaria de Bancos
Recaudadores; R00805994.rpt Resumen Conciliacin
Bancaria y R00801118.rpt Cuentas Monetarias.
Verifica que los saldos del reporte presentados en las
columnas de Banco y Tesorera sean iguales, se confronta
2. con el estado de cuenta bancario del sistema R00801340.rpt Conciliador Bancario
Consolidado Diario, reportes R00805737.rpt Auxiliar de
Cuentas y R00801118.rpt Cuentas Monetarias.
De establecer inconsistencias en el reporte de conciliacin
3. solicita a Tesorera Nacional la actualizacin de la Conciliador Bancario
informacin.
Con base a las fechas de corte de ingresos mensuales de SAT,
se verifican los registros NCIR (Nota de Crdito por Ingresos
de Recaudo SAT) que refleja el Libro Mayor Auxiliar de Conciliador Bancario
4.
Cuentas para cada banco recaudador contra los registros
presupuestarios PAI (Pago Automtico de Ingresos)
aprobados.
Se coteja que los NCIR que correspondan a ingresos del mes
5. anterior tengan elaborado un PAI dentro de la fecha de Conciliador Bancario
corte.
Al establecer notas pendientes de registro se solicita a la
Direccin Financiera dar seguimiento a las mismas.
Al final del ejercicio fiscal, solicita a
6. Tesorera Nacional los estados de cuenta bancarios que Conciliador Bancario
remiten los bancos recaudadores.
Genera los reportes R00804762.rpt Conciliacin Bancaria de
Bancos Recaudadores; R00805994.rpt Resumen Conciliador Bancario
7.
Conciliacin Bancaria, R00801118.rpt Cuentas
Monetarias y R00801341.rpt Banco Detalle.
Verifica que el saldo del estado de cuenta, sea igual al
reporte del Banco Detalle y al reporte de la Conciliacin
Bancaria.
Saldos iguales? Conciliador Bancario
8.
Si: Archiva documentos electrnicos
No: Procede a solicitar a Tesorera Nacional que gestione las
verificaciones correspondientes ante los bancos o bien a la
Direccin de Tecnologas de la Informacin DTI.
Al verificar que los saldos estn iguales, archiva documentos Conciliador Bancario
9.
de respaldo en forma digital.
Previo al cierre contable, recibe oficio de SAT que indica que
los ingresos de los ltimos das estn depositados en la
10. cuenta de Tesorera Nacional, Fondo Comn del Banco de Conciliador Bancario
Guatemala y se registraron nicamente en la etapa de
devengado.
Realiza el proceso de conciliacin masiva, lo que permite
depurar los registros de los documentos bancarios Conciliador Bancario
11.
exceptuando los que corresponden a los devengados an no
percibidos.
Verifica que el saldo en la columna del banco y en la Conciliador Bancario
12.
columna de Tesorera Nacional quede con saldos iguales.
Conciliacin de Cuentas de Bancos Recaudadores (1 de 1)
Conciliador Bancario
Genera los reportes Conciliacin

Inicio
Bancaria de Bancos Recaudadores;
Resumen Conciliacin Bancaria,
Cuentas Monetarias y Banco
Detalle.
Ingresa en el Sicoin, filtra informacin
por cuenta monetaria y genera reportes. Verifica que el saldo del estado de
cuenta, sea igual al reporte del banco
detalle y al reporte de la Conciliacin
Bancaria.
Verifica que los saldos del reporte
presentados en las columnas de Banco y
Tesorera sean iguales, se confronta con
los reportes del sistema.
Saldos iguales?
No
De establecer inconsistencias en el Si
reporte de conciliacin solicita a
Archiva documentos electrnicos.
Tesorera Nacional la actualizacin de la
informacin.
Solicita a Tesorera Nacional que
gestione las verificaciones
Con base a las fechas de corte de correspondientes ante los bancos o
ingresos mensuales de SAT, se verifican bien a la Direccin de Tecnologas de
los registros NCIR (Nota de Crdito por la Informacin.
Ingresos de Recaudo SAT)que refleja el
Libro Mayor Auxiliar de Cuentas para
Al verificar que los saldos estn
cada banco recaudador contra los
iguales, archiva documentos de
registros presupuestarios PAI (Pago
respaldo en forma digital.
Automtico de Ingresos) aprobados.
Previo al cierre contable, recibe oficio

Se coteja que los NCIR que correspondan de SAT que indica que los ingresos de
a ingresos del mes anterior tengan los ltimos das estn depositados en
elaborado un PAI dentro de la fecha de la cuenta de Tesorera Nacional,
corte. Fondo Comn del Banco de
Al establecer notas pendientes de Guatemala, se registraron nicamente
registro se solicita a la Direccin en la etapa de devengado.
Financiera dar seguimiento al registro.
Realiza el proceso de conciliacin
masiva, lo que permite depurar los
Al final del ejercicio fiscal, solicita a
registros de los documentos bancarios
Tesorera Nacional los estados de cuenta
exceptuando los que corresponden a
bancarios que remiten los bancos
los devengados aun no percibidos.
recaudadores.
Verifica que el saldo en la columna del

banco y en la columna de Tesorera
Nacional quede con saldos iguales.
Fin

Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera
Conciliacin de cuentas monetarias en moneda extranjera administradas por Tesorera
Nacional.
Inicia: con la recepcin de las notas de dbito, notas de crdito del Banco y de Tesorera
Nacional recibe notas de dbito y de crdito LBTR.
Finaliza: con la verificacin de que el saldo del banco al realizar la conversin al tipo de cambio
al 31 de diciembre, sea igual al saldo que se refleja en Tesorera Nacional.

Finanzas Pblicas.

Recibe diariamente, notas de dbito, notas de crdito del Asistente de Gestin de
Banco y de Tesorera Nacional recibe notas de dbito y Documentos,
1. Departamento de Registro
crdito LBTR, generadas por el movimiento de la cuenta
bancaria de que se trate. Contable
Clasifica los documentos por cuenta bancaria y elabora Documentos,
2. Departamento de Registro
conocimiento.
Contable
Remite las notas de crdito LBTR a la Direccin de Crdito
Pblico, as mismo remite, notas de dbito y crdito a la Asistente de Gestin de
Direccin Financiera para realizar el registro respectivo y al Documentos,
3.
Conciliador Bancario o Analista Contable para realizar el Departamento de Registro
anlisis respectivo, segn corresponda y archiva Contable
conocimiento.
Recibe notas de dbito y crdito, analiza, solicita ajuste Analista Contable o
contable con oficio al Departamento de Registro Contable, Conciliador Bancario,
4.
con visto bueno del Coordinador del Departamento y lo Departamento de Anlisis
traslada. Contable
Recibe nota de dbito o crdito LBTR, oficio del Asistente de Registro
departamento de anlisis, analiza, cuando proceda elabora el Contable, Departamento
5.
CUR contable, anota el nmero preliminar de CUR en la de Registro Contable
documentacin y traslada al Analista Aprobador Contable.
Con base a la documentacin de soporte, revisa el CUR.
Est correcto?
Analista Aprobador
No: lo devuelve al Analista de Registro Contable que Contable, Departamento
6.
corresponda para su correccin. de Registro Contable
Si: lo aprueba y traslada los documentos al Asistente de
Registro Contable que corresponda.
Recibe la documentacin de soporte del CUR aprobado, Asistente de Registro

7. imprime y firma, luego lo traslada para firma del Analista Contable, Departamento
Aprobador. de Registro Contable
Analista Aprobador
Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente Departamento de Registro
8.
de Registro Contable que corresponda. Contable
Recibe el CUR firmado, entrega al Asistente de Gestin de Asistente de Registro

9. Documentos el CUR y la documentacin para su archivo y Contable, Departamento
una copia del CUR al Analista Contable. de Registro Contable
Documentos,
10. Recibe el CUR, la documentacin soporte y archiva. Departamento de Registro
Contable
Analista Contable o
Recibe copia del CUR contable, verifica en el Libro Mayor-
Conciliador Bancario,
11. Auxiliares de Cuentas que las operaciones realizadas hayan Departamento de Anlisis
afectado las cuentas correctas.
Contable
Peridicamente, elabora oficio solicitando al Departamento Analista Contable o
de Registro Contable la actualizacin de los saldos contables Conciliador Bancario,
12. de las cuentas de moneda extranjera, realizando la Departamento de Anlisis
conversin al tipo de cambio del da determinado por el Contable
Banco de Guatemala.
Revisa, analiza, elabora CUR contable y traslada al Analista Contable, Departamento
13.
Aprobador. de Registro Contable
Analista Aprobador
Recibe documentacin soporte, revisa, aprueba el CUR y lo Departamento de Registro
14.
traslada al Asistente de Registro Contable. Contable
15. Imprime, firma CUR y lo traslada al Analista Aprobador. Contable, Departamento
Analista Aprobador
Revisa, firma CUR y lo devuelve al Asistente de Registro Departamento de Registro
16.
Contable. Contable
Traslada el CUR y documentacin al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
17.
documentos. de Registro Contable
Documentos,
18. Archiva el CUR y los documentos. Departamento de Registro
Contable.
Analista Contable o
Previo al cierre del ejercicio, verifica que todas las notas de Conciliador Bancario,
19. crdito y dbito estn registradas, verificando los reportes Departamento de Anlisis
Banco Detalle, Tesorera Operaciones de Caja. Contable
Cuando los saldos estn iguales en los reportes anteriores,
elabora oficio y traslada al Departamento de Registro Analista Contable o
Contable para el registro del diferencial cambiario Conciliador Bancario,
20. determinado por el Banco de Guatemala al 31 de diciembre Departamento de Anlisis
del ejercicio fiscal que se cierra y se realiza el proceso del Contable
numeral 5 al 11.
Analista Contable o
Realiza el proceso de conciliacin masiva, lo que permite Conciliador Bancario,
21. Departamento de Anlisis
depurar los registros de los documentos bancarios.
Contable
Verifica que el saldo del banco al realizar la conversin al tipo Analista Contable o
de cambio al 31 de diciembre, sea igual al saldo que se refleja Conciliador Bancario,
22.
en Tesorera Nacional. (Puede existir diferencia de centavos Departamento de Anlisis
por la aplicacin de los decimales en el diferencial cambiario) Contable
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (1 de 2)
Asistente de Gestin de Analista Contable y

Documentos Conciliador Bancario
Inicio
Recibe diariamente, notas

de dbito, notas de
crdito del Banco y de
Tesorera Nacional recibe Recibe nota de dbito o
Analiza notas de
notas de dbito y crdito crdito LBTR, analiza, Con base a la
dbito y crdito,
LBTR, generadas por el elabora el CUR contable, documentacin de
elabora oficio y
movimiento de la cuenta anota el nmero preliminar soporte, revisa el
solicita ajuste
bancaria de que se trate. de CUR en la CUR.
contable.
documentacin.
Est correcto?
Clasifica los documentos
Si
por cuenta bancaria y
No
Remite las notas de Lo devuelve para su

crdito LBTR a la Direccin correccin.
de Crdito Pblico, as
mismo remite, notas de
dbito y crdito a la
Direccin Financiera y
Analistas Contables para Aprueba.
realizar el registro
respectivo, segn
corresponda y archiva
conocimiento.
Recibe la
documentacin de
soporte del CUR
aprobado, imprime y lo
firma.
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (2 de 2)
Asistente de Gestin de Analista Contable y Conciliador

Analista Aprobador Contable Asistente de Registro Contable
Documentos Bancario
Recibe copia del CUR

Recibe el CUR firmado,
contable, verifica en el Libro
entrega el CUR y la Recibe el CUR, la
Revisa el CUR Mayor-Auxiliares de Cuentas
documentacin para documentacin
impreso y lo firma. que las operaciones
su archivo y copia al soporte y archiva.
realizadas hayan afectado las
Analista Contable.
cuentas correctas.
Peridicamente, elabora
oficio solicitando la
Revisa y aprueba Revisa, analiza y
actualizacin de los saldos
CUR. elabora CUR contable.
contables de las cuentas de
moneda extranjera.
Imprime y firma CUR.

Previo al cierre del ejercicio,
verifica que todas las notas
de crdito y debito estn
registradas, verificando los
reportes.
Traslada el CUR y la Archiva
Revisa y firma CUR.
documentacin. documentos.
Cuando los saldos estn
iguales en los reportes,
elabora oficio solicitando el
registro del diferencial
cambiario determinado por
el Banco de Guatemala al 31
de diciembre del ejercicio
fiscal que se cierra.
Realiza el proceso de
conciliacin masiva, lo que
permite depurar los
registros de los documentos
bancarios.
Verifica que el saldo del

banco al realizar la
conversin al tipo de cambio
al 31 de diciembre, sea igual
al saldo que se refleja en
Tesorera Nacional.
Fin

Anlisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autnomas
Conocer la situacin financiera de las Entidades Descentralizadas y Autnomas por medio del
anlisis de los estados financieros.
Inicia: con la recepcin de Estados Financieros.
Finaliza: con el archivo de los informes y Estados Financieros.
Finanzas Pblicas.

Secretaria de
Recibe Estados Financieros y los traslada al Analista Contable
para su anlisis.
Contable
Recibe, analiza indicadores financieros, elabora oficio e
Analista Contable,
informe sobre el anlisis de los Estados Financieros de las
Instituciones Descentralizadas y Autnomas y lo traslada al
Contable
Coordinador de Departamento.
Revisa informe y oficio sobre el anlisis de Estados
Financieros.
Existen observaciones? Coordinador de
Si: se devuelve al Analista Contable. Contable
No: firma y sella de visto bueno el oficio y traslada al
Analista Contable.
Analista Contable,
Recibe informe y lo entrega a Secretaria del Departamento
de Anlisis Contable.
Contable
Secretaria de
5. Elabora conocimiento y traslada a Direccin o Subdireccin. Departamento de Anlisis
Contable
Asistente de Direccin o
6. Recibe informe y traslada a Director o Subdirector.
Subdireccin
Revisa informe del anlisis de Estados Financieros.
Existen Observaciones?
No: traslada al Asistente de Direccin.
Si: devuelve al Departamento de Anlisis Contable.
Elabora memorando y traslada al Asistente de Gestin de
8. Asistente de Direccin
Documentos del Departamento de Registro Contable.
Documentos,
9. Recibe Estados Financieros e informe y archiva.
Departamento de Registro
Contable
Anlisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autnomas (1 de 1)
Secretaria de Coordinador de
Asistente de Director o Asistente de Gestin
Departamento de Analista Contable Departamento de
Direccin Subdirector de Documentos
Anlisis Contable Anlisis Contable
Inicio A
Recibe, analiza
indicadores
financieros,
Recibe Estados elabora oficio e Revisa informe
Financieros y informe sobre el y oficio sobre el
los traslada anlisis de los anlisis de
para su Estados Estados
anlisis. Financieros de las Financieros.
Instituciones
Descentralizadas
y Autnomas.
Existen
observaciones?
No
Si
Devuelve al
Analista
Contable.
Revisa informe
del anlisis de
Firma y sella Estados
Elabora Recibe
de visto bueno Financieros.
conocimiento. informe.
el oficio.
Recibe
informe.
No
Existen
Observaciones?
Si
Devuelve.
A
Recibe Estados
Elabora Financieros e
memorando. informe y
archiva.
Fin
7. NMINAS
NMINAS 02 1 de 6
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas
Actualizar la nmina mensual de Clases Pasivas.

Inicia: con la recepcin de acuerdos, resoluciones, providencias, etc. que autorizan pensiones.
Finaliza: con la impresin de los reportes diarios de cambios efectuados en la nmina.
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
d) Rgimen Especial de Clases Pasivas para Pensionados y Beneficiarios del Banco Nacional de la
Vivienda -BANVI- en Liquidacin, Acuerdo Gubernativo 36-2004.
e) Ley del Rgimen Especial de Clases Pasivas para Discapacitados del Estado en el Orden
Militar, Decreto Nmero 45-2001.
f) Ley de Jubilaciones, Pensiones y Montepos en el Ejrcito, Decreto Ley Nmero 55.
g) Decreto Nmero 30-2011 del Congreso de la Repblica de Guatemala que decreta la
incorporacin al Rgimen de Clases Pasivas del Estado a los Pensionados de la Empresa
Guatemalteca de Telecomunicaciones -GUATEL-.
1) Circular de normas de apertura del ejercicio fiscal.

Recibe acuerdos, resoluciones, providencias, oficios y Asistente de Clases Pasivas
dictmenes emitidos por la Oficina Nacional de Servicio Civil,
acuerdos gubernativos que autorizan pensiones en el orden
militar, resoluciones del Ministerio de Finanzas Pblicas que
aprueban pensiones del Banvi, y resoluciones emitidas por el
Ministerio de la Defensa Nacional que ampara a los
1. discapacitados del ejrcito, los ingresa al Sistema de
Expedientes WEB y los distribuye a los Analistas de Clases
Pasivas, a excepcin de los acuerdos emitidos por la Oficina
Nacional de Servicio Civil que son ingresados al Programa de
Control de Acuerdos desde dicha institucin y son cargados
por el Asistente de Clases Pasivas a travs del Sistema de
Expedientes WEB.
Recibe solicitudes y Acuerdos, Ayuda Pstuma, Liquidaciones Analista de Clases Pasivas
de reintegro efectuado en Banrural, Defunciones,
Supervivencias extemporneas, analiza cada documento,
ingresa al Sistema de Expedientes Web, distribuye y traslada
a otros Analistas de Clases Pasivas. Emite liquidaciones para
2.
que realicen reintegros pendientes a favor del Estado y
proporciona informacin a los seores jubilados en qu fase
se encuentra su Acuerdo de Jubilacin.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento Analista de Clases Pasivas

correspondiente, verifica cada uno de los documentos que
amparan las pensiones y filtra a travs del Sistema de Clases
Pasivas, que no exista registro de la persona pensionada o
beneficiaria, (para evitar duplicidad de pagos), ingresa la
informacin en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas que
se describe a continuacin: Nombre Jubilado, Apellidos,
Sexo, Orden y Registro de Cdula (cuando aplica),
Documento Personal de Identificacin -DPI-, Extendido en
3. Municipio, Departamento, Direccin con Departamento y
Municipio, Asignado, Fecha Pensin, Status de Pensin,
Nmero de expediente, Acuerdo, Porcentaje de Pensin,
Bonificaciones, Clase de Pensin, Fecha de corte por
mayoras de edad (pensin por orfandad), nmero de
registro de pensionado o que est activo en la Nmina de
Sueldos, genera automticamente la partida presupuestaria
en estado de pendiente, firma y sella el reverso del Acuerdo
o resolucin que corresponda de haber ingresado la
informacin.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el conocimiento Analista de Clases Pasivas o

correspondiente (solicitudes, ayuda pstuma, liquidaciones y Supervisor de Clases Pasivas.
boletas de banco, defunciones, supervivencias), analiza,
4. verifica y procede a realizar suspensiones, activaciones,
prepara pago si procede y elabora CUR a nivel de solicitud.
Revisa si al pensionado no le figura reintegro a favor del Analista de Clases Pasivas o

Estado como pensionado en aos anteriores, si est solvente Supervisor de Clases Pasivas
firma y sella Acuerdo. Si el Acuerdo corresponde a
5. pensionados de nuevo ingreso se traslada al Jefe de
Departamento o Analista de Clases Pasivas segn
corresponda.
Consulta y verifica en el Sistema de Nmina del Personal Analista de Clases Pasivas
Activo que el beneficiario de la pensin se encuentre
solvente, firma y sella Acuerdos solventes; a los Acuerdos
6. insolventes los registra en el Sistema de Expedientes WEB
hacindoles la anotacin respectiva en dicho sistema y
elabora el conocimiento para devolver al Asistente de Clases
Pasivas.
Firma y sella los Acuerdos de solventes de los pensionados Jefe de Departamento
de nuevo ingreso que trabajaron en las instituciones
7. descentralizadas y elabora el conocimiento para devolver al
Asistente de Clases Pasivas.
Recibe Acuerdos, actualiza el Sistema de Expedientes WEB y Asistente de Clases Pasivas
a los beneficiarios de los Acuerdos insolventes les enva
mensaje cablegrfico, informndoles que deben solventar
8. cualquier accin de personal o reintegro pendiente y los
archiva para la prxima nmina y por Acuerdos solventes
espera asignacin de cuenta monetaria que se gestionar en
el Banco de Desarrollo Rural -Banrural-.
Ejecuta en forma semanal el proceso para solicitud de Asistente de Clases Pasivas
cuentas de depsito monetario de pensionados en el
9. Sistema de Nmina de Clases Pasivas, genera e imprime el
reporte.
Elabora y traslada a Banrural el oficio de solicitud de cuentas
monetarias, firmado por el Supervisor de Clases Pasivas y el
Jefe de Departamento, con visto bueno de la Direccin,
10. adjuntando la impresin del reporte generado por el Sistema Asistente de Clases Pasivas
de Clases Pasivas; adems enva archivo de cuentas
solicitadas va correo electrnico a Banrural, con copia al
Supervisor de Clases Pasivas.
Recibe documentos de solicitud firmados y por correo Banco de Desarrollo Rural
electrnico, procede a la apertura de las cuentas monetarias -Banrural-
11. de los pensionados e informa va correo electrnico al
Asistente de Clases Pasivas.
Recibe de Banrural va correo electrnico los archivos, Asistente de Clases Pasivas

verifica que la cantidad de cuentas monetarias coincida con
12. los registros solicitados y corre en el Sistema de Nmina de
Clases Pasivas el proceso para cargar las cuentas monetarias.
Selecciona los Acuerdos de pensin de beneficiarios Asistente de Clases Pasivas

solventes que tengan registrada la cuenta monetaria en el
13. Sistema de Nmina de Clases Pasivas y los traslada para pago
a los Analistas de Clases Pasivas.
Recibe originales de los acuerdos, resoluciones, providencias, Analista de Clases Pasivas
oficios y dictmenes emitidos por la Oficina Nacional de
Servicio Civil, acuerdos gubernativos que autorizan
pensiones en el orden militar, resoluciones del Ministerio de
Finanzas Pblicas que aprueban pensiones del Banvi, y
14. resoluciones emitidas por el Ministerio de la Defensa
Nacional que ampara a los discapacitados del ejrcito,
verifica los datos del acuerdo de pensin en el Sistema de
Nmina de Clases Pasivas, activa la partida presupuestaria
del pensionado y traslada fotocopia de Acuerdos al
Analiza, verifica, desbloquea y aprueba los cambios Supervisor de Clases Pasivas
efectuados en el Sistema de Nminas de Clases Pasivas, para
15. que el sistema permita la autorizacin de pagos posteriores
que corresponden a la asignacin mensual y archiva
fotocopia de los Acuerdos.
Imprime diariamente reportes de cambios efectuados en Supervisor de Clases Pasivas

nmina, del estado de los pensionados, confronta con
16.
documentacin soporte, los firma, sella y archiva.
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados de Clases
Pasivas ( 1 de 2)
Analista de Clases
Asistente de Clases Analista de Clases Jefe de
Pasivas o Supervisor
Pasivas Pasivas Departamento
de Clases Pasivas
Inicio
Recibe acuerdos,
Recibe solicitudes
resoluciones,
varias, emite
providencias, oficios
liquidaciones para
y dictmenes
que realicen
emitidos por la
reintegros y
Oficina Nacional de
proporciona
Servicio Civil y otras
informacin.
instituciones.
Analiza, verifica y
Ingresa procede a realizar
informacin en el suspensiones,
Sistema de Nmina activaciones,
de Clases Pasivas y prepara pago si
asigna partida procede y elabora
presupuestaria. CUR a nivel de
solicitud.
Verifica los
acuerdos, firma los
Revisa si el
solventes y a los
pensionado est
insolventes los Firma y sella los
solvente, firma y
registra en el acuerdos
sella el acuerdo.
Sistema de solventes de los
Expedientes Web. pensionados que
trabajaron en las
instituciones
descentralizadas.
Recibe acuerdo,
actualiza el
Sistema de
Expedientes WEB,
enva telegrama a
interesados y
archiva.
Ejecuta en forma
semanal el
proceso para
solicitud de
cuentas de
depsito
monetario,
genera e imprime
reporte.
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados
de Clases Pasivas (2 de 2)
Banco de
Asistente de Clases Analista de Clases Supervisor de
Desarrollo Rural
Pasivas Pasivas Clases Pasivas
-Banrural-
Apertura las
Traslada a Banrural cuentas
el oficio de solicitud monetarias e
de cuentas informa va
monetarias. correo
electrnico.
Recibe los
archivos y corre
en el Sistema de
Nmina de
Clases Pasivas el
proceso para
cargar las
cuentas
monetarias.
Recibe originales
Selecciona los de los Acuerdos,
acuerdos de activa la partida Analiza y verifica
pensin presupuestaria y los cambios
solventes que traslada efectuados en el
tengan cuenta fotocopia de Sistema de
monetaria y Acuerdos al Nmina de
traslada para Supervisor de Clases Pasivas.
pago. Clases Pasivas.
Imprime
diariamente
reportes de
cambios del
estado de los
pensionados en
nmina, firma,
sella y archiva.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas
Aprobar pagos de asignaciones mensuales a pensionados o beneficiarios de pensiones del Estado.
Inicia: con el anlisis de los expedientes.
Finaliza: con la generacin de la nmina.
Pblicas.

Analiza expediente de Ayuda Pstuma, Liquidaciones de
reintegros efectuados en BANRURAL, defunciones,
supervivencias extemporneas, analiza cada documento,
1. ingresa al Sistema de Expedientes Web, distribuye y Analista de Clases Pasivas
traslada a los Analistas de Clases Pasivas o Supervisor.
Proporciona informacin a los seores jubilados en qu
fase se encuentra el Acuerdo de Jubilacin.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el
conocimiento correspondiente (acuerdos solventes,
solicitudes, ayuda pstumas, liquidaciones y boletas de
banco, defunciones, supervivencias), analiza, verifica y
2. Analista de Clases Pasivas.
procede a realizar suspensiones, activaciones, si procede
prepara pago y elabora CUR a nivel de Solicitud.
Los casos especiales se trasladan al Supervisor de Clases
Pasivas.
Analiza, verifica y procede a realizar suspensiones,
activaciones en los casos de defunciones en los cuales la
3. persona tiene convenio de pago, supervivencias colectivas Supervisor de Clases Pasivas
y activaciones cuando las personas estn bajo el rengln
029 o renuncian a una pensin por optar a otra.
Verifica que los datos del acuerdo de pensin coincidan
con los del Sistema de Clases Pasivas, que contenga la
4. firma y sello de la persona que ingres los registros en la Analista de Clases Pasivas
Nmina de Clases Pasivas, as como la firma y sello del
Analista de Clases Pasivas o Jefe del Departamento de
Clases Pasivas que firman la solvencia segn corresponda.
Recibe documentos, firma y sella de recibido el

conocimiento correspondiente, verifica cada uno de los
documentos que amparan las pensiones.
Analiza y elabora la liquidacin de pago e ingresa los

5. Analista de Clases Pasivas
montos que corresponden al panel de la nmina adicional,
firma, sella la documentacin soporte que ampara el
registro del pago a efectuar, traslada los originales de los
Acuerdos y documentacin soporte al Supervisor de Clases
Pasivas.
De acuerdo a la calendarizacin de las nminas adicionales Supervisor de Clases Pasivas
solicita al Analista de Clases Pasivas que genere e imprima
6. la prenmina de pago para realizar la verificacin de los
registros de pagos a realizar conforme a la documentacin
soporte.
Genera e imprime la prenmina y traslada fsicamente a

Revisa y confronta los registros de pagos a realizar, el
original de los acuerdos correctos los archiva; los
8. Supervisor de Clases Pasivas
incorrectos los devuelve al Analista de Clases Pasivas para
correccin.
Recibe y efecta las correcciones necesarias en el Sistema
de Nmina, coloca la fecha en que realiz la correccin de
la nmina adicional (prenmina corregida) y los devuelve a
Solicita al Asistente de Clases Pasivas la generacin de
nueva prenmina en la que figuren las correcciones
realizadas a las liquidaciones contenidas en la nmina
adicional.
Genera la nmina y traslada en forma electrnica a
Revisa correcciones, cuadra los montos totales de nmina
12. adicional, archiva los originales de los acuerdos y solicita Supervisor de Clases Pasivas
liquidacin definitiva al Analista de Clases Pasivas.
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas
Inicio
Analiza expediente de ayuda pstuma, liquidaciones

de reintegro efectuado en Banrural, defunciones,
supervivencias extemporneas, ingresa al Sistema de
Expedientes Web y proporciona informacin a los
seores jubilados.
Analiza, verifica y procede a realizar suspensiones,

activaciones en los casos de defunciones en los
Analiza solicitudes realiza suspensiones, activaciones, cuales la persona tiene convenio de pago,
prepara pago y elabora CUR. supervivencias colectivas y activaciones cuando las
personas estn bajo el rengln 029 o renuncian a
una pensin por optar a otra.
Verifica que los datos del acuerdo de pensin

coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas, que
contenga la firma y sello del Analista o Jefe
Departamento de Clases Pasivas que firma la
solvencia.
Recibe documentos, analiza y elabora la liquidacin

de pago e ingresa los montos que corresponden al De acuerdo a la calendarizacin de las nminas
panel de la Nmina Adicional, firma y sella la adicionales solicita al Asistente de Clases Pasivas
documentacin soporte que ampara el pago a que genere e imprima la prenmina de pago.
efectuar.
Revisa y confronta los registros de pagos a realizar,

el original de los acuerdos correctos los archiva; los
Genera, imprime y traslada fsicamente la prenmina.
incorrectos los devuelve al Analista de Clases
Pasivas.
Recibe y efecta las correcciones necesarias en el Solicita al Asistente de Clases Pasivas la generacin
Sistema de Nmina, coloca la fecha en que de nueva prenmina en la que figuen las
realiz la correccin de la nmina adicional correcciones realizadas a las liquidaciones
(prenmina corregida). contenidas en la nmina adicional.
Revisa correcciones, cuadra los montos totales de

Genera la nmina y traslada en forma nmina adicional, archiva los originales de los
electrnica a Supervisor de Clases Pasivas. acuerdos y solicita liquidacin definitiva al Asistente
de Clases Pasivas.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases
Pasivas
Autorizar el pago de asignacin mensual de pensiones.
Inicia: con la liquidacin de la nmina mensual y productos de nmina.
Finaliza: con el archivo de los resmenes de la nmina.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
1) Calendarizacin aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera
Nacional.

Liquida nmina mensual y genera productos de nmina Asistente de Clases Pasivas
(Estadstica de Depsitos, Nmina, Resumen de CUR de
1. Nmina, Resumen Programtico, Total de Gasto Mes
Actual y Anterior, Resumen de Descuentos y Resumen de
Ingresos).
Genera reporte del cuadre de nmina y traslada a Asistente de Clases Pasivas
2. Supervisor de Clases Pasivas.
Verifica productos de nmina (Estadstica de Depsitos, Supervisor de Clases Pasivas
Nmina, Resumen de CUR de Nmina, Resumen
Programtico, Total de Gasto Mes Actual y Anterior,
3. Resumen de Descuentos y Resumen de Ingresos) y cuadra
con el total de nmina general, si no est correcto solicita
reliquidacin.
Si est correcto, solicita a Direccin de Tecnologas de la Supervisor de Clases Pasivas
4. Informacin la carga de los CUR de nmina al Sicoin.
Realiza carga de CUR de nmina al Sicoin e informa por Direccin de Tecnologas de la
5. correo electrnico al Supervisor de Clases Pasivas. Informacin
Imprime CUR del Sicoin a nivel de solicitado y traslada a Supervisor de Clases Pasivas
6. Analista de Clases Pasivas para firma.
Firma CUR a nivel de solicitado y traslada Jefe de Analista de Clases Pasivas
7. Departamento de Clases Pasivas.
Revisa, firma CUR a nivel de solicitado, la nmina y Jefe de Departamento de Clases
8. traslada a Direccin o Subdireccin para el visto bueno Pasivas
respectivo.
Recibe CUR, revisa, firma nmina y devuelve al Director o Subdirector
9. Departamento de Clases Pasivas.
Recibe los documentos con el visto bueno respectivo y Analista de Clases Pasivas
enva CUR a nivel de solicitado a la Direccin Financiera
de este Ministerio para su aprobacin, acompaado de
resmenes de CUR y CD conteniendo las nminas, enva
10. estadsticas y archivo de depsitos a Tesorera Nacional,
actualiza el histrico de pagos de pensionados en el
Sistema de Nmina de Clases Pasivas y traslada a
Supervisor de Clases Pasivas impresin de resmenes de
la nmina definitiva.
11. Archiva copia de resmenes de la nmina. Supervisor de Clases Pasivas
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Direccin de Jefe de
Asistente de Clases Supervisor de Clases Analista de Clases Director o
Tecnologas de la Departamento de
Pasivas Pasivas Pasivas Subdirector
Informacin Clases Pasivas
Inicio
Liquida nmina
mensual y genera
productos de
nmina.
Genera reporte
del cuadro de
nmina.
Verifica productos
de nmina y cuadra
con total de
nmina general.
Solicita la carga de Realiza carga de

CUR de nmina al CUR de nmina al
Sicoin. Sicoin.
Imprime CUR del

Firma CUR a nivel
Sicoin a nivel de
de solicitado.
solicitado.
Revisa, firma CUR Revisa CUR y

y nmina. firma nmina.
Enva CUR a nivel

solicitado,
resmenes de CUR
y CD con nminas
a Direccin
Financiera. Enva
Estadsticas y
archivo de
depsitos a
Tesorera Nacional
y actualiza el
histrico de pagos Archiva copia de
en el Sistema de resmenes de la
Nmina. nmina.
FIN
NMINAS 02 1 de 3
Liquidacin y Autorizacin de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nmina Adicional de
Clases Pasivas
Autorizar el pago de asignaciones de pensionados por medio de la nmina adicional.
Inicia: con la liquidacin de la nmina adicional.
Finaliza: con la actualizacin del histrico de pagos de pensionados en el Sistema.
Pblicas.
1) Calendarizacin aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera Nacional.

Liquida la nmina adicional de acuerdo a la
calendarizacin de pagos de nminas, genera e
1. imprime los reportes, cuadro estadstico, CUR de Analista de Clases Pasivas
gastos y reporte de nmina adicional, los revisa,
cuadra y los traslada a Supervisor de Clases Pasivas.
Revisa y verifica los datos del CUR de gastos, cuadro
estadstico y reporte de nmina adicional.
Solicita a Direccin de Tecnologas de la Informacin
la carga de los CUR de nmina en el Sicoin.
Realiza carga de CUR de nmina en el Sicoin e
4. informa por correo electrnico a Supervisor de
Informacin
Clases Pasivas.
Ingresa a Sicoin e imprime CUR a nivel de solicitado
y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Revisa, firma CUR a nivel de solicitado y traslada al
Jefe del Departamento de Clases Pasivas.
Firma CUR de nmina adicional a nivel de solicitado,
7. reporte de nmina adicional y traslada a Direccin o Jefe de Departamento de Clases Pasivas
Subdireccin para visto bueno.
Revisa, firma reporte de nmina adicional y los
traslada a Asistente de Clases Pasivas.
Traslada a la Direccin Financiera CUR a nivel de
solicitado, acompaado de resmenes de CUR y CD
9. Asistente de Clases Pasivas
conteniendo nminas y a Tesorera Nacional, la
estadstica y archivo de depsitos.
Actualiza el histrico de pagos de pensionados en el
10. Sistema de Nmina de Clases Pasivas. Asistente de Clases Pasivas
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones de Pensionados en Nmina Adicional de Clases Pasivas (1 de 1)
Direccin de Jefe de
Analista de Clases Supervisor de Clases Director o Asistente de Clases
Tecnologas de Departamento de
Pasivas Pasivas Subdirector Pasivas
la Informacin Clases Pasivas
Inicio
Liquida nmina Revisa y verifica los

adicional de datos del CUR de
acuerdo a gastos, cuadro
calendarizacin de estadstico y reporte
pagos de nminas, de nmina
genera e imprime adicional.
los reportes,
cuadro estadstico
y CUR de gastos,
Solicita a Direccin
reporte de nmina
de Tecnologas de la Realiza carga
adicional, los revisa
Informacin la carga de CUR de
y cuadra.
de los CUR de Nmina en el
nmina en el Sicoin. Sicoin.
Imprime CUR a
nivel de
solicitado. Traslada a
Direccin
Revisa y firma CUR a
Financiera CUR a
nivel de solicitado.
nivel de solicitado,
Firma CUR a nivel
Revisa y firma resmenes de CUR
de solicitado y
reporte de y CD con nminas
reporte de
nmina adicional. y a Tesorera
nmina adicional.
Nacional la
estadstica y
archivo de
depsitos.
Actualiza
histrico de pagos
de pensionados
en el Sistema de
Nmina de Clases
Pasivas.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural
-BANRURAL-
Que el pensionado del Estado cuente con una cuenta monetaria en el Banco de Desarrollo Rural.
Inicia: con la ejecucin semanal del proceso para solicitud de cuentas.
Finaliza: carga de las cuentas monetarias solicitadas de los pensionados.
Finanzas Pblicas.
1) Calendarizacin aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera

Nacional.

Recibe el Acuerdo emitido por la Oficina Nacional de Asistente de Clases Pasivas
1. Servicio Civil -ONSEC-, IPM, Ministerio de la Defensa
o Ministerio de Finanzas Pblicas.
Verifica que la persona a la cual se le emiti el Asistente de Clases Pasivas
2. acuerdo se encuentre solvente con el Estado de
Guatemala.
Se encuentra solvente?
Si: contina con la creacin de cuenta de depsito
monetario. Analista de Clases Pasivas
3.
No: hace anotacin en Sistema Web y enva oficio a
la institucin donde se origin el adeudo para que
realice las gestiones correspondientes.
Ejecuta en forma semanal el proceso para solicitud
de cuentas de depsito monetario de pensionados Asistente de Clases Pasivas
4. en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas, genera e
imprime el reporte. Solamente para las personas
que se encuentren solventes con el Estado.
Elabora oficio de solicitud de cuentas monetarias, Asistente de Clases Pasivas
enva archivo de cuentas solicitadas va correo
5. electrnico a Banrural, con copia al Supervisor de
Clases Pasivas, el oficio lo traslada al Jefe del
Departamento de Clases Pasivas para visto bueno.
Recibe oficio de solicitud de cuentas monetarias, Jefe del Departamento de Clases

revisa, sella, firma y traslada para visto bueno del Pasivas
6.
Director o Subdirector.
Revisa oficio, firma y sella de visto bueno y traslada Director o Subdirector de

7. al Asistente de Clases Pasivas. Contabilidad del Estado
Enva a Banrural oficio de solicitud de cuentas

8. monetarias firmado por el Jefe de Departamento de Asistente de Clases Pasivas
Clases Pasivas, con visto bueno de la Direccin.
Recibe oficio de solicitud firmado, correo electrnico
y procede a abrir las cuentas monetarias de los
9. Banrural
pensionados y enva archivo de cuentas abiertas, va
correo electrnico al Asistente de Clases Pasivas.
Recibe de Banrural va correo electrnico el archivo Asistente de Clases Pasivas
de cuentas abiertas y verifica que el nmero de
10. cuentas monetarias coincida con la cantidad
solicitada. Si no coincide, rechaza e informa a
Banrural.
Si coincide, corre el proceso en el Sistema de Asistente de Clases Pasivas
Nmina de Clases Pasivas en forma semanal para
11. cargar las cuentas monetarias solicitadas de los
pensionados.
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural (1 de 1)
Jefe del Departamento

Asistente de Clases Pasivas Director o Subdirector Banrural
de Clases Pasivas
Inicio
Recibe el Acuerdo.
Verifica que la persona se encuentre

solvente con el Estado.
Se encuentra
solvente?
Si
No
Hace anotacin en Sistema Web y

enva oficio a la institucin donde se
A
origin el adeudo para que realice las
gestiones correspondientes.
Contina con la creacin de cuenta de

depsito monetario.
Ejecuta en forma semanal el proceso

para solicitud de cuentas de depsito
monetario de pensionados en el
Sistema de Nmina de Clases Pasivas,
genera e imprime el reporte. Solamente
para las personas solventes.
Revisa oficio de
Elabora oficio de solicitud de cuentas
solicitud de
monetarias y enva archivo de cuentas Revisa, firma y sella el
cuentas
solicitadas va correo electrnico a oficio.
monetarias, firma
Banrural.
y sella oficio.
Apertura las
cuentas
monetarias de los
pensionados y
Enva a Banrural oficio de solicitud de
enva archivo va
cuentas monetarias.
correo
electrnico al
Verifica que el nmero de cuentas Asistente de
monetarias coincida con la cantidad Clases Pasivas.
solicitada. Si no coincide, rechaza e
informa a Banrural.
Si coincide, corre el proceso en forma

semanal en el Sistema de Nmina de
Clases Pasivas para cargar las cuentas
monetarias de los pensionados.
Fin
NMINAS 02 1 de 2
Aprobacin y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas
Cotejar los registros que fueron modificados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas por los
Analistas Autorizadores de Clases Pasivas.
Inicia: con los cambios en los registros de pensionados en el Sistema.
Finaliza: con el archivo de la documentacin de soporte.
Pblicas.

Realiza cambios en los registros de pensionados en el Sistema Analista de Clases
de Nmina de Clases Pasivas de acuerdo a los documentos Pasivas/Supervisor de Clases
1. soporte y el sistema bloquea automticamente el estado del Pasivas
pensionado.
Recibe documentos soporte por cambio de registros en el
Sistema de Nmina de Clases Pasivas, coteja y analiza cambios
realizados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas, si no
2. procede modificacin devuelve documento soporte al Analista Supervisor de Clases Pasivas/
de Clases Pasivas o Supervisor de Clases Pasivas segn Jefe de Departamento
corresponda, para que documente y justifique el cambio.
Si procede modificacin desbloquea el estado del pensionado. Supervisor de Clases Pasivas/
3. Jefe de Departamento
Archiva la documentacin soporte. Supervisor de Clases Pasivas/
4. Jefe de Departamento
Aprobacin y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases Pasivas/Supervisor de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas/ Jefe de Departamento
Inicio
Realiza cambios en los registros

de pensionados en el Sistema
de Nmina de Clases Pasivas de Coteja y analiza cambios realizados
acuerdo a los documentos de en el Sistema de Nmina de Clases
soporte y el sistema bloquea Pasivas.
automticamente el estado del
pensionado.
NO
Procede?
SI
Desbloquea el estado del

pensionado.
Archiva la documentacin
soporte.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Reintegros de Clases Pasivas Ao Actual
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nmina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del clculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histrico del Sistema.

Pblicas.

Solicita al Analista de Clases Pasivas, efecte los clculos
1. Persona Interesada
del reintegro que le corresponde realizar.
Genera en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas la
boleta de liquidacin para el reintegro de asignaciones,
2. bonificaciones y otras prestaciones en concepto de Analista de Clases Pasivas
pensiones y/o jubilaciones, conteniendo los montos a
reintegrar y entrega a persona interesada.
Realiza el depsito monetario en el Banco de Desarrollo
Rural -Banrural- por el monto a reintegrar a la cuenta No.
3033064759 de Tesorera Nacional adjuntando la boleta
3. de liquidacin del reintegro que corresponde, realizado el Persona Interesada
depsito entrega a Analista de Clases Pasivas la boleta de
liquidacin de reintegro adjuntando original de boleta de
depsito monetario con dos juegos de fotocopias.
Recibe documentacin y traslada por conocimiento a
4. otros Analistas de Clases Pasivas para que proceda a Analista de Clases Pasivas
ingresar al Sistema de Nmina de Clases Pasivas.
Recibe documentacin, ingresa en el Sistema de Nmina
de Clases Pasivas el nmero de boleta de liquidacin de
reintegro, el nmero de depsito certificado por el Banco Analista de Clases Pasivas
5.
o nmero de Nota de Crdito (Banguat), para la
generacin del CUR de nmina, elabora reporte y traslada
al Supervisor de Clases Pasivas, adjuntando boleta de
liquidacin y de depsito monetario.
Recibe documentacin, confronta la informacin

registrada en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas con
boleta de reintegro y de depsito monetario, aprueba
registro en Sistema de Nmina y solicita a la Direccin de
Tecnologas de la Informacin que se cargue CUR a nivel
de solicitado en el Sicoin.
Carga el CUR en el Sicoin e informa al Supervisor de Clases Direccin de Tecnologas de la
7. Pasivas. Informacin
Verifica la carga de CUR en el Sicoin, los imprime a nivel de
solicitado y traslada al Analista de Clases Pasivas.
Recibe, revisa, firma, sella el CUR y traslada al Jefe del
Departamento de Clases Pasivas.
Firma, sella el CUR y traslada a la Secretaria del Jefe del Departamento de Clases
10. Departamento de Clases Pasivas Pasivas
Recibe documentacin y traslada con conocimiento a la
Direccin Financiera del Ministerio, los reintegros que
11. fueron depositados en Banrural y las notas de crdito que Clases Pasivas
fueron operadas en el Banguat para la aprobacin del CUR
en el Sicoin.
Recibe documentacin, aprueba el CUR en el Sicoin,
automticamente el reintegro queda registrado en el
12. histrico del Sistema de Nmina de Clases Pasivas. Direccin Financiera
Reintegros de Clases Pasivas Ao Actual (1 de 1)
Jefe del Secretaria del

Direccin de
Persona Analista de Supervisor de Departamento Departamento Direccin
Tecnologas de
Interesada Clases Pasivas Clases Pasivas de Clases de Clases Financiera
la Informacin
Pasivas Pasivas
Inicio
Solicita los Genera boleta

clculos del de liquidacin
reintegro que que contiene
le corresponde cantidad a
realizar. reintegrar.
Realiza el
depsito a la Recibe
cuenta No. documentacin
3033064759 y y elabora
entrega al conocimiento
Analista de de traslado.
Clases Pasivas.
Ingresa en el
Confronta la
Sistema de
informacin
Nmina de
registrada en el
Clases Pasivas
Sistema de
el nmero de
Nmina de
boleta de
Clases Pasivas
liquidacin, de
con boleta de
depsito
reintegro y de
certificado por
depsito
el banco o de
monetario,
Nota de
aprueba registro
Crdito, genera
en el Sistema de
CUR a nivel de
Nmina de
solicitado y
Clases Pasivas y
elabora reporte
solicita carga de
del sistema de Carga CUR en el
CUR
nmina. Sicoin.
Verifica carga
Traslada
de CUR en
documentacin
Sicoin e
a la Direccin
imprime.
Financiera los
reintegros que
fueron
Revisa, firma y Firma y sella depositados en
sella el CUR. el CUR. Banrural y las
Notas de
Crdito Aprueba CUR
operadas en en el Sicoin
Banguat, para la
aprobacin del
CUR en Sicoin. Fin
NMINAS 02 1 de 3
Reintegros de Clases Pasivas Aos Anteriores
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nmina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del clculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histrico de pagos del Sistema.
Pblicas.

Solicita al Analista de Clases Pasivas, efecte los clculos del
reintegro que le corresponde realizar.
Genera en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas, boleta de
liquidacin para el reintegro de asignaciones, bonificaciones y
2. otras prestaciones, en concepto de pensiones y/o jubilaciones, Analista de Clases Pasivas
conteniendo los montos a reintegrar y entrega a persona
interesada.
Realiza el depsito monetario en el Banco de Desarrollo Rural
Banrural por el monto a reintegrar a la cuenta No.
3033064759 de Tesorera Nacional adjuntando la boleta de
liquidacin del reintegro que corresponde, realizado el
depsito entrega los documentos debidamente sellados y
firmados por el receptor del Banco al Asistente de Registro
Contable del Departamento de Registro Contable, con dos
juegos de fotocopias.
Recibe documentacin y elabora el Comprobante nico de
Registro CUR en el Sicoin.
Recibe documentacin y aprueba el Comprobante nico de
Registro CUR en el Sicoin, traslada copia del CUR Contable,
boleta de liquidacin y boleta de depsito a la Secretaria del
Departamento de Clases Pasivas y a la persona interesada.
Recibe copia del CUR Contable y traslada al Analista de Clases Secretaria del Departamento de
6. Pasivas. Clases Pasivas
Recibe copia del CUR contable, consulta registro con el
nmero de boleta de liquidacin, registra en el Sistema de
Nmina de Clases Pasivas el nmero de CUR y el nmero de
7. boleta de depsito monetario y lo traslada al Supervisor de Analista de Clases Pasivas
Clases Pasivas.
Recibe copia del CUR contable y solicita a la Direccin de

Tecnologas de la Informacin de este Ministerio, carga de los
CUR al Sistema de Nmina de Clases Pasivas. Archiva copia del
CUR.
Verifica que el contenido de los CUR corresponda a la
informacin registrada por el Analista de Clases Pasivas, en el
Sistema de Nmina de Clases Pasivas.
Est correcto? Supervisor de Clases Pasivas
9.
Si: aprueba CUR.
No: devuelve copia de CUR contable al Analista de Clases
Pasivas para correccin.
Verifica el registro en el histrico de pagos del Sistema de Analista de Clases Pasivas
10. Nmina de Clases Pasivas y archiva.
Reintegros de Clases Pasivas Aos Anteriores (1 de 1)
Analista Secretaria del
Persona Analista de Clases Asistente de Supervisor de Clases
Aprobador Departamento de
Interesada Pasivas Registro Contable Pasivas
Contable Clases Pasivas
Inicio
Solicita le Genera en el
efecten los Sistema la boleta
clculos del de liquidacin
reintegro que le que contiene la
corresponde cantidad a
realizar. reintegrar.
Recibe
Realiza depsito
documentaci
a Cta. No. Recibe
n y elabora el
3033064759 documentacin Recibe copia del
Comprobante
Tesorera y aprueba CUR CUR Contable.
nico de
Nacional de contable.
Registro CUR
Banrural.
en el Sicoin.
Solicita a la Direccin
de Tecnologas de la
Consulta registro
Informacin de este
con el nmero de
Ministerio, carga de
boleta de
los CUR al Sistema
liquidacin,
de Nmina de Clases
registra en el
Pasivas.
Sistema de
Nmina de Clases
Pasivas el nmero
de CUR y el Verifica que el
nmero de boleta contenido de los CUR
de depsito corresponda a la
monetario. informacin
registrada por el
Analista de Clases
Pasivas, en el
A Sistema de Nmina
de Clases Pasivas.
Est
correcto?
Verifica el registro
en el histrico de
pagos del Sistema
Aprueba CUR.
de Nmina de
Clases Pasivas y
archiva.
Devuelve copia de
CUR.
Fin
A
NMINAS 02 1 de 2
Elaboracin de Formularios para Reintegros de Sueldos de Aos Anteriores al 2000
Proporcionar al interesado el formulario con los montos para realizar el reintegro de sueldos de aos
anteriores al 2000.
Inicia: con la recepcin del formulario de parte del interesado.
Finaliza: con la entrega del formulario para reintegro de sueldos.
Pblicas.

Recibe de las personas interesadas formulario con
informacin proporcionada por el Departamento de Registro
1. y Verificacin de Acciones de Recursos Humanos de la Oficina Analista de Clases Pasivas
Nacional de Servicio Civil ONSEC y elabora formularios con el
monto a reintegrar de sueldos.
Entrega formulario para reintegro de sueldos y orienta al
interesado la forma para realizar el mismo.
Elaboracin de Formularios para Reintegros de Sueldos de Aos Anteriores
al 2000 (1 de1)
Analista de Clases Pasivas
Inicio
Recibe informacin de los interesados y

elabora formulario de reintegro de
sueldos.
Entrega formulario de reintegro de sueldos

y orienta a la persona interesada la forma
para realizar el mismo.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Anotacin en las Tarjetas de Control de Salarios de los Empleados Pblicos de Perodos
Anteriores al ao 2000
Actualizar informacin en los tarjetones de control de salarios de empleados pblicos por
reintegros, salarios cados y formularios de movimientos de personal correspondientes a los aos
anteriores al ejercicio fiscal 2000 de los Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo.
Inicia: con la recepcin de CUR contables por reintegro de sueldos o prestaciones.
Finaliza: con la recepcin, anotacin en los tarjetones de registro y archivo del oficio firmado por la
ONSEC.
a) Decreto No. 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado.
Pblicas.

Recibe CUR Contables por reintegros de sueldos o
prestaciones de empleados pblicos de perodos anteriores al
Secretaria de Departamento de
1. ao 2000 del Departamento de Registro Contable y Cuadros
Clases Pasivas
de Movimiento de Personal de los diferentes Ministerios del
Estado y entrega al Analista de Clases Pasivas.
Recibe CUR Contables de reintegros y formularios de
movimiento de personal, solicita a la Secretaria de
2. Departamento que elabore el oficio de autorizacin para el Analista de Clases Pasivas
ingreso al Archivo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, para
realizar las anotaciones correspondientes.
Elabora oficio de autorizacin de ingreso del Analista de Clases Secretaria de Departamento de
3.
Pasivas y traslada al Jefe del Departamento de Clases Pasivas. Clases Pasivas
4. Recibe, revisa, firma, sella y devuelve a Secretaria.
Clases Pasivas
Recibe oficio y traslada para visto bueno a Direccin o Secretaria de Departamento de
5.
Subdireccin. Clases Pasivas
6. Recibe, revisa, firma, sella y devuelve a Secretaria. Director o Subdirector
7. Entrega oficio de autorizacin al Analista de Clases Pasivas.
Clases Pasivas
Se presenta al Archivo de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
con los CUR o movimientos de personal y oficio de solicitud de
8. ingreso, localiza los tomos de tarjetas correspondientes, Analista de Clases Pasivas
realiza anotaciones y solicita firma en el oficio de ingreso al
Jefe de Archivo de ONSEC, para hacer constar su asistencia.
Entrega oficio de ingreso a Secretaria de Departamento,
9. debidamente firmado por el Jefe de Archivo de la Oficina Analista de Clases Pasivas
Nacional de Servicio Civil.
Recibe del Analista de Clases Pasivas oficio firmado por la Secretaria de Departamento de
10.
ONSEC, anota en los tarjetones de registro y archiva. Clases Pasivas
Anotacin en las Tarjetas de Control de Salarios de los empleados pblicos de perodos anteriores al
ao 2000 (1 de 1)
Secretaria de Departamento Jefe de Departamento de
Analista de Clases Pasivas Director o Subdirector
de Clases Pasivas Clases Pasivas
Inicio
Recibe CUR Recibe

Contables por documentacin y
reintegros de Sueldos solicita a secretaria
o prestaciones de del departamento
empleados pblicos oficio de autorizacin
de perodos para el ingreso al
anteriores al ao archivo de la ONSEC.
2000.
Elabora oficio de
autorizacin de Revisa, firma y
ingreso del Analista sella el oficio.
de Clases Pasivas.
Recibe oficio y Revisa, firma y sella

traslada para Vo.Bo. el oficio.
Entrega oficio de
autorizacin al
Analista de Clases
Pasivas. Se presenta a ONSEC
para realizar las
anotaciones en las
tarjetas
correspondientes y
solicita la firma en el
oficio al Jefe de
Archivo de ONSEC.
Entrega oficio de
ingreso debidamente
firmado por el Jefe de
Recibe oficio, anota Archivo de la ONSEC.
en tarjetones y
archiva.
Fin
NMINAS 02 1 de 2
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Clases Pasivas
Resolver expedientes relacionados con sueldos y prestaciones de las clases pasivas.
Finaliza: con el informe de respuesta a quien solicito.
a) Decreto 119-96, Ley de Contencioso Administrativo.
b) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
Pblicas.

Recibe, clasifica, ingresa al Sistema de Expedientes Web y Secretaria de Departamento de
1. traslada expediente al Analista de Clases Pasivas. Clases Pasivas
Analiza expediente, elabora respuesta, actualiza informacin
2. en el Sistema de Expedientes Web y traslada a Supervisor de Analista de Clases Pasivas
Clases Pasivas.
Revisa el contenido del expediente, firma, sella y traslada al
Jefe de Departamento.
Revisa el expediente, firma, sella y entrega a Secretaria de Jefe de Departamento de
4. Departamento. Clases Pasivas
Recibe y traslada para visto bueno de la Direccin o Secretaria de Departamento de
5. Subdireccin. Clases Pasivas
Revisa el expediente, firma, sella de visto bueno y traslada a
Secretaria de Departamento de Clases Pasivas.
Recibe y traslada al Departamento de Servicios
7. Administrativos Internos para que informe a quien solicit y
Clases Pasivas
archiva.
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Clases Pasivas (1 de 1)
Secretaria de
Analista de Clases Supervisor de Clases Jefe de Departamento
Departamento de Clases Director o Subdirector
Pasivas Pasivas de Clases Pasivas
Pasivas
Inicio
Recibe, ingresa
Analiza
en el sistema de Revisa el
expediente y Revisa, firma y
Expedientes contenido, firma
elabora sella.
Web y clasifica y sella.
respuesta.
expedientes.
Recibe y traslada
para Vo. Bo. de Firma y sella de
Direccin o visto bueno.
Subdireccin.
Recibe, traslada
al Depto. de
Servicios
Administrativos
Internos para
que informe a
quien solicit y
archiva.
Fin
NMINAS 02 1 de 3
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Prestaciones Pstumas de Clases Pasivas
Autorizacin de pago de ayuda pstuma (gastos funerales) asignaciones pendientes de pago,
prestaciones (Aguinaldo, bonificacin anual, bono navideo) por fallecimiento de pensionados de
Clases Pasivas del Estado.
Inicia: con la presentacin del formulario de solicitud por parte del interesado.
Finaliza: con el informe a la persona interesada del nmero del registro del pago de la ayuda
pstuma.
Pblicas.
b) Decreto No. 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado.
c) Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del
Estado, incorporado con Acuerdo Gubernativo No. 101-2006.

Presenta formulario de solicitud para el pago de ayuda Persona Interesada
pstuma adjuntando al mismo los documentos siguientes:
factura original de gastos funerarios a nombre del
solicitante, certificacin de defuncin del pensionado,
fotocopia de documento personal de identificacin (DPI)
1. del solicitante y del fallecido, fotocopia del depsito de
liquidacin del reintegro y fotocopia del Comprobante
nico de Registro (CUR) de reintegro cuando
corresponda; y documento legal que acredite el
parentesco con el pensionado fallecido.
Revisa si los documentos adjuntos estn completos. Analista de Clases Pasivas
Estn completos?
No: devuelve a la persona interesada e indica como
2. completar la informacin.
Si: recibe, coloca sello, fecha de recibido, nombre de la
persona, asigna nmero de expediente WEB y traslada por
conocimiento a los Analistas de Clases Pasivas.
Recibe formulario de solicitud de ayuda pstuma, Analista de Clases Pasivas
documentos adjuntos al expediente y realiza el anlisis
3. respectivo. Si no procede, elabora y enva telegrama
informando al interesado el motivo del rechazo y actualiza
el sistema de expedientes WEB.
Elabora clculos cuando procede e ingresa registro para Analista de Clases Pasivas
4. pago en nmina adicional de acuerdo a la calendarizacin
de pago.
Realiza el acreditamiento de pago de la nmina adicional Tesorera Nacional
5. en el banco.
Solicita informacin del pago de ayuda pstuma en el Persona Interesada

6. Centro de Atencin al Usuario-CAU- donde ingresa
solicitud.
Informa a persona interesada del nmero del registro de
7. pago de la ayuda pstuma y le indica que debe Analista de Clases Pasivas
presentarse al banco.
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Prestaciones Pstumas de Clases Pasivas (1 de 1)
Tesorera Nacional
Persona Interesada Analista de Clases Pasivas
Inicio
Revisa si los documentos

Presenta formulario de
adjuntos estn completos
solicitud adjuntando
documentos soporte
correspondientes.
Si
Estn
completos?
No
Devuelve al interesado e indica

como completar la informacin.
Coloca sello de recibido, fecha,

nombre de la persona y asigna
nmero de expediente.
Realiza el anlisis respectivo, si

no procede enva telegrama al
interesado informando el motivo
del rechazo.
Elabora clculos cuando procede

e ingresa registro para pago en Realiza el acreditamiento de
nmina adicional de acuerdo a la pago de la nmina adicional.
calendarizacin de pago.
Solicita informacin del

pago de ayuda pstuma en
ventanilla de recepcin
donde ingresa su
expediente de solicitud.
Informa a persona interesada del

nmero de registro de pago y le
indica que debe presentarse al
banco.
Fin
NMINA 02 1 de 2
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio
Resolver expedientes relacionados con certificaciones de tiempo de servicio.
Finaliza: con el informe al interesado de la respuesta de su expediente.
Pblicas.

Recibe, clasifica y traslada expediente al Asistente de Secretaria de Departamento de
1. Certificaciones. Clases Pasivas
Analiza expediente contra la informacin de sistema
2. de nmina, elabora proyecto de respuesta y traslada Asistente de Certificaciones
al Supervisor de Certificaciones.
Revisa el contenido del expediente, firma, sella y
3. Supervisor de Certificaciones
traslada al Jefe de Departamento.
Revisa el expediente, firma, sella y entrega a
Jefe de Departamento de Clases
4. Secretaria del Departamento para que lo traslade a
Pasivas
la Direccin o Subdireccin.
Recibe y traslada para visto bueno de la Direccin o Secretaria de Departamento de
5. Subdireccin. Clases Pasivas
Recibe expediente revisa, firma de visto bueno y
6. devuelve a Secretaria de Departamento de Clases Director o Subdirector
Pasivas.
Recibe y traslada al Departamento de Servicios
7. Administrativos Internos para que informe a quien
Clases Pasivas
solicit y archiva copia de recibido.
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio (1 de 1)
Secretaria de
Asistente de Supervisor de Jefe de Departamento
Departamento de Clases Director o Subdirector
Certificaciones Certificaciones de Clases Pasivas
Pasivas
Inicio
Recibe, clasifica y traslada

expediente.
Analiza expediente
contra la informacin
de sistema de nmina
y elabora proyecto de
respuesta.
Revisa el contenido
del expediente, Revisa el expediente,
firma y sella. firma y sella.
Recibe y traslada para

visto bueno.
Revisa expediente y
firma de visto
bueno.
Recibe y traslada al
Departamento de
Internos para que
informe a quien solicit y
archiva copia de recibido.
Fin
NMINA 02 1 de 4
Registro y Control de Actas de Supervivencias a travs de la Pgina Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del Pas
Velar por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, relativo al registro y control de las

Supervivencias de los pensionados del rgimen de clases pasivas civiles del Estado.
Inicia: con la planificacin del procesos de supervivencias.
Finaliza: con la deshabilitacin de la Pagina Web de Supervivencias.
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
Pblicas.

1. Planifica el Proceso de Supervivencias. Pasivas y Supervisor de Clases
Pasivas
Enva oficio a las Gobernaciones Departamentales y a las
Municipalidades del Pas para que remitan a la Direccin de Jefe de Departamento de Clases
2. Contabilidad del Estado los nombres de las personas Pasivas y Supervisor de Clases
autorizadas para suscribir actas de supervivencias por medio Pasivas
de la Pgina Web.
Informan por medio de oficios consignando los nombres de las
Gobernadores Departamentales
3. personas autorizadas para la suscripcin de actas de
y Alcaldes Municipales
supervivencia por medio de la Pgina Web.
Recibe oficios e ingresa a la aplicacin para realizar el proceso Jefe del Departamento de
4. de la creacin de usuario, indicando nombre del usuario, Clases Pasivas o Supervisor de
institucin a la que pertenece y tipo de usuario. Clases Pasivas
Informa va correo electrnico a Gobernadores y Alcaldes
5. Municipales que ya fueron asignados los usuarios de acuerdo Supervisor de Clases Pasivas
a la solicitud.
Solicita a Direccin de Tecnologas de la Informacin que
habilite la Pgina Web de Supervivencias.
7. Habilita la Pgina Web de Supervivencias.
Informacin
Se presenta a Gobernaciones Departamentales y Pensionado
8. Municipalidades del Pas con su documento personal de
identificacin -DPI-.
Usuario del Sistema de
Verifica la informacin, graba en la Base de Datos y entrega
Supervivencias en
9. boleta al pensionado que le servir de constancia de haberse
Gobernaciones y
presentado a realizar la declaracin de su supervivencia.
Municipalidades del Pas
Imprimen diariamente Actas Colectivas que contienen las Gobernadores Departamentales
10. declaraciones de supervivencias de pensionados, firman, y Alcaldes Municipales
sellan y envan al Departamento de Clases Pasivas.
Recibe Actas Colectivas de las Gobernaciones Asistente de Clases Pasivas
11. Departamentales y Municipalidades del Pas y traslada al
Recibe, revisa la informacin de los pensionados contenida en
Actas Colectivas de Supervivencias con informacin de la
12. Pgina Web, las aprueba y automticamente se cargan al Supervisor de Clases Pasivas
Sistema de Nmina de Clases Pasivas y archiva los
documentos.
Vencido el perodo que indica la Ley por la presentacin y
recepcin de Actas de Supervivencias, solicita a la Direccin de
13. Tecnologas de la Informacin va correo electrnico, Supervisor de Clases Pasivas
deshabilitar la Pgina Web de Supervivencias.
14. Deshabilita la Pgina Web de Supervivencias. Informacin
Municipalidades del Pas ( 1 de 2)
Gobernadores
Jefe de Departamento de Direccin de Tecnologas
Supervisor de Clases Pasivas Departamentales y Alcaldes
Clases Pasivas de la Informacin
Municipales
INICIO
Planifica el proceso de Planifica el proceso de

supervivencias. supervivencias.
Enva oficio
solicitando nombres Enva oficio
de personas solicitando nombres
autorizadas para de personas
suscribir actas a travs autorizadas para
de la pgina WEB. suscribir actas a travs
de la pgina WEB.
Informa por medio de

oficio los nombres de las
personas autorizadas
para suscripcin de
actas de supervivencia
en la pgina WEB.
Ingresa a la aplicacin y Ingresa a la aplicacin y

crea usuarios, indicando crea usuarios, indicando
nombre, institucin y nombre, institucin y
tipo de usuario. tipo de usuario.
Informa que fueron

creados los usuarios a
Gobernadores
Departamentales y
Alcaldes Municipales.
Solicita habilitacin de la
Pgina Web de
Supervivencias.
Habilita la Pgina
Web de
Supervivencias.
Municipalidades del Pas ( 2 de 2)
Usuario del Sistema de Gobernadores
Direccin de
Supervivencias en Departamentales Asistente de Clases Supervisor de
Pensionado Tecnologas de la
Gobernaciones y y Alcaldes Pasivas Clases Pasivas
Informacin
Municipalidades del Pas Municipales
Se presenta a
Gobernaciones
Departamentales
y
Municipalidades
del Pas con su
documento Verifica la
personal de informacin, graba en
identificacin la Base de Datos y
-DPI-. entrega boleta al
pensionado que le
servir de constancia
de haberse Imprimen
presentado a realizar diariamente
la declaracin de su Actas Revisa la
supervivencia. Colectivas que informacin de
contienen las los pensionados
declaraciones contenida en
de Actas Colectivas
supervivencias de Supervivencias
de con informacin
pensionados, de la Pgina Web,
firman, sellan y las aprueba y
Recibe Actas
envan al automticamente
Colectivas de las
Departamento se cargan al
Gobernaciones
de Clases Sistema de
Departamentales y
Pasivas. Nmina de Clases
Municipalidades del
Pasivas y archiva
Pas.
los documentos.
Vencido el
perodo que
indica la Ley por
la presentacin y
recepcin de
Actas de
Supervivencias,
solicita a la
Direccin de
Tecnologas de la
Informacin va
correo Deshabilita la
electrnico, Pgina Web de
deshabilitar la Supervivencias.
Pgina Web de
Supervivencias.
Fin
NMINA 02 1 de 3
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior
Velar por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, relativo al registro y control de las actas de
supervivencias notariales y provenientes del exterior de los pensionados del rgimen de clases
pasivas civiles del Estado.
Inicia: con la planificacin del proceso de supervivencias.
Finaliza: con la deshabilitacin de la Pagina Web de Supervivencias.
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
Finanzas Pblicas.

1. Planifica el Proceso de Supervivencias. Pasivas y Supervisor de Clases
Pasivas
Solicita a la Direccin de Tecnologas de la Informacin
que habilite la Pgina de Supervivencias.
3. Habilita la Pgina Web de Supervivencias.
Informacin
Facultados por la Ley (Notarios,
Los facultados por la Ley suscribirn las actas de
4. Gobernadores, Alcaldes y
supervivencias.
Cnsules)
Facultados por la Ley (Notarios,
Entregan actas de supervivencia a la Direccin de
5. Gobernadores, Alcaldes y
Contabilidad del Estado.
Cnsules)
Recibe, revisa que las actas de supervivencia provenientes
del extranjero llenen los requisitos que establece la Ley
para los documentos extranjeros y las actas notariales
suscritas por los Notarios, que contengan los datos del
6. Asistente de Clases Pasivas
pensionado y que aparezcan como colegiados activos en
el Colegio de Abogados y Notarios en Guatemala segn
consulta previa, sella copia de recibido y traslada al
Analista de Clases Pasivas.
7. Activa al pensionado en la Pgina Web de Supervivencias. Analista de Clases Pasivas
Emite diariamente acta colectiva de supervivencia y

8. traslada a Supervisor de Clases Pasivas con las actas de Analista de Clases Pasivas
supervivencias para su aprobacin.
Verifica el contenido del acta colectiva con la informacin
9. contenida en la Pgina Web de Supervivencias, aprueba y Supervisor de Clases Pasivas
archiva.
Solicita a la Direccin de Tecnologas de la Informacin,
deshabilitar la Pgina Web de Supervivencias, cuando
10. hubiere vencido el perodo que indica la Ley por la Supervisor de Clases Pasivas
presentacin y recepcin de Actas de Supervivencias.
11. Deshabilita la Pgina Web de Supervivencias. Informacin
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior (1 de 1)
Clases Pasivas y Direccin de Tecnologas de
Supervisor de Clases Facultados por la Ley Asistente de Clases Pasivas Analista de Clases Pasivas
la Informacin
Pasivas
Inicio
Planifica el Proceso
de Supervivencias.
Solicita habilitacin Habilita la Pgina Suscriben las

de la Pgina de Web de Actas de
Supervivencias. Supervivencias. Supervivencias.
Entregan Actas
de
Supervivencia.
Revisa la
informacin de
las Actas y sella
copia de recibido.
Activa al
pensionado en la
Pgina Web de
Supervivencias.
Emite
diariamente acta
Verifica el contenido
colectiva de
del acta colectiva con
supervivencias
la informacin en la
para su
Pgina Web, aprueba
aprobacin.
y archiva.
Vencido el periodo de
presentacin y
recepcin de Actas de
Supervivencias,
solicita deshabilitar la
Pgina Web. Deshabilita la
Pgina Web de
Supervivencias.
Fin
CLASES PASIVAS 01 1 de 6
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos
Evitar la autorizacin de pago de pensiones que no corresponden.
Inicia: generacin de reporte mensual de pensionados fallecidos previo a la liquidacin
mensual.
Finaliza: aprobacin de los CUR de reintegro.
Finanzas Pblicas.
b) Decreto 63-88 Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
1) Convenio de Coordinacin Interinstitucional entre el Minfin y el Renap.
2) Acuerdo Ministerial No. 137-2015 Aprobacin de Convenio Minfin y Renap.

Genera reporte mensual de los pensionados fallecidos
suspendidos de forma temporal, previo a la
1. liquidacin mensual de la nmina, por el proceso que Analista de Clases Pasivas
realiza la Direccin de Tecnologas de la Informacin
del Minfin y Renap.
Verifica reporte de pensionados suspendidos de
forma temporal contra el Sistema de Clases Pasivas.
Confronta nombres, Cdigo nico de Identificacin -
CUI- y fecha de nacimiento.
Transcurridos 2 meses y los interesados no se
presentan a dar aviso de la defuncin del pensionado
o para el cobro de prestaciones pstumas, se envan 2
telegramas en el plazo de 15 das, a la direccin
registrada del pensionado, con el fin de obtener la
certificacin de defuncin, realizar clculos y entregar
las boletas de liquidacin de reintegro en caso
proceda.
Solicita ante el Departamento de Servicios
Administrativos Internos de sta Direccin, la compra
de la certificacin de defuncin, en caso no se logre
que la presenten los interesados.
Gestiona ante el Renap la compra de la certificacin Departamento de Servicios
4.
de defuncin. Administrativos Internos
Recibe certificacin de defuncin de Renap y la Departamento de Servicios
5.
traslada al Departamento de Clases Pasivas. Administrativos Internos
Recibe certificacin de defuncin del Departamento
Secretaria Departamento de
6. de Servicios Administrativos Internos y traslada al
Clases Pasivas
Analista de Clases Pasivas.
Verifica que los datos personales del pensionado
fallecido registrados en la certificacin de defuncin
coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas y
procede al cambio de estado de la pensin, de S
suspendido a M muerte, utilizando como
documento de respaldo la certificacin de defuncin.
Elabora oficio al Banco de Desarrollo Rural -Banrural-
con liquidaciones de reintegro, para debitar de la
cuenta del pensionado la cantidad en concepto de
pensin pagada despus del fallecimiento.
Solicita firma del Jefe del Departamento de Clases
Pasivas y entrega a Secretaria del Departamento.
Elabora conocimiento y traslada oficio al despacho del
10. Director o Subdirector de Contabilidad del Estado
Clases Pasivas
para firma.
Director o Subdirector de
11. Revisa y firma oficio.
Contabilidad del Estado
Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la
12. Asistente de Direccin
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Elabora conocimiento y traslada oficio a la Tesorera Secretaria del Departamento de
13.
Nacional para firma. Clases Pasivas
14. Revisa y firma oficio. Tesorero Nacional
Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la
15. Secretaria de Tesorera Nacional
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Enva oficio al banco, con una copia para firma de Secretaria del Departamento de
16.
recibido. Clases Pasivas
Recibe del banco nota de crdito y dbito, traslada al Secretaria del Departamento de
17.
Analista de Clases Pasivas. Clases Pasivas
Verifica el ao del reintegro.
Corresponde a aos anteriores?
Si: traslada al Departamento de Registro Contable de
la Direccin de Contabilidad del Estado, para que
elabore el CUR.
No: ingresa informacin del reintegro en el Sistema
de Clases Pasivas, usando como respaldo la nota de
crdito.
Traslada a Asesora Jurdica, en los casos que no se
devuelvan fondos o sea devolucin parcial, el informe
19. circunstanciado y documentos de soporte para iniciar Analista de Clases Pasivas
proceso de denuncia ante el Ministerio Pblico, para
la recuperacin de los fondos pagados de ms.
Derivado de gestiones de Asesora Jurdica, se logra el
20. reintegro de los fondos y se informa al Departamento Analista de Clases Pasivas
Realiza el proceso de anlisis, elaboracin y Departamento de Registro
21.
aprobacin del CUR contable. Contable
Ingresa los datos del CUR en el Sistema de Clases
Pasivas por reintegros del ao vigente, lo genera a
nivel solicitado y lo traslada a Supervisor de Clases
Pasivas.
Aprueba solicitud de CUR, imprime, obtiene firma de
23. Analista y del Jefe del Departamento de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas
y traslada a Direccin Financiera por medio de oficio.
24. Recibe oficio, CUR fsico y aprueba CUR en Sicoin. Direccin Financiera
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos (1 de 3)
Departamento de Servicios Secretaria Departamento de

Analista de Clases Pasivas
Administrativos Internos Clases Pasivas
Inicio
Genera reporte
mensual de los
pensionados fallecidos
suspendidos de forma
temporal.
Verifica reporte de
pensionados
suspendidos de forma
temporal contra el
Sistema de Clases
Pasivas. Transcurridos 2
meses y los interesados
no se presentan a dar
aviso de la defuncin
del pensionado o para
el cobro de
prestaciones pstumas.
Se obtiene la
certificacin de
defuncin, realiza
clculos y entrega las
boletas de liquidacin
de reintegro en caso
proceda.
Solicita la compra de la
certificacin de
defuncin, en caso no
se logre la presenten
los interesados.
Gestiona ante el Renap
la compra de la
certificacin de
defuncin.
Recibe certificacin de
defuncin de Renap.
Recibe certificacin de
defuncin.
Director o
Secretaria Secretaria de
Analista de Clases Subdirector de Asistente de Tesorero
Departamento Tesorera
Pasivas Contabilidad del Direccin Nacional
de Clases Pasivas Nacional
Estado
Verifica que los datos

personales del
pensionado fallecido
registrados en la
certificacin de
defuncin coincidan con
los del Sistema de Clases
Pasivas y procede al
cambio de estado de la
pensin, de S
suspendido a M
muerte, utilizando como
documento de respaldo
la certificacin de
defuncin.
Elabora oficio a -
Banrural- con
liquidaciones de
reintegro, para debitar
de la cuenta del
pensionado la cantidad
en concepto de pensin
pagada despus del
fallecimiento.
Solicita firma del Jefe del

Elabora Revisa y firma Elabora
Departamento de Clases
conocimiento. oficio. conocimiento.
Pasivas.
Elabora Revisa y firma Elabora

conocimiento. oficio. conocimiento.
Enva oficio al
banco.
Recibe del banco

nota de crdito y
dbito.
Departamento de Supervisor de Clases

Analista de Clases Pasivas Direccin Financiera
Registro Contable Pasivas
Verifica el ao del
reintegro.
Corresponde a
aos anteriores?
No Si
Realiza el proceso de
Traslada para anlisis, elaboracin y
Elaboracin de CUR. aprobacin del CUR
contable.
Ingresa informacin del

reintegro en el Sistema de
Clases Pasivas, usando como
respaldo la nota de crdito.
Traslada a Asesora Jurdica,

en los casos que no se
devuelvan fondos o sea
devolucin parcial, el
informe circunstanciado y
para iniciar proceso de
denuncia ante el Ministerio
Pblico, para la
recuperacin de los fondos
pagados de ms.
Derivado de gestiones de
Asesora jurdica, reintegran
los fondos.
Aprueba solicitud
Ingresa los datos del CUR en de CUR, imprime,
el Sistema de Clases Pasivas obtiene firma de Recibe oficio, CUR
por reintegros del ao Analista y del Jefe fsico y aprueba CUR
vigente y lo genera a nivel del en Sicoin.
solicitado. Departamento de
Clases Pasivas.
Fin
NMINA 02 1 de 3
Certificaciones de Tiempo de Servicios
Extender Certificaciones de Tiempo de Servicios del personal que labora en el Gobierno Central
con cargo a los renglones 011, 021 y 022.
Inicia: con la recepcin de las solicitudes de tiempo de servicio.
Finaliza: con la entrega de la certificacin al interesado.
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
Pblicas.

Recibe e ingresa solicitudes de tiempo de servicio en el
Sistema de Emisin de Certificaciones, recibe el efectivo
Receptor de Documentos de
1. por el costo de la emisin de la certificacin, extiende
Tiempo de Servicio
Recibo de Pago y traslada a Supervisor de
Certificaciones.
Entrega diariamente al Departamento de Servicios
Administrativos Internos, el informe detallado del
efectivo recibido, de acuerdo a los recibos de pago
extendidos a los solicitantes y el nmero de solicitudes Receptor de Documentos de
2.
de certificaciones de tiempo de servicios, llenando para Tiempo de Servicio
el efecto el libro de conocimientos de traslado de fondos
por concepto de recepcin de solicitudes de
Certificaciones de Tiempo de Servicios.
Asigna en el Sistema de Certificaciones las solicitudes de
3. certificaciones de tiempo de servicios a los Tcnicos de Supervisor de Certificaciones
Certificaciones y las distribuye.
Genera certificaciones en el Sistema de Emisin de
Certificaciones a nivel de no aprobado, previo al anlisis
4. e interpretacin, con base a informacin del Sistema de Tcnico de Certificaciones
Nmina Web y la traslada para su confrontacin al
Asistente de Certificaciones
Recibe certificacin, confronta su contenido con el
Sistema de Nmina Web y aprueba en el Sistema de
5. Asistente de Certificaciones
Emisin de Certificaciones, firma, sella y traslada al
Supervisor de Certificaciones.
Recibe Certificacin de Tiempo de Servicios, revisa,
6. firma, sella y traslada por conocimiento a Secretaria del Supervisor de Certificaciones
Departamento de Clases Pasivas.
Recibe certificaciones, revisa, firma conocimiento y las Secretaria del Departamento de
7.
traslada al Jefe del Departamento de Clases Pasivas. Clases Pasivas
Recibe la certificacin, revisa, firma de visto bueno y Jefe de Departamento de Clases

8.
traslada a Secretaria del Departamento. Pasivas
Recibe, genera fotocopias de las Certificaciones de

9. Tiempo de Servicios firmadas, adjunta al expediente y
Clases Pasivas
traslada al Supervisor de Certificaciones.
Recibe y traslada por conocimiento las certificaciones a
10. Receptor de Documentos de Tiempo de Servicio y Supervisor de Certificaciones
archiva expedientes.
Recibe las certificaciones elaboradas y entrega al Receptor de Documentos de

11.
interesado. Tiempo de Servicio
Certificaciones de Tiempo de Servicios (1 de 1)
Receptor de Secretaria del Jefe de
Supervisor de Tcnico de Asistente de
Documentos de Departamento de Departamento de
Certificaciones Certificaciones Certificaciones
Tiempo de Servicio Clases Pasivas Clases Pasivas
Inicio
Recibe solicitudes
de tiempo de
servicios y las
ingresa al Sistema
de Emisin de
Certificaciones,
recibe efectivo y
extiende recibo
de pago.
Entrega
Genera
diariamente al Recibe
certificaciones en
Departamento de certificacin,
el Sistema de
Servicios Asigna en el confronta con el
Emisin de
Administrativos Sistema de Sistema de
Certificaciones a
Internos, el Emisin de Nmina Web,
nivel de no
informe detallado Certificaciones las aprueba en el
aprobado con
del efectivo solicitudes a los Sistema de
base a
recibido y los Tcnicos. Emisin de
informacin del
recibos de pago Certificaciones,
Sistema de
extendidos a los firma y sella.
Nmina Web.
solicitantes.
Recibe Recibe
Revisa, firma y certificaciones, certificaciones,
sella. revisa y firma revisa y firma de
conocimiento. visto bueno.
Recibe, genera
Recibe y traslada fotocopias de las
por conocimiento Certificaciones de
las certificaciones Tiempo de
y archiva Servicios firmadas
expedientes. y adjunta al
expediente.
Recibe las
certificaciones
elaboradas y entrega
al interesado.
Fin
NMINA 02 1 de 3
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas
Extender solvencias de salarios y pensiones al personal activo y clases pasivas.

Inicia: con la recepcin de la solicitud.
Finaliza: con la entrega de solvencia al interesado.
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.

Pblicas.

1. Recibe solicitud y traslada al Supervisor de Certificaciones.
Tiempo de Servicio
Recibe solicitudes y distribuye a los Asistentes de
Certificaciones.
Analiza la informacin de los sistemas de nminas de

pensionados del Estado y los tarjetones de salarios, elabora la
3. Solvencia y traslada al Supervisor de Certificaciones para su Asistentes de Certificaciones
revisin.
Supervisor de Certificaciones
Revisa la solvencia, firma, sella y traslada al Jefe de
4. Departamento.
Revisa la solvencia, firma, sella y la traslada a Secretaria de Jefe de Departamento de

5. Departamento. Clases Pasivas
Recibe solvencias, prepara conocimiento y traslada a Direccin

6. Secretaria de Departamento
o Subdireccin.
Revisa, firma de Visto Bueno y devuelve a Secretaria de

Departamento.
8. Recibe solvencias y entrega a Supervisor de Certificaciones. Secretaria de Departamento
Recibe solvencias y traslada a Receptor de Documentos de

Tiempo de Servicio y archiva expedientes.
10. Entrega solvencia a interesado. Tiempo de Servicio
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas ( 1 de 1)
Jefe de
Receptor de
Supervisor de Asistentes de Departamento Secretaria de Director o
Documentos de
Certificaciones Certificaciones de Clases Departamento Subdirector
Tiempo de Servicio
Pasivas
Inicio
Analiza la
informacin de
sistemas de
Recibe solicitudes nminas de
Recibe
y distribuye a los pensionados del
solicitudes.
Asistentes de Estado y los
Certificaciones. tarjetones de
salarios y elabora
la solvencia.
Revisa la Recibe la
Recibe solvencias Revisa y firma de
solvencia, firma y solvencia, firma y
y prepara Visto Bueno.
sella. sella.
conocimiento.
Recibe la
solvencia.
Recibe solvencias,
traslada a
Receptor de
Documentos de
Tiempo de
Servicio y archiva
expedientes.
Entrega solvencia
a interesado.
Fin
8. IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN
IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN 02 1 de 3
Implementacin del Mdulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en las
Entidades del Sector Pblico no Financiero
Gestionar la implementacin del Mdulo de Inventario, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en
las entidades del sector pblico no financiero, a fin de facilitar la consolidacin de los registros de
las transacciones presupuestarias y contables.
Inicia: con la recepcin del requerimiento.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin del sistema a la entidad.
Pblicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
d) Acuerdo Ministerial No. 6-2012, uso de la aplicacin del Fondo Rotativo y de Inventario de
Activos Fijos.
e) Acuerdo Ministerial 210-2016, Gastos con Cargo a Fondos Rotativos.
1) Resolucin Interna No. 02-2014, de la Tesorera Nacional, procedimiento de traslado de
informacin de cuentas monetarias.

Recibe requerimiento de entidad solicitando la
implementacin del Mdulo de Inventarios y/o Fondo
Centro de Atencin al Usuario
1. Rotativo y/o Conciliacin Bancaria en las Entidades del
Sector Pblico no Financiero y traslada a la recepcin de la
Direccin de Contabilidad del Estado.
Recibe requerimiento de Implementacin del Mdulo de
Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria
Tcnico Receptor de
2. siguiendo el Procedimiento de Recepcin, Registro,
Documentos
Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan
a la Direccin.
Recibe expediente de requerimiento de implementacin y Secretaria del Departamento de
3. traslada a la Jefatura.
Implementacin y Capacitacin
Informa al Asesor de Implementacin y Capacitacin sobre
4. el requerimiento y lo traslada para que inicie las gestiones Jefe del Departamento de
correspondientes. Implementacin y Capacitacin
Convoca a reunin al personal de la entidad que labora en
Asesor de Implementacin y
5. las reas que intervienen en el proceso de implementacin,
Capacitacin
para dar a conocer el sistema y recopilar informacin de los
procesos internos de la entidad.
Elabora el cronograma de actividades de cada

Asesor de Implementacin y
6. implementacin con base a la informacin recabada en la
Capacitacin
reunin.
Da seguimiento al cumplimiento del cronograma de Asesor de Implementacin y
7. actividades de la implementacin.
Capacitacin
El avance con el cronograma de actividades de
implementacin, es satisfactorio?
Si: Se concluye con la implementacin paso 10. Asesor de Implementacin y
8.
No: se informa de los inconvenientes a la Jefatura del Capacitacin
Departamento.
Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica Jefe del Departamento de

9. que se suspende la implementacin.
Informa a la Jefatura del Departamento que se ha concluido Asesor de Implementacin y
10. con el proceso de la implementacin satisfactoriamente.
Capacitacin
Notifica por medio de oficio, que se concluye la Jefe del Departamento de
11.
implementacin del sistema a la entidad solicitante. Implementacin y Capacitacin
Implementacin del Mdulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en las Entidades del Sector Pblico
no Financiero ( 1 de 1)
Secretaria del Jefe del
Centro de Asesor de
Tcnico Receptor de Departamento de Departamento de
Atencin al Implementacin y
Documentos Implementacin y Implementacin y
Usuario Capacitacin
Capacitacin Capacitacin
Convoca a reunin al
Inicio
personal de la entidad
que labora en las reas
Recibe que intervienen en el
requerimiento proceso de
Recibe de implementacin, para
requerimiento de Implementacin Informa al Asesor dar a conocer el
entidad solicitando siguiendo el Recibe de sistema y recopilar
la implementacin Procedimiento expediente de Implementacin y informacin de los
del Mdulo de de Recepcin, requerimiento Capacitacin sobre procesos internos de la
Inventarios y/o Registro y de el requerimiento entidad.
Fondo Rotativo y/o Distribucin de implementacin. de
Conciliacin expedientes y implementacin.
Bancaria. Correspondencia Elabora el cronograma
que ingresan a la de actividades de cada
Direccin. implementacin.
Da seguimiento al
cumplimiento del
cronograma de
actividades de la
implementacin.
Avance
satisfactorio?
Si
No
Informa de los
inconvenientes.
Elabora oficio
dirigido a la Entidad
en el cual se
comunica que se
suspende la
implementacin.
Informa que se ha
concluido con el
proceso de la
implementacin.
Notifica que se
concluye la
implementacin del
sistema a la
entidad solicitante.
Fin
Implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las Entidades
del Sector Pblico no Financiero
Gestionar la implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las
entidades del sector pblico no financiero, a fin de facilitar la administracin de los Recursos
Humanos del Estado y la consolidacin de los registros de las transacciones presupuestarias y
contables correspondientes al grupo de gasto 0, Servicios Personales.
Inicia: con el requerimiento de le Entidad.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin.
Finanzas Pblicas.
b) Acuerdo Gubernativo CM-396-2002, autoriza a la DCE delegar en las unidades de Recursos
Humanos de los Ministerios, Secretaras y otras Dependencias del Organismo Ejecutivo, la
administracin y liquidacin de la nmina de sueldos.
c) Acuerdo Ministerial 36-2005, mediante el cual se autoriza la aplicacin del Sistema de
Nmina y Registro de Personal, as como su implementacin gradual y progresiva en la
Administracin Central y de uso obligatorio.
d) Decreto 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto, establece el uso obligatorio de los Sistemas
SIAF, para las entidades Descentralizadas, Autnomas y Empresas Publicas.
e) Acuerdo Ministerial Nmero 223-2016 A por medio del cual se aprueban las directrices
para la implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -GUATENMINAS-
en todas las entidades del Sector Pblico no Financiero contenidas en el Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.

Recibe requerimiento de la entidad solicitando la implementacin Centro de Atencin al
1. del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- y Usuario
traslada a la recepcin de la Direccin de Contabilidad del Estado.
Recibe requerimiento de Implementacin del Sistema de Nmina y
Registro de Personal -Guatenminas- siguiendo el Procedimiento Tcnico Receptor de
2.
de Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Documentos
Correspondencia que ingresan a la Direccin.
Recibe expediente de requerimiento de implementacin y traslada Secretaria del
3.
a la Jefatura. Departamento de
Implementacin y
Capacitacin
Informa al Asesor de Implementacin y Capacitacin sobre el Jefe del Departamento
4. requerimiento y lo traslada para que inicie las gestiones de Implementacin y
correspondientes. Capacitacin
Convoca a reunin al personal de las reas que intervienen en el
Asesor de
proceso de la entidad que solicita la implementacin, para dar a
5. Implementacin y
conocer el sistema y recopilar informacin de los procesos internos
Capacitacin
de la entidad.
Elabora el cronograma de actividades de implementacin con base Asesor de
6. a la informacin recabada en la reunin. Implementacin y
Capacitacin
Da seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades de
la implementacin que incluye:
Capacitacin de las diferentes fases del proceso. Asesor de
7. Ingreso de informacin al sistema. Implementacin y
Verificacin de avances de las diferentes etapas de Capacitacin
implementacin.
Elaboracin del paralelo de liquidacin.
El avance con el cronograma de actividades de implementacin, es
satisfactorio? Asesor de
8. Si: Se concluye con la implementacin paso 10. Implementacin y
Departamento.
Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica que se Jefe del Departamento
9. suspende la implementacin. de Implementacin y
Capacitacin
Informa a la Jefatura del Departamento que se ha concluido con el Asesor de
10. proceso de la implementacin satisfactoriamente. Implementacin y
Capacitacin
Notifica por medio de oficio, que se concluye la implementacin del
Sistema de Nmina y Registro de Personal Guatenminas- a: Jefe del Departamento
11. Entidad solicitante de Implementacin y
Entes rectores (DCE, DTP y ONSEC) Capacitacin.
Mesa de Ayuda de la DCE.
Implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las Entidades del Sector
Pblico No Financiero (1 de 1)
Secretaria del
Jefe del Departamento
Centro de Atencin al Tcnico Receptor de Departamento de Asesor de Implementacin
de Implementacin y
Usuario Documentos Implementacin y y Capacitacin
Capacitacin
Capacitacin
Inicio
Recibe
requerimiento de
Convoca a reunin al
Implementacin
Recibe Informa al Asesor personal de la entidad
de Guatenminas- Recibe
requerimiento de de Implementacin que solicita la
siguiendo el expediente de
la entidad y Capacitacin implementacin, para
Procedimiento de requerimiento
solicitando la sobre el dar a conocer el sistema
Recepcin, de
implementacin requerimiento de y recopilar informacin
Registro y implementacin.
de Guatenminas. implementacin. de los procesos
Distribucin de
internos de la entidad.
expedientes y
Correspondencia.
Elabora el cronograma
de actividades de
implementacin.
Da seguimiento al
cumplimiento del
cronograma de
actividades de la
implementacin.
Avance
satisfactorio? Si
No
Informa de los
inconvenientes.
Elabora oficio
dirigido a la
Entidad en el cual
se comunica que
se suspende la
implementacin. Informa que se ha
concluido con el
proceso de la
implementacin
Notifica que se satisfactoriamente.
concluye la
implementacin
del sistema de
Guatenminas a:
Solicitante
Entes rectores
Mesa de Ayuda
Fin
Implementacin del Sistema Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada
-Sicoin- en las entidades del Sector Pblico no Financiero
Gestionar la implementacin de los sistemas Siges y Sicoin en las entidades del sector pblico no
financiero, a fin de facilitar la consolidacin de los registros de las transacciones presupuestarias y
contables.
Inicia: con el requerimiento de la Entidad.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin.
Finanzas Pblicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
d) Acuerdo Gubernativo 217-95, Creacin del Proyecto SIAF-SAG
e) Acuerdo Ministerial No. 40-2005,Creacin de Siges
f) Acuerdo Ministerial No. 291-2012, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el
Sector Pblico de Guatemala

Recibe requerimiento de entidad solicitando la Centro de Atencin al Usuario
implementacin de los sistemas Siges y Sicoin, traslada a
1. la recepcin de Direccin de Contabilidad del Estado para
su posterior entrega en el Departamento de
Implementacin y Capacitacin.
Recibe requerimiento de Implementacin del Sistema
Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad
Integrada -Sicoin- en las entidades del Sector Pblico no
2. Tcnico Receptor de Documentos
Financiero siguiendo el Procedimiento de Recepcin,
Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia
que ingresan a la Direccin.
Recibe expediente de requerimiento de implementacin Secretaria del Departamento de
3. y traslada a Jefatura. Implementacin y Capacitacin
Informa al Asesor de Implementacin y Capacitacin Jefe del Departamento de
4. sobre el requerimiento y le traslada para que inicie las Implementacin y Capacitacin
gestiones correspondientes.
Contacta al responsable de la entidad que solicita la Asesor en Implementacin y
5.
implementacin y convoca a reunin. Capacitacin
Asesor en Implementacin y
6.
Elabora el diagnstico de la entidad solicitante. Capacitacin
Elabora el plan de trabajo de implementacin, el cual Asesor en Implementacin y
debe incluir las gestiones que deben realizar la entidad y Capacitacin
7.
las acciones de las Dependencias del Ministerio de
Finanzas Pblicas que intervienen en el proceso.
Convoca a reunin a las autoridades de la entidad que Asesor en Implementacin y
8. solicita la implementacin, para presentar el plan de Capacitacin
trabajo.
Da seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo de
Asesor en Implementacin y
9. implementacin, conforme las gestiones requeridas por
Capacitacin
la entidad solicitante.
Realiza acompaamiento personalizado en las entidades Asesor en Implementacin y
10. solicitantes, para realizar los primeros registros en los Capacitacin
Sistemas.
El avance con el cronograma de implementacin, es
satisfactorio?
Si: se concluye con la implementacin paso 13. Asesor de Implementacin y
11.
Departamento
Elabora oficio dirigido a la Entidad en el cual se comunica Jefe del Departamento de

12. que se suspende la implementacin.
Informa a la Jefatura del Departamento que se ha Asesor en Implementacin y
13. concluido con el proceso de la implementacin. Capacitacin
Notifica por medio de oficio, que se concluye la
implementacin de los sistemas Siges y Sicoin a la Jefe del Departamento de
14.
entidad solicitante. Implementacin y Capacitacin
Implementacin del Sistema Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Pblico no Financiero (1 de 1)
Centro de Asesor de
Usuario Capacitacin
Contacta al responsable
de la entidad y convoca a
reunin.
Inicio
Recibe
requerimiento de Elabora diagnstico de la
Implementacin del entidad.
Siges y Sicoin en las
entidades del Sector
Recibe requerimiento Informa al Asesor de
Pblico no Recibe expediente Elabora el plan de trabajo
de entidad solicitando Implementacin y
Financiero siguiendo de requerimiento de la implementacin.
la implementacin de Capacitacin sobre el
el Procedimiento de de
los sistemas Siges y requerimiento de
Recepcin, Registro implementacin.
Sicoin. implementacin.
y Distribucin de Convoca a reunin a las
expedientes y autoridades de la
Correspondencia entidad para presentar el
que ingresan a la plan de trabajo.
Direccin.
Da seguimiento al
cumplimiento del plan de
trabajo de la
implementacin.
Realiza acompaamiento
personalizado en las
entidades solicitantes,
para realizar los primeros
registros en los Sistemas.
Avance
satisfactorio?
Si
Elabora oficio dirigido No
a la Entidad en el cual
se comunica que se Informa de los
suspende la inconvenientes
implementacin.
Informa que se ha
concluido con el proceso
de la implementacin
satisfactoriamente.
Notifica que se
concluye la
implementacin de
los sistemas Siges y
Sicoin a la entidad
solicitante.
Fin
Capacitacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera en las Entidades del Sector
Pblico no Financiero
Capacitar a funcionarios y personal tcnico del Sector Pblico no Financiero, relacionados al uso del
Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF-, dentro del mbito de competencia de la
Direccin de Contabilidad del Estado, a fin de facilitar el registro de las transacciones
presupuestarias y contables.
Los temas que se capacitan son:

Sistema Informtico de Gestin -Siges-
Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin-
Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas-
Mdulo de Inventarios
Mdulo de Fondo Rotativo
Mdulo de Contratos
Mdulo de Registro Contable de Fideicomisos
Mdulo de Registro de Donaciones en Especie
Mdulo de Rendicin de Cuentas
Procesos del Presupuesto por Resultados -PpR-
o Proceso de Compra
o Gestin de Expedientes de Gasto
o Fondo Rotativo
o Inventarios
Inicia: con el requerimiento de la Entidad.

Finaliza: con el archivo de los listados de asistencia.
Pblicas.

Recibe el requerimiento de la entidad solicitando la
capacitacin y traslada a la recepcin de la Direccin de Centro de Atencin al Usuario
1.
Contabilidad del Estado para su posterior entrega en el
Departamento de Implementacin y Capacitacin.
Recibe el requerimiento de la capacitacin siguiendo el Tcnico Receptor de documentos
Procedimiento de Recepcin, Registro, Distribucin de
2.
Expedientes y Correspondencia que ingresan a la
Direccin.
Recibe expediente de requerimiento de capacitacin y Secretaria del Departamento de
3.
traslada a Jefatura. Implementacin y Capacitacin
Informa a Secretaria del Departamento sobre las Jefe del Departamento de
4. capacitaciones autorizadas y le traslada los requerimientos Implementacin y Capacitacin
para que inicie las gestiones correspondientes.
5. Realiza programacin de las capacitaciones solicitadas. Secretaria del Departamento de

Informa por telfono, por correo electrnico o por oficios Secretaria del Departamento
6. a las entidades sobre la fecha y horario de capacitacin. Implementacin y Capacitacin
Realiza la logstica de las capacitaciones, preparativos de Secretaria del Departamento de
7. saln y equipo de cmputo, gestiona servicio de Implementacin y Capacitacin
refacciones y formato para control de asistencia.
Confirma va telefnica la asistencia de personal que se va Secretaria del Departamento de
8. Implementacin y Capacitacin
a capacitar.
Semanalmente informa a los Asesores y Analistas de Secretaria del Departamento de
Implementacin y Capacitacin, sobre la capacitacin que Implementacin y Capacitacin
9.
debe impartir, indicando el tema, fecha, horario de la
capacitacin y nmero de participantes.
Realiza los preparativos de la capacitacin, verificacin del
Asesor/Analista en
10. funcionamiento de la herramienta informtica y ejercicios
prcticos.
Asesor/Analista en
11. Imparte la Capacitacin.
Entrega diplomas de participacin, en caso de ser Asesor/Analista en
12.
requerido. Implementacin y Capacitacin.
Entrega listados de asistencia a la Secretaria del Asesor/Analista en
13.
Departamento. Implementacin y Capacitacin.
14. Recibe listados y archiva.
Capacitacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera en las Entidades del Sector Pblico no
Financiero (1 de 1)
Centro de Asesor de
Usuario Capacitacin
Inicio
Informa a Secretaria
del Departamento
Recibe requerimiento Recibe expediente de sobre las
Recibe requerimiento
de entidad solicitando requerimiento de capacitaciones
de la capacitacin.
la capacitacin. capacitacin. autorizadas para que
inicie las gestiones
correspondientes.
Realiza programacin de
las capacitaciones
solicitadas.
Informa por telfono, por

correo electrnico o por
oficios a las entidades
sobre la fecha y horario
de capacitacin.
Realiza los
Realiza la logstica de las preparativos de
capacitaciones, la capacitacin,
preparativos de saln, verificacin del
equipo de cmputo, funcionamiento
gestiona servicio de de la
refacciones y formato herramienta
para control de informtica y
asistencia.
ejercicios
prcticos.
Confirma va telefnica la
asistencia de personal
que se va a capacitar. Imparte la
Capacitacin.
Semanalmente informa a
los Asesores y Analistas Entrega
de Implementacin y diplomas de
Capacitacin, sobre la participacin, en
capacitacin que debe caso de ser
impartir. requerido.
Entrega listados
Recibe listados y
de asistencia a la
archiva.
Secretaria.
Fin
9. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES
INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES 02 1 de 3

Informe Cuatrimestral de la Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
Elaborar el informe de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado en forma
cuatrimestral.
Inicia: con la generacin e impresin de reportes de la ejecucin presupuestaria.
Finaliza: Con el envo al Congreso de la Repblica y Contralora General de Cuentas del Informe
Cuatrimestral.
Pblicas.
Genera e imprime reportes de la ejecucin presupuestaria

Asesor Presupuestario
correspondiente al primer o segundo cuatrimestre del
1. Contable/Analista
ejercicio fiscal y traslada al Departamento de Administracin
Presupuestario
de Sistemas.
Recibe reportes, elabora cuadros, grficas y traslada al Departamento de

2. Departamento de Asesora Tcnica. Administracin de Sistemas
Revisa cuadros, grficas, si existen observaciones devuelve al

Departamento de Administracin de Sistemas, si no existen Coordinador del Departamento
3. observaciones, traslada al Asesor Contable o Analista de Asesora Tcnica
Presupuestario.
Elabora los comentarios a la informacin contenida en los

cuadros y grficas de la ejecucin presupuestaria de ingresos
Contable/Analista
y egresos, y traslada al Coordinador del Departamento para
4. Presupuestario
revisin.
Revisa y analiza la informacin, si existen observaciones se
trasladan al Asesor Contable o Analista Presupuestario para
5. modificacin; si no tiene observaciones, traslada al
de Asesora Tcnica
Departamento de Administracin de Sistemas para la
incorporacin de comentarios en los cuadros y grficas.
Incorpora comentarios en cuadros y grficas de la ejecucin
Departamento de
6. presupuestaria, agrega cuadros y grficas contables al
informe y traslada al Coordinador de Asesora Tcnica.
Revisa la informacin y traslada el proyecto del informe Coordinador del Departamento
7. cuatrimestral al Director. de Asesora Tcnica
Revisa el informe, realiza observaciones y devuelve al Director o Subdirector DCE

8.
Coordinador del Departamento de Asesora Tcnica.
Analiza las observaciones a incorporar al proyecto de informe Coordinador del Departamento
9. y traslada al Departamento de Administracin de Sistemas de Asesora Tcnica
para realizar los cambios.
Recibe, modifica cuadros o comentarios segn corresponda y
Departamento de
10. devuelve al Coordinador del Departamento de Asesora Administracin de Sistemas
Tcnica.
Recibe, revisa las observaciones incorporadas al proyecto de Coordinador del Departamento
11. informe y traslada al Despacho del Director o Subdirector. de Asesora Tcnica
Revisa y presenta el informe cuatrimestral al Despacho
12. Ministerial de Finanzas Pblicas. Director o Subdirector DCE
Revisa, firma oficios y devuelve el informe a Direccin de Despacho Ministerial de

13. Contabilidad del Estado. Finanzas Pblicas
Remite al Congreso de la Repblica y Contralora General de Direccin de Contabilidad del
14. Cuentas el informe cuatrimestral. Estado
Informe Cuatrimestral de la Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (1 de 1)
Asesor
Departamento de Director o
Presupuestario Coordinador del Departamento Despacho
Administracin de Subdirector de la
Contable / Analista de Asesora Tcnica Ministerial
Sistemas DCE
Presupuestario
INICIO
Genera e imprime
Recibe reportes,
reportes de la
elabora cuadros y Revisa cuadros y grficas.
ejecucin
grficas.
presupuestaria.
Si
A Observaciones?
Elabora
comentarios a la No
informacin
contenida en los
cuadros y grficas
de la ejecucin
presupuestaria.
Revisa y analiza
informacin.
NO Si
Incorpora comentarios Observaciones?
en cuadros y grficas
de la ejecucin
presupuestaria y las A
agrega al informe.
Revisa informacin y Revisa el informe y

traslada el proyecto de realiza
informe cuatrimestral. observaciones.
Modifica cuadros o
comentaros segn Analiza observaciones.
corresponda.
Revisa y presenta
Revisa observaciones Informe
Revisa informe y
incorporadas al proyecto Cuatrimestral al
firma oficios.
del informe. Despacho
Ministerial.
Remite al Congreso
de la Repblica y
Contralora General
de Cuentas, el
Informe
Cuatrimestral.
FIN

Consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Pblicas,
Descentralizadas y Autnomas
Presentar informacin consolidada de la ejecucin presupuestaria de ingresos y egresos de las
municipalidades, empresas pblicas, entidades descentralizadas y autnomas.
Inicia: con la recepcin de los informes Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Fiscal que
corresponda de las municipalidades, empresas pblicas, entidades descentralizadas y autnomas.
Finaliza: con la incorporacin de los cuadros consolidados al Informa Anual de Ejecucin
Presupuestaria y Cierre Contable del Ejercicio Fiscal.
b) Decreto No. 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
d) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.

Recibe los Informes de Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio
Fiscal que corresponda de las municipalidades, empresas Tcnico Receptor de
1. pblicas, entidades descentralizadas y autnomas y traslada Documentos
la documentacin al Departamento de Asesora Tcnica.
Recibe y traslada la documentacin al Asesor Presupuestario Secretaria del Departamento de
2. Contable o Analista Presupuestario. Asesora Tcnica
Recibe, verifica y analiza los informes de ejecucin
presupuestaria enviados por las instituciones.
Presupuestario
Elabora hoja de clculo en Excel con la informacin completa
enviada por las instituciones y clasifica la informacin por: a)
Ingresos por Clase y, b) Egresos por Grupo de Gasto. Archiva
Presupuestario
la informacin que no corresponde al informe.
Elabora resumen en hoja de Excel, que contiene el nombre
de las municipalidades, empresas pblicas, entidades Asesor Presupuestario
5. descentralizadas y autnomas que enviaron la informacin Contable/Analista
como la indica la ley. Esta informacin es la que ser Presupuestario
utilizada para la Consolidacin Presupuestaria.
Realiza la consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Asesor Presupuestario
6. Ingresos y Egresos de las instituciones que enviaron la Contable/Analista
informacin completa. Presupuestario
Elabora dos cuadros de resumen denominados:
a. Dependencias del ejecutivo, entidades
descentralizadas y autnomas, empresas pblicas y
municipalidades, consolidacin de ingresos
presupuestarios por clase devengado.
b. Dependencias del ejecutivo, entidades
descentralizadas y autnomas, empresas pblicas y
municipalidades, consolidacin de egresos
Presupuestario
presupuestarios por grupo de gasto devengado.
Traslada los cuadros al Departamento de Administracin de

Sistemas de esta Direccin, para que sean incluidos en el
Informe Anual de Ejecucin Presupuestaria y Cierre Contable
del Ejercicio Fiscal y archiva la documentacin.
Incorpora los cuadros consolidados al Informe Anual de
Departamento de
8. Ejecucin Presupuestaria y Cierre Contable del Ejercicio
Fiscal.
Consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Pblicas,
Descentralizadas y Autnomas ( 1 de 1)
Secretaria Asesor Presupuestario Departamento de
Tcnico Receptor de
Departamento de Contable/Analista Administracin de
Documentos de la DCE
Asesora Tcnica Presupuestario Sistemas
Inicio
Recibe, verifica y
analiza los
informes de
Recibe Informes ejecucin
de Ejecucin enviados por las
Presupuestaria instituciones.
del ejercicio fiscal
que corresponda
de las Recibe
municipalidades, documentos. Elabora hoja de
empresas clculo con la
pblicas, informacin
entidades enviada por las
descentralizadas instituciones y
y autnomas. clasifica por:
Ingresos por clase
y Egresos por
grupo de gasto.
Elabora resumen
en hoja de Excell.
Realiza
consolidacin de
la ejecucin
presupuestaria de
ingresos y egresos
de las
instituciones.
Incorpora cuadros
consolidados al
Informe Anual de
Elabora cuadros
Ejecucin
de resumen.
Presupuestaria y Cierre
Contable del Ejercicio
Fiscal.
Fin

Informe Anual de Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
Elaborar el Informe Anual de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado.
Inicia: con la generacin e impresin de reportes de la ejecucin presupuestaria.
Finaliza: Con el envo al Congreso de la Repblica y Contralora General de Cuentas del Informe
Anual.
Pblicas.
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento
Genera e imprime reportes de la ejecucin presupuestaria

correspondiente al ejercicio fiscal inmediato anterior al
vigente y traslada al Departamento de Administracin de
Presupuestario
Sistemas.
Recibe reportes, elabora cuadros, grficas y traslada al Departamento de

2. Departamento de Asesora Tcnica. Administracin de Sistemas
Revisa cuadros, grficas, si existen observaciones devuelve al
Departamento de Administracin de Sistemas; si no existen Coordinador del Departamento
3. observaciones, traslada al Asesor Contable o Analista de Asesora Tcnica
Presupuestario.
Elabora los comentarios a la informacin contenida en los Asesor Presupuestario

cuadros y grficas de la ejecucin presupuestaria de ingresos y Contable/Analista
4. egresos, y traslada al Coordinador de Departamento para Presupuestario
revisin.
Revisa y analiza la informacin, si existen observaciones se

trasladan al Asesor Contable o Analista Presupuestario para
5. modificacin; si no tiene observaciones, traslada al
de Asesora Tcnica
Departamento de Administracin de Sistemas para la
incorporacin de comentarios en los cuadros y grficas.
Recibe cuadros, grficas contables y estados financieros del Departamento de
6. Departamento de Anlisis Contable. Administracin de Sistemas
Incorpora comentarios en cuadros y grficas de la ejecucin
presupuestaria, agrega cuadros y grficas contables al informe
Departamento de
7. as como los estados financieros remitidos por el
Departamento de Anlisis Contable y traslada al Coordinador
de Asesora Tcnica.
Revisa la informacin y traslada el proyecto del informe anual Coordinador del Departamento
8. al Director o Subdirector. de Asesora Tcnica
Revisa el informe, realiza observaciones y devuelve al
9. Coordinador del Departamento de Asesora Tcnica para su Director o Subdirector DCE
modificacin.
Analiza las observaciones a incorporar al proyecto de informe
10. y traslada al Departamento de Administracin de Sistemas de Asesora Tcnica
para realizar los cambios.
Recibe, modifica cuadros o comentarios segn corresponda y
Departamento de
11. devuelve al Coordinador de Departamento de Asesora Administracin de Sistemas
Tcnica.
Recibe, revisa las observaciones incorporadas al proyecto de Coordinador del Departamento
12. informe y traslada al Despacho del Director o Subdirector. de Asesora Tcnica
Revisa y presenta el informe de la Liquidacin y los estados
13. financieros al Despacho Superior de este Ministerio de Director o Subdirector DCE
Finanzas Pblicas.
Revisa, firma oficios y devuelve el informe a la Direccin de Despacho Ministerial de
14. Contabilidad del Estado. Finanzas Pblicas
Remite al Congreso de la Repblica y Contralora General de Direccin de Contabilidad del
15. Cuentas el informe anual. Estado
Informe Anual de Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado ( 1 de 1)
Asesor
Departamento de Coordinador del Director o
Presupuestario Despacho
Administracin de Departamento de Asesora Subdirector de la
Contable / Analista Ministerial
Sistemas Tcnica DCE
Presupuestario
Inicio
Genera e imprime
Recibe reportes,
reportes de la
elabora cuadros y Revisa cuadros y grficas.
ejecucin
grficas.
presupuestaria.
A Si
Observaciones?
Elabora comentarios
a la informacin
No
contenida en los
cuadros y grficas de
la ejecucin
presupuestaria.
Revisa y analiza
informacin.
No Si
Recibe cuadros,
grficas contables y Observaciones?
A
Incorpora
comentarios a
cuadros y grficas de
Revisa informacin y Revisa el informe y
ejecucin
traslada el proyecto de realiza
presupuestaria,
informe anual. observaciones.
agrega cuadros,
grficas contables y
Modifica cuadros o
comentaros segn Analiza observaciones.
corresponda. Revisa, presenta
Informe de la
Liquidacin y Estados Revisa, firma
Revisa observaciones
Financieros al oficios y devuelve
incorporadas.
Despacho Superior el informe.
del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
Remite al Congreso
de la Repblica y
Contralora General
de Cuentas el
Informe Anual.
Fin

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Plantilla 2.

MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN DE CONTABILIDAD DEL

Guatemala, noviembre de 2016

Procedimientos de Planificacin de Adquisiciones ___________________________________________ 67

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 2

Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles ________________________________________________ 192

Manejo de Almacn __________________________________________________________________ 237

2. CORRESPONDENCIA ________________________________________________________________ 270

3. ASESORAS Y NORMAS ______________________________________________________________ 274

4. SISTEMAS ________________________________________________________________________ 285

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 3

5. REGISTRO CONTABLE _______________________________________________________________ 297

6. ANLISIS CONTABLE Y FINANCIERO ____________________________________________________ 319

7. NMINAS ________________________________________________________________________ 340

8. IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN___________________________________________________ 397

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 4

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 5

Propsito del manual

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 6

Planificacin, registro y control de la ejecucin del presupuesto 03 1 de 7

Elaboracin, actualizacin y seguimiento del plan operativo anual y multianual

a) Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento

Solicita a los Departamentos que conforman la dependencia, que de acuerdo a

5 Recibe y consolida la informacin generada en los formatos definidos. Jefe de DSAI

Presenta el POA y POM a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI

S: Regresa a Jefe de DSAI para realizar correcciones.

Necesita una ampliacin presupuestaria?

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 8

Recopila informacin solicitada, elabora oficio de respuesta y enva al Jefe de

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 9

Elaboracin, actualizacin y seguimiento del plan operativo anual y multianual

Solicita los Departamentos

Elabora el POA y POM

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 10

Autoridad Administrativa Superior de la

Necesita una Conoce la

Gestiona la solicitud Es financiado

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 11

Autoridad Administrativa Superior de

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 12

Autoridad Administrativa Superior de

Recibe oficio de Recibe solicitud de

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 13

Planificacin, registro y control de la ejecucin del presupuesto 04 1 de 6

Elaboracin del anteproyecto de presupuesto

Inicia: Solicitud para la elaboracin y presentacin de Anteproyecto de Presupuesto.

a) Ley Orgnica del Presupuesto y su reglamento

No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

3. Recibe directrices para la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto. Jefe de DSAI

Revisa POA y PACC, para analizar Productos y Sub productos planificados,

Prepara propuesta de distribucin presupuestaria para la elaboracin del

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 14

Personal responsable en los procesos

Consolida la informacin, Integra propuesta de Anteproyecto de

Analizan propuesta y establecen Anteproyecto de Presupuesto de la Autoridad Administrativa Superior de

Existen ajustes? Jefe de DSAI

Traslada Anteproyecto de Presupuesto a la Autoridad Administrativa Jefe de DSAI

Autoriza Anteproyecto de Presupuesto de la Dependencia para el ejercicio Autoridad Administrativa Superior de

Recibe Anteproyecto de Presupuesto aprobado y traslada lineamientos a Jefe de DSAI

Registra los datos en el mdulo de Formulacin del Anteproyecto de

21. Recibe de Direccin Financiera e instruye el envo al SICOIN. Jefe de DSAI