CONTABILIDAD AVANZADA I Profa.

Edith Velsquez

Caja general

Existen diversas definiciones de la cuenta Caja, entre las que se mencionan la de Catcora (2000),
quien sostiene que la cuenta caja est conformada por el dinero en existencia y que se encuentra
pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantiene para pagos especiales (Pg.
123).

Por su parte, Olivo y Maldonado (1980), la definen como: Caja representa el dinero que tiene la
empresa para una fecha determinada, ya sea en moneda, billetes o cheques recibidos a favor de la
empresa (Pg. 39).

Otra definicin es la aportada por Brito (1998), quien acota que: Es esta la cuenta a travs de la cual
se controla la mayora del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la
empresa (Pg. 274).

Las definiciones anteriores se pueden resumir generalizando que la cuenta Caja controla el efectivo
disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esa cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta Caja debe ser presentada en el balance general,
encabezando el grupo de activo circulante. En esa cuenta se registra todo el efectivo que ingrese y
salga de la empresa, se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de
los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo,
cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Procedimientos de control interno de Caja

El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las fortalezas que contenga el control
interno establecido. A continuacin se mencionan algunas normas que se recomienda tener en cuenta
al elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones: las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que
intervenga en operaciones de autorizacin o de registros contables. Los que laboren en el
departamento de caja, no pueden tener acceso a:
- Facturacin y entrega de mercancas.

- Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el Mayor principal.

- Elaboracin y envi de estados de cuentas a los clientes.

- Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.

- Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el Mayor.

- Autorizacin para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.

- Autorizacin para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que deben.

Depsitos diarios: todos los ingresos de caja deben ser depositados

diariamente, e intactos, en el banco. Este paso de control interno quedara aun ms reforzado, si
se establece que, una vez hecho el depsito bancario, la planilla de depsito sea entregada

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directamente a Contabilidad y no al cajero. No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que
haya ingresado en caja, excepto los que se hagan por caja chica.

Endoso de cheques recibidos: a todos los cheques recibidos de terceros se

les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que diga solo para depositar en cuenta
corriente nmero.. De esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado
indebidamente.

Ingresos por cobranzas: el control de los ingresos por cobranzas se inicia

desde el momento que se entrega al cobrador los documentos a ser cobrados.

- De los documentos entregados al cobrador (facturas, letras de cambio, etc.) debe elaborarse un
listado, por duplicado, de manera que el cobrador reciba el original anexo a los documentos por
cobrar, mientras que la copia, debidamente firmada por el cobrador, quede en el Departamento
de Cobranza.

- El cobrador debe elaborar diariamente un informe de cobranzas, por cuadriplicado, que junto
con el efectivo cobrado, ser entregado al cajero, quien firmar el informe y devolver al
cobrador el original y el duplicado. A su vez, el cobrador entregar a Cobranzas los documentos
anteriores, junto con aquellos que no pudieron ser cobrados ese da. Cobranzas enviar a
Contabilidad el duplicado, mientras que el original queda en ese departamento para los
respectivos controles.

- Al finalizar el da, el cajero elabora, segn los documentos recibidos, la planilla de depsito
bancario el cual se har, a ms tardar, el da siguiente.

- Una vez hecho el depsito, el cajero enva a Contabilidad la copia de la planilla de depsito
(vaucher), junto con el triplicado del informe de cobranza, el cual ser cotejado con la copia del
informe recibida del Departamento de Cobranzas y se procede a realizar los registros
pertinentes.

Ingresos recibidos por correo: en los casos en que se reciban ingresos a travs del
correo, el control debe comenzar desde el momento mismo en que el sobre es abierto.

- Todos los cobros que generalmente se reciben por correo son cheques, a los cuales debe
estamprsele inmediatamente el sello de solo para depositar en la cuenta corriente nmero.

- Debe ser elaborado un informe, por cuadruplicado, de los valores recibidos, los cuales sern
posteriormente entregados al cajero, quien firmar el original y duplicado del informe y lo
devolver a la persona encargada de recibir la correspondencia, quien a su vez enviar a
Contabilidad el original para el registro y comprobaciones posteriores y archivar el duplicado,
como evidencia de haber cumplido con la parte del proceso que le corresponde.

- Al final del da, el cajero proceder a hacer el depsito por la totalidad de los ingresos recibidos,
y enviar una copia de la planilla a contabilidad junto con el triplicado del informe que obtuvo del
empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de ese informe, queda archivado en
el Departamento de Caja.

Ingresos por ventas al detalle: los ingresos por concepto de ventas al detalle requieren tambin
de un estricto control interno. En trminos generales, se sugiere actuar como sigue:
- Al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborar una factura por
triplicado y se la entregar al cliente quien pasar a cancelarla por caja.

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- El cajero colocar el sello de cancelado en los tres ejemplares de la factura y devolver el

original y duplicado al cliente, quin regresar a retirar la mercanca comprada, en la seccin de
despacho, entregar el duplicado de la factura cancelada reservndose el original.

- El vendedor enviar los duplicados de las facturas a contabilidad para su registro, mientras que
el cajero realizar el depsito bancario segn lo explicado, enviando una copia del mismo a
contabilidad.

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