CONTABILIDAD AVANZADA I Profa.

Edith Velsquez

Sistemas de comprobantes del Efectivo

Meigs, Williams, Haka y Bettner (2000), sealan que un mtodo de uso generalizado al establecer
el control interno sobre los desembolsos de efectivo es el sistema de comprobantes (Pg. 273).

De igual forma, ellos consideran que en un sistema de comprobantes tpico, el Departamento de

Contabilidad es responsable de aprobar los pagos de efectivo y de registrar las transacciones: al
aprobar un gasto, el Departamento de Contabilidad examina los documentos de respaldo, tales como
la factura del proveedor, la orden de compra y el informe de entrada. Una vez aprobado el pago, el
Departamento de Contabilidad firma un comprobante autorizando el pago y registra la transaccin en
los libros contables.

El comprobante y los documentos de respaldo se envan entonces al tesorero u otro funcionario del
Departamento Financiero. Este funcionario revisa el comprobante y los documentos de respaldo
antes de girar el cheque. Cuando el cheque es firmado, el comprobante y los documentos de
respaldo se perforan o se sellan con la palabra cancelado, para eliminar cualquier posibilidad de que
estos sean presentados mas tarde como soporte de otro cheque.

Es norma que ningn miembro del personal de los Departamentos de Contabilidad y Finanzas est
en capacidad de efectuar desembolsos de efectivo no aprobados. El personal de Contabilidad, que
aprueba y registra los desembolsos, no esta autorizado para firmar cheques y el personal del
Departamento de Finanzas, que emite y firma cheques, no esta autorizado a emitir un cheque a
menos que haya recibido primero un comprobante de autorizacin del Departamento de Contabilidad
respectivo.

Caja general

Existen diversas definiciones de la cuenta Caja, entre las que se mencionan la de Catcora (2000),
quien sostiene que la cuenta caja est conformada por el dinero en existencia y que se encuentra
pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantiene para pagos especiales (Pg.
123).

Por su parte, Olivo y Maldonado (1980), la definen como: Caja representa el dinero que tiene la
empresa para una fecha determinada, ya sea en moneda, billetes o cheques recibidos a favor de la
empresa (Pg. 39).

Otra definicin es la aportada por Brito (1998), quien acota que: Es esta la cuenta a travs de la cual
se controla la mayora del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la
empresa (Pg. 274).

Las definiciones anteriores se pueden resumir generalizando que la cuenta Caja controla el efectivo
disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esa cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta Caja debe ser presentada en el balance general,
encabezando el grupo de activo circulante. En esa cuenta se registra todo el efectivo que ingrese y
salga de la empresa, se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de
los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo,
cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Cuman, junio de 2009 1