El efectivo en Caja est constituido por los siguientes rubros:

Monedas y billetes emitidos por el Banco Central de Venezuela. Monedas y billetes

de otras naciones (divisas).

Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o

depositar.

Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas

corrientes bancarias, tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, facturas de
tarjetas de crdito por depositar, etc.

En el caso del efectivo en Bancos, se consideran como tales:

Las cuentas bancarias de depsitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.

Las cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que
en esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o haya
controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta
partida como efectivo, deber convertirse previamente en moneda nacional, al tipo de
cambio existente para el momento.

Los cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn
banco pero que, para una determinada fecha, an no hayan sido entregados a sus
beneficiarios. Es obvio, que en este caso, a pesar de que el cheque haya sido
emitido y deducido del saldo del Banco en los libros, en cualquier momento se puede
disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la
empresa los cheques emitidos. En todo caso, lo ms que podra suceder sera la
aparicin en libros de un sobregiro bancario.

Partidas no consideradas como efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de efectivo, no

cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la liberacin de deudas u
obligaciones por parte de la empresa. Por ello, no deber ser tratado como efectivo lo
siguiente:

En Caja:

Los vales de caja: al hacer un arqueo o conteo de caja, con frecuencia se

encuentra que existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ms bien ser mostrado
como Cuentas por cobrar.

Cheques post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado.
Los casos ms corrientes provienen de los siguientes hechos:
 - Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente, pero
como para el momento carece de fondos, lo emite con fecha posterior, pidindole al
cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja
hasta tanto llegue la fecha hbil para su cobro o depsito en un banco.

- Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso

similar al anterior. El cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha
en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se mencion
anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de las respectivas Cuentas por
cobrar.

Cheques devueltos: en algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y

recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber
sido depositados en un banco. Las razones por las que estas devoluciones se
producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes
actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto:

- En el caso de cheques devueltos por falta de fondos, stos no deben ser

considerados como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco as lo
exige.

- Cuando los cheques son devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de

fondos; por ejemplo, los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas,
disparidad de cantidades, etc., podran ser considerados como efectivo y
presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto
pueda ser subsanada en corto tiempo.

Las estampillas fiscales y de correos no son aceptadas como un sello comn de

pagos. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance
general como "existencia de estampillas" en la seccin de gastos prepagados del
activo circulante.

En Bancos:

Depsitos bancarios a plazo fijo: cuando una empresa hace cualquier depsito de
dinero en una institucin financiera a plazo fijo, significa que no podr disponer de
esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Si el plazo fijo es menos de un
ao, el monto de esos depsitos deber mostrarse en el activo circulante, pero en un
rubro diferente al efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un ao, ser
presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a
largo plazo.

Depsitos bancarios congelados: se trata de los casos en que una empresa

mantiene depsitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en
suspensin de operaciones, o hayan sido intervenidas por las autoridades
competentes.
 Depsitos bancarios para fondos especiales: en oportunidades, las empresas
crean fondos especiales a travs de depsitos en bancos, con el objetivo de hacer
frente a cualquier obligacin futura, tal como adquisicin de activos fijos, amortizacin
o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones, o para cubrir
los costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso de que se pierda.
Estos depsitos especiales debern ser presentados en el grupo de otros activos del
balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un ao en
los fines previstos. En este ltimo caso, sern mostrados dentro del activo circulante,
pero siempre segregados del efectivo.

Depsitos restringidos en bancos extranjeros: cuando se tiene depsitos en

bancos de otros pases y por diferentes razones est restringida la disponibilidad de
los fondos, deber tambin segregarse del efectivo el monto correspondiente, y ms
bien ser presentado como otros activos.

Control interno del efectivo

Un eficiente sistema de control interno del efectivo debe contener procedimientos

adecuados para proteger tanto las entradas como las salidas del mismo. Estos
procedimientos deben basarse en los siguientes dos principios bsicos: primero, debe
haber actividades separadas para que la persona responsable de manejar y custodiar el
efectivo no sea la misma que lleve sus registros; segundo, todas las entradas de efectivo
se deben depositar diaria e ntegramente en el banco. Igualmente, todos los pagos deben
efectuarse mediante cheques.

Con el primer principio se pretende evitar el dolo y el mal uso o manejo del efectivo por
parte del personal. El segundo principio es para que los registros que se llevan en la
cuenta Banco sirvan como un registro separado y externo de todas las transacciones de
efectivo, para verificar y comprobar los registros de la empresa.

Depositar diariamente todas las entradas de efectivo evita que algn empleado haga uso
personal del mismo por algunos das, antes de ser depositado en el Banco.

En trminos generales, un sistema bsico de control del efectivo incluye las siguientes
medidas de seguridad:

Creacin de una rutina definida para la contabilizacin de las operaciones de

efectivo, con una divisin del trabajo que ponga al descubierto los errores y
complicidad del personal para efectuar y encubrir una malversacin de fondos.

Tan pronto como se reciba algn dinero, debe prepararse el respectivo documento
fuente (Caja registradora, las notas de venta o facturas prenumeradas), donde se
indique el monto exacto del dinero recibido, la fecha de recepcin, el concepto, y en
algunos casos, su procedencia.

Separacin del manejo del efectivo y la funcin de registro. Las personas que
manejan los ingresos de efectivo o que hacen desembolsos, no deben tener acceso a
los registros; y las que registran las operaciones de efectivo no deben tener acceso a
los fondos.
 Separacin de las actividades relacionadas con los desembolsos de las
relacionadas con las entradas.

Exigencia de que todo el efectivo recibido se deposite diariamente en el banco.

Exigencia de que todos los pagos se hagan con cheque.

Los procedimientos exactos que se emplean para el control del efectivo varan de una
empresa a otra y dependen de varios factores, tales como el tamao de la empresa, la
actividad econmica que realiza, el nmero de empleados, y las fuentes de efectivo, entre
otros.