Guía para Elaborar Manual de Normas y Procedimientos

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. ,
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Gua lcnica para la

Elaboracin de Manuales
del Ministelio
.- del 'odel' PODular ,
aara el Deaorte
Oficina de Planificacin y Presupuesto

Direccin de Organizacin y Sistemas
Caracas, Abril 2012

GUA TCNICA PARA LA
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ELABORACiN DE MANUALES FECHA DE ELABORACiN:
b!dIl!l4J!1!lmi
Mayo 2014
GUA TCNICA PARA LA ELABORACiN DE

MANUALES DEL MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA EL DEPORTE
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GUA TCNICA PARA LA
ELABORACiN DE MANUALES
FECHA DE ELABORACION:
Mayo 2014
INTRODUCCiN
El presente instrumento tiene su asidero jurdico en el artculo 35 la Ley de la Contralora

General de la Repblica y el Sistema de Control Fiscal. El mismo est diseado con la
finalidad de normalizar y estandarizar el procedimiento que permita la elaboracin,
anlisis, presentacin y resguardo de los Manual de: Organizacin de Normas y
Procedimientos que sean requeridos por el Ministerio del Poder Popular para el Deporte.
El mismo, contiene definiciones bsicas de los Manuales, tcnicas para la recopilacin de

1nformacin, modelo para anlisis de la data, forma de presentacin para su aprobacin y
publicacin de los Manuales, as mismo, las condiciones para su archivo y control, lo cual
constituye informacin bsica para el personal que labora en el Ministerio del Poder
Popular para el Deporte.
Est estructurada en cinco (5) captulos, los cuales describen el objetivo de la gua, las
Normas Generales para la elaboracin de Manuales, recopilacin, elaboracin,
presentacin y resguardo de estos, as como tcnicas para la elaboracin de Flujogramas
y Normas para la elaboracin de Pictogramas.
El presente instrumento normativo viene a sustituir el Manual Maestro "Manual para la

Elaboracin y Presentacin de los Manuales Administrativos y Tcnicos en el Ministerio
del Poder Popular para el Deporte", aprobado a travs de Punto de Cuenta N 02 de
Fecha 14/12/09.
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~~~ ELABORACiN DE MANUALES
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CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCiN 3
CAP~UlOI 4
1.1.- Objetivo. 5
.' 1.2.- Dirigido a. 5
1.3.- Base Legal. 5
CAP~UlOII 7
2.1.- Normas Generales. 8
CAPTULO 111 10
3.1.- Manual de Organizacin. 11
3.2.- Aspectos Generales a considerar para la elaboracin del Manual de 12
Organizacin.
3.3,- Elementos que integran el Manual de Organizacin. 13
3.4.- Contenido del Manual de Organizacin. 17
CAP~UlOIV 24
4.1.- Manuales de Normas y Procedimientos. 25
4.2.- Encabezado y Pie de Pgina del Manual de Normas y Procedimientos. 28
4.3.- Contenido del Manual de Normas y Procedimientos. 30
CAPTULO V 41
5.1.- Glosario de Trminos. 42
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CAPITULO I
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1.1.- OBJETIVO:
Contar con un instrumento tcnico que permita manejar un criterio metodolgico

uniforme, para elaborar, actualizar, presentar y resguardar los manuales del Ministerio
del Poder Popular para el Deporte.
1.2.- DIRIGIDO A:
Al personal que labora en la Direccin de Organizacin y Sistemas adscrita a la Oficina

de Planificacin y Presupuesto, as como el personal autorizado por los jefes de unidad
~ . facultado para la elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos respectivos.
1.3.-BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA:
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial de la

Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.453 Extraordinario de fecha 24 de Marzo
de 2000. Enmendada G.O. N 5.908 (Extraordinaria), de fecha 19 de febrero de
2009.
2. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 6.013 Extraordinario de la
Repblica Bolivariana de Venezuela de fecha 23 de Diciembre de 2010.
3. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial de la

Repblica de Venezuela N 2.818 Extraordinario de fecha 1 de julio de 1981.
4. Ley Orgnica de Deporte, Actividad Fsica y Educacin Fsica, Gaceta Oficial

de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.741 de fecha 23 de Agosto de
2011.
5. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, Gaceta Oficial de la Repblica

Bolivariana de Venezuela No. 37.522 de fecha 06 de septiembre de 2002.
6.
NEROS
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GUA TCNICA PARA LA
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8. Reglamento Parcial N1 de la Ley Orgnica de Deporte, Actividad Fsica y

Educacin Fsica; Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela 39.872 de fecha
28 de febrero 2012.
9. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la

Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, Gaceta Oficial de
la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.282 de fecha 28 de septiembre de
2005.
R UE ALVAR~EROS
Ministro
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CAPITULO 11
SNEROS
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2.1.-NORMAS GENERALES
1. Los Manuales del Ministerio debern elaborarse para dar cumplimiento a la Ley
de la Contralora General de la Repblica y Sistema Nacional de Control Fiscal,
en su articulado N 37, referido al Control Interno de los Organismos Pblicos y
servirn como instrumentos para la normalizacin de sus operaciones y
procedimientos administrativos.
2. Los Manuales del Ministerio, se elaborarn siguiendo los lineamientos contenidos
en la presente Gua Tcnica, la cual ser de obligatorio cumplimiento para el
.' personal que labora en la Direccin de Organizacin y Sistemas.
3. La Unidad responsable de la elaboracin y presentacin de los Manuales de:
Organizacin; de Normas; de Procedimiento y de Normas y Procedimientos, ser
la Direccin de Organizacin y Sistemas, Unidad adscrita a la Oficina de
Planificacin y Presupuesto.
4. Los manuales se clasifican en:
Cuatro categoras, en las cuales pueden enmarcarse los instrumentos
metodolgicos o manuales de mayor uso:
4.1.-De Organizacin: Contiene informacin detallada de la organizacin,
referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura
orgnica, funciones, niveles jerrquicos y responsabilidad.
4.2.-De Normas: Es la recopilacin organizada y coherente de normas que
regulan actividades administrativas especficas de los procesos.
4.3.-De Normas y Procedimientos: Instrumento tcnico que incorpora la
sucesin cronolgica y secuencial de operaciones relacionadas entre
s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin,
actividad o tarea especfica de una organizacin.
4.4.- Tcnicos: Documento que agrupa los principios y tcnicas necesarios
para la realizacin de una o varias funciones en forma total o parcial.
5. Los Manuales sern elaborados:
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1fihG@mm:
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6. Los Manuales sern actualizados:

6.1.-Manual de Organizacin: Cuando se decrete un proceso de
reorganizacin o reestructuracin (una vez publicado en Gaceta Oficial
los Reglamentos respectivos).
6.2.-Manuales de Normas y Procedimientos: Cuando se realicen
reformas en el ordenamiento jurdico, modificacin de procesos
medulares, correccin de resultados de auditoras, reorganizacin o
reestructuracin (una vez aprobado el Manual de Organizacin).
7. El Ministro (a) ser la persona facultada para la aprobacin de los Manuales del
.' Ministerio, como mxima autoridad de la Institucin, se'gn lo estipulado en el
artculo N 36 de la Ley de la Contralora General de la Repblica y Sistema
Nacional de Control Fiscal.
8. La Oficina de Planificacin y Presupuesto - Direccin de Organizacin y
Sistemas-, ser la unidad encargada de resguardar y custodiar los originales de
todos los Manuales aprobados por el Ministro (a), acompaados del
correspondiente Punto de Cuenta debidamente firmado y sellado.
9. Toda solicitud de copia fsica adicional de Manual de Organizacin o de Normas
y Procedimientos se tramitar mediante Memorando a la Oficina de Planificacin
y Presupuesto - Direccin de Organizacin y Sistemas.
10. Todos los originales de los Manuales aprobados por el Ministro (a), se
conservarn en carpetas de plstico de color blanco, de tres (3) ganchos o aros.
11. Los Manuales aprobados por el Ministro (a) sern enviados, va electrnica a la
Oficina de Tecnologa de la Informacin, con la finalidad que los mismos sean
incluidos en el portal de la intranet del Ministerio,
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CAPITU LO 111
UE :LVAREZ~EROS
Ministro
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3.1.-MANUAL DE ORGANIZACiN
Es la herramienta que permite registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica informacin de la organizacin, en ella se expone de forma detallada la
estructura organizacional del Ministerio del Poder Popular para el Deporte en todos
sus niveles, antecedentes, filosofa institucional, estructura orgnica y describe
cada una de las Unidades de acuerdo a su objetivo, funciones, autoridad e
interacciones, entre otras.
El Manual de Organizacin permite precisar las funciones y relaciones de cada
.unidad para determinar responsabilidades, evitar duplicidad o solapamiento de
funciones detectando las omisiones, manteniendo slido el plan de organizacin.
El Manual se elabora una vez aprobados y publicados los Reglamentos Orgnico e
Interno del Organismo y se presenta para aprobacin del Ministerio, su vigencia
est determinada por los cambios organizacionales (reorganizacin o
reestructuracin) dictados por el Presidente (a) de la Repblica y publicado en
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Ventajas del Manual de Organizacin:

Presenta una visin de conjunto de la Organizacin y de las Unidades.
Precisa las funciones que deben ejecutar la Unidades para evitar
duplicidad, detectar omisiones y determinar responsabilidades.
Colabora en la ejecucin correcta de las actividades asignadas al personal
y proporcionar uniformidad en su desarrollo.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones,
evitando la repeticin de instrucciones y directrices.
Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de
medidas de modernizacin administrativa.
Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando
su incorporacin e induccin a las distintas reas.
Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de las
unidades responsables.
EROS
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3.2.-Aspectos Generales a considerar para la elaboracin del Manual:
1. Para el Manual de Organizacin se utilizar la letra de la familia tipogrfica "Arial

tamao 12" en negrita mayscula sostenida para los Ttulos y "Arial tamao 11"
para el texto.
2. El Manual de Organizacin, constar de Captulos y los mismos estarn

identificados con nmeros romanos, sus componentes internos o sub ndices
estarn identificados con nmeros algebraicos ascendentes .
. Ejemplo: CAPITULO I
Normas Generales
1. El Ministerio deber ...
1.1.-
3. Los mrgenes utilizados en el Manual de Organizacin sern los siguientes:

Superior: 2,5 cm
Inferior: 2,5 cm,
Izquierdo: 3,0 cm.
Derecho: 2,5 cm
Adicionalmente se aadir 1 cm entre el encabezado e inicio del texto, as como

entre el final del texto y el pie de pgina.
Ejemplo:
2.5CM
1
} 1 CM
3 CM
-..r.H"tOa.L~~..,
.
-_
... a. .....aAOIlOoN
...
o&:~
I!L
2.5CM
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3.3.-ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACiN
Encabezado
La parte superior de la hoja del formato del Manual de Organizacin estar

constituida por una tabla dividida en tres (3) columnas siendo la columna superior
izquierda dividida en dos (2) filas.
El contenido que deber tener ser el siguiente:
1. De la Utilizacin de los Logos
1.1.-Los logos debern ser ubicados en el extremo izquierdo superior de cada

pgina. El logotipo del Ministerio, describe una flama que emerge de una
Antorcha Olmpica, donde los colores patrios de la Repblica Bolivariana de
Venezuela forman las llamas de sta y le da dinamismo al logotipo, con ocho
estrellas de color azul en la parte inferior y el nombre de Mindeporte en letras
de color blanco.
Ejemplo:
~I
.4IttmiU.Ri.iD
1.2.-En la parte central superior de cada pagina se deber colocar la

denominacin del Manual, Ejemplo: Manual de Organizacin o Manual de
Normas y Procedimientos de Viticos.
MANUAL DE
ORGANIZACiN
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Ejemplo:
PAG.:
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PG: 5 / 20= Indica que el Manual tiene 20 pginas y que se encuentra

ubicado en la pgina 5 del mismo.
1.4. El encabezado deber contener las siguientes medidas:
Margen superior 17,5cm y
Margen de encuadernacin 2 cm
Ejemplo de Encabezado con sus medidas:
17.5CM
MANUAL DE ORCA IZACION
Pie de Pgina
1. Cada pgina deber contener informacin adicional en la parte inferior, la cual

estar conformado por una lnea que contendr los campos siguientes:
Aprobado, Elaborado, Revisado y Conformado, segn modelo a continuacin:
.... . ,c. _
UCIO PEREZ ~R":' UCRf '~R - CRf UEZ

~ $ OPI' OI'P
NEROS
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Ejemplo:
APROBADO
GUSTAVO MARQUEZ
Ministro
1.2.-Elaborado: Se colocar las inciales de las Unidades Organizativas que

elabora el Manual (OyS) y el Nombre, Apellido y media firma del Titular o
Responsable de la Unidad.
Ejemplo:
ELABORADO
LUCIO PEREZ
OyS
1.3.-Revisado: Nombre de la Oficina o Direccin General de Adscripcin de la

Unidad que elabora el Manual (Oficina de Planificacin y Presupuesto), as
como el Nombre, Apellido y media firma del Titular de la Oficina o Direccin
General.
Ejemplo:
REVISADO
MARiASUCRE
OPP
1.4.-Conformado: Inciales de la Oficina o Direccin encargada de la revisin final

antes de someterlo a la aprobacin del Ministro (a), as como el Nombre,
Apellido y media firma del Titular de la Oficina.
Ejemplo:
CONFORMADO
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Organizacin y Sistemas, la revisin y conformacin ser realizada por la

Oficina de Planificacin y Presupuesto
El Pie de Pgina deber contener las siguientes medidas:
Margen superior 17,5 cm y
Margen de encuadernacin 2 cm
Ejemplo de Pie de Pgina con sus medidas:
17.5 CM
:;: _.:.. ._ .:.c .:..

2CM
<E----7 l uc 10 PEREZ .:.R SUCRE I':'Rt.:. SUCRE GUSTAVO ;AAROUEZ
ovs OPP OPP M.n.slTo
~ __ ~ __ ~'l~ __ ~,- __ ~' lL__ ~,- __ ~'lL y- ~
Y Y Y Y
3 CM 3 CM 3 CM 8.5 CM
3.4.-CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACiN
1. Portada: Esta pgina contendr el logotipo de la institucin, identificacin del

Manual, el nombre de la Unidad Responsable, y fecha de elaboracin.
2. ndice o Contenido: Es una lista de palabras e indicadores asociados que
permite la ubicacin de manera rpida y eficaz de material al interior del texto o
manual.
Aspecto Generales
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5. Base Legal: Ordenamiento Jurdico vigente que aplique y sirva de fundamento

para la organizacin del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Se harn
referencia a los mismos manteniendo el orden jerrquico jurdico de la Nacin.
Ejemplo:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela ..
Leyes Orgnicas y Especiales.
Leyes Ordinarias.
Reglamentos.
Decretos Ley.
Ordenanzas.
Circulares, Oficios y Documentos Normativos.
Informacin de la Institucin
6. Antecedentes: Descripcin de la organizacin desde su origen, refirindose al

decreto de constitucin y Gaceta Oficial en la cual conste el mismo.
7. Filosofa de Gestin: Basada en las polticas y lineamientos estratgicos
emanados de la Presidencia de la Repblica y del Ministerio del Poder Popular
para la Planificacin.
7.1,Nisin: Es el conjunto de ideas que esbozan un estado deseado por la

Organizacin en el futuro, es por tanto, el sueo o imagen de lo que se
desea alcanzar en un tiempo determinado. Deber ser realista, posible de
alcanzar, positiva, alentadora y orientada a objetos y metas.
A continuacin se presentan ejemplos de una visin para un Organismo:
Ejemplo 1: "Ser un organismo eficiente en la prestacin de servicios
de Seguridad y Asistencia Social Integral, con una atencin de alta
calidad para el personal Docente y Administrativo del Ministerio del
Poder Popular para ... ".
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7.2.-Misin: Es la definicin especfica de lo que el Organismo es, de lo que

hace (a qu se dedica o establece) y a quin sirve con su funcionamiento; su
orientacin en cuanto a su planificacin y todo el funcionamiento de la
misma, es decir, su razn de ser.
A continuacin se presentan ejemplos de una misin para un Organismo:
Ejemplo 1: "Promover y desarrollar un Sistema de Seguridad Social

Integral y eficaz orientado al mejoramiento permanente de la
Calidad de Vida de los profesores, maestros y personal
administrativo mediante la prestacin oportuna, eficiente y efectiva
de asistencia en sus requerimientos de afiliacin, crditos:
Hipotecarios o personales; mdicos-asistencial; culturales,
recreativos, deportivos y de ayudas socioeconmicas".
Ejemplo 2: "Propiciar el desarrollo integral de las y los jvenes en

edades de 15 a 35 aos en el marco de una coordinacin efectiva
para la ejecucin de las polticas juveniles en los procesos de toma
de decisin, ejecucin y accin, con un sentido pluralista y
democrtico, guiados por un enfoque de gnero en el marco de los
Derechos Humanos."
7.3.-Polticas: Son lineamientos generales orientados en forma ideolgica a la

.toma de decisiones para el logro de los objetivos d la Organizacin,
facilitando la toma de decisiones y la implementacin de estrategias.
Ejemplo: "Las unidades y reas de la organizacin debern guardar

relacin con los procesos que realizan, evitando duplicidad de
funciones y atribuciones. Independientemente de la especializacin,
cada proceso debe contar con un responsable (dueo del proceso)
que ser quin responda por la eficiencia y eficacia del proceso".
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Ejemplo: En el plazo de dos aos, debemos generar como mnimo,

cuatro productos nuevos o realizar cambios substanciales a los
existentes, con el objetivo de mejorar la rentabilidad de los planes y
satisfacer mejor las necesidades de nuestros clientes.
7.5.-Principios: Normas o ideas fundamentales que rige el pensamiento o la

conducta del Organismo.
Ejemplo: Eficiencia.
Celeridad.
Confianza.
7.6.-Valores: Es el conjunto de creencias y reglas que regulan la gestin de la

organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura
organizacional.
Ejemplo: Responsabilidad Social.

Compromiso con los Resultados.
Inters por las personas.
8. ESTRUCTURA ORGANIZA TIVA:
Se debe describir en forma resumida la estructura organizativa formal del

Ministerio del Poder Popular para el Deporte, identificando en ella los rangos
jerrquicos, canales de interconexin y niveles de actuacin (Estratgico,
Apoyo, Sustantivo y Ente descentralizado funcionalmente). Es importante que
en ella se relaciones los niveles de dependencia de las unidades,
manteniendo un criterio uniforme segn lo contenido en su decreto de
creacin, Reglamento Orgnico, Reglamento Interno, Resoluciones, entre
otros.
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~ ELABORACiN DE MANUALES
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MMi@Miii Mayo 2014
Ejemplo:
Horizontal: Mixto
La Estructura Organizativa que se incluir dentro del Manual, deber ser la

APROBADA por el Ministerio del Poder Popular para la Planificacin, y
deber estar contenida en Reglamento Orgnico y/o Reglamento Interno
publicado en Gaceta Oficial.
8.2.-0rganigrama Funcional: Indica en el cuerpo de la grfica adems de las

Unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan. Estas
pueden transcribirse en su orden de importancia o el lugar que indican dentro
del proceso.
Ejemplo:
OFICltlA [lE PlAHll'=lCACIN y
PRESUPUESTO
1 F(lrmJar oonJlr1lamenkl con 91Presidente,

DI!9ctores O~nerle. "1 Dlrecto"'_ dQ
Llnea,los plilll8SV progrms iI dellilrroll;r
de acueecc a las polftlcas, eneemeee. del
ereccwc Nacrenat.
2. Pl .jcar, d_lgir y cocronar las acciones
n.cesafl<ilS pill1lo .":ilh.Jilf los programas iI
ser deslInonados por el Instltlto a nl..
el
nactcnet
Dlr.c,cln d. Inform'tlea,
Direccin d. PlanifiCilcin Direccin d. Pre .upueloto
Or aniucin y Sistemas
1 V~rrf,~i!If' III :lpIICl!!('lIn dtl PIr, N:lc'on~ 1 Eje~ubr. controlar V H'~IJ'" en forml'l 1 E.~IUllr 1:0. ereeueron ee lo, pl3nes V 1 Plllnlf'c:!Ir y (lrCM'~ar 1:1 e strucrur a de la
d,,1 Deporte y e "",,,u;!!r ~I,mplloCto. CO$tos" p.ron,notnh v su:tem M:lC;' 1", otJotCUC'OI' r~,om~nd.r co)rredivo$d~ w, n~(~ PIfIa ~~d ",tern;!! d,,1 Instituto (lnt'(lI.ndo los
b~l'Idl(;l(ls de I~:; pr~lUilnliilS d~portl"o:; prt~llu;l:;tilrlil d. IQ~ glill'lt~v pr(>l&r","l~ 2. M~d" "",aI"OIr '1 ~v"uar 1 1i:,,~On p,;r SHvldos V r"e ..scs dISQ",,bl-ts 1). t~
I'Il1oClQl'Oales. -e:;ta<l:r.les y rtc,on&le~ y de V 111e"rrtcfi! utlIlHI~h:!!n de res r e eur ses re sottedcs de IliS depe ede eetes que 110
IO$-ente$cOl'Otrobu,,-em:esal d-esftl'Htllo del aso,nlldo5 tf~(tulrldo lIJu:;ttspoenodlcos c~nfo"n"" ellnAAUto ; M""t~n-e lII'monllftl" y ecto "' ~n
d-tportel'l lon . piII'iltll<lcrodt 1..:;rt1.t..:; prOlri'fllildils r"r"lil conlunt la :;i:;t~miltililcJn de l(l~

; SUpH s.."I~ la ,mDltllltMM'''" de res 2. PrOp'3nUII'" V .:oordln;!tl' res d,~ntos llI:1t1'1ulllts de or(illn'zacl<lI"1 norma:: v
polrto<::lJs d-eport, ft::i Vr-evostllS en <::1 PI.", pr cc e scs P"'~ hl ro,multtC,on de l pr(lc~d'ml~nt"'sd~lln:stit"tc
NIJ':I.zn~ del Oes:oorte P~O~t,t(l de Pr~~IDUt:;t(l delrnsnturo
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8.3.-0rganigrama de Cargos:
Ejemplo:
OFICINA DE PLANIFICACiN Y
PRESUPUESTO
~ltil~nll9 Admlnltilratrvo
Mensajero
I
Okeccln d. Control V Gestin Olrecdn delnform'tlca,
Direccin d. Planificacin Direccin d. Pres.upues.to Instltuc:lonal Or anlzacln y Sistemas
Director(a) Duector (a) Director (a) Dnecto r fa)
Planificadores Planificadores Programadores
ASISltenla Ad mrmaneuvc AnahstilS: fin:ilncIIIHo;: A5lstonle AdmlnlatUllivo Anahal$ls de Oeq amzacr n y

S,titemil~
Asistenl@ Adminlstrat;'" o
9.-Descripcin por Unidad: Sern descritos el objetivo y funciones (de acuerdo al

Reglamento Orgnico y el Reglamento Interno) de todas las Unidades que
conforman el Ministerio. Del mismo modo su ramificacin Estructural Interna.
9.1.-0bjetivo de la Unidades:
Describe el propsito que pretende alcanzar la Unidad para el cumplimiento

de una actividad institucional que corresponde por atribucin.
Es importante destacar que la redaccin del objetivo est directamente

vinculada con el producto generado por cada unidad y ste con las funciones
que ejerce la misma dentro del contexto institucional.
La determinacin del mismo, deber ser lo ms claro posible y su redaccin

sencilla, procurando que la misma no exceda de cinco (5) lneas iniciando
con un verbo en infinitivo que indique el propsito a lograr, expresando en la
primera parte de su contenido QU SE HACE Y en la segunda PARA QU
SE HACE.
I~~~IQUEALVA~NEROS
Ministro
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Entre Otros.
Ejemplo de un Objetivo:
Mejorar permanentemente la calidad de vida de los empleados,

brindndoles condiciones de trabajo adecuadas, generando un
ambiente laboral y un desarrollo organizacional que propicie en ellos el
sentido de equidad .
.' 9.2,-FUNCIONES DE LA UNIDADES:
Descripcin detallada de las funciones de cada Unidad organizativa que

conforma el Ministerio, constituyen el conjunto de actividades afines, a travs
de las cuales se alcanzar el objetivo planteado. Las funciones debern
ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea de que se trate.
Las funciones debern derivarse de las establecidas en el Reglamento

Orgnico y Reglamento Interno del Ministerio, sern presentadas conforme a
su importancia inicindose su descripcin con un verbo en infinitivo y de
accin.
Debern ser congruentes con el objetivo de la Unidad, procurando que la

descripcin de cada funcin no exceda de tres renglones y respetando el
orden lgico del proceso administrativo (Planificar, Organizar, Ejecutar y
Controlar).
Ejemplo de los verbos utilizados para indicar las funciones que

desarrollan las Unidades:
Autorizar Organizar
Evaluar Coordinar
Programar Supervisar
Analizar Desarrollar
Entre Otros Verbos.
Ejemplo de Funcin:
Control de la data
EROS
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Coordinar con la Direccin de Administracin los procesos

necesarios para llevar a cabo las jornadas de vacunacin a nivel
nacional.
1D.-Glosario de Trminos: Es un catlogo de palabras con sus respectivos

significado o conceptos referentes a una misma disciplina o de un campo de
estudio, que aparece definidas, explicadas o comentadas. El glosario suele ser
agregado al final de un libro o de un documento, a modo de complemento de la
.' informacin principal.
SNEROS
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Mayo 2014
4.1.- MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Son instrumentos tcnicos que establecen los mecanismos para describir el

desempeo de las Unidades, en ellos se definen las actividades a desarrollar en
orden secuencial, su interaccin en cada etapa del proceso y sus
responsabilidades.
Son considerados imprescindibles para guiar y conducir en forma ordenada el

avance de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la
finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y 'aqilizar los trmites que
se realizan.
Los Manuales de Normas y Procedimientos tendrn como base jurdica el Manual

de Organizacin, y las leyes que regulen o normalice su rango de competencia.
La Direccin de Organizacin y Sistemas es la unidad responsable de elaborar y

actualizar los Manuales de Normas y Procedimientos, aplicando metodologas
tcnicas de recopilacin y anlisis de la informacin obtenida de las Unidades del
Ministerio, enfocndose en el registro de los hechos que permitan filtrar aquella
que sea especifica y de utilidad.
1.-Recoleccin o recopilacin de la informacin se utilizarn las tcnicas

siguientes:
1.1.-Encuestas: Consiste en interrogacin verbal o escrita estructuradas, y estn

dirigidas a un conjunto de personas, con el fin de conocer los hechos,
actividades y trmites en las que participa y que ocurren en la Unidad.
1.2.-Entrevistas: Es un acto de comunicacin que se establece entre dos o ms

personas el entrevistador y el (los) entrevistado (s) con el fin de obtener
informacin acerca de la Unidad. Para realizarla con xito se deber
observar los siguientes criterios:
Tener claro el objetivo de la Entrevista.
QUE~~
ALVAREZ el NEROS
Ministro
PAG.
26 de 44
~~?!
mmmgaAAi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Ejemplo de Formato de Registro y Control de Informacin y Asesora:
o o o
o---~-0-----
0_
0-
O"
0---
----
0-
0"'-
0---
CJ_"_
0-"'-'-
1.3.-0bservacin Directa: Asistir al lugar donde se desarrollan las actividades

relacionadas con el procedimiento y observar las alteraciones o situaciones
que puedan presentase en ste. Es importante tomar notas sobre
situaciones relevantes, para la definicin y deteccin precisa de los
problemas.
1.4.:lnvestigacin de Antecedentes: Seleccin y anlisis de escritos que
contienen datos de inters relacionados con los procedimientos, para ello se
deben realizar el respectivo anlisis y estudio a: base jurdica -
administrativas, circulares, oficios, actas de reuniones.
2.-Anlisis de la Informacin para los Manuales de Normas y Procedimientos

PAG.
27 de 44

~
********
MDm@mmga
Mayo 2014
El Diagnstico deber reflejar la situacin real de cada Unidad para realizar

los ajustes pertinentes en el diseo o rediseo de los procedimientos.
Para la realizacin del Diagnstico es importante tomar en cuenta las

siguientes pautas:
Revisin y anlisis de las funciones correspondientes a la Unidad o

Unidades que intervienen en el proceso.
Recopilacin y revisin de la base legal vigente que rige la materia.
Anlisis y estudio de la informacin recopila
Para analizar la informacin obtenida, es conveniente responder los

cuestionamientos siguientes:
Qu trabajo se hace? El tipo de actividades que se realizan en la Unidad.

Las Unidades que intervienen y el factor humano, ya sea como
Quin lo hace?
individuos o como grupo para la realizacin del trabajo.
Secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un
Cmo se hace?
trabajo determinado.
Periodicidad con que se realiza el trabajo para obtener
Cundo se hace?
resultados.
Dnde se hace? Ubicacin fsica de las Oficinas, unidades, etc .
..
Justificacin tcnica y jurdica de la realizacin del trabajo o
procedimiento, as como su vinculacin con la misin de la
Por qu se hace?
organizacin pretende conocer los objetivos de las actividades
que integran el procedimiento.
Verificacin de la existencia o no de Sistemas Automatizados.

Es recomendable la utilizacin de un instrumento tcnico, entre los que
cabe enunciar, la Matriz de: Insumo / Procedimiento / Producto para el
anlisis.
UE ALVARE~ER05
Ministro
PAG.
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~~?!
WDm@mJi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Ejemplo de Matriz de Insumo / Procedimiento /Producto:
Funciones Insumos Procedimientos Productos Esperados
Colocar la funcin Constituyen los Listados de Corresponde al resultado

respectiva elementos procedimientos obtenido, ste debe ser
establecida en el indispensables sin bsicos para la cnsono con la raz de la
Manual de los cuales no se obtencin del funcin vinculada al mismo,
Organizacin y el puede iniciar el producto. La por ejemplo: Manual de
Reglamento procedimiento: ausencia de uno de Normas y Procedimientos.
Orgnico.
.'
Leyes,
antecedentes,
ellos
producto .
altera el .
formatos, etc.
4.2.-Encabezado y Pie de Pgina del Manual de Normas y Procedimientos
1- Encabezado:
1.1.-La parte superior de la hoja del formato del Manual de Normas y

Procedimientos estar constituida por una tabla dividida en tres (3)
columnas siendo la columna superior izquierda dividida en dos (2) filas.
El contenido que deber tener ser el siguiente:
En el extremo superior izquierdo, se colocar el logotipo del Ministerio, el

cual describe una flama que emerge de una Antorcha Olmpica, en donde los
..colores patrios de la Repblica Bolivariana de Venezuela forman las llamas
de sta y se le da dinamismo al logotipo, con ocho estrellas de color azul en
la parte inferior y el nombre de Mindeporte.
la denominacin del
"~V"'I/I_IQUE ALVA~~EROS
Ministro
PAG.
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~~'?!
WDm@Mi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Ejemplo:
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD DE
VITICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAs
1.3.-En el recuadro del extremo superior izquierdo: S6 indicar el nmero de

pgina de la hoja, el total de pginas del Manual (PG: 2 /20), el mes yao
de elaboracin.
Ejemplo:
PAG:
2/20
FECHA DE ELABORACIN:
Agosto 2011
Ejemplo del Encabezado completo:
..
2- Pi de Pgina.
(4) columnas las cuales

Revisado, Elaborado y
RIQUE ALVAR~NEROS
Ministro
PAG.
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~~?!
MDm@AAm$
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
2.1.-Aprobado: Deber llevar el cargo y firma del ciudadano Ministro (a) del
Poder Popular para el Deporte, as como el sello del Despacho.
2.2.-Elaborado: Contendr el Nombre y Apellido del Director (a) de la Direccin
de Organizacin y Sistemas, firma y su respectivo sello.
2.3.-Revisado: Contendr el Nombre y Apellido del Director (a) General de la
Oficina de Planificacin y Presupuesto, firma y el sello de la Oficina.
2.4.-Conformado: Deber llevar el Nombre y Apellido del Director (a) o Director
(a) General con ms carga de responsabilidad. en lbs procedimientos
contenidos en el Manual, su firma y el sello respectivo.
Ejemplo de Pie de Pgina completo.
17.5 CM
2CM
;.. -- _. . --- _. -- ...... --
:
<E---7 lUCIO PEREZ I.:.Rt.:. $OCRE ':'R':' $OCRE GUSTAVO AAROUEZ

OyS opp OPP M,n,stro
L- __ ,, __ ~llL __ ~r- __ ~1 lL__ ~r- __ ~llL y- ~
y y y y
3 CM 3 CM 3 CM 8.5 CM
4.3.-Contenido del Manual de Normas y Procedimientos
1.-Portada: Esta pgina contendr el Logotipo de la Institucin, Identificacin del

Manual, el Nombre de la Unidad Responsable y Fecha de Elaboracin.
Ejemplo:
2.5CM
1
} 1 CM
~UALO.~~~A A~
COMUlNICACIOtIII oaL ~tO DaL.
~e.:lII"~LAJIII,..A.R.A I!!!\. De."'0IIt"M
.5CM
} 1 CM
I UE ALVARE~ EROS
Ministro :~
PAG.
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~~'?!
MDm@mMi
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Los mrgenes utilizados en el Manual de Normas y Procedimientos sern:

Superior: 2,5 cm
Inferior: 2,5 cm,
Izquierdo: 3,0 cm.
Derecho: 2,5 cm
Adicionalmente se aadir 1 cm entre el encabezado e inicio del texto, as como
entre el final del texto y el pie de pgina.
2.-ndice: Ser incluido en el Manual con el objeto de organizar el material que se
encontrar a lo largo del mismo, permitiendo al lector acceder con facilidad a
cualquier capitulo, seccin, que este requiera.
3.-0bjetivo: Explicacin de qu se pretende cumplir o lograr con el Manual, la
misma deber contener elementos bsicos como qu, por qu, para qu, cundo,
quines, cmo y con qu fin
Ejemplo: Establecer las instrucciones necesarias para la elaboracin de
las normas y estandarizar el mtodo de registro y archivo de los
Expedientes de la Oficina de Recursos Humanos.
4.-Dirigido: Sealar todas y cada una las Unidades que intervienen en el o los
procedimientos.
5.-Revisin del Procedimiento: Definicin de la frecuencia y los casos en que
deber hacerse revisin formal para mejorar el procedimiento.
6.-Base Legal: Ordenamiento Jurdico vigente que aplique y sirva de fundamento
para la organizacin del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Se
escribirn siguiendo el presente orden:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Leyes Orgnicas y Especiales.
NEROS
PAG.
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~~?!
MDm@mJi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Las Normas Generales tendrn que establecerse para las acciones principales
del procedimiento documentado como: autorizaciones, montos, plazos,
restricciones y erogaciones.
Ejemplo:
Los Manuales de Organizacin, Normas y Procedimientos sern aprobados

exclusivamente por la Mxima Autoridad del Ministerio del Poder Popular
para el Deporte.
8:-Normas Especficas: Son aquellos lineamientos o pautas especiales que

norman al procedimiento de forma muy determinada.
Ejemplo:
Las nminas de pagos, contendrn todos aquellos movimientos o egresos
del personal con sus respectivos avales para su tramitacin
9.-Documentos Aplicables y/o Anexos: Documentos y formularios, que sirven de

apoyo y de uso obligado en un proceso; incluyendo aquellos que son la entrada o
salida del proceso en cuestin.
Ejemplo para la presentacin de los Documentos aplicable y/o anexos
N Descripcin del Documento

1 Formato de Solicitud de Viticos
2 Orden de Pago
10.-Apoyo Electrnico: Recursos Tecnolgicos bien sea aplicaciones ofimticas o

Sistemas automatizados especiales.
11.-Descripcin del Procedimiento:
Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que se

realiza dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo, dnde y
cundo se hace, a travs las diferentes fases del mismo.
E ALVAR~~EROS
Ministro
PAG.
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~~?!
MbG@Mi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
En el campo Unidad se colocar la Unidad Responsable de las acciones.

Ejemplo: Oficina de Recursos Humanos.
UNIDAD: ACCION:
Llquldacln del Personal Contratado
Oficina de Recursos Humanos- 1 Recibe del Jefe de Grupo de Dotacin,
Pagos, Retenciones y Presupuesto Desarrollo y Evaluacin de Talento Humano
el movimiento de egreso con los respectivos
avales.
2. Revisa Expediente, revisa la cantidad de
Contratos firmados y fecha de firma del
ltimo.
3. Calcula las vacaciones vencidas (bonos) no
disfrutadas, alcuota. de Cesta tickets y
prestacion es soci ales.
4. Realiza clculo de todas las asignaciones y
deducciones, elabora Documento con todos
los montos y el total a pagar.
5. Entreqa al Jefe de Grupo para su revisin.
Las acciones se enumerarn en forma secuencial ascendente (nmeros

algebraicos) lo que permitir su fcil comprensin y consecucin y las acciones
sern redactadas utilizando los respectivos verbos de accin.
ACCION:
1 Recibe del Jefe de Grupo de Dotacin,

Desarrollo y Evaluacin de Talento Humano
el movimiento de egreso con los respectivos
avales.
Contratos firmados y fecha de firma del
ltimo
di sfrutadas, alcuota de Cesta tickets y
prestaciones sociales.
4 Realiza clculo de todas las asignaciones y
los montos y el total a pagar
5 Entreqa al Jefe de Grupo para su revisin
6. Recibe Documento y revisa.
7. De no estar conforme, devuelve para
correcciones
8. De estar conforme, indica al Analista para
continuar el trmite y retirar defi ninvamente
de la Nmina.
9 Recibe Documento, corrige en caso de
observacin.
10. En caso de aprobaci n , coordina la
elaboracin del cheque por el monto
ostroutedo v entreqa al Jefe de Grupo.
~~~~ruEE ALVARE~ EROS

Ministro ~
PAG.
34 de 44
~~?!
ifiiim@1Wi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Ejemplo:
Recibe los movimientos de egreso o incremento de sueldo del personal
con sus avales, revisa, firma y remite al Analista.
El procedimiento a describir, deber ser cnsono con las polticas, planes,

programas y proyectos as como con las normativas y lineamientos establecidos
por el Ministerio.
Los Documentos que se reflejen o sealen en el respectivo procedimiento,
debern indicar el nmero de originales as como el nmero de copias a ser
distribuidas y cul de estos corresponder al archivo final.
Ejemplo de una Descripcin del Procedimiento:
UNIDAD: ACCI N:
Liauidaci6n del Personal Contratado
Oficina de Recursos Hurn e nc e- 1 Recibe del Jefe de Grupo de Dotacin,
Pagos, Retenciones y Presupuesto Desarrollo y Evaluacin de Talento Humano
el m o vm lento de agreso con los respectivos
avale s.
Contratos firmados V fecha de firma del
ultim o.
disfrutadas, allcuota de Cesta ttck e te y
prestaciones sociales.
4. Realiza clculo de todas las asignaciones y
los montos y el total a pagar.
5. Entrena al Jefe de Gruno nara su revisin.
6. Recibe Documento y revisa.
7. De no estar conform e, de vu elve para
correcciones.
8. De estar conforme, indica al Analista para
continuar el trmite y retirar definitivamente
de la Nmina.
9. Recibe Documento, corrige en caso de
observacin.
10. En caso de aprobacin, coordina la
elaboracin del cheque por el monto
estipulado v entreaa al Jefe de Grupo.
11. Recibe, revisa y remite al Director (a)
Generalde Recursos Humanos .
12 Recibe, revisa, firma y remite al Director (a)
General del D esoacho.
Direccin del Despachol Director (a) 13. Recibe, revisa, firma y devuelve a la Oficina
del Despacho de Recursos Humanos' Grupo de Trabajo
de Pagos, Retenciones y Presupuesto.
Oficina de Recursos Humanos- 14. Recibe cheque, informa a la persona

Pagos, Retenciones y Presupuesto I interesada y archiva temporalmente el
Jefe de Grupo cheque hasta su entre qa .
15. Una vez e ntre o ado. archiva copia del
Voucher en el Exoediente.
PAG.
35 de 44
~
********
MDm@ij!Ii@
Mayo 2014
Recoger en forma detallada y completa los pasos secuencia les que se

incluyen al procedimiento.
Identificar los puntos claves o lgidos, que permiten la toma de decisin.
Permitir la identificacin de problemas, cuellos de botellas, re-procesos,
ofreciendo una gama de alternativas que permitan tomar la decisin ms
ptima o idnea segn la situacin.
12.2.- Presentacin de los Flujogramas:

Debern estar identificados en la parte superior-central de la hoja, segn
el procedimiento a diagramar. Utilizando para ello la familia de letra Arial
N 14, Negrita Sostenida.
El papel utilizado para la diagramacin del flujograma de procedimiento
ser Bond, Blanco, base 28 tamaos carta.
El Flujograma estar dividido en tantas partes como Unidades
Organizativas se reflejen en el procedimiento tomando en cuenta su
orden de aparicin.
La estructura del Flujograma podr presentarse en forma vertical u
horizontal a discrecin del especialista.
En caso de que la unidad organizativa tenga en el procedimiento la
participacin de una o ms unidades internas estas se debern incluir
dentro del mismo recuadro de esta, indicando en la secuencia el nombre
de la unidad que la realiza.
Ejemplo:
Ingreso del Personal Contratado al Ministerio del Poder Popular para el Deporte
Oficina de Recursos Grupo de Administracin Grupos de la Oficina de

Despacho del Ministro (a) y Desarrollo Recursos Humanos
Humanos

PAG.
36 de 44
~~?!
mummmm;a
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Los Documentos que se especifiquen o describan en el Flujograma,

debern reflejar su punto de origen o elaboracin, distribucin y archivo.
Todas las tomas de decisiones, debern contener el nmero de

alternativas necesarias, en relacin a la decisin.
Todo Flujograma de Procedimiento deber tener un comienzo o inicio y

un final.
Simbologa bsica a utilizar en el diseo de los Flujogramas.
SIMBOLO SIGNIFICADO SIMBOLO SIGNIFICADO
Actividad (Representa la ejecucin de

Inicio y trmino (abre y cierra el
una o ms actividades o
Flujograma).
procedimientos).
Documento (planilla, formato, Oficio). Documentos que van simultneamente
+
(planillas, cartas) en originales y copias.
Indican la direccin del flujo de

Indican la direccin del flujo de informacin, cuando dos lneas se
informacin.
cruzan sin que se interrumpa el flujo de
la accin.
Conector que se utiliza cuando dos

acciones de un procedimiento estn
alejadas entre ellas y no se desea A Conectores para enlazar procesos en
utilizar flechas para continuar la pginas diferentes, se conectan
secuencia del procedimiento. Se mediante letras.
indicaran mediante nmeros
consecutivos.
Archivo permanente de Documentos

Archivo Temporal de Documento (s).
(s).
Disparador: Indica la continuacin o

Accin indeterminada.
enlace de un procedimiento con otro.
Conectar que se utiliza cuando el

flujogram~ab<,1fpr'~ o ms hojas y Toma de Decisin: indica un punto en el
se desea ,'ll1i:lef 'Pefe~ncia a una procedimiento en el que hay que tomar
accinlq~ ~ ~HtElT{,urT(flev continua una decisin.
e~ 0l~<",Qna. Se i~icJa; mediante
nu e(f)"sffs decir 1/2. <; ~
,C4 -[1 ~ ~. ,
~
~~
UE ALVAR~NEROS
Ministro
PAG.
37 de 44
~~~
MDm@Mi@
Mayo 2014
Los Flujogramas constituyen una herramienta tcnica de anlisis que utiliza el

especialista en organizacin y sistemas. En consecuencia, deber estar inserto
en el Manual de Normas y Procedimientos Aprobado, mientras en las copias a
ser distribuidas por la Direccin de Organizacin y Sistemas - Oficina de
Planificacin y Presupuesto, ste no deber ser incluido.
Ejemplo de Flujogramas:
Ingreso del P.ersonal Contratado al Mimsteno del Poder Popular para el De rte
Grupo d9 Admink6.tracAOn Grup06 la Onclna (161

(JQ
Despacho del MIMlstro (al
oeurrollo R6CYf'O&Hurnaf't06
[--3
S
O
13.-Pictogramas: Es una tcnica de diagramacin donde se utilizan imgenes o

smbolos para la transmisin de concepto, ideas, informacin, entre otras, de
forma visual, sencilla que permita una compresin rpida.
13.1.-EI Pictograma deber tomar en cuenta los siguientes aspectos:

PAG.
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~
********
MDm@mmga ELABORACiN DE MANUALES
Mayo 2014
Se utilizaran figuras u objetos que identifiquen la accin que se requiere

representar, as mismo se debern utilizar la misma tonalidad de
colores para identificar la accin, todo ello para mantener una
congruencia y uniformidad en la presentacin del pictograma.
Las figuras utilizadas debern mantener congruencia a travs del

diseo y uniformidad.
La presentacin del pictograma puede ser en formato vertical u

horizontal.
13.2.- Utilidad: Los smbolos utilizados en el diseo de los pictogramas pueden

ser:
Informativos
~ AEROPUI!RTO
Restrictivos
Indicativos
Obligatorios
Preventivos
~
Ejemplo figuras a utilizar para el diseo de Pictogramas:
~rohlbtdo lOS vehioulo.

~""""""".noc;in
ISNEROS
PAG.
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~~?!
MDm@Mi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Ejemplo de Pictograma:
Pictograma
Solicitud de Documentos en la Oficina de Recursos Humanos
._- 0-
SOIoC'" dOcu "'O. l.
S.e,.,.". lleno
01.'''0
Plon"I,
Y ,1
con ".'
doc ol0.
~.~~:~~d.O.
lo.:~~:". y
R.e'b.doc nto coloco

R.c'b.doc n1<. f I
On lo 1'1. n ,11. lo 'o e ~. d.
yonl<o\l"""c'."'"
001'0\10 Y "C~I"
14.-Anexos: Cualquier informacin, formato o documentacin entre otras que sirva

para corroborar la informacin contenida en el Manual y que agregue valor a
este.
SNEROS
PAG.
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GUA TCNICA PARA LA FECHA DE ELABORACfoN:
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********
MUjG@AAi@
Mayo 2014
CAPITULO V
CISNEROS
PAG.
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~~?!
MDm@AAi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
5.1.-GLOSARIO DE TRMINOS
A
Accin: Hecho por medio del cual se encamina o materializan la
consecucin de los proyectos y actividades
Actividad: Serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes

Unidades, cuyo conjunto integran un procedimiento.
Adscripcin: Acto o hecho de asignar o ubicar a una Unidad administrativa dentro

de otra de mayor jerarqua.
e
Cambio Capacidad de una Organizacin para adaptarse a su contexto como
Organizacional: condicin bsica de sobrevivencia.
D
Diagrama: Representacin grfica de un hecho, situacin, movimiento, relacin
o fenmeno cualquiera por medio de smbolos convencionales.
Diagrama de Flujo Representacin grfica de los pasos que seguimos para realizar un
del Proceso: proceso, partiendo de una entrada, y despus de ejecutadas una
serie de acciones consecutivas llegar a una salida.
F
Flujograma: Diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones de
que se compone un procedimiento o parte de l, al establecer su
secuencia cronolgica.
Funcin: Conjunto de actividades asignadas a cada una de las Unidades que

partir del ordenamiento
A~~~~~U~EVA:~L~V~A~~~NEROS
Ministro ~
PAG.
42 de 44
~
********
MiiG@iiMi@
Mayo 2014
Jerarqua: Nivel organizacional derivado de la distribucin de autoridad y

responsabilidad en una estructura orgnica. Orden de precedencia
establecido entre los integrantes de una organizacin.
L
Logotipo: Figura de diseo especial que representa el smbolo oficial de una
institucin.
M
~
Manual de Normas y Es un compendio que contiene todas las normas, procedimientos y
Procedimientos: formularios relacionados con el funcionamiento, demarcacin de la
competencia y operacin del rea correspondiente; cmo
interactan las diferentes reas y la expresin detallada de cmo
deben ejecutarse los diferentes procedimientos a travs de los
cuales se obtienen los resultados de la Institucin. Documenta los
conocimientos, experiencia y tecnologa del rea para hacer frente a
sus retos y funciones con el propsito de cumplir adecuadamente
con su misin, e igualmente define los instrumentos o formularios de
entrada o de control de los sistemas vigentes.
Manual de Es la expresin detallada de la estructura organizativa de la

Organizacin: institucin, as como tambin de las funciones que se realizan en las
diferentes Oficinas, Direcciones y reas de Trabajo que la integran.
Manuales Tcnicos: Son aquellos manuales que tratan acerca de los principios y
tcnicas de una funcin operacional o una determinada
especialidad. Se elabora como fuente bsica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin.
Ejemplo: Manual Tcnico Metodolgico del Entrenamiento

Deportivo.
ISNEROS
;; .
c :'. J" .
o
.', /":. 1;'
,o" /
v, ':~//I/:'
"
PAG.
43 de 44
~
********
MDm@Mi@
Mayo 2014
Mtodo: Tcnica establecida, ordenada y sistemtica para realizar una tarea

o trabajo con el fin de alcanzar un objetivo predeterminado.
N
Normas: Es un ordenamiento jurdico del comportamiento organizacional
dictado por la autoridad competente del caso, con un criterio de
valor y cuyo incumplimiento lleva a una sancin. Generalmente,
impone deberes y confiere derechos. Se trata de un precepto de
carcter obligatorio, emanado de una autoridad jurdica, la cual tiene
por objeto regular las relaciones y la conducta de la organizacin.
o
Objetivo: Propsito o fin que se pretende alcanzar, ya sea con la realizacin
de una sola operacin, de una actividad concreta, de un
procedimiento, de una funcin completa o de todo el funcionamiento
de una organizacin.
Organizacin: Proceso administrativo integrado por la cultura, la estrategia, la

estructura, la gente y los sistemas que actan interdependientes a
fin de que la institucin alcance sus objetivos y metas.
p
Pictograma: Es un signo que representa esquemticamente un objeto real. Es
entendido como un signo claro y esquemtico que sintetiza un
mensaje sobrepasando la barrera del lenguaje; con el objetivo de
informar y/o sealizar. Son elementos que aportan informacin en
forma grfica y reemplazan la expresin tipogrfica, es decir, son
dibujos (de personas, materiales y herramientas de trabajo) que por
s mismos tienen un mensaje, de tal manera que transmitan el
concepto de forma rpida.
ISNEROS
PAG.
44 de 44
~~?!
MDm@Mi@
GUA TCNICA PARA LA
Mayo 2014
Procedimiento: Es el conjunto de pasos, desde el inicio hasta el final, presentados

en forma secuencial o cronolgica, con cuya ejecucin se logra la
realizacin de un trabajo o parte de l.
Proceso:
Conjunto ordenado de etapas con caractersticas de accin
concatenada, dinmica y progresiva, que concluye en la obtencin
de resultado.
Producto;
Es el elemento que ha resultado de utilizar y transformar los
insumos mediante un ptimo proceso de trabajo,
Resultado o servicio especfico que se espera de una actividad a
partir del manejo de sus insumos.
r:
NEROS

Guía para Elaborar Manual de Normas y Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Gua lcnica para la

Oficina de Planificacin y Presupuesto

Caracas, Abril 2012

GUA TCNICA PARA LA ELABORACiN DE

El presente instrumento tiene su asidero jurdico en el artculo 35 la Ley de la Contralora

El mismo, contiene definiciones bsicas de los Manuales, tcnicas para la recopilacin de

El presente instrumento normativo viene a sustituir el Manual Maestro "Manual para la

5.1.- Glosario de Trminos. 42

Contar con un instrumento tcnico que permita manejar un criterio metodolgico

Al personal que labora en la Direccin de Organizacin y Sistemas adscrita a la Oficina

1.3.-BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA:

1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial de la

2. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

3. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial de la

4. Ley Orgnica de Deporte, Actividad Fsica y Educacin Fsica, Gaceta Oficial

5. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, Gaceta Oficial de la Repblica

8. Reglamento Parcial N1 de la Ley Orgnica de Deporte, Actividad Fsica y

9. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la

6. Los Manuales sern actualizados:

Ventajas del Manual de Organizacin:

3.2.-Aspectos Generales a considerar para la elaboracin del Manual:

1. Para el Manual de Organizacin se utilizar la letra de la familia tipogrfica "Arial

2. El Manual de Organizacin, constar de Captulos y los mismos estarn

3. Los mrgenes utilizados en el Manual de Organizacin sern los siguientes:

Adicionalmente se aadir 1 cm entre el encabezado e inicio del texto, as como

3.3.-ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACiN

La parte superior de la hoja del formato del Manual de Organizacin estar

El contenido que deber tener ser el siguiente:

1. De la Utilizacin de los Logos

1.1.-Los logos debern ser ubicados en el extremo izquierdo superior de cada

1.2.-En la parte central superior de cada pagina se deber colocar la

PG: 5 / 20= Indica que el Manual tiene 20 pginas y que se encuentra

1.4. El encabezado deber contener las siguientes medidas:

Margen superior 17,5cm y

Ejemplo de Encabezado con sus medidas:

MANUAL DE ORCA IZACION

1. Cada pgina deber contener informacin adicional en la parte inferior, la cual

UCIO PEREZ ~R":' UCRf '~R - CRf UEZ

1.2.-Elaborado: Se colocar las inciales de las Unidades Organizativas que

1.3.-Revisado: Nombre de la Oficina o Direccin General de Adscripcin de la

1.4.-Conformado: Inciales de la Oficina o Direccin encargada de la revisin final

Organizacin y Sistemas, la revisin y conformacin ser realizada por la

El Pie de Pgina deber contener las siguientes medidas:

Margen superior 17,5 cm y

Ejemplo de Pie de Pgina con sus medidas:

:;: _.:.. ._ .:.c .:..

3.4.-CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACiN

1. Portada: Esta pgina contendr el logotipo de la institucin, identificacin del

5. Base Legal: Ordenamiento Jurdico vigente que aplique y sirva de fundamento

6. Antecedentes: Descripcin de la organizacin desde su origen, refirindose al

7.1,Nisin: Es el conjunto de ideas que esbozan un estado deseado por la

7.2.-Misin: Es la definicin especfica de lo que el Organismo es, de lo que

A continuacin se presentan ejemplos de una misin para un Organismo:

Ejemplo 1: "Promover y desarrollar un Sistema de Seguridad Social

Ejemplo 2: "Propiciar el desarrollo integral de las y los jvenes en

7.3.-Polticas: Son lineamientos generales orientados en forma ideolgica a la

Ejemplo: "Las unidades y reas de la organizacin debern guardar

Ejemplo: En el plazo de dos aos, debemos generar como mnimo,

7.5.-Principios: Normas o ideas fundamentales que rige el pensamiento o la

7.6.-Valores: Es el conjunto de creencias y reglas que regulan la gestin de la

Ejemplo: Responsabilidad Social.