Contenidos SMR_AO01_Implantacin de Suites Ofimticas

Caso prctico

Juan y Alicia decidieron hace unos meses montar una Agencia De

Viajes.
Despus de conseguir las licencias necesarias, encontrar el local
apropiado y reformarlo a su gusto, hoy estn a pocos das de la
Isftic. Uso inauguracin.
educativo-nc
procedencia Todava les quedan algunas cosas que terminar y que decidir.
Ahora Juan est en la oficina y acaba de desembalar el

nu evo equipo informtico. Juan:- Voy a llamar a Alicia

para contarla que ya ha llegado el ordenador.

Riiing-Riiiing

Alicia:- Hola Juan! Alguna novedad?

Juan:- Pues si , he desembalado el ordenador y voy a ver si lo monto. en qu

mesa lo vamos a poner?

Alicia:- Lo mejor es que hasta que no llegue el resto ser ponerle en el mostrador

de recepcin, as estar ms a mano. Juan:- Vale, me pongo manos a la obra, y ya

sabes vete pensando que programas vamos a necesitar.

Alicia:-Si estoy en ello. Hasta Luego.

1
1.-Introduccin

La implantacin de una aplicacin es todo aquel conjunto de tareas que se

llevan a cabo desde la instalacin del software hasta el mantenimiento del
mismo. Incluye las tareas de configuracin y procedimientos de prueba y
puesta a punto.

El proceso de implantacin consta de las siguientes fases:

Compatibilidad: evaluacin del estado del sistema y de las aplicaciones

existentes antes de la implantacin
Utilidad: aqu debemos analizar si la nueva aplicacin se adapta a las
necesidades existentes y a los requerimientos de la empresa. Tambin
debemos estudiar un plan de migraciny adaptacin de los datos antiguos
al nuevo formato.
Instalacin y configuracin de la aplicacin, segn
las necesidades de la empresa Formacin a los
usuarios para adquirir los conocimientos suficientes
para su explotacin Simulacin final de la
herramienta implantada y valoracin de las
dificultades detectadas. Migracin de los datos
para su compatibilidad con la nueva herramienta
Mantenimiento de la aplicacin:

Polticas de copia y
restauracin de datos
Ubicaciones o reubicaciones de
los ficheros generados Polticas
de seguridad de los datos
Planes de privacidad y confidencialidad de las informaciones
 Isftic. Uso
educativo-nc
1.1.-Informtica y la empresa

La informtica consiste bsicamente en el tratamiento aut omtico de la

informacin. Si la empresa tiene como una de sus actividades principales la
generacin, manejo y anlisis de cierta informacin parece lgico pensar que
la informtica va a jugar un papel importante en la gestin empresarial.
En un sistema de informacin como es una organizacin empresarial, las actividades
que se realizan con la informacin son:

Recogida.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Distribucin y presentacin.
Proteccin.

Todas estas funciones estn relacionadas con los datos. S u

manejo es fundamental y es aqu donde entra la informtica
como herramienta para el tratami ento los mismos de
manera razonablemente automtica, que es ms fiable y
menos costosa que la maner a manual.

Para realizar estas operaciones el sistema informtico d

ispone de ciertos componentes. Son los siguientes:

Equipos fsicos: Que en su conjunto se denominan

Hardware. Son los componentes fsicos: (impresoras,
scanner) realizan la mayora de las funciones anteriores.
Equipamiento lgico:Software. Es el conjunto de
programas que dispone el sistema informtico para que
el usuario pueda interactuar con los componentes fsicos
 y pedirles que realicen las tareas que la actividad
empresarial demanda.
Soportes fsicos: Son la parte del equipamiento fsico que se
utilizan para almacenar la informacin y los programas. Usuarios:
Esta parte tiene que ver con la proteccin de los datos.

1.2.-Programas de uso comn en la empresa

Con la aparicin de la informtica la actividad empresa

rial como otras muchas se ve enormemente beneficiada.

Por una parte empiezan desarrollarse programas que

resuelven aspectos concretos del funcionamiento de la
empresa: contabilidad, facturacin etc. A estos
programas se los denomina corporativos o de uso
empresarial.

Por otro lado la evolucin de la informtica ha llevado a

la extensin de su uso a todos los mbitos de la
sociedad. Aparecen as los llamados progr amas
ofimticos. Estos programas resuelven necesidades
generales relacionadas con el trabajo en la oficina
(escribir texto, manipularlo etc.)
2.-Tipos de Software y Licencias

Caso prctico

Isftic. Uso educativo-nc Procedencia

Cuando lleg Alicia a la agencia , Juan ya tena el

ordenador en marcha. Alicia:Qu tal?

Juan:- Muy bien, va perfectamente, pero ahora nos tenemos que decidir a ver cuales son los
programas que necesitamos.

Alicia: Vale, vale!. A ver, necesitamos escribir cartas, hacer folletos, tener toda la informacin
de los viajes, calcular
precios, calcular itinerarios...

Juan:- Espera, de momento si encontrsemos un buen paquet e ofimtico nos solucionara todo
esto.

Alicia:- Tendramos que mirar entre los que existen, y a ser posible que fuera

gratis, no estamos para gastar, ya lo sabes! Juan:- Voy a llamar a Alberto que de

programas entiende mucho.

En este apartado vamos a ver la clasificacin del software de aplicaciones segn
diferentes criterios:

Uso educativo no comercial-Elaboracin propia

2.1-Clasificacin en funcin del tipo de software

En funcin del tipo de software las aplicaciones se pueden dividir en tres

grandes grupos:

Aplicaciones Gratuitas (Freeware) y Aplicaciones comerciales: Esta

clasificacin se basa en el coste de distribucin. Las primeras son gratis
de libre distribucin. Esta distribucin se puede hacer de varias formas:
por medio de Internet, en centros educativos, mano a mano... Se pueden
utilizar para cualquier actividad personal o profesional.
Las aplicaciones comerciales en cambio necesitan de un pago para su uso.

Software Libre y Software propietario:

Las licencias del software libre se basan en la distribucin del cdigo fuente
junto conel programa, as como en:

La libertad de usar el programa con cualquier propsito.

La libertad de estudiar el funcionamiento del programa y adaptarlo a las

necesidades.
 La libertad de distribuir copias.

La libertad de mejorar el programa y hacer pblicas las mejoras, de modo

que la comunidad se beneficie.

Hay que dejar claro que el que un determinado programa sea libre no
implica que sea o deba ser gratuito (freeware). Puede tratarse de un
software libre y a su vez sea un software comercial, en el que se pida
un pago por licencia.

Las licencias de software propietario, son aquellas en las que los

usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o
redistribuirlo. El cdigo fuente es cerrado al usuario.

Aplicaciones Opensource o privativas, en las primeras el cdigo es

abierto al usuario mientras que en las privativas el cdigo fuente no est
disponible o el acceso a l se encuentra restringido.

La repercusin en la fase de implantacin es importante, ya que una

aplicacin OpenSource permite un afinamiento ms adaptado, barato
y simple que una privativa, aun que debido a contingencias en la
compatibilidad e interconexin de aplicaciones es necesario
habitualmente instalar en determinadas ocasiones software privativo.

Para saber ms

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_propietario

Autoevaluacin

Indica que afirmacin es falsa:

Las licencias de software libre se basan en la distribucin del cdigo fuente junto con el
programa.
El que un determinado programa sea libre implica que sea gratuito.
Un software privativo es aquel cuyo cdigo fuente no est disponible o el acceso a l se
encuentra restringido.
Las licencias de software propietario son aquellas en las que los usuarios tienen
limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin
modificaciones).
2.2.-Clasificacin en funcin del tipo de licencias de distribucin

En funcin de las licencias de distribucin , el software comercial se puede dividir

en:

OEM. Este tipo de licencia afecta sobre todo a sistemas operativos y su

venta est siempre sujeta a que forme parte d e un equipo nuevo, est
prohibido venderlos si no es bajo es a condicin.

El software que se compra bajo este tipo de licencia implica la

propiedad por parte del usuario, pero los fabricantes puede poner
ciertas limitaciones para su uso, como por ejemplo el nmero mximo
de veces que se puede reinstalar.

Los programas adquiridos con esta licencia no permiten vender ni ceder a

terceros, salvo como parte de un equipo.
Retail. En este caso el programa es de entera propiedad del usuario, pudiendo
cederlo a terceros o venderlo.

Licencias por volumen. Este tipo de licencia de software est destinado a

gran des empresas (muchos usuarios). Las condiciones son parecidas a las
licencias OEM, pero no estn su peditadas a equipos nuevos.

Bsicamente se trata de estipular un determinado nmero de equipos

que puedan utilizar el mismo cdigo de licencia, el fabricante queda
autorizado a hacer las comprobaciones oportunas para ver que las
licencias que se estn usa ndo son las adquiridas.

Normalmente se venden por paquetes de X nmero de lice ncias. (Por ejemplo:

paquetes de 25 licencias como mnimo).

Este tipo de licencia no se puede ceder a terceros.

Autoevaluacin
Indique que afirmacin es falsa:

Una licencia por volumen es un tipo de licencia de software destinado a

grandes usuarios(empresas), normalmente bajo unas condiciones similares a
las de las licencias OEM, aunque sin estar supeditadas a equipos nuevos.
Una licencia por volumen se puede ceder a terceros total o parcialmente.
En un software opensource el cdigo est abierto para que el usuario lo pueda ver.
Un tipo de licencia OEM es un tipo de licencia que supedita su venta a que forme parte de
un equipo nuevo.

2.3.-Aplicaciones Ofimticas
La palabra ofimtica se ha ido extendiendo hasta hacer referencia a
prcticamente cualquier programa informt ico de utilidad ms o menos
general. Una suite ofimticao suite de oficina es una recopilacin de
programas, los cuales son utilizados para manejar la informacin y los
documentos utilizados en diferentes sectores empresariales, disponiendo de
una gran variedad de funciones como crear, modificar, organizar, escanear,
imprimir, etc. sobre archivos y documentos. Son ampliamente utilizados, y es
ms asequible adquirir una suite ofimtica que programas independie ntes;
adems de por su coste, por la facilidad para inte ractuar entre los mismos,
ya que disponen de caractersticas comunes.
A la hora de elegir la suite ofimtica debemos de consi derar los siguientes
aspectos y analizar que es lo ms conveniente en funcin de las
caractersticas de nuestra empresa y el uso para el que vaya a ser destinado
este software:

La suite es Multiplataforma o no?

Dicha aplicacin ofimtica es
Opensource o Privativa? La
aplicacin es gratuita o no?

Existen en el mercado una gran variedad de suites

ofimticas, atendiendo a los anteriores criterios
podemos enumerar algunas de ellas:

OpenOffice: suite multiplataforma, libre y gratuita,

utiliza el estndar OpenDocument, que es un
formato estndar para el almacenamiento de fiche
ros. Esta formada por los programas Write, Calc,
Impress, Draw y Base.

Gnome Office: suite multiplataforma, libre y

gratuita del proyecto Gnome (Conformada por
Abiword, Gnumeric, GNOME-DB y GIMP).

StarOffice: Suite multiplataforma y libre (hasta la

versin 5.2) de Sun basada en OpenOffice.org, con
algunos aadidos propietarios.
 Lotus: Lotus SmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus Word
Pro, Lotus Approach y Freelance Graphics). Multiplataforma.

Microsoft Office: privativa, propietaria, comercial y creada para plataformas

Windows. Su uso est muy extendido, dispone de varias versiones y ediciones
para cada versin. Contiene los siguientes programas: Word, Excel, PowerPoint,
Access, Publisher, etc.

Todas las suites ofimticas disponen por lo menos de un procesador de texto y una
hoja de clculo aunque la mayora ofrecen las siguientes aplicaciones:

Procesadores de textos

Hojas de clculo

Gestores de presentaciones

Gestores de datos

Gestores de correo electrnico

Gestores de proyecto

Programas de diseo grafico

Agendas electrnicas

2.3.1.-Procesadores de Texto

Son programas de edicin de texto que permiten insertar, borrar o modificar

segn se va escribiendo. Permiten intercalar prrafos, en algunos casos se
puede cambiar el tipo y tamao de la letra e imprimir y/o guardar el
documento en diferentes formatos.
En el campo de la edicin de texto se ha avanzado mucho y los editores de
texto han pasado a ser procesadores de texto. Son ms avanzados,
incorporan nuevas herramientas, por ejemplo los correctores ortogrficos y
de errores gramaticales, diferentes formatos de prrafos, letras, colores,
tablas y efectos especiales.

Los ms conocidos:

Word (Microsoft)
Works (Microsoft)
WordPerfect (Corel)
WordStar (Softkey)
Amipro3 (Lotus)
Writer (Sun)
2.3.2.-Hojas de Clculo

Son programas que permiten la posibilidad de realizar desde clculos sencillos

hasta operaciones muy complejas, haciendo uso de las funciones propias del
programa o de otras creadas por el usuario, los tipos de datos que maneja
normalmente son de tipo numrico o tipo texto, pero tambin hay otros
formatos: alfanumrico, moneda, fecha.

Los datos en las hojas de calculo se presentan en un

formato que el usuario puede manipular
directamente para obtener el resultado mas ptimo,
tambin dispone de herramientas para la creacin de
grficos y la distribucin de los resultados.

Los ms conocidos:

Excel (Microsoft)
Lotus123 (IBM)
Quattro Pro (Corel)
Calc (Sun)

2.3.3.-Gestores de Presentaciones

Son programas que permiten desarrollar presentaciones visuales. Al principio

estos gestores consistan nicamente en permitir desarrollar diapositivas,
pero han avanzado tanto que ahora ofrecen mltiples posibilidades como:
animaciones, transiciones entre diapositivas, insercin de sonidos y video.

Los ms conocidos:

Power Point (Microsoft)

Presentations(Corel)
Impress(Sun)

2.3.4.-Gestores de Datos

Conocidos como gestores de bases de datos. La informacin que maneja una

empresa se almacena en ficheros organizados independientemente de su
utilizacin, es lo que se conoce como bases de datos; la informacin suele
estar gestionada por un programa gestor que permite el almacenamiento, la
recuperacin en diferentes formatos, la ordenacin, la bsqueda bajo
diversos criterios, la relacin entre los datos, la actualizacin,distribucin en
forma de informes, etc.

Hay diferentes programas para la gestin de esta informacin, algunos muy

complejos y otros ms sencillos, pero en todos es necesario conocer los
fundamentos de la gestin de base de datos y comprender conceptos como
relaciones, registros, integridad, campos, claves.

Los ms conocidos:

Access (Microsoft)
Oracle (Oracle)
Progress (Progress)
Paradox (Corel)
Dbase (Dbase)
Lotus Aproachment/Notes (IBM)

2.3.5.-Gestores de Correo Electrnico

Con la llegada de Internet los clientes de correo electrnico han aumentado

mucho. Un cliente de correo electrnico es un programa instalado en nuestro
ordenador que nos permite enviar y recibir mensajes va Internet. Los
primeros gestores permitan enviar solamente mensajes de tipo texto.
Actualmente se pueden adjuntar ficheros de todo tipo y cada vez de mayor
tamao. Tambin estos gestores ofrecen un gestor de contactos, direcciones
y de mensajes recibidos y enviados. No hay que confundir los clientes de
correo con pginas Web que ofrecen los servicios de corre o. La diferencia es
que el cliente de correo no hay que estar conectado constantemente a una
pgina Web para saber si tenemos o no correo.

Los ms conocidos:

Outlook/Outlook Express (Microsoft).

Eudora (Qual Comm).
Mozilla Mail.
Evolution.

Autoevaluacin

Indique que afirmacin es falsa:

 Microsoft Office 2007 es un software privativo, propietario, comercial y creado solo para
plataformas Windows.
OpenOffice.org es un software multiplataforma, libre y gratuito.
Start Office es de Sun Microsystems, opensource y basada en Microsoft Office.

2.4.-OpenOffice.org

El desarrollo de esta suite comenz en 1994 y desde ese momento ha sufrido

una gran evolucin hasta llegar a ser el programa que conocemos actualmente.
Este programa permite importar y exportar documentos en diferentes
formatos de archivo. Adems de producir sus p ropios archivos, es capaz de
leer y grabar formatos de archivo para Microsoft Office. La suite tiene la
capacidad de guardar documentos en diferentes formatos, tales como el
formato RTF, TXT, Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML, y
formatos Wiki para incluirse en documentos como wikipedia. Adicionalmente
puede exportar documentos directamente al formato PDF y exportar
presentaciones al formato Adobe Flash (SWF). OpenOffice.org tambin
cuenta con la capacidad de importar documentos en modo de slo lectura
en los formatos Unified Office Format, Data Interchange Format y los
formatos propios de Microsoft Works, WordPerfect, Lotus 1-2-3, entre
otros.

Este software es posible instalarlo en diferentes plataformas como Windows,

Linux, Mac, etc. Otra de las grandes ventajas es que permite descarga
diccionarios adicionales para muchos idiomas, permitiendo la correccin
ortogrfica y bsqueda de sin nimos.

OpenOffice.org ofrece las siguientes ventajas:

Es libre, se puede descargar gratuitamente de internet, copiar y redistribuir,

todo esto de forma completamente legal.
Con el tiempo todos los programas caducan, se quedan obsoletos; con
OpenOffice.org, no sucede, siempre puedes ir a su pgina web y
descargarte gratuitamente la ltima versi n actualizada y mejorada.
Con OpenOffice.org tienes completa libertad para elegir el sistema
operativo que desees, desde las diferentes versiones de Windows, Linux,
Mac, etc., descargas la versin correspondiente de OpenOffice.org de su
pgina oficial y ya puedes instalarlo.
 Si tienes necesidad de editar tus documentos en un ordenador que
funciona con un sistema operativo distinto del tuyo. Puedes abrir los
documentos creados desde diferentes entornos y plataformas.
Es muy compatible con Microsoft Office: los documentos de texto, hojas
de clculo y presentaciones de MS Office se pueden abrir, editar y
guardar satisfactoriamente con OpenOffice.org.

Como hemos dicho anteriormente openOffice.org es una suite por lo tanto

est compuesta por diferentes aplica ciones, en el cuadro siguiente se
muestra de forma resumida una explicacin de cada una de ellas.

Elaboracin Propia-Uso Educativo No comercial

Autoevaluacin
Indique que afirmacin es falsa:
Writer es la aplicacin de ediccin o procesamientos de textos del OpenOffice.
Impress es la aplicacin que facilita la exposicin y presentacin de documentos multimedia
de OpenOffice.
Base ayuda en la gestin de bases de datos e informaciones de OpenOffice.
Excel es la hoja de clculo de OpenOffice.
3.- Implantacin de OpenOffice.org bajo Windows

Caso prctico

Alicia y Juan despus de consultar con Alberto,

analizaron los pros y los contras de las diferentes
suites ofimticas y se decant aron por la suite
OpenOffice.org, se descargaba gratuitamente de
Internet, tena todos los programas que
necesitaban, no tenan que pagar nada y podan
usar todas sus funciones..

Alicia:- Voy a descargar el software de Internet y despus

lo instalar.

Juan:-Necesitas ayuda?

Alicia: No creo, en el manual viene todo y no son muchos

pasos.

La descarga. Instalacin y configuracin no

dieron ningn problema a Alicia que ya estaba
deseando empezar a practicar con cada uno de los
programas.
Gnu Free Documentation License, Procendencia
Alicia:- Como todava nos quedan unos das para abrir
practicar un poco.
Juan:-Bueno!! Ahora a esperar al gran da

Ja, ja ,ja.

Despus de haber analizado las consideraciones anteriores en cuanto a la

clasificacin del software y los diferentes tipos, la suite ofimtica que vamos
a implantar y sobre la que vamos a d esarrollar los contenidos es
OpenOffice.org

En este apartado vamos a configurar e implantar la suite ofimtica

OpenOffice, ante todo vamos a explicar lo que se entiende por configuracin
e implantacin.

En Informtica se entiende por configuracin elegir ent re distintas opciones

con el fin de obtener un programa o sistema informtico personalizado o para
poder ejecutar dicho programa correctamente.
La configuracin de cualquier programa suele poder cambiarse desde Setup,
Opciones, o Configuracin.

La implantacin es simplemente poner en marcha un sistema informtico, programa

etc.

Vistos estos conceptos podemos empezar con el proceso que en este caso constar
de Descarga, Configuracin e Implantacin.

3.1.-Requisitos de Hardware Y Software

3.1. Requisitos de software y hardware.

La suite ofimtica OpenOffice 3.2.0 para Windows exige unos recursos de

sistema relativamente elevados, aunque desde luego menores que los
necesarios para ejecutar otros programas semejantes. Los requisitos mnimos
descritos por el fabricante son los siguientes:

Requisitos del sistema:

Sistemas operativos compatibles: Windows Vista; Windows XP Service

Pack 2

Procesador de 800 MHz como mnimo.

128 MB de RAM como mnimo (se recomiendan 256 MB o ms).

Hasta 50 MB de espacio en disco duro para

la instalacin y 15 MB para ejecutar el
programa.

Navegador para Internet

La funcionalidad de Internet requiere

acceso a Internet mediante una conexin
de acceso telefnico o banda ancha.

Resolucin de Pantalla. de 800 x 600 como

mnimo (se recomienda 1024 x 768 o
superior).

3.2.-Descarga de Archivos
Antes de proceder a instalar y ejecutar el programa, es necesario descargar
el archivo de instalacin desde la web de OpenOffice, cuya direccin es
http://es.openoffice.org/programa/index.html.

Para ello pondremos la direccin en nuestro navegador, como en el ejemplo de la

figura:

Elaboracin propia.

Nos aparecer la siguiente pantalla. La descarga debe h acerse desde una

conexin a Internet de Banda Ancha , pues el ejecutable tiene un tamao de
unos 75,6 megabytes.

Elaboracin propia.

Debes conocer

A continuacin se detallan todos los pasos de la descarga en este archivo pdf:

Pasos de la descarga de OpenOffice.org

3.3.-Instalacin del Programa

3.3 Instalacin del programa

Antes de comenzar la instalacin os conviene saber que si ya tenis instalada

una versin anterior lo mejor es desinstalarla. Despus reiniciar el ordenador.

Una vez descargado, hay que ejecutar el archivo de instalacin que estar en la
carpeta donde lo habis descargado:

Elaboracin propia.

Para ello hay que hacer doble clic sobre l, con lo que se abrir el siguiente
cuadro de dilogo en el que pu lsaremos la opcin de Ejecutar:

Elaboracin propia.

Al ejecutar se abre el mdulo de preparacin para la nstalacin , en el

siguiente enlace tenis el tutorial completo con todas las pantallas y consejos
para una correcta instalacin:

Debes conocer

TUTORIAL DETALLADO SOBRE LA INSTALACIN DE OPENOFFI CE.ORG 3.2

Una vez hechos todos estos pasos ya estamos listos para poder aprender a utilizar
el OpenOffice.