LISTAS, ORDENAMIENTO Y FILTROS

LISTAS

Las listas son otra de las caractersticas de Excel que nos ayudan a hacer ms fcil nuestro trabajo.
Una lista de Microsoft Excel proporciona caractersticas diseadas para facilitar la administracin y
el anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de Excel. Si designa un rango
como una lista, podr administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos
externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear
un informe de tabla dinmica utilizando nicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de clculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar
los datos en funcin de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

DEFINICIN

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de
base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una
lista con 255 campos y 65535 registros.
Al crear una lista en Excel, las caractersticas de la lista y los elementos visuales diseados para
mejorar estas caractersticas permiten identificar y modificar fcilmente el contenido de la lista.
Las listas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la lista.
- Filtrar el contenido de la lista por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.
Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que
permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el men
Datos tiene un submen para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones
ms comunes.

LAS VENTAJAS DE LAS LISTAS

Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear
rdenes personalizados. Tambin puede filtrar listas para mostrar nicamente los datos que
satisfacen los criterios que especifique.
Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no estn vinculadas a listas de
SharePoint puede utilizar las caractersticas de validacin de datos integradas en Excel. Por
ejemplo, puede elegir admitir nicamente nmeros o fechas en una columna de una lista. A las listas
vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automticamente las caractersticas de validacin de
listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que
ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las
reglas de tipos de datos se aplicarn a cada columna de la lista para garantizar que slo se admite un
nico tipo de datos en cada columna.
Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la
misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de clculo.
Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista
en un sitio de SharePoint est creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la
lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexin y
sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint
CREACIN DE UNA LISTA

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del men Datos -- Lista, la opcin Crear lista.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la
casilla de verificacin La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Se cerrar el cuadro de dilogo, se abrir la barra de

herramientas Lista con las funciones ms

comunes de las listas, y aparecern las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este
ejemplo:

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.

Podemos observar:
- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables
tiles para el Autofiltro como veremos ms adelante.
 - la fila con el asterisco (tambin denominada fila de insercin) sirve para aadir ms registros.
- la ltima fila Total permite visualizar resmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o
esconder como veremos ms adelante.
Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasar a estar inactiva (seguir rodeada por un
borde azul ms fino y no se mostrar la fila de insercin ni las listas desplegables de Autofiltro).
Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de mens con la opcin Datos -- Lista -- Ocultar el
borde de las listas inactivas.

MODIFICAR LOS DATOS DE UNA LISTA

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos
valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene
muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posionarnos en la lista para que est activa, y
seleccionar del men Datos, la opcin Formulario... nos aparece un formulario con los campos de la
primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la informacin, ms una lista de botones
en la parte derecha del formulario para interactuar con l.

Disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
 Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas
de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el
botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro
vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.

Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar
varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar
siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos
en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es
similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,

escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de
datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

ORDENAMIENTO

Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de
nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a
menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos
mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido,
debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder al
men Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de

los botones de la barra de herramientas para que la ordenacin sea ascendente o

descendente respectivamente.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer
apellido ms la fecha de nacimiento desplegamos el men Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos
aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de
ordenacin y el orden que queremos para cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la
ordenacin.

Normalmente Excel ordena los datos numrica o alfabticamente, pero puede existir ocasiones en
las que deseemos ordenar por meses o das de la semana.

Dentro del cuadro Opciones de ordenacin existe esa posibilidad, desplegando el cuadro
combinado Primer criterio de ordenacin: podemos escoger qu tipo de ordenacin queremos.

Por defecto est seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numrico y alfanumrico).
 Una lista se puede ordenar de la siguiente manera:

Cronologicamente-----Fechas
Alfabeticamente-------Rotulos
Numericamente-------Valores

Una lista puede ser:

1. Un solo campo(ascendente o descendente)

2. Multiples campos (ascendente o descendente) (mximo 3 campos)

TIPOS DE ORNEDAMIENTO

Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden descendente (de la

Z a la A o del 9 al 0)
1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .

Nota En un informe de tabla dinmica, Microsoft Excel utiliza el campo seleccionado para
ordenar.

Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)

Para obtener resultados ptimos, el rango que vaya a ordenar deber tener etiquetas o encabezados
de columna.
1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar,
comenzando por la ms importante.
4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
 Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)
1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor importancia.
4. Haga clic en Aceptar.
5. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres columnas que desee
ordenar, comenzando por la ms importante.
7. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Ordenar filas por meses o das de la semana
1. Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
4. Haga clic en Opciones.
5. En Primer criterio de ordenacin, haga clic en el orden personalizado que desee y haga
clic en Aceptar.
6. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Utilizar datos propios para definir el orden
1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee,
de arriba abajo. Por ejemplo:
Datos
Alto
Medio
Bajo
2. Seleccione el rango.
3. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas
personalizadas.
4. Haga clic en Importar y despus en Aceptar.
5. Seleccione una celda del rango que desee ordenar.
6. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
7. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
8. Haga clic en Opciones.
9. En Primer criterio de ordenacin, haga clic en la lista personalizada que ha creado. Por
ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
10. Haga clic en Aceptar.
11. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Nota No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El orden
personalizado se aplica nicamente a la columna especificada en el cuadro Ordenar por. Para
ordenar varias columnas mediante un orden personalizado, ordene cada una por separado. Por
ejemplo, para ordenar por las columnas A y B, en ese orden, primero ordene por la columna B y
despus especifique el orden personalizado en el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin. A
continuacin, ordene el rango por la columna A.

Ordenar columnas en lugar de filas

La mayora de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.
1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
2. En el men Datos, haga clic en Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
 4. En Orientacin, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuacin,
en Aceptar.
5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee ordenar.
Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Microsoft Excel
ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle
permanezcan juntas, aunque estn ocultas.

Ordenar una columna sin afectar a las dems

Advertencia Tenga cuidado con esta funcin. Ordenar por una columna puede producir
resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de
la misma fila.
1. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar la columna que desea ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente u Orden descendente .

Aparecer el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar.

3. Seleccione Continuar con la seleccin actual.
4. Haga clic en Ordenar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .

Notas
Para excluir de la ordenacin la primera fila de datos, porque es un encabezado de columna,
en el men Datos, haga clic en Ordenar y, a continuacin, en El rango de datos tiene, haga clic
en fila de encabezamiento.
Para realizar una ordenacin que distinga maysculas de minsculas, en el
men Datos haga clic en Ordenar, haga clic en Opciones y, a continuacin,
seleccione Distinguir maysculas de minsculas.
Para buscar el valor superior o inferior de un rango, por ejemplo las 10 mejores
calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro. Para obtener ms informacin, vea
Filtrar un rango.

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder
trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el
criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero s permite aplicar formato,
representar en grficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se
desean mostrar.

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la

lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.
AUTOFILTRO

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (si por algn motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el men Datos
-- Filtro --Autofiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable
como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan moreno en el 1er
apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la
flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Todas), reaparecern todos
los registros de la lista.

FILTRO AVANZADO

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro
de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde
indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, acceder al men Datos - Filtro - Filtro Avanzado....
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar,

Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactemente los mismos valores) desa

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo.
 TUTORIAL DE FILTROS

EJEMPLO DE LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS

Reflexin
"A menudo nosotros recurrimos a la creacin de listas, pero nosotros pensamos que ests on el
simple hecho de introducir los datos en las columnas y filas ya tendremos una super maravillosa
lista, pero la realidad es que no es as, porque por ejemplo Excel nos permite no solo hacer una lista
sino modificarla a nuestro antojo, filtrarla, ordenarla como nisotros queramos y todo para que
tengamos un trabajo ms placentero. Este tema de lista es sumamente fcil y no se necesita ser un
gran experto en Excel para poder manejar listas, pero si se necesitaria un poco de investigacin si
uno quisiera combinar varios filtros a la vez u ordenar de cierta manera una lista..."