Manual Procedimientos Catalogacion - Lenado de Ficha

GLENCORE PROCEDIMIENTO DE MINERA
CATALOGACION AGUILAR S.A.

PREPARADO POR: REVISADO POR: COD. DE DOC.:
MINERA AGUILAR MARTIN MEDRANO MAN-003
S.A.
COD. DE PROYECTO: FECHA: PAGINA:
PROYECTO: IMPLEMENTACION CODIGO DE BARRAS / / 1 de 8
CMS-001
VIII. PROCEDIMIENTO DE CATALOGACIN

S.A.
CMS-001
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Obtener un documento en el que se expliquen claramente los pasos
a seguir en el Proceso de catalogacin y las responsabilidades de
cada uno de los involucrados en este proceso.
Logara obtener un proceso de catalogacin ordenado, eficiente,
rpido y estndar en todas las clases de materiales.
II. ALCANCES
Ordenamiento de los Almacenes.

Reconocimiento del material
Catalogacin de los materiales.
Ingreso de informacin al sistema.
Impresin y colocacin de etiquetas (cdigo de barra).
Control de gestin en el sistema de almacenamiento.
Control de gestin de la calidad.
III. FINALIDAD DEL PROCESO

Obtener un catlogo de materiales actualizado y confiable. Requisito
indispensable para la implementacin de los sistemas de
Mantenimiento, Almacenes y Compra.
Identificar los materiales obsoletos con la finalidad de disminuirlos y
en lo posible eliminarlos del catlogo, mediante transferencias a
otras operaciones o la venta a terceros.
Obtener un ordenamiento de los Almacenes que permita aumentar la
eficiencia en el control de las existencias.
Capacitar al personal de Almacenes en el manejo y almacenamiento
de los materiales, repuestos e insumos, para facilitar en el futuro con
el Plan de Inventario Anual.
S.A.
CMS-001
Mantener actualizado permanentemente el Catalogo de Materiales,

cumpliendo con los procedimientos establecidos para dicho fin, en lo
referente a la creacin de nuevos cdigos de materiales en el
catlogo y el mantenimiento de los existentes.
IV. PREMISAS DEL PROCEDIMIENTO DE CATALOGACION
Designar grupos de catalogacin segn la clasificacin presentada.

Asignar a cada grupo de catalogacin un responsable, quien se
encargara de la catalogacin de un grupo de clases. Este
responsable debe ser de la empresa y debe conocer o estar
relacionado con las clase que va a catalogar. Ejemplo: para repuestos
de Interior Mina, se debe asignar al Jefe o Supervisor de equipos de
Mina.
Establecer un nivel de comunicacin tal, que permita la actualizacin
de la base de datos entre las operaciones.
Capacitar al personal que participe en el proyecto de catalogacin,
en lo referente a la metodologa y procedimientos.
Seleccionar al personal que capacitara en el Proyecto, como
catalogadores.
Contar con todos los recursos solicitados para el proyecto, con la
finalidad de evitar retrasos en el Plan de Trabajo.
V. REQUERIMIENTOS DE MATERIALES:
Los materiales requeridos para el proceso de Catalogacin se enumeran

en el siguiente listado:
S.A.
CMS-001
MATERIALES REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE CATALOGACION

MATERIALES CANTIDAD
Fichas de Catalogacin 10000
Catlogo de materiales 6
Formato de ubicacin de materiales
Formato de avance semanal
Hojas de control de avance semanales para los
catalogadores
Herramientas de medicin (calibre)
Lpices
Lapiceras
Etiquetas de colores
Catalogado verde
No catalogado amarillo
Obsoleto Rojo
Franelas
Estructura de clasificacin de materiales
Perforadora
Abrochador
EN LA OPERACIN
Almacenes: Limpios Ordenados - Sealizados

Ubicaciones de todos los materiales a catalogar.
Catlogo de mquina, equipos y suministros.
Equipo informtico (PC)
Impresoras.
Papel.
S.A.
CMS-001
VI. FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA

CATALOGACIN:
A continuacin se describen las funciones de cada uno de los

estamentos que componen la estructura de la organizacin del proyecto
de catalogacin.
RESPONSABLE FUNCIONES
Lder de Persona encargada de la Supervisin general del Proyecto.
proyecto Coordina, Asigna los recursos y controla el avance del Proyecto
Persona encargada del manejo, control y supervisin de todo el
Proyecto, responsable del cumplimiento de los objetivos y
Encargado de
metas trazadas asi como de la coordinacin y resolucin de
Proyecto
todas aquellas consultas relacionadas al logro de las mismas.
Persona responsable de un grupo de catalogadores y del

proceso de catalogacin para un grupo determinado de clases
y familias.
Es el encargado entre otras cosas de proveer todas las
facilidades al personal de catalogacin para que puedan
desempear su trabajo de manera eficiente y productiva, debe
Responsable velar por el cumplimiento de los tiempos estimados, coordinar
la asistencia de los tcnicos y usuarios, controlar la calidad de
llenado de la ficha revisar los estndares, coordinar la logstica
del proceso (etiquetas, fichas, tiles, etc.) y tambin ser la
persona a la cual se le deben hacer todas las consultas acerca
del proceso de catalogacin.
Persona con manejo total del almacn, identicacion de

Jefe de materiales y ubicaciones, adems est dedicada al apoyo y
Almacenes verificacin de la catalogacin
Catalogador Persona encargada del llenado de la ficha de catalogacin,

manteniendo el estndar definido.
S.A.
CMS-001
Esta persona debe revisar el material, llenar correctamente la

ficha, guiar al tcnico, exigir los catlogos. Esta persona debe
catalogar materiales de acuerdo a su formacin
especializndose en ciertas clases y familia.
Persona especializada en el mantenimiento de equipos, con

capacidad para el reconocimiento de materiales (repuestos) y
equipo.
Esta persona debe buscar el material en el catlogo del
Tcnico
equipo, proveer de toda la informacin tcnica del material al
catalogador, informar de la descripcin abreviada (de uso
diario o cotidiano), apoyar en el llenado de la ficha y revisarla.
Persona que tiene conocimiento de ciertos materiales por su

Usuario frecuente utilizacin (suministros).
Persona encargada de recepcionar todas las fichas de

catalogacin aprobadas por los responsables de cada clase y
Data Enter
familias e ingresarlas a una base de datos.
S.A.
CMS-001
VII.1. ANALISIS DE LA CLASES A CATALOGAR

A continuacin se muestra una tabla en la que se hace un balance
por clase del catlogo con la finalidad de agrupar las clases por
afinidad y cantidad de materiales Y as balancear los grupos de
catalogacin que se crearan en el proyecto.
CLAS DESCRIPCION CARACTERISTICAS

E
- Pocos materiales.
- Explosivos y - Fcil de catalogar.
01 accesorios de - Se requiere de un usuario con experiencia.
voladura - Se requiere del catlogo del proveedor para
especificaciones tcnicas.
- Pocos materiales.
02 - Combustibles
- Fcil de catalogar.
- Se requiere de un usuario con experiencia en
combustible y lubricantes.
03 - Lubricantes.
- Se requiere del catlogo del proveedor para
especificaciones tcnicas.
- Gran volumen de materiales.
- Materiales y - Difcil de catalogar.
04 repuestos para - Se requiere Tcnico de Manto. de esta rea.
exploracin - Se requiere instrumento de medicin y
catlogos de los Equipos.
- Difcil de catalogar.
- Materiales y
- Se requiere de un Tcnico en Mina con
05 repuestos para
Experiencia en el rea. (*)
operacin de Mina - Se requiere de instrumentos de medicin y
de los catlogos de los equipos.
06 - Materiales y - Gran volumen de materiales.
repuestos para - Difcil de catalogar.
Planta - Se requiere un tcnicos de Manto. de Planta
Concentradora Concentradora, Planta de Efluente y de
S.A.
CMS-001
- Materiales y Laboratorio.
07 repuestos para - Se requiere un operario de Laboratorio.
Plante de Efluente - Se requiere de instrumentos de medicin y
- Materiales y de los catlogos de las Maquinas y los
08 repuestos para Equipos.
Laboratorio.
- Pocos materiales.
- Materiales , - Fcil de catalogar.
repuestos e - Se requiere de un usuario conocedor en
09
implementos de artculos de seguridad.
seguridad - Se requiere informacin para las
caractersticas tcnicas.
- Difcil de catalogar.
- Materiales y
- Se requiere de un Tcnico de Manto. que
10 repuestos de uso
conozca estos tipos de repuestos.
comn. - Se requiere de instrumentos de medicin y
de los catlogos de los proveedores.
- Materiales y - Gran volumen de materiales.
repuestos para - Difcil de catalogar. S
equipos de - e requiere de un Tcnico de Manto. con
11 experiencia en estos Equipos. (*)
generacin de
- Se requiere de instrumentos de medicin y
energa elctrica
de los catlogos de los Equipos.
(USINA)
12 - Servicios Auxiliares.
CLAS DESCRIPCION CARACTERISTICAS
E
Repuestos de Gran volumen de materiales.
Equipos Pesados y Difcil de catalogar.
13
Automotores de Se requiere de un Tcnico de Mtto, con
Superficie. experiencia. (*)
Repuestos de Se requiere de instrumentos de medicin y de
14 Equipos de Interior los catlogos de los Equipos.
Mina.
S.A.
CMS-001
Gran volumen de materiales.

Fcil de catalogar.
Ferretera y
Se requiere de un Usuario que conozca este tipo
15 Materiales de
de materiales.
construccin
Se requiere de instrumentos de medicin y de
los catlogos de Aceros, chapas, etc.
15 Materiales Elctricos.
Difcil de catalogar.
Se requiere de un Tcnico electricista con
Materiales
17 experiencia y conozca estos materiales.
electrnicos.
Se requiere informacin Tcnica.
Fcil de catalogar.
tiles de oficina,
Se requiere de un Tcnico que conozca este tipo
18 ingeniera e computo
de materiales.
(IT)
Se requiere catlogos de Instrumentos de
ingeniera.
Pocos materiales.
Fcil de catalogar.
Se requiere de un usuario del rea que conozca
19 Maderas.
de estos materiales.
Se deben considerar los estndares de
descripcin.
(*) El nmero de tcnicos depender de la cantidad de repuestos en el Almacen.
DEFINICION DE GRUPOS DE CATALOGACION.
GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4
CLAS 01 Explosivos. 06 Materiales y 04 Materiales 11 Materiales y
ES 02 repuestos para y repuestos repuestos de
Combustibles. Planta para generacin de
03 Lubricantes. Concentradora. Exploracin Energa Elctrica
09 Materiales, 07 Materiales y (Geologa). (Usina).
repuestos e repuestos para 05 Materiales 12 Servicios
implementos de Planta de y repuestos auxiliares.
seguridad. Efluentes. para Operacin 13 Repuestos de
10 Materiales y 08 Materiales y Mina Equipos Pesado y
S.A.
CMS-001
repuestos de uso repuestos para automotores de

comn. Laboratorio superficie.
15 Ferretera y 14 - Repuestos de
materiales de Equipos de Interior
construccin. Mina.
18 tiles de 16 Materiales
oficina, ingeniera Elctricos.
y computo (IT). 17 Materiales
19 Maderas. Electrnicos.
Paredes
Quispe Anibal Ivan Tactaca Hiplito Lamas
Roberto
REQUERIMIENTOS DE RRHH
A continuacin se presenta una tabla con la conformacin de los grupos

de catalogacin y el perfil de cada uno de os integrantes, con la finalidad
de seleccionar al personal adecuado para cada grupo segn su
especialidad.
GRUP
PERSONAL PERFIL
OS
Responsable
Jefe de Compras
(1)
GRUP Personal de Almacenes
Tcnico (2)
O1 Personal Mecnico.
Catalogador (1) Personal de compras
Responsable
Jefe de Mtto de Planta
(1)
GRUP Supervisor Matto Planta
Tcnico. (2)
O2 Asistente de laboratorio
Catalogador.
Personal de Almacenes.
(1)
GRUP Responsable Jefe de Mina
O3 (1)
S.A.
CMS-001
Supervisor Mina.
Tcnico. (2) Asistente de Geologa con
experiencia.
Catalogador.
Personal de Inventario
(1)
Responsable
Jefe de Servicios.
(1)
Supervisor Hidrulica.
GRUP Supervisor Ajuste.
Tcnico. (4)
O4 Supervisor Elctrico.
Supervisor Usina.
Catalogador.
Personal de Servicios.
(1)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
VIII.1 -RECONOCIMIENTO DE MATERIAL

Identificar la ubicacin de los materiales que tenga Responsable, Jefe de
que catalogar el grupo, coordinando con el jefe de Almacn y
almacn dichas ubicaciones. Catalogadores.
Una vez en el lugar fsico del primer material, se
deber realizar un reconocimiento del material a
catalogar, de la siguiente forma:
Identificar el material a catalogar, segn la
tarjeta Bincard y definir la clasificacin a la
que pertenece el material segn el catlogo
de materiales. Pueden presentarse tres
casos:
1. ES SUMINISTRO:
El material es entregado a los catalogadores.
2. ES REPUESTO:
S.A.
CMS-001
Identificar el equipo o equipos al cual Tcnico o Usuario

pertenece, de la siguiente manera:
Buscar el o los catlogos de equipos
correspondientes al repuesto.
En caso de no encontrar algunos de los
catlogos de los equipos coordinar con el
responsable para verificar si no se tiene ese
catlogo.
Si no se tiene alguno de los catlogos de los
equipos se proceder con los catlogos que
se tienen.
Entregar el material a los catalogadores.
3. NO SE PUEDE IDENTIFICAR:
Colocar una etiqueta de color amarillo que
indica que el material todava no ha sido
catalogado.
Recibir el material y efectuar el
procedimiento VIII.2 CATALOGACION
VIII.2 CATALOGACION
Llenar la ficha de catalogacin (FORM-001, ver
indicaciones de llenado), con los datos bsicos
(Operacin, localidad, cdigo actual, ubicacin en
los almacenes, etc.).
Revisar el catlogo de equipo con la finalidad de
completar las especificaciones tcnicas Tcnico o Usuario y
(descripcin ampliada o tcnica, numero de parte Catalogadores

Catalogadores
cdigo del equipo o equipos, cdigo de sistema,
tipo de almacenamiento, etc.).
S.A.
CMS-001
Agregar la informacin de las caractersticas

especificar para cada tipo de materila como
dimensiones, voltaje o amperios, peso, potencia,
etc. (las caractersticas del material las definir el
responsable). Utilizar las herramientas de
medicin como voltimetro, ampermetro, balanza,
piede de rey, etc.
Si la unidad de medida a utilizar es distinta a la
Catalogadores
unidad de medida actual del material proceder
segn el punto IX.5.
Si el material no corresponde al cdigo actual
proceder segn el punto IX.3.
Si el material es obsoleto proceder segn el punto
IX.
Verificar la existencia de materiales:

Duplicados (proceder segn el punto IX.1).
Equivalente (proceder segn el punto IX.2).
Una vez llena la ficha, revisar visualmente que no
falte ningn dato en la misma y proceder a firmar
la ficha:
Entregar la ficha al tcnico o usuario.
Recibir la ficha y revisar detalladamente la
informacin registrada, se da el visto bueno (si el
caso lo amerita) y se firma la ficha.
En caso de que exista algn error en la ficha
coordinar con el catalogador para correccin.
Colocar una etiqueta en el lugar fsico donde se
S.A.
CMS-001
encuentra el material, esta etiqueta puede ser de

tres colores.
Color verde: para materiales catalogados.
Color amarillo: para materiales no
catalogados.
Color rojo: para materiales obsoletos.
Proceder con los dems materiales de la misma
Tcnico o Usuario
forma que con el primer material, hasta terminar
con las diferentes clases que le corresponden.
Entregar la ficha de los materiales catalogados al
responsable.
Recibir y revisar las fichas de los materiales Catalogadores
catalogados, modificar o adicionar cualquier
informacin faltante, aprobar y firmar las fichas.
Las fichas que no estn correctas (mal llenadas, sin

firmas, etc.) se revisan con quien corresponda
para solucionar el problema.
Entregar las fichas firmadas al digitadores. Tcnico o Usuario y
Catalogadores
VIII.3 INGRESO DE INFORMACION AL SISTEMA
Recepciona y revisa que las fichas estn firmadas
por el responsable.
Las fichas que no estn firmadas devolverlas al
responsable.
Ingresar todos los datos contenidos en la ficha en
el sistema.
Colocar el sello de digitado, fecha y firma en la
S.A.
CMS-001
ficha ingresada al sistema. Responsable

Actualizar la base de datos.
Proceder de igual forma con el resto de las fichas.
Al final del da emitir los reportes de las fichas
ingresadas para que sean revisados y firmados por
el Responsable.
Entregar los reportes al Responsable del grupo.
Recibir los reportes del digitador.
Revisar los datos ingresados comparando la ficha
manual con la mecanizada.
De estar errada la informacin, colocar la o las
correcciones y devolver la informacin al digitador, Digitador
con las correcciones del caso.

Recibir la informacin errada y corregirlas en el
sistema.
Colocar el sello de corregido, fecha y firma en las

fichas corregidas.
Entregar las fichas corregidas al responsable para
su revisin final.
Recibir las fichas que ha sido corregidas y volverlas
a revisar.
De estar correcta la ficha, colocar su visto bueno y
firma (como seal de aprobacin) en la ficha de Responsable
catalogacin.-
Entregar las fichas al digitador.
Recibir las fichas y archivarlas.
Al finalizar la catalogacin de una clase se efecta Digitador
una revisin de todos los materiales con la
S.A.
CMS-001
finalidad que no quede ningn material sin

catalogar. Responsable
Digitador
Catalogador, Usuario y
Responsables
IX. PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS IRREGULARES
S.A.
CMS-001
IX.1 MATERIALES DUPLICADOS
Son aquellos materiales iguales pero que tienen

cdigos actuales diferentes, el procedimiento a
seguir es el siguiente:
Tcnico o Usuario y
Identificar el material o los materiales Catalogador
duplicados.
Llenar los datos del material, segn
procedimientos, en la ficha, unificando el
cdigo del material al cdigo verdadero.
Coordinar con el Jefe de Almacn el
movimiento del material o los materiales
duplicados al mismo lugar fsico y la Responsable
eliminacin del cdigo errneo en la base de
datos de almacenes.
IX.2 CODIGOS EQUIVALENTES
Son aquellos materiales con caractersticas

tcnicas iguales pero de diferente marca o
material. El procedimiento es el siguiente:
Identificar los materiales equivalentes.
Llenar la ficha de catalogacin con todos los
Tcnico o Usuario y
datos del material.
Catalogador
Colocar en la ficha catalogacin un cdigo que
lo identifique o relacione con los otros
materiales equivalentes.
S.A.
CMS-001
IX.3 MATERIALES QUE NO CORRESPONDEN AL

CODIGO
ACTUAL
Avisar al Jefe de Almacn que el cdigo del

material actual no corresponde al material a
catalogar (ejemplo: el cdigo del material es
de un buln y fsicamente es un rodamiento.
Buscar el cdigo correcto e informar al
Catalogador
catalogador sobre las correcciones.
Catalogar el material segn la informacin
proporcionada por el Jefe de Almacn.
(proceder segn punta VIII.2). Jefe de Almacn
IX.4 MATERIALES OBSOLETOS

Catalogar igual que cualquier material, con la Catalogador
diferencia que se especifica que el material es
obsoleto.
IX.5 UNIDADES DE MEDIDA DISTINTO

Informar al Responsable sobre la posibilidad
Catalogador
del cambio de la unidad de medida actual.
Informar la posible unidad de medida nueva a
utilizarse.
Coordinar con el Jefe de Almacn el posible
cambio de unidad de medida para el material.
S.A.
CMS-001
Aprobar o no el cambio de la unidad de medida

Tcnico o Usuario y
actual. En caso se cambie la unidad de
Catalogador
medida deber ajusta el stock correspondiente
en el sistema.
Avisar al Responsable y a los catalogadores Responsable
sobre su decisin
IX.6 MATERIAL QUE NO ESTA EN LA Jefe de Almacn

ESTRUCTURA DEL CATALOGO.
Coordinar con el responsable del grupo, la Tcnico o Usuario y
catalogacin o no del material que no se Catalogador
encuentra en la estructura del catlogo.
Revisar la necesidad de la catalogacin de ese
Responsable
material.
En caso que sea necesario la catalogacin del
dicho material coordinar con el Jefe del
Jefe de Proyecto
Proyecto la modificacin del catlogo (creacin
de una familia o subfamilia).
Modificar el catalogo y enviar el cdigo de Catalogador
familia y subfamilia a la que pertenece el
material.
Catalogar el material segn los mtodos
correspondientes (punto VIII).
S.A.
CMS-001
X. PROCEDIMIENTO PARA LOS PROCESOS DE CONTROL
X.1 CONTROL DEL AVANCE DEL PROCESO DE

CATALOGACION
Los responsables de cada grupo deben hacer un
informe semanal del avance de la catalogacin,
con la finalidad de conocer su eficiencia y Catalogador
cumplimiento del plan de trabajo. El

procedimiento a seguir es el siguiente:
Llenar la hoja de control CTRL-002A (ver
indicaciones en la hoja de control), teniendo en
cuenta en avance del proceso, la cantidad de
materiales catalogados, etc.
Revisar el informe realizado, para asegurarse
que no le falta nada.
Firmar el informe y entregar al responsable del
Responsable
grupo los das jueves de cada semana.
Recibir el informe y revisarlo, este le servir
como base para elaborar el informe semanal
S.A.
CMS-001
(los das viernes), utilizando el formato INFGX-

00X (ver indicaciones en el formato), en cual
tendr las siguientes partes: actividades
realizadas, actividades pendientes, puntos
crticos y siguientes pasos.
En caso de existir un problema mayor,
comunicarlo al Gerente o al Lder del proyecto.
Revisar el informe para asegurarse de que no
falte nada firmarlo y enviar las copias
respectivas a los participantes.
(Jefe del Proyecto y al Gerente de Proyecto).
Revisar el informe entregado por el
Responsable del grupo y resolver cualquier
duda con el Responsable del grupo.
Elaborar con los informes recibidos, el informe Jefe del Proyecto
de avance que ser entregado al Lder del

Proyecto en las reuniones de avance (este
informe ser quincenal).
Elaborar el acta de las reuniones de avance.
Enviar las copias del acta de reunin a las
personas que asistieron.
Archivar el informe de avance y el acta de
reunin.
Impartir las decisiones tomadas en la reunin
de avance a los integrantes del proyecto.
Nota: No se deber esperar el da del informe
para dar a conocer los problemas.
S.A.
CMS-001
X.2 CONTROL AL GRUPO DE

CATALOGACIONACION
Informe que elabora la persona que realice el
control de calidad (Jefe del Proyecto, Gerente del
Proyecto, Lider del Proyecto cualquier persona
autorizada por la empresa), cada cierto tiempo.
Este informe tiene como finalidad controlar el
trabajo del grupo de catalogacin.
Si se est realizando el proceso segn la
metodologa.
Si se estn cumpliendo con los procesos.
Si existe un control de calidad.
Si se cuentan con los materiales necesarios
para el proceso de catalogacin, etc.
El informe o control de calidad se realizar de la

siguiente forma:
Para controlar a los grupos de catalogacin, la
persona que realiza el control debe
entrevistarse con todas las personas que
necesite para elaborar el informe (Doc. De
control CTRL-001A, ver indicaciones en la hoja
de control). Jefe, Gerente, Lder
Visitar todos los almacenes o lugares donde se
del Proyecto
hayan catalogado materiales del grupo, para
verificar el estado de los almacenes, como se
S.A.
CMS-001
han colocado las etiquetas, etc.

Efectuar un control de calidad escogiendo
materiales en forma aleatoria para verificar si
la catalogacin de los materiales es correcta.
En caso de presentarse algn problema debe
solucionarlo coordinado con quien
corresponda (Superintendente, Responsable
del Grupo, Jefe de Almacn, etc.).
Si no se cumplido con la metodologa del
proceso o con los pasos del mismo se debe
colocar el motivo del incumplimiento.
Una vez terminado el informe se firma y se
entrega una copia al responsable del grupo,
otra al Superintendente de la operacin (Jefe
del Proyecto, Gerente de Proyecto y Lder del
Proyecto).
Revisar el informe y en caso exista alguna
duda comunicarse con la persona que realizo
el control para solucionar el problema.
Tomar accin inmediata sobre cualquier

problema o atraso del grupo en la operacin.
Archivar el informe una vez revisado por el
Gerente del Proyecto y el Lder del Proyecto.
Jefe de Proyecto
S.A.
CMS-001
S.A.
CMS-001
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE CATALOGACION
La ficha de catalogacin esta compuesta por cabecera y 10 secciones, las

cuales de detallan a continuacin:
- SECCION (1):
Cdigo Actual: Es el cdigo con que se encuentra registrado el material
actualmente en el almacn. Este cdigo est conformado por tres partes:
Rubro, Familia e Item. El catalogador se guiara del catlogo actual de
CMA SA, de la etiqueta que se encuentra con el material o consultara al
Supervisor del almacn para identificar y colocar este cdigo en la ficha.
Grupo: Es el nmero del grupo de catalogacin. El catalogador colocara el
nmero de grupo en todas las fichas que tenga que llenar.
Correlativo de Ficha: Este espacio
- SECCION (2):
Cdigo de rea: Es el cdigo del rea o Superintendencia a la cual
pertenece el material que se est catalogando. Los cdigos son utilizados
para definir actualmente el rea o Superintendencia de la CMA SA.
Almacn y cdigo de ubicacin en el almacn: Son los cdigos de
ubicacin del material catalogado en l o los depsitos de CMA SA. El
Supervisor de Almacn llenara estos cdigos, para esto todos los depsitos
y/o estantera debern presentar carteles o letreros mostrando dichos
cdigos.
- SECCION (3):
En esta seccin se colocaran las distintas descripciones del material a
catalogar:
Descripcin Comercial: Es con la que se conoce al material en el
mercado (descripcin con la que se realiza la accin de compra). Esta
informacin se obtendr del catlogo del material o del equipo segn sea
el caso, con el apoyo del Tcnico o usuario).
S.A.
CMS-001
Descripcin Abreviada: Es el que utiliza en la operacin para poder

ubicar el material de una manera ms rpida en el sistema (esta
informacin la proporcionara el Tcnico o Usuario).
Descripcin Ampliada: Es la utilizada para colocar todas las
caractersticas del material que se deseen, en ella se podrn colocar
caractersticas o propiedades importantes del material a catalogar (esta
informacin la proporcionara el Tcnico o Usuario).
- SECCION (3):
En esta seccin se detallan los Datos Tcnicos del material a catalogar:
Equipo o Maquina: Se emplea para determinar a qu Equipo o Maquina
pertenece el material a catalogar.
Marca y Modelo: Se llenaran en el caso que el material tenga una marca
(Ej.: Caterpillar) o modelo (Ej.: D8N) que sea importante resaltar, se
recibir el apoyo del Tcnico o Usuario.
Nmero de Interno: Se
Cantidad de Equipo: Determinamos
Sistema:

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CATALOGACION AGUILAR S.A.

VIII. PROCEDIMIENTO DE CATALOGACIN

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Ordenamiento de los Almacenes.

III. FINALIDAD DEL PROCESO

Mantener actualizado permanentemente el Catalogo de Materiales,

IV. PREMISAS DEL PROCEDIMIENTO DE CATALOGACION

Designar grupos de catalogacin segn la clasificacin presentada.

Los materiales requeridos para el proceso de Catalogacin se enumeran

MATERIALES REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE CATALOGACION

Almacenes: Limpios Ordenados - Sealizados

VI. FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA

A continuacin se describen las funciones de cada uno de los

Persona responsable de un grupo de catalogadores y del

Persona con manejo total del almacn, identicacion de

Catalogador Persona encargada del llenado de la ficha de catalogacin,

Esta persona debe revisar el material, llenar correctamente la

Persona especializada en el mantenimiento de equipos, con

Persona que tiene conocimiento de ciertos materiales por su

Persona encargada de recepcionar todas las fichas de

VII.1. ANALISIS DE LA CLASES A CATALOGAR

CLAS DESCRIPCION CARACTERISTICAS

Gran volumen de materiales.

repuestos de uso repuestos para automotores de

A continuacin se presenta una tabla con la conformacin de los grupos

VIII.1 -RECONOCIMIENTO DE MATERIAL

Identificar el equipo o equipos al cual Tcnico o Usuario

(descripcin ampliada o tcnica, numero de parte Catalogadores

Agregar la informacin de las caractersticas

Verificar la existencia de materiales:

encuentra el material, esta etiqueta puede ser de

Las fichas que no estn correctas (mal llenadas, sin

ficha ingresada al sistema. Responsable

con las correcciones del caso.

Colocar el sello de corregido, fecha y firma en las

finalidad que no quede ningn material sin

IX. PROCEDIMIENTO PARA LOS CASOS IRREGULARES

IX.1 MATERIALES DUPLICADOS

Son aquellos materiales iguales pero que tienen

IX.2 CODIGOS EQUIVALENTES

Son aquellos materiales con caractersticas

IX.3 MATERIALES QUE NO CORRESPONDEN AL

Avisar al Jefe de Almacn que el cdigo del

IX.4 MATERIALES OBSOLETOS

IX.5 UNIDADES DE MEDIDA DISTINTO

Aprobar o no el cambio de la unidad de medida

IX.6 MATERIAL QUE NO ESTA EN LA Jefe de Almacn

X. PROCEDIMIENTO PARA LOS PROCESOS DE CONTROL

X.1 CONTROL DEL AVANCE DEL PROCESO DE

cumplimiento del plan de trabajo. El

(los das viernes), utilizando el formato INFGX-

de avance que ser entregado al Lder del

X.2 CONTROL AL GRUPO DE

El informe o control de calidad se realizar de la

han colocado las etiquetas, etc.

Tomar accin inmediata sobre cualquier

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA FICHA DE CATALOGACION

La ficha de catalogacin esta compuesta por cabecera y 10 secciones, las

Descripcin Abreviada: Es el que utiliza en la operacin para poder

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