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Introduccin
Word es uno de los procesadores de texto ms utilizados en este
momento. Los procesadores de texto, aparte de introducir texto,
imgenes y dibujos nos permiten trabajar con ellos aplicndoles
formatos, estilos y diseos para que tomen una apariencia profesional.

Partes de la pantalla

Se pueden distinguir unos elementos horizontales o barras.

Barra de ttulos

En ella aparece el nombre de la aplicacin (Microsoft Word) y el

nombre del fichero que est abierto. En la figura mostrada aparece
Word2003.doc. En un documento nuevo aparecera Documento1, que es
el nombre por defecto utilizado por el programa para un documento al
que todava el usuario no ha puesto ningn nombre. En ese momento el
usuario puede empezar a escribir en cualquier parte de la hoja en blanco
clicando dos veces con el ratn.

Barra de mens

Los comandos de la barra de mens se refieren a las funciones del Word.

Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de

archivos, as como las opciones para preparar la pgina antes de
imprimir y las opciones de impresin.

Edicin: contiene los comandos relativos a la edicin de texto: aquellos

que permiten copiar o mover informacin, as como comando de
bsqueda y sustitucin de palabras.

Ver: contiene los comandos de visualizacin del documento; los modos

de trabajo, las barras de herramienta y los encabezados y pie de pgina.

Insertar: contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de

elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o
cualquier otro objeto.

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Barra de herramientas

Las barras de herramientas son un sistema cmodo y rpido para

ejecutar directamente cualquier comando de los mens. . En el men
Ver, dentro del comando herramientas, se encuentra la forma de
hacerlas desaparecer de la pantalla, as como la de hacer que aparezcan

otras barras de herramientas de las que se dispone.

Regla

En el modo de presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si

no est visible se puede activar en el men Ver/Regla. La regla muestra
una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el
propio documento sin necesidad de entrar en los mens. Las sangras se
pueden modificar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la
izquierda y uno a la derecha.

Barra de estado

La barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla y

muestra constantemente una serie de informacin muy til; la pgina en
la que est situado el cursor, la seccin y el nmero de pginas del
documento activo, la posicin del cursor con respecto a la altura, la lnea
y la columna de la pgina.

Aparecen tambin cuatro pequeos iconos o botones -en la parte

izquierda que permiten pasar de una a otra forma de ver el documento.

Manejo de documentos
Grabacin y recuperacin de archivos

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Cuando se inicia Word desde el men inicio aparecer en pantalla un

documento nuevo en blanco que por defecto se llama Documento1. Para
crear un documento nuevo en cualquier otro momento, se hace clic en el
men archivo/nuevo. Los nombres por defecto con los que se crean
sucesivos nuevos documentos son Documento2, Documento3, etc.

Para abrir un documento ya existente, hay que hacer clic en

el icono Abrir de la barra de herramientas, o bien elegir la
opcin Abrir del men archivo. Se abre un cuadro de dilogo el
que hay que elegir el fichero que se quiere abrir, situado en la unidad de
disco y directorio seleccionados.

Para guardar documentos se utiliza guardar o guardar como del

men Archivo. Es muy importante entender bien la diferencia que existe
entre los comandos guardar y guardar como. El primero de ellos
(guardar) sirve para actualizar un fichero de disco que se ha abierto
previamente y en el que se han introducido modificaciones. As pues,
guardar no crea un nuevo fichero, excepto si se utiliza con un
documento nuevo que no ha sido nunca guardado en el disco. Lo que
hace guardar es modificar un fichero que ya exista. Por el contrario,
guardar como crea un nuevo fichero con un nuevo nombre, dejando el
fichero anterior tal y como estaba. Una aplicacin tpica de guardar
como es crear una nueva versin de un documento: se abre el
documento anterior, se introducen las modificaciones y se guarda con

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un nuevo nombre: de esta forma se conservan con nombres diferentes el

documento original y el modificado.

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Formato, prrafos y fuente

Una de las caractersticas ms propias de un procesador de textos es
su capacidad de formatear texto, cambiando cualquiera de sus
caractersticas, tales como mrgenes, tipos de letra, espaciado entre
lneas, etc.

En un documento de Word 2003 se pueden realizar operaciones de

formato a cuatro niveles: Documento, seccin, prrafo y carcter. A
continuacin se recuerda brevemente qu es cada cosa:

Un documento es todo aquello que constituye una unidad, por

ejemplo una carta, un artculo, unos apuntes o incluso todo un
libro. Por lo general, un documento se guarda en un nico fichero
(para documentos muy extensos existe la posibilidad de
guardarlos en mltiples ficheros relacionados entre s). Salvo sta
(la de estar en un mismo fichero o en ficheros relacionados), todas
las dems caractersticas de un documento (mrgenes, nmero de
columnas, orientacin de la hoja de papel, presencia o no de
encabezamientos, numeracin de pginas, etc.) pueden ser
diferentes de una pgina a otra, aunque en la prctica no suelan
serlo.
Un documento puede estar dividido en secciones. Una seccin es
una parte de un documento con sus propias caractersticas de

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formato global. Los distintos apartados de un artculo o los

distintos captulos de un libro son ejemplos tpicos de secciones.
Las caractersticas citadas en el prrafo anterior (mrgenes,
nmero de columnas, orientacin de la hoja de papel, presencia o
no de encabezamientos, numeracin de pginas, etc.) son propias
de la seccin.
Un prrafo es un conjunto de frases que terminan con un punto y
aparte, o si se prefiere con el carcter nueva lnea. Este carcter
aparece al pulsar la tecla Intro cuando est activada la opcin de
ver los caracteres invisibles. Algunas caractersticas de formato
son propias de los prrafos, como por ejemplo el espaciado entre
lneas; espacio antes de la primera lnea y despus de la ltima del
prrafo; centrado, alineacin por la derecha, por la izquierda o por
ambos lados; sangrado de la primera lnea o de todo el prrafo;
posicin de los distintos tipos de tabuladores, etc. La mayor parte
de los formatos de prrafo se pueden introducir directamente con
los botones de la barra de herramientas Formato; para otros hay
que hacerlo con el comando Prrafo del men Formato; tambin
pueden utilizarse combinaciones de teclas. Muchas operaciones se
pueden hacer de varias de estas formas, pero casi siempre es
aconsejable hacerlo con los botones de la barra de herramientas,
por el mtodo ms sencillo y directamente accesible.
Queda finalmente el concepto de caracteres. Cada conjunto de
caracteres que forma parte de un prrafo puede tener su propio
formato. Los formatos tpicos de los caracteres son el tipo y
tamao de letra, el estilo (negrita, cursiva o, subrayado, etc.), la
altura sobre la lnea (subndices o superndices), etc. Por ejemplo,
en un prrafo como ste puede haber caracteres en negrita, en
cursiva, subrayados, etc. Para formatear un conjunto de caracteres
hay que seleccionarlos primero con el ratn, y luego aplicarles el
formato deseado. Siempre que sea posible, es mejor formatearlos
con el ratn clicando en los botones de la barra Formato. Para
ciertas operaciones ms complicadas es necesario utilizar el
comando fuente del men Formato. Recurdese que a las barras
de herramientas se les pueden aadir botones con el comando

herramientas/personalizar.

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Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto, ya que

determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo
de letra o fuente, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio.
A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de
la fuente actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes
disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese

tipo de fuente, de modo que podemos ver el aspecto que tiene antes de
aplicarlo. Una vez encontrada la fuente que buscamos basta hacer clic
sobre ella para aplicarla.

Tamao

De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente.

Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el
tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de
medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo

Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno

de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar
el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Observar como al
aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado. Para quitar
un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver
a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la
vez, por ejemplo: negrita, cursiva, itlica. Simplemente hay que aplicar
los estilos consecutivamente.

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Mediante las opciones del men Formato, Fuente se pueden manejar

las opciones que acabamos de ver y otras ms como el color de los

caracteres, subrayado, subndice, etc.

Color de la fuente

Podemos cambiar el color de los caracteres.

Seleccionar el texto al que vamos a cambiar el color
y hacer clic en el botn con el tringulo en color de
fuente, aparecer esta ventana, hacer clic en ms
colores y aparecer una paleta con ms colores para
elegir.

Espacio entre caracteres

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Si hacemos clic en la pestaa Espacio entre caracteres veremos el

siguiente cuadro de dilogo que nos permite cambiar las proporciones
de los caracteres, manteniendo el tamao de fuente fijado en el cuadro
de dilogo anterior. La diferencia entre escala y espacio es la siguiente:
Escala afecta el ancho de cada letra, mientras que espacio solo afecta la
distancia de separacin entre caracteres.

Prrafo

Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la

alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de
formato.

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Alineacin

Estos son los botones para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de
alineacin:

Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada

Sangra

Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el

prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando
el prrafo y haciendo clic en unos de los botones de la barra
de formato (ver imagen), segn queramos desplazar hacia la izquierda o
hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25cm cada vez que
hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor
que deseemos.

Espaciado

Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo

que hemos seleccionado y el prrafo anterior y posterior.

Interlineado

El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos

modificarlo mediante la ventana de interlineado que nos ofrece las
siguientes posibilidades:

Sencillo: el establecido por defecto.

1,5 lneas
Doble: dos lneas.
Mnimo: al elegir esta opcin podemos
especificar en el recuadro En de la derecha
los puntos deseados pero hasta un valor
mnimo para que no se superpongan las
lneas.
Exacto: como la opcin anterior pero permitiendo la
superposicin de lneas

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Mltiple: en el recuadro de la derecha En podremos poner un

nmero de lneas, incluso con decimales.

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Copiar formato

En la barra estndar tenemos disponible el cono para

copiar formato. Este icono permite copiar las caractersticas
de formato a un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el
formato dejando al propio texto igual que como estaba. Este icono se
puede utilizar para copiar un formato una vez o copiarlo varias veces.

Ortografa y gramtica
La revisin ortogrfica y gramatical es otro de los grandes aportes de
los procesadores de texto. La forma que tiene Word de encontrar las
palabras errneas es comprobar si las palabras de nuestro documento
existen en el diccionario que trae incorporado junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word (2003) es discernir el
significado de las palabras en su contexto. Por ejemplo, si escribimos "La
bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "Vasta ya
de gritar!". Word no detectar ningn error puesto que tanto "basta"
como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario,
aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo
caso "basta".

La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de

nuestro texto no son errneas y la revisin gramatical trata de que las
frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros
son buenas"; donde no concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.

Revisin ortogrfica

Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez

concluida la introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo
el texto.

Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisin debemos ir al men

Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa y gramtica,
aparecer un cuadro de dilogo donde debemos dejar sin marcar la
casilla Revisar ortografa mientras se escribe. Una vez hemos
introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la
ortografa podemos hacerlo de una de estas tres formas:

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1. Haciendo clic en el icono revisar de la barra de herramientas.

2. Pulsando F7.
3. Ir al men Herramientas y elegir Ortografa y gramtica.

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre

un posible error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos
de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos
realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.

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Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.

En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa

del idioma que se est utilizando en la correccin, en este caso, el
Espaol. En la zona titulada "No se encontr:" aparece en color rojo la
palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se
encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias:
que contiene una lista con las palabras ms parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este,
dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta (Bastaron). En este
caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera
sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer
clic en la sugerencia correcta para seleccionarla. Llegados a esta
situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos, en este
caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el
significado de cada uno de ellos

Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no

encontrada y continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra
la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella. Contina
revisando el documento.
Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al
diccionario personalizado. Podemos usar esta accin cuando
consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo

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tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada.

Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de
nuestra empresa.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias
sustituir a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna
sugerencia que consideremos acertada podemos escribir
directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que
creamos oportuna y pulsar este botn.
Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que
aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la
palabra no encontrada.
Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de
Autocorreccin. Ms adelante se explica en qu consiste la
autocorreccin.

Revisar mientras se escribe.

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Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de

revisin debemos ir al men Herramientas, Opciones... y marcar la
casilla Revisar ortografa mientras se escribe y pulsar Aceptar. A partir
de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo
permanente, de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el
texto y los que cometamos segn vamos introduciendo nuevo texto.

Otra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un

posible error no mostrar el cuadro de dilogo que vimos anteriormente,
sino que subrayar la palabra no encontrada con un subrayado ondulado
en color rojo. Para corregir el error debemos colocar el cursor en la
palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces
aparecer una pequea ventana, como la que vemos en la imagen, que
nos permitir tratar el error de forma similar a como acabamos de ver
para Revisar ortografa al finalizar.

Veamos las opciones de esta ventana:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita,

la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si
consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos ms
que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituir la
palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las
sugerencias son: Bastaron, Gastaron, Pastaron, Bastaran,
Bastaren.

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Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra

la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella y no la
volver a mostrar subrayada.
Observar que falta el botn Omitir, pero no es ningn problema
ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir
ninguna opcin de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para
que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un
error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por
dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir en
ningn caso.
Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al
diccionario personalizado y no la volver a mostrar subrayada.
Autocorreccin. Si hacemos clic en Autocorreccin se abrir la
lista con las sugerencias para que elijamos cul de ellas aadimos
a la lista de autocorreccin.
Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos
el nuevo idioma.
Ortografa... Si hacemos clic aqu aparecer la misma ventana
para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al
finalizar.
Buscar.... Si hacemos clic aqu aparecer el panel de tareas en la
seccin de referencia.

Vista preliminar e impresin

Antes de imprimir un documento conviene activar la opcin
archivovista preliminar. Mediante esta opcin se consigue
obtener una visin global de cada pgina del documento.

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Se puede imprimir de dos formas:

1. Desde el cono imprimir de la barra estndar. Se utiliza cuando

no queremos realizar ninguna modificacin a las caractersticas
de impresin.
2. Desde el men ArchivoImprimir, cuando queremos cambiar
alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, nmero de
copias, imprimir solo alguna pgina del documento, etc.

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Desde el cono imprimir

Hacemos clic en el cono de la barra estndar y nuestro documento

directamente se imprime. En este caso se imprimen todas las hojas del
documento, con las opciones definidas.

Desde el men Archivo/Imprimir

Se abrir un cuadro de dilogo con las distintas opciones que se pueden

cambiar previo a imprimir.

Configurar pgina

Cuando estamos escribiendo un documento de Word es como si lo

hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo
tanto existe un rea en la que podemos escribir y mrgenes que no
podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en el men ArchivoConfigurar pgina. Se

abrir un cuadro de dilogo con tres pestaas. En la pestaa mrgenes
podemos fijar los mrgenes introduciendo los cm deseados en cada
campo:

Superior: indica la distancia entre el borde superior de la pgina

y la primera lnea del documento.

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Inferior: indica la distancia entre el borde inferior de la pgina y

la ltima lnea del documento.
Izquierdo: Indica la distancia entre el borde izquierdo de la
pgina y el principio de las lneas del documento.
Derecho: Indica la distancia entre el borde derecho de la pgina
y el final de las lneas del documento.
Encuadernacin: es un espacio adicional para cuando vamos a
utilizar las pginas para encuadernar un libro.
Posicin del margen interno: normalmente se refiere al margen
de encuadernacin.
Orientacin: Indica si la pgina tiene orientacin vertical u
horizontal (apaisada).
Encabezado: Indica los cm de distancia entre el borde superior
de la pgina y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: Indica los cm de distancia entre la ltima lnea del
pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

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Encabezado y pie de pgina

Es habitual que los documentos un tanto formales tengan un
encabezamiento o Pie de pgina. Para poder crear un encabezado en el
documento actual hay que activar la opcin encabezado y pie de pgina
del men, se activa la zona del encabezado, el texto de la pgina toma
un color gris (porque no est activo en ese momento) y aparece una
pequea barra de herramientas encabezado y pie de pgina con botones
que hacen referencia al encabezado y pie.

Recordemos que el encabezado es una caracterstica de la seccin;

por tanto puede ser diferente de una seccin a otra del mismo
documento (tambin puede cambiar entre pginas pares e impares).
Esto puede servir precisamente para incluir en l el ttulo de la seccin,
que puede ser un captulo de un libro. Los botones que aparecen en la
barra del encabezado y pie de pgina son los siguientes (de izquierda a
derecha):

1. Botn para insertar Auto texto.

2. Botn para insertar el nmero de pgina.
3. Botn para mostrar el nmero total de pginas.
4. Botn para acceder al cuadro de dilogo nmero de pgina
Formato.
5. Botn para insertar la fecha.
6. Botn para insertar la hora.
7. Botn para acceder al cuadro de dilogo pgina.
8. Botn para mostrar u ocultar el texto de la pgina normal.
9. Botn para hacer el actual encabezado igual al de la seccin
anterior.
10. Botn para cambiar del encabezado al pie de pgina y
viceversa.
11. Botn para ver el encabezado de la seccin anterior.
12. Botn para ver el encabezado de la seccin siguiente.
13. Botn cerrar encabezado y pie de pgina.

Todo lo que se dice aqu es tambin vlido para el pie, casi sin
modificacin alguna. No confundir el pie de pgina con las notas a pie de
pginas o pie de nota.

Detalle del encabezado de un documento

Es bastante habitual que la primera pgina (la que lleva el ttulo del
documento) no tenga encabezado. Word tiene una opcin que permite

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hacer que la primera pgina de un documento (o de una seccin) sea

diferente a las dems. Tambin es posible distinguir entre las pginas
pares e impares. Todas estas opciones se encuentran en la pestaa que
se activa con el comando configurar pgina del men archivo. Lo mismo
puede decirse de los pies de pgina.

Insercin de notas a pie de pgina

Basta colocar el cursor en el punto del texto donde se quiere que

aparezca el nmero y elegir el comando Insertar nota al pie. En el
cuadro de dilogo que se abre se puede elegir entre introducir una nota
al pie de la pgina actual o al final del documento. Con la opcin auto
nmero, Word numera las notas consecutivamente de modo automtico.
Pulsando aceptar, se tiene acceso al pie de la pgina para teclear el
texto de la nota. Las notas a pie de pgina tienen un formato por defecto
llamado nota de pie de texto que puede ser modificado por el usuario.
Para borrar una nota a pie de pgina basta borrar el nmero que
aparece en la llamada.

Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos.
En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el
estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los
formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de
nmeros de pginas, encabezados y pies de pgina.

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La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea

un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento
y la plantilla permanece en su estado original, de modo que la podremos
utilizar cuantas veces queramos.

Para utilizar una plantilla hay que crear un documento nuevo desde el

men Archivo.

Frmulas

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Para abrir el editor de ecuaciones debemos acceder al men

InsertarObjeto. Se nos abre un cuadro de dilogo como el que vemos
en la imagen donde podemos seleccionar el tipo de objeto que
deseamos insertar con la correspondiente herramienta. Para insertar una
frmula debemos seleccionar Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y pulsar
sobre Aceptar.

Nos aparecer una nueva hoja en blanco con un recuadro donde

podemos insertar la ecuacin/formula que deseemos. Adems de esto
nos aparecer un nuevo men flotante con las distintas expresiones
matemticas de las que dispone el editor.

Un ejemplo de cmo quedara una ecuacin hecha con el editor de

ecuaciones sera el siguiente:

Esta es la ecuacin vista desde el editor de ecuaciones

Y esta es la misma ecuacin vista desde fuera del editor, desde el

20

documento Word que estbamos desarrollando xn

x1

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Grficos e imgenes
Imgenes vectoriales o prediseadas

Son imgenes prediseadas procedentes

de las libreras que Word tiene organizadas
por temas. Estas imgenes estn
construidas con vectores, lo que permite
modificar su tamao sin perder calidad de
resolucin.

Imgenes no vectoriales o de mapas de

bits

Son imgenes fotogrficas procedentes

de cmaras digitales, de Internet, de
programas como Photoshop, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o
GIF. Sobre estas imgenes se pueden
realizar algunas operaciones como
modificar el tamao, el brillo, pero no se
pueden desagrupar en los elementos que
las forman. En ocasiones, si las reducimos
y luego las queremos ampliar pueden
perder resolucin.

Insertar imgenes

Imgenes prediseadas: Si hacemos clic en imgenes prediseadas

aparece el panel lateral de insertar imagen prediseada. En el cuadro
Buscar texto introduciremos las palabras que describan lo que
buscamos. Si lo dejamos en blanco aparecern todas las imgenes
disponibles.

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Grficos

Insertar grficos de Microsoft Graph: Microsoft Graph es un programa

integrado con Word 2003 que permite representar informacin numrica

en forma grfica.

Para iniciar este programa ir a men InsertarImagen y elegir la

opcin Grfico. Aparecer un grfico y una hoja de datos (cuadrcula)
donde introduciremos los datos a graficar.

Podemos seleccionar el tipo de grfico mediante el cono Tipo de

grfico que aparece en la barra de formato cuando hacemos doble clic
en un grfico de Microsoft Graph.

Trabajar con Excel: Word permite utilizar tablas de Excel y trabajar con
ellas como si realmente se estuviera en Excel. Al terminar de realizar
todas las operaciones la tabla quedar inserta en el documento como
una tabla normal.

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Para trabajar con Excel se utiliza la herramienta . Se selecciona el

nmero de filas y columnas con el que se desee operar:

Tras seleccionarlas las barras del programa se convertirn en las

barras de herramientas de Excel.

Las celdas de Excel aparecern dentro del documento como un objeto

insertado. Slo aparecern el nmero de filas y columnas que se hayan
especificado.

Insertar WordArt: Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos

vistosos para nuestros documentos. Slo tenemos que introducir o
seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y
automticamente Word crear un objeto grfico.

Para iniciar WordArt hacer clic en el cono del men Insertar, Imagen.
Tambin podemos encontrar este cono en la barra de dibujo y
en la barra de WordArt. Al hacer clic sobre el cono aparecer un
cuadro de dilogo con la galera de imgenes donde podremos
seleccionar el tipo de texto que ms nos guste.

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Luego se abrir un cuadro de dilogo que nos pedir que

introduzcamos el texto.

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Si hemos seleccionado el texto previamente no ser necesario

introducirlo en el cuadro de dilogo. Tambin podemos elegir la fuente,
el tamao y el estilo del texto. Al pulsar el botn aceptar aparecer
nuestro texto con el formato WordArt seleccionado.

ndice y tabla de contenido

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Una de las ventajas ms evidentes de los estilos predefinidos es la

posibilidad de generar el ndice un documento de modo automtico,
incluyendo el nmero de pgina en el que est cada apartado del
documento. Para ello, se debe colocar el cursor en el punto en el que se
quiere insertar el ndice; despus se activa la pestaa Tabla de
contenidos en el cuadro de dilogo que se abre con el comando ndice y

tablas del men Insertar.

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Word genera automticamente los ndices por dos caminos:

A. Por medio de unas marcas especiales introducidas por el usuario

en cada ttulo de apartado, a travs de la seal, que aparece en la
pestaa ndice del comando Insertar/ndice y tablas
B. Utilizando los estilos predefinidos ttulo 1, ttulo 2, ttulo 3, etc.

Word selecciona los prrafos que tienen estos estilos y a partir de ellos
construye el ndice. Este segundo mtodo es mucho ms recomendable
por su gran facilidad de uso.

Los distintos niveles de ttulos en el documento tienen a su vez unos

estilos predeterminados en la tabla de contenidos, llamados Titulo 1
titulo 2 titulo 3, etc. A su vez, estos estilos pueden ser modificados por el
usuario de la forma ya sealada.

Los nmeros de pgina presentes en el ndice no se actualizan

automticamente cuando se modifica el documento. Si se introducen
cambios que afectan a esos nmeros de pgina, hay que volver a
ejecutar el comando Insertar/ndice y tablas/Tabla de contenidos, que
crea un nuevo ndice que sustituye al anterior.

ndices por palabras o por conceptos

Creacin de ndices

Un ndice (ndice por palabras) lista los temas tratados en un libro o

documento y proporciona los nmeros de pgina en que se pueden
hallar estos temas. Sin un ndice, los lectores pueden tener dificultades
para localizar determinada informacin en un documento largo o en uno
que tenga numerosas referencias. En Word 2003, la creacin de un
ndice comprende dos etapas:

a) identificar cada palabra o elemento a indexar

b) recopilar las entradas en un ndice, de ordinario al final del
documento.

Creacin de entradas de ndice

Para crear la entrada de ndice en el documento primero hay que

seleccionar la palabra o las palabras a indexar (las que van a aparecer
en el ndice por palabras), o bien situar el cursor en el punto de insercin

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donde haya de ir la entrada. Una vez situado el cursor o seleccionada la

palabra hay que teclear Alt+Shift+X. Aparecer una ventana.

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Despus se debe clicar sobre el botn Marcar. En el cuadro de texto

entrada no se deben hacer cambios. Si se desea marcar la palabra
seleccionada siempre que aparezca en el documento se deber clicar
Marcar todas. Cuando se espera encontrar varias apariciones diferentes
de un mismo concepto o tema, se pueden emplear categoras y
subcategoras para dividir el tema en referencias ms especficas. Para
crear una entrada de ndice de varios niveles hay que seguir el mismo
procedimiento, pero con la diferencia de que en el cuadro de texto
Marcarse debe teclear el nombre de la categora principal o editar el
texto seleccionado hasta que aparezca el elemento de categora
principal deseado. Adems, en el cuadro de texto Subentradas hay que
teclear el nombre de la subcategora. Para crear subentradas hay que
separar cada nivel de subentrada en este cuadro de texto con el
carcter dos puntos (:).

Compilacin de un ndice simple

Despus de crear una entrada para cada entrada o subentrada del

ndice, hay que compilarlas para generar un ndice. Para ello, con el
punto de insercin donde haya de aparecer el ndice (de ordinario al final
del documento), se debe elegir Insertar/referencia/ndice y tablas y
elegir el tipo de ndice deseado en la solapa ndice.

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Cuando ya se han definido todas las caractersticas deseadas del

ndice, hay que clicar sobre el botn aceptar.

Actualizacin, reemplazo o borrado de un ndice

Si se aaden entradas de ndice posteriormente y se desea

actualizarlo, basta con llevar el punto de insercin dentro del cdigo de
campo {ndice} y pulsar F9 (la orden Actualizar Campo. Word 2003
actualiza el ndice y agrega las nuevas entradas, actualizando al mismo
tiempo los nmeros de pgina para todas las entradas. Para reemplazar
completamente un ndice hay que poner el punto de insercin dentro del
cdigo de campo {ndice} y elegir Insertar/ndice y tablas, como si se
tratara de compilar un nuevo ndice. Para borrar un ndice hay que
seleccionarlo y pulsar Supr. Se puede seleccionar todo el ndice
rpidamente pulsando en el margen izquierdo sobre el salto de seccin,
en cualquier extremo del ndice. Word dispone de muchas ms opciones
a la hora de trabajar con ndices, para lo que es muy til consultar la
ayuda que ofrece el programa.

Combinacin de correspondencia
El panel de tareas combinar
correspondencia se abre con una pregunta
sobre el tipo de documento combinado que se
est creando. Una vez elegido, haremos clic
en siguiente en la parte inferior del panel de
tareas.

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Si el documento principal (denominado documento inicial en el panel

de tareas) ya est abierto, o estamos empezando con un documento en
blanco, podemos hacer clic en Utilizar documento actual.

De lo contario haremos clic en Empezar a partir de una plantilla o

Empezar a partir de un documento existente y deberemos buscar la
plantilla o el documento existente que queremos utilizar.

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se

conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la
informacin exclusiva que desea combinar en su documento.

Si dispone de una hoja de clculo de Microsoft Excel o de una base de

datos de Microsoft Access que contiene la informacin de los
destinatarios, haga clic en utilizar una lista existente y, a continuacin,
en Examinar para buscar el archivo.

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Si todava no tenemos ningn archivo de datos, haremos clic en

Escribir una lista nueva, y utilizaremos el formulario que se abre para
crear la lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de
direcciones (.mdb) que se puede reutilizar.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que

necesariamente tenga que combinar la informacin de todos los
registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal. El
cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrir
tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un
nuevo archivo de datos. Podemos seleccionar un subconjunto de
registros para la combinacin de correspondencia ordenado o filtrando

la lista.

Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente

o descendente haremos clic en la columna.
Para filtrar la lista, hacemos clic
en la flecha junto al encabezado
de columna que contiene el valor
por el que desee filtrar.

Agregar campos

Si el documento principal todava est

en blanco, escribiremos la informacin
que aparecer en cada copia. Despus

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agregaremos campos haciendo clic en los hipervnculos en el panel de

tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento

principal en ubicaciones donde desea que aparezca informacin
exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vnculos Bloque de
direcciones o en Lnea de saludo del panel de tareas para agregar
campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de
manera que cada carta con destinatario contenga una direccin y un
saludo personalizado. Los campos aparecen en el documento con
comillas dobles, por ejemplo, Bloque de direccin.

Asignar campos

Si en documento insertamos un campo de bloque de direcciones o un

campo de lnea de saludo, se nos pedir que seleccionemos el formato.
Por ejemplo, la ilustracin muestra el cuadro de dilogo Lnea de saludo
que se abre al hacer clic en Lnea de saludo en la lista de tareas.

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Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de

direccin con una columna del archivo de datos, las lneas de las
direcciones y de los saludos no se combinarn correctamente. Para
ayudar a evitar problemas, haremos clic en Asignar campos, que abrir
el cuadro de dilogo Asignar campos.

Los elementos de una direccin y de un saludo se enumeran a la

izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la
derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la

ilustracin, Word automticamente hace coincidir la columna Apellido
del archivo de datos con Apellido. Sin embargo, Word no pudo hacer
coincidir otros elementos. En este archivo de datos por ejemplo, Word no

puede hacer coincidir Nombre o Direccin 1.

Utilizando la lista de la derecha podemos seleccionar la columna de

nuestro archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda.
En la ilustracin la columna Nombre ahora coincide con Nombre y la
columna Direccin coincide con Direccin 1.

Cuando terminemos de agregar y asignar campos en el documento

principal, estaremos listos para el siguiente paso.

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Obtener una vista previa de la combinacin

Podemos obtener una vista previa de los documentos combinados y

efectuar cambios antes de completar la combinacin.

Para obtener una vista previa, seguiremos uno de los siguientes

procedimientos:

Hojear los documentos combinados utilizando los botones

anterior y siguiente del panel de tareas.
Obtener una vista previa de un documento concreto haciendo
clic en Buscar un destinatario.
Hacer clic en Excluir al destinatario si observa que no desea
incluir el registro que estamos mirando.
Hacer clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que
podemos filtrar la lista si vemos registros que no deseamos
incluir.
Hacer clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas
para volver atrs un paso o dos si necesitamos efectuar otros
cambios.

Cuando estemos satisfechos con los resultados de la combinacin

haremos clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

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Completar la combinacin

Ahora todo depende del tipo de documento que estemos creando. Si

estamos combinando cartas, podemos imprimirlas o modificarlas
individualmente. Si elegimos modificar las cartas, Word las guarda en un

nico archivo, con una carta por pgina.

Independientemente del tipo de documento que estemos creando,

podremos imprimir, transmitir o guardar todos los documentos o un
subconjunto de los mismos.

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