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PRESENTACIN
CONTA 1.0 es un software que permite al usuario registrar las transacciones contables de una
empresa o actividad, a partir de un formato muy sencillo. Bsicamente el programa permite
realizar los registros diarios (Libro diario) y obtener los saldos de las cuentas utilizadas (Libro
mayor).
Como segundo paso, deber ingresar al programa, proceso durante el cual CONTA 1.0 verifica la
estabilidad y la capacidad del equipo para proceder a autorizar su ejecucin (Esta verificacin la
realiza CENTINELA 2.3, un programa residente en el sistema y administrador de CONTA 1.0
encargado de la seguridad del sistema). Una vez autorizada su ejecucin el usuario deber
definir el nombre de la empresa o actividad y el NIT correspondiente en la ventana INICIO.
El tercer paso, hace referencia a la definicin o registro de las cuentas a ser utilizadas durante el
proceso de contabilizacin en la ventana REGISTRO DE CUENTAS.
Cuarto paso, se refiere al registro contable en el libro diario de las transacciones del ente o
actividad relacionada en el primer paso, ventana REGISTRO DE TRANSACCIONES.
Quinto y ltimo paso, corresponde a la obtencin de los saldos de las diferentes cuentas
registradas en el tercer paso, en la ventana SALDOS DE CUENTAS.
Los pasos 2 a 5 debern ser reconsiderados cada vez que desee utilizar CONTA 1.0 con
posterioridad a su instalacin. El paso 1 slo ser requerido en el proceso de instalacin.
El aplicativo CONTA 1.0 se cataloga dentro del grupo de software educativo, siendo ms
especifico, se trata de un MEC (Material Educativo Computarizado); el cual se desarrollo bajo el
formato de una herramienta de doble propsito. Por un lado, como una herramienta de
ejercitacin y prctica; y por el otro, como un simulador que permitir al usuario llevar a cabo los
diferentes procedimientos contables como el registro de cuentas y saldos segn el PUC para
comerciantes, registro de transacciones contables (Libro Diario), obtencin de saldos (Libro
Mayor), registro de ajustes y cierre contable, y finalmente, la elaboracin de estados financieros.
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CONDUCTA DE ENTRADA
1. ASPECTOS GENERALES
El trabajar programas en plataformas como Microsoft Excel otorga una serie de ventajas:
Actualmente el uso de software desarrollados para plataforma Microsoft Excel se encuentra muy
generalizado, debido a su estabilidad y al nivel de amigabilidad e interactividad que se puede
lograr; es as como este tipo de aplicativos es muy utilizados en el mbito empresarial, educativo,
estatal, hogar, etc.
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Para proceder a realizar la instalacin del programa, previamente debe considerar lo siguiente:
Figura 1
3. Posteriormente, elegir el nivel medio de seguridad (Ver Figura 2). Esto permitir trabajar
CONTA 1.0 sin ningn tipo de inconvenientes.
Figura 2
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5. Una vez finalizado el proceso de instalacin, se crear la carpeta CONTA del usuario un
acceso directo al programa de nombre CONTA CONTABILIDAD BSICA; tambin se crearan
3 accesos adicionales en la barra de programas (INICIO/PROGRAMAS) en el fichero CONTA 1.0
que contiene los archivos y complementos del programa. Igualmente se crear en el escritorio
1.0, el cual contiene un acceso directo al programa (CONTA), un instructivo informativo e
instrucciones del programa (Lame) y el texto del contrato de licencia (Licencia). Tambin se
incluye el presente instructivo para su consulta por parte del usuario.
La primera, a travs del escritorio por intermedio del acceso directo creado durante la instalacin
denominado CONTA CONTABILIDAD BSICA, para lo cual deber ser activado con doble clic.
La ltima opcin de acceso es a travs del explorador de WINDOWS, en la carpeta CONTA 1.0
donde fue instalado el programa, para lo cual el usuario deber abrir el ejecutable CONTA.exe
Figura 3
Al iniciar la travesa por primera vez en CONTA 1.0, el usuario recibir la bienvenida por parte del
sistema de seguridad CENTINELA 2.3 (Subprograma encargado de administrar el acceso y
mantener la estabilidad de CONTA 1.0), cada vez que se inicie CONTA 1.0 el programa
CENTINELA 2.3 inicia la sesin con un saludo al usuario, indicndole la fecha, la hora y el
nmero de ejecucin que se esta realizando. De la misma forma realiza un escaneo al nivel de
procesamiento del sistema, que en el caso que este exceda como mnimo en un 10% a los
requerimientos mnimos exigidos por CONTA, otorga autorizacin para su acceso definitivo. En
caso que lo anterior no se cumpla, se cancela la ejecucin de CONTA, recomendando revisar los
requerimientos mnimos exigidos. Normalmente estos inconvenientes se solucionan cerrando
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aplicativos y ventanas activas, las cuales estaran generando la sobrecarga al sistema del
usuario.
Puede observarse al ingresar a CONTA 1.0 que se ha relevado del control de la plataforma
parcialmente a Microsoft Excel, pero conserva los procedimientos y herramientas de este
mismo, los cuales se combinan con los recursos y herramientas de CONTA. Una vez CONTA se
desactiva, el control de la plataforma retorna a Excel.
Al iniciar el programa, este solicitar la actualizacin del mismo con los vnculos externos,
especficamente se solicita actualizar los cambios que hayan sido introducidos al PUC (Plan
nico de Cuentas) para ser utilizados por el programa. Se recomienda actualizar los vnculos
para que CONTA 1.0 pueda hacer uso de las modificaciones que pueda realizar el usuario al
PUC (Ver Anexo C).
Figura 4
En la Figura 4 se observa la pantalla inicial del programa de nombre INICIO, en esta seccin el
usuario deber ingresar el nombre de la empresa u organizacin, al igual que el NIT
correspondiente. En el desplegable ubicado arriba, el usuario podr desplazarse a travs de
todas las ventanas del programa. Si los datos solicitados no han sido ingresados, el
desplazamiento a otras ventanas no ser posible.
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Figura 5
El recuadro podr ser reubicado por el usuario a una zona pasiva en pantalla, de tal manera que
no interfiera con la visualizacin del rea de trabajo. Si se desea ocultar este recuadro digite
ESC. Igualmente, si el ingreso de datos no corresponde a los parmetros exigidos, el programa
CENTINELA informar esta situacin y entregar indicaciones para el correcto registro de datos.
La anterior interactividad se presenta en todas las ventanas o secciones del programa.
Igualmente en la ventana INICIO el usuario podr ejecutar el botn SALIR si desea abandonar el
programa o activar el botn HERRAMIENTAS para desplegar la barra de herramientas, la cual es
detallada en el Anexo B BARRA DE HERRAMIENTAS Y ACCESOS DIRECTOS al final del
presente documento.
En esta ventana el usuario deber definir y registrar las cuentas a ser utilizadas en las diferentes
transacciones contables, las cuales se registran ingresando los datos solicitados de manera
horizontal o por filas; una fila corresponde a un nico registro. Para acceder a esta ventana, el
usuario deber elegir REGISTRO DE CUENTAS en el desplegable presente en cada ventana. Al
acceder a esta seccin el usuario observar que debajo del desplegable se ubican la tabla para el
registro de cuentas y una serie de accesos directos que se detallan en el Anexo B BARRA DE
HERRAMIENTAS Y ACCESOS DIRECTOS al final de este documento (Ver Figura 6).
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Figura 6
Para registrar una cuenta en la tabla de datos dispuesta para este fin, el usuario deber ingresar
en primer trmino el cdigo PUC a nivel seis (6) referente a SUBCUENTA (Columna Cd.
Cuenta); en caso de requerirse, en la columna Auxiliar, el usuario podr ingresar un cdigo
auxiliar o complementario para detallar una subcuenta (Opcional). Una vez el usuario ingrese el
cdigo de Cuenta y el auxiliar (Opcional), la columna Cdigo Extendido (Cd. Ext.) mostrar el
cdigo definitivo y la columna Nombre de la Cuenta desplegar el nombre de la cuenta y de la
subcuenta segn el PUC para comerciantes correspondiente al cdigo ingresado. Como gua, el
usuario podr acceder al Plan nico de Cuentas para comerciantes mediante el acceso P.U.C
ubicado en la parte superior izquierda de la tabla de datos.
Una vez definido el registro, el usuario deber de ingresar el saldo inicial de cada una de las
cuentas registradas; en la parte superior de la tabla se podr observar la sumatoria de saldos
iniciales para el Debe y para el Haber, en caso que la igualdad se rompa el programa
CENTINELA informar de esto al usuario. Igualmente, si la cuenta no presenta saldo, este
deber omitirse o digitar cero (0).
Por ltimo y de manera opcional, el usuario podr ingresar en la columna Detalle Auxiliar un
texto que permita entender claramente al auxiliar; este texto se agregar al Nombre de la
Cuenta, por lo cual se sugiere que este sea lo ms corto posible. A continuacin se realizar un
ejemplo explicativo.
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separar diferentes cuentas financieras. Por ultimo se estableci como saldo inicial $ 700.000
correspondiente al saldo en bancos al inicio del perodo; dando por terminado el registro.
Resumiendo el caso del cdigo 141005, se registro una cuenta de inventario en proceso
referente a la orden de produccin 210, iniciada y no terminada en el perodo anterior, por lo cual
su saldo pasa al perodo actual para su culminacin.
Un tercer y ltimo caso es el cdigo 159210, al cual se establece un cdigo auxiliar 1 para indicar
que hace referencia a la depreciacin acumulada de maquinaria y equipo de una fabrica seccin
juguetes.
Para finalizar, el usuario podr recuperar el formato original de la tabla a travs del botn
FORMATO ubicado en la parte superior izquierda de la tabla de datos, esto se realiza en caso
que el usuario por error u omisin modifica el formato original del rea de trabajo.
Una vez se haya registrado una o varias cuentas, para que ellas estn disponibles para el registro
de transacciones, debern actualizarse y clasificarse en el catalogo de cuentas del programa. Lo
anterior se logra activando el botn actualizar ubicado en la parte superior derecha de la tabla de
datos (Seccin REGISTRO DE CUENTAS), lo cual ordenar las cuentas habilitadas para realizar
las diferentes transacciones. Ver Figura 6.
Una vez las cuentas requeridas hayan sido registradas y actualizadas en el paso anterior, el
programa se encuentra listo para ingresar las diferentes transacciones contables. Para acceder a
la ventana REGISTRO DE TRANSACCIONES, el usuario deber seleccionar dicha seccin entre
las opciones del desplegable dispuesto para este fin.
En la Figura 7 se observa los diferentes accesos directos que sern tratados en el Anexo B de
este documento y la tabla para el registro de transacciones. Las transacciones se registran
mediante un procedimiento muy semejante al utilizado en el Libro Diario. El procedimiento es el
siguiente:
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Figura 7
Se sugiere por norma y presentacin registrar primero los movimientos Debito y posteriormente
los movimientos del Haber; los valores de las transacciones se ingresan en las columnas DEBE
y HABER en la seccin TRANSACCIN.
3. En caso de requerirlo, el usuario podr obtener el saldo de las columnas DEBE y HABER,
indicadas en el paso anterior. El procedimiento consiste en seleccionar Sumas Iguales en la
columna del mismo nombre, lo cual desplegar la sumatoria de los movimientos DEBE y HABER,
con el fin de verificar el equilibrio contable. El resultado se visualizar en la seccin SUMAS
IGUALES.
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En la seccin REGISTRO DE TRANSACCIONES las columnas DEBE y HABER presentan filtro
de datos, lo cual le permitir al usuario conocer los movimientos de cada cuenta. Recuerde que
para ingresar nuevos registros la tabla de datos deber visualizarse totalmente, por lo cual no
deber estar filtrada.
Una vez las transacciones hayan sido registradas en el paso anterior, el programa se encuentra
listo para obtener los saldos finales de las diferentes cuentas (Libro Mayor). Para acceder a la
ventana SALDOS DE CUENTAS, el usuario deber seleccionar dicha seccin entre las opciones
del desplegable dispuesto para este fin. Ver Figura 8.
La seccin SALDOS DE CUENTAS permite observar los resultados al cierre del perodo de las
diferentes cuentas, indicndose los movimientos DEBITO y CRDITO, al igual que los saldos
finales.
La segunda seccin de la tabla de datos titulada TRANSACCIONES, slo hace referencia a los
cargos debito y crdito registrados, excluyendo los saldos iniciales.
Como ultima seccin encontramos la distribucin del saldo anterior entre debito y crdito.
En la Figura 8 el primer botn ubicado al lado izquierdo FORMATOS, el cual permite actualizar o
recuperar los formatos originales de la tabla de datos (Debajo del botn) ante cambios
accidentales causados por la importacin o manipulacin de datos. Este procedimiento podr
demorar algunos minutos dependiendo de la capacidad del equipo.
El botn siguiente permite acceder al PUC con el objeto de identificar y establecer las cuentas
que sern registradas; en la Figura 7 se puede observar la ventana de la seccin PUC resultante.
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Figura 8
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Figura 7
En la Figura 7 se observa que en la parte superior derecha se ubican dos (2) botones adicionales.
El primero de ellos DINMICA, que permite acceder a una seccin donde el usuario podr
establecer el concepto o descripcin de cada cuenta a nivel 4, al igual que su dinmica en
trminos de los conceptos por los cuales una cuenta se debita o acredita. Para facilitar la
ubicacin de las cuentas se recomienda utilizar la funcin Edicin Buscar ingresando como
parmetro de bsqueda el cdigo a nivel 4 de la cuenta requerida.
El segundo botn de la Figura 7 RETORNAR CONTA 1.0 permite reabrir la ventana del
programa CONTA 1.0
En la tabla del PUC el usuario podr filtrar las cuentas y cdigos para facilitar la ubicacin de las
cuentas. En caso de requerir informacin sobre la naturaleza o manejo de las cuentas, el usuario
podr acceder a la seccin DINMICA explicada arriba. Una vez se identifique el cdigo de la
cuenta a ser registrada en CONTA 1.0, el usuario podr retornar e ingresar dicho cdigo en la
columna Cd. Cuenta (Seccin superior izquierda de la tabla REGISTRO DE CUENTAS) del
programa.
6.6 RECOMENDACIONES
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La generacin de archivos por parte del programa se hace de forma parcial, esto quiere
decir, que se genera un archivo por cada mdulo, con la intencin que se guardan diferente
versiones de un mismo proyecto. Lo anterior resulta til cuando se realizan simulaciones
inducidas, con la finalidad de poder identificar el antes y el despus de cada simulacin.
1. Se selecciona mediante el mouse el smbolo del sistema ubicado en la parte superior izquierda
de la pantalla. Como puede apreciarse en la Figura A1. Lo anterior permite acceder a la
parametrizacin de Excel, en la cual es posible modificar las opciones predeterminadas
establecidas por el programa.
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Figura A1
2. Al activarse el smbolo del sistema se despliega la ventana que se observa en la Figura A2.
Entre las opciones desplegadas se elige mediante el mouse el acceso Opciones de Excel
ubicado en la parte inferior. Lo anterior permite acceder a la parametrizacin de Excel, en la cual
es posible modificar las opciones predeterminadas establecidas por el programa;
4. Al activarse el Centro de Confianza, puede observarse en la Figura A4, que para ingresar a
modificar las condiciones predeterminadas de seguridad debe accederse a la Configuracin del
Centro de confianza mediante el mouse.
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Figura A2
Figura A3
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Figura A4
Figura A5
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Figura A6
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