Lorganisation interne

et la gestion des
ressources humaines
Un outil daide la structuration
Sommaire

1 Lorganisation interne de lassociation 2

1.1. Clarifier les rles et missions de chacun 2
1.2. Planifier les actions et les tches 3
1.3. Optimiser et capitaliser diffrents temps de rencontre 4
1.4. Dfinir les modes de communication interne 4

2 La gestion des ressources humaines 6

2.1. Grer les ressources humaines : mobiliser les comptences et mobiliser les acteurs 6
2.2. Ladministration des ressources humaines : faciliter la fonction employeur 10

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Lorganisation interne
de lassociation

La mise en uvre du projet associatif, point central du processus de dveloppement, ncessite une organisation
efficace de lassociation.

Cette structuration de lassociation ne peut tre utile et oprante que sil existe:

- un positionnement clair des acteurs,

- des procdures de fonctionnement simples,
- une communication fluide,
- une planification adapte.

1.1 Clarifier les rles et missions de chacun

Lassociation repose sur une gouvernance particulire pouvant associer diffrents types dacteurs: le capital humain
(dirigeants bnvoles, bnvoles non dirigeants ou occasionnels, salaris). Larticulation de ces diffrents statuts
dacteurs nest pas aise et implique parfois dtre clarifie afin que chacun puisse trouver sa place et connatre les
missions qui lui sont confies.

Lorganisation des ressources humaines est essentielle dans le fonctionnement et le dveloppement des associations.
Elle permet une meilleure rpartition des rles mais galement dtre un support et un prrequis fondamental, pour la
gestion des ressources humaines (bnvoles et/ou salaris) (cf. partie 2).

Outils cls
Lorganigramme
Les fiches de poste
Les lettres de mission

Les acteurs ressources

Les CROS, CDOS et CTOS
Les CRIB (Centre de Ressources et dInformations pour les Bnvoles)
Le Dispositif Local dAccompagnement

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Lorganisation interne de lassociation

1.2 Planifier les actions et les tches

Cest savoir programmer les actions et les tches dans le but doptimiser son temps et raliser au mieux son projet.

La planification des actions et des tches permet de donner des repres de progression pour la ralisation du projet
et des actions mais galement de conserver une ligne directrice cohrente.

Pour les planifier, il convient dabord de les prioriser en fonction de leur degr durgence et cette mesure peut stablir
en fonction de diffrents critres dont, par exemple:
- la temporalit ou lchance,
- limportance dun projet par rapport un autre,
- etc.

Outils cls
La fichePlanifier les actions et les tches du cabinet Comportence
Le plan dactions
La fiche action
Le guide du dveloppeur de la Fdration Franaise de Handball

POINT MthodE : COMMENT FAIRE ?

Voici un outil simple permettant de dfinir un ordre de priorit des tches et actions traiter

IMPORTANT
TCHES
OUI NON

OUI Faire immdiatement dlguer ou sous-traiter

URGENT

Ne pas faire pour le moment ;

NON faire ; cest le cur de mtier
en attente

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Lorganisation interne de lassociation

1.3 Optimiser et capitaliser

diffrents temps de rencontre
Les runions occupent une trs large place dans le temps des dirigeants sportifs. Le temps de ces derniers tant limit
et prcieux, il apparat ncessaire de les optimiser afin de conduire de manire efficace le projet associatif et les actions
qui en dcoulent.

Cette amlioration dpend en grande partie de la qualit de la prparation et de lanimation de la runion.

Par ailleurs, la capitalisation des informations et dcisions prises lors de ces temps dchanges est importante.
Il sagit dune part, de conserver un historique des volutions de lassociation et, dautre part, de faciliter
le management et la communication des actions menes en ayant connaissance des dcisions prises,
par qui et quand.

Quelques lments cls pour la russite dune animation de runion :

- la ralisation dun conducteur , cest--dire un pense-bte rcapitulant lensemble des points de la runion avec
les diffrents lments dispenser,
- lcoute objective et la prise en compte des remarques des participants,
- recentrer les dbats pour ne pas perdre de vue les objectifs de la runion,
- etc.

Outils cls
La fiche Comment mener une runion ?
La fiche Le compte rendu de runion

Bon savoir
Il nexiste aucune disposition lgislative ou rglementaire qui impose dtablir un compte rendu ou un procs-verbal de lassemble
gnrale, du conseil dadministration ou du bureau. Toutefois, il est fortement recommand dtablir un procs-verbal et de le
conserver car ce dernier constituera la preuve des dlibrations adoptes, de leur rgularit et de leur conformit par rapport aux
dispositions statutaires ventuelles.

1.4 Dfinir les modes de communication interne

La communication au sein de lassociation permet de regrouper, classifier et diffuser linformation.
Le choix des diffrents modes de communication est fondamental car il conditionne la circulation et la distribution de chaque
information en temps utile et aux bons interlocuteurs.

Il sagit de sinterroger sur : Pourquoi communiquer ? Vers qui ? Comment ? Quand ?

Bon savoir

Lutilisation de moyens informatiques, lectroniques et de tlcommunication permet dautomatiser et de dmatrialiser

les oprations. Toutefois, la sauvegarde des informations est essentielle. Pour les informations les plus importantes, rien
ne vaut les traditionnels crits papier Par ailleurs, la priorit accorde lhumain par rapport la technique influe souvent
sur la fluidit des changes, sur lauthenticit et par voie de consquence sur la qualit de la communication.

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Lorganisation interne de lassociation

En bref
La ralisation dun document rpertoriant lensemble des procdures dexcution, sous quelque forme que ce soit
(manuel, guide, rglement intrieur, etc.) permet de modliser les diffrentes dmarches. Il sagit dune part,
de prvenir les risques, en cadrant les procdures et, dautre part, de faciliter la prise de fonction des prochaines
quipes dirigeantes en fixant un cadre de fonctionnement.

POINT DE MTHODE : COMMENT FAIRE ?

Exemple de plan pour un guide de fonctionnement :

I. Lorganisation gnrale
1. Qui fait quoi ? (organigramme)
2. Les partenaires de lassociation
3. Les droits et devoirs des salaris

II. Le fonctionnement administratif et financier

1. Les procdures administratives (recensement des licences, convocation, PV)
2. Le budget
3. La communication (externe, interne)

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2 La gestion
des ressources
humaines

La gestion du capital humain (bnvole et/ou salari) reprsente un ensemble de pratiques de management
visant mobiliser et/ou dvelopper les ressources humaines pour une plus grande efficacit dans la mise
en uvre du projet de lassociation.

Le management des ressources humaines se partage en deux domaines dactivit :

qq La gestion de ces ressources humaines par la gestion des comptences, le recrutement, la formation

qq Ladministration des ressources humaines par la gestion administre de lemploi, le respect

des obligations lgales, rglementaires et conventionnelles (le droit du travail, les contrats de travail,
la Convention Collective Nationale du Sport)

2.1 Grer les ressources humaines : mobiliser

les comptences et les acteurs
2.1.1. Identifier les comptences lies la mise en place du projet
Cest reprer les comptences ncessaires pour la mise en uvre de son projet.

POINT DE MTHOdE : COMMENT FAIRE ?

Ce calibrage de besoin en ressources humaines doit prendre en compte trois lments
principaux:
lidentification des missions confies aux acteurs de lassociation (bnvoles ou salaris)
pour mettre en uvre les actions ;
les comptences ncessaires ces acteurs pour mener bien leurs missions ;
le volume dactivit ncessaire pour que les actions soient ralises dans les conditions
souhaites. Vadmcum de la cration demploi, Cnar Sport, 2008.

La gestion des ressources humaines | 6

2
LA GESTION des ressources humaines

2.1.2. Prendre en compte les ressources existantes et optimiser leur combinaison

Cest savoir identifier les comptences disponibles au sein de lassociation et savoir les mobiliser bon escient.

Bon savoir POINT MTHODE : COMMENT FAIRE ?

Les bnvoles uvrant dans lassociation ne mettent pas
toujours en avant leurs comptences. Or, leurs expriences
professionnelles sont souvent potentiellement transfrables
dans le cadre de la structure.
1. Dresser un tat des lieux des comptences disponibles
(discussions informelles, appel au peuple ...).
2. Rpartir chaque individu volontaire en fonction
de ses capacits, comptences et aspirations.

Toutefois, si les comptences identifies pour conduire le projet nexistent pas en interne,
deux alternatives peuvent tre envisages :

Alternative 1 : le dveloppement des comptences

Outil majeur au service de ce dveloppement : LA FORMATION

Diffrents dispositifs sont mobilisables par les individus en fonction de leurs statuts :

qqPour les salaris (ou les bnvoles dans le cadre de leur activit professionnelle), il existe les dispositifs de la forma-
tion professionnelle continue : le DIF (le Droit individuel la formation), le CIF (Cong individuel de formation), le plan de
formation

qqPour les bnvoles et dirigeants bnvoles, une offre de formation notamment lie la vie associative au sens large
et la structuration des associations est propose par de nombreuses structures (CROS, CDOS, CTOS, collectivits,
structures fdrales, organismes de formation).

Les acteurs ressources

Le CROS de votre rgion
Le conseiller sport de lOrganisme Paritaire Collecteur Agr (OPCA) auquel lassociation cotise
(UNIFORMATION, AGEFOS-PME)
Le syndicat demployeurs (Conseil Social du Mouvement Sportif CoSMoS ou le Conseil National des Employeurs
Associatifs CNEA) auquel lassociation adhre
Les structures fdrales

Bon savoir

Une prise en charge des formations des dirigeants

bnvoles peut tre envisage dans le cadre des
dispositifs de la formation professionnelle.

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LA GESTION des ressources humaines

Alternative 2 : le recrutement dun professionnel

Le besoin de crer un emploi est envisag lorsque les ressources humaines (bnvoles et salaris) actuellement
prsentes dans lassociation ne sont pas suffisantes pour conduire certaines actions, aussi bien en termes quantitatif
que qualitatif. Vadmcum de la cration demploi, CNAR Sport, 2008.

Plusieurs autres raisons peuvent motiver la cration dun emploi :

- allger la charge et/ou repositionner les missions assures jusqu prsent par des bnvoles,
- dgager des moyens humains supplmentaires en positionnant les bnvoles sur de nouvelles missions,
- raliser des missions jusqu prsent non assures faute de moyens humains suffisants : ces nouveaux
moyens humains doivent permettre doptimiser et de dvelopper les services rendus par lassociation,
- dvelopper de nouveaux projets (en vue daugmenter le nombre dadhrents, conqurir de nouveaux publics,
diversifier loffre de pratique et le panel dactivits),
- etc.

2.1.3. Mobiliser les acteurs : cest pouvoir fdrer, rassembler et motiver ses quipes

Il nest jamais facile dimpulser une dynamique et dy faire adhrer la majorit des individus. Pourtant, une fois, les
comptences repres, il convient de pouvoir animer les hommes et les femmes qui les portent.

Pour ce faire, il existe quelques lments ou conditions indispensables runir pour motiver
ses quipes :

- associer lensemble des acteurs la construction dun projet associatif , pour les impliquer davantage
dans lassociation et de les faire adhrer aux valeurs et aux actions de la structure,
- dterminer des objectifs collectifs et/ou individuels clairs et ralisables , aussi bien pour les salaris
que pour les bnvoles,
- favoriser une bonne circulation de linformation et un dialogue permanent,
- valoriser le travail accompli.

Bon savoir

Selon le chercheur Hackman, cinq facteurs pourraient

influencer la motivation :
- la varit des tches,
- les tches pouvant tre ralises entirement,
- la signification des tches,
- lautonomie,
- le retour sur ses activits.

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LA GESTION des ressources humaines

En bref

Dmarche de gestion
des comptences
LE PROJET
ASSOCIATIF

tat des lieux des comptences ncessaires

Les comptences en interne ?

OUI NON

On les mobilise On les dveloppe On recrute

FORMATION

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LA GESTION des ressources humaines

2.2 Ladministration des ressources humaines :

faciliter la fonction employeur
2.2.1. Le recrutement dun professionnel

Dans le cas o les structures ne disposeraient pas des comptences pour dvelopper leur projet associatif,
les dirigeants sont parfois amens rechercher un soutien par le recrutement dun professionnel. Or,
la cration dun emploi au sein dune association nest pas sans incidence sur son dveloppement et son
organisation (dfinition des objectifs, exercice de la fonction employeur, poids financier, nouvelles relations entre
les acteurs salaris/dirigeants bnvoles , etc.). Cette dmarche est un vritable engagement qui ncessite
de sinterroger sur quelques lments fondamentaux en amont afin de sassurer de la pertinence et de la
faisabilit daccueillir au sein de la structure un salari. Vadmcum de la cration demploi, Cnar Sport, 2008.

Outils cls
Le Vadmcum de la cration demploi, CNAR Sport, 2008
Loutil du calcul du cot de lemploi, site du CNAR Sport

Les acteurs ressources

Les CROS, CDOS et CTOS
Ple Emploi
Profession Sport

Aussi, cest une fois lanalyse de lopportunit de crer un emploi mene, que lassociation peut envisager
une dmarche de recrutement.

point MTHODe : comment faire ?

Les dmarches administratives effectuer :

1 - laboration dune fiche de poste
2 - Appel candidature
3 - Entretien avec les candidats slectionns
4 - Choix du salari
5 - Rdaction du contrat de travail et signature
6 - Dclaration Unique dEmbauche sur www.due.fr
7 - Ouverture des comptes auprs des caisses
de cotisations sociales
8 - Embauche
9 - Inscription du salari au registre du personnel
10 - Vie du contrat de travail

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LA GESTION des ressources humaines

2.2.2. La gestion de lemploi

La complexit de certaines formalits administratives (feuilles de paie) et la gestion des obligations sociales
sont souvent un vritable frein lembauche. Cest pourquoi nombre demployeurs associatifs hsitent encore
crer des emplois.
Cependant, il existe des acteurs ressources dont la mission est daccompagner les associations dans ladministration
de leurs emplois.

Outils cls
Les fiches de gestion de lemploi ralises par le CoSMoS (accessibles pour ses adhrents)
Les fiches ressources humaines du CDOS 49

Les acteurs ressources

Les syndicats demployeurs du secteur sportif (Conseil Social du Mouvement Sportif- CoSMoS
ou Conseil National des Employeurs Associatifs- CNEA)
Les CROS, CDOS et CTOS
Les organismes tiers de confiance

Bon savoir

Lorsque lassociation entre dans une dmarche dembauche, elle devient de fait, employeur. Cela implique quelle porte
des responsabilits lies cette nouvelle fonction. Ainsi, le respect du code du travail et de la convention collective nationale
du sport est obligatoire.
Ces connaissances peuvent ncessiter un apport spcifique (information/formation/accompagnement).
Dans cette dmarche parfois difficile, ladhsion un syndicat demployeurs apparat comme une aide prcieuse.
En effet, les deux syndicats de la branche professionnelle du sport le Conseil Social du Mouvement Sportif (CoSMoS)
et le Conseil National des Employeurs Associatifs (CNEA) soutiennent leurs adhrents en proposant une offre de services
diversifie rpondant leurs besoins.

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LA GESTION des ressources humaines

2.2.3. La prennisation

Une rflexion est mener ds la cration de lemploi pour envisager sa prennisation.

Une anticipation et une analyse profonde (sur le projet, le financement) sont des cls fondamentales de succs.

ATTENTION
Concernant les contrats aids, laide lemploi ne peut tre envisage que comme un coup de pouce au dmarrage. Il est
risqu denvisager cette aide dans le temps et de compter sur le soutien renouvel des financeurs publics aprs cette aide.
Il sera donc ncessaire de chercher complter le financement de manire anticipe (avant larrive terme de laide) .
Vadmcum de la cration demploi, CNAR Sport, 2008.

Outils cls
Le plan de financement dun emploi cest envisager une stratgie pour russir financer un emploi sur le long terme
et/ou anticiper, planifier un arrt ventuel daide spcifique lemploi
Outil du calcul du cot de lemploi

Les acteurs ressources

Les CROS, CDOS et CTOS
Le Dispositif Local dAccompagnement (DLA)
Les organismes tiers de confiance

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LA GESTION des ressources humaines

En bref

Dmarche
de la cration
demploi

Quel Projet ?
Quels besoins en
ressources humaines ?
Solvabilit financire ?

CRATION DE LEMPLOI

Gestion de lemploi

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Outil de capitalisation dun accompagnement men en rgion Centre auprs de neuf ligues rgionales sportives.

Maison du sport franais

1, avenue Pierre de Coubertin - 75640 Paris Cedex 13
Tl. : 01 40 78 28 00 - Fax : 01 40 78 29 51
cnar-sport.franceolympique.com

DITION 2011