Centro Cultural

Parque de Espaa
ROSARIO, Argentina
29/09 - 1/10 - 2011

Mircoles 28 de septiembre

Planeacin de
proyectos escnicos

Marisa de Len

Condiciones del mbito artstico

Instituciones
Financiamiento

Educacin, Formacin,
Investigacin

Polticas
Culturales
Plan Nacional

PROMOCIN

Creacin, Ejecucin,
Interpretacin

GESTIN

PROYECTOS

PRODUCCIN

Medios de
Comunicacin

DISTRIBUCIN

Difusin
Marisa de Len

Presentadores
Foros

Pblicos

Promotores,
Agentes, Agencias

Como parte de la etapa de planeacin de un proyecto debemos plantearnos y responder

algunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus caractersticas generales
y especficas, la dimensin del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo a
cabo.
Estas preguntas son:

qu, por qu, quin, dnde, cundo, cmo y con qu?

La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeacin de todo el
proceso sin olvidar el contexto geogrfico, histrico, social, cultural, artstico, poltico y
econmico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto.

Marisa de Len

QU?
Naturaleza del proyecto
Propsitos
Objetivo general
Objetivos especficos
Metas

POR QU?
Antecedentes
Misin y Visin
Necesidad e importancia
Justificacin del proyecto

CMO?

QUIN?
Participantes
Equipos de trabajo
Organigrama
Beneficiarios directos e indirectos
Pblicos

DNDE?

Recursos necesarios

Ubicacin geogrfica

Nivel de gestin

Marco legal

Modelo de produccin

Localizacin

Mtodos y tcnicas

CON QU?

Infraestructura fsica

Estrategias y procedimientos

Recursos disponibles

Actividades, tareas y

Presupuestos de

Acceso cultural y de equipos

Cobertura

CUNDO?
Horizonte temporal
Vida del proyecto
Plan de trabajo

responsabilidades
Contactos y comunicaciones

ingresos y gastos
Viabilidad financiera
Flujo y control de recursos

Clculos presupuestales
Estrategias de distribucin

Ruta crtica

Parmetros e indicadores de

Cronograma

evaluacin

Marisa de Len

Contexto
Geogrfico
Histrico
Poltico
Social
Econmico
Cultural
Marisa de Len

Comunitario

Enfoque Instrumental
La ordenacin de un conjunto
de actividades que, combinando recursos
humanos, materiales, financieros y tcnicos,
se realizan con el propsito
de conseguir un determinado
objetivo, meta o resultado.

Perspectiva lineal
Marisa de Len

Ciclo de Gestin Instrumental

DIAGNSTICO / ORIGEN
Contexto
Situacin inicial u origen
Necesidad o problema / Demanda
Misin y Visin
Expectativas
Condiciones positivas y negativas
Recursos necesarios
Participantes / Destinatarios
Diseo de contenidos, objetivos y metas
Esquema general del proyecto
DEFINICIN

Recursos humanos, econmicos, tcnicos

Condiciones de participacin
Organigrama
Revisin de contenidos, objetivos y metas
Efectos finales esperados
Niveles de gestin y modelos de produccin
Presupuestacin
Esquema preciso del proyecto

Marisa de Len

ANLISIS

Estudio, investigacin y anlisis del contexto

Bsqueda de documentacin relacionada
Recursos disponibles
Contacto y relacin con los involucrados
Seleccin y clasificacin de la informacin
Detectar lmites y posibilidades (DAFO)
Legalidad y normatividad

CONCRECIN

Posibilidades reales
Anlisis y esquema de viabilidad
Cotizaciones
Contrataciones
Compromisos y responsabilidades
Diseo de produccin
Ruta crtica
Plan de trabajo
Financiamiento y administracin de recursos
Canales y polticas de comunicacin

Ciclo de Gestin Instrumental

ELABORACIN

EJECUCIN

Redaccin del proyecto

Integracin de todos los documentos
Imagen, comunicacin y mercadotecnia
Elaboracin de la propuesta (carpeta)
Presentacin del proyecto a instancias

Seguimiento y control de acuerdos

Utilizacin y optimizacin de recursos
Materializacin de ideas
Realizacin material de la produccin
Ensayos artsticos
Monitoreo de resultados

EXPLOTACIN

EVALUACIN

Estreno y temporadas
Comercializacin
Mercado o pblico destinatario
Impacto cultural y social
Posibilidad y grado de venta
Distribucin
Control y administracin

Parmetros e Indicadores
Pertinencia, congruencia, calidad,
eficiencia, eficacia e impacto
Revisin de logros alcanzados
Beneficiados directos e indirectos
Escenarios a futuro
Integracin de dossier o carpeta

Marisa de Len

Enfoque Comunicativo
La gestin de los proyectos es un proceso constante, dinmico y
sistemtico de planeacin, ejecucin, comunicacin y evaluacin
de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,
capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el
marco de un contexto de viabilidad, participacin y negociacin
para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y
capacidades de
los miembros de una comunidad

Marisa de Len

Perspectiva integral del proceso

Gestin integral de un proyecto

PLANIFICACIN

Gestin

EJECUCIN Y
EXPLOTACIN

Produccin

EVALUACIN

Marisa de Len

Niveles y Modelos

Marisa de Len

Niveles de Gestin
El nivel de gestin es la estructura organizativa y jurdica
que regir el funcionamiento formal del proyecto.
El nivel de gestin tambin se relaciona con definir si el
proyecto se realizar desde la administracin pblica,
iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones,
fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o
compartidos.
Marisa de Len

Modelos de Produccin
Podemos identificar varios modelos de produccin, que responden a diferentes
necesidades, intereses y capacidades.
Amateur: aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este
modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalizacin ntegra de
quienes se interesan en las artes escnicas.

Escolar: programas escolares y temarios clsicos.

Experimental: bsqueda de nuevas formas de expresin y organizacin tendientes a la

innovacin.

Independiente: autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio;

pretende sensibilizar al pblico para que tome conciencia. Realza el nivel artstico.

Callejero: es un trmino genrico para todas las formas de actuacin que se desarrollan
fuera de los foros; est dirigido a un pblico que comnmente no asiste a los espectculos y
que transita en las calles y plazas.

Marisa de Len

Modelos de Produccin

De cmara: reduce los formatos de expresin, el nmero de ejecutantes y de

espectadores.

Universitario: recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen

modelos de produccin muy establecidos.

Oficial: responde a polticas culturales y cuenta con patrocinio institucional.

Comercial: el valor de la produccin est determinada por el dinero, y no por el valor

artstico.

Profesional: Todos aquellos creadores, ejecutantes e intrpretes (autores,

actores, actrices, directores, diseadores, msicos, cantantes, coregrafos,
bailarines), que viven de su profesin y trabajan por proyecto.

Marisa de Len

Dimensin del proyecto

Marisa de Len

Definicin de MISIN
Es la expresin conceptual de lo que es y hace una organizacin. Es la exposicin
clara y especfica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume la
razn de ser y los distintivos principales de un grupo, institucin y/o proyecto y su
compromiso social.
Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofa, el espritu, los valores, la
dimensin social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.
Responde a las preguntas Quines somos; Qu hacemos; Porqu; Para qu;
Para quines y Cmo?

La Misin ES EL PROPSITO
Marisa de Len

Definicin de VISIN
La visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y espacio, y por encima de los
dems,, ver con ojos de la imaginacin, el resultado final que se pretende
alcanzar.
Es la visualizacin del proyecto de la organizacin en un perodo de al menos 5
aos. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misin de la
organizacin gestora y sus valores.
Responde a las preguntas: De dnde venimos y Hacia dnde vamos?

La Visin ES LA INTENCIN
Marisa de Len

Dimensin del Proyecto

OBJETIVOS

Descripcin de los logros o finalidades generales y especficas que se

pretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largo
plazo. Establecen los lineamientos y parmetros que regirn las acciones a
seguir. Ayudan a determinar el tipo y el nmero de las actividades que debern
llevarse a cabo.

METAS

Productos concretos que se obtendrn durante y al finalizar el proyecto. Las

metas son la precisin cuantitativa de las actividades, acciones o productos
resultantes del proyecto.
Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables.
Se expresan en nmeros, cantidades y/o porcentajes.

Marisa de Len

Valor artstico
Contar con los equipos artstico y creativo concebidos y
seleccionados

para

el

proyecto,

conociendo

su

disponibilidad y condiciones para trabajar.

Tambin se refiere a la originalidad y caractersticas
estticas particulares del proyecto.
Marisa de Len

Valor contextual

Est relacionado con el contexto general y particular del

proyecto, as como con las circunstancias para su
realizacin (festival, homenaje, comisin, conmemoracin
de fecha, aniversario del foro).

Marisa de Len

Destinatarios
Es muy importante ubicar el proyecto en trminos del sector social al que est
dirigido, y definir el perfil del pblico al que interesa captar: pblico infantil, de la
tercera edad, jvenes universitarios, etctera.
Es importante considerar las variables demogrficas (gnero, edad, tamao de
la familia, religin, raza, estado civil, nivel de educacin y nivel de ingresos); las
variables geogrficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la
regin y el pas) y las variables psicogrficas (el estrato, clase social, hbitos y
estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).
Se relaciona directamente con los estudios de pblico.
Marisa de Len

Jueves 29 de septiembre

Financiamiento y
Administracin

Marisa de Len

REVISIN DE INGRESOS
Directa

Presupuesto propio inicial, fondo comn, aportaciones individuales

Indirecta

Subsidio o subvenciones pblicas y privadas

Establecen un monto de recursos econmicos que se asignan permanente
o peridicamente a un organismo, institucin, grupo o compaa para
financiar sus programas, proyectos y operacin cotidiana.
Donativos y Becas
Solicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones;
importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir
con todos los requisitos de las bases.
Aportaciones
Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas,
promocin, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc.

Marisa de Len

Mecenazgo, filantropa o altruismo

Apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la
globalizacin, esta modalidad suele trascender las fronteras
nacionales y establece relacin con organismos y fundaciones
internacionales.
Prstamos

Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas

lmite, intereses, etc.

Patrocinios

Negociacin de apoyos econmicos con empresas pblicas o

privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a travs de
publicidad, promocin de su imagen o productos.

Coproduccin
Marisa de Len

Produccin en comn, donde dos o ms fuentes financieras

invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un
evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos.

Interna

Comercializacin de servicios
Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.
Alquiler
Equipos propios, catlogo o lista de existencia: sonido, iluminacin,
vestuario, props.
Venta de productos promocionales
Merchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanas,
bolgrafos, tazas, vasos, etctera.
Organizacin de eventos especiales
Fiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.

Externa

Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el

programa de mano, exhibicin de publicidad y/o productos.
Preventa de funciones
Pago por adelantado o un porcentaje.
Preventa de boletos
Anticipada y con descuentos de preventa.

Marisa de Len

Taquilla
Venta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.

Procuracin de Fondos

Marisa de Len

1.

Elaboracin o revisin del documento de presentacin del proyecto

2.

Clarificar qu se necesita y a quin se le solicitar

3.

Definicin de propuestas para donantes

4.

Investigacin sobre posibles donantes y fuentes de financiamiento

5.

Desarrollo de contactos, relaciones y citas

6.

Elaboracin del plan de obtencin de fondos

7.

Aprobacin o rechazo a solicitudes

8.

Agradecimiento y seguimiento

9.

Cumplimiento de compromisos adquiridos

10.

Evaluacin y documentacin

Montos de participacin
De $

Plan

Paquete

1,000.00 a $ 5,500.00

De $ 6,000.00 a $ 10,000.00

A+B

De $15,000.00 a $20,000.00

A+B+C

De $25,000.00 a $35,000.00

A+B+C+D

De $36,000.00 a $50,000.00

A+B+C+D+E

Ms de $50,000.00

A) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100%

del monto de participacin
+ Logotipo en el programa de mano del evento
+ Invitacin al estreno del evento
+ 2 boletos de cortesa para cualquier funcin

Planes para
Patrocinadores
C) Paquete de libros y discos
+ 6 boletos de cortesa
D) Programa de lujo
+ Inclusin en el pendn con todos
los patrocinadores
+ 8 boletos de cortesa
E) Cena privada con los artistas
participantes en el evento
+ Foto con el artista o elenco
+ Regalo autografiado por el artista
+ 10 boletos de cortesa

F) Una funcin privada

B) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje)
+ Logotipo o mencin en la pgina de internet del grupo o foro
+ Crdito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.)
+ 4 boletos de cortesa para cualquier funcin
Marisa de Len

Posibles Gastos de Produccin

CONTRATACIONES

ALQUILERES

COMPRAS

REALIZACIONES

PERSONAL

OPERACIN

GESTIN

INVESTIGACIN

PROMOCIN

Creativo

Papelera

Derechos de autor

Documentacin

Publicidad

Artstico

Fotocopias

Permisos

Traduccin

Marketing

Administrativo

Telfono

Impuestos

Fotografa

Taquillas

Apoyo

Correo

Informtica

Diseos

Prensa

Tcnico

Mensajera

Reparaciones

Maquetas

Folletos

Eventual

Alquileres

Locales

Muestrarios

Posters

Mano de obra

Electricidad

Sala

Programas

Horas extra

Agua

Boletaje

Impresos

Gas

Seguros

Inserciones

Archivos

Mantenimiento

Distribucin

Perecederos

Catering

Souvenirs

Desplazamientos

Relaciones pblicas

Marisa de Len

Posibles Gastos de Produccin

CONTRATACIONES

ALQUILERES

COMPRAS

REALIZACIONES

CONSTRUCCIN

SONIDO

ILUMINACIN

VARIOS

GIRAS

Maqueta

Equipos

Focos

Imprevistos

Embalaje

Escenografa
Utilera
Vestuario
Tintorera
Maquillaje
Peluquera
Zapatera
Accesorios
Efectos especiales
Taller
Herramientas
Desgaste equipos

Cintas
Grabaciones
Efectos
Estudio
Edicin
Instrumentos

Filtros o micas
Lmparas
Cadenas
Cables
Gobos
Efectos

Estibadores
Propinas
Herrajes
Mudanzas

Viticos
Hospedaje
Seguros
Transporte
Visas
Exceso de
carga

Marisa de Len

Presupuesto de Produccin
PARTIDA

CONCEPTO

TOTAL

Planeacin, Gestin y
Administracin

Oficina
Papelera
Fotocopias
Paquetera

$
$
$
$

Ensayos

Sustitutos

$ 5,000.00

Honorarios

Equipo artstico
Creativo
Administrativo
Tcnico
Asistentes

$
$
$
$
$

$ 87,000.00

$
$
$
$
$

$ 60,000.00

Diseo
Renta
Escenografa ($20,000.00)
Realizacin
Utilera ($4,000.00)
Compras
Vestuario (25,000.00)
Luces y Sonido ($11,000.00) Mantenimiento

Realizacin

Marisa de Len

IMPORTE

$ 20,000.00

PARTIDA
Difusin

Temporada

Gira

Posproduccin

Varios

TOTAL (+ % IVA)
Marisa de Len

CONCEPTO

IMPORTE

TOTAL

Diseo grfico
Impresos (affiche, postal,
Programa de mano
Fotografa
Inserciones en prensa
Distribucin
Reforzamiento

$
$
$
$
$
$
$

$ 40,000.00

Nmina
Operacin
Publicidad

$
$
$

$ 45,000.00

Embalaje
Seguros
Transportes
Hospedaje
Viticos

$
$
$
$
$

$ 15,000.00

Limpieza
Resguardo
Dossier

$
$
$

$ 5,000.00

Contingencias

$ 23,000.00

$ 300,000.00

Esquema de viabilidad

Marisa de Len

INGRESOS ESTIMADOS:
A
Porcentaje de
aforo
del recinto

B
Aforo del
recinto
Nm. Butacas

100

400

30,000.00

9,000.00

21,000.00

$ 420,000.00

90

360

27,000.00

8,100.00

18,900.00

$ 378,000.00

80

320

24,000.00

7,200.00

16,800.00

$ 336,000.00

72

288

21,600.00

6,480.00

15,120.00

$ 302,400.00

70

280

21,000.00

6,300.00

14,700.00

$ 294,000.00

60

240

18,000.00

5,400.00

12,600.00

$ 252,000.00

50

200

15,000.00

4,500.00

10,500.00

$ 210,000.00

40

160

12,000.00

3,600.00

8,400.00

$ 168,000.00

30

120

9,000.00

2,700.00

6,300.00

$ 126,000.00

24

96

7,200.00

2,160.00

5,040.00

$ 100,800.00

20

80

6,000.00

1,800.00

4,200.00

84,000.00

10

40

3,000.00

900.00

2,100.00

42,000.00

Frmulas

(Regla de 3)

C
Precio boleto
Ingreso Bruto
$ 75.00

(B x 75)

D
Impuestos
Aplicables
30 %

(C x 30%)

E
Ingreso
Neto X funcin

(C-D)

F
Ingreso Neto
Temporada
X 20 FUN

( E x 20 )

Viernes 30 de septiembre

Estructura de la
Organizacin

Marisa de Len

Equipos de trabajo
Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos,
experiencias y caractersticas particulares y diferentes, que
contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo
compartido.
Centro de Liderazgo
Universidad Adolfo Ibaez

Marisa de Len

DIRECTOR
ARTSTICO

PRODUCTOR
COORDINADOR-GERENTE
DE PRODUCCIN

PROCURADOR DE
FONDOS

EQUIPO ARTSTICO

ORGANIGRAMA DE
PRODUCCIN

EQUIPO CREATIVO

PRODUCTOR
EJECUTIVO
Diseo de escenografa

Elenco

Diseo de utilera

Cantantes

Diseo de iluminacin

Orquesta

Diseo de vestuario

Bailarines

Msica

Asistentes
Aprendices
Voluntarios

Coreografa
Difusin y Rel. Pblicas

EQUIPO TCNICO DEL

TEATRO

EQUIPO DE
REALIZACIN
Sonido
Coordinador teatro

Carpintera
Herrera

Construccin
Pintura escnica

Jefe de foro

Accesorios

Tcnicos

Costura

Maquillaje
Efectos especiales

Marisa de Len

Iluminacin

Sonido

Tramoya

Traspunte

EQUIPO DE PRODUCCIN
Productor
Es el responsable del financiamiento del espectculo.
Selecciona la obra, nombra al director, plantea una
serie de premisas del proyecto y gestiona el teatro,
adems de estar presente en las decisiones
fundamentales del proyecto. Por lo general es una
institucin o empresa cultural.
Marisa de Len

Coordinador de produccin
Planea y disea el proceso de produccin, en tiempo,
espacio y acciones. Se encarga, en la prctica, de la
organizacin humana, tcnica y administrativa del
proyecto a partir de la sistematizacin de cada etapa
del proceso y por departamento (escenografa,
iluminacin, vestuario, utilera, etctera).

Marisa de Len

Gerente de produccin
Administra el dinero, contrata al elenco, a los equipos
artstico y creativo, y al personal de apoyo. En
ocasiones se ocupa de la promocin publicitaria de la
obra, junto con el responsable de difusin y de
relaciones pblicas. Tambin llega a gestionar las giras.

Marisa de Len

Productor ejecutivo
Literalmente ejecuta la produccin, respetando los
criterios artsticos y estticos determinados por el
director, el escengrafo y el equipo creativo. Coordina
las actividades de los equipos de trabajo (creativo,
artstico y tcnico); ayuda a resolver las necesidades
administrativas, tcnicas, logsticas y operativas.
Marisa de Len

Perfiles del productor

Productor
Productor
Productor
Productor
Productor

Marisa de Len

administrativo
tcnico
artstico
ejecutivo
curador

Actividades por equipo

Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.
Constante problemtica en la autogestin.

REA

Marisa de Len

Direccin
Artstica

PREPRODUCCIN

Selecciona la obra
Convoca equipos de
trabajo
Propone proyecto
Encarga diseos a
creativos
Audicin equipo artstico
Recibe y selecciona
propuestas de
diseadores
Decide reparto
Define proyecto
Analiza con produccin
las necesidades y
estrategias
del proyecto

ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN

Supervisin general
Dirige ensayos con
equipo artstico
Reuniones con creativos
Consultas con
produccin y con
difusin
Ensayos tcnicos
Ensayos generales

COMERCIALIZACIN

Atiende estreno
Notas de direccin
Asigna tareas a
tcnicos y asistente
durante temporada
Mantiene calidad
artstica
Entrevistas de prensa
Seguimiento de
temporada y
compromisos con
patrocinadores

POSPRODUCCIN

Entrega carpeta con copias

de materiales y musicales y
textos
Asiste a desmontaje
Elabora informe
Asiste a evaluacin

REA

Escenografa
y utilera

Marisa de Len

Iluminacin
Audio
Vestuario
etc. etc.

PREPRODUCCIN
Reuniones con
director y productor,
iluminacin y
vestuario
Firma contrato
Investiga sobre la
obra
Analiza informacin
del teatro
Prepara diseos y
bocetos
Presenta maqueta
Presenta
presupuesto
Consigue
realizadores
Hace propuestas
para gira

ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN
Presenta proyecto a
toda la compaa
Asiste a ensayos
Supervisa
realizacin en
talleres
Seleccin de
mobiliario y
materiales y
accesorios (compra,
construccin, renta)
Entrega inventario y
libreto tcnico
Asiste y supervisa
montaje, ensayos
tcnicos y generales
Confirma ajustes
Atiende sesin
fotogrfica

COMERCIALIZACIN

POSPRODUCCIN

Atiende estreno
Realiza ajustes
Define a tcnicos tareas
en temporada
Mantenimiento esttico,
acabados y retoques a
escenografa y utilera

Atiende desmontaje
Supervisa entrega,
devolucin embalaje y
almacenamiento de
materiales y elementos
de utilera y
escenogrficos
Entrega instalaciones
Confirma inventario
Elabora informe
Atiende evaluacin

Logstica y Tiempstica
en una
Produccin Escnica

Marisa de Len

Plan de trabajo
Acciones

Marisa de Len

Actividad

Tarea

Inicia

Finaliza

Responsable

Cronograma
MARZO

Actividades
1

Integrar proyecto
Gestiones
Reuniones creativos
Presupuesto
Ensayos
Procuracin Fondos
Diseos
Realizacin
Entrega Produccin
Difusin
Montaje

Marisa de Len

Estreno
Temporada
Desmontaje
Informe

Diagrama de Gantt
2

ABRIL
1

MAYO
4

JUNIO
4

Calendarios agendas.
LUNES
MARZO

MARTES

17

MARZO

18

MIRCOLES
MARZO

19

JUEVES
MARZO

VIERNES

20

MARZO

SBADO

DOMINGO

21

MARZO
MARZO

23

22

Reunin de director
con productor y
productor ejecutivo
(prevenir proyecto)

Reunin director
con productor
ejecutivo

Reunin director
Equipo creativo y
artstico
(prevenir libretos)

Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo

Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo
Elaboracin de
contratos

Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de ensayos

Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de
ensayos

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

24

25

26

Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos

Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos

Reunin productor
con diseadores
Firma de contratos

Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos

MARZO

ABRIL

ABRIL

ABRIL

31

27

Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos
3

ABRIL

Ajustes a diseos
Cotizaciones

Ajustes a diseos
Cotizaciones

Ensayo
Primera lectura
director, elenco,
asistentes
Tomar medidas de
vestuario al elenco

Ensayo
Aprobacin de
diseos y
Firma de
contratos

Ensayo
Comienza
Carpintera y
sastre
Propuesta de
msica

ABRIL

ABRIL

ABRIL

ABRIL

ABRIL

Marisa de Len

28

10

29

Acondicionar
lugar ensayos
proporcionar
mapas de
ubicacin
4

ABRIL

Elaborar
directorios
Acondicionar
lugar ensayos
5

Reunin con el
equipo de
relaciones
pblicas

11

ABRIL

30

12

ABRIL

ETC...

ABRIL

13

Proceso
de Produccin

Marisa de Len

Etapas del proceso

PREPRODUCCIN
Inicio del proyecto hasta la entrada al foro
(planeacin, ensayos y realizacin)

PRODUCCIN
Montaje, ensayos tcnicos y generales

COMERCIALIZACIN
Estreno y temporada

POSPRODUCCIN
Marisa de Len

Desmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluacin

Actividades del Productor

Marisa de Len

PREPRODUCCIN

Reunin con convocante

Prepara, rene y organiza la informacin del proyecto
Gestiona fuentes de financiamiento
Coordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatro
Consulta con diseadores
Disea la produccin
Administra los recursos
Adapta formatos
Solicita presupuestos
Cotiza elementos escnicos: materiales y realizacin
Concreta presupuesto
Realiza anlisis y esquema de viabilidad
Investiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registros
Elaboracin y firma de contratos
Gestiona y acondiciona lugar para ensayos
Fotocopia libretos, partituras, planos, documentos.
Prepara ficha tcnica
Gestiona teatro
Consigue ficha de foro y planos
Previene giras
Administra la contabilidad
Supervisa todos los departamentos segn ruta crtica, presupuesto y calidad
Seguimiento de acuerdos
Inicia proceso de evaluacin

ENSAYOS
REALIZACIN Y PRODUCCIN

Marisa de Len

Apoya desarrollo de las audiciones

Prepara elementos sustitutivos para ensayos
Supervisa el trabajo en los talleres (construccin y realizacin)
Consigue materiales y elementos de la produccin (compra, renta, prstamo)
Organiza embalaje y transporte al teatro
Previene y coordina montaje y temporada
Confirma teatro y personal tcnico
Inventarios definitivos
Recepcin de toda la produccin
Prepara y entrega libro tcnico
Previene alimentos, catering y botiqun
Asigna camerinos
Distribuye invitaciones al estreno
Coordina y supervisa proceso de montaje
Confirma posicin y funcionamiento de todo
Asiste y facilita ensayos tcnicos y generales
Confirma ajustes del director por rea
Apoya sesin fotogrfica
Ubica lugar de resguardo
Supervisa difusin
Seguimiento a patrocinadores
Prepara ficha tcnica para gira y comunicacin formal con otros presentadores
Inicia cierre administrativo

TEMPORADA Y COMERCIALIZACIN
Atiende el estreno
Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales
Supervisa coctel
Asigna tareas al asistente
Cuidado esttico y mantenimiento de la produccin
Supervisa gastos de operacin
Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia
Seguimiento a la difusin
Previene develacin de placa
Previene continuidad de temporada
Cumple compromisos con patrocinadores
Contina cierre administrativo, comprobacin de gastos y contabilidad
Realiza giras
Marisa de Len

POSPRODUCCIN
Previene devolucin de rentas y prstamos
Organiza embalaje y transporte
Previene lugar de almacenamiento
Coteja y cierra inventarios
Organiza y coordina desmontaje
Organiza venta de foro y salida de todo
Entrega equipos e instalaciones
Cierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobaciones
Balance financiero
Rene materiales de todas las reas
Organiza archivo
Coordina evaluacin
Redacta y presenta informe general
Arma dossier, carpeta de prensa
Enva cartas de agradecimiento
Solicita carta de finiquito de responsabilidades administrativas
Marisa de Len

Sbado 1 de octubre

Introduccin a la
organizacin de
Giras Artsticas

Marisa de Len

Planeacin
CONOCER

DEFINIR

GESTIONAR

TRAMITAR

- Condiciones generales de la gira (fechas, lugares, honorarios)

- Necesidades tcnicas y operativas del grupo artstico
- Caractersticas de las presentaciones y actividades complementarias
- Caractersticas generales y condiciones tcnicas de los espacios
- Intercambiar la informacin para ajustar lo necesario
- Firma de contratos
- Visas, pasaportes, permisos, registros
- Traslados y transportes
- Logstica general y especfica por sede: hoteles, alimentos, foros
- Programas y agendas de trabajo
- Mecanismos y estrategias de difusin
Marisa de Len

COORDINAR

Negociar con el presentador

Definir
- Las condiciones financieras
- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones
- Fechas y la forma de pago
- Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio
Procurar
- Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador
- Puntualidad en las operaciones financieras.
- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y
comprobantes.
- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones.
Marisa de Len

 Quin paga qu, cundo y cmo ?

Gastos previos

Gastos de viaje

Gastos de operacin

Material promocional
Comunicaciones
Envos de paquetera
Compra de materiales
Pasaportes y visas
Seguros
Elementos sustitutos
Embalaje
Agencia aduanal
Envos de carga
Trmites

Honorarios
Traslados
Exceso de equipaje
Hospedaje
Alimentacin

Estibadores
Taxis
Propinas
Emergencias mdicas
Lavandera
Tintorera
Consumibles

Marisa de Len

Documentos de trabajo
Invitacin o carta compromiso: documento formal de inters en presentar al grupo con
puntos de acuerdo y condiciones generales.
Directorio de contactos: Presentador, director artstico, coordinador tcnico y de
produccin, responsables de difusin, relaciones pblicas, finanzas y jurdico.
Fichas y planos tcnicos: Capacidad del auditorio, caractersticas del foro, planos a
escala del escenario, parrilla, iluminacin, audio, backline, lista de canales, personal
tcnico.
Transportacin: Caractersticas y dimensiones del transporte requerido para la compaa
y la carga.
Hospedaje: Cantidad y distribucin de las habitaciones requeridas (rooming list).
Marisa de Len

Documentos de trabajo
Aspectos legales: Contrato, Visas, licencias, permisos y autorizaciones necesarias,
seguros, fianzas.
Comunicaciones: Polticas y estrategias. Registros.
Autorizaciones para grabar en video, TV, radio, fotografas y entrevistas.
Evaluacin e informe: Cumplimiento de objetivos, metas y resultados. Indicadores.
Bitcora de viaje: Registro detallado de todos los acontecimientos de la gira (fotos y
video).

Marisa de Len

Informacin del grupo

Nombre del grupo o compaa:
Pas:
Disciplina artstica:
Idiomas que habla la compaa:
Contactos: Gerente de gira/produccin, Stage manager, Director tcnico, Director artstico,
Relaciones pblicas, Administrador.
Personal: Cantidad de directores, actores, bailarines, msicos, cantantes y tcnicos que viajan.
Nombre completo, actividad, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, fecha de expiracin,
pas, tipo de sangre, medicamentos, alergias, datos del seguro mdico, fumadores, alimentacin
especial (vegetarianos).
Hospedaje: Cantidad de habitaciones sencillas, dobles y/o triples requeridas. Anexar reparto
(Rooming List)
Fee / Cashe : Costo, paquetes, forma de pago de honorarios y viticos o dietas (per diem)
Marisa de Len

Informacin del espectculo

Nombre:
Disciplina y gnero :
Duracin total: Nmero de actos, duracin de cada uno. Nmero de intermedios y duracin.
Descripcin del espectculo:
Descripcin de las actividades complementarias: tcnicas y de espacio, cantidad mnima y
mxima de participantes, tiempos de duracin.
Ficha tcnica del espectculo: Requerimientos de espacio, tcnicos, de personal, operativos y
logsticos.
Catering: en camerinos para montaje, funciones y actividades complementarias.
Carga : Cantidad y descripcin de cada pieza o bulto incluyendo equipaje personal y carry-on
(contenido y aspecto, peso, dimensiones, volumen total calculado, valor estimado de la carga y
de cada pieza.
Marisa de Len

Informacin del espectculo

Inventario: Relacin de los equipos, utilera (props), elementos escenogrficos e instrumentos
que viajan con la compaa
Material promocional: Carpeta del grupo o dossier, historia del grupo presentaciones, giras,
premios, reconocimientos, currcula, semblanzas individuales, fotografas recientes de los
participantes y del espectculo, videos, repertorio, discografa, crticas, entrevistas, extractos y
boletn de prensa, discos, posters, folletos, souvenirs, etc.
Programa de mano : Imagen, tipografa, notas, crditos, agradecimientos, logotipos, etc.

Marisa de Len

Documentos del Grupo

Material
Carpeta del grupo
Videos, discos
Material promocional
Copia de pasaportes
Contrato o convenio
Factura
Hospedaje (rooming)
Cuestionarios
Ficha Tcnica
Plano de escenario
Plano de iluminacin
Descripcin carga
Inventarios
Camerinos
Catering
Itinerario de viaje
Plan de trabajo
Actividades
complementarias
Marisa de Len

Programa de mano

Fecha de
solicitud

Fecha de
envo

Medio

Acuse

Notas

Inventarios del grupo

Cantidad

Marisa de Len

Elemento

Descripcin

Peso

Medidas

Volumen

Valor

Agenda de Actividades
Fecha

Marisa de Len

Hora

Actividad

Detalles

Marisa de Len

Agenda
Fecha

HORA
05:00 a.m.

Cita en el aeropuerto DF

07:45 a.m.
12:09 p.m.

Vuelo directo a Atlanta, GA

Llegada a Atlanta
Renaissance Concourse Hotel
1 Hartsfield Centre Parkway,
Atlanta, Georgia 30354 USA
Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404305-2343
Tiene Gimnasio y alberca!

03:00 p.m.
01:00 p.m.

Entrevista Estacin de Radio

Sound check en Spivey Hall

Viernes
19-sep-08

Domingo
21-sep-08

Actividad

03:00 p.m.

Lunes
22-sep-08
07:30 p.m.
09:55 p.m.

Concierto en el Spivey Hall

Clayton State University
2000 Clayton State Blvd.
Morrow, GA 30260
Phone: (678) 466-4200
http://spiveyhall.org
Desayuno
Salida a aeropuerto
Llegada a aeropuerto

Vuelo directo a DF
Llegada a DF

Detalles
Terminal 2
DELTA AIR LINES 0364
Cdigo de reservacin: GCTGLR
3 hour(s) and 25 minute(s)
South Terminal
Reservaciones:
Eugenio: 81370682
Gabriel: 81371643
Aarn: 81371319
Marisa: 81372099

Clayton State University

Para: invitados especiales del Cuerpo
Consular y los Patrones del Spivey Hall
y con el apoyo de Leslie Gordon del
Rialto Center for the Performing Arts
invitaremos a gente de la comunidad de
Jazz en Atlanta.

DELTA AIR LINES 0367

Cdigo de reservacin: GCTGLR
3 hour(s) and 25 minute(s)
Terminal 2

Evaluacin de la Gira
5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente
CONCEPTO
PLANEACIN Y ORGANIZACIN
Comunicacin e intercambio de informacin con el presentador
Comunicacin e intercambio de informacin con el grupo
Contratos
Plan de trabajo y agenda de actividades
Inventarios
Datos de la compaa
Datos presentador y su equipo de trabajo
Datos Hotel
Datos sedes y foros
Informacin sobre actividades complementarias
Material promocional
Aspectos legales
Marisa de Len

Comunicacin y organizacin interna

CALIFICACIN

Evaluacin
CONCEPTO
LOGSTICA DE LA GIRA
Itinerarios de viaje
Recepcin
Informacin local (directorios, mapas, sugerencias)
Calidad del hotel
Facilidades en hotel (restaurante, lavandera, internet)
Transporte local
Puntualidad
Pago de viticos
Pago de honorarios
Actividades complementarias
Solucin a imprevistos
Comunicacin y organizacin interna del presentador y su equipo
Marisa de Len

CALIFICACIN

Evaluacin
CONCEPTO

CONCEPTO

ASPECTOS TCNICOS

PROMOCIN

Cuestionario de la compaa

Informacin en la pgina Web

Cuestionario del grupo

Entrevistas concertadas y realizadas

Planos tcnicos

Publicacin de notas avanzadas

Seleccin del foro

Inserciones en medios

Solucin a requerimientos tcnicos

Calidad y cantidad de impresos

(poster, volante, postal)

Adaptaciones tcnicas
Equipamiento tcnico
Personal tcnico
Montaje

Programa de mano
Conferencia de prensa
Reseas publicadas

Ensayos
Funciones
Camerinos
Comunicacin y organizacin interna
Marisa de Len

Evaluacin
CONCEPTO

CONCEPTO

PRESENTACIONES

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Cantidad de funciones

Cantidad de actividades realizadas

Caractersticas generales del foro

Cantidad de participantes

Cantidad de pblico asistente

Seleccin del espacio

Anuncios al pblico antes de funcin

Necesidades tcnicas

Puntualidad

Convocatoria

Hospitalidad o catering

Presentacin del grupo

Solucin a imprevistos

Puntualidad

Pltica con el pblico

Hospitalidad o catering

Presencia de medios de comunicacin

Satisfaccin del pblico

CALIFICACIN GENERAL
Marisa de Len

Videos y textos tiles

Buscar en Google:

Claves para tener xito en un proyecto de gestin cultural.

http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0

El quinto elemento, la produccin teatral y de artes escnicas.

http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918

Tips para el productor de proyectos artsticos.

http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticos

Marisa de Len

Marisa de Len

Bibliografa recomendada
CIMARRO, Jess F. Produccin, Gestin y Distribucin del Teatro. Ed. Fundacin Autor. Madrid, 1997, 428 p.
COLBERT, Franois y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.
DE LEN, Marisa, Espectculos escnicos. Produccin y difusin. Conaculta, Mxico, 2004, 310 p. (Coleccin
Intersecciones Nm. 1)
DE ZUBIRA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos bsicos de administracin y gestin cultural.
Cuadernos de Iberoamrica. Organizacin de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.
GRASS, Aline, Procuracin de fondos para la promocin cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta,
Mxico, 2005, 135 p. (Coleccin Intersecciones Nm. 3)
KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escnicas, Fundacin Autor, Espaa, 2005, 864 p.
PAVIES, Patrice. El anlisis de los espectculos. Ed. Paids, Barcelona, 2000, 337 p.
PEREZ MARTN, Miguel ngel. Tcnicas de Organizacin y Gestin Aplicadas al Teatro y al Espectculo. Ed. Grficas
Verona. Salamanca, 1996, 69 p.
REID, Francis, Administracin Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.
SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.
SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cmo crear y conservar el pblico para las artes escnicas.
Gestin Cultural, Co-edicin del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, Mxico, 2007, 339 p.
SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de produccin teatral 1: Tcnicas de gestin y produccin aplicadas a
proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Coleccin estudios teatrales)
VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestin, Produccin y Marketing Teatral. Ed. aque. Espaa, 1998, 132 p.

FIN
Muchas gracias y
suerte!
Marisa de Len
Produccin escnica y Gestin cultural
espectaculosescenicos@prodigy.net.mx
Mxico. D.F.

www.espectaculosescenicos.com