Professional Documents
Culture Documents
UPMGP / SFP
Pgina 2 de 73
Contenido
1.
Antecedentes .............................................................................................................................. 4
2.
Objetivo ...................................................................................................................................... 4
3.
UPMGP / SFP
Pgina 1 de 73
UPMGP / SFP
Pgina 2 de 73
Cambios al documento
Identificacin
Versin 5
Descripcin de cambios
Fecha
Febrero 2016
UPMGP / SFP
Pgina 3 de 73
1. Antecedentes
Un elemento importante que forma parte de la estrategia para la definicin y el seguimiento de
acciones que las dependencias y entidades realizarn, con el apoyo de los rganos Internos de
Control (OIC), consiste en la identificacin y desarrollo de proyectos de mejora que contribuyan de
manera importante e integral a la modernizacin de la gestin en los diferentes temas de trabajo
que se han definido en el marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM).
Los proyectos de mejora, son un mecanismo que facilita la realizacin de manera planeada de las
acciones y actividades que permiten modificar situaciones que requieren pasar por una mejora para
poder contribuir a los resultados del PGCM. Durante la definicin de un proyecto, la planeacin de
su programa de trabajo y su realizacin, se incorporan elementos metodolgicos que apoyan los
esfuerzos institucionales en el marco del citado programa.
El Sistema de Informacin de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG), ha sido desarrollado
con base en la experiencia de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica (UPMGP) de la
Secretaria de la Funcin Pblica (SFP), en la definicin y el seguimiento de proyectos de mejora para
apoyar la documentacin de cada proyecto de mejora que se ejecuta en la Administracin Pblica
Federal (APF).
La versin 5.0 del SIPMG simplifica y agiliza el registro de informacin de los proyectos, alineando
la definicin, seguimiento y documentacin de manera ms directa con la mejora de procesos y su
estandarizacin.
2. Objetivo
Este manual tiene como objetivo presentar a los usuarios del sistema SIPMG los mecanismos y
herramientas para integrar, clasificar, seleccionar en el SIPMG los proyectos que las dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Federal implementan para la mejora gubernamental.
UPMGP / SFP
Pgina 4 de 73
La fase 1 prev el registro de los datos bsicos de los proyectos de mejora, sus caractersticas
e importancia.
La fase 2 permite capturar el plan de trabajo y en su caso, definir el grupo de instituciones
que participan en un proyecto conjunto de tipo interinstitucional.
La fase 3 est orientada al registro de informacin sobre el avance, seguimiento y monitoreo
de los proyectos.
La fase 4 permite realizar el cierre y anlisis final de los proyectos.
Registro de
iniciativa
Datos generales
Alineacin
Ficha de proyecto
Definicin de
actividades
Fechas
Plan de trabajo
Plan de trabajo
Registro de avance de
actividades
Seguimiento
Cierre y
documentacin
Productos generados
Actividades concluidas
y reportes
Registro de resultados
En la figura siguiente se muestran las interacciones principales de los diversos actores involucrados
en el desarrollo de los proyectos de mejora, as como los productos y/o entregables que se generan
en las 4 Fases.
UPMGP / SFP
Pgina 5 de 73
Crear iniciativa-proyecto
Lder de proyecto
Iniciativa a proyecto
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Usuarios
FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA
Nombre
Descripcin
Alcance
Fecha inicial del proyecto
Tipo
Objetivos
Beneficios esperados
Institucin Lder
Alineacin estratgica
Objetivos
Beneficios esperados
Alineacin estratgica
Meta Nacional
Objetivo
Meta Nacional
Objetivo
Objetivo
Datos Generales
Alineacin de proyecto
Indicadores y Validacin de informacin
Estrategia
Estrategia
Objetivo
Objetivo
Estrategia
Estrategia
Programa Presupuestario
Objetivo
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Estrategia
Programa Presupuestario
Bases de Colaboracin
Responsable
Plan de Trabajo
Actividades-calendario
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Enlace Institucional
Asesor UPMGP
Responsable
Proyecto Interinstucional
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Objetivos
Beneficios esperados
Alineacin estratgica
Proceso (s) Prioritario (s) al
que se relaciona
Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Programa (s) Sectorial (es) y/o
Institucional
Plan de coordinacin
Objetivo
Estrategia
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno
Objetivo
Estrategia
Programa Presupuestario
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Seguimiento
3 4
Informacin
Monitoreo
Resultados de actividades
Indicadores de proyecto
Plan de trabajo
FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA
Nombre
Descripcin
Alcance
Fecha inicial del proyecto
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Objetivos
Beneficios esperados
Alineacin estratgica
Proceso (s) Prioritario (s) al
que se relaciona
Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Programa (s) Sectorial (es) y/o
Institucional
Objetivo
Estrategia
Fichas de proyectos
Cierre de Proyecto
3 4
Anlisis
Avances de proyectos
Resultados, indicadores
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Reportes
UPMGP / SFP
Pgina 6 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 7 de 73
Lder de proyecto
Iniciativa a proyecto
4
FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA
Nombre
Descripcin
Alcance
Fecha inicial del proyecto
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Tipo
Objetivos
Beneficios esperados
Institucin Lder
Alineacin estratgica
Objetivos
Beneficios esperados
Alineacin estratgica
Meta Nacional
Objetivo
Meta Nacional
Objetivo
Objetivo
Datos Generales
Alineacin de proyecto
Indicadores y Validacin de informacin
Estrategia
Estrategia
Estrategia
Estrategia
Programa Presupuestario
Objetivo
Objetivo
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
Estrategia
Programa Presupuestario
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Mejora regulatoria
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Tecnologas de la
informacin
Responsable
En esta Fase se definen las caractersticas esenciales del proyecto, el plazo para su ejecucin. En el
sistema SIPMG se registra esta informacin bsica de la definicin del proyecto, agrupada de la
siguiente manera:
Datos generales del proyecto.
Alineacin del proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 8 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 9 de 73
Fecha inicial-final del proyecto: Sealar la fecha en que se planea que inicie y concluya
el proyecto bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa). El sistema permite capturar fecha
con un periodo no mayor al ao 2018.
Objetivo del Proyecto: Describir de manera general el propsito o fin que se pretende
alcanzar como resultado de la realizacin del proyecto. (El sistema permite capturar 1500
caracteres).
Descripcin del Proyecto: Describir de manera general el proyecto (institucional,
interinstitucional). (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Beneficios del Proyecto: Indicar los beneficios en trminos de tiempo, costo o calidad,
que reciben los ciudadanos o usuarios de algn proceso como resultado de la realizacin
del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres).
Alcance del Proyecto: Sealar el alcance que se le dar al proyecto en cuanto a la
magnitud del mismo; por ejemplo, estableciendo reas involucradas. (El sistema permite
capturar 1500 caracteres).
Procesos vinculados al proyecto: indicar si el proyecto est alineado a:
a. Mejora de un proceso individual: el proyecto estar orientado a la
identificacin y atencin de las reas de oportunidad de un proceso para
simplificarlo y mejorar los resultados de alguno(s) de sus indicadores de
desempeo con respecto a sus valores previos a la mejora.
b. Mejora de un grupo de procesos.
Tipo de mejora del proceso: clasificacin del proyecto de acuerdo con las etapas en la
evolucin de los procesos a alcanzar una mayor eficiencia, de acuerdo con las siguientes
definiciones:
a.
b.
c.
UPMGP/SFP
Pgina 10 de 73
e.
Para continuar con la captura de informacin del siguiente apartado, es necesario Guardar
primero los Datos Generales dando clic en el botn Guardar. En tanto no sean guardados los
datos de esta ficha, no se activarn los botones de la hoja Equipo de trabajo.
b) Equipo de trabajo
Primero se deber seleccionar al Lder de Proyecto, para ello deber ir al icono Seleccionar
Lder de Proyecto.
El usuario del sistema que registra los datos bsicos del proyecto, tiene la posibilidad de
registrar a un usuario diferente como Lder de Proyecto. En caso de seleccionar a otro usuario
como Lder, la persona que ha registrado la iniciativa y una vez que acept al Lder, solamente
ese usuario podr continuar con el registro y/o modificacin del proyecto en las diferentes
fases del proyecto.
Despus de capturar los datos, podr guardarlos dando clic en el botn Guardar.
UPMGP/SFP
Pgina 11 de 73
Una vez que fue seleccionado al Lder de Proyecto, de manera opcional se podr registrar al
Equipo de Trabajo, quienes podrn nicamente consultar la informacin de los proyectos que
registre el Lder del Proyecto.
Para este registro se debe seleccionar el icono Agregar participante.
Si se desea registrar usuarios en el Equipo de Trabajo que no cuentan con clave de usuario para
ingresar al sistema, se debern capturar los siguientes datos del participante: nombre, puesto,
telfono, extensin, correo electrnico. Para el caso del correo electrnico, es necesario que
en el sistema est registrado el dominio de la cuenta de correo (ejemplo: usuario@dominio).
En caso de no encontrarse el dominio que requiere para el registro de la cuenta de correo,
deber ponerse en contacto con la UPMGP para solicitarlo.
Despus de capturar los datos, podr guardarlos dando clic en el botn Guardar.
Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016
UPMGP/SFP
Pgina 12 de 73
Una vez guardados los datos de un integrante de equipo de trabajo, el Enlace Institucional
deber asignarle su clave de acceso y contrasea.
Para registrar a un participante del Equipo de Trabajo que ya cuente con clave de usuario,
deber ir al icono Seleccionar participante, para incorporarlo en la iniciativa, despus dar clic
al botn Aceptar.
UPMGP/SFP
Pgina 13 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 14 de 73
Se podrn capturar los siguientes datos: Tipo de Programa, Nombre del programa, Objetivo del
Programa y Estrategia del Programa Sectorial y/o Institucional. (El sistema permite capturar un
mximo de 1000 caracteres).
UPMGP/SFP
Pgina 15 de 73
El Lder de Proyecto puede registrar cul o cules de las estrategias del PGCM se ven
impactadas por el proyecto. Una vez registrados estos datos, se deber Guardar dicha
informacin.
UPMGP/SFP
Pgina 16 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 17 de 73
Acciones de Gobierno
El Lder de Proyecto deber seleccionar la(s) accin(es) de gobierno a los que contribuye el
proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 18 de 73
Programa Presupuestario
De manera opcional el sistema permite identificar como parte de los datos bsicos de un
proyecto de mejora, si el proyecto puede contribuir o tiene relacin directa con un programa
presupuestario.
Para registrar la posible alineacin o contribucin del proyecto con un Programa
Presupuestario, el Lder del Proyecto deber ir al icono Agregar Programa Presupuestario, en
l se desplegar la relacin de programas presupuestarios registrados en el Gobierno Federal.
UPMGP/SFP
Pgina 19 de 73
d) Datos de Procesos
En este apartado el Lder de Proyecto podr capturar los Datos del Proceso, para cada proceso
que se ver modificado por el proyecto de la siguiente manera:
1. Para ello el sistema da acceso a una plantilla de registro en la que el lder del proyecto
deber dar clic al icono [+] Procesos
UPMGP/SFP
Pgina 20 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 21 de 73
vez que abre la posibilidad de instrumentar los cambios pertinentes para lograr el efectivo
cumplimiento de su objetivo.
Los indicadores consisten en las variables relacionadas con el desempeo de la operacin que
se vern modificadas como resultado del proyecto; es necesario que estos indicadores se
puedan expresar de forma cualitativa o cuantitativa. Estos indicadores describen la situacin
de cada variable antes y despus de la ejecucin del proyecto.
Para el registro de la informacin de los indicadores se deber seleccionar el icono
Indicadores, despus deber ir a Nuevo Indicador.
El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Descripcin del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
La unidad de medida del indicador de las variables que son modificadas por el proyecto.
(El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
UPMGP/SFP
Pgina 22 de 73
Descripcin
Unidad de medida
Tiempo
Servidores pblicos
UPMGP/SFP
Pgina 23 de 73
El sistema le enviar un mensaje a la SFP para opinar acerca de la informacin registrada por el
Lder de Proyecto.
b) Validacin del Lder de Proyecto.
Una vez que se cuenta con la opinin positiva de la SFP, el sistema habilita la opcin para que el
Lder de Proyecto valide dicha informacin, con lo cual se cierra la Fase 1.
Para validar la informacin, el Lder de Proyecto deber ir al icono Validacin e ir a Validacin
del Lder de Proyecto y despus deber seleccionar Lder de Proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 24 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 25 de 73
5. Es posible elegir en cul de los dos apartados de esta fase se desea registrar el comentario:
en la seccin Datos generales o en la seccin Anlisis.
a. Los datos que comprenden estas secciones son: datos generales, equipo de trabajo,
alineacin del proyecto con programas, datos de tema e indicadores del proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 26 de 73
7. Al dar clic en este botn, aparecer la pantalla en la cual se escribir el comentario que se
desea registrar. En esta seccin el sistema muestra el nombre del proyecto, la seccin del
proyecto en la cual se est registrando el comentario, as como el rol del usuario que registra
el comentario.
8. Para finalizar, es necesario oprimir el botn Guardar.
UPMGP/SFP
Pgina 27 de 73
Una vez ledo un mensaje, se da clic en la etiqueta Nuevo. El mensaje no se elimina, solamente
cambia su estatus y permanece visible en el control de comentarios.
UPMGP/SFP
Pgina 28 de 73
Tambin es posible consultar los comentarios que fueron realizados en las fases, lo cual es posible
dando clic en la liga Comentario (s) sin leer en la pantalla de ingreso de cada una.
Adems, tambin se pueden leer los comentarios al ingresar a la fase del proyecto en donde hayan
sido emitidos. Esta funcin complementa al reporte 2.1 Comentarios emitidos en el Sistema y se
encuentra disponible para los usuarios con rol Lder del Proyecto, rgano Interno de Control y Asesor
de la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin.
Los comentarios incorporados en los proyectos pueden ser consultados por todos los usuarios a
travs del Reporte de comentarios realizados en el sistema en el apartado Reportes, tal y como se
describe en la seccin 11.2 Reportes del sistema del captulo 8. Consulta de informacin en el
SIPMG, ms adelante en este mismo documento.
UPMGP/SFP
Pgina 29 de 73
Proyecto Interinstucional
Definicin de proyecto interinstitucional
Actividades, calendario
Proyectos agrupados
Nombre
Descripcin
Alcance
Fecha inicial del proyecto
Tipo
Institucin (es) participantes
Institucin Lder
Objetivos
Beneficios esperados
Alineacin estratgica
Proceso (s) Prioritario (s) al
que se relaciona
Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018
Meta Nacional
Objetivo
Estrategia
Programa (s) Sectorial (es) y/o
Institucional
Objetivo
Plan de coordinacin
Estrategia
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno
Objetivo
Estrategia
Programa Presupuestario
Bases de Colaboracin
Participacin ciudadana
Contrataciones pblicas
Acceso a la informacin
Optimizacin de recursos
en la APF
Poltica de transparencia
Procesos
Archivos
Recursos humanos
Presupuesto basado en
resultados y Evaluacin
Inversin e Infraestructura
(Obra pblica)
Mejora regulatoria
Tecnologas de la
informacin
Responsable
En esta fase se documenta el plan de trabajo de las actividades del proyecto. Es importante recordar
que en la Fase 2 no podrn ser modificados los datos bsicos del proyecto que fueron definidos en
la Fase 1.
UPMGP/SFP
Pgina 30 de 73
Para registrar cada actividad de su programa de trabajo deber dar clic al icono [+] Procesos.
Posteriormente deber ir a Nueva Actividad, con esto aparece una ventana para capturar los
conceptos sealados de la actividad.
UPMGP/SFP
Pgina 31 de 73
Un proyecto multianual debe tener al menos una actividad en cada ao, sta regla slo
le aplica a los proyectos institucionales, para los proyectos interinstitucionales, el
programa de cada institucin participante tendr las fechas independientes.
El sistema le mostrar un mensaje para validar el plan de trabajo, es importante mencionar que el
plan de trabajo que ya fue validado no se podr modificar.
UPMGP/SFP
Pgina 32 de 73
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Registro de Actividades, Fechas de inicio y fin.
UPMGP/SFP
Pgina 33 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 34 de 73
3 4
Monitoreo
Resultados de actividades
Indicadores de proyecto
En esta fase se registran los resultados de las actividades desarrolladas de acuerdo con el plan de
trabajo registrado en la Fase 2.
El avance en la ejecucin del plan de trabajo de cada proyecto se documenta en el sistema con el
estatus (concluida, en proceso, cancelada).
Durante la ejecucin del proyecto se podrn incorporar indicadores de proyecto adicionales a las
que se registraron en la Fase 1, de acuerdo con los resultados que se obtienen durante la propia
ejecucin. Es importante recordar que los indicadores que se guardaron durante la definicin del
proyecto en la Fase 1, no podrn ser eliminados ni modificados.
En cada actividad, se podrn registrar a lo largo del proyecto los avances de la misma, considerando
que dichos avances sean significativos.
UPMGP/SFP
Pgina 35 de 73
Para registrar el avance de una actividad, el Lder de Proyecto deber seleccionar el icono Agregar
avance en la actividad.
El sistema permitir capturar en cada una de las actividades una descripcin del avance, (El sistema
permite capturar un mximo de 500 caracteres) y el avance de la actividad (concluida, en proceso o
cancelado).
Para cada avance que reporta el Lder de Proyecto en las actividades del proyecto, deber capturar
nuevo registro de avance.
El avance de cada actividad se registra con el estatus de concluida, en proceso o cancelada, as como
una descripcin del resultado que refleja este avance. (El sistema permite capturar 1500
caracteres).
UPMGP/SFP
Pgina 36 de 73
Una vez que el Lder de Proyecto captura la descripcin de avance, deber Guardar la informacin;
el sistema le mostrar un mensaje para confirmar que los datos capturados se guardarn.
6.2 Indicadores
El sistema permite registrar, en cualquier momento de la Fase 3, los avances de los valores de los
indicadores que se definieron durante la Fase 1.
Para registrar los valores de los indicadores, el Lder del Proyecto deber ir al icono Indicadores.
UPMGP/SFP
Pgina 37 de 73
El sistema mostrar los nombres de los indicadores que fueron capturados en la Fase 1, el Lder del
Proyecto deber registrar la Lnea Base, una breve descripcin de esta y el valor actual del
indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
UPMGP/SFP
Pgina 38 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 39 de 73
El Lder de Proyecto deber Guardar la meta, descripcin de la meta, el valor actual y la descripcin
del valor actual, el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica que la informacin fue
guardada satisfactoriamente.
En caso de ser necesario, el Lder de Proyecto podr agregar en esta Fase 3, nuevos indicadores al
proyecto que no hubieran sido incorporados en el proyecto durante la Fase 1; para agregar nuevos
indicadores deber ir al icono Agregar Indicador.
UPMGP/SFP
Pgina 40 de 73
Se capturan los siguientes datos para cada indicador que se agrega, de la misma manera en que fue
establecido en la Fase 1:
El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
Descripcin del indicador. (El sistema permite capturar un mximo de 500 caracteres).
La unidad de medida del indicador.
Tema: Procesos.
El Lder de Proyecto deber dar clic en el botn correspondiente para Guardar los datos del
indicador; el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica que la informacin fue guardada
satisfactoriamente. Es importante sealar que los datos del indicador registrado en la Fase 1 no
podrn ser modificadas.
UPMGP/SFP
Pgina 41 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 42 de 73
El Lder de Proyecto deber Guardar la informacin relacionada con la nueva actividad que fue
incorporada al plan de trabajo del proyecto, el sistema le mostrar un mensaje en donde le indica
que la informacin fue guardada satisfactoriamente.
Cmo puedo consultar el avance del proyecto?
El sistema permite consultar durante la Fase 3 de un proyecto:
Ver ficha del proyecto: Datos bsicos del proyecto definidos en la Fase 1, disponible desde
la Fase 1.
Plan de trabajo: Consulta en formato grfico y tabular el plan de trabajo registrado en la Fase
2, disponible desde la Fase 2.
Avance del Proyecto: Resumen del registro de los valores de avance ms recientes
registrados para cada actividad del plan de trabajo y la fecha en que se actualiza la
informacin, disponible en la Fase 3.
Para consultar estos documentos, los usuarios del sistema harn clic en los iconos que se encuentran
en la parte derecha del cuadro de actividades del proyecto, como se muestra a continuacin:
UPMGP/SFP
Pgina 43 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 44 de 73
Para validar la informacin el Lder deber ir al icono Validacin y despus deber seleccionar Lder
de Proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 45 de 73
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
UPMGP/SFP
Pgina 46 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 47 de 73
Cierre de Proyecto
3 4
Anlisis
Avances de proyectos
Resultados, indicadores
La documentacin del cierre del proyecto la realiza el Lder de Proyecto en la fase 4. En esta fase se
integran el resumen y las conclusiones de los resultados alcanzados con la ejecucin del proyecto;
el SIPMG.
Adicionalmente, se requiere la participacin del rgano Interno de Control, quien emite una opinin
con respecto al desarrollo del proyecto, as como la revisin por parte del Asesor de la UPMGP de
toda la informacin que se registre en el mismo.
El sistema permite asignar uno de dos estatus de cierre a un proyecto: concluido o cancelado. El
estatus concluido se asigna una vez que se han registrado como concluidas todas las actividades
definidas en el plan de trabajo del proyecto. El estatus cancelado se asigna, si as lo ha decidido la
institucin, cuando se interrumpen las actividades definidas en el plan de trabajo y se decide no
continuar con el desarrollo del mismo, con la validacin de la Secretara de la Funcin Pblica.
UPMGP/SFP
Pgina 48 de 73
En esta seccin se registra el cierre del proyecto, con una valoracin sobre el resultado del mismo
al finalizar sus actividades. El Lder de Proyecto deber describir el estado final de los siguientes
conceptos del proyecto:
Fecha planeada (inicio y fin) y fecha de ejecucin (inicio y fin). Esta ltima corresponde a
la fecha cuando concluye el proyecto.
Descripcin del alcance final y/o justificacin de prrroga del proyecto. (El sistema
permite capturar 1500 caracteres). En el caso que el Lder del proyecto haya solicitado
alguna prrroga de su proyecto, deber de describir cundo lo solicito y las razones del
porqu requiri mayor tiempo para su ejecucin.
Resultado de impacto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Describir los
resultados vinculados a la planeacin original del proyecto (objetivos, alcance e indicadores)
o bien a los deseados, es decir, al resultado que obtuvo con efectos positivos en beneficio
de la poblacin objeto.
Beneficio interno y externo. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Como beneficio
interno, se deben de entender aquellos que al interior de una rea o varias, se hayan
beneficiado con las mejoras del proceso o conjunto de procesos vinculados en el desarrollo
del proyecto y beneficios externos, son aquellos que directamente inciden en el desempeo
al usuario, cliente o ciudadano y que son tangibles y que pueden estar sujetos a evaluacin.
UPMGP/SFP
Pgina 49 de 73
Es importante sealar que una vez validada la informacin no podr ser modificada.
UPMGP/SFP
Pgina 50 de 73
El sistema permitir capturar al Lder de Proyecto realizar una descripcin sobre los logros
relevantes del indicador, integrando el valor actual de la medicin, deber guardar la informacin
que fue proporcionada.
UPMGP/SFP
Pgina 51 de 73
El Lder de Proyecto deber dar clic en la casilla correspondiente en la seccin Flujo de validacin
del cierre del proyecto, mismo que requiere solamente de su participacin.
En caso de no contar con la opinin del rgano Interno de Control y del Asesor de la Unidad de
Polticas de Mejora de la Gestin Pblica, el sistema le mostrar un mensaje al Lder de Proyecto
indicndole que an faltan las opiniones correspondientes, por lo que no podr realizar el cierre
del proyecto.
UPMGP/SFP
Pgina 52 de 73
En esta actividad se contemplan la opinin del rgano Interno de Control sobre los resultados
del proyecto, siendo estos:
UPMGP/SFP
Pgina 53 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 54 de 73
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
Pru
eba
1%
UPMGP/SFP
Pgina 55 de 73
Reporte General (Proyectos e Iniciativas): Datos bsicos de definicin de los proyectos como
Nombre del proyecto, fecha de inicio y fin, Descripcin del proyecto, Beneficios esperados,
Objetivo, Alcance.
Avance de Actividades: Contiene las actividades que conforman el plan de trabajo del
proyecto.
Avance de proyectos Fase 3: Contiene registro del avance de las actividades del plan de
trabajo de los proyectos en su Fase 3.
Alineacin PGCM: Detalle de los datos de la relacin de los proyectos con los objetivos y
estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno.
Indicadores : Lista de los indicadores definidos para cada proyecto: nombre del indicador,
descripcin, unidad de medida, lnea base, descripcin de la lnea base, valor actual,
descripcin del valor actual.
UPMGP/SFP
Pgina 56 de 73
Estos reportes pueden descargarse para consulta en archivos con formato MS Excel. Para ello
solamente se debe dar clic en el icono correspondiente que se ubica en la esquina superior derecha
y seguir las instrucciones del navegador de internet para guardar el archivo en su equipo.
UPMGP/SFP
Pgina 57 de 73
Apndice
A. Requerimientos para uso del sistema
1.1 Direccin electrnica del sistema
El Sistema de Informacin de Proyectos de Mejora Gubernamental se encuentra en la siguiente
direccin electrnica:
https://sipmg.funcionpublica.gob.mx/login.aspx
UPMGP/SFP
Pgina 58 de 73
Cada usuario del sistema deber contar con una clave de acceso y una contrasea. En caso
de no contar con ella, debe ser solicitada por uno de los siguientes medios:
Las claves para los usuarios con rol Enlace Institucional y rgano Interno de Control,
se solicitarn a la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica (UPMGP) de la
SFP.
Los usuarios designados como Lder de proyecto, la solicitarn a su Enlace
Institucional.
Otros usuarios podrn solicitar su clave de acceso a la UPMGP.
UPMGP/SFP
Pgina 59 de 73
Lder de Proyecto
UPMGP/SFP
Pgina 60 de 73
El sistema desplegar los campos para capturar la informacin del Lder de Proyecto, siendo estos:
usuario, nombre completo, institucin, contrasea, puesto, telfono, extensin y correo
electrnico.
c. Una vez que proporcion los datos, deber seleccionar la casilla Activo y Guardar la informacin
que fue capturada.
UPMGP/SFP
Pgina 61 de 73
Es importante mencionar que el sistema solamente permite que una cuenta de correo est asignada
a una cuenta de usuario, por lo que no es posible asignar el mismo correo a dos personas diferentes.
Cada usuario debe contar con su propia cuenta de correo.
El sistema mostrar un mensaje indicando El usuario se registr satisfactoriamente;
posteriormente dar clic en la flecha para regresar y asignar el rol del usuario.
d. A continuacin, el Enlace Institucional deber buscar en la lista de usuarios del sistema al usuario
que dio de alta para asignarle el rol que corresponda. Una vez localizado, deber dar clic en el
icono de la silueta humana correspondiente al apartado Roles.
e. El sistema desplegar el listado de roles que el Enlace Institucional puede asignar (Lder de
Proyecto y participante de equipo de trabajo) al nuevo usuario que se dio de alta. Finalmente,
deber Guardar la informacin que fue proporcionada en el sistema.
UPMGP/SFP
Pgina 62 de 73
La informacin de los usuarios que se registran en el sistema podr ser modificada en caso de tener
errores en su captura, exceptuando el campo Usuario, el cual no podr ser modificado una vez que
se ha creado la cuenta de usuario.
Clave
juan.gonzalez
Clave
juan.gonzalezm
Contrasea de usuario
Para que el sistema considere como vlida una contrasea, sta debe contar con las siguientes
caractersticas:
Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016
UPMGP/SFP
Pgina 63 de 73
Una vez que se muestra en la pantalla los datos del usuario, deber:
1) Quitar la marca de la casilla Activo e ingresar una nueva contrasea
2) Guardar los cambios realizados.
UPMGP/SFP
Pgina 64 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 65 de 73
El sistema mostrar un mensaje de confirmacion; para finalizar el procedimiento, se debe dar clic
en Continuar.
UPMGP/SFP
Pgina 66 de 73
Importante:
El Enlace Institucional deber cambiar a estatus de INACTIVO al usuario anterior Lder de Proyecto
(si ste ya no participa en algn otro proyecto de la institucin).
El nuevo lder de proyecto deber registrar en la Fase 4, en el apartado: Descripcin de los
resultados finales, el cambio de Lder de Proyecto que se efectu durante la ejecucin del mismo.
UPMGP/SFP
Pgina 67 de 73
Anexos
1.1 Alerta de seguridad
Si al ingresar al sistema con su clave y contrasea de usuario, el sistema le muestra una Alerta de
seguridad, esto se debe a que tiene dos sesiones abiertas en el sistema (por ejemplo, ingresar al
sistema en dos computadoras diferentes o cerrar el navegador sin salir del sistema previamente).
En caso de presentarse esta alerta, el sistema mostrar las acciones a seguir.
UPMGP/SFP
Pgina 68 de 73
Sistema de Informacin de
Mejora
de
Proyectos
Gubernamental.
Ficha del proyecto
Institucin:
Proyecto:
Datos generales
Instituciones que participan:
Institucin
Sector
Fecha inicial:
Fecha final:
Objetivo del proyecto:
Beneficios del proyecto:
Descripcin:
Alcance:
Resultados Esperados:
Procesos vinculados al proyecto:
Resultados de la mejora del Proceso:
Equipo de trabajo
Responsable del proyecto:
Asesor UPMGP:
Asesor UPMGP
Anlisis
Tema Principal:
Temas complementarios:
Tema
04/02/2016
Usuario:
UPMGP/SFP
Pgina 69 de 73
Sistema de Informacin de
Proyectos
de
Mejora
Gubernamental.
Detalle de cierre del proyecto
Sector:
Institucin:
Proyecto:
Estatus
Instituciones que participan:
Institucin
Fecha de cierre
Resultados de impacto
Beneficios (internos y externos)
Descripcin del alcance final del
proyecto:
Usuario:
Usuario de prueba 1
04/02/2016
UPMGP/SFP
Pgina 70 de 73
UPMGP/SFP
Pgina 71 de 73