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CONTENIDO TEMA 2
1. INTRODUCCIN
2. 8 FASES DE LA AUDITORA INTERNA
3. TCNICAS DE AUDITORAS INTERNAS
1. INTRODUCCIN
AUDITORAS INTERNAS
INTEGRADAS
1. INTRODUCCIN
1. INTRODUCCIN
Auditora Interna (Primera Parte)
Es la auditoria realizada por una organizacin o departamento a sus propios sistemas,
procedimientos e instalaciones. Los auditores pueden pertenecer a la misma
organizacin o ser contratados externamente para llevar a cabo esta actividad. Cabe
mencionar, que la actividad de auditoria interna es ciertamente una actividad que es
realizada por personas de confianza de la empresa, ya que los auditores accedern a
documentos e informaciones confidenciales. El objetivo que persigue la auditoria interna
es la Mejora Continua del Sistema Integrado, por lo que el auditor deber proponer un
Plan de Acciones Correctoras para los elementos no-conformes.
Objetivos:
Detectar fallos potenciales y tomar acciones preventivas
Verificar la Implantacin y mejorar el uso de sistema
Verificar la eficacia del sistema en lograr los objetivos establecidos
Identificar las oportunidades y tomar acciones de mejora
Informar la direccin sobre el estado del sistema
1. INTRODUCCIN
Auditora a Proveedor (Segunda Parte)
Este tipo de auditoria se lleva a cabo normalmente en las instalaciones de un
proveedor por decisin del cliente. Puede ser realizada por personal del propio cliente
o bien, por parte de una consultora externa que lleve a cabo esta actividad con
garanta. Se deber tener el consentimiento del proveedor para la realizacin de la
auditoria, quien facilitar el acceso al equipo Auditor a las dependencias, informacin
y documentacin del sistema integrado. El objetivo est normalmente relacionado
con la evaluacin del potencial tcnico, organizativo y humano del sistema del
proveedor en base a la asignacin de un nuevo proyecto. Tambin se suelen
desarrollar estas auditorias como medida de seguimiento y mantenimiento del
sistema del proveedor.
Objetivos:
Evaluacin del potencial tcnico
Evaluacin del sistema de la calidad, ambiental y/o de seguridad del proveedor
Capacidad del proceso productivo del proveedor
1. INTRODUCCIN
Auditora de Certificacin o de Tercera Parte
Las auditorias de Certificacin las llevan a cabo las entidades de Certificacin que
tienen la debida acreditacin y competencia para ello. Aqu se da la coincidencia que
normalmente, el cliente que contrata la auditoria es a su vez el auditado. Reciben el
nombre de Auditorias de Tercera Parte por la asuncin de independencia de estas
Entidades de Certificacin respecto de la compaa auditada. El objetivo de este tipo
de auditorias es la consecucin de un determinado Registro de Empresa. En este tipo
de auditoria el Equipo Auditor nunca deber proponer un Plan de Acciones
Correctoras para la eliminacin de las no-conformidades detectadas durante la
auditoria.
Objetivos:
Cumplimiento segn la norma ISO9001, ISO14001, OHSAS18001, etc.
Implantacin del sistema documentado
Eficacia del sistema en lograr la poltica y los objetivos
1. INTRODUCCIN
la Auditoria de Primera Parte se puede plantear con una mayor flexibilidad y obviando
la Reunin de Apertura.
1. INTRODUCCIN
ADECUACIN
EFICACIA
IMPLANTACIN
DEFINICIN DE AUDITORIA :
Examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad, al medio ambiente y a la seguridad laboral
cumplen las disposiciones previamente establecidas, y si estas disposiciones estn
implantadas de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos.
1. INTRODUCCIN
ACCIONES CORRECTORAS Y
PREVENTIVAS
AUDITORIAS INTERNAS
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1. INTRODUCCIN
AUDITORA INTERNA
Para determinar (en intervalos planificados):
la conformidad del sistema
implantacin en todos los niveles
mantenimiento de la eficacia del sistema
Planificar un programa de la auditora segn:
importancia del proceso / rea
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1. INTRODUCCIN
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA
Ejemplo del programa de auditoria no correcta
PROCESO
ENE-FEB
MAR-ABR
MAY-JUN
JUL-AGO
Proceso
Gestin
Proceso de
recepcin de
solicitudes
Proceso de
diagnosis
Proceso
tcnico
SEP-OCT
NOV-DIC
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ENE-FEB
MAR-ABR
MAY-JUN
Proceso
Gestin
JUL-AGO
SEP-OCT
NOV-DIC
Proceso de
recepcin de
solicitudes
Proceso de
diagnosis
XX
XX
XX
Proceso
tcnico
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1. INTRODUCCIN
AUDITORA INTERNA
Definir
criterios de auditora
alcance
frecuencia
metodologa
Garantizar objetividad e imparcialidad en:
la seleccin de los auditores
la realizacin de la auditora
el auditor no debe auditar su propio trabajo
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1. INTRODUCCIN
AUDITORA INTERNA
Tener un procedimiento documentado para definir:
Las responsabilidades
requisitos para la planificacin
realizacin de la auditora
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1. INTRODUCCIN
AUDITORA INTERNA
Realizar seguimiento de las acciones tomadas
Verificar la eficacia de la accin tomada
Emitir informes de la verificacin
Enviar los resultados de la auditora interna y informacin
sobre el estado de acciones correctoras para la
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2. OCHO FASES
DE
AUDITORA INTERNA
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1. Programacin
2. Envo del itinerario de la auditora
3. Inicio de la auditora
4. Ejecucin
5. Elaboracin del informe de auditoras
6. Reunin de cierre / Comunicacin de las conclusiones de la
auditoria.
7. Plan de acciones correctoras
8. Seguimiento / Verificacin de las acciones correctoras
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1. PLANIFICACIN/ PROGRAMACIN DE LA
AUDITORA.
Preparar checklist del proceso a auditar integrado para todas las
normas a auditar. Normalmente, un checklist por proceso.
Calificar un equipo de los auditores internos
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CONFERENCIA 2
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No recomendable:
Un plan para un periodo ms largo que un ao.
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Criterios de Auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Adecuacin
El Sistema Documentado del Sistema Integrado recoge todos los
Requisitos de las Normas de Referencia (Protocolos adecuados).
Implantacin
Lo que hay documentado en el Sistema Integrado, debe haber evidencias
de su implantacin (registros).
Eficacia
Lo que est documentado e implantado en el Sistema Integrado, es
congruente, tiene sentido y aporta un significado beneficioso al Sistema.
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Falta de recursos
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CONFERENCIA 2
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CONFERENCIA 2
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CONFERENCIA 2
6. LA REUNIN DE CIERRE /
COMUNICACIN DE LAS CONCLUSIONES DE
LA AUDITORIA.
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6. LA REUNIN DE CIERRE /
COMUNICACIN DE LAS CONCLUSIONES DE
LA AUDITORIA (continuacin)
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8. SEGUIMIENTO/ VERIFICACIN
DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES
El auditor debe realizar la verificacin de la eficacia de las
acciones correctoras in situ.
(Si la accin correctora no es eficaz, establecer un nuevo
plazo para cerrar la no-conformidad y realizar el
seguimiento)
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3. TECNICAS
DE
AUDITORAS INTERNAS
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CONTENIDOS
La actitud del auditor
Tcnicas de la auditora
Composicin del equipo de auditora interna y
las responsabilidades
Perfil del auditor
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TCNICAS DE LA AUDITORA
Existen tcnicas de comportamiento que ayudan a obtener el mximo
provecho de las auditoras as como la mxima colaboracin por parte del
auditado.
Estas tcnicas son las siguientes:
Observacin
Tipologa de preguntas.
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TCNICAS DE LA AUDITORA
Observacin
Se debe prestar atencin a todos los detalles durante de la auditora
Observacin de los procedimientos ayuda entender si se trabaja segn
procedimientos
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TCNICAS DE LA AUDITORA
Observacin
Siempre que entreviste a alguien, hgalo en el espacio fsico en
donde la persona realiza su tarea (vaya a su terreno). Si por el
contrario, decide el establecer una sala en la que irn desfilando las
personas auditadas y la documentacin, dar la imagen de la
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TCNICAS DE LA AUDITORA
anteriores.
Preguntas trampas
Preguntas de situaciones hipotticas (Qu pasa cuando el encargado
est de vacaciones?)
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TCNICAS DE LA AUDITORA
La formulacin de las preguntas
Algunos auditores experimentados caen fcilmente en el hbito de hacer
preguntas a los auditados que contestan ellos mismos, por ejemplo:
Veo que despus de abrir el correo, Ud. lo registra en el libro de
entradas Verdad?
La respuesta puede ser un si o un movimiento de cabeza si es correcto. En
algunos casos, lo que el Auditor dice puede ser incorrecto, pero el auditado
prefiere dejar que el Auditor piense que la afirmacin es correcta y dice que
est de acuerdo.
Este tipo de preguntas son ineficaces y dificultan la conversacin. De otra
forma, esto puede conducir al Auditor a una conclusin errnea y provocar la
situacin de que cuando el Auditor indique una no-conformidad, la
organizacin pueda responder:
Espere un momento, esas fueron sus palabras, nosotros no lo dijimos
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TCNICAS DE LA AUDITORA
La formulacin de las preguntas: preguntas cerradas
Las preguntas que dan como respuesta un SI o un NO, son las
denominadas preguntas cerradas. Estas preguntas hay que evitarlas ya que
son una perdida de tiempo y son poco eficaces.
Por ejemplo:
Auditor: Determinan Uds. Las necesidades formativas mediante un
Plan de Formacin?
Dtor. de RR.HH.: Si
Auditor: Bien. Me lo podra mostrar?
Dtor. de RR.HH.: Por supuesto. Aqu lo tiene
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TCNICAS DE LA AUDITORA
La formulacin de las preguntas: preguntas abiertas
Alternativa ms eficaz:
Auditor: Cmo determinan Uds. las necesidades formativas?
Dtor. de RR.HH.: Mediante un Plan de Formacin
Auditor: Bien. Me lo podra mostrar?
Dtor. de RR.HH.: Por supuesto. Aqu lo tiene
O bien:
Auditor: Me puede mostrar el Plan de Formacin vigente?
Dtor. de RR.HH.: Por supuesto. Aqu lo tiene.
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TCNICAS DE LA AUDITORA
La formulacin de las preguntas: preguntas abiertas
Utilice preguntas que le permita a su interlocutor una respuesta amplia y sin
restricciones, que no le obligue a seguir un solo camino. Dele la oportunidad
de explicarse, l tiene informaciones que le pueden interesar.
Este otro tipo de preguntas son las Preguntas Abiertas.
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TCNICAS DE LA AUDITORA
Investigacin de registros
Se puede buscar evidencias para ver si las desviaciones son casos
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TCNICAS DE LA AUDITORA
Revisin documental
Se debe revisar procedimientos, instrucciones etc... para asegurar que
los documentos:
Cumplen los requisitos legales y de seguridad.
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