Propuesta para mejorar el plan de gestin y control de

documentos en el rea archivo tcnico de Fibranova

(PPT)
Enviado por IVN JOS TURMERO ASTROS

INTRODUCCIN El siguiente proyecto busca diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso que se
lleva a cabo en el rea de Archivo Tcnico de la Subgerencia del Departamento de Mantenimiento, en la
empresa FIBRANOVA C.A, quienes detectaron la necesidad de organizar y establecer un procedimiento de
consulta y prstamo de documentos, el cual es de suma importancia para el rea, puesto que tiene
como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad las necesidades
de informacin de sus usuarios.

LA EMPRESA Masisa Venezuela es una empresa dedicada a la produccin maderera

en Latinoamrica reconociendo el desarrollo sustentable como el marco de sus operaciones, optimizando el
uso de los recursos humanos, materiales y econmicos. Todas las actividades realizadas por la empresa son
planificadas y coordinadas con el esfuerzo de todas las reas, elaborando productos de calidad, asegurando
el liderazgo de Masisa en el mercado tanto interno como externo. La empresa Masisa Venezuela es un
conjunto de cuatro empresas (Terranova, Andinos, Oxinova y FIBRANOVA) que se formaron para crear una
sola corporacin llamada Grupo Masisa Venezuela.

LA EMPRESA Llevar diseo, desempeo y sustentabilidad para la creacin de cada mueble y espacio interior
en Latinoamrica. MISIN VISIN Conquistar la preferencia de los clientes siendo la marca ms innovadora,
sustentable y confiable de la industria de tableros de fibra y partculas de madera, maximizando la creacin
de valor econmico, social y ambiental.

LA EMPRESA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

EL PROBLEMA La Subgerencia de Mantenimiento e Ingeniera cuenta con un rea de Archivo Tcnico,

ubicado en el edificio administrativo II, donde se encuentran almacenados documentos de
equipos, manuales de procedimientos referentes al proceso productivo de planta y planos tanto
de estructuras como de maquinarias. Actualmente, esa rea no cuenta con una persona encargada, lo que
dificulta el acceso a dichos documentos y la efectividad de trabajo al momento de ubicar informacin para
el mantenimiento preventivo, predictivo o correctivo de equipos. Por otra parte, el procedimiento de consulta y
prstamo de material del rea archivo tcnico no se encuentra establecido y por ende, no existe
una metodologa para ambos casos. Por tal motivo, surge la necesidad apremiante de proponer la
estandarizacin de las instrucciones y normas que regirn las actividades que debe cumplir el rea en su
proceso de gestin ycontrol de documentos.

EL PROBLEMA Proponer mejoras al plan de gestin y control de documentos en el rea Archivo Tcnico de
FIBRANOVA C.A. OBJETIVO GENERAL

EL PROBLEMA Diagnosticar las operaciones que se realizan en las diferentes reas de la empresa. Crear
normas e instrucciones internas en el rea, en cuanto al resguardo, prstamo, consulta y atencin al usuario.
Elaborar una metodologa que permita controlar y mantener la organizacin e identificacin del archivo.
Elaborar un plan de mejora continua, que coadyuve a la gestin y control de documentos. Elaborar una base

de datos de los archivos existentes.OBJETIVOS ESPECFICOS

DISEO METODOLGICO TIPO DE INVESTIGACIN DISEO DE LAINVESTIGACIN Esta investigacin

implica un diseo de campo, ya que se tiene contacto directo con las personas involucradas en el proyecto
orientado a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad
de carcter organizacional.

DISEO METODOLGICO POBLACIN MUESTRA Archivos digitales Manuales de maquinaria de todas las
lneas de produccin. Planos de maquinaria y estructuras Bitcoras de proyectos generados despus de la
planta matriz Planos de maquinaria y estructuras. Manuales de maquinaria de todas las lneas de produccin.
Bitcoras de proyectos generados despus de la planta matriz. PROCEDIMIENTO Los pasos para la mejora
de procedimiento de atencin al usuario, consulta, prstamo de documentos y organizacin de estos se
presentan de manera estructurada siguiendo los objetivos y al plan de trabajo establecido para la realizacin
de los mismos, por lo que se hace de acuerdo a lo siguiente:

DISEO METODOLGICO

DISEO METODOLGICO (Gp:) 4 (Gp:) Se realiza el diagrama de flujo del procedimiento actual para
atencin al usuario, consulta y prstamo de archivos, para as tener una mejor visualizacin de este y hacer la
inclusin de la mejora propuesta del mismo. (Gp:) 5 (Gp:) Para solventar la situacin que presenta
actualmente la empresa FIBRANOVA C.A en el rea Archivo Tcnico, se aplicar la metodologa de los siete
pasos para la mejora continua. (Gp:) 6 Se efecta elinventario de las carpetas en el rea archivo tcnico, para
as saber que documentos se encuentran resguardados, si existen duplicados y que archivos se pueden
eliminar. Con esto se realiza la base de datos, que posteriormente ayudar a visualizar de manera ms rpida
la localizacin de las carpetas y la forma en la que estn organizadas.

SITUACIN ACTUAL El rea Archivo Tcnico cuenta con un proceso general de control y gestin de
documentos, del cual se desglosan subprocesos que son los siguientes: resguardo, prstamo, consulta y
atencin al usuario. La mayora de los procesos que se realizan en esta rea no se ejecutan como
corresponde, debido a la falta de documentacin que permita abordar sus actividades con una misma
metodologa. El orden y clasificacin de las carpetas no est estructurado y la codificacin no es
homognea, debido a que muchos documentos se han extraviado, son requeridos por los usuarios y no son
devueltos por los mismos, en algunos casos hay duplicidad de archivos y as mismo se pudo notar la
presencia de documentos que no deberan estar almacenados en el rea por pertenecer al departamento
administrativo.

SITUACIN ACTUAL AGRUPACIN DE CAUSAS

SITUACIN ACTUAL MATRIZ FODA

SITUACIN ACTUAL DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

ANLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Mtodos Existe un descontrol en la consulta y

prstamo de documentos, esto se genera por no tener normativas y procedimientos establecidos. Mano de
Obra No hay una persona encargada del rea, por ende hay tardanza para atender al usuario. Materiales
Las carpetas no se encuentran bien distribuidas en el rea debido al poco espacio Mquinas o Equipos En
cuanto a la copiadora de planos, pocos son los usuarios que conocen las funciones de esta, por ende la

misma tiende a fallar y genera retrasos al momento de necesitar un plano para algn mantenimiento.
Medio Ambiente Espacio insuficiente para almacenar el gran nmero de carpetas existentes.

ANLISIS Y RESULTADOS ESTRATEGIAS MATRIZ FODA

ANLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO

ANLISIS Y RESULTADOS PASOS DE MEJORA CONTINUA 1ero Seleccionar oportunidad de mejora: Se

realiz el diagrama de caracterizacin, el cual tiene como objetivo funcional gestionar y resguardar la
documentacin tcnica, as como garantizar la organizacin y conservacin de estos, mediante la recepcin,
consulta y prstamo de documentos, a fin de satisfacer las necesidades de informacin de los proyectos
asociados al mantenimiento preventivo, predictivo, correcto y a las mejoras de estructuras y planta.

ANLISIS Y RESULTADOS 2do Clarificar, cuantificar y dividir:

ANLISIS Y RESULTADOS 3ero Anlisis de causas: Ausencia de normas y procedimientos Falta

de planificacin Poca capacidad de mantener el orden por parte de los usuarios Mala distribucin de las
carpetas Estantera inadecuada Sealizacin inexistente en los estantes Falta de organizacin Manejo
inadecuado de las carpetas Falta de personal encargado Tamao insuficiente del almacn Poco espacio
de almacenamiento Distribucin incorrecta del espacio TORMENTA DE IDEAS

ANLISIS Y RESULTADOS 4to Establecer nivel exigido: Atender de manera eficiente y rpida a los usuarios.
Los estantes deben estar identificados. rea ordenada y limpia. Existencia de una unidad de control de
inventario. Contar con normas y procedimientos formales. Los usuarios del archivo tcnico deben estar
comprometidos con este. Existencia de una base de datos. Inclusin de base de datos en el sistema SAP.
Para toda empresa lo ms importante o su fin es satisfacer las expectativas de sus usuarios. Por lo tanto para
lograrlo debe funcionar de la siguiente manera:

ANLISIS Y RESULTADOS 5to Generar y programar soluciones: Hacer un inventario de todas las carpetas
existentes en el archivo tcnico. Crear las normas necesarias para mantener el adecuado funcionamiento del
rea. Realizar una ampliacin del rea de archivo tcnico. Determinar en base a las carpetas que se
encuentran sin ubicacin fija de estantes, las necesidades reales de espacio y de estanteras para almacenar
adecuadamente las mismas. Para las estanteras y carpetas disear e imprimir etiquetas autoadhesivas que
permitan identificarlas. Destruir planos con revisiones anteriores a las actuales. Digitalizacin de las carpetas
e inclusin en el sistema SAP. Elaboracin de formularios para el control de prstamos de documentos.
Colocar una persona encargada del rea.

ANLISIS Y RESULTADOS 6to Verificar soluciones: Por cuestin de tiempo para solventar el problema
descrito se llev a cabo el plan de accin en el siguiente orden: Se hizo un inventario de todas las carpetas
existentes en el archivo tcnico. Se crearon las normas necesarias para mantener el adecuado
funcionamiento del rea. Se colocaron las etiquetas autoadhesivas en los estantes y carpetas
para poder identificarlas. Se elaboraron formularios para el control de prstamos de documentos.

La subgerencia de mantenimiento e ingeniera debe hacerle seguimiento al mtodo de trabajo para constatar:

El personal este cumpliendo a cabalidad con sus funciones. Se respeten las normas establecidas para
mantener el orden del rea. El hacer llegar de buena manera la implantacin del nuevo mtodo de trabajo a
los usuarios, ya que en muchos casos estos no son aceptados y asimilados de manera rpida y efectiva. Que
los usuarios pongan en prctica a la brevedad posible la implantacin del nuevo mtodo de trabajo, ya que
esto implicara adaptarse y adiestrarse en el mismo. Visualizar si los resultados obtenidos con los cambios
efectuados son los esperados por la empresa y si garantizan la mejora continua del rea. ANLISIS Y
RESULTADOS 7mo Establecer acciones de garanta:

No existe un control sobre los prstamos de documentos, debido a esto se propone la elaboracin de un
formulario para el Control de Prstamos de Documentos. Con la elaboracin del formulario, se registrar y se
controlar los prstamos, con el fin de determinar la ubicacin del documento, el tiempo establecido de
permanencia fuera del rea de Archivo Tcnico y el responsable de su respectivo prstamo. ANLISIS Y
RESULTADOS PROPUESTA ELABORACIN DE FORMULARIOS

Normas El rea de Archivo Tcnico, debe recibir, resguardar, permitir consulta y prstamo de los
documentos tcnicos correspondientes a la gestin interna y/o externa de la empresa FIBRANOVA C.A. El
usuario debe solicitar al encargado la reproduccin del documento que necesite. El rea debe permanecer
limpia y en orden. No ingresar al rea con bebidas y/o comidas. No despegar las etiquetas de las carpetas.
ANLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Instrucciones Recepcin de documentos El personal del rea de Archivo Tcnico, deber cotejar todos los

documentos que ingresen, para verificar el destino y los datos de origen del proveedor que la remite y asunto
correspondiente. El rea de Archivo Tcnico codifica el documento y anexa a la base de datos.
Conservacin de documentos Se abrirn tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su
capacidad. Se utilizarn el material de oficina idneo para garantizar la perdurabilidad de los documentos.
ANLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Instrucciones Recepcin de documentos El personal del rea de Archivo Tcnico, deber cotejar todos los
documentos que ingresen, para verificar el destino y los datos de origen del proveedor que la remite y asunto
correspondiente. El rea de Archivo Tcnico codifica el documento y anexa a la base de datos. ANLISIS Y
RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES Conservacin de documentos Se abrirn tantas
carpetas como sean necesarias, para no forzar su capacidad. Se utilizarn el material de oficina idneo para
garantizar la perdurabilidad de los documentos.

Consulta y prstamo de documentos Los usuarios deben regresar las carpetas prestadas al rea de Archivo
Tcnico. El tiempo de prstamo no debe ser superior a cinco (5) das hbiles. En caso de necesitar ms
tiempo la carpeta, el usuario puede renovar el prstamo hasta por cinco (5) das hbiles ms. Vencido el
plazo, el rea de Archivo Tcnico deber hacer exigible la devolucin inmediata. El encargado verificar que
la carpeta consultada no muestre seales de haber sufrido alteracin alguna, mediante revisin. Una vez
revisada la carpeta devuelta por el usuario, se encuentra que el documento sufri una prdida o alteracin, se
reportar por escrito al jefe del departamento sobre esta situacin, a fin de que realice las acciones
pertinentes. Si el usuario no regresa la carpeta, le ser enviado un correo notificndole que debe regresar el
documento, en ltima instancia sern publicados los morosos en los muros informativos. ANLISIS Y
RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Actualmente existen una cantidad de documentos, que no estn digitalizados, y otros duplicados dentro del
archivo, por lo que se elabor una base de datos que permite registrar la totalidad de las carpetas fsicas que
se resguardan en la sala, a fin de automatizar el rea de Archivo Tcnico. Con esta base de datos se pudo
conocer la cantidad de carpetas existentes y faltantes a la vez, de acuerdo a un listado previo y a las
solicitudes que han realizado los usuarios. ANLISIS Y RESULTADOS ELABORACIN BASE DE DATOS

Con la elaboracin del Diagrama Causa - Efecto, fue viable conocer las posibles causas que inciden de

manera directa en el desempeo de la consulta y prstamo de documentos que se lleva a cabo en el rea de
Archivo Tcnico, tomando como las ms relevantes el mtodo, la mano de obra, las maquinas o equipos, el
medio ambiente y los materiales.
CONCLUSIONES A travs de la Matriz FODA se obtuvo
un diagnstico preciso de la situacin actual del rea de Archivo Tcnico, lo que permiti disear estrategias
para tomar decisiones afines de objetivos y metas planteadas.
Se realizaron procedimientos y
normativas que estipulan como de realizarse la consulta de documentos, los formularios a llenar, la cantidad
de das hbiles para el prstamo de carpetas, el orden en que debe permanecer la sala y el compromiso del
personal para conservar el buen manejo del rea de Archivo Tcnico o en su defecto el mejoramiento
continuo del servicio.
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Al elaborar el diagrama de flujo de proceso actual, ayud a determinar ms claramente los cursos de accin
a seguir y el personal involucrado. Al mismo tiempo, que ofrece un nivel de detalle mayor que un
procedimiento general.
CONCLUSIONES Se realiz un anlisis de los siete pasos de mejora
continua en cuanto al procedimiento que se lleva a cabo en el rea de Archivo Tcnico, con esto se logra
transmitir de forma sencilla y explcita, la forma en que se vienen desempeando las actividades en la sala.
Se elabor una base de datos con motivo de conocer la cantidad de carpetas existentes en la sala e
identificar su contenido, de esta manera se facilita la bsqueda de documentos.
Es inminente la
implementacin del plan de mejora de gestin y control de documentos para evitar: La prdida de
informacin que se genera cada da. La demora en encontrar la informacin necesaria de los equipos, al
momento de cumplir con las paradas programadas o resolver alguna falla.
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Implementar las estrategias recomendadas en la Matriz FODA, comenzando en el corto plazo con las FA,
con la finalidad de reducir los problemas y por ende aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfaccin del
trabajo.
RECOMENDACIONES Implementar los Procedimientos y normativas, de forma que
se estandarice la rutina del trabajo empleado por el rea de Archivo Tcnico.
Distribuir el
Procedimiento de consulta y prstamo de documentos a todo el personal directamente relacionado al
mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo y a las modificaciones estructurales y de planta, involucrados
con el proceso que lleva a cabo en el rea de Archivo Tcnico, de este modo minimizar la Incertidumbre
existente sobre la metodologa de trabajo aplicada.
Colocar una computadora en el rea de
Archivo Tcnico que contenga la base de datos de las carpetas en fsico resguardadas en la sala para
automatizar la bsqueda de las carpetas.
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Realizar revisiones peridicas a las documentaciones del rea (Planos, Manuales, Formularios, entre otros),
para mantener el mejoramiento continuo caracterstico del control y gestin de documentos.
RECOMENDACIONES Asignar un encargado del rea de Archivo Tcnico, de esta manera se agiliza la
bsqueda de carpetas y se mantiene el orden de ellas en la sala.
Considerar la adquisicin
de software para el control de documentos y de mobiliario que permita un mejor aprovechamiento del rea
existente o en su defecto agilizar el cambio de instalacin para una mejor distribucin del rea y de esta
manera permita almacenar ms documentos.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos98/propuesta-mejorar-plan-gestion-controldocumentos/propuesta-mejorar-plan-gestion-control-documentos.shtml#ixzz4MPndpERl