UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

TEMA:
Desarrollo del rea Logstica, HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE
LAMBAYEQUE

CURSO:
Administracin Logstica I
DOCENTE:
Lic. Adm. Vctor F. ALZA TESEN
INTEGRANTES:

CELIS SOLANO, Rosita

FERNNDEZ BECERRA, Kelvin
RAMIREZ VEGA, Elkin
ROJAS BUSTAMANTE, Yony
TELLO CABRERA, Lesly

CICLO DE ESTUDIOS:
V

LAMBAYEQUE, NOVIEMBRE 2015

INTRODUCCIN

BELEN

En el hospital provincial docente Beln Lambayeque para las operaciones de emergencia

la logstica es requerida para apoyar la organizacin e implementacin de las acciones de
respuesta, para que estas sean no solo rpidas, sino tambin giles y efectivas.
El trmino logstica se emplear indistintamente con el trmino administracin. Se refiere a
las actividades que implica la planificacin de los recursos, del funcionamiento y de la
evaluacin de un sistema de suministro de medicamentos focalizado hacia las etapas
administrativas del sistema. La necesidad de planificar el sistema de suministro se basa en
que de esa manera se puede obtener una visin general del funcionamiento del sistema
como un todo, se facilita la interrelacin y coordinacin necesaria entre las etapas que
constituyen el sistema de suministro y se promueve el desarrollo oportuno de sus fases a
modo de alcanzar la eficiencia deseada.
En el marco de un enfoque sistmico, el suministro de medicamentos est constituido por
varias fases secuenciales e interrelacionadas. Aunque la literatura presenta al suministro
conformado en un nmero variable de etapas, los autores coinciden en que algunas de stas
son de carcter administrativo y otras tcnico-cientficas. El suministro se inicia con la
seleccin de medicamentos, continuando con los componentes logsticos de programacin,
adquisicin, almacenamiento y distribucin de los medicamentos. Cada etapa, y el sistema
en su conjunto, son objeto de actividades de control y evaluacin a fin de obtener una
gestin eficiente. Cada una de estas etapas demanda la produccin de datos e informacin
que son insumo de etapas subsiguientes y de rigurosos controles de calidad y eficiencia.
El sistema de suministro de medicamentos es la base del funcionamiento de la farmacia en
el hospital, constituyndose en el soporte de los servicios farmacuticos y de la atencin
farmacutica. En efecto, se requiere contar con un suministro seguro de medicamentos para
implementar otros servicios, tales como: distribucin unidosis, distribucin de mezclas
intravenosas, informacin de medicamentos, desarrollo de programas de reacciones
adversas, de evaluacin de la racionalidad de la utilizacin, y de atencin al paciente
ambulatorio, entre otros.
Tambin es de considerar que aun cuando se habla del suministro como un servicio
farmacutico, generalmente se refiere a medicamentos. Sin embargo, tambin puede
involucrar otro tipo de insumo, como materiales mdico-quirrgicos, material biomdico o
de esterilizacin.

CONTENIDO

I.

DATOS DE LA EMPRESA

I.1. NOMBRE
HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE BELEN LAMBAYEQUE
I.2. GIRO DE LA EMPRESA
Brindar servicios de salud a las personas con bajos recursos econmicos y pblico en
general de la regin lambayecana.
I.3. UBICACIN
El HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE BELEN LAMBAYEQUE, se encuentra
ubicado en la Av. Ramn Castilla N 597 en la Histrica, evocadora y hoy turstica ciudad
de Lambayeque.
I.4. VISIN
El Hospital Provincial Docente Beln de Lambayeque, tiene la visin de ser primera
Institucin de Salud que protege la dignidad humana y garantice el derecho a la Salud de
toda la poblacin Lambayecana; a travs de la Promocin de Salud, la Prevencin de la
enfermedad y el retorno al bienestar.
Para el ao 2020 ser un Hospital con usuarios satisfechos por la atencin recibida, con
trabajadores capacitados, pro-activos y trabajando en equipo; con servicios bsicos,
infraestructura y equipamiento mnimos adecuados, con gestin democrtica, coordinando
e investigando la solucin a los problemas de salud en sus en su mbito de influencia.
I.5. MISIN
Los trabajadores del Hospital Provincial Docente Beln de Lambayeque, tenemos la misin
de garantizar la provisin continua de una atencin integral de salud con calidad y calidez,
en sus esferas fsicas, psquicas y BIOSOCIAL; de la persona, su familia y su comunidad.
Nuestra misin, es prevenir los riesgos, proteger del dao, recuperar la salud y rehabilitar
las capacidades de los pacientes, en condiciones de plena accesibilidad y de atencin a la
persona desde su concepcin hasta su muerte natural.

II.

AREA LOGSTICA

II.1.
UNIDAD DE LOGTICA EN EL HOSPITAL PROVINCIAL
DOCENTE BELEN - LAMBAYEQUE
La Unidad de Logstica, depende directamente de la Oficina de Administracin del Hospital
BELEN, se encarga de marcar una organizacin general de cmo mover los productos de
bienes y servicios por los canales de suministro y distribucin adecuados, establecer una
poltica donde se ubica la dimensin del servicio de almacenamiento y distribucin a los
usuarios internos del Hospital, a fin de crear una cultura organizacional acorde a los
tiempos modernos de la Administracin Pblica. La Oficina de Logstica, desarrolla sus
actividades con un criterio enmarcado en una labor de apoyo Tcnico, a fin de dinamizar el
suministro de recursos materiales y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad
requerida por los usuarios internos, para el cumplimiento de los objetivos estratgicos y
funcionales del Hospital Provincial Docente Beln Lambayeque; en este sentido se ha
aplicado los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto a la distribucin adecuada de las
funciones del personal que conforma la Oficina, asegurando el cumplimiento de los
objetivos funcionales, aprovechando el mximo de los recursos disponibles y estableciendo
funciones que aseguren la evaluacin de los resultados.
En la Unidad de Logstica se esfuerzan en la eficiencia para producir el mximo resultado
con el mnimo de recursos, energa y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilizacin
de los recursos, por tanto, evitan la duplicidad o superposicin de funciones y atribuciones
entre funcionarios y servidores.
Racionalidad
Se ha rediseado los Servicios de la Unidad de Logstica, por tanto las funciones deben
corresponder a un diseo de calidad a fin de trabajar con la mayor efectividad y al menor
costo posible.
Autoridad y responsabilidad
En la Unidad de Logstica la definicin de las lneas de autoridad, as como los niveles de
mando y responsabilidad funcional, estn definidas adecuadamente de manera gerencial, a
fin de que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles
inferiores y se puedan adoptar decisiones segn las responsabilidades asignadas.
Se ha establecido las responsabilidades claramente, a fin de que no exista el riesgo que
pueda ser evadida o excedida por algn funcionario o servidor.
La delegacin de funciones es controlada, de manera tal que se establece su cumplimiento
funcional y tareas asignadas. De igual modo, todo empleado est obligado a informar a su
superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en funcin a lo que espera
lograr.

II.2.

OBJETIVOS

Asegurar a los pacientes del hospital el acceso oportuno a los medicamentos

necesarios, teniendo en cuenta calidad, eficacia, seguridad y costo.
Reservar la calidad de los medicamentos durante su conservacin y almacenamiento
en las instalaciones del hospital.
Asegurar el uso racional y control de los medicamentos dentro de la institucin;
Disminuir los costos relacionados al consumo de medicamentos.
II.3.

FUNCIONES

En cada etapa del sistema de suministro se desarrollan funciones de planificacin,

organizacin, direccin, control y evaluacin que requieren de normas especficas, por lo
tanto, se enfocan separadamente.
PROGRAMACIN
La programacin se define como el proceso mediante el cual se determinan las necesidades
de medicamentos para un perodo dado con el fin de atender la demanda de stos,
estimndose en base a los recursos financieros disponibles para ese perodo. Es necesario
aclarar que la programacin no se limita a la simple estimacin de las cantidades de
material (medicamentos) necesario para el perodo en cuestin, sino que realmente
concluye cuando esas necesidades de medicamentos (u otro insumo) son compatibilizadas
con los recursos presupuestarios disponibles. Es por ello que el proceso de programacin
demanda de la participacin del receptor o usuario del producto de la programacin y de la
aplicacin de criterios de priorizacin claramente definidos. En el hospital este personal
est representado por los servicios clnicos, la farmacia y la administracin del hospital. En
definitiva, la programacin es responsabilidad conjunta de los tres departamentos
mencionados, donde ninguno puede asumir la responsabilidad del otro ya que se requiere
tomar decisiones basadas en criterios especficos de cada departamento.
La compatibilizacin o ajuste de necesidades con recursos financieros disponibles permite
organizar la programacin de modo tal que se cubran las necesidades en orden: desde lo
ms prioritario a lo menos prioritario; y, aunque en materia de medicamentos puede
asumirse que todos son prioritarios, hay que reconocer que unos medicamentos tienen
mayor prioridad que otros. La compatibilizacin de las cantidades de medicamentos
necesarios y los recursos, se hace ms evidente cuando el financiamiento de los
medicamentos corresponde en su totalidad a asignaciones presupuestarias limitadas o
insuficientes, o el hospital no dispone de ningn mtodo de recuperacin de costos u otro
sistema de financiamiento o no se dispone de programas de contencin de costos.

 ADQUISICIN
Es el proceso mediante el cual se obtienen los artculos en cantidades y especificaciones
definidas en la programacin. Tiene como objetivo el reducir los costos de los
medicamentos mediante la aplicacin de principios bsicos de adquisicin. La compra de
cualquier tipo de insumo, incluyendo los medicamentos, es una actividad de gestin
administrativa que est bajo la responsabilidad de la administracin del hospital. En esta
etapa, la participacin del farmacutico est dirigida al aporte de las especificaciones
tcnicas ya sea de productos terminados o de materias primas para la elaboracin de
medicamentos.
Las modalidades de compra ms comunes generalmente incluyen:
Compra directa: son adquisiciones que no superan las 3 UIT, se prefiere cuando hay una
participacin mnima de proveedores y la seleccin se hace a partir del registro de
proveedores por un Comit de Compras constituido por funcionarios de la misma
institucin. Es el mtodo ms comnmente utilizado en el hospital.
Licitacin (pblica o privada): implica la convocatoria a proveedores para que stos
presenten las ofertas de los productos que se solicitan y de acuerdo con las especificaciones
previamente sealadas. Puede tener carcter internacional cuando compiten compaas
Internacionales. Con este mtodo se obtienen mejores precios, pero debido al tiempo y a los
costos que demanda el proceso, slo se recomienda cuando las cantidades a comprar son
elevadas y justifican el proceso. No es el caso del hospital que compran para cubrir sus
propias necesidades individuales.
Cooperativas: stas constituyen una modalidad de gestin de compras a travs de las
cuales grupos de hospitales conforman asociaciones o fundaciones, con o sin fines de lucro,
en el marco de las polticas de seleccin y programacin definidas por los mismos
hospitales. Esta modalidad est adquiriendo auge debido principalmente a que los procesos
de reforma del sector salud, y muy en especial la descentralizacin de la administracin y la
tendencia a la privatizacin, est influenciando la poltica de compras de las instituciones
de salud, su organizacin y funcionamiento.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de medicamentos conjuga las actividades de recepcin, clasificacin,
ubicacin, custodia, eventual manipulacin y control de existencia de stos. El
almacenamiento tiene como objetivo conservar las caractersticas de los medicamentos (tal
como las presentaron a su ingreso) durante su permanencia dentro del almacn, con el fin
de que stos lleguen al paciente en condiciones ptimas para su uso y puedan ejercer la
accin teraputica esperada. As mismo el almacenamiento debe asegurar una rpida
localizacin, segura identificacin y el mximo aprovechamiento del espacio.

En el Hospital Beln, el almacn de medicamentos no debe necesariamente estar ubicado

dentro del servicio de farmacia, sobre todo si el volumen del material a almacenar es
elevado. Sin embargo, ste debe estar separado de las reas de almacenamiento de otros
insumos y, siempre que sea posible, estar bajo la supervisin de un farmacutico. La
farmacia como unidad fsica, siempre contar con un rea para almacenar los
medicamentos por un perodo determinado, que generalmente son existencias que cubren 7
das de consumo. Esto con el fin de facilitar su control y por razones de aprovechamiento
de espacio.
Por otra parte, el hospital por sus propias caractersticas, cuenta con unidades clnicas que
requieren medicamentos para uso inmediato de los pacientes, tales como terapia intensiva,
emergencia, y otros que siempre demandarn de un stock de existencia. Estos stocks son
unidades descentralizadas de la farmacia y por consiguiente susceptibles a normativas
especficas en cuanto a la cantidad, reposicin y supervisin frecuente por el farmacutico.
En resumen, los hospitales pueden contar con tres reas de almacenamiento: el almacn
central, la farmacia y las unidades descentralizadas de stas.
DISTRIBUCIN
En el hospital existen dos tipos de distribucin claramente definidos: la distribucin
dirigida a la atencin del paciente hospitalizado, mejor conocida como intrahospitalaria, y
la distribucin que se realiza para la atencin de pacientes que acuden a los servicios
ambulatorios.
Mediante la distribucin intrahospitalaria se pretende entregar en forma oportuna los
medicamentos requeridos por las unidades o servicios del hospital para su posterior
aplicacin al paciente. La entrega de medicamentos puede efectuarse desde el almacn
central bajo la coordinacin de la farmacia, o desde la farmacia directamente cuando el
almacn de medicamentos est integrado y funciona como una seccin de la farmacia.
La distribucin de medicamentos a las diversas unidades operativas en la institucin est
referida a una programacin concertada entre la farmacia y los servicios. En su
programacin deben considerarse factores tcnicos y administrativos, incluyendo tambin
los de orden logstico y aquellos pertinentes a la calidad del servicio de atencin a
pacientes. En la organizacin del sistema de distribucin a emplear, el establecimiento de
calendarios y horarios de funcionamiento es fundamental la participacin del personal
mdico y de enfermera conjuntamente con el farmacutico, ya que en el proceso de
distribucin se llevan a cabo acciones que influyen en la calidad del trabajo de mdicos,
enfermeras y farmacuticos en cuanto a terapia teraputica se refiere.
II.4.

DOCUMNETOS QUE UTILIZA

La documentacin utilizada por el rea Logstica del Hospital Provincial Docente Beln
Lambayeque, son directamente autorizados por la Administracin, entre los principales
documentos tenemos:

 rdenes de Compra:
Documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor; indica
cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es
para el comprador y es una constancia de las mercaderas o servicios encargados.
Ordenes de Servicio:
Las rdenes de servicio son utilizadas para registrar los distintos pedidos que llegan,
ya sean: pedido de presupuesto, confirmacin de un presupuesto, realizacin del
servicio, etc., y determinar qu tcnico realizar el servicio, qu da y en que hora
segn la prioridad que se le asigne, especificando tambin en caso de que se realice
el servicio, los materiales utilizados en el mismo.
Actas de Buena Pro ( actas de otorgamiento) :
El otorgamiento de la buena Pro, consiste en el acto administrativo cuya finalidad es
declarar a la propuesta que ha obtenido el mayor puntaje dentro de un proceso de
seleccin. Posterior a la Buna pro de se realiza la actividades para la contratacin,
adelantos y garantas.
Actas de Recepciones ( mayormente para equipos)
Es un acta que da cuenta de los artculos, finanzas y circunstancias en las que se va
a entregar un cargo y sus accesorios al nuevo representante del mismo, y da cuenta
de las circunstancias y tramites que se realizaron o realizarn para llevarla a cabo.
Nota de Entrada de Almacn (NEA)
Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes al Almacn por
concepto distinto a la adquisicin con Orden de Compra, por concepto de
donaciones, transferencias, sobrantes de inventario u obras, sobrantes de bienes
adquiridos con Fondos de Pagos en Efectivo, sobrantes de fabricacin por servicios
realizados, sobrantes de compras realizadas por encargos, todo ello debidamente
sustentado.
Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA)
Documento a travs del cual se materializa la distribucin de los bienes que salen
del Almacn con destino al usuario final.
Cuadro de Adquisiciones ( cuadros que se programan para ver que bienes se van a
comprar y que bienes no)

DPTO DE MEDICINA

DPTO DE FARMACIA
DPTO DE SERVICIO SOCIAL
DPTO DE NUTRICION
DPTO DE PATOLOGIA
Y LABORATORIO
CLINICO Y DIETETICO
DPTO
DE DIAGNOSTICO
POR IMAGENES
DPTOOBSTETRICIA
DE ANASTECIOLOGIA
Y
CENTRO
QUIRURGICO
DPTO
GINECO
DPTO DE ENFERMERIA
DPTO
DEDE
PEDIATRIA
MENTO DE CIRUGA

UNIDAD
ESTADISTICA
INFORMATICA
UNIDAD DE E
APOYO
A LA DOCENCIA E INVESTIGACION
NIDAD DE COMUNICACIN
Y DE
RR.PP

UNIDAD
DE LOGISTICA
UNIDAD DE PERSONAL
UNIDAD DE ECONOMA
UNIDAD
DE SERVICIOS
GENERALES Y MANTENIMIENTO

DISION DE PLANTEAMIENTO
DIVISION DE EPIDEMIIOLOGA SALUD AMBIENTAL Y GESTIN DE LA CALIDAD

DIVICION DE ADMINISTRACIN

2.5. ESTRUCTURA ORGANICA

DIRECCIN EJECUTIVA

TRUCTURAL DEL HOSPITAL PROVINCIAL BELEN LAMABYEQUE

2.5.1. ORGANIGRAMA DEL AREA LOGISTICA DEL HOSPITAL PROVINCIAL

DOCENTE BELEN LAMBAYEQUE

GERENTE DE
LOGISTICA

AREA DE
ADQUISIC
IONES

AREA DE
PROGRAM
ACIN

AREA
DE
ALMAC
N

AREA
DE
KARDEX

AREA
DE
PATRIM
ONIO

rea de adquisiciones ( se encarga de hacer todo el proceso de compras )

rea de programacin ( se encarga de programar los bienes a adquirir
rea de almacn (se encarga de recepcionar los bienes e insumos que se han
comprado)
rea de kardex ( distribucin a usuarios finales)
rea de patrimonio ( control de todos los bienes )

II.5.

CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

La Unidad Logstica no es subcontratada, esta pertenece a la propia empresa

al igual que los trabajadores que laboran en dicha rea.
NOMBRE

PUESTO

PROFESION

Gerente de la Administrador
Unidad
de empresas
Logstica

AREA
LOGISTICA

II.6.

NUMERO
DE
TRABAJADORES
1

Administrador
Jefe
de de empresas
Adquisiciones
Ingeniero
de
Jefe
de Sistemas
Programacin
Administrador
Jefe
de de empresas
Almacn
Jefe
de Contador
Kardex

Jefe
de Administrador
Patrimonio
de empresas

SISTEMA DE INFORMACIN

El Hospital Provincial Docente Beln Lambayeque el sistema de

informacin se realiza de la siguiente manera:
Los proveedores dan presentaciones a las reas usuarias (elabora un
documento, el cual de ser aprobado por la administracin, el rea solicita los
bienes a adquirir) para que ellos vean el nuevo producto, o insumos que
estn llegando, mejorados, con mayor calidad, el rea usuaria, se encarga de
hacer el requerimiento.

II.7.

SISTEMA DE CONTROL

El rea Logstica del Hospital Provincial Docente Beln Lambayeque, utiliza

un Sistema De Control Informtico llamado SIGAMEF (Sistema Integrado
de Gestin Administrativa del Ministerio de Economa y Finanzas), que esta
interconectado con el SIAF (Sistema Integrado de Administracin
Financiera), el cual se encarga del sistema de control y ejecucin de gasto.
Estos sistemas manejan varios mdulos:
El mdulo de Logstica:
Es una herramienta de ayuda para la gestin Logstica, la misma que
le permitir administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir
informacin sobre adquisiciones de bienes y/o contratacin de
servicios y Patrimonio, realizados por la Unidad Ejecutora en el
marco del cumplimiento de sus metas institucionales. Se encarga de
hacer la adquisicin de las compras de los bienes.
Proceso SIGA- Modulo Logstica
1. Programacin:
Cuadro de Necesidades
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)
2. Pedido
Registro de Pedidos
Autorizacin del Pedido
Requerimiento de Compra
Autorizacin de la Compra
3. Proceso de Seleccin
Menor Cuanta, Adjudicacin
Concurso Pblico
Contratos

Directa,

4. Adquisiciones
Cuadro de Adquisiciones
O/C, O/S
Afectacin Calendario de Compromisos
5. Almacn
Entradas y Salidas de Almacn
Atencin de pedidos
Kardex

Licitacin/

 El mdulo de Patrimonio: Se encarga del registro de todos los

bienes.
Modulo del PPR: Se encarga de la programacin de los bienes para
el otro ao, en coordinacin con los programas estratgicos.
III.

PROBLEMTICA
PROBLEMATICA CAUSA

EFECTO

Falta de

Por falta de

Demora en el

ACCIN
CORRECTIVA
Implementar el

implementacin

presupuestos e

proceso de

uso de sistemas

tecnolgica en los

iniciativa

registros de las

de registro y

instrumentos de

tecnolgica

existencias de la

control

organizacin

computarizados.

control en el
almacn
Demora Excesiva

La Burocracia

Se quedan sin

Que las reas

en Tramites y

que existe en las

productos en

implicadas por las

Papeleos para el

empresas

promedio 3 a 4

cuales pasen los

abastecimiento de

pblicas

das

documentos de

las reas del

requerimiento,

Hospital

tengan prioridad
por la revisin de

Desabastecimiento

Falta de un plan

Retraso en

los mismos.
Monitoreo y

de almacn en

de contingencia

atencin al

control

momentos de

para mantener

cliente

permanente en el

emergencia

un stock
disponible

IV.

PROPUESTA
IV.1.
NOMBRE E LA PROPUESTA

rea de almacn

IMPLEMENTAR EL USO DE UN SISTEMAS DE REGISTRO Y CONTROL

COMPUTARIZADO Y ESTABLECEER POLITICAS PARA ACELERAR EL PROCESO
DE TRAMITACIN DE LOS REQUERIMIENTOS
SISTEMAS DE INVENTARIOS COMPUTARIZADOS
Un sistema de inventario computarizado permite tener registros precisos y actualizados del
nmero de unidades compradas y de unidades vendidas, as como de las cantidades en
existencia. Los sistemas computarizados de inventario requieren ms capacitacin.
Ventajas y desventajas de un sistema de inventario computarizado
No importa la naturaleza de tu negocio, necesitas hacer un seguimiento de los productos
que tu empresa tiene en la mano. Mantener un inventario preciso es fundamental para
reducir los costos y ofrecer una operacin ms eficiente. Como propietario de un negocio,
puedes confiar en mtodos manuales tradicionales de conteo o instituir alguna forma de
control de inventario computarizado. Ambos mtodos tienen sus ventajas y desventajas, y
es importante sopesar cuidadosamente las ventajas relativas.
Rapidez y eficiencia
Un sistema de gestin de inventario computarizado hace de todo, desde la introduccin de
informacin hasta hacer que el control de un inventario sea ms fcil. Hacer un recuento de
mano de inventario puede tomar das, pero con un sistema computarizado de gestin de
inventario, el mismo proceso se puede realizar en cuestin de horas.
Generacin de documentos
Una vez que el sistema de gestin de inventario computarizado est en su lugar, los
gerentes y los trabajadores pueden utilizarlo para generar automticamente todo tipo de
documentos, desde rdenes de compra y cheques hasta facturas y estados de cuenta. Los
administradores tambin pueden utilizar el sistema para ordenar automticamente los
productos cuando se agotan.
Los datos puntuales
Con un sistema manual, la informacin slo es precisa y estar actualizada segn el ltimo
recuento que se haya realizado. Con un sistema de gestin de inventario computarizado, el
equipo directivo puede generar un informe y ver inmediatamente cuntas unidades estn en
el piso, cuntas se han vendido y qu productos se venden ms rpido.
La dependencia de la tecnologa

Con un sistema de gestin de inventario informatizado, la compaa est a la merced de su

tecnologa. Los factores externos, como un corte de energa o la prdida de la conexin a
Internet o de la red, pueden hacer que el sistema quede temporalmente intil.

Problemas de precisin
Un sistema computarizado por s solo no garantiza precisin y los datos de inventario son
slo tan buenos como la entrada de datos que los cre. Las empresas que planean usar un
sistema de inventario informatizado de gestin deben tener un sistema para validar sus
datos y verificar las cifras reportadas por el sistema. Un recuento de seleccin manual o de
auditora dirigida puede ser necesario para asegurar la integridad del sistema.
Riesgo de fraude
Cualquier sistema informtico conlleva el riesgo de intrusin y con un sistema de gestin
de inventario computarizado viene el riesgo de fraude tambin. Un vendedor deshonesto
pueda hackear el sistema para recibir un pago por los productos nunca entregados, o un
empleado deshonesto podra redirigir los cheques a s mismo.
Ventajas y desventajas de un sistema manual de control de inventario
Incluso las empresas ms pequeas implementan algn tipo de sistema de control de
inventarios para mantener un conteo exacto de mercancas, as como para efectos contables.
Los dueos de negocios tienen generalmente una eleccin entre el uso de un sistema
computarizado o de un sistema de inventario manual. Un sistema manual ofrece una serie
de ventajas y desventajas potenciales.
Sencillez
Para una empresa muy pequea que lleva una cantidad limitada de inventario o que
modifica el inventario lentamente, un sistema de inventario mecanizado es innecesario. El
dueo del negocio puede fcilmente hacer un seguimiento de la cantidad de mercanca a la
mano con un sistema manual, o simplemente mediante la aplicacin de la "prueba del ojo"
para ver si es el momento de pedir ms. El propietario no tendr que gastar dinero en
software de inventario o tomar el tiempo para aprender a usarlo.
Sensacin de control
Un sistema manual le da a un pequeo empresario una mayor sensacin de control. En
lugar de confiar en un equipo para indicar cundo es el momento de cambiar el orden, el
propietario puede gestionar el proceso por su cuenta. La necesidad de ver su mercanca
sobre una base regular, como al contar la accin antes de hacer un pedido, le da la

oportunidad de evaluar el estado de su mercanca, lo que reduce la probabilidad de que un

cliente reciba mercanca daada.
Laborioso
Una desventaja de los sistemas de inventario manuales es que pueden ser muy intensivos en
trabajo. Ellos requieren un seguimiento continuo para asegurarse que cada transaccin se
contabilice y que los productos se mantengan en los niveles de inventario adecuados.
Tambin es ms difcil compartir informacin de inventario en toda la empresa, ya que la
falta de informatizacin hace que el acceso al inventario sea un proceso ms engorroso. El
tiempo dedicado a monitorear los niveles de inventario se podra utilizar en actividades ms
productivas para la empresa.
Error humano
Un sistema de inventario manual se basa en gran medida en las acciones de las personas, lo
que aumenta la posibilidad de errores humanos. La gente puede olvidarse de registrar una
transaccin o simplemente pueden contar mal el nmero de bienes. Esto da lugar a
innecesarias rdenes adicionales que aumentan los costos de manejo de inventario de la
compaa y puede llevar a usar espacio precioso. Los recuentos fsicos inexactos tambin
podran dar lugar a no pedir suficiente de un producto, es decir, el negocio podra quedarse
sin un elemento crucial en el momento equivocado.
IV.2.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Al detectar la problemtica de la Unidad Logstica nos comprometimos con

la empresa a llevarles propuestas especficas para que puedan desempear
ms eficientemente sus actividades.
Las propuestas son las siguientes:
Manejar un control de inventario sistematizado, ya que hasta
el momento la empresa realiza sus sistemas de registro y
control elaborados MANUALMENTE, el cual es costoso y
demanda de tiempo.
Esto podra cambiar si la empresa hace uso de software
como por ejemplo: KARDEX TAURO
Capacitar al personal en el manejo de los sistemas de registro
y control computarizados, mediante cursos dirigidos, talleres,
conferencias, etc.; de esta manera lograr un desempeo
ptimo en todos los procesos de la unidad.

Actualizar

emplear

las

mejores

prcticas

de

almacenamiento en el control de distribucin.

Aplicar modelos prcticos que contribuyan a mejorar la
planeacin

de

las

actividades

de

almacenamiento,

inventarios, despachos a los consumidores finales (pacientes)

PROGRAMA DE INVENTARIOS KARDEX TAURO
Es un programa de Inventarios, Kardex, Bodega y Facturacin. El Kardex Tauro es
compatible con cajones monederos, impresora de punto de venta POS, lectores
de cdigos de barras (lee e imprime etiquetas). Los datos que usted almacena estn seguros,
para ello el programa incorpora un sistema automtico de copias de seguridad (1 diaria) de
los ltimos 30 usos.
Para un rpido adiestramiento del software, en la pgina del Programa de Inventarios
Kardex Tauro se encuentran Video Tutoriales y un manual de usuario.
El Software de Inventarios Kardex Tauro est diseado para administrar eficazmente su
Bodega o Almacn y se aprende a manejar en muy corto tiempo.
La versin registrada permite interconectar varios Tauro.
Su bodega en una ciudad, el almacn en otra, y usted controla desde casa.
Todo lo que se ve, se convierte en reporte y se exporta a Excel, Word o lo enva por email.
Control interno de auditoria. Quien prendi el Tauro, a que horas, en cual PC.
Cree productos a partir de insumos, defina los "ingredientes" y sus cantidades. Luego
genere rdenes de Produccin
Caractersticas del Programa
Software de Produccin: El Tauro puede ser usado por empresas que manufacturan
productos.
Calificacin de Proveedores: Al recibir una orden de compra puede hacer una evaluacin al
proveedor que suministra el producto; para ello se evalan los siguientes aspectos:

Atencin al cliente: Modo y disposicin en como fue entregado el producto.

Integridad del producto: La mercanca suministrada por el proveedor llega

correctamente empacada y sin daos, roturas o faltantes.

Tiempo de entrega: El proveedor entrega los suministros dentro de los plazos

previamente establecidos.

Soporte Pos y Pre venta: El proveedor suministra soporte Pos y Pre venta, adems
de informacin sobre el uso del producto.

Costo competitivo: El costo de venta del producto suministrado por el proveedor es

competitivo frente a la competencia.

Otras Caractersticas
Muchos usuarios, muchos permisos
El software de inventarios Kardex Tauro, no tiene roles de usuario predefinidos, a cambio
cuenta con un sistema basado en acciones. As usted decide que quiere que haga el usuario
y sobre cual centro de costos.
Mltiples Centros de Costo
Puede crear un centro de costos por cada sucursal, otro para la bodega y si tiene taller
de mantenimiento ese seria otro centro de costos. Si la empresa se dedica a la produccin,
un centro seria la fbrica y otro el almacn. Con Kardex Tauro el manejo de centros de
costos es en extremo flexible.
Integracin Total de Mdulos
Todos los mdulos del Software de Inventarios Kardex Tauro se encuentran activos, sense
o no. Si solo usa compras, automticamente genera cuentas por Pagar. Si usa ventas, mueve
la Caja, etc. Los mdulos no estn disponibles por separado.
Sistema Modular para la Gestin y Control de Bodega
El Software Tauro esta diseado para administrar eficientemente su Bodega o Almacn
entre sus principales caractersticas se encuentran:

Mltiples Centros de Costo

Manejo de Usuarios y Seguridad con niveles de acceso configurables

Traslados de productos entre diferentes centros de costo

Conectividad. Interconecte el Software en Redes LAN, Conexiones IP, red VPN.

Soporte Remoto

Salidas por Consumos de Almacn, Ventas, Traslados, Consignaciones, etc.

Cotizaciones con mltiples proveedores.

Equivalencias entre productos

Productos KITS que se crean a partir de subcomponentes.

Generacin dinmica de reportes.

Gestin de calidad y eficiencia en compras.

Escalabilidad. Posibilidad de agregar mdulos extras como:

Modulo Maquinaria y Equipos. Consumos de maquinas, Reportes diarios,
Hojas de vida, mantenimientos preventivos.
Evaluacin de Proveedores.
Lneas de Produccin o Manufacturacin de productos a partir de materias
primas.
MODULOS
El sistema se divide en 4 mdulos bsicos:
MODULO DE INVENTARIOS
Este Modulo se compone de:
EL INVENTARIO: Este agrupa todos los Productos con o sin existencias, que
existan en su Bodega. Desde ac puede crear nuevos Productos, modificarlos,
asignarles ubicacin en Bodega, agregarles subcomponentes (KITS), Definir
Lneas de Produccin. etc.
EL KARDEX: El fichero Kardex muestra para UNA referencia de producto todos
sus Movimientos, como Compras, Ventas, Consumos, Traslados, Consignaciones,
etc. Adems puede acceder a Ingresar o Retirar unidades del Inventario haciendo
uso del mtodo de Inventario Inicial. (+Kardex, -Kardex)
GRUPOS Y SUBGRUPOS: Esta es una lista de Grupos y Subgrupos que son
usados para catalogar los productos dentro del Inventario.
CONFIGURACION: Todos los valores de parametrizacion del Software Tauro
estn en esta ventana. Requiere ser Administrador para acceder a ella. Cambiar
Nombre de Empresa, Direccin, Logos, Crear nuevos Centros de Costo, Crear
nuevos usuarios, Asignar permisos de Usuario, crear Back-ups, etc.
MODULO DE ENTRADAS
Todos los procesos que Incrementen el Inventario se encuentran en este Modulo:

rdenes de Compra
Ingresos de Almacn
Ingresos por rdenes de Produccin
Ingresos por Traslados desde otras Bodegas (centros de costo)
Cotizaciones a Proveedores
Ordenes de Pedido

NOTA: El nico proceso de Entradas que no est en este Modulo es de Ingresos

por Inventario Inicial.
Para Ingresos por Inventario Inicial use: Almacn Kardex +Kardex
RECUERDE: Todos los movimientos por Entradas, Salidas se reflejan
automticamente en el fichero Kardex del Producto.
MODULO DE SALIDAS

Cualquier Movimiento que involucre Salidas de Bodega por conceptos como:

Ventas
Mermas
Devoluciones por Compras
Traslados a Otras Bodegas (Centros de Costo)
Consumos de Almacn
Prstamos y Consignaciones
Cotizaciones a Clientes (esto realmente no es una salida pero.)
Estn disponibles en este modulo.
NOTA: El nico proceso de Salidas que NO ESTA en este Modulo es de Ingresos
por Inventario Inicial.
Para Salidas por Inventario Inicial use: Almacn -> Kardex -> -Kardex
RECUERDE: Todos los movimientos por Entradas, Salidas se reflejan
automticamente en el fichero Kardex del Producto.

MODULO CONTABLE
El Software Kardex Tauro, No contiene un sistema Contable completo, Incluye los mdulos
contables ms usados y que derivan sus movimientos a travs de Bodega y Almacn.
El Modulo Contable se compone de:
CUENTAS POR PAGAR: Estas son creadas automticamente al momento de
crear rdenes de Compra.
CUENTAS POR COBRAR: Estas son creadas al momento de finalizar una Venta.
CAJA: Los asientos en caja son creados al momento de finalizar Ventas u rdenes
de Compra que involucren pago en efectivo.
BANCOS: Ac Ud. puede crear sus cuentas de Banco. El Banco esta ligado a
Cuentas X Pagar, Cuentas X Cobrar, Caja.
TERCEROS: En el Software Tauro NO existen Clientes, ni Proveedores, Todos
son Terceros. As a un Tercero, se le puede Comprar, Facturar, o ser usado como
Vendedor

CONCLUSIONES
Concluimos que por ms pequeas o grandes que sean las empresas todas necesitan
de un adecuado manejo del rea de logstica puesto que esto es esencial para que
una empresa pueda competir con xito en los mercados actuales que se caracterizan
por su alta competitividad.
Que no solo es necesario que las normas o reglamentos del rea logstica de una
empresa estn estipuladas en un documento sino que tambin es necesario contar
con el personal adecuado que tenga el compromiso y el deseo de hacerlas cumplir
con el propsito de que la empresa pueda lograr eficaz y eficientemente sus
objetivos
Finalmente durante el desarrollo de la investigacin notamos que existe un
desaprovechamiento de la tecnologa por parte de la unidad logstica, ya que
teniendo en cuenta la gran ventaja competitiva que esta posee, no se utiliza.

BIBLIOGRAFA
MAULEON, M. (2006). Logistica y Costos. Madrid: Diaz de Santos S.A.
MULLER, M. (2004). Fundamentos de Administracion de Inventarios. Bogota:
Norma.
EVERETT, A. (1991). Administracion de la Produccion y las Operaciones:
Conceptos y Modelos. Bogota: Norma.

ANEXOS