Definiendo Roles y Responsabilidades para ISO 9001:2015

16 noviembre, 2016
Conocer los roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes de una organizacin es
esencial para ejecutar los procesos de trabajo con agilidad y eficiencia.
Adems de evitar clientes insatisfechos,oportunidades de negocio perdidas,confusin y mal
clima interno,perdidas de tiempo,trabajadores insatisfechos e improductivos,
Tabla de Contenidos

1
2
3
4
5
6
7
8

Qu nos pide la norma ISO 9001:2015?

La importancia de definir los roles y responsabilidades
Matriz RACI, una herramienta para definir roles y responsabilidades
Qu es la matriz RACI?
Cmo usar la Matriz RACI?
Reglas de uso para la Matriz RACI
Analizando los roles podemos concluir;
Analizando las tareas;

Qu nos pide la norma ISO 9001:2015?

Como requisito de la norma nos pide en el punto 5.3 que se definan los roles y
responsabilidades en la organizacin.
Para dejar evidencia basta con definir el organigrama, las fichas de descripciones de
perfiles y de puestos de trabajo.

La calidad es responsabilidad de todos, pero puede transformarse en la responsabilidad de nadie

sin el liderazgo adecuado en la organizacin. Armand V. Feigenbaum. tweet

La importancia de definir los roles y responsabilidades

En un sistema de gestin de calidad existen diferentes colaboradores.

Sin ellos es imposible que la organizacin funcione con eficacia.
El sistema de gestin necesita de un gran compromiso durante la implementacin, una vez
diseado, implementado y asumido por toda la organizacin, bajo ningn concepto puede
suponer una sobrecarga de trabajo.

Matriz RACI, una herramienta para definir roles y responsabilidades

La matriz RACI es una tabla que nos puede ayudar a definir roles de manera gil y sencilla.
Encontr esta matriz de un aporte de Iaki Mtz. de Albeniz, os paso a realizar un resumen y de su
adaptacin para definir los roles y responsabilidad para ISO 9001:2015.

Qu es la matriz RACI?

RACI viene de las siglas en ingls:

R Responsible: es quien ejecuta una tarea. Su funcin es HACER.

A Accountable: es quien vela porque la tarea se cumpla, an sin tener que ejecutarla en
persona. Su funcin es APROBAR.
C Consulted): indica que una persona o rea debe ser CONSULTADO respecto de la
realizacin de una tarea.
I Informed): indica que una persona o rea debe ser INFORMADA respecto de la realizacin
de una tarea.

Cmo usar la Matriz RACI?

1. Identificar las actividades de los procesos y colocarlas como filas de la matriz.
2. Identificar / definir los principales roles funcionales y colocarlos como columnas de la matriz.
3. Asignar los cdigos RACI a cada tarea.
4. Identificar ambigedades o problemas (solapamientos, vacos, dudas, etc.) y trabajar
para solucionarlos.
5. Un mismo rol puede ser compartido por ms de una persona o viceversa, sobre todo en
organizaciones pequeas.

Reglas de uso para la Matriz RACI

Para cada actividad o tarea debe haber una y slo una letra A, ya que el responsable
final de la misma tiene que ser un nico rol.
Todo rol con una A debe poseer la autoridad suficiente para desempearlo.
Intentar que las letras R estn referidas a tareas concretas y especficas, para que no
resulten ambiguas.
No pretender linkear automticamente procesos con departamentos. Las tareas del proceso
bajo anlisis seguramente involucren roles de ms de un departamento.
Hacer caso a la matriz. Si un rol no tiene una I no debera ser copiado en los mails y
viceversa, si un rol tiene una I en una tarea determinada, siempre debe estar informado.
No tomar decisiones antes de obtener la respuesta del rol con C. Si se consult,
debemos esperar el aporte.

Te interesar este contenido relacionado del Captulo 4 de la norma ISO 9001:2015

4.1 Comprensin de la organizacin y su contexto.

4.2 en cuanto a la definicin de las partes interesadas en ISO 9001:2015.

Analizando los roles podemos concluir;

Excesivas R a cargo de un mismo rol (podra estar existiendo un cuello de botella all?).
Inexistencia de espacios vacos (es necesario que ese rol est implicado en tantas
tareas?).
Excesivas A para un mismo rol (podra pensarse en una mayor delegacin de
responsabilidades?).
Inexistencia de R o A en un rol de lnea (es un rol realmente necesario en este
proceso?).
Existencia de R en tareas que deben ser independientes entre s (hay una debida
segregacin de funciones, que asegure un adecuado control por oposicin de intereses?).

Analizando las tareas;

Excesivas R en una misma tarea (habr que subdividirla en sub-tareas ms especficas?).
Inexistencia de R (ser necesario tal vez definir un nuevo rol actualmente inexistente?).
Demasiadas C (es realmente necesario incurrir en tantas consultas?).
Excesivas I (no estaremos siendo burocrticos al informar rutinariamente a tantas
personas?).
Inexistencia de A, implica que nadie garantiza el cumplimiento.
Inexistencias de C o I (deficiencias en las comunicaciones?).