No.

Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01

PROSEDUR
UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

No. Revisi

KETELUSURAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

Tgl. Berlaku
November 2010

No. Revisi

KETELUSURAN

DIT

: 00

No. Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01

PROSEDUR

: 01

DIT

: 00

Tgl. Berlaku
November 2010

: 01

MENYETUJUI :

Nama

PEMBUAT

ATASAN

MR

DIREKTUR

Saripudin, S.Pd,
MT

Dr. H.
Munir,M.IT

Yudi Wahyudi, S.Pd.,

M.T.

Dr. H. Munir,M.IT.

Direktur

MR

Direktur

01.11.2010

01.11. 2011

01.11. 2011

Jabata
n
Ttd.

Tangg

01.11.2010

0/4

PROSEDUR

No. Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01
No. Revisi

UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

KETELUSURAN

DIT

: 00

Tgl. Berlaku
November 2010

: 01

al

1.0 TUJUAN
Prosedur Ketelusuran bertujuan untuk mempermudah Direktorat Teknologi
Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIT TIK UPI)
dalam mengidentifikasi setiap sarana, prasarana dan data Pelanggan.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan disemua Divisi dan seksi yang berada di lingkungan
Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan
Indonesia (DIT TIK UPI).
3.0 DEFINISI
3.1 Produk adalah Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi
3.2 Pelanggan adalah Civitas Akademik Universitas Pendidikan Indoensia
4.0 REFERENSI
Quality Management System ISO 9001:2008 Clause 7.5.3
5.0 KETENTUAN UMUM
5.1 Tingkat ketelusuran produk ditujukan minimal dengan adanya hasil
inspeksi / test terhadap bahan baku, proses produksi, maupun produk
jadi yang sesuai dengan persyaratan.
5.2 Tingkat identifikasi dan ketelusuran data Pelanggan dapat dilihat dari
dokumen yang menyertainya serta rekaman-rekaman proses

di DIT

TIK UPI.
5.3

Tingkat

identifikasi

dan

ketelusuran

data

ini

berdasarkan

kewenangan masing-masing Divisi/Seksi dengan ketentuan sebagai

berikut:
5.3.1

Divisi

5.3.1.1

Persyaratan Pelanggan;
1/4

No. Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01

PROSEDUR
UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

No. Revisi

KETELUSURAN

DIT

: 00

Tgl. Berlaku
November 2010

: 01

5.3.1.2 Sarana dan Prasarana;

5.3.1.3 Proses Produksi;
5.3.1.4 Hasil Verifikasi;
5.3.1.5 Berita Acara Penyerahan Produk.
5.3.2

Seksi Kerumahatanggaan

5.4

Data Sarana dan Prasarana.

Dokumen dan rekaman-rekaman selama menjadi Pelanggan DIT

TIK UPI merupakan bukti proses produksi.

5.5

Rekaman mengenai identifikasi dan ketelusuran tersebut disimpan

pada

Divisi/Seksi

masing-masing

sesuai

dengan

tugasnya.
6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA
6.1

Alur Kerja

Direktorat TIK UPI

Divisi/Seksi

Mulai

Penerimaan Asset
Pemasukan Data:
Mahasiswa
Dosen
Karyawan

Berita Acara Serah terima

Penomeran Assets
Laporan Kondisi Asset
BA Inventaris fisik assets
Daftar Assset Ruangan

- Mencatat di buku inventaris

- Menyimpan data Pelanggan pada
database

Laporan data Asset

Laporan data pelanggan

Selesai

2/4

kewenangan

No. Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01

PROSEDUR
UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

6.2

No. Revisi

KETELUSURAN

DIT

: 00

Tgl. Berlaku
November 2010

: 01

Deskripsi Alur Kerja

6.2.1

DIT-TIK menerima asset beserta kelengkapan dokumen setiap

asset.

6.2.2 Data asset yang telah diterima dimasukan kedalam dokumen

inventaris asset TIK.
6.2.3

Pelanggan (Mahasiswa, Dosen dan Kayawan) Memasukan data

pada formulir elektronik yang telah disediakan.

6.2.4

Nama Pelanggan yang telah memasukan data, diverfikasi

dengan

data

indentitas

setiap

pelanggan

(NIM

untuk

mahasiswa dan NIP bagi dosen dan karyawan).

6.2.5
6.2.6

Penginputan data asset dilakukan oleh Kasi Kerumahtanggan.

Penginputan data Pelanggan dilakukan di bagian layanan
konsumen:
6.2.6.1 Kasi Kerumahtanggan

Daftar identitas asset

Penomoran asset

Berita acara serah terima asset

Laporan kondisi asset

Daftar Inventaris asset

Daftar asset ruangan

6.2.6.2

Layanan Konsumen

Biodata Mahasiswa.

Biodata Dosen

Biodata Karyawan

7.0 PENGECUALIAN
Tidak ada.

3/4

PROSEDUR
UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

No. Dokumen
TIK/PM-7.5.3/01
No. Revisi

KETELUSURAN

DIT

: 00

Tgl. Berlaku
November 2010

: 01

8.0 REKAMAN
8.1.

Daftar inventaris asset

8.2.

Daftar pengguna layanan TIK

9.0 LAMPIRAN
9.1.

Formulir registrasi layanan internet UPI;

Lampiran 9.1
DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-7.5.3/01

Formulir registrasi layanan internet UPI

4/4