Diplomado Gestin Empresarial Fundamentada en

BPM

MODELAMIENTO DE PROCESOS BPMN

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PROGRAMA

1. Arquitectura BPMS.
2. Tecnologa BPMS.
3. Diagramacin en el estndar BPMNAsignacin de atributos.
4. Formularios dinmicos.
5. Uso de cronometra, notificaciones y alarmas.
Reglas de negocio textuales y mecnicas.
Ejecucin- Simulacin de procesos.
6. Control y seguimiento.
7. Cuadros de mandos. BAM
8. Optimizacin. Mejora continua.
9. Ejemplos prcticos.
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OBJETIVOS
Identificar la arquitectura y tecnologa que tienen en la
actualidad los BPMS

Reconocer las etapas que tienen los BPMS

Conocer el estndar BPMN para la diagramacin de
modelos de proceso
Determinar la importancia que tiene el BAM (Business
Activity

Monitoring),

cuadro

de

mandos

para

el

seguimiento en los procesos

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QU ES BPMS?

=
Business Process Management Systems
(Sistema de Administracin de Procesos de Negocio)

TIO
N
OP
TIM
IZA
G
IN
N
O
M

R
O
T
I

N
IO
UT

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EC

Control de riesgos operativos

Reduccin de Costos Operativos
Gestin oportuna del negocio

Business
Process
Management
Life-Cycle

ING

Eficiencia del proceso

Productividad de los recursos
Calidad de los productos y servicios

DESIGN

EL
MOD

Es un modelo de gestin por procesos a

partir de una plataforma tecnolgica que
permite la automatizacin, monitoreo y
mejora continua de los procesos crticos
y de ms alto impacto en la organizacin.

EX

BPMS

DISEO BPMS: RECOMENDACIONES

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DISEO BPMS

El objetivo es realizar el diseo de un (1) proceso de negocio para ser

automatizado y optimizado en BPMS.
Incluye aspectos relacionados con los estndares de documentacin y
diseo de procesos que tenga una organizacin en su Sistema de Gestin
de la Calidad (SGC).
En el diseo de un proceso deben considerarse tanto aspectos
funcionales como tcnicos.

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NIVELES DEL MODELADO DE

PROCESOS
Modelo de Dinmica Empresarial

Level 1 - Enterprise
Business
Dynamics
Models

Level 2 - Managerial

Este nivel de modelado tiene que ver con los

procesos de negocio de alto nivel. En estos
procesos se muestran las funciones de negocio o de
las reas, por lo que es a menudo este nivel de
modelado requiere de la validacin de la
administracin o de direccin de procesos de
negocio.
Modelo de Dinmica Funcional

Level 3 - Operational

Level 4 - Implementation

Function
Dynamics
Models

Level 5 Data and Integration

Este nivel de modelado tiene que ver con el nivel

operacional de las actividades en este nivel se puede
demostrar el trabajo que se lleva a cabo.
Este nivel de modelado proporciona detalles ms
finos en cuanto a los datos y componentes de
integracin que apoyan el modelo operativo.
Sistemas de Gestin de la calidad se definen en el
Nivel 2.
Anlisis de procesos de negocio requiere de Nivel 3.
BPM-SOA requiere implementaciones de nivel 4 y 5.

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FASE DE DISEO BPMS

Levantamiento
del Proceso

Diseo del
Proceso

Anlisis de
Aplicativos
Dimensionamiento
De la Infraestructura

Diseo
Tcnico

Simulacin
del Proceso

Modelo de Gobierno

n de del Cambio
Seguimiento
a la Gestin del Cambio

Administraci

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FASE DE DISEO BPMS: ACTIVIDADES

Process Modeling
(PMD)

PMD 1
Levantamiento de
informacin

PMD 2

Anlisis y
definicin del
proceso

PMD 3
Diseo del flujo
principal

PMD 4
Definicin de flujos
alternos y de
excepcin

PMD 5
Definicin de
parmetros N4

PMD 6
Realizacin del
prototipo visual

PMD 7
Aprobacin del
prototipo

PMD
8
Especificacin de
Tareas y
Documentos

PMD 9
Diseo de
Servicios (SOA)

PMD 10
Modelo de Datos

PMD 11

PMD 13
Diseo de Reportes

PMD 14
Simulacin

PMD 15

Especificacin de
Roles

PMD 12
Diseo de
Indicadores

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Ajustes

PMD 16
Aprobacin del
diseo

FASE DE DISEO BPMS:

ENTREGABLES
Diagrama de Workflow (Nivel 4 de detalle)
Definicin del Prototipo Visual (HTML)
Especificacin de Tareas y Servicios
Definicin del Modelo de Datos y de Documentos
Definicin Roles (Matriz RACI)
Diseo de Indicadores y Reportes

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10

LEVANTAMIENTO DEL PROCESO

Levantamiento
del Proceso

Entendimiento
Del Proceso

Conceptos
de Negocio

Identificacin
De Participantes

Actividades

Puntos de Decisin

Datos y
Documentos

Administraci
n de del Cambio
Entrevistas,
Documentacin
y Observacin

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11

DISEO DEL PROCESO

Diseo del
Proceso

Flujo Principal
Roles por tarea
Definicin de los principales documentos del proceso

Definicin de interfaces con sistemas (servicios)

Flujos Alternos
Tareas de control y validacin (Revisiones/Aprobaciones, Devoluciones)
Reglas de negocio parametrizadas (puntos de decisin).

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12

DISEO TCNICO
Diseo
Tcnico

Diseo de Reintentos en interfaces

Definicin de Eventos (interacciones con otros procesos)

Parametrizacin de Tiempos de ejecucin de tareas

Parametrizacin de Costo ($) de la tarea (Costeo ABC)
ParametrizacIn de Calendarios (festivos)
Parametrizacin de Escalamientos
Parametrizacin de Notificaciones
Parametrizacin de Nominaciones
Parametrizacin de Balanceo de cargas
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CRITERIOS BSICOS PARA PRIORIZAR

ACTIVIDADES A AUTOMATIZAR
La actividad hace parte de la ruta crtica del proceso.
Actividades actualmente ejecutadas de forma manual.
No existe un responsable claro de la actividad y por normatividad o regulacin
se debe formalizar uno o varios niveles de aprobacin.

Se requiere medir y aumentar el nivel de control de la actividad.

La ejecucin de la actividad tiene un impacto directo en la eficiencia y eficacia
del proceso.

La actividad requiere interactuar con mltiples sistemas por lo que afecta

negativamente la eficiencia y genera un riesgo operativo a la calidad.
No se recomienda incluir actividades no existentes en el proceso que impliquen
reingeniera o rediseo del proceso actual (AS-IS).
Tampoco se recomienda incluir en la primera versin controles, ajustes o
mejoras sofisticadas sin tener una lnea base de desempeo histrico del
proceso.

DIRECTRICES: SEGMENTACIN DE
FLUJOS
Condensar flujos de negocio en un solo diagrama dificulta su lectura,
seguimiento y mantenimiento.
Aunque algunos BPMS del mercado han fracasado en salidas a
produccin por bloqueos debido a uso inadecuado de la memoria y
procesador del servidor. Especialmente en BPMS System-Centric
sobre plataforma Java con flujos mayores a 100 actividades y con
mltiples subprocesos anidados.
Por lo anterior se recomienda segmentar el proceso de negocio en
flujos independientes:
Max. Entre 60 y 100 actividades, incluyendo subprocesos anidados.
Tpicamente se segmenta verticalmente por flujos alternos por lnea de
producto/servicio de negocio.
Tambin se segmenta horizontalmente separando procesos encadenados
secuencialmente. En BPMN se encadena el fin de un proceso y el inicio del
siguiente a travs de notificaciones.
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DIRECTRICES: DIAGRAMACIN
A fin de garantizar los modelos de procesos de negocio y proporcionar un mecanismo
til para describir y comunicar los estndares de informacin, la organizacin debe
desarrollar directrices a seguir:
Estas normas deben incluir:
Convenciones de nomenclatura para cada tipo de modelado de objetos, por ejemplo todos los
nombres de actividad podra tener el siguiente formato: verbo + (adjetivo / descriptor) + sustantivo,
ejemplo: "Verificacin de cuenta.
No incluir el nombre del proceso o en las tareas o actividades.
Para ayudar con la lectura, todas las palabras deben ser capitalizadas.
Establecer un conjunto de nombres estndar, verbos y siglas que se utilizan para nombrar a los
objetos.
Establecer normas para los mtodos de versiones asociadas al modelo de proceso y al nivel de
objetos para proporcionar trazabilidad.
Normas para el proceso de numeracin y denominacin
Crear un repositorio de procesos centralizado en la Intranet corporativa y debe ser el repositorio de
Gestin de Calidad mismo.

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DISEO BPMS: PRCTICAS

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EJERCICIO 1
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin
ESCENARIO: SOLICITUD MATERIAL INFORMTICO CASO A
Cualquier empleado de la empresa puede solicitar material informtico. El empleado indicar el
material solicitado y el motivo de la solicitud.

El Responsable de Informtica aprobar o rechazar la solicitud.

En caso de rechazo, se informa al empleado solicitante del motivo del rechazo, y el Proceso termina.
Si la solicitud es aceptada, se informa al empleado solicitante de que su solicitud ha sido aceptada, y
se inicia el Subproceso de Compras.

El Responsable de compras recibir la tarea de Compras para que se ocupe de realizar el pedido de
la compra del material.
Al auxiliar del departamento de compras, se ocupar de controlar la recepcin del material solicitado
y de la entrega del mismo al solicitante con lo que el subproceso de compra habr terminado.

El solicitante debe confirmar la recepcin del material y se finalizar el Proceso.

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EJERCICIO 1: SOLUCIN

EJERCICIO 2
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin
ESCENARIO: SOLICITUD MATERIAL INFORMTICO CASO B
Solicitud de folletos por parte del Departamento Comercial al Departamento de Publicaciones.
Nueva informacin:
Si el solicitante comprueba el Material recibido y, segn su criterio, el Material que ha llegado es
incorrecto, debe indicarlo y despus el Responsable de Compras deber valorar si efectivamente es
incorrecto o no.
Si el Responsable de Compras confirma que efectivamente es incorrecto, el subproceso de Compras
se inicia nuevamente.
Si el Responsable de Compras no lo confirma y considera que el Material est bien, el solicitante
deber recibir nuevamente la tarea de confirmacin de material recibido, confirmarlo y se termina el
Proceso.

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EJERCICIO 2
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: SOLICITUD MATERIAL INFORMTICO CASO B

Informacin Anterior:
Cualquier empleado de la empresa puede solicitar material informtico. El empleado indicar el
material solicitado y el motivo de la solicitud.
El Responsable de Informtica aprobar o rechazar la solicitud.
En caso de rechazo, se informa al empleado solicitante del motivo del rechazo, y el Proceso termina.
Si la solicitud es aceptada, se informa al empleado solicitante de que su solicitud ha sido aceptada, y
se inicia el Subproceso de Compras.
La empresa tiene 3 Delegaciones: Norte, Sur y Centro. Cada delegacin tiene su responsable de
Compras. El Responsable de compras de la delegacin a la que afecta la solicitud, recibir la tarea de
Compras para que se ocupe de realizar el pedido de la compra del material.
Al auxiliar del departamento de compras de la delegacin correspondiente, se ocupar de controlar la
recepcin del material solicitado y de la entrega del mismo al solicitante con lo que el subproceso de
compra habr terminado.
El solicitante debe confirmar la recepcin del material y se finalizar el Proceso.

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BPM

EJERCICIO 2: SOLUCIN

EJERCICIO 3
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: CONSULTA DE VISITANTE A TRAVS DE LA WEB

Queremos una Clase de Proceso para gestionar las consultas que realizan los visitantes de nuestra
pgina web (usuarios invitados).
Cuando un navegante est registrado en nuestra web, tiene la posibilidad de hacer las consultas que
desee a nuestra empresa.

Los usuarios invitados estn dados de alta en AuraPortal como Contactos de Cuentas.
El comercial encargado de atender estas consultas recibe una tarea con la informacin introducida
por el usuario navegante registrado en nuestra web (y registrado como Usuario Invitado en
AuraPortal)
En el caso de que el comercial no tenga toda la informacin necesaria, enviar al Usuario (usuario
invitado) un Formulario solicitando que ample la informacin.

El usuario invitado recibir el formulario y lo cumplimentar.

Cuando el comercial tiene suficiente informacin para contestar la consulta, el Usuario deber recibir
una email con la respuesta del comercial.

EJERCICIO 3: SOLUCIN

EJERCICIO 4
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: GESTIN DE ENCUESTAS DE SATISFACCIN

Queremos crear una Clase de Proceso para la ejecucin y control de encuestas de satisfaccin a
nuestros clientes.
El Secretario del Comit de Calidad de la empresa decide cundo se realiza una nueva encuesta de
satisfaccin a clientes.

La encuesta ir dirigida a los Clientes de nuestro Producto A o puede ir dirigida a los Clientes de
nuestro Producto B.
Todos nuestros Clientes, tanto del Producto A como del B, acceden a nuestro Portal Externo de
Clientes.
Mientras la encuesta est en marcha, el Director de Calidad de la empresa quiere poder observar las
contestaciones de los Clientes.

El periodo de tiempo que tienen los clientes para contestar es una semana.
Una vez transcurrida la semana, el Secretario del Comit de Calidad consulta los resultados y el
proceso finaliza.

EJERCICIO 4: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 1
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: SOLICITUD DE CRDITO PARTE 1

Un proceso de crdito consta bsicamente de un Registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta
su inters de adquirir un crdito, en esta etapa se incluye la presentacin de la solicitud y
documentacin requerida a la entidad, luego se realiza una verificacin de la informacin,
posteriormente la etapa donde se realiza el Anlisis o Estudio de la solicitud de crdito y por ultimo
encontramos las actividades referentes a hacer efectivo el crdito o informar el rechazo al cliente.
En las oficinas se reciben las solicitudes de los clientes y se realizan el anlisis de informacin. Si el
resultado de la verificacin de la informacin fue Solicitante rechazado se le notifica al solicitante y el
proceso se terminara y si el solicitante fue aceptado se contina con el proceso.
El rea de crdito es la responsable de realizar el Estudio de Crdito del Cliente. Si el resultado del
estudio del crdito es que la solicitud fue rechazada se le informa al cliente y se finaliza el proceso,
si fue aprobada se procede a realizar el desembolso por el rea de operaciones y una vez realizado el
desembolso el proceso finaliza.

EJERCICIO 5 PARTE 1: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 2
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: SOLICITUD DE CRDITO PARTE 2

Si analizamos el proceso de solicitud de crdito, podemos ver que existen actividades que pueden
analizarse en ms detalle, una de estas actividades es la verificacin de la Informacin suministrada
por el solicitante, ya que normalmente las entidades que otorgan crditos realizan varios anlisis al
solicitante, por ejemplo se verifica si el solicitante ya es un cliente de la entidad, si es un cliente
objetivo del banco o por el contrario se encuentra en alguna lista de clientes negativos se verifica el
resultado de la consulta de negativos, si el resultado es rechazado se notifica al cliente y el
subproceso finaliza si el resultado es que el cliente es OK se verifica si es un cliente objetivo del
banco y verifican su situacin financiera. Si la situacin financiera del cliente no es optima se le
notifica del rechazo y finaliza el proceso si por el contrario tiene un buen estado financiero se finaliza
el subproceso. Estas actividades de verificacin se hacen contra bases de datos del banco.

EJERCICIO 5 PARTE 2: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 2: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 3
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: SOLICITUD DE CRDITO PARTE 3

Otra de las actividades del proceso de Solicitud de Crdito que puede ser llevada a un nivel ms
detallado, es el desembolso.
Si analizamos el subproceso de desembolso, podemos observar que existen varias formas de
desembolsar un crdito; abono en cuenta, abono a otro crdito o desembolso en cheque. Estas
formas no necesariamente tienen que ser excluyentes, es decir un crdito puede ser desembolsado
usando solo una de las formas disponibles, o usando diferentes combinaciones, por ejemplo una
parte con abono en una cuenta y otra parte en cheque.
El proceso de desembolso inicia con la Verificacin de Documentos y Garantas por parte del rea de
operaciones, luego el rea completa la informacin de desembolso y se procede a realizar el
desembolso por uno de los medios o varios de los medios de desembolso de acuerdo a cmo se
haya otorgado el crdito. Las formas de desembolso son automticas.
Una vez desembolsado el crdito se debe informar al cliente el resultado, sin embargo es necesario
que todas las ramas que se hayan activado se hayan finalizado para realizar la actividad de informar
al cliente.

EJERCICIO 5 PARTE 3: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 3: SOLUCIN

EJERCICIO 5 PARTE 4
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: SOLICITUD DE CRDITO PARTE 4

Retomando el proceso de Solicitud de Crdito, es posible que en el momento de la solicitud, el cliente
no presente todos los documentos requeridos, sin embargo no es posible continuar con el proceso
hasta no tener los documentos completos. Por lo que se hace necesario incluir una actividad de
recepcin de documentos, sin embargo el cumplimiento de esta actividad depende del cliente y no del
funcionario de la entidad.
Sin embargo, la entrega de documentos es algo que puede o no ocurrir dentro del proceso, es decir el
cliente puede no presentar los documentos o tomarse demasiado tiempo, por lo anterior se requiere
controlar el tiempo que se le otorga al cliente para entregar los documentos y de esta forma poder
hacer seguimiento a las solicitudes pendientes. Para esto se hace necesario diagramar dentro de la
solicitud de crdito la siguiente situacin, el cliente tiene un tiempo para realizar la entrega de los
documentos, si esta no ocurre dentro de ese tiempo, se deshabilita la espera por recibir la
documentacin y se procede a contactar al cliente para hacer seguimiento, el resultado del
seguimiento puede ser que el cliente desee continuar o no con el proceso. Sin embargo si los
documentos son entregados por el cliente dentro del tiempo esperado, se revisan los documentos y
continua el proceso, y el tiempo que controla la entrega de documentos debe dejar de correr.

EJERCICIO 5 PARTE 4: SOLUCIN

EJERCICIO 6
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: EMPRESA SECTOR CONSUMER INDUSTRIAL PRODUCTS AND SERVICES

Descripcin del Proceso
QueBella es una empresa del sector Cosmtico con una vasta presencia mundial. En Suramrica, la
empresa tiene presencia en Colombia, Venezuela, Brasil, Per, Ecuador y Chile. Contablemente, las
oficinas de Venezuela, Per y Colombia dependen de la oficina en Per.
QueBella se dedica a la elaboracin y comercializacin de ms de 50 productos. Tiene plantas de
produccin en diferentes pases, porque es natural que muchos de sus funcionarios estn viajando
frecuentemente entre las diferentes oficinas, Estos viajes incluyen capacitaciones, soporte preventa y
labores administrativas.

EJERCICIO 6
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: EMPRESA SECTOR CONSUMER INDUSTRIAL PRODUCTS AND SERVICES

Descripcin del Proceso
EI primer paso es solicitar una reserva con la agencia de viajes autorizada por la empresa.
Normalmente, el funcionario crea un itinerario y se lo enva por correo electrnico al agente de viajes.
Si fue posible realizar la reserva, se procede a crear una solicitud de anticipo de viaje, solicitando el
dinero necesario para los viticos. Si no es posible confirmar la reserva el viaje se cancela.
Cuando el funcionario completa el formulario de anticipo y tiene la reserva de los tiquetes, lleva la
documentacin ante su jefe inmediato (Jefe de rea) para su revisin y autorizacin. Si el anticipo y
los tiquetes tienen un valor inferior o igual a US$2,500 el jefe lo autoriza inmediatamente. Si el viaje
supera los US$2,500, el documento es revisado y autorizado por el Director del rea. En cualquiera
de los dos casos, el viaje podra no ser autorizado y en ese caso el funcionario debe cancelar la
reserva de tiquetes.
Una vez que la solicitud es aprobada, por el Jefe de rea o por el Director de rea, es enviada a
tesorera. En esta dependencia, un funcionario verifica en el sistema contable que el centro de costo
al que se le est cargando el anticipo y el valor de los tiquetes tenga disponibilidad presupuestal. De
no ser as, se
notifica al funcionario y el viaje es cancelado. Si existe el presupuesto, tesorera procede con la
compra del tiquete y realiza el desembolso del anticipo en la cuenta bancaria del funcionario.

EJERCICIO 6
OBJETIVOS:
Conocer el funcionamiento de los Objetos del Diagrama
Adquirir habilidades de diagramacin

ESCENARIO: EMPRESA SECTOR CONSUMER INDUSTRIAL PRODUCTS AND SERVICES

Instrucciones
Realice el diagrama de proceso en notacin BPMN reflejando el proceso tal cul como est descrito
sin realizar ningn tipo de ajuste o mejora.
Solo asuma que entre tareas hay notificaciones cuando explcitamente se describe notificar, enviar
mensaje, enviar correo o en comunicados entre procesos independientes y empresas independientes.
En caso contrario, asuma que el flujo entre tareas es manual.

EJERCICIO 6: SOLUCIN

CONCLUSIONES

BPMN no es una metodologa, es una notacin grfica.

El modelo de proceso, debe ser preciso, entendible, simple.
La interpretacin del modelo no debe generar errores.
Cada modelador incluye el detalle que considera de relevancia en su modelo de
procesos (nivel de granularidad apropiado).
La actividad de modelado esta conformada bsicamente por dos perspectivas: la
funcional y la tcnica.
El modelo de procesos, debe ir decantando en niveles, mientras incorpora mayores
detalles.
En el modelado de procesos, existen diversas perspectivas: por ejemplo un analista de
negocio, puede modelar un proceso de nivel 0, solo con tres artefactos de la notacin
grfica BPMN: eventos, tareas, y bifurcaciones o gateways, mientra que un arquitecto de
procesos tiene inters en la disponibilidad de un servicios informticos, el manejo de
excepciones, o la utilizacin de servicios de compensacin.
Es recomendable pensar en los KPI como unidades de medida individuales. Cuando se
modela debemos tener en mente el rendimiento.
Es importante conocer el patrn de aprobacin-rechazo y el manejo de loops.

GRACIAS!!!

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BPM

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