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MANUAL DE LA CALIDAD
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NDICE DEL MANUAL DE CALIDAD
Cap. Ttulo
0.
5.1
Compromiso de la direccin
5.2
Enfoque al cliente
5.3
Poltica de calidad
6.1
Provisin de recursos
1.
Objetivo y alcance
2.
Normas de aplicacin
3.
Mapa de procesos
4.2.2 (c)
4.
4.2
Requisitos de la documentacin
5.
Gerencia y recursos
5.1
Funciones, responsabilidades y
comunicacin
5.5
5.3 (e)
5.4
Planificacin
5.6
5.2
5.3
6.2
Recursos humanos
5.4
Infraestructuras
6.3
Infraestructuras
5.5
Ambiente de trabajo
6.4
Ambiente de trabajo
6.
6.1
Presupuestos y contratos
7.2
6.2
7.1
6.3
Compras y subcontratacin
7.4
Compras
6.4
7.5.1
6.5
Identificacin y trazabilidad
7.5.3
Identificacin y trazabilidad
6.6
7.5.4
6.7
7.5.5
6.8
7.6
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NDICE DEL MANUAL DE CALIDAD
medicin
de medicin
7.
Mejora
8.5.1
Mejora continua
7.1
Satisfaccin de cliente
8.2.1
7.2
Auditoras internas
8.2.2
Auditora interna
8.2.3
8.2.4
8.4
Anlisis de datos
8.3
8.5.2
Accin correctiva
8.5.3
Accin preventiva
7.3
7.4
PRESENTACIN DE LA EMPRESA
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Oficina Administrativa.
1. OBJETIVO Y ALCANCE
El presente manual constituye la base para el desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad basado en
las normas ISO 9001:2008 y NCh2728:2002, que tienen como objetivos principales el aseguramiento de
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la calidad de todas las acciones de capacitacin de la empresa Instituto CCASAF EIRL., de cara al cliente
y al alumno, as como el establecimiento de un sistema de trabajo basado en los procesos y la mejora
continua.
El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto CCASAF EIRL., es aplicable a las
actividades que se mencionan a continuacin:
-
Las actividades citadas, por tanto, estn incluidas dentro de los procesos de realizacin de trabajos
definidos en el Mapa de Procesos.
2. NORMAS DE APLICACIN.
El desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad del Instituto CCASAF EIRL., se ha
basado en los fundamentos, conceptos, requisitos y recomendaciones de las siguientes normas:
ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos
ISO 9004:2011
Sistema de Gestin de la Calidad Directrices para la mejora del desempeo
NCh 2728:2003 Organismos Tcnicos de Capacitacin Requisitos.
Adems se han tenido en consideracin las peculiaridades de los procesos propios de la empresa.
Exclusiones:
7.5.2 Validacin de los procesos y prestacin del servicio: ya que los procesos desarrollados por EL
Instituto CCASAF EIRL., pueden ser verificados mediante seguimiento de las actividades e inspecciones
posteriores.
7.5.4 Propiedad del Cliente: El servicio de Capacitacin se entrega en Oficinas y Salas de Clases del
Instituto CCASAF EIRL.
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin: la empresa no cuenta con equipos de
seguimiento y de medicin del servicio.
3. Mapa de Procesos
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El Instituto CCASAF EIRL., ha identificado los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad,
determinando su secuencia e interaccin a travs de la representacin grfica en el Mapa de Procesos
que a continuacin se presenta.
As mismo EL Instituto CCASAF EIRL., en cada caso y tal como aparece reflejado en los procedimientos
asociados o en el Listado de Objetivos e indicadores dispone de la informacin necesaria para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos procesos. A travs de los indicadores establecidos, se realizar la
revisin por la direccin. (Captulo 5.2 del presente Manual)
Las reuniones de revisin por la direccin constituirn el punto clave para el anlisis y seguimiento de los
procesos. En ella se determinarn los recursos necesarios para la operacin eficaz de los mismos, se
identificaran puntos de mejora y se establecern las acciones oportunas para poder corregir y /o
perfeccionar los procesos definidos.
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El mapa de procesos de la empresa podr ser modificado en funcin de la evolucin de las actividades de
la empresa, del propio sistema de gestin de calidad, y como consecuencia de acciones de mejora
continua.
4. DOCUMENTACION DEL SISTEMA
Descripcin:
En este apartado se describe la documentacin que constituye el Sistema de Gestin de la Calidad del
Instituto CCASAF EIRL.
La documentacin que compone el Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto CCASAF EIRL., es la
siguiente:
- Manual de Calidad
- Procedimientos
- Documentacin externa
- Instructivos
- Formatos
La estructura bsica propuesta para el control de dicha documentacin se encuentra en el formato F4.1-1
Relacin de documentos vigentes
As mismo, derivados de la aplicacin de dicha documentacin, y formando parte del sistema documental
del Sistema, estn los Registros, detallados y controlados de acuerdo al formato F4.1-2 Registros del
Sistema de Calidad y en el que se plantea la estructura de su disposicin archivadores.
Cada empleado de la empresa es responsable del cumplimiento de la documentacin aplicada a su
trabajo. El responsable de la ejecucin de los cursos responde por la aplicacin de las instrucciones,
normas tcnicas aplicables, especificaciones y documentos legislativos de su mbito de aplicacin.
A travs del procedimiento P4.1 Control de documentos y registros la otec establece la sistemtica
utilizada para la elaboracin, el control y el archivo de los documentos y registros del Sistema de Gestin
de la Calidad, asegurando que:
a. En todos los puntos que se llevan a cabo operaciones fundamentales para el funcionamiento
efectivo del SGC, se dispone de las ediciones actualizadas de los documentos apropiados,
legibles y fcilmente identificables.
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b. No se hace uso inadecuado de la documentacin no vlida u obsoleta, retirndola de todos los
puntos de uso o distribucin en el menor plazo posible y procediendo a su destruccin.
Procedimientos
Control de la Documentacin y Registro
Documentos/Registros
Relacin de documentos vigentes
Cdigo
P4.1
Formato
F4.1-1
Archivo
Archivo de la
Calidad
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Registros del sistema de calidad
F4.1-2
F4.1-3
F4.1-4
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
5. GERENCIA Y RECURSOS
5.1 FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIN
Descripcin:
La Alta Direccin del Instituto CCASAF EIRL., define en el presente apartado las funciones y
responsabilidades en materia de calidad para los distintos niveles de la empresa establecidas para
desarrollar, implantar y mantener de forma eficaz el Sistema de Gestin de la Calidad.
En los posteriores captulos del Manual, se realiza una mayor definicin de responsabilidades a medida
que van definindose las diferentes actividades derivadas de la implantacin del Sistema de Gestin de la
Calidad.
La difusin del presente Manual, as como la implantacin eficaz del Sistema de la Calidad constituyen la
evidencia de la transmisin de las responsabilidades a cada uno de los implicados.
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COMUNICACIN
El responsable de la Calidad del Instituto CCASAF EIRL., realiza las siguientes actividades de
comunicacin del sistema de gestin de calidad.
-
Coloca informacin de esta materia, incluyendo la Poltica de Calidad, en los diferentes paneles
existentes en la empresa
Para cualquier consulta relacionada con el sistema de Gestin de la Calidad, el Responsable de
Calidad est a disposicin de quien lo requiera.
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-
Semestral
X
Anual
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Para el desarrollo de estas revisiones se dispondr de la informacin necesaria para permitir el correcto
anlisis de la situacin y en consecuencia la adecuada toma de decisiones. La informacin ser recopilada
y preparada por el encargado de la Otec, deriva de las siguientes fuentes:
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En las acciones de seguimiento y Revisin por la Direccin se tendr en cuenta las previsiones de
cambios que pudieran producirse por cambios de estrategia de la empresa o por cambio de normas o
leyes aplicables.
Como evidencia de este seguimiento y revisin, los resultados y decisiones derivadas de la revisin por la
Direccin, quedarn en el formato F5.2-1 Acta de Revisin por la Direccin
Operaciones/Tareas a realizar
Responsable
Establecimiento y revisin de los objetivos de la calidad.
Encargado de la Calidad
Anualmente y dirigidos siempre hacia el compromiso de mejora
continua adoptado por la Otec, se establecen los objetivos de calidad,
coherentes con la Poltica de Calidad.
El establecimiento de dichos objetivos, estar basado en la
informacin recopilada en el sistema en los procesos del ao anterior
a travs de indicadores (Capitulo 7.3, Seguimiento y medicin de los
procesos).
Para su posterior seguimiento y evaluacin, los objetivos sern
medibles, utilizando los correspondientes indicadores. Si se percibe
que los indicadores son inadecuados en la revisin por la Direccin
se modificaran. La informacin de los clientes y/o participantes deben
ser parte de los indicadores de la empresa, por lo que forman parte
de este anlisis, apoyndose en la informacin recopilada en el
formato F7.1-2 Encuesta de satisfaccin del cliente.
Para cada objetivo se definirn las acciones necesarias, los
responsables y plazos para conseguirlos, quedando reflejados en el
formato F5.2-1 Acta de Revisin por la Direccin. Igualmente los
objetivos quedarn establecidos en el documento Listado de
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objetivos e indicadores correspondiente al presente ao.
Los objetivos se revisarn cada vez que se realice una revisin por la
direccin, en caso que no se cumplan se revisarn las causas y
establecern nuevas metas.
Operaciones/Tareas a definir
Responsable
Determinacin de recursos humanos y materiales necesarios para el Gerente General
cumplimiento de requisitos.
En funcin de previsiones de la propia empresa (planes futuros de la
empresa u ofertas solicitadas por clientes), as como de la aparicin
de nuevas exigencias, tanto por parte del cliente, como por parte de
legislacin o normativa, se definirn los recursos necesarios para el
cumplimento de los requisitos, referidos a:
- Contratacin de nuevo personal
- Capacitacin del personal
- Adquisicin y/o arriendo de nuevos equipos, etc.
- Adquisicin y/o arriendo de nuevas infraestructuras: edificios,
gimnasios.
- Arriendo y/o Adquisicin de medios de transportes.
Establecimiento y seguimiento del Programa de Capacitacin.
Encargado de la Calidad o
Gerente
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Operaciones/Tareas a realizar:
Seguimiento y evaluacin de proveedores
Responsable
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como aceptables o no aceptables, pueden tenerse en cuenta otros
criterios aportados por el propio Comit de Calidad, que ser preciso
dejar constancia en el correspondiente acta de reunin.
Determinacin del Programa anual de Auditoras
Anualmente en una de las reuniones de revisin por la Direccin el
Encargado de la Calidad, propone el Programa anual de Auditoras
internas a realizar a lo largo del ao para su aprobacin, de acuerdo a
su disposicin y consideraciones.
El desarrollo de las auditorias internas se lleva a cabo de acuerdo a lo
establecido en el correspondiente procedimiento P7.2 Auditoras
internas.
Encargado de la Calidad o
Gerente
Encargado de la Calidad o
Gerente
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por la Direccin, como en el informe de NC correspondiente.
Otras acciones correctivas/preventivas
As mismo, derivado de otros posibles temas tratados en la reunin,
como puede ser el seguimiento de los indicadores establecidos, el
anlisis de informacin aportada por el cliente, sugerencias realizadas
por el personal, en las reuniones de seguimiento y revisin por la
Direccin, se decidir la puesta en marcha de otras acciones dirigidas
a mejorar situaciones o bien a corregir No Conformidades
potenciales.
Encargado de la Calidad o
Gerente
Documentos / Registros:
Formato
F5.2-1
Archivo
Archivo del
Gerente
Archivo del
Gerente
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Operaciones/Tareas a realizar:
El Encargado de la Calidad mantiene identificada y actualizada la informacin
relativa a la educacin formal, habilidades, experiencia laboral y Capacitacin
de todo el personal, recogida en el formato F53.2-1 Ficha individual de
Capacitacin.
Responsable
Encargado de la
Calidad
Gerente General y
de Administracin
y Finanzas
Encargado de la
Calidad o Gerente
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Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Encargado de la
Calidad
Encargado de la
Calidad o Gerente
Procedimientos:
Cdigo
Procedimiento de Capacitacin
P5.3-1
Documentos / Registros:
Formato
F53.1-1
Archivo
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Ttulos profesionales
Archivo de la
Calidad
5.4 Infraestructuras
Descripcin:
El objetivo de este apartado es asegurar el buen estado de los equipos utilizados en el desarrollo de las
actividades, as como de las instalaciones y servicios de la empresa que pueden afectar a la calidad de los
cursos de la empresa.
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Se entender por equipo de trabajo cualquier mquina, aparato o herramienta utilizada en la ejecucin de
un curso, o en las actividades auxiliares para ello.
Igualmente, el trmino instalaciones incluye aquellos talleres y oficinas que la Otec, utiliza como apoyo al
desarrollo de su actividad.
Uno de los factores bsicos que condiciona el "buen estado" de los equipos e instalaciones de la OTEC,
es el buen uso de los mismos bajo los adecuados criterios de orden y limpieza en las diversas
operaciones.
Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Gerente General
Encargado de la Otec
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Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Encargado de la Otec
Por otro lado, es responsabilidad del Encargado de la Otec comprobar que los
equipos utilizados se encuentran en las adecuadas condiciones.
Encargado de la Otec
Encargado de la
Calidad o Gerente
Documentos / Registros:
Formato
Archivo
Inventario de Equipos
F6.8-1
Archivo de la
Calidad
Ficha de equipo
F6.8-2
Archivo de la
Calidad
Ejecucin de los cursos, bajo las condiciones y normas de utilizacin de los materiales,
herramientas y equipos.
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Cumplimiento de la legislacin y normativa aplicable, principio bsico que rige el sistema de gestin
de la calidad de la empresa, tal y como se expresa en la Poltica de la Calidad.
En ambos casos, el control de estas condiciones se realiza tal y como se detalla en el captulo 6
Realizacin de los trabajos del presente Manual.
6. Realizacin de los trabajos
Descripcin:
Este captulo describe las actividades que se realizan para la ejecucin de cursos. Por las mltiples
actividades que se realizan, se ha dividido en varios apartados:
Actividades operativas:
6.1 Diseo y Desarrollo
6.2 Compras y Subcontratacin
6.3. Ejecucin y Control de los cursos
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Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Encargado de la
Otec o Gerente
materiales,
equipos,
Gerente
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Este apartado slo se aplica a materiales, equipos, servicios y subcontrataciones cuyo impacto en la
calidad final del curso sea relevante.
Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Gerente /
Encargado de Otic
Gerente /
Encargado de Otic
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Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Procedimientos:
Cdigo
Compras
P6.2-1
Documentos / Registros:
Formato
Recepcin no conforme
F62.1-5
F62.1-6
rdenes de Compra
Facturas de compras
Certificados de materiales (cuando sea un requisito),
Instrucciones de uso y/o mantenimiento de equipos (si existen)
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Archivo
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
Calidad
Archivo de la
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Documentos / Registros:
Formato
Archivo
Archivo de la
Calidad
Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Gerente /
Para ello, se informa mediante radio y diarios locales las fechas de inicio de los cursos, Encargado de Otec
los futuros participantes se inscriben.
Encargado de
Otec.
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Documentos / Registros:
Formato
Ejecucin de Curso
Archivo
Archivo de la
Calidad
P6.3
Operaciones/Tareas a realizar:
Responsable
Identificacin y Trazabilidad:
El encargado de la Otec, establecer y mantendr un mtodo que permita identificar por
medios apropiados, los materiales documentos, servicios y equipos durante las etapas
del proceso de capacitacin, as como controlar la trazabilidad y su estado de
seguimiento y medicin.
Documentos / Registros:
Formato
P6.4
Encargado de
Otec.
Archivo
Archivo de la
calidad
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El OTEC preserva la conformidad del producto durante los diferentes procesos internos y la entrega al destino
previsto. La evidencia de este requisito queda en plasmado en los respaldos magnticos de todo el SGC y del
cliente, lo cual se realiza cada vez que se adjudica un programa y se da por finalizado en CD. Esta etapa es
realizada por el Gerente General u otra miembro de la organizacin designado por el. Las copias son guardadas
en un Lugar definido por el Gerente General, quedando una copia en propiedad del Gerente General. Los
documentos que solo estn en papel, son preservados, por ahora, en los respetivos archivadores en la
organizacin. El resguardo se realiza hasta realizado el proceso de renovacin anual de certificacin o hasta que
el cliente o SENCE. La documentacin que se ocupara en las actividades de capacitacin estar en resguardo del
Encargado de Capacitacin, previo a la entrega.
7. Otros Requisitos
Descripcin:
La organizacin cuenta con la infraestructura adecuada para el desarrollo de sus actividades de capacitacin.
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Esta es arrendada y supervisada por los organismos competentes. Toda la documentacin legal necesaria para el
desarrollo de sus actividades es mantenida al da y es actualizada por el Gerente General.
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8. Certificacin