Estructuras organizacionales y Direccin de Proyectos: Un desafo

constante
por: Jorge Valds Garciatorres, PMP, ITIL

http://www.tenstep.com.ec/dis/tsecu/TenS_estructuras_organizacionales_y_direccion_de_

Tomando en cuenta que todas las organizaciones, sin importar su giro u objeto social,
desarrollan proyectos es importante tomar en cuenta la influencia que cada forma de
estructurar una empresa presenta en la ejecucin del proyecto, sin duda, cada una de estas
estructuras presenta desafos distintos para las iniciativas o proyectos que se llevan a cabo, me
explico:
Organizaciones Funcionales
La organizacin funcional es quizs la ms tradicional y la ms comn. En ella, existe un gerente
asignado a desarrollar una funcin especfica, por ejemplo: Produccin, Finanzas, Contabilidad,
Recursos Humanos, etctera. En este tipo de organizacin la mxima autoridad para cada
funcin es el gerente. Cuando un rea funcional tiene que desarrollar un proyecto,
habitualmente una persona es separada del equipo funcional y le es asignada la gerencia del
proyecto.
Tomando en cuenta lo anterior, considero que los principales retos para el gerente de un
proyecto de estas caractersticas, giran alrededor de dirigir a un grupo de trabajo sin contar con
la autoridad formal sobre ste (pues la autoridad formal sobre el equipo de trabajo la mantiene
el gerente funcional) y adems ofrecer resultados en su trabajo cotidiano (el funcional, pues
rara vez es asignado de tiempo completo al proyecto). Est demostrado que entre mayor
tiempo dedique un gerente de proyecto a cada proyecto que realiza, se reducen las
probabilidades de fracaso. En este tipo de estructura, el gerente de proyecto normalmente
mantiene su responsabilidad funcional y eso provoca que descuide el proyecto (ya que ste se
considera una asignacin secundaria)
En cuanto al equipo de trabajo, considero que los desafos estn alrededor de asimilar la
dinmica que se vive en un proyecto; ya que puede ser difcil reconocer como lder o gerente, a
una persona que tiene tu mismo nivel jerrquico o incluso niveles menores. Adems, en el
mismo caso que el gerente de proyecto, al colaborar en un rea funcional, tienen trabajo
funcional que atender cotidianamente y adems necesitan contribuir con lo que se espera de
ellos en el proyecto que est corriendo. Esto puede ser muy estresante para todos los
participantes si no existen guas claras de trabajo (definidas y aceptadas de comn acuerdo con
la gerencia funcional), que permitan establecer las prioridades.
Organizaciones Matriciales
Ciertamente trabajar en una organizacin matricial siempre ofrece una gama mayor de desafos
para el personal como para el gerente de proyectos y adems, al gerente funcional.
Veamos primero al gerente de proyecto, que tiene autoridad limitada para "gobernar" sobre los
miembros asignados a su equipo de trabajo. Esta situacin no es muy cmoda pues, sabemos
que el ser humano siempre se buscar su comodidad, por lo que en muchos casos, el personal

del proyecto se acercar con quien se sienta menos exigido y ms relajado. Eso puede ir en
detrimento de los resultados que se esperan del proyecto.
En cuanto al equipo de trabajo, hace aproximadamente un siglo, Henry Fayol escribi sus 14
principios de la administracin, uno de los cuales habla de la Unidad de Mando; en donde
advierte que toda persona debe tener un solo jefe, de lo contrario puede haber serios conflictos.
Dado que una organizacin matricial "viola" este principio universal de la administracin,
requiere que todo el equipo de trabajo incluidos los gerentes (de proyecto y funcional) estn
muy bien comunicados y coordinados de manera que se evite al mximo el conflicto. En este
sentido es conveniente desarrollar marcos de referencia que permitan saber a todos los
participantes quien ser el encargado de autorizar vacaciones, das econmicos, la asignacin
de trabajo, la priorizacin del mismo, etc.
Organizaciones orientadas a proyectos (tambin conocidas como Proyectizadas)
Este tipo de organizacin es muy comn en organizaciones que ofrecen servicios de consultora,
en donde tienen grupos de expertos en distintos temas. Cuando surge un proyecto, ya sea
interno o con alguno de sus clientes, identifican las reas de especialidad necesarias y
conjuntan al grupo de expertos que mejor pueda contribuir al desarrollo del proyecto.
Como en los casos anteriores, este tipo de estructuracin de las organizaciones ofrece tambin
diversos desafos que deben ser reconocidos por el gerente de proyecto y por los miembros del
equipo de manera que las situaciones que puedan presentarse no representen sorpresas y en
caso de presentarse puedan ser atendidas de forma proactiva.
En una organizacin orientada a proyectos quizs el mayor reto es el de integrar y conformar a
un grupo de personas para que trabaje como un equipo. Dado que este tipo de estructuras es
ms dinmico, normalmente los proyectos son desmantelados al final y los miembros del equipo
de trabajo pueden ser asignados a otro grupo de gente con el que nunca han colaborado.
Esto requiere de altos niveles de reisiliencia (Capacidad de ser flexible y adaptarse rpidamente
a un entorno cambiante) en el personal de la empresa de manera que rpidamente puedan
alcanzar altos niveles de productividad, de lo contrario los resultados del proyecto se vern
impactados.