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documental de expediente
Cludia Cavaco Henriques CCDRAlentejo
Caso de Sucesso
(CCDRAlentejo - Servio Perifrico da administrao direta do Estado,
dotados de autonomia administrativa e financeira)
Factos e Nmeros
Componente Financeira
Soluo Tecnolgica
Lies Aprendidas
Em mdia, cada trabalhador, perde 12% do seu tempo procura de documentos na secretria ou no
arquivo.
90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia esto misturados com outros documentos.
80% dos documentos manuscritos nunca mais so consultados.
50% de todos os documentos no nosso arquivo so duplicados ou encontram-se desatualizados.
30% a 40% de todos os registos de informao podem ser imediatamente digitalizados permitndo a
destruio do seu original.
O tempo dispendido na gesto de documentos representa uma das 10 atvidades que mais tempo
consome numa organizao.
15% dos documentos manuseados perdem-se.
7.5% de todos os documentos que se perdem so irrecuperveis e 3% esto mal arquivados.
Em mdia cada documento copiado 9 vezes.
A CCDRA, a exemplo de muitos outros organismos estatais, dispe de um servio, com funes de
Expediente, que formaliza a receo e o envio dos documentos, trocados entre a organizao e o exterior.
O problema colocado o de responder efcazmente aos desafos da gesto de todo o enorme fuxo de
documentos fsicos, recebidos pelo correio tradicional, de documentos eletrnicos, recebidos por email, ou
de faxes.
O apoio de ferramentas informtcas adequadas, capazes de gerir todos os fuxos envolvidos, e que permitam a desmaterializao digitalizao de documentos em suporte de papel - a fm de facilitar a respetva
visualizao para efeitos de consulta ou de aprovao, pode revelar-se da maior utlidade.
Criar uma plataforma tecnolgica, de utlizao simples e integrada, que permite a gradual substtuio
dos documentos em papel e processos administratvos associados, por um sistema eletrnico que
faculte a digitalizao, encaminhamento, despacho, notfcao e preparao de indicadores de suporte
deciso, de toda a documentao entrada, sada e processada por cada unidade orgnica da CCDR
Alentejo;
Melhorar a comunicao interna.
O SGD foi projetado e inicialmente desenvolvido em parceria com a MoreData, em 2010 (Alfresco
Community);
Numa segunda fase com a Primesof, em 2012 (Alfresco Enterprise);
Atualmente com a colaborao da Universidade de vora (2013).
uma aplicao que ainda contnua em desenvolvimento, pois evolutva
TTULO DA APRESENTAO
COMPONENTE FINANCEIRA
OPEN SOURCE
Investmento inicial em sofware OSS
100.000 + IVA
1 informtco + 1 coordenador
Workflow
MetaDados
Rastreabilidade
TTULO DA APRESENTAO
LESSONS LEARNED
Aspetos positivos:
Desmaterializao de processos;
Ganhos de eficcia e eficincia (fazer mais com menos recursos);
Reduo dos tempos de acesso documentao e consequente reduo
dos tempos de resposta;
Reduo da necessidade de espao fsico para arquivo;
Oportunidades de melhoria:
Relatrios de apoio gesto;
Implementao da assinatura digital;
Obrigatoriedade de classificao documental (de acordo com a MEF).