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Resumo
Aborda as interconexes entre a gesto da informao e a gesto do conhecimento para o
gerenciamento dos fluxos informacionais. A partir de uma reviso de literatura de modo a obter um
embasamento que permita aclarar essa questo. Apresenta as peculiaridades que envolvem a gesto
dos fluxos formais [gesto da informao] e dos fluxos informais [gesto do conhecimento], bem como
os fatores que propiciam uma melhor compreenso no que tange ao foco da gesto da informao e da
gesto do conhecimento. O gerenciamento eficiente dos fluxos informacionais demanda a necessidade
de se implantar a gesto da informao e do conhecimento para sua real efetividade. Evidencia-se que
esses dois modos de gesto se inter-relacionam de tal forma que, na ausncia de uma a outra afetada,
repercutindo diretamente na gesto dos fluxos de informao e, assim, na capacidade de a organizao
gerar conhecimento e tomar decises com diferencial competitivo.
Palavras-chave: Fluxos de Informao. Fluxos Informacionais. Gesto da Informao. Gesto do
Conhecimento. Ambientes Organizacionais.
Abstract
Discusses the interconnections between information management and knowledge management for the
managing of information flows. Starting at a literature review to obtain a grounding that allows clarify
this question. Presents the peculiarities involving the formal flows management [information
management] and informal flows management [knowledge management], as well as factors that
provide a better understanding in regard to the focus of information management and knowledge
management. The efficient information flows management demands the need to deploy the information
and knowledge management to its true effectiveness. We can see that these two modes of management
are interrelated such that, in the absence of a, the other is affected, directly impacting the information
flows management and thus in the organization capacity to create knowledge and make decisions with
competitive differential.
Keywords: Flows of Information. Informational Flows. Information Management. Knowledge
Management. Organizational Environments.
1 INTRODUO
A dinmica dos fluxos informacionais determinante para a efetividade das aes
organizacionais, tendo em vista que so imbricados aos processos, atividades e tarefas
realizadas nesse contexto, tanto no mbito formal quanto informal. Nessa perspectiva,
ressalta-se a importncia dos processos relacionados gesto da informao (GI) e a gesto do
conhecimento (GC).
Esses dois modelos de gesto caracterizam-se como *...+ processos complexos,
elusivos e de difcil observao (BARBOSA 2008, p. 15). Em razo disso, geralmente, no h
uma compreenso clara sobre qual processo est ocorrendo, ou seja, no se sabe ao certo
quando comea ou termina a GI e a GC. Essa complexidade ocorre porque algumas aes so
integradas, visando assegurar dinmica necessria aos dados, informao e conhecimento.
Nesse contexto, o reconhecimento dos processos e tarefas que perpassam a gesto da
informao e a gesto do conhecimento fundamental para compreender suas distines e
aproximaes, evidenciando-as como modelos de gesto que esto em constante interao.
Ressalta-se que quanto mais se planejar as aes voltadas dinmica dos fluxos, mais o
ambiente organizacional estar preparado para suprir as necessidades de informao e
conhecimento.
Dessa forma, objetiva-se compreender como alguns tericos vm tratando as
conexes existentes entre a gesto da informao e a gesto do conhecimento no que se
refere s respectivas participaes no que tange ao gerenciamento dos fluxos informacionais.
Para tanto, parte-se de uma reviso de literatura de modo a obter um embasamento que
permita aclarar essa questo.
2 FLUXOS INFORMACIONAIS
Os ambientes organizacionais possuem uma relao necessria e constante com os
fluxos de informao. Essa relao direta porque envolve todos os processos desenvolvidos
pelos sujeitos organizacionais, ou seja, so indissociveis de tais fluxos. Considerando esse
imbricamento, Valentim (2010, p. 17) explica que os fluxos de informao so produzidos pelas
prprias pessoas e setores de uma organizao, em um processo naturalmente conduzido a
partir das atividades, tarefas e decises realizadas.
Evidencia-se que os fluxos de informao so inerentes prpria dinmica
organizacional, porquanto podem ser mapeados, reconhecidos, caracterizados e explorados
sob a tica do ambiente informacional (DAVENPORT; PRUSAK, 1998) que, por sua vez, sofre a
influncia advinda da dinmica desses fluxos.
Valentim (2010, p. 17) destaca que Os fluxos informacionais trafegam com dados e
informao, de modo a subsidiar a construo de conhecimento nos indivduos
organizacionais, objetivando uma ao. Tambm no que tange aos fluxos informacionais,
Garcia e Fadel (2010b, p. 218-219) conceituam:
[...] um fluxo informacional como sendo um canal tangvel ou intangvel,
formal ou informal , permanente ou espordico, constante ou intermitente
constitudo pela circulao de informaes que fluem de uma
determinada origem, geralmente um suporte/indivduo em sentido a um
destino de armazenamento/processamento, podendo ocorrer a reverso
desse fluxo at que os objetivos inicialmente estabelecidos sejam atingidos.
Tal concepo demonstra que no fcil explicar o que de fato constitui um fluxo de
informao. Rodrigues e Blattmann (2011, p. 47) conceituam os fluxos de informao de forma
Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 4, n. 2, p. 19-33, jul./dez. 2014.
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objetiva: *...+ podem ser entendidos como as etapas que compreendem os momentos de
interao e transferncia da mensagem entre um emissor e um receptor.
Observa-se que devido s influncias de correntes que despontaram o termo, as
concepes sobre fluxos de informao no mbito da Cincia da Informao, geralmente, se
apoiam nas teorias de informao e comunicao de Shannon e Weaver (1963) e de McLuhan
(1967), as quais possuem a ideia central de que a informao se constitui em um elemento
[mensagem] que percorre [fluxo] entre um emissor e um receptor.
No que tange a sua constituio em ambientes organizacionais, segundo Valentim
(2010, p. 14) os fluxos informacionais so constitudos por pelo menos trs nveis
organizacionais: o estratgico, o ttico e o operacional, os quais esto relacionados com aes
vinculadas s atividades e tarefas distintas. Alm disso, a mesma autora destaca que h
diferentes graus de complexidade, enquanto o nvel estratgico enfoca as aes de longo e
mdio prazo, o nvel ttico se volta s questes gerenciais de mdio e curto prazo, e o nvel
operacional se aproxima dos procedimentos que subsidiam as aes de curto prazo.
Quanto ao valor dos fluxos informacionais para as organizaes, estes so
compreendidos como insumo gerao de conhecimento e tomada de deciso
(DAVENPORT; PRUSAK, 1998; CHOO, 2006). Nessa mesma perspectiva, Zabot e Silva (2002, p.
67) enfatizam a importncia do comprometimento humano como fator intrnseco da relao
entre os fluxos de informao e a gerao de conhecimento. Essa percepo compreende a
existncia dos fluxos de informao em um nvel de complexidade que envolve o sujeito
organizacional e a informao, cuja relao influenciada pela prpria cultura e estrutura do
ambiente.
Em decorrncia da sua prpria natureza e dinmica, os fluxos informacionais podem
ser formais ou informais. Valentim (2010, p. 20) compreende os fluxos formais [estruturados]
como aqueles advindos da prpria estrutura organizacional, ou seja, so relacionados aos
processos, atividades e tarefas desenvolvidas que, por sua vez, so baseados em padres,
normas, procedimentos e especificaes claras, alm disso, se apresentam de forma registrada
em diferentes suportes (papel, digital, eletrnico). Por outro lado, os fluxos informais [no
estruturados] so provenientes de vivncias e experincias dos sujeitos organizacionais, ou
seja, so imbricados s relaes humanas no contexto organizacional, e ocorrem apoiados na
aprendizagem organizacional e no compartilhamento de conhecimento.
Na prtica nem sempre os fluxos informacionais esto disponveis no formato e no
tempo adequado para as aes organizacionais, uma vez que muitas vezes se encontram
dispersos, fragmentados ou mal estruturados. Como os ambientes organizacionais esto
propensos a isso, ressalta-se a importncia de se ter uma gesto voltada aos fluxos
informacionais, isto , necessria a interferncia organizacional para com os fluxos
informacionais, de modo que estes posam de fato subsidiar a gerao de novos
conhecimentos (GARCIA; FADEL, 2009, p. 498).
Para gerenciar esses fluxos informacionais, quer formais ou informais,
necessrio realizar algumas aes integradas objetivando, prospectar,
selecionar, filtrar, tratar e disseminar todo o ativo informacional e
intelectual da organizao, incluindo desde documentos, bancos e bases de
dados etc., produzidos interna e externamente organizao at o
reconhecimento individual dos diferentes atores existentes na organizao
(VALENTIM, 2002, p. 1).
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Nessa perspectiva, valido ponderar as peculiaridades que envolvem esses dois modelos de
gesto para compreender as suas determinaes no que tange aos fluxos informacionais.
3 GESTO DA INFORMAO
Diante da complexidade que envolve a informao, a gesto da informao
responsvel por atender as necessidades e demandas informacionais dos sujeitos
organizacionais, em uma dinmica contnua.
Em termos conceituais Ponjun Dante (2004, p. 17-18) explica que a gesto da
informao refere-se a um:
[...] processo mediante o qual se obtm, implementam ou utilizam recursos
bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiais), para manusear
informao internamente e para a sociedade a que serve. Tem como
elemento bsico a gesto do ciclo de vida deste recurso e ocorre em
qualquer organizao [...] O processo de gesto da informao deve ser
avaliado sistemicamente em diferentes dimenses e o domnio de sua
essncia permite sua aplicao em qualquer organizao.
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McGee e Prusak
(1994, p. 108)
Identificao de
necessidades e
requisitos de
informao;
Classificao e
Armazenamento
de informao;
Coleta/entrada
de informao;
Tratamento e
apresentao da
informao;
Desenvolvimento
de produtos e
servios de
informao;
Distribuio e
disseminao de
informao;
Anlise e uso da
informao.
Davenport e Prusak
Beal
(1998, p. 175)
(2004, p. 29)
Determinao
Identificao de
das exigncias;
necessidades e
Obteno;
requisitos;
Distribuio;
Obteno;
Utilizao.
Tratamento;
Armazenamento;
Distribuio;
Uso;
Descarte.
Valentim
(2004, p. 1)
Identificar
demandas/
necessidades de
informao;
Mapear e
reconhecer fluxos
formais;
Desenvolver a
cultura
organizacional
positiva em
relao ao
compartilhamento
/ socializao de
informao;
Proporcionar a
comunicao
informacional de
forma eficiente,
utilizando
tecnologias de
informao e
comunicao;
Prospectar e
monitorar
informaes;
Coletar, selecionar
e filtrar
informaes;
Tratar, analisar,
organizar,
armazenar
informaes,
utilizando
tecnologias de
informao e
comunicao;
Choo
(2006, p. 404)
Identificao das
necessidades de
informao;
Aquisio da
informao;
Organizao e
armazenamento
da informao;
Uso da
informao;
Distribuio da
informao;
Desenvolvimento
de produtos e
servios da
informao.
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24
25
Terra
(2001, p. 83)
Fatores
estratgicos e o
papel da alta
administrao;
Cultura e valores
organizacionais;
Estrutura
organizacional;
Administrao de
recursos
humanos;
Sistemas de
informao;
Mensurao dos
resultados;
Aprendizado do
ambiente.
Probst, Raub e
Romhardt
(2002, p. 36)
Identificao;
Preservao;
Uso;
Compartilhament
o/ distribuio;
Desenvolvimento;
Aquisio.
Rossato
(2002, p. 20)
Valentim
(2004, p. 1)
Ativos intangveis;
Capital
intelectual;
Capital de
relacionamento;
Capital estrutural;
Internalizao;
Socializao;
Externalizao;
Combinao;
Operacionalizar;
Compartilhar;
Conceituar;
Sistematizar;
Ambiente;
Estratgia;
Tecnologia;
Competncias.
Identificar
demandas /
necessidades de
conhecimento;
Mapear e
reconhecer fluxos
informais;
Desenvolver a
cultura
organizacional
positiva em
relao ao
compartilhamento
/ socializao de
conhecimento;
Proporcionar a
comunicao
informacional de
forma eficiente,
utilizando
tecnologias de
informao e
comunicao;
Criar espaos
criativos dentro da
corporao;
Desenvolver
competncias e
habilidades
voltadas ao
negcio da
organizao;
Criar mecanismos
de captao de
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conhecimento,
gerado por
diferentes pessoas
da organizao;
Desenvolver
sistemas
corporativos de
diferentes
naturezas, visando
o compartilhamento e uso de
conhecimento;
Fixar normas e
padres de
sistematizao de
conhecimento;
Retroalimentar o
ciclo.
DO
CONHECIMENTO
APLICADAS
AOS
FLUXOS
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Trabalha essencialmente
com os fluxos formais
Fonte: Adaptado de Valentim (2002, p. 5-6)
Embora esses dois modelos de gesto tenham em comum o fato de tirar proveito dos
fluxos informacionais existentes na organizao, se distinguem quanto aos seus respectivos
focos. Em relao a isso, Hoffmann (2009) evidencia alguns pontos bsicos, como
demonstrado no Quadro 4.
Quadro 4 - Relao entre gesto da informao e do conhecimento
Gesto da
Gesto do
Caractersticas
Informao
Conhecimento
Informao
ou
conhecimento Conhecimento tcito, aprendizagem e
Foco
explicitado
competncias individuais
Organizao
e
tratamento
da Descoberta,
criao
e
Processos
informao
compartilhamento do conhecimento
Capital intelectual, ativos intangveis,
Conceitos
Sistemas de informao, gesto
aprendizagem,
competncias,
Relacionados
eletrnica de documentos
inteligncia organizacional
Aplicao
Facilitado
Dificultado pela complexidade
Mais
dependente
da
cultura
Mais dependente das tecnologias de
Influncias
organizacional
e
estratgias
informao e comunicao
organizacionais
Fonte: Hoffmann (2009, p. 32)
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6 CONSIDERAES FINAIS
Os fluxos formais e informais so importantes para assegurar as aes e viabilizar as
adaptaes de processos, atividades e tarefas organizacionais. Nessa perspectiva,
importante reconhecer que a relao entre ambos impulsionada por um processo de
retroalimentao contnua a partir das aes praticadas pelos sujeitos organizacionais.
O gerenciamento eficiente dos fluxos informacionais demanda a necessidade de se
implantar a gesto da informao e do conhecimento para sua efetividade. Evidencia-se que
esses dois modos de gesto se inter-relacionam de tal forma que, na ausncia de uma a outra
afetada, repercutindo diretamente na capacidade de a organizao gerar conhecimento e
tomar decises com diferencial competitivo.
Evidencia-se que as interconexes entre a gesto da informao e a gesto do
conhecimento para o gerenciamento dos fluxos informacionais so reais, independentemente
do tipo de organizao, uma vez que os fluxos formais se constituem no objeto de ao da GI e
os fluxos informais se constituem no objeto de ao da GC. A literatura analisada demonstra
claramente essas relaes, bem como evidencia que os fluxos dependem de aes
sistemticas de GI e GC para efetivamente cumprirem seu papel em ambientes
organizacionais.
Gerenciar os fluxos formais por meio da GI e os fluxos informais por meio da GC
fundamental para que os sujeitos organizacionais possam usufruir os benefcios que estes
propiciam, quais sejam: melhor compreenso das mudanas que ocorrem, tanto no ambiente
interno quanto externo; maior segurana para tomar decises; maior capacidade para gerar
conhecimento voltado inovao; maior facilidade de acesso, uso e reuso de dados,
informaes e conhecimentos; melhor condio para a aprendizagem e o compartilhamento
de ideias e conhecimento; entre outros.
O gerenciamento dos fluxos informacionais significativo para a eficcia da
comunicao organizacional, uma vez que esta influi positivamente na compreenso do
ambiente, das decises tomadas e das aes realizadas. Quando os fluxos no so bem
gerenciados, afetam diretamente a comunicao trazendo ambiguidade ao ambiente
organizacional, bem como dificultam as interaes entre os sujeitos organizacionais. Ainda em
relao comunicao organizacional, destaca-se que os fluxos formais e informais so
Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 4, n. 2, p. 19-33, jul./dez. 2014.
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essenciais para gerar a confiana necessria entre os distintos setores e pessoas, uma vez que
os dados, informaes e conhecimentos perpassam todos os nveis hierrquicos, resultando
em mais qualidade e produtividade aos processos organizacionais desenvolvidos.
Ressalta-se que mesmo a literatura apresentando os principais processos que
favorecem a gesto dos fluxos informacionais, pode-se afirmar que no existe um
padro/regra a ser seguido e que possa ser aplicado a todas as organizaes. Primeiramente
porque a gesto nesse mbito de difcil similaridade e carregada de abstraes e, em
segundo, porque cada organizao possui uma identidade nica, o que significa que envolve
aes de acordo com o contexto organizacional, ou seja, dependente da cultura e da
comunicao informacional que, por sua vez, influem nos processos organizacionais e nas
interconexes entre a gesto da informao e a gesto do conhecimento.
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