TAREA NÚMERO 07

Encuesta para determinar el nivel de Planeamiento de los

sistemas informáticos
EMPRESA “OPTICA ALFA”

Contacto: Opt. Eduardo Tafur Arroyo (Gerente y dueño)

La entrevista fue realizada al administrador de la empresa arriba mencionado. Es una

empresa dedicada a la Optometría, vale decir, realiza el servicio de confección y venta
de monturas, cristales y lentes de contactos a los clientes que llegan a la tienda con su
receta médica expedida por un oftalmólogo.

A continuación, hago resumen a las respuestas brindadas por el Sr. Tafur, de acuerdo
al rol de preguntas proporcionado por el docente:

1. Conocimiento del proceso de planeamiento de la organización:

1. Planeación:

1. Cuál es el compromiso en la organización respecto al proceso de planeación?

No cuenta con un documento donde se detalle o haga mención de un planeamiento

estratégico. Todas las formas administrativas realizadas son empíricas y que han sido
transmitidas a todos los empleados, a quienes se les traza metas a mediano y corto
plazo, los que cumplen a cabalidad.

2. Quién o quiénes son los responsables del planeamiento?

Viéndolo desde el punto de vista objetivo, es el propio dueño quien hace las normas y
reglas de juego dentro de su negocio. Por otro lado, desde el punto de vista
administrativo, no hay responsable.

3. Quienes deben participar en el proceso de planeamiento?

Cada uno de los trabajadores de la óptica.

4. Cómo se busca el compromiso institucional?

A base de incentivos personales y económicos. Hay cierta fidelidad de sus trabajadores

con la óptica. La mayoría se conocen de años.
5. En qué momento se debe formular el planeamiento?

Como no cuentan con un planeamiento. El momento de formulación tiene que ser

cuanto antes.

6. Cuál debe ser el cronograma?

No estima un tiempo de duración, porque primero necesita contar con asesoría sobre
este tema, en tal caso, contar con los servicios de un experto.

7. Qué información se requiere para el planeamiento?

Hacer un análisis de su entorno, conocer cuál es condición como empresa actualmente

y su participación en el mercado y como lo ve su competencia.

8. Cuál es la metodología a usar?

El Conocimiento como metodología. Primero debe hacer un análisis del entorno y un

análisis interno. Luego, formularse la misión y visión. Diseñar los objetivos y estrategias
para que finalmente, se ponga en marcha.

9. Cuál es el contenido del documento final?

El contenido final será, cuando se ponga en marcha si el dueño decide hacerlo, el Plan
Estratégico y análisis FODA para la empresa Óptica Alfa.

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2. Análisis del entorno:

1. Cuál es el macro entorno: aspectos sociales, demográficos, tecnológicos,

económicos y políticos?

Actualmente la ciudad de Chimbote sigue siendo contaminada por emanaciones de

residuos hechos por los humos expedidos de las chimeneas de las fábricas pesqueras,
lo que conlleva, además de las alergias y problemas respiratorios, a un índice elevado
de daños de retina y cornea, dando como consecuencia pacientes con deterioro en su
visión, sobretodo aquellos que viven cerca de este parque industrial. Por lo tanto, es
lamentable decirlo pero, la cantidad de pacientes que hacen uso de prótesis que le
ayuden a tener una mejor calidad de vida con el tema de la visión es alto o por lo
menos es constante durante todo el año. Lo que ha traído como consecuencia,
inclusive, que franquicias que solo existían en la ciudad de Lima hayan encontrado
mercado y demanda en nuestra ciudad, elevando la competencia en este rubro.

2. Cuál es el entorno industrial? Es el objeto de su estudio la estructura de la industria?

Con referencia a los objetivos en el ámbito industrial, la empresa no ha realizado

ningún tipo de enfoque hacia la apertura de nuevos mercados o alianzas estratégicas
que permitan la cooperación en el posicionamiento y dominio de su servicio y venta de
productos en el mercado local y/o nacional. Lo que si maneja son volúmenes de stock,
que lo hacen único en la ciudad de Chimbote y lo mantiene sobre su competencia.

3. Cuál es el entorno competitivo?

En la actualidad, en el perímetro del cercado de la ciudad de Chimbote existen

alrededor de 30 tiendas especializadas o centros de optometría, con respecto a hace 5
años que solo existían en promedio 8 tiendas. La competencia se ha vuelto dura donde
no solo el precio es que marca la diferencia sino el servicio postventa.

4. Cuál es el entorno interno de la organización?

Existen 3 áreas en la Óptica: El área de ventas y atención al cliente, el área operativa y

la gerencia o administración por parte del dueño. El administrador es el que realiza las
compras de los productos faltantes, fija los precios, realiza pagos al personal, sunat,
servicios y terceros así como la contratación misma de nuevo personal.

El área de ventas es la encargada de atender al público y de efectuar los pedidos de

acuerdo a la receta médica.

El área operativa es la encargada de preparar las órdenes, es la que realiza los trabajos
manuales de confección de monturas y/o reparaciones.

La productividad de las dos últimas áreas es medida por el administrador quien se

encarga de contrapesar periodos anteriores (mensuales) con el periodo actual y de
esta manera sobreestimar rendimiento de sus trabajadores.

5. Cómo se comunica a la organización las intenciones de la alta dirección?

No existe alta dirección. En tal caso la comunicación es horizontal, directa y de forma

verbal.

6. Existen valores: personales, organizacionales?

El principal valor organizacional de la óptica es: “Brindar el mejor servicio óptico a los
clientes, ofreciendo soluciones de calidad y orientándolo a lo que más le conviene de
acuerdo a su economía”.

7. Cuál es el comportamiento organizacional?

Cada área dentro de la óptica cumple su papel satisfactoriamente. El administrador

exige en todo momento la eficiencia y eficacia de sus trabajadores por eso el éxito de
tantos años de este negocio.
8. Se han determinado los intereses de los usuarios?

Por ser una empresa que tiene contacto directo con el público usuario, sabe recoger
las recomendaciones y/o analiza adecuadamente algún tipo de ocurrencia que no
pudieron resolver en su momento, para no cometer el mismo error dos veces.

9. Se conoce los mecanismos para la toma de decisiones?

Las decisiones finales de la óptica son tomadas por el administrador. Recoge

sugerencias de sus trabajadores en cuanto compra de productos, herramientas y
decoración de la tienda, pero el que hace efectivo la decisión tomada es este. En el
caso de fijación de precios el administrador es el único que las efectúa.

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3. Formulación de la misión:

1. Se ha identificado el tipo de negocio?

Si. La empresa Óptica Alfa se encuentra en el rubro optométrico, abarca y atiende a

todas las personas que sufren de baja visión o que requieren de productos preventivos
para el cuidado de la vista.

2. Qué función desempeña la organización?

Brindar un servicio óptico basado en el asesoramiento profesional y personalizado a

los clientes, ofreciendo soluciones relacionadas a la salud visual y al cuidado estético
de su imagen.

3. Están definidos los procesos organizacionales?

Si. Consta de tres áreas bien definidas:

a) Administración
b) Atención al Cliente (Ventas)
c) Producción

ADMINISTRACION

Es la responsable de la administración general de la tienda.

ATENCION AL CLIENTE

Es la responsable de orientar al cliente con el mejor producto de acuerdo a sus

necesidades.

PRODUCCION

Encargada de la manufactura para los productos terminados.

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4. Diseño de las estrategias del negocio:

1. Están cuantificados los objetivos de negocios?

No. No cuenta aún con una Plan Estratégico que le permita tener tipificado los
objetivos y estrategias de su negocio.

2. Se han identificado las principales líneas del negocio?

Si. La empresa Óptica Alfa se encuentra en el rubro optométrico y en el sector salud.

3. Se han establecido los factores críticos de éxito del negocio?

No. Al no contar con un documento de planeamiento estratégico no ha realizado este

tipo análisis.

4. Se han definido las acciones estratégicas del negocio?

No. Por las mismas razones que los puntos anteriores.

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2. Conocimiento del proceso tecnológico:

1. Cuál es la cultura tecnológica de la organización?

La óptica cuenta con lo último en tecnología para la preparación y corte de cristales y

resinas, el cual hace cortes perfectos en cuestión de contados minutos.
Además, se han hecho recientemente, la compra de computadoras, disponiéndolas de
la siguiente forma: una computadora para el área administrativa, dos para el área de
ventas y una para el área operativa. Aún no cuenta con un sistema de información.

2. Se han definido los factores críticos de éxito del uso de la tecnología?

No. No están definidos.

3. Existen acciones estratégicas para el uso de la tecnología?

Si. Tienen planeado la implementación de un sistema de Gestión que los ayude en su

sistema de ventas.

4. Están definidas y comunicadas los procesos del uso de las tecnologías?

Si. Se proponen unificar todos los procesos en un solo sistema para que la información
esté disponible para cada uno de los trabajadores y el administrador pueda manejar
mejor sus recursos.

5. Se han definido las fortalezas y debilidades de las TICs?

No. Aún no cuenta con un plan estratégico ni con un Sistema de Información.

6. Se han definido las oportunidades y amenazas de las TICs?

No. Aún no cuenta con un plan estratégico ni con un Sistema de Información.

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3. Análisis de las brechas tecnológicas:

1. Se ha definido el estado deseado del uso de la tecnología?

Si. La implementación de un sistema de información hará que se haga un uso al 100%

de la tecnología actual, para lo cual se tuvo pensado la compra.

2. Se conoce el estado actual del uso de las tecnologías?

Si. Solo se está usando en modo básico con paquetes ofimáticos y para la
comunicación entre interna entre trabajadores. Así mismo como el uso del correo
electrónico para la relación con los proveedores.
3. Se han analizado las tendencias del mercado tecnológico?

Si. Cada año el administrador toma un seminario de optometristas que se realiza

aleatoriamente en una ciudad de Estados Unidos. En ella se presentan nuevas
tendencias tecnológicas, así como nuevas técnicas optométricas.

4. Se estudia la eficiencia de la arquitectura de la información?

No. Aún no cuentan con un sistema de información que les permita tener de primera
mano la información requerida para cada proceso.

5. Se estudia la eficiencia de la infraestructura tecnológica?

Si. Pero solo lo concerniente a sus aparatos optométricos. El administrador lleva un

control y estadística manual del rendimiento de cada una de sus máquinas que le sirve
para realizarles su mantenimiento oportuno.

6. Se conoce y cuantifica en términos financieros y tecnológicos, la brecha tecnológica?

Si. Se ha realizado de forma empírica una estimación de costos entre el valor de las
maquinas (optométricas y de comunicación) y el volumen de ventas mensuales. Con
una tasa de recuperación en la inversión de un año.

7. Se destinan los recursos necesarios para disminuir la brecha tecnológica?

Si. Pero, actualmente los destina para las tecnologías optométricas.

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4. Formulación de los planes de acción:

1. Se ha definido el direccionamiento tecnológico?

Si. Antes que termine este año, piensa contar con un sistema de gestión para la atención al
cliente que le permitirá:
 Automatizar el proceso de pedidos (pre-venta), venta y facturación y el control del
inventario.
 Realizar reportes diarios y mensuales de las ventas realizadas.
 Realizar reportes de ventas y comisiones por vendedor.
  Contribuir con los trabajadores y con el público usuario en la entrega de trabajos
terminados ubicando de forma inmediata su orden de trabajo a través de un cómodo
proceso de consulta en pantalla.

Entre otros procesos.

2. Existen referencias de aplicación del ciclo de Demming para la innovación?

Si. Con las recomendaciones de algunos clientes y experiencias adquiridas de

situaciones insostenibles por parte de los empleados y del propio administrador, se ha
ido mejorando continuamente la calidad en el servicio al cliente, lo cual incluye el trato
personalizado y la calidad en los productos entregados ya sea tanto en la calidad del
insumo como en la calidad de su manufactura y la puntualidad.

3. Se han definido ejes horizontales y verticales del uso de la tecnología en la

organización?

Esto se encuentra bien definido. Cuando el sistema de gestión se encuentre en

funcionamiento. El administrador como en primera línea será el que se encargue de
actualizar datos de los productos y usuarios del sistema, así mismo será quien haga
mantenimiento de los precios de venta. Las demás áreas solo podrán hacer consultas y
realizar actualizaciones en la expedición y mantenimiento de pedidos. El sistema se
encargará de realizar algunos procesos automáticamente para evitar su manipulación
accidental por cualquier usuario.

En cuanto a la tecnología optométrica, solo estará disponible para el operario

optometrista y el administrador.

4. Existen planes tácticos y operacionales de las TICs?

Si. Con el nuevo sistema de información, pretende cambiar la imagen del negocio,
dándole una concepción de modernidad y con cara a la innovación, lo que evocará su
realidad tecnológica en la optometría, ya que él es único en contar en la ciudad de
Chimbote con este tipo de maquinaria, lo que se ve opacado en la forma manual con el
que lleva sus sistema de ventas.

5. Se ha definido la organización y relaciones de las TICs?

Si. El sistema de información le proporcionará, al administrador y dueño, toda la

información necesaria en el control del stock de productos, venta por vendedor y el
control de caja. Además, a los vendedores, tendrán la información de los clientes que
incluye fecha de la última compra, cierre de caja, ver estado de pedidos, etc.

6. Están claramente formulados los presupuestos en tecnología?

Si. Cuenta con un fondo presupuestal adicional para las tecnologías,

independientemente de su presupuesto anual destinado para el funcionamiento del
negocio.