CAPACIDAD II: DISEA UNA BASE DE DATOS DE INFORMACIN EMPRESARIAL.

SEGUNDA UNIDAD: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN.

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.

Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfaces automticos).
Pagos, depuraciones, etc.

2.1. ANALISIS DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS.

Proceso:
Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos
que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto
ltimo se denomina interfaces automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas,
las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el
teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms
importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar
la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos
magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos
de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta
caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados
o un balance general de un ao base.
Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la
informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a
otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de
salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automtica de salida con el
Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los
clientes.
A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin
de Control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Informacin:
Entradas:

Clculo de antigedad de saldos.

Clculo de intereses moratorias.
Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catlogo de clientes.
Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Plizas contables (interfase automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

2.2. DATOS E INFORMACION CONTABLE EN SISTEMAS.

Los sistemas de informacin han desempeado un importante lugar en el mercado como elemento de
control y organizacin , sin embargo no debe de limitarse solo a esa funcin, dado que nos
encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de informacin en el
comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as no solo se busca un manejo
tcnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles como
intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es ms fuerte y ms agresivo.
La introduccin de nuevos conceptos en nuestra profesin va de la mano con el anlisis del impacto
de las nuevas tecnologas y la incorporacin del riesgo asociado a una era de rpido cambio que a
continuacin analizaremos.
En general los sistemas de informacin estratgicos que se crean para el manejo de la informacin de
las empresas competitivas esta basado fundamentalmente en las autopistas de informacin y el
manejo del Cuadro de Mando Integral Hipermedia que manejan las grandes empresas en el mundo,
ya que son estas las que los han desarrollado y lo han tomado como herramienta fundamental en la
construccin de estrategias para las diferentes etapas que soportan la empresa en el actual mundo
cambiante, como lo son la toma de decisiones en ventas, la alta gerencia, la innovacin de productos,
las construcciones de nuevos componentes que los lleven al xito.

Enfocndonos mas en cada un de estos puntos podemos decir que los sistemas de informacin que se
manejen estratgicamente sern tiles ya que las empresas se convertirn en una mezcla de destreza
tcnica, empresarial y de conocimiento.
La debida utilizacin de los Si se ha venido desarrollando desde que se comenzaron a implementar
los ordenadores informticos en el soporte tcnicos de las empresas para convertir sus datos en algo
gil y ordenado; por esta razn se ha venido creando diferentes SI que se acomoden a la
caractersticas y los fines que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las
empresas y cumplir con la informacin que satisfaga los clientes, proveedores y accionistas, como la
agilidad y validez de los datos que se procesan.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son:

2.3. CALIDAD DE INFORMACION.

Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de
las organizaciones:
1.
2.
3.

Automatizacin de procesos operativos.

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una
organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra
parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de
Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de
Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema,
de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se
desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la
tecnologa de informacin.
Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura.
A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de
Informacin.

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas
se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.

Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms

relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta
administracin en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por
ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera
poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el
desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
inversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de
diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones
no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales
que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de
Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la
participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de
fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son:

Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son:

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni

proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden
adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin
dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah
se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema
Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco
que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que
dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que
buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o
creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso
productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como
situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores
constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

los datos y minimizar aquellos que son redundantes. En vez de separar los datos en archivos por
separados para cada aplicacin, los datos son almacenados fsicamente para aparecer a los usuarios
como almacenados en una sola ubicacin: una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. Por
ejemplo, en vez de que una corporacin almacene los datos de personal en sistemas de informacin
separados y archivos separados para personal, nominas y prestaciones, la corporacin podra crear
una sola base de datos para Recursos Humanos.

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de
informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la
productividad de sus usuarios.

2.5. FUNCIONES DE PLANIFICACION, EJECUCION Y CONTROL DE DATOS E

INFORMACION.

2.4. LA BASE DE DATOS EN LA EMPRESA COMO SISTEMA.

La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicacin en las
Organizaciones se ha incrementado notablemente en los ltimos aos, se debe a las ventajas que
ofrece su utilizacin, algunas de las cuales se comentarn a continuacin:

Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la

informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos.
Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma
informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias del
archivo de facturas.
Permite compartir informacin.
Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la informacin es una de
sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que slo se almacena la informacin
correcta.
Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el que ms ha
ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La
independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.

El sistema manejador de bases de datos (dbms).

Es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos los accesos a las bases
de datos. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos
y de un lenguaje de consulta.
Una de las ventajas del DBMS es que puede ser invocado desde programas de aplicacin que
pertenecen a Sistemas Transaccionales escritos en algn lenguaje de alto nivel, para la creacin o
actualizacin de las bases de datos, o bien para efectos de consulta a travs de lenguajes propios que
tienen las bases de datos o lenguajes de cuarta generacin.

Los sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP) son Sistemas de Informacin

Gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de
bienes o servicios.
La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos
de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP).
Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos,
facturas y una contabilidad para la compaa de la Planificacin de Recursos Empresariales o el
software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas,
entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la
administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente
y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema
de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al
consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de
negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones
electrnicas y finanzas electrnicas; as mismo, es un sistema que trata directamente con los
proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos.
Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los
departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en
un slo sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin
tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir unos recursos humanos, y herramientas
de mercadotecnia y administracin estratgica.
Definicin
Los Sistemas de Planificacin de Recursos de la empresa (en ingls ERP, Enterprise Resource
Planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las
prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Ambiente moderno de base de datos:

La tecnologa de las bases de datos puede eliminar de un tajo muchos problemas creados por la
organizacin tradicional de archivos. Una definicin ms rigurosa de bases de datos dice que es una
coleccin de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente
uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, GIS (Sistema de Informacin Geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos,

nminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario
sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra
aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una
pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de
"Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los Sistemas de Planificacin de Recursos (ERP) son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de
respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna
de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de
ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo

que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el
resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el
que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del
producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa
no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica,
crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y
se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se
manipula y se encuentra protegida.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la
funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto
se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con
las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms
avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el
desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental

que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada
empresa.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y
comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos,
aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada
usuario, es un todo. Esto es: es un nico programa (con multiplicidad de libreras, eso si)
con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definicin de un ERP con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es
lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas
o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un
desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin
que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un
gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la
aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de
implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la
implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantacin.

Implantacin
Debido a su amplia visin de aplicacin dentro de la empresa, el sistema software ERP confa en
algunos de los software ms largos que se hayan elaborado. Al implementar tal sistema de software
largo y complejo en una compaa se sola involucrar a un grupo de analista, programador y usuarios.
Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet permitiendo a los consultantes tener acceso a
las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados
de implementacin del ERP, sin ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes
compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas especializadas en la
implementacin del ERP, sin embargo, pueden expedir estos procesos y pueden complementar la
tarea por debajo de seis meses con un slido examen piloto.
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales estn muchas veces estrechamente ligados a
suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatizacin logstica. El software de
cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con
proveedores.
Con la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un
proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles,
que son consulta de negocios y consulta tcnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de
negocios actuales de las compaas y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a
travs de la configuracin de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La
consulta tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten
modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de no contratar a
una empresa integradora, la cual no solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a
visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la
administracin del cambio. Muchas de las empresas por no gastar ms dinero, en este tipo de
proveedores pueden tener implantaciones fracasadas. Algunas de las empresas integradoras son EDS,
Price Waterhouse Cooper, IBM, GETI.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no
estn diseados para el soporte personal, as que muchos negocios implementan la mejor de prcticas
en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genricos en sus reportes e
informes, tal personalizacin se espera en cada implementacin. Es importante el reconocimiento
para estos paquetes, hace con mucho ms sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera
parte, que interactan particularmente con el ERP.
Hoy stos son algunos sistemas ERP basados en Web. Las compaas podran desplegar ERP basados
en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalacin, y es un cruce de programa y
mantenimiento central. Mientras se tenga una conexin a internet, se puede acceder a los ERP
basados en Web a travs del tpico navegador web.

Ventajas
Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con
muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su
negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin
hasta la satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de los recibos de
materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la
revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un
ERP es que todo esto, y ms, estn integrados.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser hecho. La
efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versin anterior
a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la
suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la
versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crmenes
externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin
en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a
prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relacin administrativa con los
consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para satisfacer las necesidades de los
consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados,
en los productos finales; cadena de abastecimiento (interaccin con los proveedores y la
infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan
espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser
complicado para la administracin de la manufactura.
Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la inversin inadecuada
para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementacin y de
prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como
se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la

educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compaas reducen
costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no
est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora, proponiendo
cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus licencias
anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la
estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo especfico
de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este punto se cita como
una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas "weakest link" e ineficiencia en uno de los
departamentos o algunos de los compaeros puede afectar a otros participantes.
Muchos de los links necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente.
Una compaa puede lograr estndares mnimos sobre un tiempo "dirty data" y reducir la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema este establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su contabilidad, la
moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la
eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los
socios.
Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del consumidor.

ERP versus software de gestin

programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base
de datos).
Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn diseados para modelar y
automatizar todos los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa,
eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una arquitectura de software
que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos
humanos de una empresa.
As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP
interacten entre s, consolidando todas las operaciones, se debe aadir que en un sistema ERP los
datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser completos. Como
caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las empresas deben de modificar algunos
de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que se conoce como Reingeniera de
Procesos.
Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente entre una suite de gestin
(habitualmente compuesta de programas o mdulos de facturacin y contabilidad) y un ERP puro que
debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestin de proyectos,
gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por fases, trazabilidad, gestin de la calidad,
gestin de cajas descentralizadas o centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrnico, gestin de la
cadena de abastecimiento, logstica, etc.) integradas y enlazadas entre s. No basta con tener algunas
de esas funcionalidades. Realmente es necesario tener todas, an cuando no siempre las empresas las
necesiten en este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades
futuras.
El saber si una empresa necesita o no un ERP o una simple suite de gestin ya es otro asunto, no
obstante la definicin y caractersticas de un ERP debieran de quedar claros.

La clasificacin de un determinado software de gestin como ERP determina que disponga de una
serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciacin. En el mercado del software de
hoy en da es habitual que cualquier suite de gestin pretenda un mayor reconocimiento (por lo
general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestin normal que un ERP, slo que
para niveles diferentes) por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de
gestin. As podemos ver como estrategias de marketing que determinados programas de gestin que
llevan en el mercado varios aos, cambian bruscamente su denominacin a ERP, buscando un nicho
de trabajo superior (por lo general acompaado de una mayor remuneracin, reconocimiento, etc.) sin
incrementar proporcionalmente la funcionalidad.

As por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es vital para una empresa que
precise de un ERP (una gran parte de los procesos de negocio dependen de la cadena de
abastecimiento y su logstica asociada), pero puede no serlo tanto para otra que necesite nicamente
automatizar una parte de sus procesos de negocio. El que la primera debe de utilizar un ERP es claro,
que a la segunda le basta una suite de gestin ms simple, puede ser ms discutible (en funcin de las
necesidades reales de la empresa tras pasar por una reingeniera de procesos), lo que no es justo ni
real, es denominar comercialmente ERP a la suite de gestin utilizada por la segunda empresa.

La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en un nico
sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los
datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento
permisos sobre disponibilidad, etc.) de una manera centralizada.

En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles
desde un punto de vista tcnico, pero comercial y publicitariamente cruzables desde abajo hacia
arriba. Esto ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se enfrenten con graves
problemas de gestin al implementar un software que crean ERP y que deja fuera de sus
necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los procesos de negocio bsicos que la empresa
usa o que ha pasado a usar con el devenir del tiempo.

Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones (denominados
comnmente suites) independientes o modulares que duplican la informacin (an cuando la enlacen
automticamente) o no la centralizan en una nica base de datos. Tambin elimina aquellos

ERP de software libre (orden alfabtico)

Adempiere es un ERP de software libre totalmente orientado a la comunidad (a diferencia

del software libre comercial). Basado originalmente en Compiere, es totalmente libre de
tecnologas propietarias, integrando iText para la generacin de PDF y soportando la base
de datos PostgreSQL. Se encuentra en fase plenamente funcional. Adempiere est
licenciado bajo GPLv2. Cuenta con soporte comunitario y comercial.
Compiere es un ERP de software libre realizado para el mercado anglosajn, aunque
necesita tecnologa propietaria para funcionar, concretamente ciertas libreras de generacin
de ficheros PDF usadas internamente y la mquina virtual y bibliotecas de Sun
Microsystems. Se encuentra en fase plenamente funcional, sin embargo no encaja en
muchas de las necesidades legislativas europeas e hispanoamericanas. Compiere est
desarrollado bajo la licencia pblica Compiere (CPL), que permite el paso a privativo de
dicho software transcurridos dos aos desde su fecha de lanzamiento.
FacturaLUX es un ERP modular disponible para Linux, MAC OS X y Windows 2000/NT.
Incluye su propia plataforma de desarrollo rpido para adaptar la aplicacin. Actualmente
existen en continuo desarrollo mdulos integrados para facturacin, almacn, gestin de
tesorera, contabilidad financiera, talleres de automocin, formacin, tpv, control de
produccin (MRP) y adems soporte completo para cdigos de barras. FacturaLUX es
Software Libre, no obstante no es gratis, dado que se vende con licencia GPL, Pero existe
una versin Lite, la cual no incluye algunos mdulos.
GNUe. Es un conjunto de aplicaciones al estilo de FacturaLux, tambin con licencia GPL,
que intentan suplir las necesidades de un ERP. Por estructura y diseo puede ser
considerada un ERP al uso, ya que persigue la integracin, modularidad y adaptabilidad.
Cada proyecto se desarrolla completamente por separado y se enlaza posteriormente al
resto, manteniendo una estructura comn central.
Openbravo es un sistema de gestin empresarial integrado (ERP) en software libre y basado
ntegramente en web. Est basado en una versin antigua de Compiere con quien no
mantiene compatibilidad actualmente. Dispone de soporte para bases de datos PostgreSOL
y Oracle. Se encuentra disponible en espaol y actualmente se preparan localizaciones en
varios otros idiomas. No dispone de clientes de utilizacin que no sean a travs de
navegador web.
OpenXpertya es un ERP open source en espaol, especialmente adaptado para la
legislacin y el mercado espaol e hispanoamericano. Incluye solucin de CRM y comercio
electrnico a tres niveles (B2B, B2C, EDI) as como de todos los mdulos necesarios para
su consideracin como un ERP, incluyendo gestin de proyectos, gestin de campaas,
marketing, Puntos de Venta remotos y descentralizados, utilizacin por todos los niveles de
una franquicia, etc. openXpertya es una aplicacin ERP de Software Libre. openXpertya se
encuentra en fase plenamente funcional. Todo el cdigo de openXpertya est desarrollado
en J2EE por lo que es multiplataforma (independiente del sistema operativo a nivel de
servidor y de cliente) y est desarrollado en tres capas. La capa de la base de datos es
independiente desde la versin 2.0, anteriormente estaba limitada a trabajar sobre Oracle.
Todo el cdigo de openXpertya es libremente descargable y est basado en la licencia
propia LPO, traduccin legal de la CDDL (original de SUN) al espaol, y con posibilidades
de relicenciamiento bajo virtualmente cualquier otra licencia de software libre y
expresamente bajo LGPL.

TinyERP. Es un software de ERP al uso, basado ntegramente en la licencia pblica GPL y libremente
descargable. Aunque desarrollado inicialmente en Blgica, existe traduccin al espaol de versiones
anteriores. TinyERP es un ERP pequeo orientado al uso en la PYME, aunque dispone de mdulos

como gestin de proyectos o estadsticas, ms habituales de empresas de mayor tamao. TinyERP se

encuentra en un estado funcional sobre Linux y Windows, aunque algunos mdulos an estn en
desarrollo. Actualmente est avanzando hacia su integracin con EzPublish. TinyERP internamente
usa un modelo de flujos de trabajo (Workflow), con arquitectura en tres capas. Est desarrollado en
Python, PyGTK y sobre PostgreSOL.
Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseo: un diseo lgico y uno fsico. El
diseo lgico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva
de negocios, mientras que el diseo fsico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los
dispositivos de almacenamiento de acceso directo.
El diseo fsico de la base de datos es llevado a cabo por los especialistas en bases de datos, mientras
que el diseo lgico requiere de una descripcin detallada de las necesidades de informacin del
negocio de los negocios actuales usuarios finales de la base. Idealmente, el diseo de la base ser una
parte del esfuerzo global de la planeacin de datos a nivel institucional.
El diseo lgico de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar
agrupados.
El proceso de diseo identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera ms eficiente
de agruparlos para cumplir con los requerimientos de informacin. El proceso tambin identifica
elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para
programas de aplicaciones especficos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados
hasta que una imagen lgica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos
surja.
Bases de datos documentales:
Son las derivadas de la necesidad de disponer de toda la informacin en el puesto de trabajo y de
minimizar los tiempos del acceso a aquellas informaciones que, si bien se utilizan con frecuencia, no
estn estructuradas convenientemente. Esto se debe a que la procedencia de la informacin es muy
variada (informes, notas diversas, peridicos, revistas), muchos ms.
Bases de datos distribuidas:
Es aquella que se almacena en ms de un lugar fsico. Partes de la base de datos se almacena
fsicamente en un lugar y otras partes se almacenan y mantienen en otros lugares. Existen dos
maneras de distribuir una base de datos. La base de datos central puede ser particionada de manera
que cada procesador remoto tenga los datos necesarios sobre los clientes para servir a su rea local.
Los cambios en los archivos pueden ser justificados en la base de datos central sobre las bases de
lotes, en general por la noche. Otra estrategia tambin requiere de la actualizacin de la base central
de datos en hojas no laborables.
Aun otra posibilidad (una que se emplea en bases de datos grandes) es mantener solo un ndice
central
de
nombres
y
almacenar
localmente
los
registros
completos.
El procesamiento distribuido y las bases de datos distribuidas tienen como beneficios e
inconvenientes. Los sistemas distribuidos reducen la vulnerabilidad de un lugar nico central y

voluminoso. Permiten incremento en la potencia de los sistemas al adquirir mini computadoras que
son ms pequeas y baratas. Finalmente incrementan el servicio y la posibilidad de respuesta de los
usuarios locales. Los sistemas distribuidos, sin embargo, dependen de la alta calidad de las lneas de
telecomunicaciones , las cuales a su vez son vulnerables. Adems, las bases de datos locales pueden
algunas veces alejarse de las normas y las definiciones de los datos centrales y hacen surgir
problemas de seguridad al distribuir ampliamente el acceso a datos de alta sensibilidad.
Bases de datos orientadas a objetos e hipermedia:
Estas son capaces de almacenar tanto procesos como datos. Por este motivo las bases orientadas al
objeto deben poder almacenar informacin no convencional (como imgenes estticas o en
movimiento, colecciones de sonidos, entre otros). Este tipo de bases de datos deriva directamente de
la llamada programacin orientada a objetos, tpica por ejemplo del lenguaje C/C++.
Entre las ventajas de las bases de datos orientadas al objeto destaca la posibilidad de tratar los casos
excepcionales, que suelen ser la mayora en la prctica cotidiana, en lugar de tratar de insertar la
realidad en unos patrones rgidos que violentan para hacerla coincidir con los esquemas utilizados.
Adems, nadie pone en duda que es ms cmodo manejar objetos de entorno que no es familiar, que
trabaja, por ejemplo, con tablas, esquemas, cuadros, muchos ms